Styresak Godkjenning og signering av protokoller - v.2.pdf BANKID_MOBILE BANKID_MOBILE BANKID BANKID_MOBILE BANKID_MOBILE BANKID_MOBILE BANKID

Transkript

1 Styresak Godkjenning og signering av protokoller - v.2.pdf Signers: Name Method Date Skjærstad, Mari Trønnblom Bye, Magne Andreas Buaas EVA NYGREN Giske, Eli Marie Prytz, Gry Helle Dalen, Dag Morten Nikolaisen, Harald V BANKID BANKID : : : : : : :44 This document package contains: - Front page (this page) - The original document(s) - The electronic signatures. These are not visible in the document, but are electronically integrated. the signed document follows on the next page >

2 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I NYE VEIER AS TID: 16. oktober 2018 kl. 10:00 16:00 STED: Nye Veiers kontorer Hamar, Vangsveien 73 DELTAGELSE: Tilstede fra styret: Harald V. Nikolaisen, Eli Giske, Dag M. Dalen (Skype), Eva Nygren, Mari Skjærstad, Magne Andreas Buaas Bye og Vivien Rennel Aagre Forfall: Gry Helle Prytz og administrerende direktør Ingrid Dahl Hovland. Tilstede fra administrasjonen: Direktør for økonomi, finans og virksomhetsstyring Nils Ravnaas (sekretær) og Direktør for teknologi og utbygging Anette Aanesland. Prosjektdirektør for E6 Innlandet Magne Ramlo var tilstede under styresakene 76/18-79/18. Direktør for plan og samfunnskontakt Finn Aasmund Hobbesland var tilstede under styresak 86/18. Direktør for HMSK og samfunnsansvar Sigrid Hansen Tangen var på Skype under styresak 78/18. Disiplinleder prosjektering for E6 Innlandet Harald Monsen var tilstede under styresak 79/18. Leder for prosesskvalitet/lean Ole Holte Sandvik var på Skype under styresakene 82/18 og 84/18. Fagansvarlig for drift og vedlikehold Tor Alf Høye var på Skype under styresak 85/18. AGENDA Sak Sak Sakstype Ansvarlig Kjøreplan Nr. 76/18 Godkjenning av innkalling og agenda Beslutning HVN 09:00 09:05 77/18 Godkjenning og signering av protokoller Beslutning HVN 09:05 09:10 78/18 HMS og Samfunnsansvar Orientering IDH 09:10 09:30 79/18 Prosjektrapportering - Gjennomgang E6 Innlandet - Presentasjon av BIM på Arnkvern - Moelv Orientering ØM / IDH 09:30 10:15 80/18 Økonomirapportering Orientering NR 10:15 10:30 81/18 Plan for ekstern revisjon Beslutning NR 10:30 10:45

3 82/18 Interevisjonens gjennomgang inkl årsplan Beslutning SHT 10:45 11:00 83/18 Styrets årsplan Beslutning HVN 11:00 11:15 84/18 Styringsdokumenter: Policy for virksomhetsstyring og Policy for HMS og Samfunnsansvar Beslutning IDH 11:15 11:30 Lunch 11:30 12:00 85/18 Drift og vedlikehold Orientering AA 12:00 12:30 86/18 NTP arbeidet Orientering FAH 12:30 13:15 87/18 Orientering fra administrerende direktør Orientering IDH 13:15 13:30 88/18 Orientering fra underutvalg Orientering HVN / EG 13:30 13:35 89/18 Plan for styremøter 2018 og inkludert oppfølging av restanseliste Beslutning HVN 13:35 13:40 90/18 Eventuelt 13:40 13:50 91/18 Styrets egen tid 13:50 14:00 Befaring på anlegget ØM 14:00 16:00 76/18- Godkjenning av innkalling og agenda Gjennomgang av møtet med eier ble tatt opp under eventuelt. Innkalling og agenda ble godkjent. 77/18- Godkjenning og signering av protokoller Protokoll fra styremøtet ble godkjent. 78/18 HMS og samfunnsansvar Styret fikk en oppdatering på HMS-statistikk i prosjektene og totalt for selskapet, og konkrete hendelser ble gjennomgått.

4 Styret delers administrasjonens tilbakemelding på at sikkerhetstilstanden på Tvedestrand Arendal må forbedres. Styret ba administrasjonen komme tilbake med konkrete tiltak. Kommentarer fra styret tas med i videre arbeid. 79/18 Prosjektrapportering Styret fikk en oppdatering fra utbyggingsområdene med spesielt fokus på prosjektene som er under utbygging. Styret fikk en presentasjon av BIM i prosjektet Kolomoen Moelv. Kommentarer fra styret tas med i videre arbeid. 80/18 Økonomirapportering Styret fikk en oppdatering på resultat-, likviditet- og risiko utvikling per august /18 Plan for ekstern revisjon Årsplan for ekstern revisor var drøftet i selskapets revisjonsutvalg og deretter oppsummert i styremøtet. Styret vedtok årsplanen til ekstern revisor. 82/18 Internrevisjonens gjennomgang inkl årsplan Internrevisjonens gjennomgang inkl årsplan var drøftet i selskapets revisjonsutvalg og deretter oppsummert i styremøtet. Styret vedtok plan for internrevisjon. Styret godkjente konkurransegrunnlaget for anskaffelse av ny avtale på intern revisjon. Styret tok redegjørelsen fra utførte revisjoner til orientering. 83/18 Styrets årsplan

5 Styret vedtok datoer for 5 styremøter i Administrasjonen koordinerer innspill fra styremedlemmene ift aktuelle styredatoer for 2019 og sender et endelig forslag til styret. 84/18 Styringsdokumenter: Policy for virksomhetsstyring og Policy for HMS og Samfunnsansvar Styret vedtok policy for virksomhetsstyring og policy for HMS og samfunnsansvar 85/18 Drift og vedlikehold Unntatt offentlighet, jf offentleglova 23 første ledd 86/18 NTP arbeidet Styret fikk en oppdatering på selskapets deltakelse i NTP-arbeidet og porteføljevurderinger. Styret ba om en orientering om finansiering til neste styremøte. 87/18 Orientering fra administrerende direktør Styret fikk en orientering om andre aktuelle saker Vedtak; 88/18 Orientering fra underutvalg Leder for kompensasjonsutvalget gav en oppsummering av møtet i kompensasjonsutvalget Vedtak; 89/18 Plan for styremøter inkludert oppfølging av restanseliste Ingen endringer ble foreslått 90/18 Eventuelt Styret fikk en oppsummering fra møtet med eier

6 91/18 Styrets egen tid Styret oppsummerte møtet med og uten administrasjonen til stede Neste styremøte avholdes 14. oktober på Gardermoen Harald V Nikolaisen Eli Giske Mari Skjærstad Dag M Dalen Eva Nygren Gry Helle Prytz Magne A. Buaas Bye