Virksomhetsstatus for Sunnaas sykehus HF Rapportpakke I levert

Transkript

1 Virksomhetsstatus for Sunnaas sykehus HF Rapportpakke I levert

2 Adm.dir. vurdering av foretaket Gjennom 2017 har Sunnaas sykehus HF levert stabilt og godt i henhold til bestillingen i oppdragsdokumentet. Spesielt positivt i 2017: Antall polikliniske konsultasjoner, innleggelser og antall DRG både på poliklinikk og heldøgn er omtrent som budsjettert Økonomisk resultat er 14,7 millioner bedre enn budsjett Høy aktivitet innenfor forsknings- og innovasjonsfeltet Foretaket har hatt god kontroll på bruk av månedsverk Prioriterte aktiviteter inn i 2018: Avklare utfordringer knyttet til videre drift av «raskere tilbake» etter Prosess med regional utviklingsplan for Rehabiliteringsfeltet i HSØ. Aktiv bidragsyter i arbeidet med en mer optimal finansieringsmodell for aktiviteten i Sunnaas sykehus ( HSØ - initiert) Ivareta og videreutvikle SunHF s 5 bærebjelker (Klinikk Forskning Samhandling Innovasjon Internasjonale aktivitet) i hht. foretakets vedtatte strategier. Avklare Sunnaas sykehus HFs rolle i forhold til Samhandlingsreformen og samhandling med primærhelsetjenesten Videre utvikling av Regional kompetansetjeneste rehabilitering Implementering av Strategi Sun HF 2030 vedtatt av styret Standardiseringsprosjektet regional EPJ ( elektronisk pasientjournal) Økt satsing på IKT og digitaliseringen av foretaket 2

3 Nr. Hovedmål Mål Utvikling Status 1 Ventetiden er redusert Pasienten opplever ikke fristbrudd. Under 65 dager HiÅ 55 dager 2 Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. 3 Pasienten får timeavtale sammen med svar på vurdert henvisning «direkte time» Et feilregistrert fristbrudd i juni og oktober 6,0 % 4,0 % 0 % fristbrudd Under 3 % 2,0 % ,0 % 3,5 % 100 % 100% Resultat hentes 90% 80% 70% 60% Feb Mai Sep Nov ut hver 15. i mnd. 4 Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. 100 % 70% 60% 50% 40% % 5 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Balanse 20,0 15,0 10,0 5,0 0, Resultat er 35,7 mill. som gir et positivt avvik på 14,7 mill. Virksomhetsstatus for desember Rapportpakke I 3

4 Dager Gjennomsnittlig ventetid avviklede pr mnd Mål HiÅ HiÅ HiÅ HSØ HiÅ Ventetid i desember var 55 dager. HiÅ er ventetid for avviklede 55 dager. Ventetiden varierer fra avdeling til avdeling. Primærpasienten blir prioritert. Det er enkelte rehabiliteringsprogram som har lang ventetid og det jobbes med å øke tilbudet til disse gruppene. Tiltak for å møte dette er opplæring av personell og omdisponering av senger. Definisjon av indikatoren og rapportering Ventetider skal være basert på NPR-data og NPR-definisjoner og gitte krav om rapportering fra HOD. Antall, gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter (med/uten rett) i spesialisthelsetjenesten. 4

5 Prosent "Timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning" 100% 95% 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 2017 pr mnd 94% 77% 100% 95% 96% 93% 63% 67% 88% 87% 90% 97% 2017 Mål 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2017 HiÅ 94% 83% 89% 90% 91% 91% 89% 88% 88% 88% 89% 89% 2016 HiÅ 83% 82% 82% 82% 79% 80% 80% 80% 78% 77% 76% 76% 2017 HSØ HiÅ 78% 81% 81% 81% 81% 80% 80% 80% 80% 80% 80% 80% Helse Sør Øst RHF har utarbeidet ny definisjonskatalog på denne parameteren. Foretaket gjennomgår interne retningslinjer for å sikre at registreringer i pasientsystemet er i henhold til ny definisjonskatalog. Resultat hittil i år er 89 % og for desember 97 %. Tiltak: Redusere vurderingstid av mottatte henvisninger Gjennomgang av arbeidsflyt Utarbeide retningslinjer for pasienter som overføres direkte fra akuttsykehus Effekt av tiltak: Andel pasienter som får timeavtale ved bekreftelse på mottatt henvisning øker i Parameteren tas ut etter 15. i måneden etter og leveres derfor med en måned forsinkelse. Definisjon av indikatoren Andel pasienter som får timeavtale innen 10 virkedager (14 løpedager) etter at henvisning er mottatt. Ekskludert- interne henvisninger, kontrollhenvisninger, frist for start helsehjelp er satt til over 4 mnd og henvisninger vurdert annet sykehus. 5

6 Antall Åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Mål Åpne dok Åpne dok Foretaket har for mange åpne dokumenter. Journalutvalget har hatt en gjennomgang av åpne dokumenter og i 2018 vil rapporten bli korrigert for dette. Tiltak: o Det lages en «lukking av åpne dokumenter» kampanje o Opplæring i DIPS o Holdningsskapende arbeid o Avdelingsledere og enhetsledere bruker oversiktsliste over personer som har åpne dokumenter o Individuell oppfølging av ansatte som har 10 eller flere åpne dokumenter Effekt av tiltak: Antall åpne dokumenter er redusert Definisjon av indikatoren Antall dokumenter som er mer enn 14 dager gammel 6

7 Prosent 100% Epikrisetid 90% 80% 70% 60% 50% 2017 pr mnd 71% 59% 76% 82% 67% 95% 94% 81% 85% 78% 79% 78% 2017 Mål 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2017 HiÅ 71% 65% 70% 72% 71% 75% 76% 77% 78% 78% 78% 78% 2016 HiÅ 77% 77% 80% 80% 78% 76% 77% 78% 76% 75% 74% 73% Nasjonalt mål er at alle epikriser skal sendes innen 7 dager. I 2017 er andel epikriser sendt innen 7 dager på 78,1 %. Det var en positiv utvikling gjennom hele året. Utfordringsbilde høsten 2017 er for avdelinger med stor turnover og høyt sykefravær blant sekretærene. Tiltak: Kartlegge hvilke leger som ikke skriver epikriser innen fristen Følge opp de legene som ikke leverer innen fristen Overvåke restanseliste for å monitorere hvilke dokumenter som ligger for godkjenning og hvem som har ansvar for dem Sekretærene etterspør og purrer opp på legene. Jobber med å ansette leger i de vakante overlegestillingene Mange nye LIS leger som krever at overlegene får flere nye oppgaver blant annet følge opp epikriser Effekt av tiltak: Andel epikriser sendt innen 7 dager øker i 2018 sett mot Definisjon av indikatoren Andel epikriser som er skrevet og utsendt innen 7 dager etter utskrivningsdato FOR nr 1385: Forskrift om pasientjournal 9 med kommentarer. 7

8 Prosent Beleggsprosent 100% 95% 90% 85% 80% 2017 pr mnd 94% 94% 96% 92% 93% 94% 116% 88% 91% 95% 93% 96% 2017 Mål 92% 92% 92% 92% 92% 92% 92% 92% 92% 92% 92% 92% 2017 HiÅ 94% 94% 95% 94% 94% 94% 96% 94% 93% 95% 94% 94% 2016 HiÅ 96% 93% 93% 94% 93% 94% 93% 93% 93% 93% 93% 92% Beleggsprosent er over budsjettert. Definisjon av indikatoren Andelen av døgnplassene som er i bruk på en gjennomsnittlig dag. Beleggsprosenten (SSB-definisjon) beregnes med formelen Liggedager/Sengedøgn. Denne definisjonen på beleggsprosent brukes for nasjonal sammenligning. 8

9 Liggedøgn Liggedøgn er tilnærmet som budsjettert (- 70 dager). Det er 602 flere liggedøgn i 2017 enn i Definisjon av indikatoren Liggedøgn måler hvor mange døgn det har ligget pasienter i sengene i en periode. Den gir et litt annet bilde enn DRG, som først slår ut når pasientene utskrives. 9

10 Antall DRG DRG heldøgn Budsjett pr mnd pr mnd pr mnd Resultatet HiÅ 2017 er 13 DRG under budsjettert, totalt for heldøgn både «egne» og «gjester». Antall DRG er over resultatet for Det er et positivt avvik på «gjestepasienter» mens «sørge for» har et tilsvarende negativt avvik. Iverksatte tiltak som videreføres for å opprettholde gode aktivitetsresultat: Overbooking. Erfaringer viser at en del pasienter ikke møter eller avbestiller på kort varsel. Fokus på liggetid på enkelte behandlingsprogram. God kontroll pasientlogistikk Ringeliste med pasienter som kan komme på kort varsel. 10

11 Antall konsultasjone Poliklinikk, antall konsultasjoner Budsjett pr mnd pr mnd pr mnd Foretaket har en aktivitet som er godt over det budsjetterte i antall konsultasjoner. Antall polikliniske DRG er noe under budsjett. 11

12 Antall dager Gj.sn. Vurderingstid primærhenvisninger 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3, Pr mnd 4,5 4,1 3,9 5,5 5,6 4,0 5,8 6,5 6,4 5,4 4,5 5,9 Mål 10 virkedager er 14 dager HiÅ 4,5 4,3 4,1 4,4 4,7 4,6 4,7 4,9 5,2 5,1 5,0 5, HiÅ 5,0 4,7 5,1 5,1 5,0 5,1 4,9 4,8 4,8 4,8 4,8 5,0 Et team med leger og sykepleiere gjennomgår og fordeler henvisningene. Disse personene har fått spesiell opplæring i oppgaven. Foretaket bruker i gjennomsnitt 5,1 dager på vurdering av eksterne primærhenvisninger. 95 % av henvisningene blir vurdert innen 10 virkedager. Foretaket ønsker å redusere vurderingstiden da dette er avgjørende for at pasienter får timeavtale som måles ved at pasienten har fått time i løpet av 10 virkedager (14 kalenderdager) fra mottatt henvisning. Definisjon av indikatoren Gjennomsnittlig tid i dager fra mottak av eksterne primærhenvisning til henvisningen er ferdig vurdert. 12

13 Antall Status brudd på Arbeidsmiljøloven Sunnaas sykehus HF har fortløpende fokus på AML-brudd og tar ut månedlige rapporter på antall brudd. Antall AML brudd økte i mai og juni grunnet økt bruk av overtid som forklares med høyt sykefravær kombinert med tungt belegg, men det gikk noe ned igjen i juli. I August er det igjen en øking, og dette er i hovedsak brudd på aml timer pr uke, pr. 4 uker og pr år og skyldes blant annet at noen ansatte har nådd årsgrensen for overtidstimer. Det vurderes om det kan inngås avtaler om unntak på individnivå. Fra august har antall brudd gått ned, men måltallet ble passert. Det er en betydelig nedgang i antall brudd i november. Målet på 30 % reduksjon av antall brudd ble ikke nådd. Resultat endte med en reduksjon på om lag 12 %. Følgende tiltak vil fortsette i 2018 ved Sunnaas sykehus HF: AML rapporteres i ledelsens gjennomgang og inngår i månedlige rapporter ved Sunnaas sykehus HF. AML-rapporten gjennomgås i månedlige bemanningsmøter med alle kliniske enheter og HR rådgivere. Egen turnusgruppe er opprettet som jobber blant annet med målet om at alle arbeidsplaner skal stemme med bemanningsplaner. Ingen brudd i arbeidsplaner pr. dags dato. Planlagte brudd fra daglig drift mer enn en uke frem i tid skal elimineres Brudd på arbeidsmiljøloven pr mnd HiÅ Mål HiÅ HiÅ Definisjon av indikatoren I brudd AML inngår antall søndager på rad, brudd på ukefri, brudd på antall timer overtid pr uke, brudd på antall timer overtid pr 4 uker og brudd på planlagte timer i arbeidsplan. 13

14 Antall månedsverk Månedsverk pr. mnd Brutto Mål brutto pr mnd Netto pr. mnd Netto pr. mnd Mål gj.sn.hiå 2017 Brutto gj.sn. HiÅ Brutto gj.sn. HiÅ Brutto Brutto månedsverk var høyt ved inngangen av året og det ble iverksatt tiltak for å redusere bruken av variabellønn. Effekten av dette kom i februar og har holdt seg stabil. Reduksjonen i månedsverk er i hovedsak variabellønn mens faste månedsverk holder seg stabilt. Antall månedsverk er høyere i sommermånedene pga. ferievikarer. Dette er budsjettert. Brutto månedsverk for 2017 ligger litt under måltallet (3 månedsverk) Tiltak gjennom 2017 Det er opprettet et ansettelsesutvalg som skal godkjenne alle stillinger før rekrutteringsprosess kan iverksettes Økt kontroll på all bruk av variabel lønn og overtid. Det leies som hovedregel ikke inn dagvakter på hverdager Følge tiltaksplan for reduksjon av sykefravær (se tiltaksplan LGG) Redusere antall ikke finansierte månedsverk benyttet til forskning Hver enkelt enhet utarbeider egne tiltaksplaner for reduksjon av månedsverk 2017 Definisjon av indikatoren Brutto månedsverk: All arbeidstid som er utbetalt omgjort til månedsverk. Alle som har mottatt lønn ligger inne i dette tallet. Netto månedsverk: Arbeidstid omgjort til månedsverk på ansatte som er på jobb. Minus alt fravær. 14

15 Prosent Sykefravær 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % 2017 sykefravær pr mnd 9,1 % 9,6 % 7,9 % 8,7 % 9,0 % 9,0 % 9,4 % 7,1 % 7,2 % 7,5 % 7,0 % 6,7 % 2017 pr mnd langtid 6,3 % 7,3 % 6,1 % 6,8 % 7,3 % 7,1 % 7,5 % 5,2 % 5,1 % 5,3 % 4,6 % 4,1 % 2017 pr mnd korttid 2,9 % 2,3 % 1,8 % 1,9 % 1,7 % 1,9 % 1,9 % 1,9 % 2,1 % 2,2 % 2,4 % 2,5 % 2017 Mål 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 2017 HiÅ Totalt 9,1 % 9,3 % 8,8 % 8,8 % 8,8 % 8,9 % 8,9 % 8,7 % 8,5 % 8,4 % 8,3 % 8,2 % 2016 HiÅ Totalt 8,0 % 8,3 % 7,7 % 7,5 % 7,2 % 7,0 % 7,1 % 7,1 % 7,0 % 7,0 % 7,1 % 7,2 % 2016 pr mnd langtid 5,7 % 6,2 % 5,0 % 4,8 % 4,6 % 4,4 % 6,3 % 4,9 % 4,9 % 5,6 % 5,2 % 5,6 % HSØ HiÅ % 8,1 % 8,1 % 7,9 % 7,7 % 7,6 % 7,4 % 7,4 % 7,3 % 7,3 % 7,3 % 7,4 % Sykefraværet har vært høyt fra 2016 og gjennom hele første halvår i I august gikk langtidssykefraværet ned og det har holdt seg der i september og oktober. Sykefraværet i desember var 6,7 %. Langtidssykefraværet har gått ned gjennom hele høsten og sykefraværsdagsverkene i desember er lavere enn i 2015 og Korttidssykefraværet har økt noe i høst, noe som trolig skyldes normale sesongvariasjoner. Resultatet for 2017 er 8,2 %. Sykefraværet har gjennom hele året blitt overvåket nøye og det har vært arbeidet kontinuerlig med tiltaksplanen for å redusere sykefraværet. BHT, tillitsvalgte og verneombud har vært involvert. Definisjon av indikatoren Fravær som meldes inn tilbake i tid vil påvirke tallene som er rapportert tidligere. Det vil si at bildet viser siste oppdaterte tall. Sykefraværsprosent: sykefraværsdagsverk delt på mulige dagsverk netto. Korttidssykefraværet viser fravær på mellom 0-16 dager. Langtidsfraværet viser over 16 dager. 15

16 Kr i millioner 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 - Resultat 2017 Avvik res - bud 1,6 3,4 9,6 9,0 9,8 10,9 14,2 16,8 17,1 17,3 18,5 14, Resultat HiÅ 3,4 6,9 14,8 16,0 18,5 21,4 26,5 30,8 32,8 34,8 37,8 35, Budsjett HiÅ 1,7 3,5 5,2 7,0 8,7 10,5 12,2 14,0 15,7 17,5 19,2 21, Resultat HiÅ 4,6 7,6 7,7 8,9 12,3 23,2 23,2 24,7 27,8 26,3 26,1 26,7 Foretaket har et resultat 35,7 mill. mot et budsjett på 21 mill. noe som gir et positivt avvik på 14,7 millioner. 16

17 Avviksanalyse Avvik des Avviksårsak pr. desember Avvik i 1000 kr Pasientinntekter Underforbruk lønn Lavere lønnsoppgjør Varekost knyttet til pas.akt. 724 Andre driftskostnader -156 Renhold Annen inntekt Sum fra drift Oppløste reserver Ekstraordinært vedlikehold bygg Strøm og vann fra tidligere år Finans og avskrivninger Annet utenom drift 745 Sum annet Totalt avvik Tabellen over viser at over halvparten av det positive resultatet forklares ved forhold som ikke kommer fra drift. Foretaket har vært heldige og har ikke hatt uforutsette hendelser som har medført bruk av oppløste reserver. I budsjettprosessen 2017 var det mange oppgaver og prosjekter som ble nedprioritert for å klare plan om kostnadsreduksjon på 15 millioner, en del av disse er gjenopptatt 2. halvår, av samme årsak. Foretaket besluttet tidlig i året å benytte reserver til et omfattende vedlikehold av vinduer og noe oppgradering av treningssaler. Dette er årsaken til det negative avviket på 3,5 millioner på vedlikehold bygg. Fra drift ser vi at underforbruk lønn står for en stor del av avviket. Foretaket budsjetterte med en reduksjon av lønn og vi ser at lønn er ytterligere redusert. Pasientinntektene er over budsjett til tross for at foretaket har ført en avsetning på minus 2 millioner for avregning ISF 2016 som foretaket ikke er enig i. Klage på dette er sendt til Helsedirektoratet av HSØ RHF på vegne av oss. Renhold har et overforbruk. Årsaken er stramt budsjett og flere utskrivelser som krever en høyere renholdsfrekvens og endring av funksjon på rom som krever større renholdsfrekvens. 17

18 18

19 Balanse Balanserapport Pr Tall i tusen kr Faktisk % av Tot.kap Sum immatrielle eiendeler 73 0 % Tomter, bygninger og annen fast eien Medisinskteknisk utstyr, Inventar, tra Anlegg under utførelse 180 Sum varige driftsmidler % Andre finansielle anleggsmidler Pensjonsmidler Sum finansielle anleggsmidler % Varer 553 Fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler % SUM EIENDELER % Sum Egenkapital % Sum avsetninger for forpliktelser % Sum annen langsiktig gjeld % Sum kortsiktig gjeld % SUM EGENKAPITAL OG GJELD % Foretakets likviditetsutvikling er bedre enn budsjett. Årsaken er gode driftsresultater og forsinkelser i investeringer. Foretaket har investert 5 millioner mindre enn budsjettert i Det var store etterslep i investeringer fra 2016 og stort ordinært budsjett i 2017, særlig på bygg. Langt sykefravær på eiendomssjefen gjorde det vanskelig å gjennomføre alle planer. Et par prosjekt på bygg er blir ført som vedlikeholdskostnader og ikke investering (i tråd med gjeldende regnskapsforskrift). Etterslep av investeringer i størrelsesorden av 3 mill. vil bli gjennomført i 2018 (ligger i budsjettet 2018). Investeringer Innrapportering av investeringer pr Desember 2017 Avvik Faktisk Budsjett 2017 Fak. og Bud. Hittil Hittil Hittil I1000 (Totale investeringer) I1100 (Bygg og anlegg) I1110 (Bygg og anlegg) I1120 (Tomt, bolig, kunst) I1130 (AUU-Bygg) I1140 (Aktivering av AUU-Bygg: Fort I1200 (IKT) I1210 (IKT & EDB) I1220 (Immatrielle eiendeler) I1230 (AUU-IKT) I1240 (Aktivering av AUU-IKT: Forteg I1300 (MTU) I1310 (Medisinsk teknisk utstyr) I1330 (AUU-MTU) I1340 (Aktivering av AUU-MTU: Forte I1400 (Andre) I1410 (Andre) I1430 (AUU-Andre) I1440 (Aktivering av AUU-Andre: For

20 Analyse av ledelsesrapporten HSØ pr Virksomhetsstatus for desember Rapportpakke I 20