VEDLEGG 2 Høgskolen i Oslo og Akershus Risikovurdering for HiOA. 1 Bakgrunn. 2 Innføring av risikostyring ved HiOA

Transkript

1 VEDLEGG 2 Høgskolen i Oslo og Akershus Risikovurdering for HiOA 1 Bakgrunn Økonomiregelverket i staten 1 inneholder gjennomgående krav om at all styring, oppfølging, kontroll og forvaltning i staten skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. Departementet skal sikre at underliggende virksomheter har etablert en forsvarlig risikostyring og internkontroll, og Kunnskapsdepartementet fastslår at risikostyring skal være en integrert del av målog resultatstyringen 2. Styret, som øverste organ ved HiOA, har ansvar for at institusjonen drives i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder 3. Virksomhetens ledelse skal sørge for at det er etablert en forsvarlig risikostyring og internkontroll i virksomheten, og påse at den fungerer på en tilfredsstillende måte. Risikostyring er et verktøy for proaktiv styring og skal bidra til å: forebygge og begrense uønskede hendelser tydeliggjøre sammenhengen mellom mål, risiko og tiltak bedre prioritering og ressursstyring fastsette mer realistiske mål og ambisjonsnivåer effektivisere og spisse styringsdialogen tilfredsstille krav i økonomiregelverket Risikostyringen skal hjelpe ledelsen til å ta bedre beslutninger gjennom å blant annet synligjøre usikkerheter og svakheter samt tydeliggjøre hvilke risikoer som må/bør reduseres/styres og hvilke risikoer som kan aksepteres. 2 Innføring av risikostyring ved HiOA HiOA er i ferd med å innføre helhetlig risikostyring som en del av de ordinære styringsprosessene, og første steg har vært å identifisere risikoer i organisasjonen. I løpet av høsten 2016 og våren 2017 er det gjennomført risikoworkshops med alle fakultet, sentra og avdelinger i fellesadministrasjonen. Alle enhetene har kartlagt risikoer og utarbeidet egne risikobilder. På enhetsnivå ble det identifisert cirka 130 risikoer. Ledelsen ved HiOA har utarbeidet et overordnet risikobilde basert på enhetenes risikokartlegging. Videre er det gjort vurderinger av utfordringer som kun er relevante for HiOA som helhet. Fokus for arbeidet har vært på de mest vesentlige risikoene. Risikobilde for HiOA vil dermed ikke gi en fullstendig liste, men en oppsummering av de største og mest aktuelle risikoområdene. Risiko betyr i denne sammenheng usikkerhet, utfordringer eller potensielle hendelser som kan true 1 Reglement for økonomistyring i staten. Bestemmelser om økonomistyring i staten. Fastsatt 12. desember 2003 med endringer, senest 5. november Orientering om statsbudsjettet 2017 for universitet og høgskolar 3 Lov om universiteter og høyskoler. Kapittel 9. Styret 1

2 måloppnåelse eller omdømme. På enhetsnivå er risikoene mer detaljerte og presise, mens de på aggregert nivå er samlet under bredere hovedtemaer. Gjennomførte risikoworkshops har bidratt til å øke risikoforståelsen i organisasjonen men det må arbeides videre med å integrere risikostyringen i de ordinære styringsprosessene. Risikostyring skal ikke være en egen isolert prosess, men må ses i sammenheng med budsjett og planprosessen. Midler til nødvendige risikoreduserende tiltak må også prioriteres i budsjettet og ved fordeling av strategimidler. I løpet av høsten vil det bli utarbeidet rutiner for hvordan risikostyring og risikoreduserende tiltak skal følges opp som en del av eksisterende virksomhetsrapportering og årshjul. Ambisjonen er at risikostyring skal oppleves som et nyttig styringsverktøy og bli en naturlig del av vårt arbeid. 2.1 Metode brukt i risikokartleggingen Risikoene har innledningsvis blitt identifisert og beskrevet på enhetsnivå, og vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens. Enhetenes risikoer har i neste runde blitt vurdert og aggregert på overordnet virksomhetsnivå. For HiOA som helhet er risikoene vurdert i forhold til potensiell konsekvens for virksomhetens totale måloppnåelse og hvor hyppig det forventes at ledelsen vil måtte behandle risikotemaet i sin løpende oppfølging av virksomheten (risikoens aktualitet). Konsekvens vurderes utfra følgende kategorier: Svært alvorlig vil i stor grad påvirke evne til måloppnåelse negativt og/eller vil kunne føre til stort omdømmetap i lengre tid Betydelig vil i betydelig grad påvirke evne til måloppnåelse negativt og/eller vil kunne føre til betydelig omdømmetap i en periode Liten vil i mindre grad påvirke evne til måloppnåelse negativt og/eller vil i liten grad kunne påvirke omdømme til HiOA negativt Aktualitet vurderes utfra følgende kategorier: Høy skjer i dag eller vil trolig bli en aktuell utfordring/situasjon i løpet av neste planperiode Middels vil kanskje bli en aktuell utfordring/situasjon i løpet av neste planperiode Lav vil trolig ikke bli en aktuell utfordring/situasjon i løpet av neste planperiode Risikoene har ut fra dette blitt kategorisert i tre overordnete risikonivåer: Høyt risikonivå Risikotema det må tas tak i. Rektor må akseptere og følge opp tiltakene. Moderat risikonivå Lavt risikonivå Risikoer det bør tas tak i. Ledere i rektors ledergruppe må akseptere og følge opp tiltakene innenfor sine respektive områder. Risikoen er tilfredsstillende håndtert eller ikke vesentlig på virksomhetsnivå. Eventuelle tiltak og tilhørende oppfølging gjøres på enhetsnivå. 2

3 3 HiOAs risikobilde HiOAs risikobilde består av åtte aggregerte risikoområder. Hvert område inkluderer flere underliggende risikoer og er nærmere beskrevet under. Rektor har vurdert tre områder som anses å ha høyt risikonivå og resterende moderat risikonivå. Områdene med høyt risikonivå er områder som vil ha stor betydning for universitetsambisjonen. 3.1 Risikoområder Under følger en beskrivelse av de åtte aggregerte risikoområdene ved HiOA i Styring og ledelse Dette risikoområdet beskriver utfordringer knyttet til HiOAs styringsevne for at virksomheten som helhet skal nå sine mål. Temaer som inngår er blant annet relatert til beslutningssystemene og HiOAs evne til å fatte virksomme beslutninger, fordeling av roller og ansvar, kommunikasjon og informasjon horisontalt og vertikalt i organisasjonen, gjennomføringsevne ved endringsprosesser, samt avvik mellom systemkvalitet i styringssystemene og behovene for styringsinformasjon. 2. Kompetanse ansatte HiOA har risikoer både knyttet til å rekruttere og forvalte relevant kompetanse. Professorkompetanse er en slik kompetanse. Det er videre pekt på at det er begrensninger i lederkompetanse som påvirker gjennomføringsevnen av nødvendige endringer. 3. Studiepoeng og kandidatproduksjon Sammenlignet med andre institusjoner ligger gjennomføring på normert tid høyere enn snittet i sektoren på bachelornivå. Høyt frafall og for lav gjennomstrømming er likevel aktuelle risikoer for flere av bachelor- og masterutdanningene. På masternivå har andelen som fullfører på normert tid sunket til under snitt det siste året. Risikoen er primært av økonomisk karakter, og har delvis sammenheng med svak student-rekruttering til noen av utdanningene. 4. Utdanningskvalitet og forskningskvalitet Risikoområdet er en sammenfatning av viktige kvaliteter på utdannings- og forskningssiden som utgjør HiOAs hovedvirksomhet. På utdanningssiden er det fokus på at alle utdanningene skal 3

4 tilfredsstille kravene i kvalitetsstyringssystemet. Dette er særlig viktig for store utdanninger som f.eks. sykepleie og lærerutdanningene. På forskningssiden er det kvaliteten i publiseringen både i omfang og forskningsrelevans som fokuseres. Manglende forskningsetisk forståelse er også en utfordring. 5. Doktorgradsutdanning HiOAs seks doktorgradsprogrammer har vært i sterk vekst siden 2013, som følge av strategisk satsing ved høgskolen. Det kan være utfordrende å håndtere den sterke veksten faglig og administrativt, slik at gjennomstrømming og fullføringsgrad blir for lav. Doktorgradsutdanningene er en forutsetning for universitetsakkreditering, og svak gjennomføring vil derfor være alvorlig for høgskolen. Likeledes kan det ha stor konsekvens hvis HiOA ikke får tildelt nok stipendiatstillinger eller ikke oppnår godkjenning på syklus 3 utdanninger. 6. Digitalisering Det er mangelfull digital infrastruktur for tilsatte og studenter og pessimisme om HiOAs evne til å realisere digitaliseringsambisjonene. Digitalisering handler til dels om omdømmerisiko knyttet til forventninger ifm høy utviklingstakt på området. 7. Campusutvikling og bygningsmessig infrastruktur Arealporteføljen er ikke godt nok tilpasset brukerbehovene. Det er sub-optimal utnyttelse av undervisingsarealene samtidig som det er stor opplevd plassmangel. Sentral plassering byr på særskilte sikkerhetsutfordringer. Manglende samordning av faglige strategier og utvikling av arealporteføljen kan legge hindringer i veien for HiOAs ambisjoner. 8. Rammebetingelser Risikoområdet gir seg først og fremst uttrykk i usikkerhet om fremtidig finansiering. Politiske forhold og samfunnets etterspørsel etter HiOAs tjenester er viktige rammefaktorer. Tilgang til eksternfinansierte prosjekter er også et viktig element. En annen viktig rammefaktor er tilgangen på praksisplasser i utdanningene. Mange studier ved HiOA er praksisbaserte. Flere av studiene sliter med å få nok praksisplasser og opprettholde god nok kvalitet på praksisutdanningen. De åtte risikoområdene dekker tre kategorier av risikoer og kan grupperes på følgene vis: Virkemidler - risiko for at HiOA har mangelfulle virkemidler for å nå målene Mål - risiko for at HiOA ikke når målene Rammebetingelser ekstern påvirkning 4

5 4 Vurderinger av risikobildet De røde risikotemaene på HiOAs overordnede risikobilde ligger høyt på agendaen og sammenfaller mye med områder der det allerede er satt inn tiltak. Styring og ledelse har vært trukket frem som en utfordring for høgskolen, blant annet gjennom arbeidene fra administrasjonsgjennomgangen med Rambøll 4. Rektor mener at det er meget viktig for HiOA å utvikle evnen til helhetlig ledelse, planlegging og prioritering, for å sikre effektiv bruk av ressursene og kunne gjennomføre målrettede satsinger på institusjonsnivå. Arbeidet med Administrasjon for fremtiden, lederutvikling og innføring av porteføljestyring er viktige satsinger for å komme videre med dette. Innføring av porteføljestyring av prosjekter vil styrke HiOAs gjennomføringsevne og være et verktøy for å prioritere og koordinere ulike initiativer. Styrket evne til helhetlig tenking, koordinering, og gjennomgående planlegging på tvers av organisasjonsledd og resultatenheter, gjør at HiOA kan utvikle seg videre som en samlet institusjon. Temaene har også blitt belyst i andre sammenhenger og er trukket inn i analysen i forbindelse med utarbeidelse av ny strategi 5. Områdene er således kjent for ledelsen og mange nødvendige risikoreduserende tiltak har allerede blitt iverksatt. I forbindelse med ny strategi er det er også foreslått tiltak som kan ivareta andre risikoområder. Risikotemaene er sammensatte og til dels komplekse så det vil kreve ulike innsatser på mange forskjellige organisasjonsnivåer for å kunne styre utviklingen i riktig retning og skape varig endring. HiOAs ledelse og alle enheter arbeider videre med å konkretisere flere risikoreduserende tiltak. Risikostyring vil bli en viktig del av styringsdialogene med enhetene og oppfølging av tiltak vil få særlig fokus i dialogene fremover. 4 Styresak 10/2017: Plan for effektivisering og omstilling av administrative tjenester 5 Styresak 7/2017 g): Strategi Kunnskapsgrunnlag og analyse 5

6 5 Risikovurdering per enhet 6 Fakultet for samfunnsvitenskap 6 Noter at enhetene har vurdert risiko utfra sannsynlighet og konsekvens med tilhørende beskrivelser som vises i risikobildene. HiOAs risikovurdering som helhet tar utgangspunkt i konsekvens og aktualitet som har andre tilhørende beskrivelser (punkt 2.1). 6

7 Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier 7

8 Fakultet for helsefag 8

9 Fakultet for teknologi, kunst og design 9

10 Senter for profesjonsstudier 10

11 Senter for velferd og arbeidslivsforskning 11

12 FA Utdanning 12

13 FA Forskning og Utvikling 13

14 FA Digitalisering og infrastruktur 14

15 FA Organisasjon og virksomhetsstyring 15