Åpningsside Akkurat da jeg skulle i gang med å forberede meg til dette innlegget som jeg nå skal holde for dere, eller jeg har vel i realiteten begynt, jeg snakker jo, var jeg på et seminar der jeg blant annet lærte litt om kommunikasjon, kroppsspråk og presentasjonsteknikk. Den dyktige damen som underviste, presiserte flere ganger at det aller viktigste med det å holde en presentasjon, uansett kontekst, er aldri, aldri, aldri å glemme at målet med enhver slik type av informasjonsutveksling er at man skal gi noe av verdi til andre. Pengeside Og det syns jeg var et utrolig godt råd. Litt overveldende kanskje, for et ansvar liksom, men likevel, så enkelt og selvsagt og selvfølgelig. Og lett å overse samtidig, der man leker seg med powerpoint, grafer, kakediagram og andre gøye ting. Ikke format som er viktig, men innhold. Noe vi arkivarer uansett har som mantra, eller hva? Jeg skal derfor yte mitt ytterste for å gjøre deres 20 minutter verdt det, dere har jo tatt et valg ved å komme å høre akkurat på dette innlegget. Jeg skal fortelle dere om våre, Arkivverkets, tanker om hvordan tilsyn med offentlige arkiver kan være et godt virkemiddel for å oppnå det jeg er sikker på at vi alle sammen i dette rommet (og egentlig alle i hele verden, de er bare ikke så bevisst det) ønsker, nemlig de beste arkivene ever, fra arkivmaterialet, dokumentasjonen, blir født og fanget, uansett hvor og hvordan og hvorfor, og deretter lever sitt liv langt inn i evigheten og på en måte som gjør at den er tilgjengelig for både samtid og fremtid. Også vil jeg forhåpentligvis få demonstrert hvordan tilsynsstrategien legger opp til å sikre at offentlige virksomheter er sitt arkivansvar bevisst og overholder sine forpliktelser i så måte. Sånn, da har jeg vel lagt lista sånn passe høyt for meg selv, dere skal få noe av verdi, intet mindre. Gnager Jeg har jo nærmest glemt å presenterer meg, men jeg heter Vilde Ronge og begynte i Riksarkivet for et halv år siden omtrent, som leder av seksjonen Bevaring og kassasjon. Og jeg skal fortelle dere en liten hemmelig, jeg var utrolig iherdig i min søken etter å få jobb i Arkivverket. Det gikk nemlig opp for meg med et brak for et års tid siden, at det var selvsagt der og her jeg ville jobbe. Og jeg er ikke den som gir meg når jeg først har fått noe fore, har også blitt kalt en gnager ved flere anledninger. Så nå er jeg lykkelig, bestått prøvetiden og greier. Jeg får nemlig nå lov til å tenke på arkivfaglige utfordringer og aller helst forsøke å løse dem så klart, på et overordnet nivå. Hver time av hver dag. Problemstillinger som jeg selv har balet med i arkivet i NRK der jeg var leder i mange år, og problemstillinger som jeg har hørt mange andre har balet med, gjennom mine to perioder som styreleder i Norsk Arkivråd. Problemstillinger som dreier seg om dokumentfangst, synliggjøring, roller, organisasjonskultur, kompetanse og masse annet. Og som er for store til å ta ordentlig i tu med for en enkelt arkivleder, arkivtjeneste eller arkivmedarbeider. Men som er noe vi, Riksarkivet, som landets øverste arkivmyndighet, må sørge for å løse og påvirke og støtte opp om, og helst stå støtt som et lysende og trygghetsskapende fyrtårn i et utrolig tåkelagt terreng. Gjennom å vise retning. Gjennom å sette i gang nødvendige utviklingsprosjekter. Gjennom å sørge for at vi har riktig og
relevant kompetanse. Gjennom å gi råd og veiledning. Gjennom å være tydelige og synlige. Gjennom å være der det skjer, når det skjer, og kanskje til og med før det skjer. Og gjennom tilsyn. ILOVETILSYN Det var ualminnelig lett for meg derfor å si ja da jeg dag tre i ny jobb i Riksarkivet, fikk et spørsmål fra sjefen min, Gunnar Urtegaard, om jeg ville påta meg ansvaret for å sette Arkivverkets nylig vedtatt tilsynsstrategi ut i livet. Og jeg skammer meg ikke, jeg har rett og slett blitt en tilsynselsker på en-to-tre. Tilsyn er bursdag og jul og 17. mai på en gang. Dette er Arkivverkets verdier: målrettet kompetanse samarbeid. Målrettet kompetanse samarbeid. Og disse verdiene ligger til grunn for strategien og arbeidet vårt med tilsyn. Hovedmålene Hovedmålene for tilsynsstrategien er som følger: 1) Kartlegge arkivtilstanden i offentlig sektor med sikte på å kunne sette inn målrettet tiltak for forbedringer 2) Øke arkivbevisstenheten og kompetansen i offentlig sektor 3) Anbefale og gi pålegg om tiltak som skal bedre arkivfunksjonene både for arkivdanning og arkivbevaring Bakgrunnen og forutsetningen for at målene har blitt som de har blitt, er følgende: Likebehandling Vi ønsker å sikre likebehandling av tilsynsobjektene. I dette ligger det at uansett hvem som utfører tilsynet, om det er et av statsarkivene eller om det er Riksarkivets tilsynsavdeling, skal omfanget av tilsynet og reaksjoner på eventuelle avvikende funn fremstå som noenlunde likt uansett hvem som har gjennomført tilsynet. Målrettede tilsyn Vi ønsker å gjennomføre målrettede tilsyn. Det skal ikke være tilfeldig hvem vi spør og hva vi spør om og når vi spør. Det må etableres faste planer, verktøy og metoder for hvordan og når tilsyn skal gjennomføres, hvilke områder som skal prioriteres i en periode osv. Kompetanse Og sist, men ikke minst, vi ønsker å sikre kompetanse om elektronisk arkivdanning. Og for å begynne med dette siste først. I vår satte vi ned en gruppe internt som skulle se på hva slags kompetanse vi trengte å fylle på med for at vi skulle være i stand til å kunne gjennomføre gode tilsyn. Tilsynsstrategien sier eksplisitt at hovedfokus skal være på elektronisk arkivdanning, ergo er dette en kompetanse vi må besitte for å finne ut om tilsynsobjektene jobber optimalt med elektronisk arkivdanning. Og en ting er å finne ut hva som skal inngå i kompetansehevende tiltak, noe annet er å tilegne seg nok kunnskap til å kunne stille de rette spørsmålene når man er der ute, på tilsyn. Dette forutsetter at
man kan ganske mye faktisk, at man kjenner til de prosessene som pågår innen en gitt virksomhet, om det er en kommune eller et statlig direktorat eller noe annet. Og da må vi også dele kompetanse internt og samarbeide på best mulig måte. Vi vet jo også av erfaring at det vi gjerne møter på, er at arkivtjenesten ikke nødvendigvis heller er informert om hvordan elektronisk arkivdanning foregår i sin virksomhet. Ikke til forkleinelse for arkivtjenestene rundt om, men vi vet jo at det ikke alltid er slik at arkivet er der det skjer i virksomheten de betjener, om det er i forum der man diskuterer behov for nye fagsystemer eller digitale løsninger, om det er i forum der man planlegger anskaffelser av nye verktøy som vil inneholde dokumentasjon, eller annet. Og vår rolle som spørsmålsstiller og graver i grumsete materie som ikke ligger helt klart oppi dagen, blir enda mer viktig og forutsetter riktig kompetanse hos oss. Sky La meg illustrere ved hjelp av et par reelle eksempler. Vi har nylig gjennomført tilsyn i en kommune. Innledningsvis svarer kommunen nei på at de benytter skytjenester. Underveis i tilsynssamtalen, etter at vi borer litt i denne problemstillingen, kommer det frem at kommunen absolutt bruker skytjenester, at arkivtjenesten faktisk har bedt om tilgang for å få høstet dokumenter derfra, men fått nei for ledelsen anser ikke dokumentene som noe for arkivet. Eller i en annen kommune, der Rådmannen svarer avkreftende på at de benytter seg av sms i sin kommunikasjon med kommunens innbyggere, men der det etter hvert kommer frem at jo, de bruker det visst både når det gjelder varsling ifm vann og avløp, i kommunikasjon med elever og foreldre i skolen, og med klienter i PPT-systemet. Uten at de har tenkt på at arkivtjenesten må inn i bildet for å vurdere om dette er bevaringsverdig dokumentasjon. Check I tillegg til gruppa som jobber med å få tilbudt gode og relevante kurs for alle som skal gjennomføre tilsyn i Arkivverket, jobber en annen gruppe med å få på plass en ny, felles metodikk. Vi jobber både med å utarbeide sjekklister som kan benyttes både før, under og etter tilsynet, samt at vi prøver ut forskjellige metoder for hvordan tilsynene kan gjennomføres mest mulig smidig, både av hensyn til dem som skal gjennomføre tilsynet og dem som får besøk av oss. Vi jobber med et elektronisk verktøy, men ser at tilsyn ofte arter seg mer som en samtale og at en sjekkliste således er mer til nytte før selve tilsynet igangsettes. Heldigvis har vi mange flinke folk rundt om i statsarkivene som har gode ideer til hvordan ting kan gjøres enklere. Blant annet har vi fått tips fra Stavanger om at utkastet til rapport kan sendes kommunen før tilsynet og at det er denne som ligger til grunn for selve tilsynet, og samtalen. På den måten vet kommunen på forhånd hvilke punkter vi ikke har fått nok informasjon om, enten gjennom det som allerede finnes av opplysninger i Arkivverket om tilsynsobjektet eller som vi har fått tilsendt på forhånd fra kommunen selv, og man kan bruke denne foreløpige rapporten som utgangspunkt for tilsynet, veldig forutsigbart for alle parter. Rekk opp hånden de av dere som har vært gjennom et tilsyn, uansett tilsyn i grunnen, bare opplevd at virksomheten dere har jobbet i, har fått en tilsynsmyndighet på besøk. Og nå kan de av dere som ikke har vært med på arkivtilsyn, ta ned hånden igjen. Hvor mange står vi igjen med? Altfor få. Dette har jeg skrevet i manuset mitt uten at jeg har sett hendene deres, jeg har bare sett for meg tenkte hender og at de har vært få. Håper det slår til.
Kuleramme Arkivverket gjennomfører tilsyn fordi det er hjemlet i lov. Vi skal gjøre det, det er en del av vårt oppdrag og vi har som seg hør og bør, vært opptatt av å kun spørre om, og i hvert fall gi pålegg om, det som vi faktisk har hjemmel for. Men, så vidt jeg ser det, er tilsyn også en gyllen anledning til å møte arkivskapere. For meg er det helt opplagt, at gjennom tilsynsvirksomheten får vi tatt pulsen på arkiv-norge. Vi får vite helt konkret, fra munn til munn, hvor skoen trykker. Og det er avgjørende for å få til det som er det ultimate målet, nemlig SAMDOK, hele grunnen til at vi er her på Gardermoen disse to dagene i oktober 2014, å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon. For om vi skal sikre den helhetlige samfunnsdokumentasjonen, så må vi vite hvor det eventuelt svikter. Der ute. Akkurat hvor og når og hvordan det går gærent. For å klare å få gjort noe med det, og være det fyrtårnet som viser retning. Og da holder det ikke med synsing, vi må ut dit og undersøke, spørre og grave. Så det å bare telle antall tilsyn, å ha et mål om å ha gjennomført så og så mange tilsyn over så og så lang tid, uten å ta hensyn til hva slags tilsyn, det holder ikke. Vi skal ha en ambisjon om å dekke alle, men det må i tillegg til kvantitet også være kvalitet. Tilsynsstrategien har ikke konkludert med hvilket ambisjonsnivå vi skal legge oss på når det gjelder tilsyn. Dette er de tre nivåene som er beskrevet under avsnittet Avklare tilsyn som virkemiddel: Systemkontroll. Kort fortalt: Fortell meg hva du og gjør og vis meg hvor det står. Denne metoden handler om å kontrollere arkivplanen, at den er komplett, og at det tilsynsobjektet sier de gjør, er i tråd med regelverket. Check! Systemkontroll og verifikasjon. En systemkontroll kan suppleres med verifikasjon, dvs at tilsynsobjektene må bevise at de gjør som dokumentasjonen sier. Det er forskjellige måter å gjennomføre en verifikasjon på, avhengig av hva det er man vil kontrollere: kontrollsøk i arkivbasen, intervju med arkivleder, arkivpersonale, ledere, saksbehandlere osv. Kvalitetskontroll. Denne metoden skal ikke bare avdekke avvik fra regelverket, men se på om formålet med regelverket blir oppfylt. Ikke bare, for eksempel: har dere rutiner og verktøy for import av e-post til arkivet, men arkiverer faktisk saksbehandlere sine e- poster i arkivsystemet? Det laveste ambisjonsnivået handler altså kun om å avdekke avvik fra regelverket, enten gjennom stikkprøver, systematiske og periodiske kontroller av sektorer, eller kontroller basert på konkrete bekymringsmeldinger. Det høyeste ambisjonsnivået handler om å bidra til kvalitet i arkivarbeidet og går dermed lenger enn den rene kontrollvirksomheten. Som sagt konkluderer ikke vedtatte tilsynsstrategi med hvilket nivå vi skal legge oss på og vi ser mer og mer hvordan denne uavklarte nivådiskusjonen hindrer oss i å lage de best mulig kursoppleggene og den best mulig felles metodikken. Ergo er dette førstepri for oss å få landet denne i løpet av høsten. Og oss i denne konteksten, er Tilsynsrådet,
som ble opprettet i forlengelse av at den nye strategien ble vedtatt. Tilsynsrådet består av 7 mennesker fra Arkivverket og jeg er leder. Bombe Regner med at det ikke kommer som noen bombe på noen at jeg mener at vi helt klart bør ha mål om å gå for kvalitet i tillegg til kontroll. Muligens hårete ambisjon, men jeg liker slike, dessuten mener jeg at noe annet vil være et totalt bomskudd. Dette er vår anledning til å faktisk sjekke og finne ut hvordan arkivståa er, ikke bare huke av på en sjekkliste og gi pålegg der det er avvik, men at vi faktisk ser på formålet med hele oppdraget og prøver å gjøre ting bedre. Vi ser at det kan bidra til gjensidig utveksling av kunnskap og dermed riktig utvikling. Tilfies Som jeg sa innledningsvis, har jeg lært å bli en tilsynselsker på relativt kort tid. Og helt avgjørende for meg var det å faktisk å være med på noen tilsyn. I hvert fall før jeg skulle stå her og snakke for dere, men i det hele tatt for å kunne påta meg ansvaret for å operasjonalisere tilsynsstrategien. Realkompetanse er en god ting. Jeg var derfor så heldig å få være med som lærling da Statsarkivet i Stavanger gjennomførte tilsyn i henholdsvis Randaberg og Klepp kommune i begynnelsen av september og da Statsarkivet i Trondheim gjennomførte tilsyn i Bodø kommune uken etter. Det var så utrolig spennende og lærerikt og interessant å være med, jeg ble skikkelig høy. Jeg tok en selfie utenfor hvert av kommunehusene, eller tilfie som noen mente jeg burde kalle det, det var god stemning hele veien. Viktigst av alt: jeg opplevde de tre tilsynene som utrolig gode og nyttige samtaler med gjensidige utbytte for alle involverte. Uansett. Det som var den viktigste lærdommen fra mine tre tilsyn, er at vi alle baler med akkurat de samme tingene, uansett sektor, uansett virksomhet, uansett størrelse. Det er min påstand. Selvfølgelig er det noen nyanser, jeg kommer sikkert til å egle på meg noen nå, men jeg fikk meg en skikkelig aha-opplevelse. Her skal dere få se listen som arkivlederen i Randaberg kommune presenterte for oss som beskrev de største utfordringene når det gjaldt arkivet i hennes kommune: - Vera involvert heilt frå starten av ved innføring av nye fagsystem. - Kjem for seint inn i endringar, t.d. når folk sluttar eller går over til andre avdelingar. - Manglande fokus på arkiv i avtaleverka for ulike typar samarbeid mellom kommunar og ved interne omorganiseringar. - Bevisstgjera dei tilsette om dokumentfangst. - Samarbeid med IKT-leverandøren i samband med oppgradering av sak- /arkivsystemet i år. - Synleggjering av arkivplanen i organisasjonen. For de av dere her i salen som jobber eller har jobbet med arkivdanning, lyder disse problemstillingene kjent? Det kunne like gjerne vært en liste jeg hadde laget i NRK. Noe som igjen sier meg at det er ikke sånn at vi alle er så himla spesielle, vi er egentlig ganske like og kan komme et godt stykke på vei hvis vi i stedet for å fokusere på ulikhetene, ser på det som er felles. Så også med hensyn til tilsyn.
Randaberg-bilde Her ser dere en nyhetssak fra Randaberg kommune som ble lagt ut samme dag som vi var der på tilsyn. I løpet av alle de tre kommunetilsynene jeg var med på i september, klaget arkivtjenesten på at de ikke var særlig synlige i virksomhetene sine. Vi repliserte da, har dere kommunisert på intranett eller andre steder at det er arkivtilsyn på gang? Det var det ingen som hadde gjort, men i Randaberg forsvant Rådmannen etter at vi hadde stilt det spørsmålet og vips var webansvarlig for kommunen der med et kamera rundt halsen og en blokk i hånda. Det er jo ofte lett å glemme at informasjon må gå begge veier og innta den litt sånn ingen-husker-på-oss-holdningen. Og det sier jeg ikke for å henge ut de tre kommunene jeg nettopp nevnte, men det er menneskelig rett og slett, at blir vi oversett lenge nok, er det utrolig vanskelig å stå på for å komme frem i rampelyset. Og det er egentlig inngangen til neste punkt i tilsynsstrategien, som også handler om informasjon. Vi er i ferd med å etablere et internt tilsynsforum der alle som jobber med tilsyn i Arkivverket skal ha tilgang og der de kan finne all relevant informasjon, alle sjekklister, lovhjemler og annet. I tillegg til at det skal være et diskusjonsforum der man kan åpne for diskusjoner av ulik art. For om vi skal bli flinkere til å informere utad, og det skal vi bli når den nye mediestrategien for tilsyn er klar og den jobber vi med, så må vi starte med å være gode på å informere internt! Å være stolt På slutten av alle de tre tilsynene jeg har vært med på har vi spurt de tilstedeværende: hva er dere mest stolte av ved arkivtjenesten deres? Det er nemlig så lett at man bare fokuserer på feilene, både fra vår og deres side. Og ikke for at det nødvendigvis skal med i noen sluttrapport, men det er en fin øvelse i seg selv. Vi trenger å være mer bevisst på hva vi er gode på, ikke bare i vår bransje, men også der. Ingen av de vi spurte, hadde problemer med å svare, de måtte bare få tenkt seg litt om. Dere burde prøve det dere også, hva er du mest stolt over i den jobben du har og utfører. Til slutt skal jeg vise dere en fantastisk liten godbit som jeg kom over da jeg var i Klepp kommune. Vi prøver jo hele tiden å bli bedre, og løse de store arkivfaglige utfordringene, og av og til, jeg er med på det selv, gjøres både problemstillingen og i hvert fall løsningen, større og vanskeligere enn den kanskje trenger å være. Da vi i Klepp kommune snakket om dette med journalføring av e-post fortalte arkivlederen at ordføreren i kommunen, en dame som heter Ane Mari Braut Nese, hun har rett og slett med en setning om journalføring av e-post i signaturen sin, hun. Og det fungerer! Det blir min avslutning, det enkle er ofte det beste. E-posten Vær klar over at e-post til og fra Klepp kommune i utgangspunktet er journalpliktig etter arkivlova og også vil være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter reglene i Offentleglova. Jeg håper dere har blitt bittelitt klokere og at dere har fått med noe av verdi, takk for meg!