MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Onsdag 8. juni 2016 KL.: 13:00 STED: Kammerset ved Alvdal kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 18/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 19/2016 Godkjenning av protokoll fra møte /2016 Dialogmøte med ordfører og rådmann 21/2016 Prosess i forkant av salg av tomt på Steimosletta 22/2016 Vurdering av undersøkelse om habilitet 23/2016 Orienteringssaker 24/2016 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Mandag, 30. mai 2016 For Live Stokstad, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, Ekspedisjonen for publisering og til offentlig gjennomsyn på kommunens hjemmeside Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/16 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 18/2016

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/16 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Det er ikke mottatt forslag til endring på utsendt protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 19/2016

4 Alvdal kommune vedlegg MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Kammerset Alvdal kommunehus Møtedato: Tirsdag 3. mai 2016 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Live Stokstad Forfall: Lisbeth Gjermundshaug Leif Langodden Varamedlem: Trond Strypet Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Henning Mikkelsen Fra administrasjonen: Økonomisjef Kolbjørn Kjøllmoen, Rådmann Erling Straalberg (sak 10-12/16) Fra kommunen: Ordfører Johnny Hagen (sak 10-12/16) Merknader: Sak 13/16 utsettes. Møtet ble avsluttet kl. 16:00 Alvdal, 3. mai 2016 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: Onsdag 8. juni 2016 Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 10/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 11/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 12/2016 Årsregnskap 2015 for Alvdal kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Økonomisjef og rådmann fra Alvdal kommune var innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet, samt svare på spørsmål fra utvalget. Økonomisjefen presenterte årets økonomiske resultat og rådmann gikk igjennom årsmeldingen. Overskriften i utvalgets uttalelse endres til:" Kontrollutvalgets uttalelse om Alvdal kommunes årsregnskap og årsmelding for Sekretariatets forslag vedtas med endring foretatt i møte. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 13/2016 Dialogmøte med ordfører og rådmann Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Ingen. Kontrollutvalgets vedtak: To av utvalgets medlemmer meldte forfall til møtet. Saken utsettes til neste møte. 14/2016 Benchmarking av revisjonskostnader Sekretariatets forslag til vedtak: Revisors gjennomgang av benchmarking av revisjonskostnader for 2014 tas til orientering. Behandling: Revisor gikk kort igjennom oversiktene. Kontrollutvalgets vedtak: Revisors gjennomgang av benchmarking av revisjonskostnader for 2014 tas til orientering. 15/2016 Kontrollrapport skatt 2015 Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Alvdal kommunestyre til informasjon. Behandling: Utvalget tar rapporten til orientering. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollrapporten tas til orientering. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 16/2016 Orienteringssaker vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. 17/2016 Eventuelt - Prosess i forkant av salg av tomt på Steimosletta: Utvalget ønsker å undersøke hvorvidt prosessen i forkant av salg av tomt på Steimosletta til Sisa Invest har foregått i tråd med gjeldende regelverk og etiske retningslinjer i kommunen. Revisor gir tilbakemelding om mulighet for å undersøke saken. - Habilitet Sak nr 13/15- FUP fradeling av bebygd tun på Steimosteen. Utvalget har fått signaler som gir grunn til å sjekke inhabilitet hos utvalgsmedlem. Sekretariatet innhenter dokumenter i forbindelse med saken, og legger det fram for utvalget i neste møte Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/16 Kontrollutvalget Dialogmøte med ordfører og rådmann Saksdokumenter: -Ingen Saksframlegg: Saken ble første gang satt opp på sakslista til 3. mai, men er utsatt til dette møtet. Fokus på samhandling mellom kontrollutvalg, sekretariat, revisjon, ordfører og administrasjonssjef kan medvirke til at kontrollutvalget lykkes med kontrollarbeidet sitt og at arbeidet får tilstrekkelig forankring og effekt i kommunen. God kommunikasjon med politisk ledelse og administrasjon er avgjørende for at kontrollutvalget skal kunne fylle rollen sin. Administrasjonen og kontrollutvalget har et felles ansvar for å legge til rette for en god dialog og et godt samspill. Både administrasjonen og kontrollutvalget har som mål å sikre god kvalitet i tjenesteproduksjonen og bidra til læring og forbedring i kommunen. Det er derfor i begges interesse at samarbeidet er godt. En god dialog mellom kontrollutvalget og administrasjonssjefen kan sikre en bedre prioritering og planlegging av kontrollutvalgets undersøkelser. Ordfører er også invitert til dette møtet. Selv om ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget kan det være en fordel med et særskilt dialogmøte hvor spesifikke problemstillinger drøftes. Kontrollutvalget vedtok i forrige møte å invitere både ordfører og rådmann i Alvdal til dialogmøte med følgende temaer:! Kontrollutvalgets rolle i forhold til kommunestyret/administrasjonen. Hvilke forventninger har kommunestyret til utvalget?! Samspill rådmann/ordfører når det gjelder oppfølging av politiske vedtak! Eierstrategi for kommunale selskaper! Aktuelle saker i Alvdal kommune! Er det områder ordfører ønsker at kontrollutvalget skal ha et ekstra fokus på?! Oppfølgingsoversikt i kommunen over politiske vedtak Både ordfører og rådmann har takket ja til kontrollutvalgets invitasjon til dagens møte. Kontrollutvalgets vedtak formes på bakgrunn av dialogen i møte. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 20/2016

9 MØTEBOK Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 20/2016

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/16 Kontrollutvalget Prosess i forkant av salg av tomt på Steimosletta Saksdokumenter: -Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget vedtok i forrige møte at de ønsket å se nærmere på prosessen i forkant av salg av tomt på Steimosletta. Utvalget ønsker å undersøke hvorvidt prosessen i forkant av salg av tomt på Steimosletta til Sisa Invest har foregått i tråd med gjeldende regelverk og etiske retningslinjer i kommunen. Revisor har i en henvendelse til administrasjonen bedt om å få framlagt alle dokumenter hvor denne saken er berørt. Revisor vil under behandlingen gi utvalget en orientering om status i saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Revisors redegjørelse om status i saken tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 21/2016

11 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/16 Kontrollutvalget Vurdering av habilitet Saksdokumenter: -saksframstilling sak 13/15 FPU med vedlegg Saksframlegg: Kontrollutvalget fører etter Kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd, kontroll og tilsyn med hele kommunens virksomhet. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Kontrollutvalget har anledning til å føre kontroll og tilsyn med alle deler av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget kan hos kommunen (Kontrollutvalgsforskriften 5), uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Kontrollutvalget ba i forrige møte om at sekretariatet innhentet dokumenter i forbindelse med sak nr 13/15- FUP fradeling av bebygd tun på Steimosteen. Utvalget har fått signaler som gir grunn til å sjekke inhabilitet hos utvalgsmedlem. Sekretariatet har innhentet samlet saksframstilling med vedlegg som er vedlagt. Kontrollutvalget må selv ta stilling til videre undersøkelser i saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten innstilling Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 22/2016

12 SÆRUTSKRIFT Side 1 av 4 Alvdal kommune vedlegg Arkivsak: 15/451 SAMLET SAKSFREMSTILLING - FRADELING AV BEBYGD TUN PÅ STEIMOSTEEN - EIENDOMMEN GNR 7/19 I ALVDAL Saksnr. Utvalg Møtedato 13/15 Fast utvalg for plansaker Endelig vedtak fattes i: Fast utvalg for plansaker Vedlegg: Søknad om tiltak Gid 7/19 dat Andre dokumenter i saken: FRADELING AV AREAL FRA GNR 7/ FORELØPIG SVAR - FRADELING AV AREAL FRA GNR 7/ FRADELING AV BEBYGD TUN PÅ STEIMOSTEEN - EIENDOMMEN GNR 7/19 I ALVDAL Melding om vedtak sendes til:ø Per Jørgen Murud, Lian 104, 2560 ALVDAL Fylkesmannen i Hedmark, Postboks 4034, 2306 HAMAR Saksopplysninger: Det vises til søknad om fradeling av en bebygd parsell til boligformål fra eiendommen gnr.7 bnr.19. Den omsøkte parsellen er tunet på eiendommen Steimosteen.

13 Side 2 av 4 vedlegg Det er nå ønskelig å selge tunet på Steimosteen med noe omkringliggende areal, da søkeren ikke har noe behov for dette tunet i sitt driftsopplegg på landbrukseiendommen gnr. 23 bnr. 30 m.fl., som dette er en del av. På tunet står det et lite bolighus, et stabbur og to eldre driftsbygninger. Størrelsen på den omsøkte parsellen er oppgitt til 10 dekar. Arronderinga på parsellen er noe spesiell, fordi selger ønsker å ta med både deler av skogen vest for tunet, og noe dyrka jord sør for tunet. Tunet på Steimosteen ligger like nord for Steimokrysset, like inntil RV 3, og adkomstvegen tar av fra FV 29 like ved Steimokrysset, og går videre nordover parallelt med RV3 og fram til tunet. Det er i underkant av 3 km. til Alvdal sentrum, med butikker, skole m.m. Det er gangog sykkelveiforbindelse inn til sentrum. Steimoegga idrettsanlegg ligger få meter fra tunet. Planstatus: Omsøkte parsell ligger i et område som i følge nåværende kommuneplan for Alvdal, er et LNF-område, dvs. områder der fradeling og bygging til annet formål enn landbruk ikke er tillatt. Egga vest for bebyggelsen ligger i hensynssone H550- hensyn landskap. Søknaden om deling gjelder ikke etablering av ny bebyggelse, men innebærer fradeling til annet formål enn landbruk. Dette gjør at det er nødvendig med dispensasjon fra gjeldende kommuneplan. Ved jordlovsbehandlingen av søknaden - fattet Avdal kommune i sak nr. 15/491, følgende vedtak: 1. Alvdal kommune, rådmannen, gir Per Jørgen Murud tillatelse til fradeling av det bebygde tunet på eiendommen Steimosteen, gnr. 7 bnr. 19, til sammen inntil 5,7 dekar, fra driftsenheten, gnr. 23 bnr. 30 i Alvdal. 2. Det er et vilkår for delingen at tunet på den fraskilte parsellen benyttes til boligformål.

14 Side 3 av 4 3. Det er videre et vilkår for delingen at den fradelte parsellen selges uten rettigheter. 4. Vedtaket er fattet med hjemmel i jordloven 9 og 12 og begrunnes med at delingen ivaretar hensynet til vern av arealressursene. vedlegg Saksvurdering: Fradeling og omdisponering av gardstun til boligformål krever dispensasjon fra gjeldende kommuneplan. Deling som omsøkt, forutsetter formålsendring i forhold til planstatus. Søknad om dispensasjon skal begrunnes. Det kreves at hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra ikke blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må det foretas en interesseavveining, der fordelene ved tiltaket må vurderes opp mot ulempene. I bruksrasjonaliseringssaker har kommunen, ved behandling etter plan- og bygningsloven, som praksis lagt vesentlig vekt på den landbruksfaglige vurderingen. Hvor landbruksmyndigheten har sett rasjonaliseringen som styrking av landbruket i området og at det foreligger samfunnsnytte av betydning, har vært grunnlag for å kunne gi dispensasjon fra gjeldende planstatus. Denne praksisen er også i tråd med fylkesmannens/fylkeskommunens veileder for dispensasjonspraksis. Et fradelt gardstun med denne beliggenheten kan være en attraktiv eiendom, bla. med nærhet til idrettsanlegg m.m. Den omsøkte boligtomta blir liggende i et område med aktiv jordbruksdrift. Dette kan erfaringsvis medføre driftsmessige ulemper for landbruksdrifta, som i neste omgang kan føre til konfliktsituasjoner med påfølgende restriksjoner på bruken og drifta av jordbruks-arealene. Dette er forhold som taler mot deling. Den aktuelle omsøkte fradelingen, som gjelder eksisterende bebyggelse, vil neppe påvirke framtidige driftsforhold på omkringliggende areal i nevneverdig grad i forhold til dagens situasjon. Dette betyr at påregnelige ulemper sannsynligvis ikke bør tillegges avgjørende vekt. Dette er forhold som taler for deling. Gardstunets avstand til sentrum kan anses som sykkelavstand, men ikke gangavstand. Det er gang- og sykkelvei i sin helhet fra Steimokrysset til Alvdal sentrum. Ut fra en helhetsvurdering mener rådmannen at det i denne saken foreligger en overvekt av hensyn som taler for fradeling som omsøkt. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Delingen skal også vurderes i henhold til naturmangfoldloven Delingssaken vil ikke medføre ny aktivitet på eller omdisponering av arealene utover de arealene som innlemmes i bolig- og fritidseiendom. Ved delingen vil landbruksdrifta på jord og skog fortsette som i dag, med de driftsformer og teknikker som er vanlige i dagens landbruk. Den omsøkte delingen vil derfor neppe føre til negative konsekvenser for bærekraftig utvikling av klima og miljø. Innstilling:

15 Side 4 av 4 1. I medhold av plan- og bygningslovens 20-1, pkt. m, gis det tillatelse til fradeling av inntil 5,7 dekar stor parsell med påstående gardsbebyggelse til boligformål fra eiendommen gnr.7, bnr.19 i Alvdal. 2. Fradelt parsell med gardsbebyggelse, må sikres atkomst iht. plan- og bygningslovens Det vises også til lovens 27-1 og 27-2 mht. vannforsyning og avløp. 3. Det gis dispensasjon fra kommuneplanens arealdel i samsvar med plan- og bygningslovens 19-2, mht. formålsendring av gardstunet til boligformål. Det er et vilkår for dispensasjonen at vilkårene i jordlovsvedtaket følges opp. vedlegg Fast utvalg for plansaker behandlet saken i møte : Mona Murud ba om vurdering av sin habilitet. Hun fratrådte under habilitetsvurderingen. Hun ble funnet inhabil. Audun Eggset trådte inn som settevaraordfører. Kristian Hansæl trådte inn som vara i saken. Innstillingen enstemmig vedtatt Vedtak 1. I medhold av plan- og bygningslovens 20-1, pkt. m, gis det tillatelse til fradeling av inntil 5,7 dekar stor parsell med påstående gardsbebyggelse til boligformål fra eiendommen gnr.7, bnr.19 i Alvdal. 2. Fradelt parsell med gardsbebyggelse, må sikres atkomst iht. plan- og bygningslovens Det vises også til lovens 27-1 og 27-2 mht. vannforsyning og avløp. 3. Det gis dispensasjon fra kommuneplanens arealdel i samsvar med plan- og bygningslovens 19-2, mht. formålsendring av gardstunet til boligformål. Det er et vilkår for dispensasjonen at vilkårene i jordlovsvedtaket følges opp.

16

17

18

19

20

21

22 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/16 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Orienteringssak 1 Årsregnskap og årsrapport skatt 2015: Kontrollutvalget har fått oversendt årsregnskap og årsrapport fra skatteoppkreveren i Alvdal kommune. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 23/2016

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/16 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 24/2016