Prosjektrapport nr. 7/2010 Evaluering av koordinatoropplæringen i Kristiansand kommune Opplæring gitt som et ledd i videreutvikling av koordinatorrollen Arild Vangstad
Tittel Forfattere Evaluering av koordinatoropplæring Arild Vangstad Rapport Prosjekt/FoU-rapport nr. 5/2010 ISSN-nummer 0808-5544 Trykkeri Kai Hansen Trykkeri, 4626 Kristiansand Bestillingsinformasjon Utgiver Agderforskning Gimlemoen 19 N-4630 Kristiansand Telefon 48 01 05 20 Telefaks 38 14 22 01 E-post post@agderforskning.no Hjemmeside http://www.agderforskning.no
1 Forord Evalueringen er utført på oppdrag fra Kristiansand kommune. Bakgrunn er at kommunen tok våren 2008 initiativ til at det ble utformet et kurs for koordinatorer i kommunen som har ansvar for å koordinere ansvarsgrupper, individuelle planer og tverrfaglige team. Dette ønsket man nå å evaluere. Agderforskning har vært ansvarlig for utarbeidelse av spørreskjema og utsendelse av dette, samt utarbeidelse av rapport. I tillegg forpliktet seg til å presentere resultatene på egen fagsamling i kommunen. Agderforskning vil takke for oppdraget og takke for et konstruktivt samarbeid med representanter fra helse- og sosialdirektøren i kraft av Janne B. Brunborg og Hilde Engenes
Innledning Koordinatoropplæringen, som Kristiansand kommune har initiert og igangsatt gjennom et samarbeid med UiA, er en oppfølging av Helse- og sosialsektorens planarbeid. I forbindelse med Plan for psykisk helsearbeid og Rusmiddelpolitisk handlingsplan identifiserte man et forbedringspotensial med tanke på å dyktiggjøre seg på koordinering og ledelse av grupper. Behovet for koordinering av tjenester er økende og dette stiller stadig større krav til yrkesutøvere som har ansvar for å lede og koordinere tverrfaglig- og tverretatlig arbeid av ulik karakter. Man har ønsket å vektlegge særskilt ledelsesaspektet ved koordinatorrollen, uavhengig av om arbeidet/rollen har tilknytning til individuell plan, ansvarsgruppe eller arbeidet i tverretatlig team. Det er gjennomført tre kursserier fra høst 2008 til høst 2009 og man ønsket en evaluering i etterkant av dette for å ta stilling til hvordan denne kompetansehevingen bør finne sted i det videre. På denne bakgrunn er det at Agderforskning fikk oppdraget med en slik evaluering. 4
2 Innholdsfortegnelse 1 FORORD... 3 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 5 3 SAMMENDRAG... 6 4 INNLEDNING... 1 4.1 Bakgrunn for oppdraget... 1 4.2 Oppbygging av rapporten... 1 5 OM EVALUERINGEN... 1 5.1 Metodisk tilnærming... 1 6 KOORDINATORROLLEN... 1 6.1 Teoretisk tilnærming... 1 7 TILBAKEMELDING FRA DELTAGERNE... 2 7.1 Deltakelse... 2 7.2 Kursinnhold... 7 7.3 Endring i praksis... 11 7.4 Andre kommentarer... 16 FOU INFORMASJON... 18
3 Sammendrag Samlet sett er det en positiv tilbakemelding fra deltagerne på den kursdeltagelsen som har funnet sted knyttet til koordinatorrollen. Gjennomgående er det 2 av 3 som er tilfreds eller meget godt tilfreds med det opplegget de har deltatt på. De gir utrykk for at kurset har gitt viktige impulser i rollen som koordinator også med tanke på lederegenskaper. Dette har også medført at mange har blir mer bevisst sin koordinatorrolle og ikke minst skapt økt trygghet i denne rollen. Allikevel er det en andel kursdeltagerne, gjennomgående om lag 1 av 3, som gir utrykk for mindre tilfredshet. Dette må tas på alvor hvis en skal fortsette med en slik opplæring. Det kan se ut som at hovedforklaringen på dem som ikke er helt fornøyd med kursets innhold, enten ikke fikk tilført noe nytt eller at det av andre grunner ikke traff helt deres behov. Uten at det helt klart kan dokumenteres, kan det se ut som at rekrutteringen til kursene og avklaring av behovet i forkant kunne avhjulpet noe av dette. Ellers har det tydeligvis vært en utfordring for noen kursdeltagere å prioritere i en travel hverdag, slik at selv om lederne fikk god tilbakemelding på tilrettelegging, kan det se ut som at en med fordel kunne lagt kursene ut av byen for ikke bli fristet til jobben. Et siste gjennomgående punkt er knyttet til det faglige innhold hvor det gis utrykk for at en med fordel kunne hatt et noe mer praktisk relatert innhold Totalt sett er det en positiv tilbakemelding som legger et godt utgangspunkt for en videre satsning på dette felt 6
4 Innledning 4.1 Bakgrunn for oppdraget Evalueringen er utført på oppdrag fra Kristiansand kommune. Bakgrunnen er at kommunen tok våren 2008 initiativ til at det ble utformet et kurs for koordinatorer i kommunen som har ansvar for å koordinere ansvarsgrupper, individuelle planer og tverrfaglige team. Agderforskning har vært ansvarlig for utarbeidelse av spørreskjema og utsendelse av dette, samt utarbeidelse av rapport. I tillegg forpliktet seg til å presentere resultatene på egen fagsamling i kommunen. 4.2 Oppbygging av rapporten Rapporten er bygd opp rundt det utsendte spørreskjema og tilhørende inndeling. I tillegg inneholder rapporten en sammenfatning av de ulike kommentarer som er avgitt knyttet de forskjellige spørsmål 5 Om evalueringen 5.1 Metodisk tilnærming Evalueringen er basert på en tilbakemelding fra deltagerne på de tre kursene gjennom deres besvarelse på det nettbaserte spørreskjemaet. Av de i alt 86 deltagerne på de 3 ulike kursene var det 48 kursdeltagere som har svart innen tidsfristen inkludert en purring gikk ut. Dette representerer en svarprosent på 56 %. Dette bør gi et representativt bilde av deltagergruppen for dette kurset. 6 Koordinatorrollen 6.1 Teoretisk/praktisk tilnærming Koordinatorrollen er mye knyttet til å legge til rette for at bruker deltar i arbeidet med å utforme egen plan, lede og innkalle til møter samt følge opp og oppdatere planer. Elementer knyttet til opplæring av koordinator kan være brukermedvirkning, møteledelse, tverrfaglig samarbeid/samhandling og kunnskap om tjenesteapparatet og rettigheter. 1
7 Tilbakemelding fra deltagerne 7.1 Deltakelse Kurs for koordinatorer i Kristiansand kommune har blitt gjennomført 3 ganger og deltagerne ble spurt om hvilket kurs man deltok på. Figur nr. 1: Deltagelse på hvilket kurs 17 % 56 % 27 % Høst 2008 Vår 2009 Høst 2009 Over halvparten (56 %) deltok på det siste kurset høsten 2009. Av de i alt 48 som svarte på spørsmålet var det noe over halvparten (27 deltagere) som deltok på det siste kurset høsten 2009, resten fordelte seg på de to første kursene. 2
Det ble videre stilt spørsmål om hvorvidt man deltok alle tre dagene kurset varte. Figur nr. 2: Antall dager med deltagelse/forelesning 10 % 4 % Alle dagene To av dagene En av dagene 86 % Til sammen 86 % av deltagerne deltok alle tre dagene. I alt blant de som svarte (48) var det 41 som deltok alle dagene, mens 5 deltok på to av dagene og 2 kun en av dagene. 3
Det ble også stilt spørsmål om hovedgrunnen til og ikke delta alle tre dagene kurset varte. Figur nr. 3: Hovedgrunn til manglende deltagelse 20 % 40 % Passet ikke tidsmessig Informert for sent Ikke nyttig innhold Dårlig kvalitet Prioritere klientarbeid 40 % Viktigste årsak til at en ikke deltok alle tre dagene var at informasjon kom for sent eller at prioritering av klientarbeid kom foran. For øvrig har dette med tidspunktet også vært nevnt samt at sykdom også har vært forklaring av grunnene. 4
Det ble bedt om tilbakemelding på i hvor stor grad en deltok på veiledningsopplegget som en del av kurset Figur nr. 4: Deltagelse på veiledningsprogrammet i kurset 4 % 17 % 33 % På all veiledning På mer enn halveparten av veiledning Sjelden på veiledningen 46 % Aldri på veiledningen Det var i alt 4 av 5 som deltok på mer enn halvparten av veiledningsopplegget. Det var 17 % som aldri på veiledningen, mens 4 % av kursdeltakere deltok sjeldent på veiledningen. Av dem som deltok på veiledningsopplegget ble det stilt spørsmål om hva en fikk mest utbytte av. Her kommer det frem at erfaringsutveksling, det å kunne diskutere felles problemstillinger og få tips om hvordan en kan løse ulike situasjoner en står oppe i og ulike erfaringer med ansvarsgrupper og IP, var viktig. Videre ble det gitt utrykk for det positive med å bli kjent med personer fra andre enheter/samarbeidspartnere. Mulighet til å diskutere konkrete saker ble også fremhevet som utbytterikt, samt der hvor en praktiserte rollespill knyttet til ansvarsgruppe og koordinator. I tillegg ble Alarminformasjon og gruppearbeid nevnt som nyttig. 5
Gruppesammensetningen ble nevnt på forskjellig vis, idet enkelte hevdet at lik yrkeskategori gav mest utbytte, mens andre igjen synes at bakgrunn fra forskjellige arbeidsplasser var nyttig. Veiledningsdelen ble tilbudt i grupper etter kursdagene og det ble stilt spørsmål til dem som ikke deltok på alle veiledningene om hovedgrunnen til dette. Figur nr. 5: Hovedgrunn til manglende deltagelse på alle veiledningene Passet ikke tidsmessig 43 % 43 % Ikke behov for veiledning Ikke nyttig innhold Dårlig kvalitet Prioritere klientarbeid 4 % 3 % 7 % Det var i alt 28 som svarte på ovenstående spørsmål og hovedårsakene til manglende deltagelse var at det ikke passet tidsmessig og klientarbeid ble prioritert foran. Ellers var det i alt 4 som svarte at en ikke hadde behov for veiledning eller at det ikke var nyttig. Det var 8 deltagere som under annet forklarte manglende deltagelse med sykdom og flykanselering. 6
7.2 Kursinnhold Dette avsnittet omhandler tilbakemelding på ulike deler av kursets innhold og gir dermed et viktig bidrag til videreutvikling av kurset. Første spørsmål er knyttet til det pedagogiske eller formidlingsformen en hadde valgt i kurset. Figur nr. 6: Hvilken formidlingsform gav mest utbytte 48 % Forelesninger 52 % Gruppeoppgaver Her kommer begge formidlingsformene rimelig likt ut. Av de i alt 42 som svarte på dette spørsmålet var det 22 som mente at en fikk mest utbytte av forelesningene. Det ble imidlertid gitt utrykk for at det var vanskelig å svare bare på et av disse alternativene da de egentlig utfyller hverandre. Ellers kom det positive signaler frem på de eksterne forelesere, men at det kunne bli litt for teoretisk. Gruppeoppgave kafe ble trukket frem som utbytterikt. 7
Med tanke på faglig utvikling som koordinator, ble det stilt spørsmål om hvilke tema som kurset satt søkelys på, en mente var viktigst. Figur nr. 7: Tema viktig for faglig utvikling som koordinator 70,0 % 60,0 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 10,0 % 0,0 % Her var det mulig å svare på flere alternativer, og i figuren over fremkommer det hvilket tema som ble betraktet som viktigst. Ledelse av grupper og samarbeid og samordning var det deltagerne gav utrykk for betydde mest for å utvikle seg som koordinator. I tillegg praksis med IP. I egne kommentarer kom det frem at det må tydeliggjøres hvilken myndighet og oppgaver som tillegges koordinator. Veiledning som en del av opplegget ble også trukket frem av dem med lang fartstid i kommunen. Deltagerne ble også spurt om hvis en skulle lage kurset, om det er andre tema/formidlingsformer en ville ha valgt. I alt 24 svarte på dette spørsmålet. Her kommer det frem fra flere deltagere at en ville ha prioritert et mer praktisk relatert innhold og tilsvarende forelesninger hvor en blant annet tar for seg praktisk bruk av IP og rutiner knyttet til ansvarsgrupper. Videre ville en ha foretrukket økt innslag av personer med erfaring fra koordinatorrollen. Det ble også nevnt betydningen av samarbeid mellom etatene og da spesielt opp mot skolen og at dette manglet i opplegget. 8
Gruppesammensetningen ble kommentert i den forstand at en med fordel kunne ha organisert denne på forhånd i kraft av en hensiktmessig sammensetning. Videre at en kunne ha undersøkt nivået og behovet i forkant av kurset og dermed blitt mer presise på innholdet. Videre tilbakemelding på at en kunne ha trukket inn forelesere fra andre fagmiljøer, som blant annet NAV. Det ble gitt tilbakemelding på at områder som tillitt, anerkjennelse og respekt og hvordan dette bør fungere i praksis, kunne ha inngått. I denne sammenheng ble reflekterende team nevnt som metode. Ellers ble eksempler på hva som virker i forbindelse med koordinatorrollen nevnt og at tilbakemelding fra brukere med fordel kunne være en del av opplegget. Noe mindre fokus på rus og psykiatri kom også fram. Informasjon er viktig og det ble stilt spørsmål om hvor tilfreds en var med informasjon gitt i forkant av kurset. Figur 8: Tilfredshet med informasjon gitt i forkant av kurset 11 % 21 % 43 % Meget tilfreds Tilfreds Verken eller Lite tilfreds Utilfreds 26 % Gjennomgående var 2 av 3 fornøyd med informasjonen gitt i forkant av kurset, men om lag 10 % eller 5 deltagere ikke var fornøyd i det hele tatt. Det var 47 kursdeltagere som svarte på dette spørsmålet. 9
Det siste området som kom frem under kursets innhold var måten kursdeltagelsen ble lagt til rette fra den enkelte leder. Figur 9: Tilretteleggelse av kurset fra leder 7 % 4 % 21 % 15 % Meget tilfreds Tilfreds Verken eller Lite tilfreds Utilfreds 53 % Her var det 3 av 4 som var fornøyd med tilretteleggelsen fra leder. Mens det kun var 2 av de 47 som svarte, som var utilfreds. 10
7.3 Endring i praksis Det første spørsmålet som ble stilt knyttet til denne delen var om kurset har ført til bevisstgjøring på lederferdigheter i koordinatorrollen. En god koordinator forutsetter gode lederferdigheter. Figur 10: Bevissthet knyttet til lederferdigheter i rollen som koordinator 11 % 13 % 17 % I stor grad I noen grad I liten grad Ikke i det hele tatt 59 % Her det om lag 2 av 3 som responderer positivt på at en er blitt mer bevisst lederrollen, mens 10 % eller 5 kursdeltagere svarer at de ikke er blitt mer bevist. I alt 47 deltagere svarte på dette spørsmålet. 11
Det ble videre stilt spørsmål om kurset har gjort deltagerne bedre i stand til å sikre brukermedvirkning i koordineringsarbeidet. Figur 11: Kurset som bidragsyter til brukermedvirkning i koordinatorjobb 11 % 6 % 19 % I stor grad I noen grad I liten grad Ikke i det hele tatt 64 % Her er det igjen om lag 2 av 3 som svarer at kurset har virket positivt på å sikre brukermedvirkning, mens 1 av 3 er mindre klar på det og deriblant 5 kursdeltagere som svarer at kurset ikke har bidratt i det hele tatt. I alt 47 som svarte på dette spørsmålet. 12
Det ble videre stilt spørsmål om kurset har bidratt til å trygge koordinatorrollen. Figur 12: Kurset som bidragsyter for trygghet i koordinatorrollen 11 % 15 % 15 % I stor grad I noen grad I liten grad Ikke i det hele tatt 59 % Her er det gjennomgående en positiv tilbakemelding idet 3 av 4 svarer at kurset har trygget dem i koordinatorrollen. Blant den fjerdedelen som ikke like positiv er det 11 % (5 kursdeltagere) som svarer ikke i det hele tatt. I alt var det 47 som svarte på dette spørsmålet. 13
Det ble stilt spørsmål om kurset hadde gitt deltagerne flere verktøy i koordineringsarbeidet. Figur nr 13: Kurset som bidragsyter til flere verktøy i koordinatorarbeidet 13 % 6 % 34 % 47 % I stor grad I noen grad I liten grad Ikke i det hele tatt Her kommer det frem at noe over halvparten (53 %) gir utrykk for at de har fått flere verktøy å spille på gjennom kurset, mens 47 % svarer i liten grad eller ikke i det hele tatt (13 %/6 deltagere) Videre ble det gitt mulighet for å svare fritt på om en har endret sin praksis etter kurset. Det var i alt 29 som svarte og kommenterte dette spørsmålet. Her kommer det frem at blant de som svarte var det 12 kursdeltagere som gav utrykk for at de ikke hadde endret nevneverdig på sin praksis etter kurset. Blant de som svarte at deres praksis var endret, knyttet dette seg til tryggere og mer bevisst lederrolle, tydeliggjøring av ansvar og rammer i møtene. Også at man var blitt flinkere på å forberede og planlegge møter samt tatt i bruk IP i profil ble nevnt. Kommer videre frem at de som nå praktiserer, trives i større grad med like former, overskrifter og innhold i møtene. En har også lært å invitere færrest mulig inn i ansvarsgruppene. 14
Siste spørsmål knyttet til hvorvidt deltagerne har endret sin praksis etter kurset, gikk på den totale nytten av kurset. Figur nr. 14: Totalvurdering av kurset med tanke på tverrfaglig gruppeledelse 6 % 9 % 28 % 57 % Svært nyttig Ganske nyttig Lite nyttig Ikke nyttig i det hele tatt Her var det også om lag 2 av 3 som responderte positivt på at kurset har vært nyttig i forhold till å lede ulike typer tverrfaglige grupper, mens 1 av 3 var mindre tydelig på dette og her befant det seg 3 kursdeltagele som svarte at kurset ikke var nyttig i det hele tatt på dette punkt. I alt 47 deltagere svarte på dette spørsmålet. 15
7.4 Andre kommentarer Avslutningsvis ble det gitt mulighet til å gi andre kommentarer til kurset. Her fremkommer det kommentarer av ulike slag som er både av positiv og mindre positiv karakter. Det er de som tar til orde for at slike kurs trenger oppfriskning ved jevne mellomrom. Videre er det fra flere gitt utrykk for at gruppesammensetningen med fordel burde ha vært annerledes, blant annet med tanke på å treffe aktuelle samarbeidspartnere. Nedenunder refereres ytterlige tilbakemeldinger som ble gitt: Neste gang synes jeg at de som overhode ikke vil delta på veiledningsgrupper må gi beskjed om det og bli tatt på alvor i forhold til det. Slik at de som faktisk ønsker å få noe ut av det, kan få anledning til det. Eventuelt at det er med veileder fra UiA hver gang. Jeg ønsker at det blir enda mer klart definert hvilke oppgaver som skal tillegges en koordinator. Hadde vært nyttig hvis dette ble satt enda mer lys på når man utarbeider nytt kurs og at dette blir gjort i samarbeid med ledelse og ellers andre som har ansvaret for organiseringen i kommunen. Kurset er ok, men spesielt egnet for kuratorer som er ny i rollen. Det hadde vært en fordel å flytte kurset, med veiledningsdelen ut av byen slik at man kunne konsentrere utelukkende på dette. Spesielt siden mye av kurset dreier seg om refleksjon noe som ikke er kompatibelt med tidspress og stress. Gruppearbeid i etterkant gled ut da det var for få som møtte 16
17
Fou informasjon Tittel Evaluering av koordinatoropplæringen i Kristiansand kommune opplæring gitt som et ledd i videreutvikling av koordinatorrollen Prosjektnr 1674 Prosjektleder Forfattere Oppdragsgiver Rapport type Nina Jentoft Arild Vangstad Kristiansand kommune Prosjektrapport Rapport nr 7/2010 ISSN-nummer 0808-5544 Tilgjengelighet til rapporten Åpen 4 emneord Sammendrag 18