MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Mandag 21. september 2015 KL.: 13:00 STED: Storstua, Tolga kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 17/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 18/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra /2015 Prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt Miljø 20/2015 Evaluering virksomhetsbesøk 2015 Tolga flyktningetjeneste 21/2015 Orienteringssaker 22/2015 Evaluering og oppsummering siste valgperiode 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Fredag 11. september 2015 For Asbjørn Slettan, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS, Sekretariat for kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tolga kommune, Revisjon Fjell IKS, Rådmann i Tolga, Ekspedisjonen for off. gjennomsyn, kommunens hjemmeside, 1. vara Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.:

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/15 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 17/2015

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/15 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte Saksframlegg: Rutinen har vært at kontrollutvalgets medlemmer godkjenner møteprotokoll pr. e-post innen 10 dager etter avholdt møte. Protokollen ble utsendt pr. e-post Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endringer/korrigeringer. Vedlagte møteprotokoll fra møte godkjennes og signeres. Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 18/2015

4 vedlegg Tolga kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Storstua, Tolga kommunehus Møtedato: Tirsdag 28. april 2015 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Asbjørn Slettan Steinar Simensen Elin Brennmoen Forfall: Marit Smedaas Andersen Deltakelse pr. telefon: Marit Gilleberg Varamedlem: Marit Erlien Hulbækmo Merknader: Sekretariatet la fram forslag til tilleggssak, 16/15 oppfølging av rapport. Den ble behandlet etter sak 11/15. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra administrasjonen: Torill Bakken Norvald Veland Rådmann Stein Halvorsen og økonomisjef Ingunn Flaa Møtet ble avsluttet kl.15:30 Tirsdag, 28. april 2015 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: mandag 24. august virksomhetsbesøk Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 08/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling vedlegg Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sekretariatets forslag vedtas. Saksliste og innkalling til møte godkjennes. 09/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra Vedlagte møteprotokoll fra møte godkjennes og signeres. Sekretariatets forslag vedtas. Vedlagte møteprotokoll fra møte godkjennes og signeres. 10/2015 Årsregnskap 2014 Tolga kommune Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tolga kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Administrasjonen var innkalt til møtet for å gi utvalget en kort orientering om årsregnskapet. Rådmannen gikk igjennom en presentasjon og svarte på spørsmål i fra utvalget. Presentasjonen oversendes utvalget etter møtet. Revisor informerte om arbeidet med revisjon av årsregnskapet og revisjonsberetningen. Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tolga kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 11/2015 Orientering om Tolga kommunes arbeid med beredskap og sikkerhet vedlegg Saken legges fram uten forslag til vedtak. Rådmannen var innkalt til møtet og gikk igjennom en presentasjon om temaet for utvalget. Han svarte videre på spørsmål. Presentasjonen oversendes utvalget elektronisk etter møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering om kommunens arbeid med beredskapsplaner til orientering. 12/2015 Forslag til plan for virksomhetsbesøk 2015 Flyktningtjenesten Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten i Tolga utarbeidet under behandlingen godkjennes. Dato for virksomhetsbesøket endres til mandag 24. august Planen ble revidert og oppdatert i møtet. Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten i Tolga utarbeidet under behandlingen godkjennes. 13/2015 Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Kontrollrapporten tas til orientering. Utvalget diskuterte saken. Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollrapporten tas til orientering. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 vedlegg 14/2015 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Utvalget tar kontakt med sekretariatet dersom de ønsker å delta på FKT-konferansen. Sakene tas ellers til orientering. 15/2015 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Ingen saker til behandling. 16/2015 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om selvkostprinsippet innenfor avløp, renovasjon og septik Sekretariatets forslag til innstilling: Rådmannens orientering om gjennomføring av tiltak på bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkostprinsippet innenfor avløp, renovasjon og septik, tas til orientering. Sekretariatet delte ut papirversjon av saken. Den er tidligere oversendt elektronisk. Utvalget vedtok å behandle saken. Rådmannen svarte på spørsmål i fra utvalget. Revisor supplerte med informasjon. Rådmannens orientering om gjennomføring av tiltak på bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkostprinsippet innenfor avløp, renovasjon og septik, tas til orientering. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/15 Kontrollutvalget Prosjektbeskrivelse Saksdokumenter: - Prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan for Tolga kommune" Saksframlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for Tolga kommune for perioden ble behandlet av kontrollutvalget i 2012 og vedtatt i kommunestyret samme år, k-sak 82/15. I følge planen skal miljøspørsmål være tema for forvaltningsrevisjon i Revisjonen har utarbeidet en prosjektbeskrivelse som skal gjennomgås og godkjennes av utvalget. Prosjektbeskrivelsen ble utsendt elektronisk til utvalgets medlemmer 4. september da det var ønskelig for revisjonen med oppstart og forberedelse av prosjektet. Saksvurdering: For at den endelige rapporten skal være i samsvar med utvalgets forventninger, er det avgjørende at utvalget underveis får anledning til å komme med innspill. Som bestiller bør kontrollutvalget ha mulighet til å forme forvaltningsrevisjonsprosjektet i samarbeid med utfører av oppdraget. Revisjonen har derfor oversendt en foreløpig beskrivelse av prosjektet. I beskrivelsen foreslår revisor følgende hovedproblemstilling: Har kommunen iverksatt tiltak for å møte utfordringene som ligger i klima- og energiplan? o Har Tolga kommune etabler et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering av mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen? o Arbeider Tolga kommune aktivt med tiltak for å oppfylle mål i klima- og energiplanen? Formålet med prosjektet er å følge opp hvilke interne tiltak Tolga kommune har iverksatt for å møte de utfordringene som ligger i klima- og energiplanen. Hvis avvik avdekkes, kan det bidra til at rutiner og praksis forbedres. Prosjektbeskrivelsen legges fram for utvalget for gjennomgang og diskusjon. Revisor er til stede under behandlingen for å gi utvalget utfyllende informasjon om prosjektet, og eventuelt svare på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 19/2015

9 MØTEBOK Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen i Tolga kommune slik den foreligger. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 19/2015

10 vedlegg

11 vedlegg

12 vedlegg

13 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/15 Kontrollutvalget Virksomhetsbesøk ved Tolga flyktningetjeneste 24. august evaluering Saksdokumenter: - Sekretariatets referat (vedlagt utsendt elektronisk til medlemmene etter virksomhetsbesøket) - Prosedyrer for virksomhetsbesøk (ikke vedlagt) Saksframlegg: Tolga kontrollutvalg vedtok den prosedyrer for virksomhetsbesøk. Kontrollutvalgets formål med virksomhetsbesøk er å gjøre seg kjent med og skaffe seg kunnskap om hvordan kommunens virksomheter drives. Kontrollutvalget fattet den følgende vedtak: "Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Flyktningetjenesten i Tolga kommune mandag 8. juni Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte." Plan for virksomhetsbesøket ble vedtatt av kontrollutvalget den Samtidig ble dato for virksomhetsbesøket endret og fastsatt til 24. august I prosedyrenes punkt står følgende om arbeidet etter virksomhetsbesøket: Etter møtet lager sekretariatet et oppsummerende notat til kontrollutvalget. Notatet behandles av utvalget og videresendes til kommunestyret til orientering. Kopi sendes rådmann og enheten som er besøkt. Dersom utvalget utarbeider en uttalelse, sendes denne på høring til rådmannen først. Det er av stor betydning at det gjennomførte virksomhetsbesøket blir evaluert av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har gjennom prosedyrene etablert en fast praksis med virksomhetsbesøk, og det er viktig at kontrollutvalget oppsummerer sitt inntrykk av de områdene som har vært tema for besøket, om det ble gjennomført i henhold til hensikten og om neste besøk skal gjennomføres på samme måte. Utvalgets diskusjon i denne saken kan legge føringer for hvordan neste besøk skal gjennomføres. Saken med referatet som vedlegg sendes rådmann, virksomhetsleder og kommunestyret til orientering. Saken fremmes uten forslag til vedtak. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 20/2015

14 MØTEBOK Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 20/2015

15 Tolga kontrollutvalg vedlegg Referat virksomhetsbesøk 24. august 2015 Tolga Flyktningtjeneste Sted: Tolga kommunehus, møterom Storstua Tid: Tirsdag 24. august 2015 kl. 13:00 Tilstede: Kristina Jenssen - Flyktningkoordinator Tolga flyktningtjeneste Åste Øverby programrådgiver Tolga flyktningetjeneste Synnøve Narjord - Nav-leder Ingunn Flaa økonomisjef i Tolga kommune Inger Simensen repr. Internasjonalt råd Svanhild Næverdal - Rektor Tynset opplæringssenter Tolga kontrollutvalg v/ Asbjørn Slettan, Marit Gilleberg, Marit Smedaas Andersen, Celine Alme, Steinar Simensen og Elin Brennmoen Kontrollutvalget møtte ca. en halvtime før møtestart for forberedelse. 1. Presentasjon Kontrollutvalgets leder orienterte kort om utvalgets funksjon og rolle. Møtedeltakerne presenterte seg. 2. Flyktningkoordinator orienterte kort om organiseringen i Flyktningetjenesten, tverrfaglig team og budsjettarbeidet. Økonomisjefen orienterte videre om hvordan Tolga kommune organiserer og administrerer bruken av flyktningefondet. Navleder supplerte med informasjon om hvordan budsjettprossessen gjennomføres. Utvalget stilte spørsmål om hvordan prossedyrene er i det kommunenstyret vedtar at kommunen skal bosette flyktninger. Blir de ulike etatene involvert for evt. utredning av kostnader/konsekvenser? Administrasjonen svarte på utvalgets spørsmål. 3. Rektor ved Tynset opplæringssenter orienterte om virksomheten, organisering av tjenesten og hvordan de jobber. Hun svarte videre på spørsmål i fra utvalget. 4. Programrådgiver orienterte om hvordan introduksjonsprogrammet gjennomføres i Tolga kommune i henhold til introduksjonsloven. Hun svarte videre på spørsmål i fra utvalget. 5. Flyktningkoordinator orienterte utvalget om hvordan de jobber med framskaffelse av boliger til flyktninger og utfordringer med bosettingsarbeidet. 6. Utvalget fikk orientering om hvilken dokumentasjon og hvilket arbeidsredskap som finnes i Tolga kommune for arbeidet som gjøres i kommunen med mottak av flyktninger. Hvordan kvalitetssikres arbeidet. Administrasjonen svarte på spørsmålene i fra utvalget.

16 7. Administrasjonen snakket om hva de opplever som store utfordringen i etaten og hva som kan og bør forbedres i arbeidet med mottak av flyktninger i Tolga. 8. En evaluering av virksomhetsbesøket vil bli behandlet i kontrollutvalgets neste ordinære møte. vedlegg Møtet avsluttet ca. 15:30

17 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/15 Kontrollutvalget Orienteringssaker Saksdokumenter: - Brev til kommunene av 2. september 2015 Saksframlegg: I forbindelse med kommunevalg 14. september 2015 har sekretariatet sendt ut et informasjonsskriv til deltakerkommunenes valgnemnd og ordfører. Brevet er vedlagt til orientering. Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 21/2014

18 KONTROLLUTVALG FJELL IKS Os kommunehus, 2550 OS I Ø. Org.nr vedlegg Til Valgnemnd og ordfører i Holtålen kommune Rennebu kommune Oppdal kommune Røros kommune Os kommune Tolga kommune Alvdal kommune Folldal kommune Tynset kommune Vår ref. Deres ref. Saksbehandler Vår dato SD Valg av kontrollutvalg på konstituerende møte Det vises til kommunelovens 17, nr. 2, der det i 3. setning heter: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. (Vår understrekning) Kontrollutvalget i kommunen skal altså oppnevnes på konstituerende møte etter valget. Kommunelovens 77 inneholder nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets sammensetning. Kommunelovens 77 og Forskrift om kontrollutvalg vedlegges. Til kontrollutvalget er flg ikke valgbare (KL 77, nr. 2): Ordfører og varaordfører Medlem og varamedlem til formannskapet Medlem og varamedlem til kommunal nemnd med beslutningsmyndighet Ansatte i kommunen Flg regler gjelder videre for utvalgets sammensetning (som tillegg til de generelle reglene for valg i kommunene, KL 14-16): Utvalget skal ha minst 3 medlemmer. Kommunestyret velger selv utvalgets medlemmer og varamedlemmer, og leder og nestleder i kontrollutvalget. De fleste kommunene i vårt distrikt hadde i perioden medlemmer i kontrollutvalget. Torill Bakken Stein Dølmo Daglig leder rådgiver tlf.: tlf e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no e-post: sd@kontrollutvalgfjell.no

19 vedlegg Minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets faste medlemmer. Det er ikke fastsatt i lov eller forskrift ytterligere bestemmelser om utvalgets sammensetning. Det tilrås imidlertid fra departementet at man ved valget er oppmerksom på habilitetsproblematikk ved valget (kontrollutvalgsmedlemmer bør ikke ha en for nær relasjon til personer med lederansvar i kommunens administrasjon, eller at kontrollutvalgsmedlem er styremedlem eller leder i et selskap som kommunen har eierskap i). Videre tilrås det at man sikrer en viss kontinuitet i kontrollutvalget ved at ikke alle av de sittende medlemmer av utvalget skiftes ut ved konstitueringen i Dersom kommunen ikke har fastsatt eget reglement som går utover bestemmelser i lov eller forskrift, foreligger det ikke bestemmelser om politisk sammensetning av utvalget. Mange kommuner har imidlertid innarbeidet praksis om at leder i kontrollutvalget, og kontrollutvalgets flertall velges blant mindretallet eller "opposisjonen" i kommunestyret. Ev. andre spørsmål eller problemstillinger knyttet til valg av kontrollutvalg kan rettes til sekretariatet ved undertegnede. Vi ber om at kommunen så snart valget er foretatt, oversender vedlagte skjema i utfylt stand som vedlegg til kommunestyrets vedtak. Vær spesielt oppmerksom på at det ved valget går klart frem hvordan varamedlemmene er valgt (personlige varamedlemmer, varamedlemmer etter liste eller felles varaliste for utvalget). Med vennlig hilsen For Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Daglig leder Vedlegg: Kommunelovens 77 Kontrollutvalgsforskriften Skjema for oppføring av valg av kontrollutvalg Stein Dølmo Rådgiver

20 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET SD /15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/15 Kontrollutvalget Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid og oppfølging til neste periode Saksdokumenter: 1. Oppfølgingsoversikt for kontrollutvalget Saksframlegg: Sekretariatet legger med dette frem egen sak for kontrollutvalget som gir utvalget mulighet til å vurdere forhold ved eget arbeid i den perioden som er i ferd med å avsluttes, samt gi noen råd til både sekretariat og neste utvalg mht kontrollutvalgets virksomhet. Forslag til punkter som kan drøftes: Hva har fungert bra og hva har fungert dårlig? Har utvalget hatt nok ressurser? Møtehyppighet Forbedringspunkter sekretariat og revisjon Har opplæringen vært tilstrekkelig? Kvalitet på seminarer? Hva bør neste periodes utvalg ha fokus på? Videre legges det med dette også frem en oppfølgingsoversikt med status på forvaltningsrevisjonen og saker som ikke er sluttført. Saken legges frem for drøfting i kontrollutvalget, og det fremmes ikke forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 22/2015

21 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Type Dato behandlet i ku Dato behandlet i Kom.styret Dato behandlet oppfølging Merknad vedlegg 2011 Offentlige anskaffelser med fokus på vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene F Selskapskontroll i IKT Fjellregionen IKS SF Enkeltvedtak etter forvaltningsloven F Selvkost ARF F Eierskapskontroll Meskano AS SE Ber om status primo Miljøspørsmål F Kommer til behandling i slutten av 2015/begynnelsen av 2016 Andre oppfølgingssaker - utvalget uttalte i sak 04/15 at Tos Asvo bør prioriteres for selskapskontroll i bestille overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon siste møte bestille overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2015 Type: SF = Selskapskontroll - forvaltningsrevisjon SE = Selskapskontroll - eierskapskontroll F = Ordinær forvaltningsrevisjon B = Begrenset kontroll/undersøkelse