Saksliste Møteinnkalling 2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 3 Møteprotokoll Saker til behandling 7/17 Valg av

Transkript

1 Meeting Book: Temark Representantskapet ( ) Temark Representantskapet Date: T12:00:00 Location: Arendal, Clarion Hotel Tyholmen Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 3 Møteprotokoll Saker til behandling 7/17 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen 6 8/17 Budsjett for Temark for /17 Fordeling av kostnader mellom eierne i /17 Økonomiplan for Temark /17 Eventuelt

3 2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 17/ Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste : Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Arkivsakdok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Representantskapet er beslutningsdyktig. Representantskapet godkjenner innkallingen og sakslisten. Saksopplysninger: Beslutningsdyktighet Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Fra selskapsavtalen 8: «Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for...» 1

4 2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 17/ Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste : Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Deltakerens eierandel i selskapet i hht Selskapsavtalen 5 Innskuddsplikt og eierandel. Nr Eier: Telemark fylkeskommune Porsgrunn kommune Notodden kommune Siljan kommune Bamble kommune Kragerø kommune Drangedal kommune Nome kommune Bø kommune Sauherad kommune Tinn kommune Hjartdal kommune Seljord kommune Kviteseid kommune Nissedal kommune Fyresdal kommune Tokke kommune Vinje kommune Aust Agder fylkeskommune Risør kommune Grimstad kommune Arendal kommune Gjerstad kommune Vegårshei kommune Tvedestrand kommune Froland kommune Lillesand kommune Birkenes kommune Åmli kommune Vest Agder fylkeskommune Kristiansand kommune Vennesla kommune Songdalen kommune Søgne kommune Sum Innskudd kr: Eierandel %: 9,1 7,2 3,5 1,6 3,9 3,3 2,1 2,5 2,2 2,1 2,4 1,4 1,6 1,6 1,4 1,4 1,6 1,7 9, ,0 3,0 6,1 1,0 1,0 1,0 1,0 2,0 1,0 1,0 9, ,1 2,0 1,0 2,0 100,0 Møteinnkalling og saksliste Representantskapet skal godkjenne innkallingen og sakslisten, i hht. Selskapsavtalen 9. Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapets møte ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. 2

5 2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 17/ Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste : Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Representantskapets leder er Jone Blikra (Kragerø), og nestleder er Maiken Messel (AustAgder). 3

6 7/17 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen 17/ Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen : Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Arkivsakdok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Forslag til vedtak: Til å underskrive protokollen velges og Saksopplysninger: I henhold til selskapsavtalen 9 skal det velges to representanter til å signere protokollen sammen med møteleder. Representantene velges i begynnelsen av møtet. 1

7 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjett for Temark for 2018 Arkivsakdok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato Budsjett for Temark for 2018 Forslag fra styret: Årsbudsjett for 2018 på kr vedtas. Beløp til kostnadsfordeling mellom eierne for 2018 på kr vedtas. Styrets godtgjøring: det utbetales møtegodtgjørelse til styrets medlemmer etter lav sats i hht KS sitt reglement og det utbetales møtegodtgjørelse til styrets leder etter lav sats i hht KS sitt reglement med tillegg på 50%. Saksopplysninger: Det er kontrollutvalget i kommunene som skal legge fram forslag til budsjett for hele kontrollog tilsynsordningen i kommunen, inkludert rammen for sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag sendes kommunen som innarbeider dette i sitt budsjettforslag til kommunestyret/fylkestinget. Det er representantskapet som vedtar rammen for sekretariatets budsjett. Styret har som ansvar å fordele de forskjellige postene. Budsjettet er bygd opp etter beste skjønn, basert på erfaringer fra driften så langt. Det har fra 2014 vært flere justeringer både i kostnadsmodell og oversikt over faktisk kostnader som har medført justeringer. For 2018 er det ingen store justeringer. Styret mener at budsjettet som legges frem eter beste skjønn viser behovet sett i forhold til faktisk drift. I budsjettarbeidet for 2018 har styret stort sett lagt til grunn samme aktivitetsnivå som i Det vil si samme møtehyppighet i den enkelte kommune som i år, med unntak av Arendal, Grimstad og Åmli som har vedtatt et ekstra møte per år. Dette har påvirket rammen med ca kr for Vi har per i dag en fornuftig og bra kapasitet på 7 personer som utnyttes i 6,5 årsverk. Slik vil det også bli i Årsbudsjettet for 2018 vil ligge på 6,7 mill. I følge forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper skal representantskapet fastsette økonomiske rammer for selskapet, samt fastsette godtgjørelse for styremedlemmer. Det er derfor lagt inn et ekstra punkt i vedtaket om styrets godtgjørelse. 1

8 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjett for Temark for 2018 Representantskapet har tidligere vedtatt , sak 11/2014 at det utbetales møtegodtgjørelse til styrets medlemmer etter lav sats i hht KS sitt reglement og at det utbetales møtegodtgjørelse til møteleder etter lav sats i hht KS sitt reglement med tillegg 50%. Driften i økonomiperioden belaster ikke balansen. Oppsatt aktivitet går hvert år i balanse. Investeringsbudsjett Erfaringer fra tidligere er investeringsutgifter i forbindelse med KLP. Daglig leder er ikke kjent med at vi pådrar oss denne type utgifter i planperioden. BALANSEREGNSKAP Balanseregnskapet viser utvikling fra 2015 til Vedlegg: Forslag til budsjett

9 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 2018 Budsjett Økonomisk oversikt drift 2017 Budsjett 2016 Regnskap Driftsinntekter Overføringer med krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter og utbytte Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Netto driftsresultat

10 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbr. Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbr. Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk

11 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Budsjett 2018 Grp Art/Kon: 10 LØNN OG SOSIALE UTGIFTER LØNN OVERTIDSLØNN DIV. TREKKPL. UTBETALINGER Trekkpl. km.godtgjørelse TREKKPLIKTIG TELEFONGODTGJØRELSE Anordnet lønn Anordnet arbeidg. avgift Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste KLP andre ordn. KLP ARBEIDSGIVERDEL Klp reguleringspremie ANDRE KOLL ULYKKESFORSIKR/GRUPPELIV PREMIEAVVIK ARB.GIVERAVGIFT FOLKETRYGDEN AGA AV PREMIEAVVIK Sum grp. Art/Kon: 10 LØNN OG SOSIALE UTGIFTER Grp Art/Kon: 11 VARER/TJEN.INNGÅR I FYLKESK.TJENESTEP. KONTORUTSTYR UTGIFTSDEKNING ETTER BILAG/HOTELL ANDRE DRIFTSUTGIFTER TELEFONI OG DATABRUK MOTPOST REPRESENTASJON/MØTER KOMPETANSEHEVING/KURS Utlegg etter bilagovernatting utland mm. u/mva.komp. KOSTGODTGJØRELSE KJØREGODTGJØRELSE Anordnet reiseutgifter REISEUTGIFTER Budsjett 2017 Regnskap

12 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag IKKE LØNNSOPPG.PLIKTIG REISEUTG. 10 % MVA.KOMP Ikke oppg.pl. parkeringsutg. 25 % mva.komp. IKKE LØNNSOPPG.PL. REISEUTG. IKKE MVA GRUPPELIVSFORSIKRING HUSLEIE AVGIFTER, GEBYRER OG LISENSER KLPadm. tilskudd/honorar OUORDNINGEN I KS Grp. Art/Kon: 13 TJEN./VARERERSTATTER F.K.EGENPRODUKSJ KJØP AV REGNSKAPSTJ. TFK Sum grp. Art/Kon: 13 TJEN./VARERERSTATTER F.K.EGENPRODUKSJ Grp. Art/Kon: 14 OVERFØRINGER MERVERDIAVG. UTENFOR MVALOVEN Sum grp. Art/Kon: 14 OVERFØRINGER Sum grp. Art/Kon: 11 VARER/TJEN.INNGÅR I FYLKESK.TJENESTEP. Grp Grp Art/Kon: 12 VARER/TJEN SOM INNGÅRI F.K.EGENPROD REKVISITA, KOPIERING Datautstyr KJØP AV TJENESTER (REV. TJ. ETC) Sum grp. Art/Kon: 12 VARER/TJEN SOM INNGÅRI F.K.EGENPROD Art/Kon: 15 FINANSUTGIFTER OG FINANS.TRANS. RENTEUTGIFTER AVSETNING DISP.FOND OVERFØRING TIL INVESTERINGSREGNSKAPET REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK Sum grp. Art/Kon: 15 FINANSUTGIFTER OG FINANS.TRANS. Sum utgifter

13 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Grp Art/Kon: 17 REFUSJONER REF. SYKELØNN KOMPENSERBAR MVA PÅLØPT I DRIFTSREGNSK Refusjon fra fylkeskommuner Refusjon REF. FRA KS Ref. fra Telemark fylkeskommune ANNEN REF FRA PRIVATE Sum grp. Art/Kon: 17 REFUSJONER Grp. Art/Kon: 18 OVERFØRINGER OVERFØRINGER FRA EIERE ANNEN REF FRA KOMMUNER Sum grp. Art/Kon: 18 OVERFØRINGER Grp. Art/Kon: 19 FINANSINNT./FINANSIERINGSTRANSAKSJONER RENTEINNTEKTER BRUK AV TIDLIGERE ÅRS MINDREFORBRUK Sum grp. Art/Kon: 19 FINANSINNT./FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Sum inntekter

14 8/17 Budsjett for Temark for / Budsjett for Temark for 2018 : Balanseregnskap Balanseregnskap Regnskap 2016 Regnskap 2015 EIENDELER Anleggsmidler Herav: Aksjer og andeler Pensjonsmidler Omløpsmidler Herav: Kasse, postgiro, bankinnskudd SUM EIENDELER Disposisjonsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Kapitalkonto Langsiktig gjeld Herav: Pensjonsforpliktelser Kortsiktig gjeld Herav: Annen kortsiktig gjeld Kortsiktige fordringer Premieavvik EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Herav: Premieavvik SUM EGENKAPITAL OG GJELD

15 9/17 Fordeling av kostnader mellom eierne i / Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 : Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 Arkivsakdok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 Forslag til vedtak: Kostnadene fordelses for året 2018 som vist i saken, med totalt Saksopplysninger: Det er representantskapet som vedtar rammen for sekretariatets budsjett. Kostnadene fordeles mellom eierne etter vedtatt kostnadsfordelingsmodell. I denne modellen har i fastsatt følgende: Fastbeløp, kr for fylkeskommuner og kommuner over innbyggere. Eierandel (basert på folketall) Antall planlagte møter etter avtale Hvert element er vektlagt som følger: Fastbeløp Eierandel med 70% Antall møter med 30% Fordelingen vises på side 2 i saken. 1

16 9/17 Fordeling av kostnader mellom eierne i / Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 : Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 Kommune TFK %ØKNING 2,7 Porsgrunn ,6 Notodden ,2 Siljan ,6 Bamble ,3 Kragerø ,2 Drangedal ,6 Nome ,7 Bø ,7 Sauherad ,6 Tinn ,7 Hjartdal ,5 Seljord ,7 Kviteseid ,6 Nissedal ,6 Fyresdal ,6 Tokke ,6 Vinje ,7 AAFK ,7 Risør ,3 Grimstad ,9 Økning antall møter fra 6 til 7 Arendal ,5 Økning antall møter fra 7 til 8 Gjerstad ,5 Vegårshei ,5 Tvedestrand ,3 Froland ,3 Lillesand ,9 Birkenes ,3 Åmli ,7 VAF ,7 Kristiansand ,7 Vennesla , , , Songdalen Søgne SUM KRØKNING 2 Merknader Økning antall møter fra 4 til 5

17 10/17 Økonomiplan for Temark / Økonomiplan for Temark : Økonomiplan for Temark Arkivsakdok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato Økonomiplan for Temark Forslag til vedtak: Økonomiplanen for vedtas. Saksopplysninger: I følge lov om interkommunale selskaper 21, skal representantskapet ev gang i året vedta selskapets økonomiplan. Det står videre i bestemmelsen: Representantskapet skal en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Den skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver, herunder investeringsplaner og finansieringen av disse i denne perioden. I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. Pris og lønnsvekst Temark har i sine budsjettforutsetninger tatt utgangspunkt i Finansdepartementets anslag for pris og lønnsvekst. I de senere årene har det ligget i underkant av 3 %. Inntektene Representantskapet vil behandlet budsjettet for Temark for 2018 der det legges til grunn en justering på 3,1 % fra I kommende planperiode foreslår styret en økning på 3% for årene 2019, 2020 og Dette gir følgende oversikt: For økonomiplanperioden kan innteksrammen for Temark og kostnadsrammen for eierekommuene fremskrives som følger: Ramme Fordeling på kommuner

18 10/17 Økonomiplan for Temark / Økonomiplan for Temark : Økonomiplan for Temark Økonomiplanen legger som utgangspunkt opp til samme aktivitetsnivå som forutsatt i budsjettet for Det vil imidlertid komme noen endringer i 2019 og 2020 grunnet region og kommunesammenslåinger i området vårt. Sammenslåingene vil påvirke både eierfordeling og antall møter (rammen vår), men vi vet foreløpig ikke helt hvordan. Dette vil vi jobbe med i Det legges derfor inn defaltor på 3% som tidligere. Driften i økonomiperioden belaster ikke balansen. Oppsatt aktivitet går hvert år i balanse, 2

19 11/17 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsakdok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato Eventuelt