MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RENNEBU. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RENNEBU Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Onsdag 7. juni 2017 KL.: 11:00 STED: Møterom 2. etg., Risknappen Rennebu kommunehus Saksliste SAK NR. INNHOLD 14/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 15/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Selskapskontroll i Rennebu kommune /2017 Tertialregnskap 1. tertial /2017 Orienteringssaker 19/2017 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). For Tora Husan Leder i Kontrollutvalget i Rennebu Tirsdag, 30. mai 2017 Kontrollutvalg Fjell IKS Norvald Veland Kopi: Ordfører, Revisor, til ekspedisjonen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland e-post: nv@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 14/2017

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/17 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Medlemmene har i mail bekreftet at protokollen godkjennes (skrivefeil rettet). Den ble godkjent protokoll sendt postmottak for utlegg på kommunens hjemmeside. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 15/2017

4 Rennebu kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Mjuken, Rennebu kommunehus Møtedato: Onsdag, 26. april 2017 Tid: Kl. 11:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Tora Husan John-Erik Sandaker Forfall: Olav Aasmyr Varamedlem: Lars Brattset Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra administrasjonen: Norvald Veland Leidulf Skarbø Rådmann Birger Hellan Økonomisjef Karl Petter Gustafsson Regnskapsleder Kine Moen Holiløkk Annet: Møtet ble avsluttet kl Onsdag, 26. april 2017 Norvald Veland møtesekretær Neste ordinære møte: onsdag 7. juni 2017 kl. 11:00 i Rennebu kommunehus Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 09/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Sakliste og innkalling til møte godkjennes. 10/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagt møteprotokoll fra møte tas godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Protokoll har tidligere vært utsendt pr. og alle har bekreftet at protokoll godkjennes. Protokoll er deretter blitt lagt ut på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalgets vedtak: Møteprotokoll fra møte godkjennes. 11/2017 Årsregnskap Rennebu kommune 2016 Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2016 for Rennebu kommune (utsendt direkte fra kommunen) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2016 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning datert 10. april 2017 (vedlagt) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse (vedlagt) Saksframlegg: Rennebu kommunes årsregnskap for 2016 viser kr til fordeling drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Sekretariatet mener utvalget kan tilrå at regnskapet godkjennes. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Rennebu kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Behandling: Rådmann gjennomgikk hovedtrekkene i årsregnskapet og årsberetningen 2016 for kommunen. Økonomisjef orienterte nærmere om mulig skattekrav videresalg konsesjonskraft som omtalt i årsberetningen. Svar fra Skatteetaten foreligger nå og de har bedt om omsetningsoppgave for 2 år tilbake, regnskap avsatt krav for skatt for 3 år. Administrasjonen besvarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer under gjennomgangen. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Rennebu kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 12/2017 Orienteringssaker Orienteringssaker Skatteetatens brev av kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Rennebu kommune. Skatteetaten har i pkt. 2.2 pålagt at skatteoppkreveren i Rennebu organiserer driften av kontoret slik at skatteoppkreverinstruksen blir fulgt. I pkt. 5 Intern kontroll bemerker skatteetaten mangelfulle rutinebeskrivelser. I sak 04/17 den vedtok kontrollutvalget å gjøre henvendelse til øvrige eiere i Nasjonalparken Næringshage AS for å få gjennomført en selskapskontroll. Kontrollutvalget i Oppdal har i møte den sluttet seg til at selskapskontroll gjennomføres. Den sendte sekretariatet brev til styrets leder Jan Bredeveien med anmodning om å kunne gjennomføre selskapskontroll. I mail av bekrefter Bredeveien anmodningen og svar: Som styreleder er jeg positiv til å etterkomme anmodningen. Neste styremøte i selskapet er onsdag 14. juni. Saken kan legges fram da, eller hvis ønskelig kan jeg avholde e-poststyremte og få saken avgjort. Bes om tilbake på tidsaspektet. Sekretariatets forslag til vedtak: Skatteetatens kontrollrapport tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker at Nasjonalparken Næringshage AS gjennomfører e-postyremøte og gir aksept for at selskapskontroll kan gjennomføres. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget tok rapport fra skatteetaten til orientering. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre forvaltningsrevisjon i Nasjonparken Næringeshage AS. Forutsatt at øvrige aksjeeiere gir aksept, gjøres bestilling av oppdraget til Revisjon Fjell IKS som til neste møte bes fremlegge forslag til kravspesifikasjon. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 13/2017 Eventuelt vedlegg Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget har fått oversendt henvendelse fra Kvikne Utmarksråd angående foretatt valg til Kvikne Fjellstyre. Kontrollutvalget besluttet å oversende saken videre til Rennebu formannskap som bes avklare forholdet nærmere. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding når saken er behandlet. Kontrollutvalget ber om å bli forelagt og få nærmere orientering av byggeregnskapet om rehabilitering og oppgradering som er blitt gjennomført i Rennebu samfunnshus/ Rennebuhallen når ferdigstilt. Kontrollutvalget ber om å få forelagt tertialregnskaper når disse foreligger, 1. tertial 2017 til neste møte den 7. juni. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/17 Kontrollutvalget Selskapskontroll i Rennebu kommune i 2017 Saksdokumenter: 1. Plan for selskapskontroll (ikke vedlagt) 2. Vurdering av selskapskontroll i Rennebu kommune 2017 vedtak sak 04/17 (ikke vedlagt) 3. Vedtak forvaltningsrevisjon i Nasjonalparken Næringshage AS sak 12/17 (ikke vedlagt) 4. Saksfremstilling og vedtak kommunestyret sak 02/17 av samarbeidet med Nasjonalparken Næringshage AS, Plankontorets rapport og utgått avtale vedlegg 1 5. Notat om selskapskontroll i Nasjonalparken Næringshage fra Revisjon Fjell IKS - vedlegg 2 Saksframlegg: Kontrollutvalget behandlet i møte sak 28/16- Plan for selskapskontroll. Planen ble vedtatt i kommunestyret , k-sak 52/16. I planen heter det at kontrollutvalget minst én gang i året må vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Det er ikke krav i loven til at selskapskontroll skal gjennomføres årlig, kun vurderes. I møte i kontrollutvalget den sak 04/17 ble det vedtatt å gjøre henvendelse til de andre eiere i Nasjonalparken Næringshage AS for å få gjennomført en selskapskontroll. I sak 12/17 den ble kontrollutvalget informert om at de andre eierne har gitt aksept for at selskapskontroll kunne gjennomføres. Revisor fikk deretter i oppdrag å gjennomføre forvaltningsrevisjon av Nasjonalparken Næringshage AS. Revisor startet arbeid med å innhente informasjon og ble da oppmerksom på at kommunestyret i Rennebu i sak 02/17 den foretok en evaluering av samarbeidet med Nasjonalparken Næringshage AS og at Plankontoret var blitt engasjert for å utføre en evaluering. Rådmannen tilkjennega sine vurderinger til kommunestyret i saksfremstillingen og kommunestyret gjorde følgende vedtak: Kommunestyret tar evalueringer av samarbeidet og avtale med Nasjonalparken Næringshage AS til orientering. Det utarbeides en ny revidert avtale mellom NN og Rennebu kommune som forelegges kommunestyret. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 16/2017

9 MØTEBOK Revisjonen tok kontakt med sekretariatet og gav uttrykk for at de vurderte det som uheldig å igangsette en forvaltningsrevisjon så tett etter gjennomført evaluering og vedtak om ny avtale. Kontrollutvalgets leder ble orientert av sekretariatet og revisjon ble bedt om å lage en skisse til eierskapskontroll i stedet for en fullstendig forvaltningsrevisjon. Saksvurdering: Selskapskontrollen kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. I notat fra Revisjon Fjell AS redegjør revisor for problemstillinger som kan være naturlig å knytte til en eierskapskontroll som følger:! Fører Rennebu kommune kontroll med sine eierinteresser i Nasjonalparken Næringshage AS! Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med vedtak, forutsetninger og normer for eierstyring? Rennebu kommune sin eierskapsmelding har ikke blitt oppdatert etter at kommunen skaffet seg aksjer i Nasjonalparken Næringshage AS. Som følge herav mangler det sentrale dokument for hvilke krav og forventinger selskapsforvaltningen skal måles opp mot. Når kommunen vedtok å tegne seg for aksjer i selskapet, må en anta at forutsetninger for å kjøpe aksjer var en del av og forutsetning for eierskapet. En eierskapskontroll vil kunne avdekke om forutsetninger som kommunestyret la til grunn for vedtak om kjøp av aksjer gjennom forvaltningen av eierinteressene er ivaretatt. Eierskapskontrollen vil også kunne medvirke til at Rennebu kommune sin eierskapsmelding blir oppdatert. Sekretariatets forslag til vedtak: Med bakgrunn i gjennomført nylig evaluering og behandling i kommunestyret den sak 02/17 gjennomføres det ikke forvaltningsrevisjon av Næringshagen Nasjonalpark AS gjort i vedtak i kontrollutvalget sak 12/17. I stedet gis revisor bestilling på gjennomføring av eierskapskontroll slik det fremkommer i notat fra Revisjon Fjell IKS datert med følgende problemstillinger:! Fører Rennebu kommune kontroll med sine eierinteresser i Nasjonalparken Næringshage AS! Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med vedtak, forutsetninger og normer for eierstyring? Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 16/2017

10 MØTEBOK Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 16/2017

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 Kontrollutvalget i Rennebu kommune Deres ref: Vår ref. RE ls Dato: Notat om selskapskontroll i Nasjonalparken Næringshage AS Kontrollutvalget besluttet i sak 04/17 den 9. februar 2017 å gjøre henvendelse til de andre eierne i selskapet for å få gjennomført en selskapskontroll. I sak 12/2017 den 26. april 2017 ble kontrollutvalget informert om at de andre eierne hadde gitt nødvendig aksept, og utvalget ba om at selskapskontrollen ble forberedt. Det ble signalisert at utvalget ønsket en forvaltningsrevisjon. I det forberedende arbeidet har revisjonen blitt oppmerksom på at kommunestyret i sak 2/2017 den 23. mars 2017 foretok en evaluering av samarbeidet og avtalen med Nasjonalparken Næringshage AS. Plankontoret var engasjert for å utføre evalueringen. Dette ble gjennomført i form av en spørreundersøkelse for lokalt næringsliv, samt en egen undersøkelse for bestiller og utfører. Rådmannen tilkjennega sine vurderinger som bestiller i saksframlegget. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar evalueringen av samarbeidet og avtale med Nasjonalparken Næringshage til orientering. Det utarbeides en ny og revidert avtale mellom NN og Rennebu kommune som forelegges kommunestyret. Revisjonen formidlet vedtaket til kontrollutvalgets sekretær, og ga uttrykk for at vi vurderte det som uheldig å igangsette en forvaltningsrevisjon så tett etter en gjennomført evaluering og vedtak om ny avtale. Det ble formidlet tilbake at kontrollutvalgets leder så det samme, og det ble bedt om et notat fra revisjonen med en skisse til en eierskapskontroll for Nasjonalparken Næringshage AS i stedet for en fullstendig forvaltningsrevisjon. Skisse til eierskapskontroll En eierskapskontroll er den obligatoriske delen av en selskapskontroll, og omfatter kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. En slik kontroll omfatter dermed ikke analyse eller vurderinger av selskapet drift. Eierstyringen i et aksjeselskap har et indirekte preg, hvor eieren har myndighet gjennom generalforsamlingen. I generalforsamlingen kan eieren bestemme eller påvirke styresammensetning og selskapets vedtekter. Gjennom vedtektene kan det bli gitt bestemmelser om at visse type saker skal forelegges generalforsamlingen. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Kommunehuset Orgnnr Os i Østerdalen 7391 Rennebu Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

22 Eierskapsforvaltningen tar gjerne utgangspunkt i kommunens eierskapsmelding. Meldingen skal fortelle hva kommunen ønsker å oppnå med sitt eierskap, gi styringssignal til selskapet, og tydeliggjøre ansvarsforholdet mellom den kommunale eieren og selskapsorganene. Ved siden av målformuleringer knyttet til selskapets virksomhet kan kommunen gi signal om andre overordnede målsetninger, slik som miljø, likestilling, etikk, åpenhet osv. Dokumentet skal ikke bidra til en detaljstyring av selskapene, men sikre samhandling og kommunikasjon mellom eier, selskapsorgan og omverden. Rennebu kommune er mindretallsaksjonær i selskapet (15,27 %). Dette begrenser styringsmulighetene gjennom generalforsamlingen. Kommunens eierskapsmelding har ikke blitt oppdatert etter at kommunen skaffet seg aksjer i selskapet. Dermed mangler vi det sentrale dokumentet for hvilke krav og forventninger selskapsforvaltningen skal måles opp mot. Utgangspunktet tilsier altså at det er noe begrenset hva som kan komme ut av en eierskapskontroll. Dersom en slik kontroll likevel skal gjennomføres kan det være naturlig å knytte den til følgende problemstillinger: Fører Rennebu kommune kontroll med sine interesser i Nasjonalparken Næringshage AS? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med vedtak, forutsetninger og normer for god eierstyring? For å besvare disse spørsmålene blir det nødvendig å undersøke en del saksdokument, bl.a: Beslutningsgrunnlaget for inntreden i selskapet Innkallinger til generalforsamling og kommunens håndtering av disse Protokoller fra generalforsamlinger vedlegg Leidulf Skarbø Revisor (sign.) Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Kommunehuset Orgnnr Os i Østerdalen 7391 Rennebu Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

23 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/17 Kontrollutvalget Tertialregnskap 1. tertial 2017 I siste møte i kontrollutvalget sak 13/17, møtedato , ble det vedtak om at kontrollutvalget ber om å forelagt tertialregnskapet når disse foreligger. Tertialregnskap 1. tertial 2017 er ved møteinnkalling ikke ferdig. Økonomiavdelingen vil ettersende en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget samt gi en orientering og svare på eventuelle spørsmål i møte. Sekretariatets forslag til vedtak: Orientering fra administrasjonen tertialregnskap 1. tertial 2017 tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 17/2017

24 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/17 Kontrollutvalget Orienteringssaker Selskapskontroll Hamos forvaltnings AS utført av Revisjon Midt-Norge IKS på oppdrag for kommunene Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Skaun og Snillfjord. Hamos AS eies av 11 kommuner, der Rennebu kommune sin eierandel er 5,3%. 6 kommuner, nevnt ovenfor, gikk sammen om å få gjennomført en selskapskontroll i 2015, rapport ferdig april Rennebu kontrollutvalget var invitert til å delta, men valgte å ikke bli med. Sekretariatet har fått kunnskap om rapporten som ligger ute offentlig. Rapporten følger vedlagt som orienteringssak. I møte den sak 13/17 under eventuelt gjelde kontrollutvalget følgende vedtak i forbindelse med henvendelse fra Kvikne Utmarksråd: Kontrollutvalget har fått oversendt henvendelse fra Kvikne Utmarksråd angående foretatt valg til Kvikne Fjellstyre. Kontrollutvalget besluttet å oversende saken videre til Rennebu formannskap som ber avklare forholdet nærmere. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding når saken er behandlet. Vedlagt følger svarmail fra kommunen datert på henvendelse om nevnte vedtak i mail fra sekretariatet til rådmannen den Sekretariatets forslag til vedtak: Orienteringssaker tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 18/2017

25

26

27 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/17 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 19/2017