Temark Fra Wikipedia, Cort Sivertsen Adeler Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Årsberetning 2013 www.temark.no Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 4 3833 Bø
Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) yter tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I 2013 har vi vært 4 ansatte (3 årsverk) som betjener 18 utvalg i Telemark. Området kontroll og tilsyn er hele tiden under utvikling. Siste rapporten fra Kommunal- og regional-departementet (KRD) kom i 2011 med Kontrollutvalgsboken, Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Veilederen tar for seg kommunestyrets kontrollansvar, arbeidet i kontrollutvalget, synliggjøringen av utvalget og utvalgets arbeid. I tillegg de forskjellige kontroll- og revisjonsformene. Det er et økende engasjement innenfor internkontroll, etikk og habilitet. KS øker sitt engasjement innenfor fagfeltet. De fleste kontrollutvalgene har gått over til å bruke lesebrett/nettbrett. Kontrollutvalgets medlemmer mottar da sakskart fra kontrollutvalget, kommunestyret, formannskapet og hovedutvalg elektronisk. I tillegg legger Temark ut alle kontrollutvalgene sine dokumenter på sin hjemmeside. I Aust- og Vest-Agder har 14 kommuner og begge fylkeskommunene søkt om å bli medeier i Temark. Saken har vært opp og er godkjent i alle kommunestyrene og fylkestinget i Telemark. Saken behandles i Agder i 2014. Representantskapet For valgperioden 2011-2015 har eierkommunene valgt følgende: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne Carine Nilsen Per Oddvar Marheim Drangedal Karianne S. Reiten Oddvar Haugland Hjartdal Sven Tore Løkslid Inger Øya Grøgård Fyresdal Erik Skjervagen Siw Berve Kviteseid Torstein Tveito Gunnar Ruud Kragerø Kåre Preben Hegland Henriette Fluer Nissedal Halvor Homme Øyvind Tveit Nome Lars Arne Oldernes Gry Anette R. Amundsen Notodden Gunnar Landvik Håkon Sørby Porsgrunn Knut Bjaaland Edvard Garmo Sauherad Jarl Olav Rugtveit Helge Aarnes Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Gunn Berit Rygg Holmelid Jan Olav Hagen Tinn Kjetil Østrup Djuve Gunnar Odd Hagen Tokke Steinar Mandt Siv Reidun Einebærholm Vinje Halvor Lognvik Øystein Høgetveit Telemark fylkeskommune Bjørg Kyrkjebø Staaland Erling Dahl Representantskapets leder er Tor Tollefsen med Bjørg Kyrkjebø Staaland som nestleder. Representantskapet har i 2013 hatt 2 møter, 30.04.2013 og 15.11.2013. I tilknytning til representantskapsmøtene har vi arrangert konferanser for kontrollutvalgene og representantskapet vårt. 2
Styret For valgperioden 2012-2015 har representantskapet valgt følgende styre: Styret 2012-2015 Personlig varamedlem leder Jørund A. Ruud Sigbjørn Moldvik nestleder Unni Brekka Kiøsterud Torleif Vikre medlem Olav Kasland Bergit Myrjord Styret har i 2013 hatt 5 møter og behandlet 15 saker. I tillegg har daglig leder orientert om selskapets drift på hvert møte. Selskapets virksomhet Vi er sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I tillegg til møtene i kontrollutvalgene har vi deltatt og vært arrangør av konferanser og fellesmøter/kveldsmøter for kontrollutvalgene som har vært arrangert i vest-, midt- og nedre Telemark. Kontrollutvalgene Vi har prioritert tjenestene til kontrollutvalgene. Det er utarbeidet følgende verktøy for det enkelte kontrollutvalget: o Møte- og arbeidsplan o Plan for forvaltningsrevisjon o Plan for selskapskontroll o Budsjett for kontrollutvalget Vårt inntrykk er at kontrollutvalgene følger godt med i forvaltningen og det praktiske liv i sine kommuner og det som rører seg der. De har også god kontakt med kommunestyret, ordfører og rådmann. For året samlet er følgende møter avholdt i kontrollutvalgene i 2013. Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Line Bosnes Hegna 10 9 + ** 0805 Porsgrunn Øystein Bergh 8 10 + 1* 0807 Notodden Marianne Lundeberg 6 5 0811 Siljan Øystein Bergh 4 4 + 1* 0814 Bamble Line Bosnes Hegna 6 6 + 1* 0815 Kragerø Øystein Bergh 6 8 0817 Drangedal Line Bosnes Hegna 5 5 0819 Nome Marianne Lundeberg 5 5 + 1* 0821 Bø Marianne Lundeberg 5 5 + 2* 0822 Sauherad Marianne Lundeberg 5 5 + 2* 0826 Tinn Beate Marie Dahl Eide 5 4 0827 Hjartdal Øystein Bergh 5 5 0828 Seljord Line Bosnes Hegna 4 4 + 1* 0829 Kviteseid Marianne Lundeberg 4 5 + 1* 0830 Nissedal Beate Marie Dahl Eide 4 5 + 2* 0831 Fyresdal Marianne Lundeberg 4 4 + 1* 0833 Tokke Beate Marie Dahl Eide 4 4 + 1* 0834 Vinje Beate Marie Dahl Eide 4 4 + 1* *) fellesmøte, **) studietur 3
Den faglige siden har vært prioritert. Vi opplever at kontrollutvalgene gir oss gode tilbakemeldinger og at vi yter de tjenestene som forventes av oss. Konferanser I tilknytning til representantskapsmøtene våre har vi arrangert konferanser. På Vårkonferansen, 30.04.2013 tok vi opp følgende tema: Tanker om godt kontrollutvalgsarbeid, v/ Rådmann Per Wold, Porsgrunn kommune Etikk i kommunene, v/ Ordfører og leder av KS Etikkutvalg Nils Røhne Gruppediskusjoner om etikk Oppsummering Ca 45 personer deltok. På Høstkonferansen, 15.11.2013, var tema: Kontrollutvalg, v/ Anja Hjelseth tidligere politisk rådgiver, ansatt i Telemarksforskning. Informasjonssikkerhet v/ Steinar Nørstebø fra KINS Kommunal informasjonssikkerhet. Avslutning ved Unni Brekka Kiøsterud, varaordfører i Bamble kommune og nestleder i styret for Temark. Ca 48 personer deltok på konferansen. Lokale samlinger Det har vært arrangert kveldsmøter hvor selskapskontroll og forvaltningsrevisjon har vært tema. I 2013 har det vært arrangert et møte i Midt-Telemark. Lederne i kontrollutvalgene i Grenland har hatt 5 kveldsmøter i 2013. Alle felles prosjekter/selskapskontroll har vært diskutert. Ved oppstarten av forvaltningsprosjekt om Samhandlingsreformen ble det arrangert konferanse med 45 deltakere og med foredrag fra alle involverte aktører. Vi har bistått og deltatt på andre fellesmøter hvor det har vært tatt opp egne temaer. Det gjelder bl.a. i tilknytting til selskapskontroll hvor bedriften har presentert sin virksomhet før revisjon har gjennomført selskapskontroll. Habilitet Selskapet og ansatte yter kun tjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene. Vi mener vi tilfredsstiller kravene og intensjon i kommuneloven og Forskrifter for kontrollutvalg. Forskrifter for kontrollutvalg, 20. Sekretariat: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 4
Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. De fleste ansatte har registrert seg i styrevervregistret. For ansatte som har engasjement utenom jobben har vi hensyntatt det ved fordeling av sekretæroppdragene. Økonomi Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune. For regnskapsåret 2013 ble det et merforbruk (underskudd) på kr 386 313 mot et merforbruk (underskudd) på kr 158 644 året før. Hovedsakelig skyldes det merforbruk på lønn. I tillegg har vi fått en økning på kjøp av administrative tjenester (inkluderer avgifter på tilganger til det enkelte datasystemet) utover budsjettet. Øvrige kostnader er mindre avvik. I august vedtok styret innkjøps- og reisestopp (utenom kontrollutvalget) for siste del av året. DRIFTSREGNSKAP 2013 Regnskap Budsjett Regnskap 2013 2013 2012 Overføringer med krav til motytelse 800 093 100 000 1 009 005 Andre overføringer 2 372 850 2 766 000 2 361 459 Sum driftsinntekter 3 172 943 2 866 000 3 370 464 Driftsutgifter Lønnsutgifter 2 246 057 1 689 000 2 307 440 Sosiale utgifter 637 590 491 000 569 255 Kjøp av varer og tj som inngår i 481 935 579 000 497 678 tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter 131 803 41 000 89 550 tj.produksjon Overføringer 83 452 100 000 87 305 Sum driftsutgifter 3 580 837 2 900 000 3 551 227 Brutto driftsresultat - 407 894-34 000-180 763 Netto driftsresultat - 382 825 0-155 519 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk - 386 313 0-158 644 Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse med noter. For mer informasjon viser vi til Årsregnskap 2013. Kunnskap Vi har deltatt på følgende aktiviteter for kontrollutvalgene. 5
Norges kommunerevisorforening (www.nkrf.no ) er aktive og tilbyr kurs og konferanser for sekretærer og kontrollutvalg. De har egen konferanse for kontrollutvalg hvor vi deltok. En opplæring av høy kvalitet. Temark er medlem. Videre har de egen sekretariatsamling. Her har vi deltatt. Forum for kontroll og tilsyn (www.ffkt.no ) er en interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Forumet er møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. De har konferanse for politikere og sekretærer i tillegg til egen sekretariatsamling for sekretærene. Temark er medlem. Vi har fått til et uformelt forum mellom de kommunale sekretariatene fra Telemark, Vestfold, Buskerud, Akershus fylkeskommune og Østfold. Vi møtes 2 ganger i året. Her diskuterer vi problemstillinger av felles interesse. Vi utveksler erfaringer og får frem beste praksis. I juni hadde vi besøk av kontrollutvalgssekretariatet i Trøndelag (KonSek). Det er verdifullt å utveksle erfaringer. Kontorer Vi har samlokalisert mer og mer av vår virksomhet. Dette har forbedret arbeidsmiljøet vårt og vi får bedre kontakt mellom de ansatte. Daglig leder har ukentlig kontordag i Bø. Vi har i dag følgende leieavtaler. o Bø, Hellandtunet, 3 kontorer, arkiv/gjestekontor og adgang møterom o Porsgrunn, Porsgrunn kommune, 1 kontor Ansatte og arbeidsmiljø Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS består av: Tittel Navn Telefon Epost Merkn. Daglig leder Øystein 976 46 606 oystein.bergh@temark.no Bergh Rådgiver Beate Marie Dahl Eide 917 39 893 beatemarie.dahleide@temark.no Valgt inn i fylkestinget Rådgiver Line Bosnes Hegna 906 56 426 line.bosnes@temark.no Tilbake fra permisjon Saksbehandler Margit Haugerud Vikariatet til 31.01.13 Saksbehandler Marianne 901 14 543 marianne.lundeberg@temark.no Vikar Lundeberg Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Midt-Telemark. SAMT, Bø (www.samt.no ) I 2013 har sykefraværet vært 5,6 % mot 0,6 % % i 2012. En kom tilbake fra fødselspermisjon. En har vært langtidssyk i vår. Arbeidsmiljøet i selskapet er etter styrets vurdering godt. 6
Miljøaspektet Selskapets virksomhet tilsier at det ytre miljø ikke påvirkes. Virksomhetens avfall kildesorteres i samsvar med kommunale renovasjonsregler og rutiner ved Hellandtunet, Bø. Avsluttende betraktninger En av de faste ansatte kom tilbake fra fødselspermisjon og en annen var langtidssyk i vår. I tillegg har vi en ansatt som er politisk aktiv og hatt del-permisjon. Fraværet har vært dekket med vikar. Det er krevende for en arbeidsgiver med 3 årsverk. I 2012 hadde vi to vikarer og i 2013 en. Vikaren(e) har gjort en fantastisk jobb og tatt alle utfordringer på en sporty måte. Vi benytter sak & arkivsystemet til Telemark fylkeskommune. De har annonsert at de skal anskaffe nytt system med nye kravspesifikasjoner. For oss blir det nye systemet operativt i 2015. Kontakt med andre sekretariater gir oss impulser for forbedringer og å videreutvikle fagmiljøet. Vi mener forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Vi går nå inn i et spennende år hvor vi skal utvide vår virksomhet til tre fylker. Temark, 14.03.2014 Jørund A. Ruud Unni Brekka Kiøsterud Olav Kasland Styreleder Nestleder Medlem Øystein Bergh Daglig leder 7
TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2013 Driftsregnskap Driftsutgifter Regnskap 2013 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Overføringer med krav til motytelse 800 093 100 000 1 009 005 Andre overføringer 2 372 850 2 766 000 2 361 459 Sum driftsinntekter 3 172 943 2 866 000 3 370 464 Driftsutgifter Lønnsutgifter 2 246 057 1 689 000 2 307 440 Sosiale utgifter 637 590 491 000 569 255 Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 481 935 579 000 497 678 Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 131 803 41 000 89 550 Overføringer 83 452 100 000 87 305 Sum driftsutgifter 3 580 837 2 900 000 3 551 227 Brutto driftsresultat -407 894-34 000-180 763 Finansinntekter Renteinntekter og utbytte 25 226 34 000 25 926 Sum eksterne finansinntekter 25 226 34 000 25 926 Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger 157 0 682 Sum eksterne finansutgifter 157 0 682 Resultat eksterne finanstransaksjoner 25 069 34 000 25 244 Netto driftsresultat -382 825 0-155 519 Interne finanstransaksjoner Bruk av disposisjonsfond 158 644 0 116 249 Sum bruk av avsetninger 158 644 0 116 249 Overført til investeringsregnskapet 3 488 0 3 125 Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk 158 644 0 116 249 Sum avsetninger 162 132 0 119 374 Regnskapsm. mer/mindreforbruk -386 313 0-158 644 8
TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2013 Investeringsregnskap Regnskap 2013 Oppr.budsjett Regnskap 2012 Kjøp av aksjer og andeler 3 488 0 3 125 Dekning av tidligere års udekket 0 0 0 Sum finansieringstransaksjoner 3 488 0 3 125 Finansieringsbehov 3 488 0 3 125 Dekket slik: 0 Overført fra driftsbudsjettet 3 488 0 3 125 Bruk av disposisjonsfond 0 0 Sum finansiering 3 488 0 3 125 9
Balanseregnskap EIENDELER TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2013 Noter Regnskap 2013 Regnskap 2012 Anleggsmidler 1 033 298 791 002 Herav: Aksjer og andeler 12 567 9 079 Pensjonsmidler 1 020 731 781 923 Omløpsmidler 1 109 784 1 331 938 Herav: Kortsiktige fordringer 130 996 235 789 Premieavvik 13 624 14 759 Kasse, postgiro, bankinnskudd 965 164 1 081 390 SUM EIENDELER 2 143 082 2 122 940 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital 12 430 505 672 Herav: Disposisjonsfond 388 195 546 840 Bundne investeringsfond 500 000 500 000 Regnskapsmessig merforbruk -386 312-158 644 Kapitalkonto -489 453-382 524 Langsiktig gjeld 1 522 751 1 173 526 Herav: Pensjonsforpliktelser 1 522 751 1 173 526 Kortsiktig gjeld 607 901 443 742 Herav: Annen kortsiktig gjeld 445 695 349 976 Premieavvik 162 206 93 766 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 143 082 2 122 940 Bø, 14. mars 2014 styrets leder Jørund A. Ruud styrets nestleder styremedlem 10