MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Torsdag 1. desember 2016 KL.: 13:30 STED: Storstua, Tolga kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 27/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 28/2016 Protokoll fra møte /2016 Orientering i fra rådmann - Nøkkeltall budsjett Interkommunalt samarbeid - Tilsyn /2016 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon /2016 Årsplan og møteplan /2016 Orienteringssaker 33/2016 Eventuelt 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Tirsdag 22. november 2016 For Marit Gilleberg, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS, Sekretariat for kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tolga kommune, Revisjon Fjell IKS, Rådmann i Tolga, Ekspedisjonen for off. gjennomsyn, kommunens hjemmeside, 1. vara Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.:

2 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/16 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 27/2016

3 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/16 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble godkjent og signert etter møtet og legges kun fram til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 28/2016

4 vedlegg

5 vedlegg

6 vedlegg

7 vedlegg

8 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 29/16 Kontrollutvalget Orientering i fra rådmann Saksdokumenter: - ingen Saksopplysninger: I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 5 kan kontrollutvalget hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Saksframlegg: Redegjørelser i fra rådmann kan medvirke til at kontrollutvalget lykkes med kontrollarbeidet sitt, og at arbeidet får tilstrekkelig forankring og effekt i kommunen. Redegjørelser i fra rådmann om utvalgte tema kan sikre en bedre prioritering og planlegging av kontrollutvalgets undersøkelser. Kontrollutvalget har bedt om en orientering i fra rådmann om følgende: 1. Nøkkeltall i budsjett Budsjett 2017 for Tolga kommune skal behandles i kommunestyret 15/ Rådmannen bes orientere om nøkkeltall i budsjettet 2. Utvalget ønsker at rådmann orienterer om erfaringer og utfordringer med interkommunalt samarbeid 3. Utvalget ønsker en orientering om tilsyn i kommunen i 2016 Rådmannen er innkalt til møtet for å gi utvalget en muntlig orientering om utvalgte temaer. Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannens muntlige gjennomgang av nøkkeltall i budsjett 2017, interkommunalt samarbeid og tilsyn i 2016 tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 29/2016

9 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Overordnet analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Saksdokumenter: - Overordnet analyse av Tolga kommune - Forslag til plan for forvaltningsrevisjon, innarbeidet i analysens kapittel 6. Saksopplysninger Den overordnede analysen med forslag til plan for forvaltningsrevisjon ble bestilt av kontrollutvalget den (ku-sak 04/16), og er utarbeidet av Revisjon Fjell IKS. Analyse og forslag til plan foreligger nå for behandling i kontrollutvalget. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden ( ). Videre sier 10 at Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og hvor godt de tilgjengelige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppene, hvordan brukerne opplever tjenestene, hvorvidt de kommunale tjenestene tilfredsstiller gitte krav til omfang og kvalitet, og omfanget av tjenesteproduksjon mot medgåtte ressurser. I tillegg kan det vurderes hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Selv om det er tilstrekkelig i forhold til forskriften å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 30/2016

10 for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Saksvurdering Med utgangspunkt i den overordnede analysen har revisjonen utarbeidet forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for perioden , som skal danne grunnlaget for bestilling av forvaltningsrevisjon. Oversikten over områder og konklusjoner som er gjort i analysen gir grunnlag for planens oppstilling av fokusområder og antydninger til temaer for prosjekter. Forvaltningsrevisjoner er ett av de viktigste verktøyene kontrollutvalget har for å utøve sitt kontrollansvar. Dette er omfattende undersøkelser innen konkrete fag- og tjenesteområder i kommunen. Denne saken er en av de viktigste sakene i kontrollutvalget. Det er her utvalget kan uttrykke overfor kommunestyret hva de mener kontrollutvalget bør prioritere å jobbe med gjennom hele valgperioden. I prioriteringsarbeidet må kontrollutvalget huske at formålet med kontroll- og tilsynsvirksomheten er å sikre at alle innbyggerne får de tjenester de har krav på, at tjenestene har god kvalitet, og at ressursene utnyttes effektivt og i tråd med kommunestyrets vedtak. Kontroll og tilsyn skal også bidra til læring og forbedring. Det kan være fornuftig å skille mellom små og store prosjekter. Små avgrensede prosjekter kan gjennomføres med relativt begrenset bruk av ressurser. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap. Tolga kommunes avtale med Revisjon Fjell IKS omfatter kommunens lovpålagte revisjonsoppgaver, herunder forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være naturlig å benytte dette selskapet. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, bør kontrollutvalget ha mulighet til å omprioritere prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta omprioriteringer i planen, dersom utvalget finner dette formålstjenlig. De totale ressurser som Tolga kommune har til disposisjon for revisjon er begrenset, men tilfredsstiller kravet om at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I forslag til plan for forvaltningsrevisjon for er det foreslått å prioritere 3 prosjekter i denne perioden (prosjekt i 2016 er gjennomført og behandlet, sak 08/16). Da er det avsatt en ressurs som kan benyttes til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskaper. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 30/2016

11 Revisor har følgende forslag til prosjekter i planperioden med gradert prioritet: Prioritet Område Forslag til prosjekt 2017 Politisk styring og generell saksbehandling Styring av interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 28 vertskommune Økonomistyring Vurdering av kommunens beregninger av gebyrer og betalingssatser på områdene kart- og oppmåling og byggesaksbehandling 2019 Økonomistyring Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser med prosjekter på: - Bygge- og anleggsarbeider - Vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene Dersom kommunen ønsker et større omfang på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, må det stilles ekstra midler til rådighet. Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget legger fram plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon for vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Styring av interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 28 - vertskommune 2. Vurdering av kommunens beregninger av gebyrer og betalingssatser på områdene kart- og oppmåling og byggesaksbehandling 3. Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser med prosjekter på: - Bygge- og anleggsarbeider - Vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene Forvaltningsrevisjon i perioden foretas av Revisjon Fjell IKS. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper. Behandling: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 30/2016

12 Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 30/2016

13 Bildet kan ikke vises. vedlegg Kontrollutvalget i Tolga kommune Deres ref: Vår ref. TO E Dato: Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Tolga kommune Kontrollutvalget har i møte bestilt en overordnet analyse av kommunen ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger og et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Vedlagt oversendes analysen med forslag til plan. Svein Magne Evavold Revisjonssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Kommunehuset Orgnr: Os i Østerdalen 2540 Tolga Telefon: E-post: post@revisjonfjell.no Mobil:

14 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/16 Kontrollutvalget Årsplan og møteplan 2017 for kontrollutvalget i Tolga kommune Saksdokumenter: - Årsplan for 2017 utkast Saksopplysninger: Møter i kontrollutvalget holdes på de tidspunkt som er vedtatt av kontrollutvalget selv, eller når kontrollutvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Ordfører har møte- og talerett. Saksframlegg: Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget vedtar møteplan for Øvrige politiske organer i Tolga har ennå ikke behandlet møteplaner for Dette innebærer at den foreslåtte møtedato i mai, hvor regnskapet for Tolga kommune skal behandles, er noe usikker. Dette møtet er også avhengig av om regnskapet er ferdig til behandling. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2017 følger vedlagt denne saken. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalgets møter har i 2016 vært holdt i Tolga kommunehus, fortrinnsvis på mandager med møtestart kl. 13:30. I forslag til møteplan har sekretariatet videreført ukedag og tidspunkt. For samtlige eierkommuner i Kontrollutvalg Fjell IKS legges det i 2017 opptil 5 ordinære møter i året, og for Tolga foreslås to i første halvår og to i siste halvår i tillegg til et virksomhetsbesøk. Andre aktuelle datoer som er verdt å merke seg for kontrollutvalget er: februar 2017 NKRF s kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 31/2016

15 7.-8. juni 2017 Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Tromsø) Sekretariatets forslag til vedtak: Årsplan for 2017 vedtas. Møtene starter til vanlig kl. 13:30 Møtestedet er til vanlig Tolga Kommunehus, fortrinnsvis Storstua. Møtedatoene er: o Mandag o Mandag o Mandag (virksomhetsbesøk) o Mandag o Mandag Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 31/2016

16 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 32/16 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Orienteringssak 1 Melding om vedtak i kommunestyret sak 83/16: Kommunestyret behandlet den "Budsjett 2017 for kontroll- og tilsyn". Vedtak følger som vedlegg.! Orienteringssak 2 Melding om vedtak i kommunestyret sak 82/16: Kommunestyret behandlet den "Plan for selskapskontroll" Vedtak følger som vedlegg.! Orienteringssak 3 Kontrollutvalgskonferansen 2017: NKRF inviterer til den årlige kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen februar. Programmet er ennå ikke fastsatt. Invitasjon vil bli utsendt i løpet av november måned med påmeldingsfrist 15. desember. Kontrollutvalget bør ta stilling til deltakelse i dette møtet. Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 32/2016

17 vedlegg

18 vedlegg

19 Kurs - Fagkonferanse og seminar - NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Page 1 of Kurs - Fagkonferanse og seminar - NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2017 Oversikt over kurs og konferanser i regi av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). Kurs og konferanser innenfor temaene revisjon, regnskap, jus og organsasjon og ledelse. vedlegg NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2017 Skann QR-koden og få twitter.com/nkrf direkte på smarttelefon eller nettbrett. Program #ku17nkrf Arbeidet med programmet pågår. Vi kan imidlertid allerede nå annonsere at: Lederen for Kommunesektorens etikkutvalg, Tora Aasland, åpner konferansen. Dessuten vil bl.a. følgende temaer inngå i programmet: Varsling Korrupsjon Svart økonomi og arbeidslivskriminalitet Kommunereform - sett i et kontroll- og tilsynsperspektiv Konferansen blir avsluttet med et kåseri av kommentator Eva Nordlund, Nationen. Hvis du har forslag til forelesere og/eller temaer mottar vi gjerne en e-post fra deg til post@nkrf.no. På forhånd takk! OBS - Det er IKKE åpnet for påmelding. Nøkkelopplysninger Fra/til 1. februar 2017, 10:00-2. februar 2017, 13:00 Påmeldingsfrist 15. desember Pris Fastsettes senere Sted The Qube - Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Etterutdanning 11 timer iht. NKRFs krav til etterutdanning Foredragsholder Se programmet Påmeldingsskjema Fornavn * Etternavn *

20 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 33/16 Kontrollutvalget Eventuelt Saksdokumenter: -Ingen Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i møte å sette saken Eventuelt på sakslista for hvert møte. Hensikten er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 33/2016