ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 1 Kontrollutvalget i Randaberg INNKALLES TIL MØTE 18. februar 2011 kl. 08.15 i møterom Randaberg Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 1/11 Rapporten 85-tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene - Status/oppfølging av utredning 2/11 Budsjettoppfølging Kontroll og tilsyn pr 31.12.10 3/11 Kontrollutvalgets årsmelding 2010 4/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller EVENTUELT MELDINGER Det er ingen meldinger til dette møtet Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Randaberg, 11. februar 2011 Olav Sande Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800071 : E: 047 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg 18.02.2011 1 /2011 RAPPORTEN 85-TILRÅDINGER FOR STYRKET EGENKONTROLL I KOMMUNENE - STATUS/OPPFØLGING AV UTREDNING Bakgrunn Kommunal- og regionaldepartementet nedsatte i 2008 en arbeidsgruppe som skulle se nærmere på egenkontrollen i kommunene. Arbeidsgruppa la i 2009 fram rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Oversikt over anbefalingene ble lagt fram for kontrollutvalget på første møtet i 2010. Det har på nasjonalt plan blitt pekt på at kontrollutvalgene bør se nærmere på om og hvordan denne rapporten har blitt fulgt opp i kommunene. Rapporten inneholdt i denne omgangen først og fremst anbefalinger til kommunene, ikke pålegg. Departementet har likevel bedt kommunen om å starte arbeidet med å ta stilling til hva som kan gjennomføres/implementeres av de anbefalingene som kommer fram i rapporten. Rapporten er delt inn i anbefalinger rettet mot disse aktørene: Kommunestyret, kontrollutvalget, kommunen/administrasjonssjefen (rådmannen) og revisor, se vedlegg. Saksutredning Denne saken tar i første omgang for seg anbefalingene overfor kontrollutvalget, og gir en oversikt over status pr. utgangen av 2010, se vedlegget. Oversikten tar for seg alle anbefalinger som er rettet mot kontrollutvalget i første del. I tillegg er det tatt med anbefalinger i de andre delene der kontrollutvalget er nevnt. Som det går fram av oversikten er det i hovedsak snakk om tre typer status i forhold til tilrådingene i utredningen: Tilrådninger som allerede er gjennomført (G), Tilrådninger som er delvis gjennomført (DG) og Tilrådninger som ennå ikke er gjennomført (IG). Flere tilrådinger venter på lovendring, men kan med fordel likevel gjennomføres. Kontrollutvalget kan her ta stilling til om det er ønskelig å forslå tiltak når det gjelder disse. Eksempler på ikke gjennomførte forhold som likevel kan tas opp i forbindelse med kommunevalget 2011: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman medformannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. 2
Rapporten inneholder også tilrådninger overfor revisor og kommunen/administrasjonssjefen. Noen av disse er gjennomgående, og vil derfor være aktuelle for flere (for eksempel både kontrollutvalget og revisor). For videre arbeid foreslås at kontrollutvalget tar stilling til om det finnes punkter innenfor tilrådingene overfor kontrollutvalg som man vil peke spesielt på. Videre foreslås det at kontrollutvalget ber om en tilbakemelding fra revisor på status knyttet til anbefalinger hvor revisor er nevnt til neste møte, og en orientering fra rådmannen på møtet deretter. Utvalget vil da ha ganske god oversikt over status i forhold til egenkontrollen i kommunen ved starten av 2011. Dersom kontrollutvalget ønsker å knytte spesielle kommentarer til anbefalingene som spesielt retter seg mot utvalget, kan det gjøres ved å endre/komme med en tilføyelse til forslag til vedtak. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Randaberg ber om at rådmannen på møtet i april orientere om status på hvordan kommunens oppfølging av rapportens anbefalinger. Videre ber kontrollutvalget om at revisor på møtet i juni orienterer om status på hvordan anbefalingene rettet mot revisor følges opp. SANDNES, 28.01.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Skjema: Status på anbefalinger som retter seg mot kontrollutvalget Saksliste 3
Vedlegg: Skjema oversikt status 85 tilrådinger Randaberg kontrollutvalg Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 047 85 tilrådinger for styrkt egenkontroll i kommunene: Status på anbefalinger som retter seg mot kontrollutvalget Saksnr. : 200800071 13 Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 2: Det er behov for rettleiing om arbeidet i kontrollutvalet som er tilpassa behova til medlemmene i utvalet. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Tilråding 6: Av pedagogiske omsyn bør kommunelova 77 nr. 2 endrast slik at medlemmer i kommunestyrekomitear etter kommunelova 10a kjem med i opprekninga av kven som er avskorne frå val til kontrollutvalet. Tilråding 7: Leiarar og styremedlemmer i kommunalt åtte selskap bør ikkje kunne sitje i kontrollutvala. Kommunelova bør endrast på dette punktet, og ein aktuell ordlyd i ei ny setning i 77 nr. 2 kan vere: Det samme gjelder den som er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap mv. som kan være gjenstand for selskapskontroll, jf. 77 nr. 5. Lovendring er foreløpig ikke foreslått. Kontrollutvalget bør likevel vurdere å kontakte kommunen for å be om at kontrollutvalget blir valgt etter denne modellen. Sekretariatet vil i samarbeid med revisor gi opplæring for alle nye kontrollutvalg på de første møtene etter at nytt utvalg er konstituert. Det foreslås også å ta en oppfølgingsrunde ca. et år etter valget. I tillegg anbefales at medlemmer av kontrollutvalget deltar på sentrale/lokale konferanser. Det blir også delt ut generell informasjon til nye utvalg, også elektronisk dersom dette lar seg gjøre. Har i liten grad vært gjennomført i kommunene. På generelt grunnlag er det behov for forskjellig type erfaringsbakgrunn, det kan være innenfor økonomi/jus/statsvitenskap, erfaring fra lokalpolitikken eller kommunaladministrasjon, tilsyn generelt m.m. Gjelder først og fremst kommuner som har 3 medlemmer i kontrollutvalget Er en presisering av gjeldende regler som kan synes noe uklare Krever lovendring Kommunene blir bedt om å velge medlemmer til kontrollutvalgene i tråd med dette. IG DG IG IG IG/G IG 4
Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Tilråding 9: Ordninga med eige sekretariat for kontrollutvalet bør bli evaluert. Tilråding 10: Kompetansen og ressurstilgangen i sekretariata bør kartleggjast. Tilråding 11: Forskrifta om kontrollutval bør slå fast at korkje medlemmer av kontrollutvalet eller medlemmer av kommunestyret kan vere sekretær for kontrollutvalet. Ein aktuell ordlyd i kontrollutvalsforskrifta 20 tredje ledd kan vere: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Tilråding 34: Det er behov for rettleiing til folkevalde i kommunestyra og i kontrollutvala om finansforvaltning og kontrollen med finansforvaltninga. Tilråding 39: Det er behov for rettleiing retta mot til kontrollutvalsmedlemmene om kva revisor gjer i rekneskapsrevisjonen. Rettleiinga bør bidra til at ein unngår vanlege misforståingar om kva revisor gjer og ikkje gjer. Tilråding 40: Det er behov for rettleiing om kontrollutvalet sitt påse-ansvar overfor rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for å etablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. Tilråding 45: Kontrollutvala bør be revisor orientere om det interne kvalitetsarbeidet sitt og om den kvalitetskontrollen ho eller han gjennomgår som medlem i NKRF eller andre organisasjonar. Kontrollutvalget i Randaberg holder sin møter for åpne dører. Departementet har nedsatt et utvalg som skal se nærmere på konsekvenser med å ha åpne møter i kontrollutvalget som hovedregel. Gjeld ei evaluering av lovkravet som kom i 2004. Et velfungerende sekretariat med bredest mulig kompetanse er en forutsetning for gode tjenester til kontrollutvalget. Det finnes sekretariatsordninger rundt om i landet som ikke tilfredsstiller lovens krav. Dette gjelder ikke sekretariatet som benyttes i Randaberg, som er en godkjent ordning. Er et ansvar både for rådmann og revisor Kontrollutvalget kan be revisor om dette, noe en vil og komme tilbake til når revisor orienterer om anbefalinger rettet mot revisor. Norsk Kommunerevisorforbund (NKRF) har nedsatt en gruppe for å se nærmere på dette, og har lagt fram forslag til hvordan kontrollutvalgets påseansvar overfor revisor kan utøves. Må avtales med revisor. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. G IG IG G DG DG DG 5
Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 49: Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontrollen og internkontrollen elles. Tilråding 54: Det er behov for rettleiing til medlemmene i kontrollutvalet om den overordna analysen med nokre døme på korleis slike analysar kan gjerast. Tilråding 55: Kontrollutvala bør leggje forvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdigbehandla ut på nettet, så framt dei er offentlege. Tilråding 56: Det bør vere rettleiing og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvala og sekretariata kan få kunnskap om korleis dei kan gjere gode tingingar. Tilråding 58: Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. Kontrollutvalsforskrifta 6. Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. Tilråding 61: Departementet bør klargjere bruken av omgrepa om selskapskontrollen i kontrollutvalsforskrifta og revisjonsforskrifta. Tilråding 63: Kommunane som eigarar bør avtale korleis selskapskontrollen best kan samordnast mellom eigarkommunane. Må avtales med revisor. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Viktig oppgave Naturlig å gripe fatt i etter nytt kontrollutvalg er konstituert. Dette vil sekretariatet arbeide for å få på plass så snart som mulig. Dette er et viktig område. Det er tatt initiativ fra flere sekretariat for å få kursing på dette, både frå NKRF og FKT. Gjøres årlig av revisor. Gjøres til en viss grad i dag ved utarbeiding av/oppdatering av planer. Det anbefales å ta dette opp nærmere under revisors orientering. Det foreligger i dag en del uttaleser fra Departementet som til dels motsier hverandre. En endelig gjennomgang av status kan være nødvendig, gjerne ved at det fastsettes regler for utvidet mulighet for kontroll i ikke-heleide selskaper. Koordineres av sekretariatet, slik at alle eierkommunene får tilbud om kontroll når den blir initiert fra en av eierne. IG DG IG G DG DG G Samspelet mellom kommunestyret og kontrollutvalet Tilråding 73: Kommunestyra må setje av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Tilråding 74: Rolla som medlem i kontrollutvalet tilseier at ein ikkje tenkjer parti, men kontroll. Er et politisk spørsmål så lenge det ikke er lovregulert. Kontrollutvalget i Randaberg har til nå hatt tilstrekkelig budsjett til å kunne utføre sine oppgaver Et viktig tema som bør være en del av politikeropplæringen 6
Anbefaling Status G = Gjennomført DG = Delvis gjennomført IG = Ikke gjennomført Tilråding 75: Det er behov for rettleiing om rolla og arbeidet som medlem i kontrollutvalet. Rettleiinga bør få fram hovudtrekk i dei forventningane og rettane som ligg til rolla som medlem i utvalet, mellom anna i lova og forskrifta. Rettleiinga bør òg få fram ulike personlege erfaringar om korleis kontrollutvalet og medlemmene kan lukkast med oppgåvene og ansvaret sitt. Rettleiinga bør vidare få fram korleis ordføraren, administrasjonssjefen, revisoren og sekretariatet kan medverke til at kontrollutvalet lukkast. Tilråding 76: Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. Rettledningsmaterialet utenom den opplæringa som gis av sekretariatet og revisor etter valget, er et statlig ansvar. KS arbeider med opplæringspakker overfor kommunestyrer og kontrollutvalg etter neste valg. Orientering om kontrollutvalget og deres oppgaver bør være en del av den generelle folkevalgtopplæringen rettet mot kommunestyret. Kontrollutvalget i Randaberg har til nå hatt tilstrekkelig budsjett til å kunne utføre sine oppgaver DG G Samspelet mellom kontrollutvalet og administrasjonssjefen: Tilråding 77: Kontrollutvalet bør sende kopi av møteinnkallingane sine til administrasjonssjefen for å halde henne eller han orientert. Tilråding 78: Administrasjonssjefen bør trekkjast inn i arbeidet med den overordna analysen som ligg til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Tilråding 85: Fylkesmannen bør i samband med planlegging og gjennomføring av tilsyn halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen. Det bør vere eit mål at kommunar ikkje får tilsyn på område der dei nyleg har gjennomført eller snart skal gjennomføre forvaltningsrevisjon. Dette bør gå fram av relevante styringsdokument frå departementa til fylkesmannen. Dette blir gjort i Randaberg Administrasjonssjefen har vært invitert til å komme med innspill til planen, men ikke direkte til den overordnede analysen. Bør vurderes gjennomført. Forsøkes gjennomført, men kan forbedres. Sekretariatet sjekker med jevne mellomrom hvilke tilsyn som er gjennomført og sender kopi til kontrollutvalget. Fylkesmannens planar for det enkelte år gjennomgås også. Det er liten kontakt opp mot andre tilsynsmyndigheter. G Tilbake 7
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800208 : E: 212 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg 18.02.2011 2 /2011 BUDSJETTOPPFØLGING KONTROLL OG TILSYN PR 31.12.10 Bakgrunn Kontrollutvalget skal lage budsjett på eget område. Dette innebærer at kontrollutvalget må følge opp budsjettet gjennom året. Oppfølgingen skjer tertialvis, og det legges nå fram rapport for siste tertial som er lik årsregnskapet. Saksutredning Budsjettoppfølgingen pr 31.12, viser et samlet mindreforbruk på kr 44.283,- som utgjør 5,6 % av årsbudsjettet. Imidlertid er det avvik mellom regnskapstallene i kommunens regnskap og oversikten fra revisjonen. Dette skyldes at revisjon av kirkelig fellesråd, frivillighetssentralen mv. er ført på denne kontoen. Disse ligger ikke inne i kontrollutvalgets budsjettansvar. Utgifter til kontrollutvalget viser et mindreforbruk på kr 62.240,- som utgjør 75,9 % av årsbudsjettet. Mindreforbruket skyldes i hovedsak at Godtgjørelse til folkevalgte er ikke kommet med på denne tjenesten. Videre har kontrollutvalget brukt mindre enn budsjettert til kurs, samt at det ikke har vært behov for å bruk bufferen konsulenttjenester. Kjøp av sekretariatstjenester viser et mindreforbruk på kr 13.250,- sum utgjør 10,8 % av årsbudsjettet. Mindreforbruket skyldes tilbakebetaling av kommunens andel av overskuddet og renter på innskutt kapital. Kjøp av revisjonstjenester viser et merforbruk på kr 31.207,-, som utgjør 5,3 % av årsbudsjettet. Som nevnt tidligere ligger det inne utgifter i dette tallet, som ikke er en del av kontrollutvalgets ansvar. Revisjonen rapporterer om et mindreforbruk på 9.275,- De kommenterer sine tall slik: Det er utført 6 av 6 mva komp attestasjoner. I tillegg er det levert en rekke bekreftelser som styrk midler, tiltakspakken, kvalifiseringsprogrammet, kystprosjekt, ressurskrevende brukere, nytt finansreglement og telling av psykisk utviklingshemmede. IVAR IKS, Sørmarka Flerbrukshall IKS, Stavangerregionen havn IKS, etikk, oppfølging av politiske vedtak og psykisk helse er levert. Brann, Nord Jæren Bompengeselskap, anskaffelser og pleie og omsorg er bestilt i 2011. Noe etterslep på interim regnskapsrevisjon 2010 tas i 2011. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Randaberg tar budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.10 til orientering 8
SANDNES, 11.02.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.10 2. Tertialrapport pr 31.12.10 fra Rogaland Revisjon IKS Saksliste 9
Vedlegg: Budsjettoppfølging Kontroll og tilsyn pr 31.12.10 Kontrollutvalget i Randaberg Budsjettoppfølging Kontroll og tilsyn pr 31.12.10 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 212 Saksnr. : 200800208 Kommunens regnskap viser: Vedtak KSt. Forbruk 3. Tertial % Tjeneste 1041 Kontrollutvalget 10800 Godtgjørelse folkevalgte 22 000 10810 Tapt arbeidsfortjeneste 6 000 8 794 146,6 % 10990 Arbeidsgiveravgift 3 000 718 23,9 % 11430 Representasjon 1 000 11500 Kursutgifter 15 000 9 900 66,0 % 11600 Reiseutgifter, oppg. pl. / ikke oppg.pl 7 000 348 5,0 % 11970 Kontingenter 3 000 12700 Konsulenttjenester 25 000 Sum kontrollutvalget 82 000 19 760 24,1 % 13750 Kjøp fra IKS (Kontrollutvalgssekretariatet) 123 000 109 750 89,2 % 14290 Momskompensasjon utgift, drift 0 30 750 17290 Momskompensasjon inntekt, drift 0-30 750 Sum kontrollutvalget inkl. sekretariatet 205 000 129 510 63,2 % Tjeneste 1040 Revisjonen 13750 Kjøp fra IKS (Rogaland Revisjon IKS) 592 000 623 207 105,3 % 14290 Momskompensasjon utgift, drift 0 155 802 17290 Momskompensasjon inntekt, drift 0-155 802 Sum budsjettramme/forbruk 797 000 752 717 94,4 % Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv. 364 000 340 275 93,5 % Forvaltningsrevisjon/selskapskontroller 228 000 242 450 106,6 % Sum Revisjonens oversikt 592 000 582 725 98,5 % Tilbake 10
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800015 : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg 18.02.2011 3 /2011 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2010 Bakgrunn Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter og til kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen inngår også årsmeldingen og årsplanen. Saksutredning Årsmeldingen oppsummerer alt arbeidet som kontrollutvalget har gjort i året som gikk. Dette gjelder arbeidet kontrollutvalget gjør for å føre løpende tilsyn med forvaltningen, kommunens regnskaper og internkontroll. Kontrollutvalget har ansvar for å bestille forvaltningsrevisjoner, behandle rapporter og følge disse opp. I løpet av 2010 ble det bestilt tre nye forvaltningsrevisjoner behandlet tre og fulgt opp to rapporter. Kontrollutvalget har også ansvar for å bestille selskapskontroller, behandle rapporter og følge disse opp. I løpet av 2010 er det bestilt tre selskapskontroller og behandlet tre rapporter. Det var ingen rapporter som skulle følges opp i 2010. Kontrollutvalget har utarbeidet budsjett for eget område for 2011. Kontrollutvalget har også behandlet rapporter om budsjettoppfølging på sitt budsjett tertialvis. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Randaberg vedtar framlagt årsmelding for 2010. Årsmeldingen blir videresendt til kommunestyret til orientering. SANDNES, 11.02.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets Årsmelding 2010 Saksliste 11
Vedlegg: Årsmelding 2010 Randaberg Kontrollutvalget i Randaberg kommune Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 033 Saksnr. : 200800015 ÅRSMELDING 2010 Innledning Kontrollutvalget skal iht. Kommuneloven og Forskrift for kontrollutvalg, føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Dette innebærer følgende oppgaver: 1. Løpende tilsyn med kommunens forvaltning 2. Oppgaver knyttet til kommunens regnskaper og internkontroll 3. Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til vedtatt plan 4. Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mv. 5. Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret. Noe av rapporteringen skjer løpende ved at rapporter og lignende sendes direkte til kommunestyret. Andre deler av aktiviteten er det naturlig å samle opp og rapportere gjennom årsmeldingen. Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget består av følgende medlemmer: Medlemmer Varamedlemmer Olav Sande Leder 1 Kjell Arne Bergsaker Torbjørg Eik Nestleder 2 Eva Nergaard Leif Egil Torkelsen 3 Ingunn Fjermedal Kontrollutvalgets arbeid i 2010 Kontrollutvalget har i 2010 hatt 6 møter og har behandlet i alt 38 saker. Tilsyn med forvaltningen og oppgaver knyttet til regnskap og internkontroll Som et ledd i kontrollutvalgets løpende tilsyn med forvaltningen har kontrollutvalget i løpet av året invitert administrative ledere til å orientere kontrollutvalget i aktuelle saker. Følgende har vært invitert til kontrollutvalget i løpet av året: 16.04.10 Rådmann Magne Fjell og økonomisjef Per Blikra orienterte om årsregnskap for 2009. Skatteoppkrever Tore B. Helvik orienterte om skatteregnskap 2009. Rådmannen orienterte om oppfølging av forvaltningsrevisjonen: Gjennomgang av barnevernet. 11.06.10 Kontroller Jørgen Kjetland orienterte om tertialrapporten pr 30.04.10. 29.10.10 Økonomisjef Per Blikra orienterte om kommunens tertialrapport pr. 31.08.10. Rådmann Magne Fjell orienterte om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten: Etikk. I forhold til kontrollutvalgets ansvar med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, har kontrollutvalget fått innsyn i revisjonens planer og rapporter om resultatet av revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har også fått erklæring om uavhengighet fra oppdragsansvarlig revisor. 12
Kontrollutvalget har i samsvar med årsplanen behandlet følgende saker knyttet til regnskap og budsjett: Behandlet kommunens regnskaper med revisjonsberetning for 2009 og avgitt innstilling til kommunestyret i Randaberg. Behandlet skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og Skattefutens kontrollbrev. I forbindelse med årsoppgjøret 2009 var det ingen merknader fra revisor som kontrollutvalget måtte følge opp særskilt. Tilsyn med Randaberg Overformynderi. Fulgt opp kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin ved å følge med i tertialrapporteringen. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har ansvar for å påse at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i forhold til plan vedtatt av kommunestyret og innenfor vedtatte budsjettrammer. Da kommunestyret i møtet 12.02.09 vedtok plan for forvaltningsrevisjon, ble det samtidig gitt fullmakt til kontrollutvalget til å rullere planen i planperioden. Planen var oppdatert i møte 11.09.09. Kontrollutvalget fant ikke behov for å foreta ny oppdatering dette året. Kontrollutvalget har i løpet av 2010 bestilt følgende nye forvaltningsrevisjoner: Rusvern og psykiatri samhandling mellom etater (bestilt 11.06.10) Innkjøp (bestilt 03.12.10) Kvalitet og kapasitet i pleie- og omsorgssektoren (bestilt 03.12.10) Kontrollutvalget har i løpet av 2010 behandlet følgende rapporter: Etikk (behandlet 12.02.10) Oppfølging av vedtak (behandlet 29.10.10) Psykisk helsevern (behandlet 03.12.10) Det ble ikke avdekket lovbrudd i noen av rapportene. Revisjonen hadde imidlertid anbefalinger til kommunen i alle rapportene. Kontrollutvalget har i løpet av 2010 fulgt opp følgende rapporter: Gjennomgang av barnevernet (fulgt opp 16.04.10) Etikk (fulgt opp 29.10.10) Alle rapporter blir oversendt kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget oversender også fortløpende melding om oppfølging av rapporter Selskapskontroller Kontrollutvalget har ansvar for å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. (selskapskontroller). Selskapskontroller skal gjennomføres i forhold til egen plan vedtatt av kommunestyret og innenfor vedtatte budsjettrammer. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret 12.02.09. Kontrollutvalget har i løpet av 2010 bestilt følgende nye selskapskontroller: Sørmarka Flerbrukshall IKS (bestilt 12.02.10) Brannvesenet Sør-Rogaland (bestilt 29.10.10) Nord-Jæren Bompengeselskap AS (bestilt 29.10.10) Tilbake 13
Kontrollutvalget har behandlet følgende selskapskontroller i løpet av 2010: IVAR IKS (behandlet 16.04.10) Sørmarka Flerbrukshall IKS (behandlet 03.09.10) Stavangerregionen Havn IKS (behandlet 03.12.10) Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Rapporter om selskapskontroll blir fortløpende sent til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalgets budsjett og regnskap Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomhet i kommunen. Dette ble behandlet i møtet 02.09.10 og oversendt til kommunestyret. Kontrollutvalgets budsjett forslag er deres eget 1. Det kan bare endres av kontrollutvalget selv, eller i den politiske behandlingen i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordnet kommunestyret. Det er derfor av betydning for kommunestyret å være kjent med kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behov på kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalgets budsjettforslag oversendes derfor til kommunen for framlegging i kommunestyret. For å følge opp sitt budsjettansvar har kontrollutvalget behandlet tertialvise regnskapsrapporter for dette budsjettområdet. Andre oppgaver Som et ledd i sin rapportering til kommunestyret, utarbeidet kontrollutvalget årsmelding for 2009 og årsplan for 2011. Kontrollutvalget ser det som viktig å holde seg oppdatert i forhold til sitt fagområde. Medlemmer av kontrollutvalget har derfor vært representert på følgende arrangementer: Kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen i februar 2010. Høstkonferansen til Forum for kontrollutvalg i Sandnes i november 2010. Randaberg, den 18.02.11 Kontrollutvalget Olav Sande Leder Torbjørg Eik Nestleder Leif Egil Torkelsen Medlem 1 Jfr. brev av 18.06.07 fra Kommunal- og regionaldepartementet 14
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800047 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg 18.02.2011 4 /2011 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER Bakgrunn Oversikten er oppdatert fram til dette møtet. Saksutredning Kontrollutvalget har to forvaltningsrevisjoner og to selskapskontroller i bestilling. Vi har ikke fått oversikt fra Rogaland revisjon med leveringstider ennå. Kontrollutvalget har bedt om at den ene forvaltningsrevisjonen leveres til møtet 02. 09.11. Kontrollutvalget har to forvaltningsrevisjoner og tre selskapskontroller som skal følges opp. Forvaltningsrevisjonene planlegges fulgt opp hhv. juni og september. Selskapskontrollene følges opp sammen med de andre eierkommunene. Etter planen vil skal disse følges opp i møtene i april, juni og september. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Randaberg tar oversikt over status prosjekter og kontroller februar 2011 SANDNES, 11.02.2011 Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over status prosjekter og kontroller februar 2011 Saksliste 15
Vedlegg: Oversikt over status prosjekter og kontroller februar 2011 Kontrollutvalget i Randaberg Arkivkode : E: 216 Saksnr. : 200800047 Oversikt over status prosjekter og kontroller - februar 2011 Prosjekter fra bestilling *) til behandling i kontrollutvalget Status/ Bestilt Estimert Beregnet Forvaltningsrevisjoner dato tidsbruk ferdig 1. Kvalitet og kapasitet i pleie- og 03.12.10 200 timer 02.09.11 omsorgssektoren 2. Innkjøp etisk handel, regelverk 03.12.10 150 timer Våren 2012 Kommentarer/oppfølging Selskapskontroller 1. Nord-Jæren Bompengeselskap AS 29.10.10 30 timer 2. Brannvesenet Sør-Rogaland IKS 29.10.10 10 timer *) Prosjekter og kontroller som skal bestilles i dette møte er medtatt i kursiv Prosjekter under politisk behandling og videre oppfølging Bestilt Behandlet Behandlet i Planlagt Forvaltningsrevisjoner dato i K.utv. Kst fulgt opp Merknader 1. Rusvern og psykiatri 11.06.10 03.12.10 17.02.11 02.09.11 2. Oppfølging av vedtak 23.10.09 29.10.10 Kst: 18.11.10 17.06.11 Selskapskontroller 1. Stavangerregionen Havn IKS 05.12.08 03.12.10 02.09.11 2. Sørmarka Flerbrukshall IKS 12.02.10 03.09.10 Kst:16.12.10 17.06.11 3. IVAR IKS 05.12.08 16.04.10 Kst. 06.05.10 08.04.11 Prosjekter som er avsluttet Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet Behandlet. i Fulgt opp dato i K.utv. Fsk/kst. av K.utv. Merknader 1. Etikk 17.04.09 12.02.10 Kst: 25.03.10 29.10.10 2. Barnevern 08.12.06 19.06.09 Kst: 10.09.09 Kst. 06.05.10 16.04.10 3. Randaberg interkommunale PPT 29.09.06 27.04.07 Kst: 14.06.07 20.06.08 4. Byggesaker 27.10.06 14.09.07 Kst: 19.06.08 20.02.09 Ny statusrapport 23.10.09 5. Skolesektoren kvalitet på spesialundervisning 29.09.06 20.06.08 Kst: 18.09.08 20.02.09 6. Arbeidsgiverstrategi og sykefravær 08.12.06 29.09.08 Kst: 12.02.09 11.09.09 Selskapskontroller 1. Lyse Energi AS 09.03.07 29.02.08 Fsk: 22.04.08 Kst: 08.05.08 Tilbake 16