MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RENNEBU. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RENNEBU Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Onsdag, 19. september 2018 KL.: 11:00 STED: Virksomhetsbesøk Vonheim barnehage Deretter flyttes møte til møterom Mjuken, kommunehuset Saksliste SAK NR. INNHOLD 17/2018 Virksomhetsbesøk Vonheim barnehage 18/2018 Godkjenning av sakliste og innkalling 19/2018 Godkjenning av protokoll fra møte /2018 Tertialregnskap 1. tertial /2018 Budsjett /2018 Rapport forvaltningsrevisjon Forlenget frist 23/2018 Orienteringssaker 24/2018 Eventuelt Møte starter med virksomhetsbesøk i Vonheim barnehage. Varighet mellom 1 1,5 timer. Møtet flyttes deretter til møterom, Mjuken barnehage. Ny rådmann i Rennebu kommune, Per Øivind Sundell, er invitert til å delta i møtet med kontrollutvalget har bekreftet deltakelse fra ca. kl Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). For Tora Husan Leder i Kontrollutvalget i Rennebu Mandag, 10. september 2018 Kontrollutvalg Fjell IKS Norvald Veland Kopi: Ordfører, Revisor, til ekspedisjonen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland e-post: nv@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/18 Kontrollutvalget Virksomhetsbesøk Vonheim barnehage Saksdokumenter: - Forslag til prosedyrer for virksomhetsbesøk (ikke vedlagt sak 14/18) - Organisasjonsstruktur Rennebu kommune (ikke vedlagt sak 14/18) Saksframlegg: Kontrollutvalget vedtok i forrige møte den prosedyrer for virksomhetsbesøk i Rennebu kommune. Styret for Vonheim barnehage orienterte om barnehagen, lokalisering og driften. Kontrollutvalget besluttet å gjennomføre virksomhetsbesøk i Vonheim barnehage den kl Sekretariatet har avtalt møtestart kl Der vil styrer, verneombud og tillitsvalgt møte utvalget. Det vil bli foretatt en omvisning og orientering om driften. Viktig at utvalget har tenkt igjennom i forkant gjennomføring og spørsmål til representanter for barnehagen. Varighet/avsatt tid 1 1,5 time. Møtet fortsetter etter virksomhetsbesøket i møterom Mjuken, kommunehuset. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget gjør sitt vedtak i etterkant av virksomhetsbesøket. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 17/2018

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/18 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 18/2018

4 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/18 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Medlemmene har i mail bekreftet at protokollen godkjennes med noen mindre endringer. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 19/2018

5 Rennebu kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Mjuken, Rennebu kommunehus Møtedato: Onsdag, 2.mai 2018 Tid: Kl. 11:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Tora Husan Olav Aasmyr Forfall: John-Erik Sandaker Varamedlem: Asbjørn Stavne Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Norvald Veland Fra Revisjon Fjell IKS: Merete Lykken Fra administrasjonen: Økonomisjef Karl P Gustafsson (sak 10/18 og 12/18) Regnskapsansvarlig Kine Moen Holiløkk (sak 10/18 og 12/18) Styrer Vonheim barnehage (sak 14/18) Annet: Møtet ble avsluttet kl Onsdag, 2. mai 2018 Norvald Veland møtesekretær Neste ordinære møte: onsdag kl. 11:00 i Rennebu kommunehus Møte vil starte med enhetsbesøk i Vonheim barnehage kl Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

6 08/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og sakliste til møte godkjennes 09/2018 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagt møteprotokoll fra møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Protokoll har tidligere vært utsendt pr. og alle har bekreftet at protokoll godkjennes. Protokoll er deretter blitt lagt ut på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalgets vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte godkjennes. 10/2018 Årsregnskap 2017 Rennebu kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Rennebu kommunes årsregnskap for 2017 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Økonomisjef gjennomgikk hovedtrekkene i årsregnskapet og påpekte gjennomføring av investeringer uten budsjettvedtak samt enheter med merforbruk. Videre besvarte økonomisjef på spørsmål fra utvalget underveis. Revisor kommenterte kort revisjonsberetningen og forbehold om budsjett inntatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Rennebu kommunes årsregnskap for 2017 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Formannskapets vedtak: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

7 11/2018 Kontrollrapport 2017 Skatteetaten Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2017 for Rennebu kommune tas til etterretning. Behandling: Rapporten ble kort kommentert. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2017 for Rennebu kommune tas til etterretning. 12/2018 Nummerert brev nr. 10 fra revisjon Sekretariatets forslag til vedtak: Nummerert brev nr. 10 tas til etterretning. Revisor følger opp saken. Behandling: Nummerert brev nr. 10 tar opp overskridelser i investeringsregnskapet og som er omtalt i årsmeldingen for Revisjon har bedt om tilbakemelding innen , den er ikke mottatt. Revisjon følger opp og tilbakemelding vil bli oversendt kontrollutvalget når besvart. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at det utarbeides reelle kostnadsoverslag før politiske vedtak blir gjort. Kontrollutvalget er bekymret for kommunens kostnadsstyring og oppfølging ved investeringer som gjennomføres i kommunen. Nummerert brev nr. 10 tas til etterretning. Revisor følger opp saken. 13/2018 Rapport forvaltningsrevisjon utsettelse, svar fra rådmann Sekretariats forslag til vedtak: Kontrollutvalget henviser til brev fra rådmann og godkjenner utsettelse av rapport fra rådmann om iverksatte tiltak til innen 1. september Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget henviser til brev fra rådmann og godkjenner utsettelse av rapport fra rådmann om iverksatte tiltak til innen 1. september Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

8 14/2018 Virksomhetsbesøk - planlegging Sekretariatets forslag til vedtak: Prosedyrer for virksomhetsbesøk vedtas. Behandling: Styrer Vonheim barnehage orienterte om barnehagen, lokalisering og driften. Styrer svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalgets vedtak: Prosedyrer for virksomhetsbesøk vedtas. Kontrollutvalget vedtar å gjennomføre virksomhetsbesøk i Vonheim barnehage den kl /2018 Orienteringssaker Orienteringssaker Orienteringssak 03/18 Fagkonferanse og årsmøte FKT: FKT inviterer til det kombinerte Fagkonferanse- og årsmøtearrangementet på Clarion Hotel & Congress Oslo Airport på Gardermoen mai Påmeldingsfrist er satt til 13. april Sekretariatets forslag til vedtak: Orienteringssaker tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Orienteringssaker tas til orientering. Ingen av utvalgets medlemmer ønsker å delta. 16/2018 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget ønsker at rådmann kommer i neste møte og orienterer om kommunens arbeid med ny personlovgivning. Kontrollutvalget i Rennebu kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

9 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/18 Kontrollutvalget Saksdokumenter: - Tertialmelding til kommunestyret 1. tertial 2018 Tertialregnskap 1. tertial 2018 Tertialregnskap/tertialmelding følger vedlagt. Økonomisjef vil gjennomgå og orientere utvalget i møte. Sekretariatets forslag til vedtak: Orientering fra administrasjonen om tertialmelding 1. tertial 2018 tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling: Vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 20/2018

10

11

12

13

14

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/18 Kontrollutvalget Kommunestyret Budsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Saksdokumenter: - Forslag til budsjett 2019 Saksopplysninger: I henhold til forskriften for Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 7, 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling om kommunens budsjett til kommunestyret. Budsjettforslaget må ta høyde for å dekke kostnader med: - revisjon (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapsrevisjon og andre revisjonsoppgaver) - sekretariat for kontrollutvalget - kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, m.m) Kontrollutvalgets leder har anvisningsmyndighet i henhold til anvisningsreglement vedtatt i kommunestyret. I Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS er det selskapenes representantskap som fastsetter budsjettet etter innstilling fra styrene i selskapene. Utgiftene for sekretariat og revisjon ble fastsatt av representantskapene juni 2018 gjeldende for Disse budsjettallene kan ikke kontrollutvalget redusere. Saksvurdering: Representantskapet i Revisjon Fjell vedtok at rammen for revisjon for Rennebu kommune i 2018 fastsettes til kr (kr i 2018) Representantskapet i Kontrollutvalg Fjell IKS fastsatte budsjettrammen for sekretariats tjenester i 2018 til kr (kr i 2018) Eventuelle utgifter til revisjon/sekretariat utover selskapsavtalene må komme som et tillegg i budsjettforslaget. Dette kan være for eksempel utgifter til ekstraordinær selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I tillegg kommer kontrollutvalgets egne utgifter som skal dekke møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, møteservering, osv. Sekretariatet har tatt utgangspunkt i fjorårets budsjett og kommunens egne satser for møtegodtgjørelse. Totalt budsjettforslag fra sekretariatet er kr for kommunens kontroll- og tilsynsvirksomhet i Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 21/2018

16 MØTEBOK Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2019 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Rennebu kommune med en ramme på kr Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 21/2018

17 SAK 21/18 KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN Art: 110 BUDSJETTFORSLAG RENNEBU KONTROLLUTVALG 2019 Funksjon: Kontonummer Konto (T) Forslag budsjett 2019 Vedtatt budsjett 2018 Regnskap 2017 Kommentarer Følger kommunens satser for godtgjøring til kr folkevalgte. Beregner 5 møter kr Anslag kr Avrundet 6,4% av godtgjøringer. kr Beregnet kr. 600 pr. møte kr Beregnet kr pr. medlem kr Anslag kr Anslag kr Fastsatt av representantskapet for Møtegodtgjøring folkevalgte kr kr Tapt arbeidsfortj. folkevalgte kr - kr Arbeidsgiveravg. kr kr Bevertning/andre driftsutgifter kr kr Opplæring/kurs kr kr Km.-kost godtgjøring kr kr Transport til kurs kr kr Sekretariatstjenester kr kr Revisjonstjenester kr kr kr Fastsatt av representantskapet for 2019 Rennebu kommunes avtale med Revisjon Fjell IKS omfatter kommunens lovpålagte revisjonsoppgaver, herunder forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon Det foreslås ikke forvaltningsrevisjon utover 3750 u/rammeavtalen rammeavtalen Kontigenter kr kr kr Kommunen betaler kontingent til Forum for Kontroll og Tilsyn Faglitteratur kr kr kr kr - Budsjett 2019 basert på årstall 2017 og hittil Revisjon og sekretariat fastsatt i respektive representantskap.

18 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/18 Kontrollutvalget Rapport forvaltningsrevisjon - utsettelse svar fra rådmann Saksdokumenter: - Brev fra Rennebu kommune datert Saksutredning: Kontrollutvalget behandlet i møte sak 22/17 forvaltningsrevisjon Oppfølging og etterlevelse av energi- og klimaplanen. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret var som følger: 1 Forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging og etterlevelse av energi- og klimaplanen tas til etterretning. 2 Rådmannen bes følge revisors anbefalinger. 3 Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. april Rapporten ble behandlet i kommunestyret den sak 1/18 med følgende vedtak: Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling I brev fra Rennebu kommune datert ber rådmannen om utsettelse til innen 1. september Kontrollutvalget vedtok utsettelse til 1. september 2018 i møte I brev av søkes ass.rådmann om ytterligere forlenget frist til Sekretariats forslag til vedtak: Kontrollutvalget henviser til brev fra rådmann og godkjenner utsettelse av rapport fra rådmann om iverksatte tiltak til innen 1. januar Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 22/18

19 Revisjon Fjell IKS Os kommunehuset 2550 OS I ØSTERDALEN Saksbehandler: Lill Hemmingsen Bøe Direktetelefon: Direkte e-post: lill.boe@rennebu.kommune.no Vår ref. Deres ref. Dato 17/ LHE/ ENERGI- OG KLIMAPLAN FOR RENNEBU KOMMUNE - ANMODNING OM FORLENGET FRIST Rennebu kommune viser til rapport etter forvaltningsrevisjonen av Energi- og klimaplan for Rennebu kommune, hvor rådmannen hadde frist til 1.sept til gjennomføring. (K-sak 1/18 og brev av ) Rådmannen må be om forlenget frist til med begrunnelse i skifte av rådmann og vakanse blant ansatte. Med vennlig hilsen Rennebu kommune Lill Hemmingsen Bøe Assisterende rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Kopi: rådmannen Rennebu kommune, Myrveien 1, 7391 Rennebu Tlf postmottak@rennebu.kommune.no - Bankgiro Konto for skatt Org. nr:

20 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/18 Kontrollutvalget Orienteringssaker! Melding om politisk vedtak kommuneregnskapet for 2017 Kommunestyret behandlet i møte sak 16/18 årsregnskapet og årsmelding med disponering av mindreforbruket på kr ! Melding om politisk vedtak årsmelding fra kontrollutvalget for 2017 Kommunestyret behandlet den i møte sak 15/18 med følgende vedtak: Årsmeldinga tas til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Orienteringssaker tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 23/18

21 Regnskapskontoret her Saksbehandler: Karl Petter Gustafsson Direktetelefon: Direkte e-post: Vår ref. Deres ref. Dato 18/583-5-KGU/ MELDING OM POLITISK VEDTAK - KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2017 Kommunestyret behandlet i møte sak 16/18. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,38 tas til inntekt i budsjettet for 2018 og disponeres slik: Avsetning til disposisjonsfond helse og omsorg kr ,00 Avsetning til disposisjonsfond Vonheim barnehage kr ,00 Avsetning til disposisjonsfond Landbruk og miljø kr ,00 Avsetning til reservefondet kr ,38 Det brukes kroner av disposisjonsfondet for flyktningemottak til dekning av utgifter knyttet til mottak av flyktninger. Et tilsvarende beløp avsettes til reservefondet. Utgifter på kr ,- knyttet til kjøp av bil til hjemmesykepleien er i regnskapet finansiert med låneopptak. Utgiftene belastes enhetens fond slik at et tilsvarende beløp tilbakeføres ubrukte lånemidler. Rennebu barne- og ungdomsskole blir pålagt å dekke inn et merforbruk på kr Enheten kultur og fritid blir pålagt å dekke inn sitt merforbruk på kr Enheten teknisk drift blir pålagt å dekke inn sitt merforbruk på kr Merforbruket kan dekkes inn ved bruk av enhetenes disposisjonsfond, over årets drift eller i løpet av de to kommende regnskapsårene (senest innen utgangen av 2020). Rennebu kommune, Berkåk, 7391 Rennebu Tlf postmottak@rennebu.kommune.no - Bankgiro Konto for skatt Org. nr:

22 Med vennlig hilsen Rennebu kommune Karl Petter Gustafsson økonomirådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Kopi: Kontrollutvalget Fjell IKS, Os kommunehus, 2550 OS I ØSTERDALEN Revisjon Fjell IKS, Os kommunehus, 2550 OS I ØSTERDALEN Side 2 av 2 Rennebu kommune, Berkåk, 7391 Rennebu Tlf Faks postmottak@rennebu.kommune.no -

23 Kontrollutvalg Fjell IKS Os kommunehuset Rytrøa OS I ØSTERDALEN Saksbehandler: Norvald Veland Direktetelefon: Direkte e-post: Vår ref. Deres ref. Dato 18/392-5-NVE/ MELDING OM POLITISK VEDTAK - ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET FOR 2017 Kommunestyret behandlet i møte sak 15/18. Følgende vedtak ble fattet: Årsmeldinga tas til orientering Med vennlig hilsen Rennebu kommune Karl Petter Gustafsson formannskapssekretær Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Rennebu kommune, Berkåk, 7391 Rennebu Tlf postmottak@rennebu.kommune.no - Bankgiro Konto for skatt Org. nr:

24 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/18 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Rennebu kommune Sak nr. 24/2018