Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-036 Referat Møte i EpN ekspertgruppe 15-16.02.2011 Til stede: Forfall: Referent: Arne Venstad, NTNU Gunvor Elise Hanssen, NTNU Tor Erga, UiS Marit Vartdal Engeseth, HVO Lena Finseth, UiO Rikke Gåsholt, USIT Matija Ørjan Leren, UiB Alen Milkovic, USIT Tonje Fredrikson, USIT Geir Vangen, USIT (15/2-2011) Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Julie Myhre Barkenæs Dato: 16.02.2011 Sist endret: 14.03.2011 1
Dagsorden 1. Referat fra møte 26. januar 2011 2. Oppfølging fra forrige møte 3. Videre arbeid med beskrivelse av applikasjonen. 4. Møteplan for våren 2011 5. Eventuelt 1. Referat fra møte 26. januar 2011 Kommentar til sak 4, punkt 1.2.3 angående infotyper: Under Obligatorisk å angi før ferdig redigert : Det må være lett for brukere å velge felles tekster/riktig tekst. Trenger å få inn maler for infotypetekster. Det er tilstrekkelig med kode, navn og tekst, en default tekst fra studienivå. Studierettskrav (ja/nei), kan ha defaultverdi flyttes til Obligatorisk å angi før godkjenning. Forkortet emnenavn fjernes fra Valgfritt å angi. Endingene er innarbeidet i referat fra møtet 26. januar 2011. 2. Oppfølging av fra forrige møte Siden sist hadde USIT laget noen skisser, en skisse som viser EpNs livssyklus og tre utkast til skjermbilder. Det vil lette arbeidet fremover om vi definerer et felles sett med begreper. EpNs livssyklus: Det er mulig å hoppe over steg avhengig av rolle. Ved kopiering av emne: angi undervisningsstart og start vurdering. Gammelt kommer inn med status urørt. Mulig å få ut en endringsrapport (pdf) med ett eller alle emner. Begreper: Vi kaller det stadier: S0: Gammelt emne (G): Urørt S1: Ny (N) begynner her: Utkast Handling: redigere ferdig S2: Ferdig redigert (G+N) Prosess kvalitetssikre S3: Kvalitetsikret Prosess godkjenne (resultat kan bli underkjent da skal emnet ikke overføres til FS) S4: Godkjent Prosess overføre til FS FS: FS-klar kan nå overføres til FS Behov for kommentarer mellom de ulike stadiene. FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 2
Kommentarer: Forslag: temporær kode prefikses med NY, nye skal også merkes med NY. I kommentar inn i FS skal det stå at emnet er nytt og dato for overført. Saken kan sendes bakover til tidligere stadier, forrige saksbehandler. Det kan følges med en e-post med en URL til saken. Det kan for eksempel legges inn en kommentar, som blir tekst i mailen. Dette må i så fall være valgfritt. Melding må komme på startsiden Behov for å sette frister? Skal det være en default verdi eller noe som skal kunne settes på enkelt emne, eller oppslag eller meldinger. Til søppelkassen: Nye slettes og havner i søpla. Endringer kan gå i søpla/gå tilbake til urørt. Gamle emner som Utgår og skal legges ned, det skal tilbake i FS med sluttdato., disse skal følge prosessen videre. Det er også behov for å angre på at emne utgår. Egen knapp for emne som skal utgå. De må ha med en dato for utgår. Et emne skal ikke gå tilbake til FS med status utgår uten at det er satt dator for siste undervisningstermin og siste vurderingstermin. Ønske om å kunne planlegge emneporteføljen slik at hvis det er vedtatt at et emne først skal starte gitt semester og utgå gitt semester. Emner som ikke skal tilbys senere skal ikke kunne redigeres. Hvem og når legges det inn når vurdering skal utgå (siste semester med eksamen)? Prinsipp: hente informasjon fra der det bestemmes. Applikasjonen skal benyttes til generell emneplanlegging fremover i tid. Et generelt ønske om gode tilbakemeldinger EpN. Bilde forside: Det er ikke behov for første del av stedkoden, bare navn på fakultet og institutt. De fleste faglærere har ikke behov for stedkode. Mange faglærere kjenner heller ikke stedkoden. Boksene på forsiden er tenkt som resultat av søk. Ønske om favoritter på forsiden. Forsiden kan være rolleavhengig. På forsiden ønskes knapp for opprettelse av nytt emne. Må knyttes til stedkode. Man må kunne søke direkte på emnekoden i bilde forside. Det er også et ønske å kunne gjøre fritekstsøk på ord som inngår i emnenavn. Bilde søk: Kommentarer til bildet: Er det nødvendig å måtte velge sted? Institusjon velges ved pålogging, ønskelig å slippe å velge sted. Både studieprogram og fag kan ha lister som det er mulig å søke på. Ønskelig å kunne styre rekkefølgen. FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 3
Hvordan finne de som skal godkjennes? Behov for endringshistorikk 1 eller 2 år tilbake? Må i alle fall ta vare på dato for formell godkjenning. Konkret tilbakemelding om søkedialog: Studienivåkode: En verdiliste (Filtre: predefinerte eller eksplisitt sette de nivåene dere vil ha) Et søk på undervisningsspråk (de engelskspråklige skal presentere der tidligere enn de andre) Det er behov for å se endringer i forhold til original på et emne (viktigere enn alle stadiene). Endringslogg kommer i pdf. Trenger alle emnetyper både adminemner og undervisningsemner. Alle må over. Bilde oversikt: En diskusjon om endringslogg/historie. Det loggføres ved EPN-initiering og godkjenning. Institusjonen kan legge inn i stadiene mellom initiering og godkjenning. Man kan få ut rapporter på endringer mellom stadiene eller gitt stadium. Ønskelig å få med kommentarer til endringer mellom stadiene. Ønskelig å få med oversikt over arbeidsprosess, så bruker er sikker på at man er i mål. (for eksempel en prosesslinjal) Oversiktsbildet blir langt, må kunne scrolle. Diskusjon om roller og tilganger: Spørsmål: Skal alle som kom fra gitt institusjon får tilgang til hele institusjonen? Skal alle kunne se alt og endre på alt for hele institusjonen? Skal faglærer kunne se og endre alt innen sin stedkode? Svar: Roller høyere i hierarkiet kan default ha tilgang til hele institusjonen, men med mulighet for å begrense. Behov for: EpN innsyn EpN endre Kan EpN endre knyttes til sted? Fagperson kan være tilknyttet flere steder. Et emne er knyttet til ett sted. Det bør tenkes grundig gjennom om man skal komplisere tilgangen. 3. Videre arbeid med beskrivelse av applikasjonen Fortsettelse fra møte 26.01.2011 på 1.2 Opprette nytt emne FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 4
1.2.3. Registrere emneinfo Obligatorisk å angi før ferdig redigert (tillegg fra møte 26.01.2011) Undervisning Ledetekst: Hvilke terminer er det undervisning i dette emnet: Undervisningstermin (termin start og antall terminer) Skal angi om det skal gis undervisning i emnet i denne perioden. Undervisningsspråk Vurderingstermin Vurderingsordning Karakterregler Vurderingsform Varighet Lovlige hjelpemidler Vekting på deler Vurderingskombinasjon(er) (inn i FS) Vurderingskombinasjoner på EpN: Det er vanskelig å lage alle detaljene om vurdering så raskt? Mulig behov for å vurdere detaljeringsnivå og hvem/roller som skal få lov. UiO er for radvalidering. (Det må undersøkes om det er store ulemper å ikke ha det? UiO har kommet tilbake med medling om at radvalidering kan erstattes med bruk av maler). Det viktigste er et verktøy for å opprette nye emner og revidere eksisterende emner. Komplett oversikt kan hentes fra FS. I tillegg er det en del ekstra tabeller i dagens EpN for institusjonspesifikk info eksempelvis for valg blant lovlig kombinasjon bygget opp av institusjonen). Noen tabeller ligger igjen fra år til år av praktiske årsaker. Administrator sjekker fra år til år. Må også kunne angi hvor lenge obliger er gyldige. Ønske om å få inn vurderingstid, og vurderingsstatus (for eksempel). ORD (ordinær), KONT (konteeksamen) hentes fra FS også en verdiliste). Obligatorisk aktivitet(er) godkjent/ikke godkjent (navn m. språk) Eksamensspråk (oppgave bm/nn eller eng) bm/nn krav om begge, skal være mulig å krysse bort eng. valgfritt Særordninger(?) Språk man kan levere på Begrepsbruk: Ønsker heller semester enn termin (likevel benyttes begrepet termin ganske konsekvent i møtet). 2. Studierettskrav gjelder for studieprogram? Dette på studieprogram (dette knytter man er annet sted). Kommentar: Det er behov for fritekstfelt her. FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 5
Studierettskrav (Ja/Nei) kan ha defaultverdi. Skal også ha en defaultverdi om at det vises eller ikke også flyttes 2 til 3. I de aller fleste, ca. 90 % har ja. 3. Obligatorisk å angi for godkjenning: Åpen eller lukket undervisning. Undervisningsenhet genereres for NTNU. Institusjonsvalg å angi undervisningsaktiviteter (i FS forutsetter undervisningsaktivitet at det finnes en undervisningsenhet) Sentrale dataelementer rundt dette emnet:- se emne samlebilde Studieprogram og fag: lokale koder. Ikke ha med NUS-kode i EpN? Kan for eksempel genereres i FS etter overføring av emne tilbake til FS. Trenger ikke å ha med antall forsøk på undervisning (defaultverdi skal settes) 4. valgfritt. Anbefalte forkunnskapskrav: Forslag å: fjerne pensum (emne samlebilde) fjerne gjestebruker (UiO ønsker avvente) Vurderingskombinasjon Vurderingskombinasjonstype (type angir hva sin skal finnes av underliggende verdier). Hva skal inn i FS? Eksamensavvikling Viktig å sette fornuftige defaultverdier. Hjelpemiddel skal også oppdateres i EpN (med tidsstempel) Samme emne kan ha ulik eksamensavvikling: Student kan for eksempel velge hjemmeeksamen eller mellom skriftlig og muntlig. Det er behov for å videreføre logikk. Opprettes en vurderingskombinasjonsordning så må verdiene for eksamensavvikling utledes. (Trenger ikke å se på vurderingsenhet) Undervisningsenhet samlebilde: Ikke noe her til EpN (eventuelt med unntak av lukket/åpent). Kan være greit å ha med deltakerkapasitet og antall tilbud som skal gis. Det er semesterdataene som skal inn i EpN. En. Godkjent ny emnebeskrivelse. To. Få planlagt semester (og/eller) studieåret. 1.2.3.4 Emneinfo/Emnebeskrivelse: Emnebeskrivelse på default språk (NB,NN) og evt. Eng. FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 6
Ønske: om å kunne formatere tekst/det skal være tiltalende (sjekke hvilke formateringer som støttes i FS) Kunne bestemme rekkefølge på visning av infotyper som emnebeskrivelsen består (tilsvarende slik det publiseres). Institusjonen har lagt det inn på institusjonsnivå. Infotypene har koder. Vedtatt mal for emnebeskrivelser EpN-administrator må sette opp type og rekkefølge. Lokale koder for infotekster. EpN-administrator henter inn/setter opp for institusjonen. Infotekster, ren tekst, fritekst Mulighet å få tilgang til teksteditor og retteprogram i EpN. Må ha to tekstfelt for språk NB/NN og EN. Mulighet for flere. Bør være et institusjonsvalg Ønskelig med en forhåndsutfyllt standardtekst som står der ved opprettelse av nytt emne. Det kan for eksempel være en egen tekst for hvert studienivå. En infotype kan ha forskjellig tekstinnhold og kan ha flere maler. Egen infotekst for hvert emne. Det er fakultets- og nivåspesifikke fellestekster (gjelder i alle fall UiO). 1.3: Revidere eksisterende emner 1.3.1 Se/spore endringer: Alen presenterte et forslag. Marit viste eksempel fra Volda (Nexus). Eks. På måter å gjøre det på: Strek over det som er slettet, egen farge på det nye? Når du lagrer som utkast så er det ingen andre som kan se det. 1.3.2 Låse mot oppdateringer: Det må låses i FS mot oppdateringer av alt som kan endres i EpN. Henger sammen med 1.3.3 Problemstilling er når for eksempel vurderingskombinasjon endres må det også inn i FS. Gjelder det for flere år må det også inn i EpN. Alle tenker gjennom når det er et problem å låse mot oppdateringer. 1.3.3 Tidsstempling av info i i FS for å unngå overlappende redigering/konflikt med endringer i EpN. Henger sammen med 1.3.2 1.3.4 a Endring av vurderingskombinasjon Må sees spesielt på 1.3.4 b. Se 1.2.3. Emnedata som ikke skal endres i EpN (ikke eget punkt i aktivitetsdekomponeringen) Felt det aldri skal være lov å endre på eksisterende emner: - (mouseover: Endring av studiepoeng vil medføre..). Institusjonene ønsker selv å legge inn tekstforklaringer (egne tekstkoder for mouseover ). Studiepoeng (begynte diskusjonen her for 1.3.5) Emnekode versjonskode Start undervisning (Første undervisningstermin) Start vurdering (første vurderingstermin) FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 7
Studienivå? Generelt: Behov for en knapp i mange stadier som heter lås/lås opp, på ett, ett utvalg eller alle emner. Skal være behov for å låse på underliggende nivåer. Et emne låses automatisk når det sendes til neste nivå. (kan være en melding om hvem som har låst) 1.4 Vedlikeholde regler og bakgrunnsdata Må være på plass etter EPN-initiering, er en del av 1.1. Ikke egen applikasjon for EpN-adm. Logger man seg inn som EpN-adm så får man tilpasset meny/skjermbilde, men det er i samme applikasjon. EpN-adm er (også FSgodkjenner). Fra referat fra 01.12.2010, sak 3, pkt. 1.4 Det er mange felt i FS som må fylles ut, og man vil gjerne ha en standardutfylling å starte med når man oppretter nye emner. Man ønsker å sette standardverdier for et felt, og i tillegg ønsker man følgende tre alternativer per felt: o Ikke vis dettefeltet I EpN o Vis feltet "men det er ikke tillatt å endre verdi" o Vis feltet og det skal være tillatt å endre verdi. Alle institusjonene jobber med hvilke verdier den enkelte institusjon ønsker å ha inn her: Oppgave 1: Vedlikehold av regler og bakgrunnsdata Hvilke felter ønsker dere å ha mulighet til å sette standard-/defaultverdier på når et nytt emne opprettes? For felt skal det være mulig å sette defaultverdier: regler for defaultverdi/beskrivelse av defaultverdi. (Fra 1/12-2010: Man ønsker å sette standardverdier for et felt, og i tillegg ønsker man følgende tre alternativer per felt: o Ikke vis dette feltet I EpN o Vis feltet, men det er ikke tillatt å endre verdi o Vis feltet, og det skal være tillatt å endre verdi.) 1.4.2 Velge lovlige kolonneverdier: Oppgave 2: Administrering av EpN verdilister: Gå gjennom, vurdere og kommentere hva dere ønsker å ha her. (Hva skal bruker få tilgang til fra FS: se FS-EN-11-2_EpN_user_stories) FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 8
Oppgavene sendes på e-post. 4. Møteplan for våren 2011 Neste møte fredag 25/3. Frist for hjemmelekse 15/3, sendes fs-sekretariat@usit.uio.no 5. Eventuelt Spørsmål/kommentarer og innspill sendes til listen fs-epn@usit.uio.no. Avhengig av tilbakemeldingene om de er klarer eller om det er behov for diskusjon vil vi ta opp som sak på neste møte Behov for en egen dag for gjennomgang av vurdering FS-11-036 Referat fra møte i EpN ekspertgruppe 15-16/2-2011 Side 9