SLUTTRAPPORT FOR SENTRALT KJØREMILJØ

Transkript

1 Sluttrapport SLUTTRAPPORT FOR SENTRALT KJØREMILJØ Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer Journalnummer Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av / Styringsgruppen i Helse Nord IKT Bjørn-Tore Nikolaisen Beslutning: Godkjent Bemanning: Prosjektleder Bjørn-Tore Nikolaisen Versjon: 1.1 Signatur (prosjekteier) 1

2 Figurliste Figur 1 Prosjektorganisering... 7 Tabelliste Tabell 1 Dokumentdistribusjon... 5 Tabell 2 Revisjonshistorikk... 5 Tabell 3 Kontakter... 5 Tabell 4 Prosjektleder... 8 Tabell 5 Prosjektets kjernegruppe... 8 Tabell 6 Prosjektets styringsgruppe... 9 Tabell 7 Virksomhetsmål, effektmål og resultatmål... 9 Tabell 8 Regionale infrastrukturtjenester i SKM Tabell 9 Regionale plattformtjenester i SKM Tabell 10 Økonomiske hovedtall Tabell 11 Milepæler Tabell 12 Fremdriftsplan for prosjektet Tabell 13 Faseplan for prosjektet Tabell 14 Avvik i prosjektet Tabell 15 Prosjektets anvendelse av IT-politiske føringer Tabell 16 Læringspunkter i prosjektet Forkortelser og definisjoner Ord / Betydning Beskrivelse definisjon HNIKT Helse Nord IKT Helse Nords IKT selskap FAKT Felles Arkitektur Konsolidering Teknologi FAKT-programmet i Helse Nord IKT DS Datasenter Datasenter i Helse Nord SKM Sentralt Kjøremiljø Ny infrastruktur i datasentrene SDDC Software-defined data center Programvaredefinert datasenter AD Active Directory Katalogtjeneste MSSQL Microsoft Structured Query Language Databasesystem MySql MySql Databasesystem FRESK Fremtidens systemer i klinikken FRESK-programmet i Helse Nord RHF Regionalt helseforetak Regionalt helseforetak QA Quality Assurance Kvalitetskontroll HPSM HP Service Manager Programvare 2

3 HIS Helhetlig Informasjonssikkerhet Prosjekt Helhetlig Informasjonssikkerhet i Helse Nord IKT IDS Intrusion Detection System Enheter eller applikasjoner som overvåker nettverk eller systemer for å avdekke mistenkelig aktivitet IPS Intrusion Prevention System Enheter eller applikasjoner som overvåker nettverk eller systemer for å avdekke mistenkelig aktivitet, men som også kan respondere på trussel SIEM Security information and event management Programvare som fortløpende analyserer sikkerhetsvarsler i applikasjoner og nettverk IDM Identity Management Administrasjon av individuelle identiteter, autorisering, rettigheter, privileger og roller 3

4 Innhold 1. Dokumentinformasjon Dokumentdistribusjon Revisjonshistorikk Kontakter Sammendrag Kort oppsummering av prosjektet Organisering Prosjektleder Prosjektets kjernegruppe Styringsgruppe Oppnåelse av prosjektets mål Prosjektets produkter Regionale infrastrukturtjenester Regionale plattformtjenester Arkitektur Prosjektets begrunnelse Prosjektets milepæler Avvik i prosjektet Gjenstående risikoelement fra prosjektgjennomføringen Prosjektets anvendelse av it-politiske føringer fra Digitaliseringsrundskrivet Evaluering av prosjektet Suksessfaktorer Usikkerhet Viktige læringspunkter

5 1. DOKUMENTINFORMASJON 1.1. Dokumentdistribusjon Navn Prosjekteier Styringsgruppen Prosjektplassen (fellesområde) Organisasjon/ foretak/ avdeling HNIKT Styringsgruppen for prosjektet Tabell 1 Dokumentdistribusjon 1.2. Revisjonshistorikk Versjon Av Dato Beskrivelse 0.8 Styringsgruppen for prosjektet Teknologiarkitekt Kvalitetssikring arkitektur 1.0 Styringsgruppen for prosjektet Godkjenning 1.1 Økonomi Oppdaterte økonomitall Tabell 2 Revisjonshistorikk 1.3. Kontakter Rolle Navn Epost Telefon/mobil Prosjekteier/ leder tore.sorensen@hnikt.no Tore Sørensen styringsgruppen Prosjektleder Bjørn-Tore Nikolaisen bjorn-tore.nikolaisen@hnikt.no Tabell 3 Kontakter 5

6 2. SAMMENDRAG Prosjekt Sentralt Kjøremiljø i Helse Nord hadde som mål å anskaffe og realisere en modernisert infrastruktur i våre nye datasentre (DS1 og DS2), som grunnlag for nye tjenester og fremtidig utvikling i regionen. Prosjektets mål ble definert i oppstarten av prosjektet, og prosjektet har levert høy grad av måloppnåelse. Deler av målene realiseres i gevinstrealiseringsperioden. Den nye infrastrukturen i våre datasentre er kalt Sentralt Kjøremiljø (SKM), og består av et programvaredefinert datasenter (SDDC) fra VMware, basert på hyperkonvergert infrastruktur. Noen av fordelene med Helse Nord IKT s programvaredefinerte datasenter er: - Helhetlig administrasjon og overvåkning av løsningen - Mulighet for høy grad av selvbetjening og automatisering av infrastrukturleveranser og prosesser - Enkel og hurtig skalering ved å tilføre nye standardkomponenter i løsningen - Mulighet for høyeste tilgjengelighet med failover mellom datasentre, hvis det støttes av applikasjonsnivå - Differensiering av tilgjengelighetsnivåer basert på avtalt SLA - Enhetlig backup og arkivløsning i tett integrasjon med løsningen. Disse egenskapene er sentrale i forhold til å realisere vedtak om standardisering, regionalisering og konsolidering av tjenester i Helse Nord. Leveransen av Sentralt Kjøremiljø er nå ferdigstilt og overlevert linjeorganisasjonen i HNIKT, ved mottaksprosjektet SKM-mottak. Arbeidet med å etablere driftsrutiner og anbefale permanent organisering av drift for det sentrale kjøremiljøet er ivaretatt av prosjekt SKM-mottak. 3. KORT OPPSUMMERING AV PROSJEKTET Prosjektets formål er å etablere en modernisert infrastruktur for Helse Nord som grunnlag for nye regionale tjenester og fremtidig utvikling. Infrastrukturen skal moderniseres for å nå målene om standardisering, harmonisering og konsolidering. Dermed sikres kvalitet på tjenestene og infrastrukturen blir finansielt bærekraftig over tid. Målbilde for HNIKT er å få på plass en moderne Sentralt Kjøremiljø (SKM) infrastruktur. Den nye infrastrukturen skal gi HNIKT: En solid fremtidsrettet infrastruktur som en helhetlig løsning Forenklet administrasjon og vedlikehold Raskere levering av tjenester Stor grad av selvbetjening og automatisering Større fleksibilitet Effektivisere; gjøre mer med mindre Bedre sikkerhet og kontroll Enklere og billigere support 6

7 Prosjektet skal sikre at det sentrale kjøremiljøet blir levert på tid, kost, forventet kvalitet og omfang Organisering Prosjektet har hatt bistand av linjeressurser fra Tjenesteproduksjon og Stab, samt også noen eksterne ressurser i prosjektets ulike faser. På det meste har det vært over 20 personer i prosjektet. I forbindelse med design og installasjon av SKM har leverandør Core Services AS stilt med egen prosjektorganisasjon som tilsvarte vår egen. Prosjekts organisering under gjennomføring av selve anskaffelsen er illustrert i figur 1. Figur 1 Prosjektorganisering 7

8 Prosjektleder Prosjektleder er styringsgruppens kontaktpunkt til prosjektet. Prosjektleder ivaretar rollen som daglig leder og har ansvar for styring og ledelse av prosjektet, herunder gjennomføring av prosjektet i henhold til prosjektmandatet. Prosjektleder rapporterer periodisk til styringsgruppen og fremmer forslag til styringsgruppen om eventuelle endringer i mandatet til prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for å gjennomføre de aktiviteter som skal til for å lede prosjektet gjennom de ulike fasene, herunder: Ansvarlig for utarbeidelse av prosjektmandat og prosjektplaner. Måler og rapporterer fremdrift og ressursbruk i forhold til planer. Samarbeider med styringsgruppen for å skaffe organisatorisk forankring av prosjektet. Sørger for god ledelse av alle involverte ressurser i prosjektgruppen. Sikrer integrasjon og kommunikasjon med alle interessegrupper og tilstøtende prosjekter. Ansvarlig for å utarbeide økonomiske estimater og prosjektets budsjett. Ansvarlig for å følge opp prosjektets planer og budsjetter. Sørger for å identifisere og avklare viktige problemstillinger på en effektiv måte. Kvalitetssikring av prosjektets leveranser. Planlegger og gjennomfører møter med styringsgruppen. Navn Bjørn-Tore Nikolaisen Relevant erfaring, kompetanse og eventuell sertifisering Prosjektleder Tabell 4 Prosjektleder Prosjektets kjernegruppe Prosjektets kjernegruppe har variert i forhold til antall og kompetanse i de ulike faser av prosjektet. De mest sentrale personer i prosjektet har vært: Navn Thomas Johansen Lars Hepsøe Åge Olai Johnsen Jostein Trollvik Bjørn Jacobsen Jon Hølland Øyvind Grønvik Kristine Steinsvik Relevant erfaring, kompetanse og eventuell sertifisering Løsningsarkitekt Fagansvarlig Nettverk Rådgiver Teknologiarkitekt Ekstern bistand, PwC/ÅF AdvansIT Innkjøper Jurist Tabell 5 Prosjektets kjernegruppe Styringsgruppe Styringsgruppen har vært sammensatt av ressurser fra HNIKT. 8

9 Styringsgruppen er det formelle møtepunktet mellom prosjektet, Helse Nord RHF, HNIKT og helseforetakene i Helse Nord. Styringsgruppens medlemmer er representanter for sine respektive virksomheter. Styringsgruppen har følgende ansvar: Igangsette og avslutte prosjektet Godkjenne de mest sentrale del-leveransene i prosjektet Se til at prosjektets leveranser ferdigstilles som forutsatt i prosjektmandatet Se til at prosjektet får oppfylt forutsetninger i henhold til prosjektmandatet Budsjett for prosjektet Avgivelse av interne ressurser som forutsatt Styringsgruppens medlemmer har bestått av: Navn Tore Sørensen Steinar Nyhus Vegard Jørgensen Geir Mikkelsen Eva Lyshoel Jostein Trollvik Espen Holthe Rolle Avdelingsleder Tjenesteproduksjon HNIKT Seksjonsleder Porteføljekontoret HNIKT NK Tjenesteproduksjon HNIKT Seksjonsleder Basis drift HNIKT Programleder FAKT (fratrådte i løpet av prosjektperioden) Rådgiver HNIKT (fratrådte i løpet av prosjektperioden) Assisterende Programleder FAKT Tabell 6 Prosjektets styringsgruppe 4. OPPNÅELSE AV PROSJEKTETS MÅL Prosjektets mål ble definert i oppstarten av prosjektet. Tabellen under beskriver måloppnåelse ved prosjekt slutt. Frigjøring av driftsressurser i HNIKT blir realisert i gevinstrealiseringsperioden. Mål Beskrivelse Grad av oppnåelse Virksomhetsmål Virksomhetsmål Effektmål Krav til sikkerhet, kvalitet (tilgjengelighet) og skalerbarhet for sentrale IKT-tjenester etterleves. Sentralt kjøremiljø skal være Helse Nord sin regionale plattform for infrastruktur- og plattformtjenester. Bedret leveranseevne / endringsevne for IT-prosjekter gjennom vedtatte og etablerte standardtjenester. Effektmål Frigjøre driftsressurser i HNIKT. Realiseres i linjeorganisasjonen Effektmål Økt kvalitet og tilgjengelighet, samt redusert risiko i tjenesteleveransene. Effektmål Frigjøring av plass i lokale datarom. Høy Resultatmål Budsjettrammen for leveransene overholdes. Høy Resultatmål Tidsrammen for leveransene overholdes. Høy Høy Høy Høy Høy Tabell 7 Virksomhetsmål, effektmål og resultatmål 9

10 5. PROSJEKTETS PRODUKTER 5.1. Regionale infrastrukturtjenester Prosjektet har anskaffet og etablert regionale infrastrukturtjenester iht. omforent tjenestekatalog. Sammendrag av prosjektets produkter: Leveranse Status Kvalitetskrav Forklaring Målbilde og målarkitektur Levert Prosjektet skal etablere og forankre målbilde og målarkitektur for Sentralt Kjøremiljø, basert på overordnede målbilder for Helse Nord. Arbeidet vil utføres i nært samarbeid med arkitekturprosjektet i FAKTprogrammet. Prosjektet har hatt bistand og QA fra arkitekturprosjektet i FAKTprogrammet gjennom utarbeidelse av kravspesifikasjon, samt i hele anskaffelsesprosessen og i etterfølgende designprosess med Core Services AS. Kravspesifikasjon Levert I planleggingsfasen skal det utarbeides omforente kravspesifikasjoner for anskaffelse av nye infrastrukturtjenester, samt plattformtjenester. Prosjektet er ansvarlig for å kartlegge krav og må gå i dialog med relevante enheter og prosjekter i Helse Nord. SKM målbilde og målarkitektur er forankret i vedtatte design og beslutninger i perioden. Kravspesifikasjon er utarbeidet Gjennomføre anskaffelse Levert Prosjektet er ansvarlig for å etablere og forankre anskaffelsesstrategi, samt gjennomføre anskaffelse av ny infrastrukturplattform, inkludert plattformtjenester. Dette inkluderer alle aktiviteter knyttet til anskaffelsen. Anskaffelsesstrategi er utarbeidet og anskaffelse gjennomført. Overordnet design Levert I prosjektets planleggingsfase skal det utarbeides et overordnet design som vil være underlag for anskaffelse av nye infrastrukturtjenester, samt nødvendige plattformtjenester. Prosjektet vil som en del av dette arbeidet i planleggingsfasen avdekke avhengigheter til hvilke plattformtjenester som vil være nødvendige å etablere for å understøtte første migreringspakke/prosjekt i Migreringsprogrammets gjennomføringsfase. Prosjektet har igjennom leverandøren Core Services AS levert overordnet design. 10

11 Detaljert design Levert En detaljert beskrivelse av plattformen (infrastruktur- og plattformtjenester) som gir underlag for hvordan løsningen installeres og tjenestene etableres. Prosjektet har igjennom leverandøren Core Services AS levert detaljert design. Installere / konfigurere infrastrukturtjenester Levert Prosjektet er ansvarlig for at anskaffet infrastruktur blir installert og konfigurert i.h.t godkjente kravog designdokumenter. SKM løsningen er installert og konfigurert i.h.t godkjent design dokumentasjon og konfigurasjonsguide. Etablere/ Oppdatere tjenestekatalog Levert Oppdatere tjenestekatalog for infrastruktur- og plattformtjenester med spesifikasjoner og rutiner for de tjenester som etableres av prosjektet. Teststrategi/testplaner Levert Det skal utarbeides en teststrategi og testplaner som spesifiserer hvordan alle relevante krav til infrastrukturog plattformtjenester skal testes og verifiseres. Teststrategi og testplaner skal ta utgangspunkt i FAKT programmets standarderer/prinsipper for test og kvalitet. Prosjektet har vært i tett dialog med tjenestestyret og etablert et teknisk grensesnitt mot tjenestekatalogen i HPSM. Et utvalg av «SKM» tjenester er valgt ut som de første tjenestene. Teststrategier og planer er utarbeidet. Gjennomføring av test Levert Prosjektet skal gjennomføre testing av alle tjenester i.h.t testplan, samt dokumentasjon av alle tester. SKM løsningen er testet. Testrapporter er utarbeidet. Driftsdokumentasjon Levert Prosjektet er ansvarlig for at det utarbeides driftsdokumentasjon for alle tjenester som etableres av prosjektet. Overlevering til Helse Nord Levert Prosjektet er ansvarlig for å planlegge og gjennomføre overlevering av tjenester som etableres til Helse Nord IKT. Driftsdokumentasjon er utarbeidet. Tabell 8 Regionale infrastrukturtjenester i SKM 5.2. Regionale plattformtjenester Prosjektet skal i gjennomføringsfasen også sikre at det etableres løsninger for utvalgte plattformtjenester. Sammendrag av plattformtjenester som etableres i Sentralt Kjøremiljø: Leveranse Status Kvalitetskrav Forklaring Katalogtjeneste Levert Prosjektet har benyttet opsjonen i SKM avtalen knyttet til «Etablering av katalogtjenester». I samarbeide med tjenesteier for katalogtjenester i HNIKT har man kommer frem til en løsning vedrørende kobling SKM-AD 11

12 Katalogtjeneste Tenant Levert E-post plattform Levert Prosjektet er ansvarlig for etablering av en regional e-post plattform med mulighet for failover på SKM i regionalt datasenter. Database Levert Prosjektet er ansvarlig for å etablere en instans av MSSQL og MySQL på SKM i regionalt datasenter. Web Levert Prosjektet er ansvarlig for å etablere en standardisert plattform for webtjenester på SKM i regionalt datasenter. Integrasjon Levert Prosjektet er ansvarlig for å etablere en Microsoft Biztalk instans på SKM i regionalt datasenter. og plan fremover vedrørende AD på SKM. Prosjektet har benyttet opsjonen i SKM avtalen knyttet til «Etablering av katalogtjenester». I samarbeide med tjenesteier for katalogtjenester i HNIKT har man kommer frem til en løsning vedrørende kobling SKM-AD og plan fremover vedrørende AD på SKM. Exchange 2016 er etablert i regionalt datasenter. Migrering av mailbokser fra gammel e-post plattform utføres av migreringsprosjektet. MSSQL med mulighet for Always On er etablert i regionalt datasenter. MySQL er etablert i regionalt datasenter. Webplattform er etablert i regionalt datasenter. Microsoft Biztalk er etablert i regionalt datasenter. Tabell 9 Regionale plattformtjenester i SKM 6. ARKITEKTUR Målarkitektur for sentralt kjøremiljø ble utviklet i prosjektet og målarkitektur for teknologi er oppdatert. Dette har sikret at leveransene er i henhold til målarkitektur. Erfaringslogg er identifisert som et behov for alle prosjekt, men foreløpig ikke realisert. 12

13 7. PROSJEKTETS BEGRUNNELSE I konseptfasen til FAKT-programmet anbefales det å starte opp et program som standardiserer og konsoliderer tjenester og systemer. Før man migrerer applikasjonene og tjenestene til det nye datasenteret, må det etableres en regional, fremtidsrettet plattform for produksjon av regionale tjenester til helseforetakene i Helse Nord. Denne plattformen er kalt Sentralt Kjøremiljø. Prosjektets økonomiske hovedtall: Økonomiske hovedtall Godkjent budsjett Faktiske kostnader/realiserte gevinster Differanse Utgifter frem til realiseringsfasen *) Bruttogevinster **) Nettogevinster **) Tabell 10 Økonomiske hovedtall Alle tall i hele tusen *) Kostnader for vedlikehold i garantiperioden (MNOK ) er tatt ut av prosjektets budsjett etter avtale økonomisjef. **) Realiseres i gevinstrealiseringsperioden 8. PROSJEKTETS MILEPÆLER Prosjektet har vært faseinndelt og gjennomført i henhold til HN IKT's prosjektrammeverk PRHI. De relevante prosjektfasene er: 1. Konseptfasen 2. Planleggingsfasen 3. Gjennomføringsfasen 4. Avslutningsfasen Følgende milepæler ble definert for prosjektet og justert underveis: MP Beskrivelse Dato M1 Leverandørkonferanse gjennomført M2 Godkjent kravspesifikasjon M3 Anskaffelsesstrategi og konkurransegrunnlag for prekvalifisering godkjent M4 Prekvalifisering kunngjort M5 Konkurransegrunnlag inkl. kravspek utarbeidet M6 Konkurransegrunnlag inkl. kravspek godkjent av avtaleeier M7 Prekvalifisering utført M8 Konkurransegrunnlag sendt ut M9 Kontrakt signert

14 M10 Oppstart prosjekt/leveranse M11 Overordnet og detaljert design av SKM godkjent M12 Løsningen klar for akseptansetest M13 Idriftsettelse M14 Godkjenningsperiode avsluttet M15 Leveransedag M16 Prosjekt avsluttet Tabell 11 Milepæler Tidsplanen som understøttet realisering av milepælene definert i prosjektforslaget fra konseptfasen var som følger: Konseptfase Planleggingsfase Gjennomføringsfase Avslutningsfase Milepæler Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 M1 M2- M4 M5- M8 M9 M10- M11 M12 M13 M14- M16 Tabell 12 Fremdriftsplan for prosjektet Overordnet faseplan i tabellen under. Faser Dager Start Slutt Prosjekt Sentralt Kjøremiljø 513 dager Konseptfase 41 dager Planleggingsfase 245 dager Gjennomføringsfase 218 dager Avslutning 11 dager Realisering Tabell 13 Faseplan for prosjektet Detaljert faseplan ble utarbeidet i starten av prosjektet og justert underveis, samt ved overgang til ny fase. 14

15 9. AVVIK I PROSJEKTET Oppsummering av relevante produkter og grensesnitt som har vært vurdert i prosjektet, men som ikke er en del av prosjektets omfang og leveranser: #NR Område Kort redegjørelse/ konsekvens #1 Server: SKM forutsetter standard OS imager for server ressurser. Krever et verktøy for administrasjon og patching av OS imager. Anskaffelse av et slikt verktøy er utenfor prosjektets omfang. #2 Sikkerhet: SKM tilbyr funksjonalitet for mikrosegmentering og basis brannmurfunksjonalitet. #3 Database: SKM tilbyr MSSQL og MySQL databasetjeneste. #4 Katalog: SKM skal støtte oppunder fremtidige plattformer. #5 Fil og print: SKM skal støtte oppunder fremtidige plattformer. #6 Terminalserver: SKM skal støtte oppunder fremtidige plattformer. #7 Desktop og infrastruktur: SKM skal støtte oppunder VDI i forhold til lagring og server. SKM beslutning: Styringsgruppesak Prosjekt Helhetlig informasjonssikkerhet (HIS): Sentral administrasjon og sikring av servere (f.eks. MS System Center) er en del av HIS. Info: Vedlagt epost fra Jan Harald Solberg i HIS. Sikkerhetsfunksjoner som proxy, IDS/IPS, autentisering, og VPN er utenfor prosjektets omfang. Verktøy for sammenstilling av logger og logganalyser er utenfor prosjektets omfang. SKM beslutning: Styringsgruppesak Prosjekt Helhetlig informasjonssikkerhet (HIS): IDS/IPS og brannmurer for ny sonemodell er en del av HIS. SIEM for sammenstilling av logger er en del av HIS. Info: Vedlagt epost fra Jan Harald Solberg i HIS. Oracle databasetjeneste er ikke en del av prosjektets omfang, foruten små test/utviklings databaser som kan kjøres virtuelt. Beslutning: Styringsgruppesak Konsolidering av dagens katalogstruktur er ikke inkludert i prosjektets omfang. IDM er ikke inkludert i SKM. Forutsetter en mulighet for roller i AD knyttet til autentisering inn på SKM plattformen Beslutning: Styringsgruppesak Prosjekt Helhetlig informasjonssikkerhet (HIS): Basis IDM-løsning for autentisering er en del av HIS. Info: Vedlagt epost fra Jan Harald Solberg i HIS. Dagens design på print bør ses på (konsolidere løsning), men er ikke en del av prosjektets omfang. Beslutning: Styringsgruppesak Pakking av applikasjoner er ikke inkludert i prosjektets omfang. Dette er en del av migreringsprosjektet. Beslutning: Styringsgruppesak Klienter og VDI løsning er ikke en del av prosjektets omfang. 15

16 #8 Disaster Recovery: SKM skal støtte oppunder fremtidig DSDR løsning. Beslutning: Styringsgruppesak DSDR lokasjon og løsning er ikke en del av prosjektets omfang. Prosjekt helhetlig informasjonssikkerhet (HIS) og delprosjekt beredskap og kontinuitet har i oppdrag å utrede handlingsalternativer og kostnader samt gi anbefaling til løsning vedrørende regional DSDR. #9 Fra punkt i Vedlegg A Prosjektforslag Sentralt kjøremiljø i FAKT-programmet: I tillegg skal prosjektet etablere en ny nettverksog sikkerhetsplattform, som minimum leverer følgende: Sonemodeller Prinsipper for perimetersikring Provisjonerings- og tilgangsstyring Enhetlig administrasjon for sikkerhetsløsningen Sikker tilgang til nasjonale tjenester Info: vedlagt epost fra delprosjektleder Tor-Kjetil Jegervatn Folkestad. Ny nettverks og sikkerhetsplattform med underliggende punkter er ikke en del av dette prosjektets omfang. Dette er en leveranse i prosjekt helhetlig informasjonssikkerhet (HIS) Orientering: Styringsgruppesak Info: vedlagt epost fra prosjektleder i HIS Kim Christian Saxvik. Tabell 14 Avvik i prosjektet 10. GJENSTÅENDE RISIKOELEMENT FRA PROSJEKTGJENNOMFØRINGEN Prosjektet har i prosjektgjennomføringen identifisert ett gjenstående risikoelement som overleveres til linjeorganisasjonen for videre oppfølgning. #NR Område Beskrivelse Tiltak/ Kommentarer #11 Økonomi Lisensmodell for Windows Server 2016 er endret fra socket til core i virtuelle miljøer. Dette medfører risiko for økte lisenskostnader Prosjektet har avklart at gammel lisensmodell skal benyttes frem til vår avtale med Microsoft skal reforhandles i løpet av Q2 i Det er viktig med stor oppmerksomhet rundt ny lisensmodell for servere i forbindelse med reforhandling av vår avtale med Microsoft i Seniorrådgiver Per Christian Lindberg i Helse Nord IKT er orientert, jfr vedlagte epost. 16

17 11. PROSJEKTETS ANVENDELSE AV IT-POLITISKE FØRINGER FRA DIGITALISERINGSRUNDSKRIVET Prosjektets konkrete anvendelse av IT-politiske føringer: Prinsipp 1. Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen 2. Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester 3. Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker 4. Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse 5. Innbyggere og bedrifter skal få varsling på SMS og epost. 6. Innbyggere skal få hjelp til å finne frem til, og bruke digitale tjenester 7. Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering 8. Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas 9. Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester skal samordnes Den faktiske implementeringen i dette prosjektet Prosjektet etablerer en modernisert infrastruktur for Helse Nord som grunnlag for nye regionale tjenester og fremtidig utvikling, herunder mulighet for realisering av digital kommunikasjon. Prosjektet etablerer en modernisert infrastruktur for Helse Nord som grunnlag for nye regionale tjenester og fremtidig utvikling, herunder mulighet for etablering av helhetlige og brukervennlige digitale tjenester. Ikke relevant. Ikke relevant. Ikke relevant. Ikke relevant. Prosjektet støtter opp om standardisering, harmonisering og konsolidering av regionens IKT-løsninger. Realisering av tjenester på plattformen understøtter utvikling av arbeidsprosesser og organisering. Prosjektet støtter opp under de underliggende relevante krav knyttet til personvern og informasjonssikkerhet. Plattformen er sikret fysisk og logisk. Prosjekter er en leveranse som understøtter Helse Nord og HNIKTs digitaliseringstiltak som kan realiseres i FRESK og andre tilsvarende program/prosjekter. Tabell 15 Prosjektets anvendelse av IT-politiske føringer 12. EVALUERING AV PROSJEKTET Suksessfaktorer De viktigste suksessfaktorer for prosjektet: Utarbeide en robust kravspesifikasjon som involveres og forankres i berørte interne fagmiljøer. Benytte profesjonell bistand til utforming av et helhetlig konkurransegrunnlag. Benytte profesjonell bistand til utførelsen av anskaffelsen. (juridisk og innkjøp). Velge en leverandør som kan ta et totalansvar for leveransen og underliggende fagområder, integrasjoner, test og dokumentasjon. 17

18 Involvere driftspersonell og mottakere av produktene i alle prosjektfasene, men være varsom i selve anskaffelsesprosessen for å unngå «lekkasjer» og potensiell forskjellsbehandling av leverandører som vil kunne medføre klage. Ha en aktiv styringsgruppe. Strukturerte styringsgruppemøter for løpende å kunne ta de riktige beslutninger og avklaringer Usikkerhet Prosjektet har aktivt i hele prosjektperioden benyttet styringsgruppen og prosjekteiere for å diskutere og besluttet tiltak på usikkerhet som har kommet opp i prosjektet. Prosjektledelsen har gjennomgående styrt etter å ha kontroll på usikkerhet og risiko i prosjektet. Enkle tiltak er mitigert i prosjektet, mens «vanskelige» risiko er løftet opp til styringsgruppen for orientering og beslutning. Prosjektet har hatt flere usikkerheter i planleggings og gjennomføringsfasen. Alle usikkerheter er løpende blitt behandlet. Se også Kap. 10, gjenstående risikoelement fra prosjektgjennomføringen Viktige læringspunkter De viktigste læringspunkter i prosjektet oppsummert: #Ref. Hendelse Læring 1 Innføring av ny teknologi kan føre til organisasjonsendring/ Må ha fokus på dette fra starten av prosjektet. utvikling. Det er lett å glemme. 2 Gjennomfør markedsundersøkelse (leverandørkonferanse) Bør gjennomføres tidlig i prosjektet. for å få kunnskap om markedet og produkter. 3 Det er viktig at det kommuniseres en klar visjon og Bør være en rød tråd i hele prosjektet. overordnet forståelse for hvorfor prosjektet gjennomføres. Skaper større forståelse for det som kommer. 4 Interne ressurser for gjennomføring: For anskaffelsesprosjekter av denne størrelsen er det viktig å sette av tilstrekkelige ressurser. Sentrale roller i prosessen må ikke ha andre tidkrevende aktiviteter pågående i samme tidsrom. Å ha innkjøper i 100% stilling i hele prosessen var en sterkt medvirkende årsak til den gode gjennomføringen. Det samme gjelder fagressursene som var 100% tilgjengelige for prosjektet i intensive perioder. 5 Kommunikasjon fra prosjektet: Kommunikasjonen fra prosjektet til resten av organisasjonen var veldig begrenset i anskaffelsesprosessen. Dette skapte en del misnøye i resten av organisasjonen. 6 Kravspesifikasjon: For mange av kravene viste seg i evalueringsprosessen å være lite egnet til å skille leverandørene på. Mange E-krav ble stilt som om de var O-krav, dvs. svaret på kravet er begrenset til Ja/Nei. F.eks: L11: «Løsningen skal loggføre alle endringer». I tillegg ble noen krav som ble ansett som meget viktige definert som O(B), i praksis blir det umulig å evaluere 18 Dersom anskaffelsen er av denne størrelsen og det er stor interesse fra resten av organisasjonen bør det vurderes å gi ut noe mer informasjon underveis. Regelverket skal selvsagt følges, men man burde gjøre konkrete vurderinger på hva man faktisk kan informere om. I kravstillingen må man ha med seg hvordan man skal evaluere kravet. I E-krav må det kravet stilles slik at man kan evaluere faktiske kvalitetsforskjeller i tilbudene.

19 kvalitetsforskjeller da O-krav bare handler om å oppfylle et minimumsnivå. Besvarelser som er bedre enn minimum kan ikke gis høyere score. 7 Kravspesifisering: Scopet for anskaffelsen ble avklart for sent noe som førte til at dette måtte avklares underveis i kravspesifiseringen. 8 Kravspesifikasjon: For mange av kravene rundt arkitektur var for vage og gav lite verdi i evalueringen. 9 Kravstillingen i SSA-O var altfor vag og rund til at besvarelsene fra leverandørene ga noe verdi. 10 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag: Tidkrevende prosess. Må ha tid til å gjennomgå kravspesifikasjonene flere ganger. Veldig avhengig av at de rette fagpersonene deltar. For kravspesifikasjonen til vedlikehold ble det i praksis slik at ressurser fra innkjøp lagde mesteparten av dokumentet. 11 Tidsplanlegging, prekvalifisering: I utgangspunktet satte vi av 2 uker til evaluering av søknadene. I praksis ble det bare 3 dager da beslutningen skulle innom flere instanser før godkjenning, bla. Jurist og SG. 12 Prekvalifisering, kvalifikasjonskrav: Kravet til erfaring lød: «Leverandøren skal ha erfaring med.». I evalueringen ble det da vanskelig å bruke vårt skjønn for setting av minimumskravet til erfaring da en bokstavelig tolkning av kravet kan føre til at selv den minste erfaring med teamet er nok for å oppfylle kravet. 13 Tilbakemelding fra leverandør i loss review: De merkantile betingelsene var såpass ufordelaktige for leverandøren at de vurderte å trekke seg. Mer presist gjaldt dette gapet mellom oppstart av betaling av vedlikehold fra produsenten og når vi som kunde skal betale vedlikehold. Dette gapet er på flere måneder og utgjør en betydelig kostnad for leverandøren. 14 Evaluering av samlede priser: Evalueringsmodellen for pris var basert på en livsløpskostnad. I praksis medførte det at de kompletteringskjøpene som ble lagt til grunn i evalueringen ble veldig store i beløp sammenliknet med det faktiske innkjøpet som skulle gjøres i prosjektet. Dersom scopet hadde vært avklart tidligere ville man kunne brukt tida i kravspesifiseringen bedre. Med tydeligere rammer og retning ville denne prosessen blitt mer effektiv. I kravstillingen må man være «strenge» i utvelgelsen av krav. Krav som ikke medfører verdi i evaluering bør fjernes. Enten burde man kravstilt mye tydeligere, eller så burde kravene vært fjernet. I praksis ble denne delen av tilbudene tillagt veldig liten vekt i evalueringen. Riktige ressurser må være med i prosessen, også for vedlikehold. Sett datoer etter beslutningspunkter og regn bakover når man planlegger prosessen. Kravet skulle ha lydt «tilstrekkelig erfaring». Det ville ha gjort det mye enklere for oss å vurdere erfaringene skjønnsmessig. Ta høyde for dette gapet i kravspesifiseringen. Vil spesielt være gjeldende ved lengre utviklingsfaser der det går tid fra SW installeres til det faktisk tas i bruk. Gjennomføre en mer detaljert simulering på hvordan ulike priser slår ut i evalueringsmodellen. I dette tilfellet var det riktig å inn livsløpskostnader, men vektingen av de fremtidige kjøpene var nok vektlagt for tungt. 115 Workshoper for kravspesifisering og evaluering: Det gir gevinst å fjerne seg fra den daglige driften for å ha fullt fokus på anskaffelsesprosessen i intensive perioder. 19

20 Workshop-modellen fungerte godt i kravspesifiseringen og evalueringen. Veldig lurt å ta hele dager i eksterne lokaler for full fokus. 16 Evalueringsteam og forhandlingsteam: Det er vanskelig å «ha temperaturen» på prosessen og detaljene dersom man ikke er med på begge deler. 17 Referatskriving i forhandlingsmøter: Det viste seg å være vanskelig for en person uten inngående teknisk kompetanse å føre referat fra møtene. Det ble en del merarbeid i etterkant med referatene på grunn av dette. 18 Gjennomføring av loss-review: Det ble gjennomført loss-review møter med de tapende leverandørene etter karensperioden var over. Dette ble meget godt mottatt blant leverandørene. Deltakere i forhandlingsmøtene bør også være deltakere i evalueringsteamet. Den fagressursen som spør spørsmål bør også ha ansvar for å skrive svaret i referatet i tillegg til hovedreferenten. I anskaffelser av denne størrelsen bør man gjennomføre loss-review for alle som ønsker det. Tidsbruken er liten fra vår side, men det betyr mye for leverandørene og gir oss mye goodwill. Tabell 16 Læringspunkter i prosjektet Vedlegg 1. Oppdatert prosjektdirektiv. 2. Gevinstrealiseringsplan. 3. DSDR epost fra HIS. 4. Ny nettverks og sikkerhetsplattform epost fra HIS. 5. Øvrige leveranser epost fra HIS 6. Gjenstående risikoelement epost til Per Christian Lindberg 20