Sjukefråvær. Bø kommune 2015 ::

Transkript

1 Sjukefråvær Bø kommune 2015 ::

2 Forord er eit av dei største interkommunale revisjonsselskapa i landet. Alle dei 18 kommunane i Telemark, kommunane Larvik og Lardal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er eigarar av selskapet. Vi utfører revisjon og andre tenester for eigarane våre og andre kommunale/fylkeskommunale aktørar. utfører forvaltningsrevisjon innanfor dei fleste område, og med forskjellige innfallsvinklar. Våre tilsette har samfunnsfagleg, økonomisk og juridisk utdanning på mastergradsnivå, og har brei kompetanse innan offentleg forvaltning. Vi gjennomfører oppdraga i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av Geir Kastet Dahle, med Kirsti Torbjørnson som oppdragsansvarlig. Frå 2015 har vi eit fagleg og administrativt samarbeid med dei interkommunale revisjonsordningane Buskerud kommunerevisjon IKS, Vestfold kommunerevisjon og Sandefjord distriktsrevisjon. Bø kommune har fått følgjande rapportar om forvaltningsrevisjon sidan 2012: Offentleg innsyn og miljøinformasjon (2015) Gullbring Kulturanlegg AS (2013) Sosialadministrasjonen i NAV. Årsak til høge kostnader (2011/2012) Du kan finne alle rapportane våre på nettstaden vår der du også kan lese meir om forvaltningsrevisjon generelt. ii

3 Innhald Forord... ii Samandrag... iv Tilrådingar... vi 1 Innleiing Bestillinga frå kontrollutvalet Bakgrunn Problemstillingar og revisjonskriterium Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Sjukefråværsutvikling Oppsummering av sjukefråværsutviklinga Førebyggande sjukefråværsarbeid Revisjonskriterium Ansvar, oppgåver og mynde Mål for sjukefråværsarbeidet Risikovurdering og tiltak Langtidsfrisk Oppfølging av sjukmelde Kunnskap om oppfølging av sjukemelde Praksis for oppfølging av sjukemelde Utforming og bruk av oppfølgingsplanar Konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar Litteratur og kjeldereferansar Tabelloversikt Figuroversikt Vedlegg Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen Vedlegg 2: Revisjonskriterium I kva grad jobbar kommunen målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær? I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Vedlegg 4 Rettleiar for Langtidsfrisk Vedlegg 5 Rutinar og sjekkliste Foto framside: Cheryl Empey (freeimages.com) iii

4 Samandrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Bø i sak 7/15, og i sak 13/15, Vi har undersøkt følgjande problemstillingar: -I kva grad jobbar kommunen målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær? -I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Korleis førebygging og oppfølging har blitt følgt opp i praksis har blitt undersøkt ved følgjande avdelingar/einingar: Gullbring barnehage, Bø skule, Bø sjukeheim avdeling somatisk, Bø sjukeheim avdeling skjerma Teknisk eining område under teknisk sjef Førebygging av sjukefråvær Kommunen jobbar i stor grad målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær. Kommunen har oversikt over ansvar, oppgåver og mynde i sjukefråværsarbeidet og det er fastsett mål for sjukefråværsutviklinga både for heile kommunen og på avdelingsnivå. Vi meiner at kommunen burde ha gjennomført tiltak for å få meir kunnskap om kva som kan førebyggje sjukefråvær i kommunen. Kommunen har planlagt å gjennomføre medarbeidarundersøking våren Det blir gjennomført årlege arbeidsmiljøkartleggingar som dannar grunnlag for handlingsplanar, men det er ein risiko for at planarbeidet blir for retta mot fysiske tilhøve og i for liten grad tek opp psykososialt arbeidsmiljø og andre forhold som er relevante for å førebyggje sjukefråvær. Kommunen har vedtak på at administrasjonen skal nytte Langtidsfrisk som metode. Metoden blir i liten grad brukt. Det er gjennomført opplæring og laga rettleiingar som beskriv korleis metoden skal nyttast og i kva samanhengar metoden kan vera relevant, og dette verkar å vere kjent mellom leiarane. Øvste leiing har ikkje følgt opp forventningane om at metoden skal nyttast. iv

5 I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Kommunen har tilgjengelege rutinar for oppfølging av sjukmelde. Rutinane er i tråd med gjeldande lovverk, men kommunen har valt å vere strengare når det gjeld bruk av oppfølgingsplan. Kommunen har rutinar som sikrar at alle leirar får opplæring i bruk av rutinane. Rutinane verkar kjent blant leiarane. Kommunale dokument som kan nyttast i oppfølging av sjukmelde er ikkje oppdaterte. Vår undersøking syner at leiarane ikkje gjennomfører oppfølging av sjukmelde i tråd med rutinane. Det er i liten grad fylt ut oppfølgingsplanar og det er gjennomført færre dialogmøte l enn kva ein skulle forvente. Berre ein av dei leiarane vi har snakka med har hatt samtalar med tilsette som har hatt meir enn fire eigenmelde fråvær i løpet av siste år, sjølv om enkelte leiarar veit at dei har tilsette i denne kategorien. Vi har ikkje funne spor av dialog mellom leiar og sjukmelde frå perioden fram mot fire veker. Rutineskrivet for sjukefråværsoppfølging krev ikkje skriftleggjering før fire veker. Det er naturleg å tru at nokre av dei sjukefråværstilfella vi har gjennomgått, har vore av ein slik karakter at det har vore eller burde ha vore skriftleggjort dialog. Døme på slike samtalar kan vere fråvær som har med arbeidsmiljø/oppgåveutføring å gjere og sjukefråværssamtalar som fører til tilretteleggingar på arbeidsplassen. I følgje kommunens arkivrutinar skal all fråværsoppfølging som er skriftleggjort arkiverast i websak. Dette blir i liten grad gjennomført. Leiarane svarer generelt at dei i liten grad nyttar websak som datasystem. Alle dei ni oppfølgingsplanane vi har vurdert er riktig fylt ut, men to av dei er utarbeida etter fire vekers fristen. Kommunen har gjennom å lage ein mal for oppfølgingsplanar lagt til rette for at planar blir riktig fylt ut. v

6 Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør treffe tiltak for å sikre: at det er samsvar mellom kommunens føringar for bruk av Langtidsfrisk og den reelle bruken av verktøyet, at alle leiarar gjennomfører dei oppfølgingsaktivitetane dei skal gjere i forbindelse med sjukefråvær og at leiarar dokumentarar all skriftleggjort sjukefråværsoppfølging i Websak. Skien, vi

7 1 Innleiing 1.1 Bestillinga frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Bø i sak 7/15, I sak 13/15, har kontrollutvalet konkretisert kva for einingar forvaltningsrevisjonen skal fokusere på. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Bakgrunn Nivået på sjukefråvær i arbeidslivet har i fleire år vore gjenstand for stor merksemd både frå nasjonale og lokale myndigheiter, så vel som frå media. Sjukefråvær kan ha både individuelle, arbeidsplassrelaterte og samfunnsmessige årsaker, og vil som regel medføre ulemper og kostnader både for den enkelte arbeidstakar, for arbeidsplassen og for samfunnet. For arbeidsgivar vil et høgt sjukefråvær mellom anna gi auka utgiftar, i tillegg til auka risiko for redusert produktivitet og tenestekvalitet. Innsats for å redusere sjukefråvær er derfor gitt høg prioritet av myndigheitene og partane i arbeidslivet. 1.3 Problemstillingar og revisjonskriterium Rapporten handlar om følgjande problemstillingar: Korleis har sjukefråværsutviklinga vore i Bø? I kva grad jobbar kommunen målretta og systematisk med å førebygge sjukefråvær? I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Kontrollutvalet har valt ut fylgjande einingar for undersøking av førebyggande sjukefråværsarbeid og for korleis sjukmelde blir følgde opp: - Gullbring barnehage, 1

8 - Bø skule, - Bø sjukeheim - Teknisk eining Revisjonskriteria 1 i denne forvaltningsrevisjonen er henta frå arbeidsmiljølova, internkontrollforskrifta, intensjonsavtalen og samarbeidsavtalen om inkluderande arbeidsliv. Kriteria går fram under kvar problemstilling nedanfor, og er nærmare omtala i vedlegg 2 til rapporten. 1.4 Avgrensing Vi har avgrensa undersøkinga ved Bø sjukeheim til dei store avdelingane skjerma og somatisk avdeling. I teknisk eining har vi berre vurdert oppfølging av sjukmelde under teknisk sjef. 1.5 Metode og kvalitetssikring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle i perioden april september Oppdragsansvarleg er Kirsti Torbjørnson. For å vurdere korleis kommunen jobbar førebyggande og med oppfølging av sjukmelde har vi gjennomgått styrande dokument, planar og rutinar på området. Vi har intervjua leiarar på ulike nivå, tilsette i personalavdelinga og hovudverneombod. I tillegg har vi undersøkt korleis fråværsoppfølginga er dokumentert i websak. 1.6 Høyring Utkast til rapport vart sendt på høyring til rådmannen Høyringa har ført til retting av tidspunkt for planlagt medarbeiderundersøking. Rådmannen sitt høyringsbrev ligg i vedlegg 1. 1 Revisjonskriterium er dei reglar og normer som gjeld innanfor det området vi skal undersøke. Revisjonskriteria er grunnlaget for de analysar og vurderingar som revisjonen gjer og dei konklusjonane vi får. Revisjonskriteria er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheiter. 2

9 2 Sjukefråværsutvikling Korleis har sjukefråværsutviklinga vore i Bø? Bø kommune brukar Visma Uniqe til å registrere og rekne ut sjukefråværstal. I kommunen sine tal er sjukefråværsprosenten i 2014 på 7,5 % mot 7,7 % i 2012 og Figur 1 viser sjukefråvær på ulike einingar i kommunen for 2012, 2013 og Størst sjukefråvær er det i dei kommunale barnehagane. Gullbring har til dømes over 20 % fråvær i 2014, mens Bøhamna barnehage har 12 %. Dette er små einingar med relativt få tilsette og tala bør derfor lestast varsamt. Lågast fråvær er det ved Bø ungdomsskule, teknisk eining og i kultur og fritid. Dei tre einingane hadde i 2014 under 4 % fråvær og har generelt eit lågt fråvær i alle dei tre måleåra. Figur 1 Sjukefråværsutvikling i ulike einingar, , kommunens eigne tal 25,0 % 20,0 % 20,7 % ,0 % 10,0 % 5,0 % 0,0 % 12,1 % 9,9 % 9,9 % 9,1 % 8,1 % 8,0 % 7,8 % 7,8 % 7,2 % 5,1 % 5,1 % 3,6 % 2,9 % 0,4 % KS 2 reknar ut sjukefråværsutviklinga i landets kommunar. På denne statistikken har Bø kommune omtrent 3 % høgare sjukefråvær enn kva kommunen sine utrekningar viser. Det er kjent at tala frå KS sin sjukefråværsstatistikk generelt er noko høgare enn 2 Kommunesektorens organisasjon 3

10 utrekningar gjort av kommunane. KMD, dåverande KRD har publisert eit notat 3 om samanlikning av sjukefråværsstatistikk i KS, SSB og enkeltkommunar. Her drøftar ein skilnader i sjukefråværstala mellom Visma Unique 4 (som er det systemet mange kommunar nyttar) og KS. Det går fram av notatet at kommunane generelt inkluderer fleire grupper av tilsette i sin sjukefråværsstatistik. Korleis dette slår ut avheng av sjukefråværet i dei ulike gruppene som kommunane inkluderer. I følgje notatet vil dette medføre at det rapporterte sjukefråværet blir lågare i kommunane sine utrekningar enn hos KS. Skilnaden mellom KS sine tal og Bø kommune sine tal er rundt 3 %. Vi har vore i kontakt med KS og Visma Unique. Generelt meiner dei at 3 % skilnad mellom kommunens eigen statistikk og KS sine tal er ein større skilnad enn kva som er normalt. Kva som er årsaken til dette er ikkje klarlagt verken for Bø kommune eller for kommunane generelt. KS meiner at eigen statstikk kan nyttast til å samanlikne kommunar mot kvarandre. Figur 2 viser korleis sjukefråværsutviklinga har vore i Bø kommune frå 4 kvartal kvartal 2011 til 4. kvartal kvartal Det har vore ein viss auke frå 10,5 % til 11,6 %. Landets kommunar har ligge på 9,7 % - 9,8 %, ca. 2-prosentpeong lågare. 3 menlikning_sykefravarsstatistikk.pdf 4 Visma Unique er eit selskap som sel, utviklar og eig løysningar innafor leiing, økonomi, innkjøp, lønn- og personal, helse og sosial. 4

11 Figur 2 Sjukefråværsutvikling i Bø kommune og samla for landets kommunar, tall i prosent, perioden 4 kvartal kvartal 2011 til 4. kvartal kvartal 2014, KS 11,7 11,4 11,6 10,5 9,7 9,8 9,8 9,8 4. kv kv kv kv kv kv kv kv 2014 Bø kommune Kommuner i Norge Om ein samanliknar Bø kommune med andre telemarkskommunar blir det klart at Bø kommune har eit høgt sjukefråvær. Berre Notodden og Nome kommune hadde i perioden 4. kvartal 2013 til 3. kvartal 2014 høgare sjukefråvær, sjå figur 3. 5

12 11,0 10,7 9,9 9,9 Sjukefråvær Bø kommune Figur 3 Sjukefråværstall for kommunane i Telemark i perioden 4. kvartal 2013 til 3. kvartal 2014, tall i prosent, KS 12,5 11,9 11,6 9,3 8,5 8,3 8,3 8,1 6,9 6,7 6,5 6,3 5,4 Tal frå KS viser også at i same periode hadde Bø kommune lågast andel legenmeldt fråvær med 8 %. Dette kan dels forklarast med at kommunar med høgt fråvær truleg har eit høgt langtidsfråvær og at dette påverkar korttidsfråværet, der det eigenmeldte fråværet ligg. Statistikken viser også at sjukefråværet blant kvinner i Bø var særleg høgt. 13,5 % sjukefråvær er høgast i fylket, mens sjukefråværet blant menn var på 5,6 %, litt høgare enn gjennomsnitt for fylket. 2.1 Oppsummering av sjukefråværsutviklinga Sjukefråværet i Bø kommune har i følgje kommunen sine tal vore relativt stabilt på rundt 7,5 % - 7,7 % dei siste tre åra. Sjukefråværet på einingsnivå varierer mykje frå år til år og frå eining til eining. Høgast sjukefråvær er det i dei tre kommunale barnehagane, mens lågast fråvær er det i teknisk eining og kultur og fritid. Blant kommunane i Telemark er det berre Notodden og Nome som har høgare sjukefråvær enn Bø kommune. Sjukefråværet i Bø kommune er rundt tre prosentpoeng høgare i KS sin sjukefråværsstatistikk er enn kva kommunen sjølv bereknar. Utrekninga i KS sin statistikk er noko annleis i kommunane, og i følgje KS pleier deira statstikk å vera noko høgare enn kommunens, men ikkje så mykje som tre prosentpoeng. 6

13 3 Førebyggande sjukefråværsarbeid I kva grad jobbar kommunen målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær? 3.1 Revisjonskriterium Kommunen skal ha oversikt over ansvar, oppgåver og mynde i sjukefråværsarbeidet. Kommunen skal ha fastsatt mål for sjukefråværsarbeidet. Kommunen skal utarbeide planar og tiltak for å minke risiko for sjukefråvær. Kommunen skal bruke Langtidsfrisk som metode, både førebyggande og i oppfølging av sjukmelde. 3.2 Ansvar, oppgåver og mynde Kommunen skal ha oversikt over ansvar, oppgåver og mynde i sjukefråværsarbeidet Overordna HMS-arbeid Dei tre kommunane i Midt-Telemark har etablert eit felles hms-system. Det er rådmann i kvar kommune som har det overordna ansvaret for HMS-systemet i kommunen. Figur 5 viser korleis kommunane har organisert arbeidet. Det er etablert eigne HMS-koordinatorar i kvar kommune. Dei tre HMS-koordinatorane inngår i eit felles HMS-fagråd saman med hovudverneombod frå kvar kommune og ein representant frå kvart AMU og representant frå den felles bedriftshelsetenesta (SAMT). HMS-koordinator i Bø kommune er tilsett i personalavdelinga og har ansvar for drifta av HMS-systemet i kommunen. Mellom anna utarbeider hun saker til AMU i Bø kommune og set i verk eventuelle endringar i prosedyrar i kommunen. 7

14 Figur 4 Organisering av HMS-arbeidet i Midt-Telemark 1. Arbeid med Helse, miljø og sikkerheit skal være eit leiaransvar som er likestilt med andre leiaroppgåver. HMS-fagrådet for dei tre kommunane har i 2012 utarbeidd eit internkontrolldokument som omhandlar «Mål for arbeidsmiljø og helse-miljø og sikkerheitsarbeid». Dokumentet er godkjend av AMU i alle dei tre kommunane. I dokumentet er arbeidsgivars ansvar for HMS-arbeid omtala. I punkt fem står det at «Arbeid med Helse, miljø og sikkerheit skal være eit leiaransvarsom er likestilt med andre leiaroppgåver.». Hovudverneombodet i Bø kommune er nøgd med organiseringa av HMS-arbeidet. Fagrådet fungerer som ein god arena med faste møte. Gjennom dette arbeidet har ho vore med å lage mange prosedyrar og rutineskriv på HMS-området for Bø kommune som i etterkant blir godkjent av AMU i Bø kommune Forankring av personalansvar I samband med omorganiseringa i Bø kommune i 2014 vart det etablert ein ny leiarstruktur. Under rådmann er det no tre kommunalsjefar for områda helse og velferd, oppvekst og teknisk. Einingsleiar rapporter til kommunalsjef og har personalansvar for alle medarbeidarar i eininga og for eit godt arbeidsmiljø. 8

15 Avdelingsleiar/fagleiar rapporterer til einingsleiar. Under fagområdet helse og omsorg har avdelingsleiar personalansvar. For dei andre kommunalområda ligg dette under einingsleiar. Leiaravtaler Administrasjonen har utarbeidd eigne leiaravtalar for dei ulike nivåa. For kvart nivå skal det rapporterast mellom anna på personalansvarsområdet. Det står også at leiar har personalansvar for medarbeidarane og for eit godt arbeidsmiljø. Målekort Administrasjonen har utarbeidd malar for målekort på dei ulike leiarnivåa. I malen stend det at alle leiarar skal inngå ein årleg resultatavtale med sin overordna om resultatkrav for ansvarsområdet sitt. Målekortet skal følgjast opp med minst to årlege samtalar. Medarbeidarsamtale kan gjelde som ein oppfølging mellom avdelingsleiar og einingsleiar. Resultatkrav skal gis på områda tenester, organisasjon og økonomi Vurdering Vi vurderer at kommunen har god oversikt over ansvar, oppgåver og mynde i sjukefråværsarbeidet. 3.3 Mål for sjukefråværsarbeidet 5 Kommunen skal ha fastsatt mål for sjukefråværsarbeidet Bø kommune har innført måleskjema som eit ledd i utviklinga av styringssystemet i kommunen, jf. vedtak i personalutvalet i sak 005/15, I måleskjema er det gitt tal for sjukefråværet på einingsnivå i 2014 og mål for sjukefråværet for perioden Administrasjonens har sett mål for avdelingane på eit IA-delmålmøte Avdelingsvise mål for sjukefråvær er nytt frå 2014, jf. handlingsplan for IA-arbeidet. Tabell 1 viser korleis kommunen og utvalde avdelingar har sett mål for nærværsprosenten i perioden 2015 til Alle dei utvalde avdelingane har sett nærværsmål. 5 Tiltak for å redusere sjukefråvær vart handsama under avsnitt 3.4 om risikovurdering og tiltak. 9

16 Tabell 1 Sjukefråvær for 2014 og mål for kommunen og utvalde avdelingar i perioden 2015 til Avdeling Nærværsprosent År 2014* Kommunen 92,5 % 92,5 % 92,7 % 92,8 % 93 % Gullbring barnehage 79,3 % 87,5 % 87,5 % 89 % 90 % Bø skule 91,9 % 95 % 95 % 95 % 95 % Somatisk avdeling 89,6 % 90 % 90,5 % 91 % 91,5 % Skjerma avdeling 93,5 % 94 % 94 % 94 % 94 % Teknisk eining 97,1 % 95 % 95 % 95 % 95 % *Faktisk nærværsprosent i 2014 Dei same måla som er handsama i personalutvalet og AMU Vurdering Kommunen har sett mål for sjukefråværsutviklinga, både for heile kommunen og på avdelingsnivå. Arbeidet vert gjort i forbindelse med eit fast årleg IA-møte for kommunen. 3.4 Risikovurdering og tiltak Kommunen skal utarbeide planar og tiltak for å minke risiko for sjukefråvær Vi ser her på korleis kommunen fangar opp tilhøve som kan auke risiko for sjukefråvær og kva dei har utarbeida av planar og tiltak for å minke risikoen Medarbeidarundersøking Medarbeidarundersøking er eit verktøy som kan gi informasjon om ulike tilhøve i kommunen, mellom anna om sjukefråvær. I følgje personalsjef har ikkje Bø kommune gjennomført medarbeidarundersøkingar fram til og med Det er planlagd ein arbeidsmiljøundersøking våren Undersøkinga er mellom anna forankra i arbeidsmiljøutvalet (sak 008/15) og personalutvalet (sak 006/125). I saksomtala står det at undersøkinga skal gjennomførast blant dei fast tilsette og verktøyet som skal nyttast er «bedrekommune.no». Personalsjefen opplyser at gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkinga har vorte nedprioritera. Ein har også stilt spørsmål rundt nytteverdien av ein slik undersøking. Personalsjefen meiner at dersom undersøkinga skal vera nyttig er det særleg viktig at resultata blir handsama i etterkant og ikkje vart liggjande. 10

17 3.4.2 Planar og tiltak for å minke risiko for sjukefråvær Overordna plan og tiltak AMU har i sak 009/15, vedtatt mål for sjukefråværet. I same vedtak har AMU også vedtatt tiltak og aktivitetar som skal bidra til redusert fråvær. Disse er: Langtidsfrisk (omtala under) AGS 2020 leiing mm. Etisk refleksjon (nytt punkt). Oppfølging/samarbeid med BHT Samarbeid med NAV/IA-rådgjevar ibedrift Team på driftssamtalar Frisklivkoordinator 6 (nytt frå 2014) Rapportering og evaluering Vernerunde og handlingsplan for arbeidsmiljø Kommunen har utarbeida eit felles rutinedokument med kommunane i Midt-Telemark som omhandlar vernerunde og handlingsplan for arbeidsmiljø. Dokumentet er utarbeida av HMS Fagråd og godkjent av AMU i Bø. I dokumentet står det at alle avdelingar/arbeidsstadar skal gjennomføre minst ei vernerunde per år og utarbeide ein årleg handlingsplan for arbeidsmiljø. I dokumentet står det at ein i samband med vernerunda og utarbeidinga av handlingsplanen bør vurdere sjukefråværsutviklinga. Leiar på den einskilde arbeidsstaden er ansvarleg for at dette blir gjort. Vernerunda og utarbeidinga av handlingsplanen skal vera avslutta innan utgangen av mai. Dokumentasjon av vernerunda skal arkiverast på arbeidsplassen. Rutinedokumentet er lagra på kommunens intranett og har linkar til sjekkliste for arbeidsmiljøgjennomgang og skjema for handlingsplan for arbeidsmiljø. Sjekklisteskjema har seks kapittel. Fire av dei er retta mot fysisk arbeidsmiljø og to mot 6 Frå Frisklivssentralens nettside ( står det at: «Frisklivssentralen er ein kommunal helsetjeneste som er tufta på eit samarbeid mellom Bø kommune, Sauherad kommune, Gullbring Kulturanlegg A/S og Høgskulen i Telemark. Frisklivssentralen har som overordna mål å fremje folkehelse og drive med førebyggande arbeid. Frisklivssentralen gjev eit tilbod til deg som treng hjelp og støtte til å endre levevanar på grunn av helseutfordringar, eller for deg som er i fare for å utvikle livsstilsrelaterte sjukdomar. «Frisklivssentralen er ein kommunal helsetjeneste tufta på eit samarbeid mellom Bø kommune, Sauherad kommune, Gullbring Kulturanlegg A/S og Høgskulen i Telemark.» 11

18 psykososialt arbeidsmiljø. I malen er det i tillegg to avsluttande punkt om at ein skal sette av tid til å snakke om sjukefråvær, skader og tilløp til skader, avvik og trivsel, samarbeidsforhold og medbestemming. I følgje rutinedokumentet skal alle dokumenta sendast næraste overordna leiar og arbeidsmiljøutvalet ved personalavdelinga. Ifølgje systemansvarleg i personalavdelinga har ho ansvar for å samle inn handlingsplanar. Ho purrar opp dei einingane som ikkje har sendt inn innan tidsfristen. Rutinen opnar for at ei arbeidsmiljøkartlegging kan gjerast på ulike vis, men er tydeleg på at verneombodet skal vera med. Hovudverneombodet opplyser at ho trur at leiarar med ansvar for å gjennomføre vernerunde har fått klare signal om at dette skal gjerast årleg. Hennar inntrykk er at verneomboda blir trekt med i dette arbeidet. Vi har gjennomgått handlingsplanar for arbeidsmiljø ved utvalde einingar (Gullbring barnehage, Bø skule, Bø sjukeheim ved skjerma avdeling og somatisk avdeling og Teknisk eining) for 2014 og Alle områda har levert planar slik rutinen krev. Alle planane inneheld tre eller fleire tiltak. Det er i stor grad sett ein ansvarleg for utbetring og fristar. Dei fleste tiltaka som er beskrive er tiltak knytt til fysisk tilhøve. Ein mindre andel tiltak er knytt til psykososiale tilhøve. Risikovurdering og tiltaksplan Det står i prosedyren at alle avdelingar anna kvart år (partal-år) skal gjennomføre ei risikovurdering av arbeidsplassen. Kommunen har utarbeidd ein mal for dette, med kva tilhøve som skal risikovurderast. Psykisk belastning og stress skal mellom anna risikovurderast. Planen skal resultere i ein handlingsplan som eininga/avdelinga skal sende til HMS-rådgivar. Alle avdelingane vi har undersøkt har levert risikoreduserande plan for Vi har gjennomgått planar for dei utvalde einingane/avdelingane. Planane inneheld flest tiltak retta mot fysiske tilhøve og nokre få mot psykososialt arbeidsmiljø. HMS-rådgivaren meiner at kvaliteten på planarbeidet samla sett varierer mykje. Avdelingsleiarar er per e-post invitert til å ta kontakt i forkant av planarbeidet. Dei som tar kontakt er gjerne dei som i utgangspunktet leverer gode planar. Alle planane blir handsama av AMU på hausten. I AMU-møte 20/14 vart planar frå vernerunda og risikokartlegging for alle einingane gjennomgått. 12

19 Styrking av personalarbeidet ved Bø sjukeheim I juni 2015 blei det oppretta ei ny personalkonsulentstilling ved Bø sjukeheim. Målet med stillinga er å styrke arbeidet med personaloppfølging og sjukefråværsoppfølging. Ho vil i si stilling vera ein rettleiar som leiarane kan bruke når dei treng hjelp til mellom anna oppfølging av sjukmelde. Den nye konsulenten har fram til og med mai 2015 vore einingsleiar ved Bø sjukeheim. Ho trur at dei sentrale tiltaka for å redusere sjukefråvær i liten grad er kjent i organisasjonen. Ho trur også at dei ulike avdelingane på Bø sjukeheim i varierande grad tenker og jobbar førebyggande. Ho opplyser at enkelte avdelingar slit med eit veldig stort følt tids- og arbeidspress som gjer det vanskeleg å halde fokus på førebyggande tiltak for å redusere sjukefråvær Vurdering Kommunen har ein overordna plan for arbeidet med arbeidsmiljø. Arbeidsmiljø blir kartlagt gjennom at alle avdelingar utarbeider ein årleg plan for arbeidsmiljø. Det er også planlagt å gjennomføre ei individuell arbeidsmiljøkartlegging våren Av tiltak for å minke risiko for sjukefråvær har kommunen rutinar og malar som avdelingar og einingar skal nytte for å lage handlingsplanar i etterkant av vernerunde og risikovurderingar av arbeidsplassen. Vi har sett at dette arbeidet er følgt opp i organisasjonen. Vi meiner at det er ein risiko for at planarbeidet blir for retta mot fysiske tilhøve og i mindre grad tek opp det psykososiale arbeidsmiljøet og andre forhold som også er relevante for å førebyggje sjukefråvær. 3.5 Langtidsfrisk Kommunen skal bruke Langtidsfrisk som metode, både førebyggande og i oppfølging av sjukmelde Fakta Langtidsfrisk er ein metode som set fokus på tilsette som held seg friske over tid. AMU har vedteke at kommunen skal vera ein «langtidsfrisk kommune» og at verktøyet skal nyttast i heile kommunen. Alle einingar har fått opplæring i samband med innføring av metoden i 2011/2012. AMU har vedteke ein rettleiar på korleis ein skal bruke metodikken. Rettleiaren ligg i vedlegg 4 til rapporten her. I rettleiaren står det at metoden kan nyttast: når ein ynskjer å utvikle eller forbetre eit arbeidsområde, 13

20 når det skjer vesentlege endringar på arbeidsplassen(organisatoriske som fysiske), i oppfølginga av kartleggingsrapportar, i oppfølginga av vernerundar og i oppfølginga av avviksmeldingar. Rådmann opplyser at det er ei forventning om at den enkelte eining skal nytte element frå Langtidsfrisk. Administrasjonen har ikkje gjort særskilte grep for å følgje opp om det er gjort. Personalsjefen er klar over at kommunen har vedtak på å bruke Langtidsfrisk, men beskriv vedtaket som eit «sovande vedtak» og at det er nokre år sidan Langtidsfrisk blei innført. Personalsjefen opplyser at ho har eit ynskje om å restarte verktøyet igjen som metode. Dei tre kommunalsjefane som er intervjua seier at Langtidsfrisk i liten grad vert nytta som verktøy. Medverkande årsak er at enkelte leiarar ikkje har fått opplæring i metoden. Ein av kommunalsjefane opplyser at metoden var tema på eit einingsmøte nyleg og at ein då vart einige i å auke bruken av metoden. Ein annan kommunalsjef meiner at leiinga burde hatt større forventningar om at metoden nyttas som verktøy. Av dei fem einingsleiarane og avdelingsleiarane som er intervjua er det ein som ikkje var tilsett når opplæring for metoden vart gitt. Dei andre kjenner metoden, og svarar at den brukast av og til, men berre delar av metoden Vurdering Kommunen nyttar i liten grad Langtidsfrisk som metode i førebyggande arbeid og i oppfølging av sjukemelde. Det er laga rettleiingar som beskriv korleis metoden skal nyttast og i kva samanhengar metoden kan vera relevant, og det vart gitt opplæring i bruk av metoden i Leiarane i kommunen verkar relativt kjende med at ein skal nytte metoden. Øvste leiing har ikkje følgt opp forventninga om at metoden skal nyttast. 14

21 4 Oppfølging av sjukmelde I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Revisjonskriterium: Kommunen skal sikre at tilsette med personalansvar er kjende med gjeldande krav om oppfølging av sjukemelde. Einingar i kommunen skal gjennomføre oppfølgingsaktivitetar i tråd med krav og rutinar. Oppfølgingsplanar skal utformast i tråd med krav i arbeidsmiljølova 4.1 Kunnskap om oppfølging av sjukemelde Kommunen skal sikre at tilsette med personalansvar er kjende med gjeldande krav om oppfølging av sjukemelde Rutiner og tilgjengelighet Kommunen har utarbeidd ei rutine- og sjekkliste for sjukefråværsoppfølging. Denne er sist revidert september 2014, som ein konsekvens av lovendringa i arbeidsmiljølova som kom 1. juli Endringa var ei oppmyking av reglane. Rutinane som kommunen brukar er på eitt punkt strengare enn minstekrav i lova. Det gjelde bruk av oppfølgingsplan. Lovkravet er at ein ikkje treng å bruke oppfølgingsplan dersom det er openbart unødvendig. Ein slik reservasjon er ikkje gitt i kommunen sine rutinar. Her står det at «Det skal lagas ein individuell oppfølgingsplan dersom det ser ut til at fråværet vil strekke seg over 4 veker». Personalsjefen seier i intervju at kommunen bevisst har valt ei strengare formulering, fordi ein veit at oppfølgingsplanar brukast for lite. Ho seier at ho har blitt kontakta av enkelte leiarar med spørsmål om ein skal bruke planen i alle saker. Ho har då tilrådd å ikkje bruke planen dersom det er openbart unødvendig. Ho har også tilrådd leiarar å samrå seg med NAV, lege eller andre som er inne i saka. Ut over dette punktet er rutinane i tråd med dei nasjonale føringane. Kommunens rutinar for sjukefråværsoppfølging med tilhøyrande malar ligg på kommunen sitt internett og i kommunen sitt elektroniske mappesystem. I kommunens introduksjonshefte for nytilsette er det vist til denne nettressursen for å få informasjon om helse, miljø og sikkerheit. 15

22 I kommunen sitt HMS-årshjul står det at alle malar skal oppdaterast årleg. Siste oppdatering av rutinane for sjukefråværsoppfølging var i Enkelte skjema, som til dømes innkallingsmøte til dialogmøter, bruker omgrepet NAV trygd. Dette var eit omgrep som mista betyding etter at alle NAV-kontor vart oppretta, seinast i Alle dei utvalde leiarane som vi har intervjua svarar at dei kjenner godt til rutinane og følgjer rutine- og sjekklista som er utarbeidd Relevant opplæring Grunnopplæring i HMS (40-timars kurs) Leiarar i kommunen får tilbod om å delta på 40 timars HMS-kurs som bedriftshelsetenesta arrangerer. Tilbodet om kurs er utarbeidd av HMS fagråd og godkjent av AMU i timers kurset blir arrangert årleg for Nome, Sauherad og Bø kommune. I følgje rutinen skal kurset mellom anna gi informasjon om arbeidsmiljølova, sjukefråvær, oppfølging og tilrettelegging for sjukmelde. I rutinen står det at opplæringa skal fornyast kvart åttande år. Nytt frå 2015 er at det blir arrangert eit årleg oppfriskingskurs på to halve dagar. Dette er for dei som tidligare har gjennomført 40-timers kurset. Denne ordninga er ikkje omtala i rutinen. Alle dei sju leiarane med personalansvar som er intervjua svarar at dei har gjennomført 40-timerskurs i HMS. To av dei har våren 2015 gjennomført eit oppfriskingskurs på to halve dagar. Alle dei andre har gjennomført HMS-kurset for mindre enn 6 år sidan. Alle leiarar med personalansvar deltek i rådmannens utvida leiargruppe (RUL). I RULmøter er personaloppfølging og sjukefråvær tema frå tid til anna. Dei har av og til invitert NAV Bø eller IA-kontakt til å kome og informere om lovendringar og eller IAarbeid. Førebyggande sjukefråværsarbeid og oppfølging av sjukmeldte er sentralt i dette. Den nye leiarstrukturen i Bø kommune som blei innført i 2013, hadde som mål å få betre styring og meir tydeleg leiarskap. Det er vedteke eit fireårig program for leiarutvikling i kommunen. Programmet er forankra i økonomiplan og kommunens handlingsplan for Det er ulike tema for dei ulike åra. Alle deltakarar i RUL deltek i leiarutviklingsprogrammet. I 2014 var eit av hovudmåla å innføre leiaravtalar og målekort, mens eit av dei tre fokusområda i 2015 er «nærværsleiing og medarbeidarskap». Det er naturleg at førebygging og oppfølging av sjukefråvær er ein del av dette. I følgje personalsjefen vil dette bli arrangert hausten

23 Anna opplæring Kommunen har saman med Nome og Sauherad innleidd eit samarbeid med KS om å utvikle eit eige kursopplegg for dei tre kommunane. Dette prosjektet er heilt i startgropa. To personar frå Midt-Telemarkrådet skal vere med å utvikle opplegget. I følgje personalsjefen vil personaloppfølging vera ein del av kursa som blir tilbode. Kommunalsjef for helse og velferd seier i intervju at han har oppmoda tilsette om å nytte det nye e-læringsprogrammet som kommunen gjennom KS no har tilgang til. Hausten 2014 hadde NAV/IA-kontakten møter med kvar sektor/eining om endringane i arbeidsmiljølova. I følgje personalsjef arrangerer kommunen årleg kurs i sjukefråværsoppfølging. Vi har sett innkalling til møte heldt Tema på kursdagen var rolleavklaring i sjukefråværsoppfølging og dokumentasjon. Personalsjefen seier at kommunen hadde ein meir omfattande internopplæring i 2012 og i 2013, men at dette har blitt redusert som følgje av Midt-Telemarkprosjektet med e-læring Bistand i vanskelege samtalar Alle dei intervjua leiarane svarar at dei av og til innhentar hjelp utanfrå i spørsmål knytt til oppfølging av sjukmelde. Både tilsette i personalavdelinga, og eigen leiar har blitt brukt, både av avdelingsleiarar og blant einingsleiarar. Bistanden har både gått ut på å få diskutert ei sak og å få nokon til å delta i ein vanskeleg samtale. Alle har opplevd det som nyttig og enkelt å få hjelp til dette. Den nyoppretta personalkonsulentstillinga på Bø sjukeheim kan også nyttast slik av leiarar på sjukeheimen Trening i sjukefråværssamtalar Personalsjefen opplyser at kommunen gjennom leiaropplæringa i har hatt to rundar med korleis takle den vanskelege/nødvendige samtala. Personalsjefen meiner at dette er relevant i forhold til sjukefråværssamtalar. Nokre få av dei leiarane vi har intervjua svarar at dei har fått slik trening gjennom eksterne aktørar, som til dømes Borgestadklinikken Vurdering Kommunen har tilgjengelige rutinar for oppfølging av sjukmelde. Leiarane er kjende med rutinane. Rutinane er i tråd med gjeldande lovverk, men kommunen har valt å vere strengare når det gjeld bruk av oppfølgingsplan. 17

24 Kommunen sine malar for møteinnkalling og referat frå sjukefråværsarbeid er ikkje oppdaterte. I HMS-årshjulet står det at slike dokument skal oppdaterast årleg. Kommunen har rutinar som sikrar at alle leiarar får opplæring og oppfrisking av kunnskap om sjukefråværsrutinar. Rutinen er ikkje oppdatert med dei siste endringane frå I dei einingane vi har undersøkt, er opplæring gitt i samsvar med rutinen. 4.2 Praksis for oppfølging av sjukemelde Einingar i kommunen skal gjennomføre oppfølgingsaktivitetar i tråd med krav og rutinar Rutinar for oppfølging Kommunen har ei rutine- og sjekkliste for sjukefråværsoppfølging, sist revidert september Skjemaet er utarbeidd av HMS fagråd og er godkjent av AMU Bø, Nome og Sauherad. I dette skjemaet er det lista opp oppfølgingsaktivitetar, både lovpålagte og aktivitetar som er godkjent av AMU, som nærmaste leiar skal gjennomføre. Oppfølgingsaktivtetar som skal gjennomførast er mellom anna kontakt med den sjukmelde for å høyre korleis det går, når ein forventar å komme tilbake i arbeid og om det er aktuelt med tiltak frå arbeidsgivar si side. Dette skal gjerast innan to veker frå sjukemeldingstidspunkt. Innan tre veker skal det avtalast tidspunkt for oppfølgingssamtale. Dette kan gjerast per telefon eller ved å bruke kommunens mal for innkallingsbrev. Dersom det er klart at fråværet vil strekke seg over fire veker skal det utarbeidast ein individuell oppfølgingsplan. Kopi av plan skal sendast sjukemeldar og personalavdelinga. Planen skal utarbeidast seinast ved fire vekers fråvær. Rutinen krev at oppfølgingsplanen dokumenterast. Dialogmøte skal gjennomførast seinast innan sju veker, med mindre det openbart ikkje er føremålstenleg. Seinast innan ni veker skal referat skrivast. Leiar skal gjennomføre ein oppfølgingssamtale etter fire eigenmeldingar i løpet av 12 månader. Ordninga inkluderer også fråvær ved sjukt barn. 18

25 I rutinane står det også at det skal vera fortløpande dialog med arbeidstakar Rutinar for dokumentasjon I følgje rutineskrivet for sjukefråværsoppfølging skal leiar skrive oppfølgingsplanar og referat frå dialogmøte. Møteinnkallingar, referat, avtalar, notat og korrespondanse med NAV og SAMT skal i følgje kommunen sine arkivrutinar arkiverast i Websak 7. Rutineskrivet for sjukefråværsoppfølging er bygd opp kronologisk. Etter ni veker skal det vere fortløpande kontakt med sjukmelde. Det går fram av skrivet at leiar må hugse dokumentasjon/oppfølgingsplan. Ved sjukefråvær der arbeidsgivar dei første vekene legg til rette for arbeidstakar, eller gjennomfører viktige oppfølgingssamtalar, forstår vi det som at arbeidsgivar skal dokumentere oppfølginga. I følgje systemansvarleg for websak kan ein oppfølgingsplan skannas inn eller skrivast direkte inn i Websak. Ein forvaltningsrevisjon i Bø kommune i 2012 viste at rutinane for dokumenthandtering og dokumentasjon var dårleg kjende og for lite følgde. Kommunestyret vedtok difor i sak 102/13 at administrasjon skulle treffe tiltak for å auke kjennskap til rutinane for arkivering både blant leiarar og tilsette. Personalsjefen opplyser at det er gjort grep for å styrke opplæringa i Websak. Webansvarleg var i rådmannens leiargruppe og snakka om tiltak for å styrke bruken av websak i mai/juni 2014 og mai/juni Statistikk på bruk og ikkje bruk av websak per eining blei presentert. I etterkant av disse møta har webansvarleg gjennomført fleire opplæringsseansar både som klasseromsundervisning og som ein til ein undervisning. I eit notat frå administrasjons og personalavdelinga datert går det fram at rutinar for opplæring av nytilsette er skjerpa med meir oppfølging. Sentralt i opplæringa er bruk av e-læringsplattformen og ein til ein undervisning. 7 Kommunen nyttar ACOS Websak (Websak) som saks- og arkivsystem. Kommunen har hatt sakshandsamingssystemet sidan 2001 og har hatt fullelektronisk saksarkiv sidan

26 4.2.3 Oppfølging og av fråvær Vi har gått gjennom oppfølging av sjukefråvær hos 23 tilsette ved følgjande einingar: Gullbring barnehage, Bø skule, Bø sjukeheim, skjerma avdeling, Bø sjukeheim, somatisk avdeling og Teknisk eining. Dei aller fleste sjukefråværstilfella varte lenge slik at dei fleste av dei undersøkte oppfølgingsrutinane skal ha vore gjennomført. Fordi fråvær er målt i dagar, og stillingsbrøk ikkje har vore tilgjengeleg, har det vore vanskeleg å måle eksakt fråværslengde ut frå statistikken. Dersom det har vore fleire fråværsperiodar i utvalsperioden har det ikkje vore mogleg å skilje dei frå kvarandre. Oppfølging av sjukmelde dei første vekene (fram mot oppfølgingsplan) Vi har ikkje funne referat frå samtalar eller notater frå samtaler med sjukmelde i Websak. Vi har funne referat frå ein bekymringssamtale (som kan relaterast til sjuefråværet), ei arbeidsevnevurdering frå SAMT, eit par dokument frå NAV (vedtak på unntak frå arbeidsgivarperioden) og lege (informasjon om tilretteleggingsbehov), samt nokre tilbakemeldingar til lege (om tilrettelegging). Leiarane svarer i intervju at dei har hatt dialog med dei sjukmelde i denne perioden, men at det ikkje er dokumentert. Bruk av oppfølgingsplan Vi har funne oppfølgingsplan i 9 av dei 23 sjukefråværa vi har gjennomgått. To av oppfølgingsplanane er utfylt etter fristen på fire veker. I ei anna sak har vi funne spor av at utfylling av oppfølgingsplan ikkje er nødvendig. For to sjukmelde der oppfølgingsplan ikkje har vore nytta, har legen skriftleg informert arbeidsgivar om at det bør leggas til rette for den sjukmelde. Dialogmøte l Nokre av dei fråværa vi har gjennomgått har vart kortare enn dei sju vekene som er fristen for dialogmøte l. Dersom det er openbart uhensiktsmessig kan arbeidsgivar vurdere at det ikkje skal haldast dialogmøte. Vi har funne referat frå to dialogmøte l. I ei tredje sak er det skreve innkalling til dialogmøte, men vi finn ikkje referat. I fire andre saker har det seinare vore gjennomført dialogmøte ll. Spor i mange av sakene indikerer at tilrettelegging på arbeidsplassen er sentralt. Dialog mellom arbeidsgivar og arbeidstakar er då nødvendig for å etablere og følgje opp tilretteleggingar. 20

27 Oppfølging av fire eigenmeldingsfråvær Statistikken vi har fått over fråværet ved utvalde einingar gir inga informasjon om personar som har fire eigenmeldingsfråvær over dei siste 12 månadene. Ein av leiarane opplyser at det er tilsette i hans/hennar avdeling som skulle hatt slik samtale. Det ligg ingen referat frå slike samtalar i Websak. Ein annan leiar svarar at fleire i han/ho har hatt fleire slik samtalar men at ingen av dei er journalført. Kommunen har utarbeidd mal for slike samtalar. Skriftleg dokumentasjon skal arkiverast Dokumentasjon av oppfølging Alt som er skriftleggjort i sjukefråværsoppfølginga skal arkiverast i websak. Dei spurde leiarane svarar i intervju at dei ikkje alltid skriv ned oppfølgingsaktivitetar i websak. Mykje av oppfølginga som blir gjort beskrivast som munnleg. Ingen av dei svarar at dei journalfører oppfølgingssamtalar før fire veker. Ein svarar at han/ho alltid journalførar oppfølgingsplanar og dialogmøte 1 referat, mens ein annan leiar i liten grad ikkje gjer det. Dei tre andre svarar generelt at dei gjer det av og til. Til dømes vel ein leiar å journalføre oppfølgingsplanar dersom sjukefråværet ser ut til å bli langvarig. Ingen av leiarane har andre faste stader å arkivere sjukefråværsdokument enn i Websak. Dei leiarane vi har snakka med svarar generelt at det er eit problem at Websak er eit datasystem som dei i liten grad nyttar. Difor trur dei at terskelen er større for å legge inn dokument, sjølv om dei er klar over at dokumenta er arkivverdige. Tidlegare einingsleiar på Bø sjukeheim svarar at ho har kjennskap til at ein del av oppfølginga ikkje blir arkivert i Websak. Kommunalsjef for Helse og Velferd seier i intervju at fokuset er meir på sjukefråvær og kva det gjer med organisasjonen enn på korleis oppfølginga er. Kommunalsjef for Teknisk trur generelt at organisasjonen er betre på å følgje opp tilsette enn kva som kjem til uttrykk gjennom Websak. I følgje personasjefen er rutinen at ho skal stå som kopimottakar når leiarar arkiverer oppfølgingsplanar i Websak. Personalsjefen er ganske sikker på at ho mottar færre oppfølgingsplaner enn ho skulle hatt. Ho har valt å ikkje etterlyse dette hos leiarane. I stadet har ho valt å poengtere at det er viktig at lege og NAV får kopiar av oppfølgingsplanar. 21

28 4.2.5 Vurdering av kommunens oppfølging av sjukefråvær Vi har i liten grad funne at oppfølging av sjukmelde blir dokumentert i samsvar med dei krava som gjeld. Vi har ikkje funne spor av dialog mellom leiar og sjukmelde frå perioden fram mot fire veker. Rutineskrivet for sjukefråværsoppfølging krev ikkje skriftleggjering før fire veker. Det er naturleg å tru at nokre av dei sjukefråværstilfella vi har gjennomgått, har vore av ein slik karakter at det har vore eller burde ha vore skriftleggjort dialog. Døme på slike samtalar kan vere fråvær som har med arbeidsmiljø/oppgåveutføring å gjere og sjukefråværssamtalar som fører til tilretteleggingar på arbeidsplassen. Vi vurderer og at 9 av 23 oppfølgingsplanar på dei sakene vi har gjennomgått er lite. Kommunens rutine er at leiar skal lage oppfølgingsplan. Vi meiner også at det er for få oppfølgingsplanar i forhold til minstekrav i loven, som opnar for at ein ikkje treng å bruke oppfølgingsplan dersom det er openbart unødvendig. Vi har funne to referat frå dialogmøte l, noko som vi også vurderer som lite. Rutinen viser til at dialogmøte l skal gjennomførast med mindre det er openbart uhensiktsmessig. I fleire saker har vi sett spor som indikerer at tilrettelegging på arbeidsplassen er sentralt. I slike saker meiner vi at dialogmøte l skal gjennomførast. Berre ein av dei leiarane vi har snakka med har hatt samtalar med tilsette som har hatt meir enn fire fråvær i løpet av siste år, sjølv om enkelte leiarar veit at dei har tilsette i denne kategorien. I følgje kommunens arkivrutinar skal all fråværsoppfølging som er skriftleggjort arkiverast i websak. Dette er i liten grad gjennomført. Leiarane svarar generelt at dei i liten grad nyttar websak som datasystem. 4.3 Utforming og bruk av oppfølgingsplanar Oppfølgingsplanar skal utformas i tråd med krav i arbeidsmiljølova Fakta Oppfølgingsplanen skal i følgje arbeidsmiljølova innehalde ei vurdering av arbeidstakars oppgåver og arbeidsevne, aktuelle tiltak, eventuell behov for bistand og plan for vidare oppfølging. 22

29 Kommunen har utarbeida ein mal for oppfølgingsplan som gjennom overskrifter kan rettleie dei som skal gjennomføre ein oppfølgingsamtale. I planen er det følgjande overskrifter: Tilhøve i arbeidssituasjonen som bør endrast: Tilrettelegging eller andre tiltak (midlertidig eller permanent): Behov for vidare avklaring før tilrettelegging eller tiltak: Kven gjer kva: Behov for hjelp frå andre (kven): Vi har undersøkt ni oppfølgingsplanar. Kommunens mal er nytta i alle tilfelle. Alle planane er korrekt utfylt, men to av dei er laga etter fire vekers fristen Vurdering Alle dei ni planane vi har vurdert er riktig fylt ut, men to av dei er utarbeida etter fire vekers fristen. Kommunen har gjennom å lage ein mal for oppfølgingsplanar lagt til rette for at planar blir riktig fylt ut. 23

30 5 Konklusjonar og tilrådingar 5.1 Konklusjonar I kva grad jobbar kommunen målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær? Kommunen jobbar i stor grad målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær. Kommunen har oversikt over ansvar, oppgåver og mynde i sjukefråværsarbeidet og det er fastsett mål for sjukefråværsutviklinga både for heile kommunen og på avdelingsnivå. Vi meiner at kommunen burde ha gjennomført tiltak for å få meir kunnskap om kva som kan førebyggje sjukefråvær i kommunen. Kommunen har planlagt å gjennomføre medarbeidarundersøking våren Det blir gjennomført årlege arbeidsmiljøkartleggingar som dannar grunnlag for handlingsplanar, men det er ein risiko for at planarbeidet blir for retta mot fysiske tilhøve og i for liten grad tek opp psykososialt arbeidsmiljø og andre forhold som er relevante for å førebyggje sjukefråvær. Kommunen har vedtak på at administrasjonen skal nytte Langtidsfrisk som metode. Metoden blir i liten grad brukt. Det er gjennomført opplæring og laga rettleiingar som beskriv korleis metoden skal nyttast og i kva samanhengar metoden kan vera relevant, og dette verkar å vere kjent mellom leiarane. Øvste leiing har ikkje følgt opp forventningane om at metoden skal nyttast. I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Kommunen har tilgjengelege rutinar for oppfølging av sjukmelde. Rutinane er i tråd med gjeldande lovverk, men kommunen har valt å vere strengare når det gjeld bruk av oppfølgingsplan. Kommunen har rutinar som sikrar at alle leirar får opplæring i bruk av rutinane. Rutinane verkar kjent blant leiarane. Kommunale dokument som kan nyttast i oppfølging av sjukmelde er ikkje oppdaterte. Vår undersøking syner at leiarane ikkje gjennomfører oppfølging av sjukmelde i tråd med rutinane. Det er i liten grad fylt ut oppfølgingsplanar og det er gjennomført færre 24

31 dialogmøte l enn kva ein skulle forvente. Berre ein av dei leiarane vi har snakka med har hatt samtalar med tilsette som har hatt meir enn fire eigenmelde fråvær i løpet av siste år, sjølv om enkelte leiarar veit at dei har tilsette i denne kategorien. Vi har ikkje funne spor av dialog mellom leiar og sjukmelde frå perioden fram mot fire veker. Rutineskrivet for sjukefråværsoppfølging krev ikkje skriftleggjering før fire veker. Det er naturleg å tru at nokre av dei sjukefråværstilfella vi har gjennomgått, har vore av ein slik karakter at det har vore eller burde ha vore skriftleggjort dialog. Døme på slike samtalar kan vere fråvær som har med arbeidsmiljø/oppgåveutføring å gjere og sjukefråværssamtalar som fører til tilretteleggingar på arbeidsplassen. I følgje kommunens arkivrutinar skal all fråværsoppfølging som er skriftleggjort arkiverast i websak. Dette blir i liten grad gjennomført. Leiarane svarer generelt at dei i liten grad nyttar websak som datasystem. Alle dei ni oppfølgingsplanane vi har vurdert er riktig fylt ut, men to av dei er utarbeida etter fire vekers fristen. Kommunen har gjennom å lage ein mal for oppfølgingsplanar lagt til rette for at planar blir riktig fylt ut. 5.2 Tilrådingar Vi meiner at kommunen bør treffe tiltak for å sikre: at det er samsvar mellom kommunens føringar for bruk av Langtidsfrisk og den reelle bruken av verktøyet, at alle leiarar gjennomfører dei oppfølgingsaktivitetane dei skal gjere i forbindelse med sjukefråvær og at leiarar dokumentarar all skriftleggjort sjukefråværsoppfølging i Websak. 25

32 Litteratur og kjeldereferansar Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommunar og fylkeskommunar mv. Arbeidsmiljøloven aml. Lov 17. juni 2005 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv Internkontrollforskriften. Forskrift 6. desember 1996 om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter Tabelloversikt Tabell 1 Sjukefråvær for 2014 og mål for kommunen og utvalde avdelingar i perioden 2015 til Figuroversikt Figur 1 Sjukefråværsutvikling i ulike einingar, , kommunens eigne tal... 3 Figur 2 Sjukefråværsutvikling i Bø kommune og samla for landets kommunar, tall i prosent, perioden 4 kvartal kvartal 2011 til 4. kvartal kvartal 2014, KS... 5 Figur 3 Sjukefråværstall for kommunane i Telemark i perioden 4. kvartal 2013 til 3. kvartal 2014, tall i prosent, KS... 6 Figur 4 Organisering av HMS-arbeidet i Midt-Telemark... 8 Vedlegg Vedlegg 1: Høyringsuttale frå administrasjonssjefen/rådmann Vedlegg 2: Revisjonskriterium Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Vedlegg 4: Rettleiar for Langtidsfrisk 26

33 Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen 27

34 Vedlegg 2: Revisjonskriterium I kva grad jobbar kommunen målretta og systematisk med å førebyggje sjukefråvær? IA-avtalens 8 øvre mål er å førebygge og redusere sjukefråvere, styrke jobbnærværet og bedra arbeidsmiljøet, samt hindre utstøyting og fråfall frå arbeidslivet. For å nå overordna mål bør reduksjon i sjukefråvere, auka sysselsetting av personar med redusert funksjonsevne og ein auka i gjennomsnittleg yrkesaktivitet vektleggjast. IA-avtalen har tre delmål, og denne rapporten tar utgangspunkt i delmål ein om reduksjon av sjukefråvere. IA-avtalen føreset at alle IA-bedrifter tek sin del av ansvaret for å få ned sjukefråveret i eigen organisasjon. Avtalen inneber mellom anna at arbeidsgivar og arbeidstakarar er forplikta til, som eit ledd i HMS-arbeidet, å fastsette og følgje opp konkrete aktivitetsog resultatmål i sjukefråværsarbeidet. Med dette blir IA-arbeidet kopla til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid (internkontrollforskrifta), og kan sikre at kommunen sitt sjukefråværsarbeid blir inkorporert i og får særleg merksemd i kommunen sitt ordinære HMS-arbeid. I arbeidsmiljølova 3-1 andre ledd, bokstav f, står det at arbeidsgivar skal sørge for systematisk arbeid med førebygging av sjukefråvær. Ifølgje internkontrollforskrifta skal internkontrollen tilpassast verksemda sine aktivitetar, risikoforhold og størrelse, slik at internkontrollen får det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhald av helse-, miljø- og sikkerheitslovgivinga. 8 På inkluderende.no står det at «Inkluderende arbeidsliv er et arbeidsliv for alle som kan og vil bidra. Partene i arbeidslivet dvs. arbeidstakerorganisasjonene, arbeidsgiverorganisasjonene og regjeringen har inngått en avtale - IA-avtalen - om å gjøre det norske arbeidslivet mer inkluderende. IA-Avtalen består av en sentral og en lokal del. Den sentrale delen setter tre mål nemlig å redusere sykefraværet, øke andelen med redusert arbeidsevne i arbeidslivet og å øke yrkesaktivitet for eldre arbeidstakere. Den lokale delen samarbeidsavtalen - inngås mellom virksomhetene og NAV.» Bø kommune inngikk ein avtale med NAV om inkluderande arbeidsliv tidlig på 2000-talet. Avtalen vart fornya og signert i

35 Med høg risiko for sjukdom og fråvær som konsekvens av det, vil ein med grunnlag i internkontrollforskrifta vente at dette temaet får særleg merksemd i arbeidet med kommunen sitt internkontrollsystem. For å undersøke om kommunen har eit fungerande internkontrollsystem som bidrar til kontinuerlig forbetring på sjukefråværsområdet, har vi valt ut nokre sentrale kriterier frå internkontrollforskrifta 5 og IA-avtalen. I følge IA-avtalen skal det utarbeidast mål for sjukefråværsarbeidet og setjast resultatmål for sjukefråværsutviklinga. Internkontrollforskrifta 5 nr. 1 krev at det skal setjast mål for helse, miljø og tryggleik. Internkontrollforskrifta 5 nr. 5 krev at arbeidsgivar skal ha oversikt over verksemda sin organisasjon, herunder korleis ansvar, oppgåver og mynde for arbeidet med helse, miljø og tryggleik er fordelt. I følge IA-avtalen har leiing, tillitsvalde, verneombod og tilsette i fellesskap ansvar for at rutinar for sjukefråværsarbeidet inngår i det systematiske HMS- arbeidet i kommunen. I følgje HMS-forskrifta 5 nr. 6 skal arbeidsgivar kartlegge farar og problem og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhøyrande planar og tiltak for å redusere risiko, samt utarbeide tilhøyrande planar og tiltak for å redusere risikotilhøva. IA-avtalen slår fast at IA-innsatsen skal forsterkast på områder med særlege utfordringar i sjukefråværsarbeidet og i førebyggjande helse-, miljø og tryggleiksarbeid (s. 3). Samtidig skal arbeidsgivar arbeide for å skape eit godt arbeidsmiljø med vekt på godt førebyggjande helse-, miljø og tryggleiksarbeid. Internkontrollen skal dokumenterast i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av verksemda sine aktivitetar, risikoforhold og størrelse. Mål for arbeidet, organisering med ansvarsplassering og av farer og problem er blant dei internkontrollaktivitetane som skal dokumenterast skriftleg, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd. Arbeidstilsynet peikar på at nokre verksemder vil utarbeide grundige analyser av risiko, mens andre kan klare seg med ein enkel dokumentasjon. Internkontroll krev ryddigheit og eit gjennomtenkt system. I dette ligger også at alle som arbeider i verksemda er kjende med korleis internkontroll på helse-, miljø- og sikkerheitsområdet skal praktiserast. Der det finst rutinar og prosedyrar for å ivareta helse, miljø og tryggleik, vil kravet til systematikk innebere at verksemda skal vidareutvikle og skape ein heilskap i dei 29

36 rutinar og prosedyrar som finst, jf. Arbeidstilsynet sin kommentar til internkontrollforskrifta. 9 I Arbeidstilsynet sin kommentar til internkontrollforskrifta skriv Arbeidstilsynet at måla er en viktig føresetnad for planar og aktivitet, og at måla bør vere så konkrete som mulig. Målsettingar av meir overordna karakter må også fastsetjast. Mål skal dokumenterast skriftlig. Langtidsfrisk Langtidsfrisk er ein metode som set fokus på tilsette som held seg friske over tid. Kommunen har investert mykje ressursar i metoden, til dømes har alle tilsette fått opplæring i metoden. Tre tilsette har og blitt lært opp til å vera rettleiarar. AMU i Bø kommune har jamleg vedteke at Bø skal vera ein «langtidsfrisk» kommune, til dømes i sak 30/2011, 17/2012 og sak 9/15. I siste sak, 9/15 er Langtidsfrisk eit av tiltaka AMU vedtek for å redusere sjukefråværet. Andre tiltak er AGS 2020 leiing mm. Etisk refleksjon (nytt punkt). Oppfølging/samarbeid med BHT Samarbeid med NAV/IA-rådgjevar ibedrift Team på driftssamtalar Frisklivkoordinator 10 (nytt frå 2014) Av disse tiltaka vurderer vi Langtidsfrisk til å vera det einaste grepet som leiarar kan nytte på heile arbeidsmiljøet og som er klart retta mot å redusere sjukefråvær. Vi har derfor særskilt undersøkt nærare om dette verktøyet vert brukt i kommunen. 9 Arbeidstilsynet sin kommentar til internkontrollforskrifta: 10 Frå Frisklivssentralens nettside ( står det at: «Frisklivssentralen er ein kommunal helsetjeneste som er tufta på eit samarbeid mellom Bø kommune, Sauherad kommune, Gullbring Kulturanlegg A/S og Høgskulen i Telemark. Frisklivssentralen har som overordna mål å fremje folkehelse og drive med førebyggande arbeid. Frisklivssentralen gjev eit tilbod til deg som treng hjelp og støtte til å endre levevanar på grunn av helseutfordringar, eller for deg som er i fare for å utvikle livsstilsrelaterte sjukdomar. «Frisklivssentralen er ein kommunal helsetjeneste tufta på eit samarbeid mellom Bø kommune, Sauherad kommune, Gullbring Kulturanlegg A/S og Høgskulen i Telemark.» 30

37 Revisjonskriterium: Kommunen skal ha oversikt over ansvar, oppgåver og mynde i sjukefråværsarbeidet. Kommunen skal ha fastsett mål for sjukefråværsarbeidet. Kommunen skal utarbeide planar og tiltak for å minke risiko for sjukefråvær. Kommunen skal bruke Langtidsfrisk som metode, både førebyggande og i oppfølging av sjukmelde. I kva grad blir sjukmelde fylgt opp av arbeidsgivar? Rutinar og opplæring I arbeidsmiljølova 3-1 andre ledd bokstav f, står det at arbeidsgivar skal sørge for systematisk arbeid med oppfølging av sjukefråvær. Dette krev at kommunen har rutinar som er i tråd med dei sentrale føringane, at dei er tilgjengelege og at dei som skal bruke dei har fått naudsynt opplæring. Opplæringa bør vera særskilt viktig for nytilsette leiarar. Opplæring bør gis regelmessig, slik at personalansvarlege er kjende med endringar i lov og forskrift. Leiarar som skal gjennomføre vanskelege samtalar og sjukefråværssamtalar bør ha fått trening i korleis ein gjennomfører slike samtalar. Nærmare om bruk av oppfølgingsplan I arbeidsmiljølova 4-6 (3) står det at arbeidsgivar i samråd med arbeidstakar skal utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sjukdom, slitasje eller liknande, med mindre dette er klart unødvendig. Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidleg som mogleg, og planen skal vera utarbeidd seinast når arbeidstakar har vore heilt eller delvis borte frå arbeidet i fire veker. Oppfølgingsplanen skal innehalde ei vurdering av arbeidstakaren sine arbeidsoppgåver og arbeidsevne. Planen skal også innehalde aktuelle tiltak i arbeidsgivars regi, aktuelle tiltak med bistand frå styresmaktene og plan for vidare oppfølging. Arbeidsgivar skal sende oppfølgingsplanen til sjukmeldar så snart den er utarbeidd, og seinast etter fire veker, og til Arbeids- og velferdsetaten etter føresegn i folketrygdlova 25-2 tredje og fjerde ledd. Revisjonskriterium: Kommunen skal sikre at tilsette med personalansvar er kjende med gjeldande krav om oppfølging av sjukemelde. 31

38 Einingar i kommunen skal gjennomføre oppfølgingsaktivitetar i tråd med krav og rutinar. Oppfølgingsplanar skal utformast i tråd med krav i arbeidsmiljølova 32

39 Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringa Forvaltningsrevisjonen starta opp ved oppstartsbrev til rådmann i Bø kommune Oppstartsmøte blei holde For å undersøke kva slags rutinar og system kommunen har på sjukefråværsområde har vi gjennomgått kommunen sine skriftlege rutinar og tilhøyrande dokument. Vi har undersøkt dokument som avklarar ansvar og mynde og korleis kommunen jobbar med å fange opp årsakar til sjukefråvær og planar dei har for å førebygge og redusere sjukefråvær. Vi har intervjua rådmann og personalsjef for å få klarheit i korleis kommunen jobbar førebyggande og med oppfølging av sjukmelde. Vi har også hatt intervju med utvalde leiarar, både kommunalsjefar, einingsleiarar og avdelingsleiarar, for å høyre korleis dei jobbar med førebygging og oppfølging. For å få informasjon om handtering av arbeidsmiljøplanar og bruk av websak har vi intervjua tilsette i personalavdelinga og hovudverneombod. Til sist og vi undersøkt korleis sjukefråværsoppfølginga er dokumentert i kommunens arkiv, websak. Innsamling og analyse av data For å få informasjon om oppfølging av sjukmelde ønska vi å undersøke fråværet på område med høgt fråvær. Revisor valde derfor ut einingar med høgt fråvær og la forslaget til utval av einingar fram for kontrollutavlet. Utvalet blei vedteke i sak 13/15. Dette var: Gullbring barnehage Bø skule Bø sjukeheim I tillegg ønska kontrollutvalet å sjå på ei einig der fråværet hadde hatt ei positiv utvikling. Teknisk eining blei da valt ut. Fordi Bø skule består av mange einingar valde vi ut dei to store avdelingane, skjerma og somatisk. Det blir da enklare å følgje opp praksis ved at det er to avdelingar og to avdelingsleiarar å halde seg til. Samstundes er dei resterande avdelingane svært små og såleis vanskeleg målbare for ein del forhold. 33

40 Av systemansvarleg i websak fikk vi oversikt over tilsette som har hatt sjukefråvær i perioden til i utvalet av einingar. Vi valde deretter ut dei tilsette med lengst fråværsperiode, for på den måten å fange opp korleis fråværet blei følgt opp. Totalt undersøkte vi oppfølginga fråværet for 23 tilsette i perioden. I gjennomsnitt per eining er dette litt i underkant av fem tilsette. Vi meiner at utvalet samla sett er tilstrekkelig for å seie noko om oppfølginga, men det er for lite for å vurdere einingane mot kvarandre. Vi har heller ikkje oppfatta det som sentralt i kontrollutvalets bestilling. I eit personvernsperspektiv ønskjer vi også å vera varsame med å detaljere for mykje. Ved å ikkje splitte framstillinga i rapporten på dei ulike områda og ved å halde tilbake informasjon som kan gi informasjon om tilsette, meiner vi at personvernomsyn er ivareteke. Når vi gjennomfører slike undersøkingar har vi som mål at vi vi skal få same resultat dersom undersøkinga vert gjort på nytt. Vi er ikkje sikre på om eit anna utval ville gitt dei same resultata. Vi valde bevisst ut områder i kommunen med høgt fråvær og der det er sannsynleg at mange er langtidssjukmelde. Ikkje alle einingar og avdelingar har langtidssjukmelde. I vår analyse såg vi også at det blant dei fem leiarane var ulikt i kor stor grad sjukefråværsoppfølginga var dokumentert. I ytste konsekvens kunne vi ha plukka ut fem einingar som var gode på dokumentasjon på sjukefråvær eller fem einingar som i liten grad dokumenterte oppfølginga. Ein mogleg feilkjelde ved den metoden vi har nytta, er at leiar har gjort sjukefråværsoppfølging, men har unnlate å dokumentere oppfølginga i websak. Vi har difor supplert informasjonen frå websak med intervju av alle leiarane som har gjort den fråværsoppfølginga som vi har undersøkt. Samla sett har vi henta data frå fleire ulike kjelder og vi har nytta ulike metodar for å belyse dei same forholda. Ved å triangulere både data og metode meiner vi å ha styrka rapportens pålitelegheit og relevans. God kommunal revisjonsskikk - kvalitetssikring Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området, jf. forskrift om revisjon 7. Denne rapporten er utarbeidd med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Gjeldande RSK 001 er fastsett av Norges Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1 februar 2011, og er gjeldande som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og 34

41 I følgje RSK 001 skal forvaltningsrevisjon kvalitetssikrast, for at undersøkinga og rapporten skal ha naudsynt fagleg og metodisk kvalitet. Vidare skal det sikrast at det er konsistens mellom bestilling, problemstillingar, revisjonskriterium, data, vurderingar og konklusjonar. har utarbeidd eit system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikra i samsvar med vårt kvalitetskontrollsystem og i samsvar med krava i RSK 001. internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 35

42 Vedlegg 4 Rettleiar for Langtidsfrisk 36

43 Vedlegg 5 Rutinar og sjekkliste 37

44 38