Kunsthøgskolen i Oslo Scenekunstbiblioteket Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2001 Av Tone Hoemsnes og Linda Berge Mål I forbindelse med byggingen av ny scenekunstskole på Seilduksfabrikken er det øremerket ressurser til oppbyggingen av et scenekunstbibliotek. Prosjektets formål er å etablere en bibliotektjeneste for scenekunstavdelingene, slik at en felles bibliotekfunksjon kan være i tilnærmet normal drift ved samlokaliseringen i 2003. Rammene for prosjektet Prosjektbeskrivelse Bibliotekfunksjonene skal bygges opp innenfor følgende rammer: 1. Kartlegging. a) Kartlegge eksisterende samlingsressurser mht dokumenttyper og omfang. b) Velge metoder for registrering. c) Velge felles biblioteksystem. d) Kartlegge brukeradferd og -behov. e) Etablere kontakt med fagmiljøet ved avdelingene. f) Påbegynne registrering av eksisterende samlinger. 2. Samlingsoppbygging. 3. Flytting. 4. Permanent etablering. 5. Kunsthøgskolens samlede bibliotekfunksjon utvikles mot å oppfylle kravene til et kunstfaglig knutepunktbibliotek i Norgesnettet. Oppbyggingsfasen av scenekunstbiblioteket berører først og fremst punkt 1-3, selv om planleggingen av byggetrinn 2 og sammenslåingen med de to andre bibliotekene allerede er i full gang. Stillingsinstrukser Det ble ansatt prosjektleder og bibliotekar i midlertidige stillinger over 3 år. Bibliotekar Linda Berge ble ansatt fra 1.juli og prosjektleder Tone Hoemsnes begynte 13.august. Prosjektleder Stillingsbetegnelse: Hovedbibliotekar I følge utlysningsteksten skal prosjektleder ha fag-, budsjett- og personalansvar for prosjektet, og må ha bibliotekfaglig kompetanse og erfaring. I tillegg er det ønskelig med scenekunstfaglig bakgrunn fra ett eller flere fag, gjerne på universitetsbibliotekar-/fagreferentnivå. Vedkommende må kunne arbeide selvstendig, effektivt og målrettet, og ha kontaktskapende evner. Erfaring med prosjektstyring vil være en fordel. Kjennskap til forskjellige bibliotekfaglige metoder og systemer forutsettes, og det legges vekt på praktisk IT-kompetanse. Arbeidsoppgavene vil bli som skissert i pkt. 1-2 ovenfor. Pkt. 2 vil i tillegg til innkjøp av trykte og audiovisuelle dokumenter omfatte abonnementer på databasetjenester og elektroniske tidsskrifter. Driften av biblioteket skal planlegges med avdelingenes faglige behov for øye, og med sikte på senere samlokalisering og innflytting i nye lokaler.
Årsmelding for scenekunstbiblioteket, side 2 Bibliotekar Stillingsbetegnelse: Avdelingsbibliotekar Bibliotekarens hovedoppgave vil bli å katalogisere samlingene. Vedkommende må ha bibliotekfaglig kompetanse og erfaring fra Marc-basert katalogisering, og må kunne arbeide selvstendig og effektivt. En del av materialet vil være lyd- og billedmedier, notetrykk og teatermanuskripter. Erfaring med slike materialtyper og interesse for målrettet prosjektarbeid vil være en fordel. Bibliotekaren vil også assistere prosjektlederen i arbeidet med oppbyggingen av samlingen, og interesse for/kjennskap til avdelingenes fagområder er en fordel, men ingen betingelse. Fase 1: Kartlegging: Det første halve året har vi arbeidet innenfor punkt 1.Vi har brukt tiden til å kartlegge hva som finnes av samlinger på de forskjellige skolene, vi har orientert om prosjektet i både store og små sammenhenger og vi har besøkt andre biblioteker både i Norge og i Skandinavia. I tillegg har vi utredet og valgt biblioteksystem og arbeidet med strategisk plan for biblioteket. Kartlegge eksisterende samlingsressurser mht dokumenttyper og omfang. Det kommende Scenekunstbiblioteket i Oslo : en behovsundersøkelsen heter hovedoppgaven til Marte Horndalen og Anne Gudrun Romhus fra avd. for bibliotek- og informasjonsfag ved Høgskolen i Oslo, som de skrev våren 2001. De har både gjort et omfattende kartleggingsarbeid og en behovsundersøkelse blant skolens ansatte og elever. Dette arbeidet har vært til stor hjelp for oss. Her ligger allerede mye av det grunnlagsmateriale vi trenger for få en oversikt over situasjonen, selv om antall informanter var litt begrenset. Balletthøgskolen Skolens boksamling dekker i dag ca. 8 hyllemeter. Bøkene står på et rom som også fungerer som undervisningsrom. Samlingen består av ca. 300 bøker, men de fleste av dem befinner seg ikke lenger på hylla. En gjennomgang av restanser i forhold til bøker registrert i kortkatalogen og antall bøker på hylla viste at over 150 bøker var borte. Noen av disse står kanskje på lærerkontorene, men mesteparten er nok tapt. Det skal sendes ut et purrebrev til alle studenter og ansatte som har vært innom skolen siden 1980 og be dem sjekke om de fortsatt sitter på ureturnerte bøker. Skolen har 3 løpende tidsskrifter og 100 videoer, som for det meste er opptak av egenproduserte forestillinger eller dokumentasjon av prosjekter og oppgaver. Det finnes 350 LP-plater og 250 CD`er, ca. 400 slides og en balletthistorisk fotografisamling. Samlingen omfatter også masterbånd med musikkopptak fra forestillingene. Bøkene er katalogisert på kort i en alfabetisk forfatter/tittel- katalog og en systematisk katalog med emneregister katalogisert etter Dewey, og med en spesiallaget underinndeling. En bibliotekarstudent har vært engasjert på timebasis siden 1988. Tidsforbruket var tidligere 2 timer pr. uke, men har i de siste årene begrenset seg til bare noen timer i året. Biblioteket har ingen utlånsordning og ingen betjening, så det er umulig å holde kontroll på samlingen eller forhindre at ting blir borte. Operahøgskolen: Samlingen består av ca. 9 hyllemeter bøker som stort sett står inne på dekanens kontor eller rundt omkring på skolen. Samlingen består av oppslagsverk og annen litteratur om opera. Det abonneres på 3 tidsskrifter. Det finnes også en stor samling noter og klaveruttog, som er innelåst i et skap på undervisningsrommet. Dette gjelder også for videoene og CD ene, og det betyr at disse samlingene er lite tilgjengelige. Platesamlingen er gammel og utslitt, mens CD- samlingen oppdateres og utvides jevnlig. Videosamlingen består stort sett av egne operaproduksjoner og en del operaforestillinger. Heller ikke dette biblioteket er betjent og det er få rutiner på utlånsordningen, så materialet blir lett borte.
Årsmelding for scenekunstbiblioteket, side 3 Teaterhøgskolen: I motsetning til de to andre skolene har teaterskolen et bibliotekslokale på ca. 80 m2. Her står boksamlingen, tidsskriftene og manuskriptsamlingen. I tillegg står det et par PC er og noen lesesalsplasser. Bokstammen består av ca. 5000 bind, men her er nok mye borte. Manuskriptsamlingen omfatter ca. 3000 manus. Video og CD-samlingen, som er innelåst i et eget skap, består av over hundre CD er og rundt 550 videoer. Av videoene er mesteparten fra egne oppsetninger fra 1984, samt en del spillefilmer. Det abonneres på 30 tidsskrifter, men bare 8 av disse er fornyet det siste året. I tillegg til dette er det også en liten notesamling, en diktsamling og en liten samling av offentlige publikasjoner. Ellers har skolen et stort dokumentasjonsarkiv bestående av bilder, program og plakater fra forestillingene og bilder av alle elevene som har gått på skolen. Det er utarbeidet et eget klassifikasjonssystem der bøkene er plassert etter emner. Emnene er teaterhistorie, teaterteori, litteraturhistorie, filosofi, kunst og kulturhistorie ved siden av dikt, sang og skuespill. Dette illustreres ved farger, tall og bokstaver på bokryggen. Boksamlingen er ikke katalogisert eller registrert i noe datasystem, men nye bøker blir registrert i en tilvekstliste. Teatermanusene er registrert i databaseprogrammet Teater-Arkiv som er et spesialprodusert program for registrering av teatermanus. Selve programmet består av mange moduler, men teaterskolen bruker bare manuskriptdelen. Her registreres alle relevante opplysninger om manuset som forfatter, tittel, originaltittel, genre, utgivelsesår og antall roller fordelt på kvinner, menn, barn og statister. En av de ansatte har ansvaret for biblioteket ved siden av jobben som studieplanlegger og det tilsvarer i beste fall 1 ½ dag pr. uke. Utlånet foregår manuelt og registreres på lapper. Purring følges i liten grad opp og svinnet er stort. Velge metoder for registrering. Vi har ennå ikke bestemt om vi skal bruke Dewey eller UDK som klassifikasjonssystem. Scenekunst er et lite område og det er vanskelig å finne gode nok kategorier innenfor de store systemene SHKS bruker UDK, mens SKA bruker den engelske utgaven av Dewey. Begge systemene er likegode, men Dewey har et større fagmiljø og blir dessuten oppdatert jevnlig. Avgjørelsen må tas før vi begynner registreringen av den eksisterende samlingen. De nye bøkene vi kjøper inn skal stå i Fellesadministrasjonens lokaler i St. Olavsgate. Vi tar ikke sjansen på å la de nye bøker stå ubevoktet på skolene. Bøkene blir både katalogisert og klassifisert og merket med hyllesignatur, slik at de er klare for oppstilling i de nye lokalene. Vi har begynt arbeidet med å lage en emneordsliste for de fagområdene som er relevante for scenekunstbiblioteket. Velge felles biblioteksystem Vi har valgt BIBSYS som vårt bibliotekssystem og dette ble godkjent på styremøtet den 13. desember 2001. Dette var ingen enkel avgjørelse, og vi brukte god tid før vi bestemte oss. Valget sto mellom å velge BIBSYS med en gang, eller å velge et mer moderne system i en overgangsfase. Alternativet for oss var derfor Tidemann, som er et topp moderne, webbasert biblioteksystem tilpasset ny teknologi. Biblioteket på Kunstakademiet har nettopp gått over til Tidemann, mens biblioteket på SHKS bruker siste versjon av Mikromarc. BIBSYS er et gammeldags og tungrodd system som strever med å tilpasse seg den moderne dataverdenen. Et scenekunstbibliotek har også spesielle behov i forhold til katalogisering av f.eks
Årsmelding for scenekunstbiblioteket, side 4 teatermanus og filmer som ikke systemet ivaretar i dag. Vi skrev en kravspesifikasjon der vi gjorde rede for våre spesielle behov, og hvor vi ba om en tilbakemelding på om BIBSYS vil kunne tilpasse systemet etter våre behov. Responsen fra katalogansvarlig åpnet for et samarbeid som vi kan akseptere. Vi valgte derfor å gå inn i BIBSYS med en gang, selv om vi vet at det er en stor og tungrodd organisasjon vi må forholde oss til framover. Brevet fra BIBSYS, vår kravspesifikasjon og et notat om begrunnelsen for å velge BIBSYS ligger som vedlegg til denne årsmeldingen. Kartlegge brukeradferd og -behov. I tillegg til å gi en oversikt over samlingen slik den er i dag, gjorde Marte Horndalen og Anne Gudrun Romhus en brukerundersøkelse der de snakket med noen elever og lærere om deres informasjonsbehov. Konklusjonen på deres undersøkelse kan best dekkes av et hjertesukk fra en av studentene: Et sluk! Vi trenger alt! Tilsvarende inntrykk sitter vi igjen med etter samtalene vi har hatt med studenter og lærere. Undervisningen brer seg over et vidt spekter av fagområder. Noen av områdene er særegne og må dekkes av spesiallitteratur, mens noen områder er felles. Dette må vi ta hensyn til når vi bygger opp biblioteket. Det er et stort behov for generelle oppslagsverker og kunst-og kulturhistorie. Tilgangen til aktuelle fagtidsskrifter er veldig viktig. Det er avgjørende å være oppdatert på sitt eget fagområde, men det kan også være nyttig å lese om det som skjer innefor andres fag. En operastudent kan ha stor nytte av litteratur knyttet til teaterfag og vice versa. Det er derfor et stort ønske å ha tilgang til allment stoff som ikke direkte er knyttet til fagområdet, men som kan gi inspirasjon og utvide horisonten. Skjønnlitteratur som er knyttet til kunst er et ønske. Dessuten ønsker man tilgang til en omfattende video- og CD-samling med gode lyttemuligheter. Det er ønske om PC er som er koblet til nettet med oversikt over relevante søkeområder, altså en kvalitetsikret internettportal. Studenter og ansatte ønsker også at de lett skal finne fram til dokumentasjon over forestillinger, oppsetninger og generell aktivitet ved skolene. Studenter og lærere på balletthøgskolen har et stort ønske om biografier, spesielt om sentrale personligheter innenfor ballett. Dette gjelder også for opera- og teaterstudentene. Det er behov for bøker om dansehistorie, koreografi, pedagogikk, filosofi, anatomi og treningslære. Bøker om musikk og musikkhistorie er savnet både blant ballett- og operastudentene, mens opera også ønsker seg bakgrunnstoff for hver enkelt opera og komponist. For studentene på teaterskolen er det viktig å ha fri tilgang på manus. Ved siden av de relevante bøker i teoretiske fagene, trenger de ordbøker, språkbøker, lyrikk, sangbøker og noter. Studentene fra alle tre skolene er også opptatt av å finne stoff om utviklingen innefor faget, slik at de kan bli orientert om forskjellige trender i utlandet. Det er denne virkeligheten de møter når de går ut fra skolen og som de allerede nå må forholde seg til. Også stoff om cross-over - prosjekter dvs. der man kombinerer de ulike sceniske uttrykksformene er av stor interesse. Etablere kontakt med fagmiljøet ved avdelingene. Selv om Marte Horndalen og Anne Gudrun Romhus hadde kartlagt mye av brukerbehovet, var det viktig for oss å komme i en direkte dialog med studenter og lærere så fort som mulig. Vi hadde en kort presentasjon om prosjektet vårt på orienteringsmøtene for ballett og opera. Senere fikk vi anledning til en mer omfattende presentasjon, da vi holdt innledninger både på Skolefrokosten på teaterskolen og Kjernetiden på balletthøgskolen. Scenekunstbiblioteket var da eget tema og vi fikk snakket i ca. 1 times tid om prosjektet. Dette var veldig fint for oss og det var veldig nyttig å få snakket med studentene deres ønsker og forventinger. Mange av studentene som går på skolen i dag, får ikke oppleve verken den nye skolen eller det nye biblioteket. Vi fremhevet at dette vil bli et bibliotek som også er åpent for gamle elever. For at de likevel skulle oppleve en merkbar forandring, ble det avtalt at vi skal bestille et ekstra eksemplar av et fagtidsskrift som skal ligge på kantinen. Dette er et studenteksemplar som skal leses og kastes når det er utslitt, mens det andre eksemplaret arkiveres i biblioteket.
Årsmelding for scenekunstbiblioteket, side 5 Denne avtalen gjelder for følgende tidsskrifter: Operastudentene får Opera Now, Ballettstudentene får Dance Now og Balletttanz (som før het Ballett Interernational Tanz Modern), mens teaterstudentene får Teatertidningen og Norsk Shakespearetidsskrift. Denne ordningen varer bare fram til vi flytter inn i nye lokaler. Lærerne er viktige støttespillere i denne prosessen og vi har hatt egne møter med alle faggruppene. Vi har vært på lærermøte på ballett og opera, på møte i UFF - utvidet faglig for forum på teaterskolen, og orientert for styret for teaterskolen. Dette har vært fine møter og tilbakemeldingene har vært veldig positive. Lærerene imøteser det nye biblioteket med stor forventning. De er også veldig flinke til å komme med forslag på bøker og tidsskrifter vi bør kjøpe inn, eller fortelle om gode bokhandlere de har besøkt i utlandet osv. Kontakt med andre fagmiljøer i Norge og Skandinavia I en kartleggingsfase er det veldig nyttig å besøke andre bibliotek. Vi har besøkt en rekke bibliotek både i Norge og i utlandet. Betydningen av disse besøkene er enorm! Besøk i Norge Teaterhistorisk samling, Nasjonalbiblioteket Samlingen inneholder teaterlitteratur fra hele verden og gir også ut en samling over all trykt teaterlitteratur utgitt i Norge. Dessuten har arkivet en fantastisk samling enkeltarkiv for norske teaterinstiusjoner, organisasjoner og personer med tilknytning til norsk teater. Siste skudd på stammen er arkivet etter Per Aabel. Musikkhøgskolens bibliotek Dette er et bibliotek vi kommer til å samarbeide mye med. De har en fantastisk samling noter, CD er og tidsskrifter, og vi fikk mange gode tips på hvordan vi skal ordne samlingene våre. Dessverre bruker de ikke BIBSYS, men hele samlingen deres ligger på nettet. Norsk musikksamling på nasjonalbiblioteket Norsk musikksamling bruker BIBSYS og det vil være naturlig å samarbeide tett med dem. Musikksamlingen har samlede verkene av bla Verdi, Donnicetti, Rossini, Bellini, Wagner, Strauss og Sibelius. Samlingen har eksistert i 75 år og dekker norske forhold og norvegica (norsk i utlandet). I samlingen inngår opera-og operettemusikk. Dessuten Christiania Theaters notesamling og eldre scenemusikk fra Nationaltheatret. Scenemusikk fra Centralteatret, samt deler av Edderkoppens notearkiv. Det Norske Teaters bibliotek og arkiv Dette er et arkiv og bibliotek som er tilpasset brukerne på teatret. De har en fin boksamling og et omfattende arkiv med manus, program og bakgrunnsinformasjon fra alle forestillingene i teaterets historie. De tar bla. vare på biografisk materiale på alle skuespillerne. Manussamlingen deres er unik og vi kommer til å samarbeide mye i årene framover. Det er også mapper med noter og sanger fra de forskjellige forestillingene. Disse finnes i original eller som kopi. De har også noter fra forestillinger teatret ikke har satt opp. Senter for dansekunst Sentret er en statlig organisasjon som skal fremme dansekunst i Norge. De har et budsjett på ca. 1,7 mill., men søker stadig midler til nye prosjekter. Bla. har de fått midler fra Kulturrådet til et dokumentasjonsprosjekt for dansehistorie fra 1930-1960. De har gjort intervjuer med gamle danserinner om deres liv og forestillinger de har vært med på. Dette er tatt opp på video og er et viktig dokumentasjon av norsk dansehistorie. De har ikke fått penger til å videreføre dette til også å gjelde moderne tid. Det er veldig synd for fra 1960 skjedde det veldig mye med de frie gruppene osv. Det var spørsmål om vi ville kjøpe en kopi av dette, noe vi absolutt vil vurdere. Riksantikvarens bibliotek Riksantikvaren har akkurat gått over til BIBSYS og vi hadde veldig nytte av å høre om deres erfaringer. De er veldig fornøyde med selve systemet BIBSYS, og synes at overgangen har gått over
Årsmelding for scenekunstbiblioteket, side 6 all forventning. Det er en stor jobb å overføre alle dataene fra et system til et annet. De brukte mye tid på planleggingen, og dermed gikk selve konverteringen forholdsvis smertefritt. Skandinavia Helsingfors: I oktober var vi var på studietur til Finland og besøkte der Teaterhøgskolen i Helsingfors, Sibeliusakademiets bibliotek, Operaens notearkiv og TINFO, som er en organisasjon som markedsfører finsk teater og som har utviklet et nytt databasesystem for registrering av all teatervirksomhet i Finland. Stockholm Vi besøkte vi Dansmuseet, Operaen, Dramaten og Carina Ari biblioteket. En utfyllende reiserapport er vedlagt årsmeldingen. Gøteborg og København I månedsskrifte november/desember var prosjektleder på studietur til Gøteborg og København. I Göteborg besøkte hun Musikkhøyskolen ved Gøteborgs Universitet og i København besøkte hun Statens Teaterskole og Moderne Dans, Det Kongelige Bibliotek Den sorte diamant og Teatervitenskapelig institutt ved Universitetet i København. Utfyllende reiserapport er vedlagt årsmeldingen. Fase 2: Samlingsoppbygging Det er ikke kjøpt inn bøker i år 2001, men vi mottok ca. 20 bøker i gave da vi besøkte Dansmuseet i Stockholm. Vi har valgt å få oversikt over den eksisterende samlingen og registrere den først slik at vi unngår dubletter. Hovedoppgaven viser til en del teoretikere som skriver om prinsipper for samlingsutvikling generelt og anbefaler oss å bruke den såkalte Conspectusmodellen. Dette er veldig nyttige verktøy i arbeidet med å bygge opp en samling. Det er viktig å ha en plan for hvilken dekningsgrad man skal ha på de ulike fagområdene. Vi har valgt å bruke tre nivåer som omfatter: 1: Basisnivå: Dette omfatter litteratur innen emner som anses som støttefag for de sentrale scenekunstfagene, og som skal gi grunnleggende innføring i emnet. 2: Forskningsnivå: Dette er litteratur innen diverse fag som det arbeides med innefor scenekunst, og der andre bibliotek i Norge har tilgjengelige spesialsamlinger. Samlingen skal til sammen gi en bred tilgang til informasjon om emnet/faget. Det suppleres med relevante tidsskrifter som avtales etter avtale med brukerne. 3: Fullstendig nivå: Dette omfatter litteratur om de områdene innenfor scenekunst som er mest sentrale og der det er viktig at samlingen er helt oppdatert. Samlingen bør ideelt sett omfatte alt som er utgitt innen et emne og bør dekke både periodika og bøker. Denne teorien fungerer som et rammeverk for oss når vi skal begynne å kjøpe inn litteratur til de forskjellige fagområdene.
Årsmelding for scenekunstbiblioteket, side 7 Deltagelse i møter og utvalg Bibliotekutvalget Vi er observatører i Bibliotekutvalget og har deltatt på alle møtene som har vært siden vi startet. Der har vi orientert om arbeidet vårt og deltatt i nyttige diskusjoner bla. i valg av biblioteksystem. Bokkomiteen Vi har hatt et møte i bokkomiteen som består av 1 ansatt og 1 student fra alle scenekunstskolene og disse kommer til å fungere som bindeleddet mellom fagmiljøenes ønsker og biblioteket. De skal forslå bokinnkjøp og se på rammene for hva biblioteket skal inneholde. Dette kommer til å bli et veldig viktig forum framover. Referansegruppen for byggetrinn 1 Prosjektleder har deltatt på en del møter i referansegruppen og har fått ansvaret for å koordinere arbeidet med innredningen av det nye biblioteket. Hun er også koordinator for den kunstneriske utsmykningen på skolen. Dvs. utstillinger av plakater og bilder fra skolens forestillinger og montre med tematiske /historiske utstillinger. Den offentlige utsmykningen faller ikke innunder hennes mandat. FoU-utvalget Prosjektleder er vararepresentant for Åse Markussen i FoU-utvalget og har deltatt på 2 møter. Hun representerte også Kunsthøgskolen på konferansen i Malmø om Konstnärlig kunskapsbildning. Konferanser NCTD s årsmøte i Helsingfors 19-21.10 2001 Kunstnerisk kunskapsbildning i Malmö 31.11-2.12 2002 Oslo, 19. februar 2002 ------------------------------------------- Tone Hoemsnes Prosjektleder