Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 18.11.13 Kl.: 10.00 13.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 25/13 31/13 MØTELEIAR Magne Ivar Fauskanger (Frp) DESSE MØTTE Britt Sørensen Dalsgård (Ap) Steinar Frugård (H) Annette Haugsgjerd (V) Tine-Sofie Steinsland (Krf) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte v/stine Karoline Olsen Frå administrasjonen møtte rådmann Steinar Dalland, til og med sak 28/13, økonomisjef Rolf Johan Lunde var med under heile møtet og landbrukskonsulent Johan Bergerud var med i møtet i orienteringssak nr. 3 vedr. fellingsløyve på hjort. Ordførar Kjetil Hestad var med under heile møtet. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 25/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 26/13 Godkjenning av protokoll frå møte 11.09.13 27/13 Orienteringssaker 28/13 Meldingar 29/13 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2016 30/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 31/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
25/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 26/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11.09.13. Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 11.09.13. Protokollen frå møte 11.09.13 vart samrøystes godkjend. 27/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møte: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Rådmann orienterte om arbeid med organisasjonsstruktur i Tysnes kommune. Det er gjort ein del endringar i einingane, men ein er ikkje kome så langt i arbeidet som planlagt. Målsetting var å ha det meste på plass før arbeid med budsjett for 2014 vert sluttført, men nokre delar av strukturen står ennå att å få på plass. Sluttføringa av dette arbeidet vil avhenga litt av kor tid ein får gjennomført ombygginga av rådhuset. Spørsmål frå kontrollutvalet vart svara på, og utvalet tok informasjonen til orientering 2 Brynjulf Dalland 3 John Martin Dale Henvending vedr. Næringsareal Øvre Dalland vart gjennomgått og drøfta. Brev til kontrollutvalet med vedlegg var sendt ut med innkallinga. Rådmann var kalla inn for å orienterte om prosessen / handsaminga i kommunen når det gjeld næringsareal og kommuneplan. Ordførar informerte og om intensjonen med å få utvikla næringsareal i kommunen, og at dette er eit viktig og prioritert saksområde. Etter drøfting konkluderte kontrollutvalet slik: - Kontrollutvalet finn at sak om industriområde på Dalland er under handsaming i kommunen som del av arbeid med kommuneplan og reguleringsplan for det omtala området. - Kontrollutvalet finn det ikkje rett å gripa inn i den pågåande planprosessen no. - Utvalet ber om at det vert gjeve svar tilbake til Brynjulv Dalland, og at utvalsleiar og sekretariat får fullmakt til å utforma svarbrev. Kontrollutvalet var samrøystes i denne avgjerda. Det er kome henvending til kontrollutvalet om eit vedtak vedr. fellingsløyve på hjort i eit av hjortevalda i kommunen. Administrasjonen v/landbrukskonsulent Johan Bergerud orienterte om saka og regelverket som gjeld for handsaming av slike saker. Kvote-tildelinga er endra på grunn av at ein skada hjort er felt, samt eit dyr til utover kvoten. Løysinga som blei valgt for å handtera denne situasjonen er ikkje etter reglementet. Hjortevaldet fekk behalda dei fellte dyra. Grunngjeving for å velja slik løysing er at ein ønskjer å unngå å skapa presedens for at skada dyr ikkje vert avliva. Løysinga av saka vart og valgt fordi kommunen ikkje har rutinar for å hente og ta vare på kjøtt av dyr som er fellt på denne måten. Saka er såleis løyst slik av praktiske årsaker. Kontrollutvalet drøfta saka og konkluderte slik: Kontrollutvalet ber om at kommunen ser på rutinane på nytt, og gjennomgår 2
korleis ein vil handheva liknande saker i framtida. Men det vart og peika på at det er viktig at skada dyr vert ivareteke og avliva raskt. Å spreia kommunikasjon og kunnskap om handtering av slike situasjonar ut til hjortevalda vil vera viktig. Kontrollutvalet var samrøystes i denne konklusjonen. 4 Deloitte Stine Karoline Olsen frå Deloitte orienterte om interimsrevisjonsarbeid 2013 / 2014. Deloitte skal til Tysnes neste veke for å sluttføra arbeidet med interimsrevisjon, og kontrollutvalet vil få presentert resultatet av arbeidet på sitt neste møte. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 5 Økonomisjef Økonomisjef presenterte finansforvaltningsrapport pr. 31.10.13. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar, og det vart gjeve tilbakemelding om oversiktleg og god informasjon. Utvalet tok informasjonen til orientering. 6 Økonomisjef Økonomisjef og rådmann informerte om ordning med «Startlån / etableringslån» i Tysnes kommune. Endring av kommunale retningslinjer for startlån og bustadtilskot er vedteke i kommunestyret i september. Tysnes har brukt slike midlar for å stimulera til bustadbygging, også for unge etablerarar. Kommunen har ein høg andel av slike utlånte midlar samanlikna med andre kommunar. Formidling av slike lån vil bli stramma inn i tida vidare framover. Det vart svara på spørsmål frå kontrollutvalet, og informasjonen var teke til orientering. Ymse ingen orienteringssaker å ta opp under ymse. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. : Orienteringssak nr. 2, vedr. Næringsareal Øvre Dalland: - Kontrollutvalet finn at sak om industriområde på Dalland er under handsaming i kommunen som del av arbeid med kommuneplan og reguleringsplan for det omtala området. - Kontrollutvalet finn det ikkje rett å gripa inn i den pågåande planprosessen no. - Utvalet ber om at det vert gjeve svar tilbake til Brynjulv Dalland, og at utvalsleiar og sekretariat får fullmakt til å utforma svarbrev. Orienteringssak nr. 3, vedr. Fellingsløyve for hjort: Kontrollutvalet ber om at kommunen ser på rutinane på nytt, og gjennomgår korleis ein vil handheva liknande saker i framtida. Kontrollutvalet meiner at rutinane må legga opp til at skada dyr vert ivareteke og avliva raskt. Å spreia kommunikasjon og kunnskap om handtering av slike situasjonar ut til hjortevalda vil vera viktig. Kontrollutvalet tek den øvrige informasjonen til orientering. 28/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet merka seg vedtaka om eigarinteresser i nye selskap. Utvalet merka seg og at det vart opplyst at uavhengighetserklæring frå revisor ikkje bør fremjast som sak for kommunestyret. Det er lagt feil vedlegg med i sak om «Standard atterhald om kommunal kontroll». Dette vil bli meldt frå om til kommunestyret i neste møte. 2 Oppvekstsjef Melding om oppfølging etter vedtak i sak «Rapport etter forvaltningsrevisjon tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen» vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet merkar seg at det ikkje vil bli lagt fram handlingsplan innan 01.11.13, slik vedtaket lyder. Rådmann opplyste at ein i staden vil sjå arbeid med ein handlingsplan som del av det arbeidet prosjektgruppa, som er nedsett, skal gjennomføra. Kontrollutvalet tok meldinga til orientering. 3
3 Sekretariatet Stine Karoline Olsen frå Deloitte gjennomgjekk rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen. Ho informerte om arbeidet med selskapskontrollen, og peika på tilrådingane revisor har gjeve for å betra rutinane i selskapet. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 4 Sekretariatet Melding om konferansar for kontrollutvalet i 2014: Påmelding til folkevaldopplæring 06.03 og 07.03.2014 på Solstrand vart drøfta. Nokre har alt meldt seg på. Sekretariatet merka seg at eit medlem til ville delta, og syter for påmelding. Skal og senda invitasjonen på nytt til dei to andre medlemmane. NKRF-konferanse på Gardermoen 05. 06.02.14. Her er frist 19.12.2013 for påmelding. Utvalet vil vurdera om ein person frå Tysnes bør delta. Evt. påmelding i samråd med utvalsleiar. Info om FKT-fagkonferansen i Haugesund på Rica Maritim den 03. 04.06.2014. vart teke til orientering. 5 Sekretariatet Fastsetjing av møtedato for første kontrollutvalsmøte 2014. Forslag om torsdag 20.02.14 vart samrøystes vedteke. Ymse Det er gjort rettingar av opplysningar om kontrollutvalet på heimesida. Det vert kontinuerleg arbeida med utvikling av heimesida til kommunen. Ordførar informerte om budsjettarbeid for 2014, og kontrollutvalet sine budsjettrammer vart drøfta. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 29/13 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL : Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan 14 dagar. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. HANDSAMING I MØTE Sekretariatet orienterte om bakgrunn for å setja i gong prosess med evaluering av planane no. Stine Karoline Olsen frå Deloitte informerte om korleis arbeidet vert planlagt frå revisor si side. Kontrollutvalet ønskjer å legga opp til ein prosess for å evaluera planane som er i tråd med saksframstellinga. Prosjektplan vert å senda til sekretariatet innan omlag 14 dagar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 4
: Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan 05.12.13. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 30/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet hadde ikkje merknader til saka, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. 31/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollar til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville ha nærmare orientering om på noverande tidspunkt. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollar til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under dette punktet. Magne Ivar Fauskanger Leiar Kari Nygard Sekretær 5