Styremøtet 28. mai 2009 DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR 1. Om etablering av Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS De fire regionale helseforetakene har i felleskap etablert et nytt ansvarlig selskap innenfor pasientreiseområdet. Selskapet Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS, ble formelt stiftet i stiftelsesmøte av den 11. mai 2009 i forbindelse med det interregionalemøtet mellom de 4 administrerende direktørene i RHFene (AD-møtet). AD-møtet har tidligere behandlet og vedtatt selskapets forretningside. Forretningsideen er som følger. Helseforetakenes senter for Pasientreiser skal være en profesjonell serviceleverandør av: effektive og profesjonelle transaksjonstjenester tilpasset og brukervennlig informasjonstjenester kompetanse innenfor tolkning, forvaltning og utvikling av regelverk forankringspunkt for å skape fora for utvikling og samhandling og slik bidra til gode, likeverdige, brukervennlige og effektive løsninger for pasienter og pårørende. Som følge av forretningsideen, beslutninger fattet i de fire RHF-styrene, tidligere AD-møter samt beslutninger fattet i det nasjonale prosjektet for Pasientreiser skal selskapet være et transaksjons-, kompetanse- og kontrollsenter innenfor fagområdet pasientreiser. Selskapet vil ha ansvaret for digitalisering av refusjonskrav, systemforvaltning av felles applikasjoner, utbetaling, kontroll og juridisk bistand innenfor pasientreiseområdet, og vil jobbe tett opp mot de lokale enhetene for pasientreiser (som er underlagt helseforetak) hvor saksbehandlingen vil foregå. Selskapet eies av de fire regionene i fellesskap hvorav Helse Sør-Øst RHF har en eierandel på 40 %, mens de andre regionale helseforetakene eier 20 % hver. I forbindelse med stiftelsesmøte ble selskapsavtale mellom de fire eierne inngått, og stiftelsesmøtet oppnevnte eierrepresentanter til styret for selskapet. Disse er konserndirektør Steinar Marthinsen fra Helse Sør-Øst RHF som er styrets leder, samt økonomi- og finansdirektør Per Karlsen fra Helse Vest RHF, seniorrådgiver Per Holger Broch fra Helse Midt-Norge, direktør for forretningsutvikling Tor Arne Haug fra Helse Nord RHF og avdelingssjef akuttmedisinsk avdeling Liv Marit Sundstøl fra Sykehuset Østfold HF. Det nye styret avholdt sitt første styremøte den 18. mai 2009 på Gardermoen. Marit Elisabeth Kobro er ansatt som administrerende direktør i det nye selskapet, hun kommer fra stillingen som HR-direktør i Helse Sør-Øst RHF. 2. IKT-prinsipper Helse Sør-Østs IKT-prinsipper er ment å være retningsgivende for strategisk retning, prioritering, operasjonalisering og utvikling av IKT-området i Helse Sør-Øst, og er utviklet med basis i den strategiske retning som er trukket opp av omstillingsprogrammet i Helse Sør-Øst. 1
Administrerende direktør har sluttet seg til anbefaling fra Strategisk IKT-forum (SIKT) til følgende IKT-prinsipper for Helse Sør-Øst: P1 IKT er et verktøy for å støtte virksomheten og medarbeiderne i utøvelse og utvikling av pasientbehandling, forskning, undervisning og pasientopplæring, og skal i tillegg bidra til god styring og ressursutnyttelse P2 IKT skal sikre tilgjengelighet, integritet, konfidensialitet og kvalitet i informasjonen for pasient, pårørende og behandler P3 IKT skal understøtte kunnskapsbaserte behandlingsforløp, og legge til rette for brukermedvirkning og samhandling i helsevesenet P4 IKT-utviklingen skal sikre fleksibilitet for fremtidige endringer, og søke harmonisering på tvers av løsninger. Utviklingen skal bygges på nasjonale og internasjonale standarder og gjøres mest mulig leverandøruavhengig. P5 All IKT-utvikling forutsetter utvikling av organisasjon, kompetanse og arbeidsprosesser for gevinstrealisering til styrking av pasientbehandlingen Det vises til RHF-styresak 67-2008 nr. 3: Omstilling innen IKT: Organiseringen av IKT skal sikre god kvalitet på tjenesten, god driftmessig sikkerhet og god ressursutnyttelse gjennom samordnet regional styring, riktig prioritering og uttak av organisasjonsmessig gevinster i helseforetakene. Pasientenes behov vil på denne måten bli bedre ivaretatt gjennom forbedrede arbeidsprosesser, økt pasientsikkerhet og mulighet for omprioritering av ressurser til pasientrettet aktivitet. Styringen av IKT skal baseres på prinsipper om felles styring, koordinering, samhandling, åpenhet og forutsigbarhet som tidligere er vedtatt av styret i sak 058/2007 om styring av fellesfunksjoner innen stab/støtte-områdene Det vises også til mandatet til SIKT: Administrerende direktør som regional premissgiver definerer Strategisk IKT-forum sine viktigste oppgaver som: etablere organisasjonens IKT- prinsipper, utarbeide og forvalte felles regional IKT- strategi prioritere regionale tiltak i en rullerende handlingsplan ut fra årlige budsjetter stimulere lokale initiativ innenfor felles strategier forvaltning av modellen for styring og organisering av IKT-området foreslå/ påpeke mulige endringer i organisasjon/prosesser/rutiner i kjernevirksomheten (gevinstrealisering) Forslag til IKT-prinsipper ble med utgangspunkt i vedtak i omstillingsprogrammet for IKT samt Strategisk plan 2009-2020 utarbeidet av SIKT 28.-29 januar 2009. Utkast til prinsipper ble deretter sendt ut på høring til helseforetak ved administrerende direktører og regionale nettverksfora (klinisk IKT-forum og IKT-ledermøte) med høringsfrist 24. april. I tillegg til høringsinnspill fra nettverksfora, fikk vi høringssvar fra fem helseforetak. Basert på disse tilbakemeldingene, samt vurdering opp mot prinsipper for IKT-utviklingen etablert i forbindelse med rapport omkring nasjonal arkitektur for spesialisthelsetjenesten (Nasjonal IKT, 2008) ble IKTprinsippene behandlet på nytt i SIKT-møtet 27. april, i ledergruppen 5. mai og lagt frem for direktørmøtet 6. mai. 09 samt brukerutvalg og KTV til orientering. 2
Det vurderes at de foreslåtte IKT-prinsipper er i tråd med nasjonale føringer og plan for strategisk utvikling av Helse Sør-Øst, og at de er godt egnet som retningsgivende prinsipper for styring og utvikling av IKT-området. 3. Rapport gjennomføring av strategiplan og omstillingsprogram Administrerende direktør viser til styrets vedtak i sak 130-2008 Plan for strategisk utvikling i Helse Sør-Øst som legger rammene for gjennomføringen av de samlede omstillingsaktivitetene i foretaksgruppen. Løpende rapportering av fremdriften vil inngå som fast punkt i administrerende direktørs driftsorienteringer i styremøter. Rapportering av aktiviteter i regi av Helse Sør-Øst RHF gir en oversikt for styret over løpende oppfølging av de tiltakene i Plan for strategisk utvikling som gjennomføres i regi av det regionale helseforetaket. Det meste av aktivitet for å følge opp styrets vedtatte strategiplan foregår i regi av de enkelte helseforetakene, basert på de føringer som er gitt i foretaksmøtene i februar 2009. De aktivitetene dette medfører inngår ikke i denne oversikten. Slike aktiviteter, og resultatene de medfører, vil bli rapportert til styret gjennom de ordinære rapporteringssystemene (i hovedsak ved tertialrapporter og årlig melding). Administrerende direktør har også tatt initiativ til å utvikle en veileder for helseforetakenes gjennomføringsplan for strategiplan/ omstillingsprogram og hvordan dette kan rapporteres til helseforetakenes styrer på en ensartet måte. Foreliggende rapport viser små endringer i forhold til første rapportering. Den overordnete statusen viser fortsatt god kontroll med resultater, økonomi og kommunikasjon, mens arbeidet med fremdrift i tiltakene krever fokus og videre oppfølging innen de fleste områdene. Overordnet status Kategori Status Kommentar Resultat Ingen områder rapporterer om vesentlige problemer med forutsatt resultat. Tid Tid er en kritisk faktor der de fleste målområdene rapporterer at det er utfordringer i forhold til plan, men samtidig angir at avvikene kan rettes opp ved iverksettelse av korrektive tiltak. Økonomi Rapportene fra områdene angir god økonomisk kontroll. Kommunikasjon Gjennomgående positiv rapportering som angir at tiltak er godt forankret. Detaljert beskrivelse av status for hvert område er tatt inn i vedlegg. 4. Regionale fagråd - status for gjennomføringen Som et resultat av omstillingsprogrammet - hovedstadsprosessen er det vedtatt å opprette regionale fagråd i Helse Sør-Øst. I styresak nr. 108 i 2008 ble det sagt følgende om formålet, jf. vedtakets pkt. 5: Det etableres tverrfaglige regionale fagråd for å styrke fagutvikling, samt for å sikre et likeverdig tilbud og bedre effekten av tjenestetilbudet. Regionale fagråd skal bidra til regional faglig koordinering, raskere implementering av nasjonale og regionale retningslinjer og faglig rådgivning overfor det regionale helseforetaket. Fagrådenes mandat og sammensetning fastsettes av administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF. Fagrådene bil opprettet basert på grunnprinsippene om at pasientens behov skal være førende for tjenestens innhold og struktur. Det etableres fagråd på tvers av medisinske spesialiteter og med tverrfaglig representasjon og brukerrepresentasjon. Fagrådene skal reflektere de mest sentrale yrkesgruppene innen fagområdet. Rådene skal også ha representasjon fra ulike deler av virksomheten 3
totalt sett for eksempel både fra behandlende tjeneste og rehabilitering og fagadministrasjon. Når det nå opprettes det vært lagt stor vekt på å sikre denne tverrfaglige representasjonen og på at fagrådene skulle ha et breddeperspektiv på sine fagområder. Det har vært omfattende innspillsrunder og forankring mot brukere, tillitsvalgte og helseforetakene. Midlertidige fagråd for arbeid med regionale strategier I sak 133/2008 vedtok styret at det skulle utarbeides regionale strategiplaner for psykisk helsevern, rusfeltet, rehabilitering og habilitering. Det er nå opprettet midlertidige fagråd for disse fagområdene. Disse fire fagrådene er gitt avgrensede mandater i forhold til at de har fått i oppdrag å levere innspill til de regionale strategiplanene innen 1.9.2009. Fagrådene hadde felles oppstartmøte 7.5.2009 og er nå i gang med arbeidet. Etter 1.9.2009 vil man gjøre en evaluering i forhold til om noen eller alle skal få nye mandater og fortsette som ordinære fagråd. Etablering av ordinære regionale fagråd I juni opprettes også de første ordinære fagrådene. De regionale fagrådene skal bidra til høy faglig kvalitet innenfor mål og strukturelle rammer for Helse Sør-Øst RHF. Fagrådenes rolle vil være rådgivende i forhold til administrerende direktør. Oppgaven vil først og fremst være å gi råd i forhold til samordning mellom sykehusområder og nivåinndeling av funksjoner lokalbaserte tjenester, område- og regionfunksjoner. Helseforetakene/sykehusene i gang med å foreslå representanter til fagrådene, med frist 2.6.2009. Samtidig er det gått ut invitasjon til brukerutvalget, til universitetet og til høgskolene i regionen. Oppnevning av representanter fra kommunene/førstelinjetjenesten vil ta noe mer tid, og en har invitert KS til å foreslå representanter. Oslo kommune vil motta egen invitasjon. Videre skal private avtalespesialister og private institusjoner få anledning til å oppnevne representanter i de fagrådene der det er relevant. På bakgrunn av innmeldte forslag vil administrerende direktør oppnevne fagrådene. Oppdragsbrev til helseforetakene og brev til representantene, samt mandater for fagrådene sendes ut i forkant av oppstartmøtet 19.6.2009. Som forutsatt i styrevedtak skal et fagråd i utgangspunktet ledes av relevant regionsavdeling for fagområdet, men det kan gjøres unntak. Helseforetakene står således fritt til også å komme med begrunnet forslag til leder og ansvarlig helseforetak for det enkelte fagråd. Det gis også rom for kommentarer til mandat, struktur mv. Det oppretts nå følgende ordinære fagråd Fagråd for medisinske støttefunksjoner Fagråd for prehospitale tjenester og akuttmottak Fagråd for infeksjonsmedisin, immunologi og smittevern Fagråd for kreft Fagråd for nyfødtmedisin og fødsels- og svangerskapsomsorg Fagråd for barn Administrerende direktør vil fortløpende vurdere å oppnevne ytterligere fagråd, men det vil ikke være formålstjenelig med mer enn inntil 15-20 fagråd i aktivitet samtidig. Oppfølging av fagrådsarbeidet Det etableres en oppfølgingsansvarlig gruppe for fagrådenes arbeid ved avdeling for medisin og helsefag i Helse Sør-Øst. Alle saker som behandles i fagrådene vil bli forankret på ordinær måte i møter med konserntillitsvalgte og brukerutvalget samt i direktørmøter og fagdirektørmøter. 4
Helse Sør-Øst vil også ivareta nødvendig samordning i forhold til sekretariatet for forskningsutvalget med forskningsnettverk og sekretariater for samarbeidsutvalg (for eksempel universitet og høgskole) slik at en oppnår faglig synergi og unngår dobbeltarbeid. Evaluering De ordinære fagrådene etableres med utgangspunkt i en funksjonstid på 4 år, men med en midtveisevaluering etter 2 år. Helse Sør-Øst RHF vil utforme opplegg for evalueringen og vurdere å innhente ekstern bistand i dette. I utgangspunktet tenkes en standardisert evaluering, hvor en oppsummerer aktivitet og resultater i forhold til fastsatte mandat og mål for det enkelte fagråd. I dette vil det for eksempel også være relevant med spørreundersøkelser om hvilken nytteverdi representantene har sett i arbeidet, opplevelse av egen rolle og funksjon og forslag til endringer. Evalueringen vil være en del av grunnlaget for å vurdere om fagråd skal videreføres, evt. om struktur, mandat og arbeidsform skal endres. 5. Traineeprosjekt: Pasientstrøm i psykisk helsevern Opptrappingsplanen for psykisk helsevern (1999-2008) er nylig avsluttet, og i den forbindelse ville det være interessant å analysere og evaluere resultatene av de tiltak som er implementert. Helse Sør- Øst RHF og Sykehuset Innlandet HF inngikk derfor et samarbeid med trainee om et prosjekt der en skulle se på pasientstrømmen i perioden 2003 2008. Prosjektet skulle dokumentere om deler av intensjonen med planen var oppfylt. Prosjektet har fokus på DPS Kongsvingers opptaksområde, de seks kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal og Åsnes i Hedmark fylke. Datagrunnlaget i prosjektet består av 6122 individer med totalt 9239 henvisninger. Det er flere hypoteser som er testet gjennom prosjektet, men det er spesielt tre funn som er svært interessante: 1. Antall primærhenvisninger og individer når en topp i 2006 før parameterne reduseres i 2007 og deretter stabiliserer seg. Dette er et interessant funn da svært mange før opptrappingsplanens begynnelse mente at etterspørselen etter tjenester bare ville øke når tilbudet ble bedre. Årsaken til stabiliseringen er trolig at kommunene i opptaksområde har bygget ut sitt tilbud, og at tilbudet fra 2007 er differensiert og godt. 2. Henvisningsstrømmen mellom DPS og sykehusavdelingen for Akutt- og korttidspsykiatri har endret seg i form av at andelen henvisninger til DPS har gått opp til i underkant av 80 % i 2008. Til sammenligning lå andelen i 2004 på 67 %. På avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri har derimot antall og andel henvisninger blitt redusert, andelen er redusert fra 23 % i 2004 til 14 % i 2008. Dette viser at opptrappingsplanen har hatt en gevinst. 3. Oppholdstidene på DPS døgn og sykehusavdelingene har gått ned, og for avdeling for Akuttog korttidspsykiatri har oppholdstiden gått ned med nærmere 50 % på seks år (fra 18 dager til i overkant av ni dager). Noe av bakgrunnen for nedgangen er oppbygning av ny akutt og korttidspost i slutten av 2003 som kun behandler pasienter med kort innleggelse før de deretter blir utskrevet eller henvist videre til andre enheter/avdelinger. Det som også er gledelig er at andel pasienter inne til førstegangskonsultasjon, det vil si de pasienter som ikke får avslått sin henvisning, har gått opp på alle avdelinger, både på DPS og på spesialistsykehuset. Det skyldes trolig bedre kunnskap om tilbudet innen psykisk helsevern på ulike nivå samt bedre kapasitet. Samtidig er antall rehenvisninger til avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri redusert. Dette kan være et resultat av at DPS og primærhelsetjenesten har fått bedre mulighet til å ta hånd om tilbakevendende sykdom. Prosjektet viser at opptrappingsplanen har hatt en gevinst. Framover vil det derfor bli viktig å fortsette arbeidet, ikke minst mot kommunene. Dette for å få på plass et enda bedre tilbud og ytterligere samarbeid mellom primær- og spesialisthelsetjeneste. 5