Referat fra AU-møte 3. november kl. 12:00 Til stede: AU, Thea, Magnus og Hege (referent) Sted: Rom 207 1. Godkjenning av innkalling, dagsorden og referat (V) Innkalling og dagsorden godkjent. Godkjenning av referat utsatt til neste møte. Saker til eventuelt: a) Dekke reise og deltakeravgift for to personer til Bærekraftkonferansen i Oslo 12.-13. nov, innmeldt av Ingrid (D/V) b) Studentpolitisk debatt om UiBs strategi, innmeldt av Johanne (D/V) c) Bruk av gjenstående midler 2015, innmeldt av Jin (D/V) d) Dekke reise ifm NSOs seminar for administrativt ansatt i Oslo 23.-24. nov., innmeldt av Hege (D/V) e) Kompensasjon for mobilbruk, innmeldt av Johanne (D/V) f) Kapitalforvaltning av SP-UiB-fondet, innmeldt av Magnus (D) 2. Orienteringer Ingrid: Vært i Bystyret tre dager. Arrangert vaffelmandag utenfor studentsenteret. Jobbet mye med nettsiden til valgstyre, oppdatert med info på engelsk. UiB er positiv til å hjelpe å spre info gjennom sine kanaler. Magnus: Vedtatt budsjett og strategi. Middag med U-ledelsen. KOFF-seminar, - veldig bra. Thea: Samme som Magnus. Tord: Vært gjesteprogramleder i studentradioen. Vært på digitaliseringsstrategi-møte. Skrevet lesarinnlegg til Studvest og Khrono om «obligatorisk» utveksling-khrono trykket denne. Aavspaserte i går. Jin: Vært på møte i praksisgruppen- sett på mål og hva en vil, Rønnaug Tveit fra Karrieresenteret skal være med neste gang. Onsdag avspasering. Torsdag tildeling av PEK-midler og Ugleprisen, - offentliggjøres i desember. Fredag møte i DigUiB, sliter litt med app-e, og det er uklart om den er ferdig fra leverandør, eller om det krever mer arbeid etter at den er levert UiB. Mat.nat og HF er første ut til å teste. I går var det møte gjennomgang av studieforskriften, AUs høringsinnspill fra før sommeren er tatt med. Noen smutthull i det som omhandler plagiat, egenplagiat, dobbeltlevering av oppgaver på ulike institusjoner/fag/grader. Dette bør klargjøres. Jin kommer tilbake til AU om dette på neste møte, kan ev. ta det opp som en diskusjonssak på SP04. Johanne: Kurs med Lykkepromille- den nødvendige samtalen, - fikk godt utbytte av dette. Seminar med Kif-komiteen, mange nyttige innspill å ta det med seg vider til LK. Besøkt NSO-kontoret etter seminaret, ble oppmerksom på at det er mulig å søke NSOs fond for internasjonale erfaringsmidler. Søknad om 45 000,- til studietur for AU til Fundan er nå sendt. Opprettet kontakt med blant annet leder av ANSA-Kina og ti utvekslingsstudenter fra UiB som er i Shanghai for tips.
Vært på KOFF-samling i helga og presentert SAIH. Sendt ut pressemelding om UiBs strategi, og skrevet i Studvest om det samme. Også vært i radioen sammen med Dag Rune og presentert samme tema. Satt i gang konkurranse mellom fakultetene for å få opp svarprosent på Studentbarometeret,- UiB stiller med premier. Julebord: Fægris er opptatt, venter på svar på alt. datoer. Deltok på Civita-frokost i går. Ellers var det vært spørretime med SST og AU. Reiser til Trondheim på søndag og kommer tilbake tirsdag kveld. Tord tar ansvar å lede AU-møte neste tirsdag og sende ut foreløpig innkalling. Saker ligger Google-drive. Tord og Hege ser på forslag til diskusjonspunker om standreglement. Ønsker vi en sak på engelsk? Tord foreslo en diskusjonssak om kvoteordningen, vi har allerede et vedtak på dette gjennom et høringssvaret SP vedtok i fjor. Tord lager et utkast til sakspapir med diskusjonspunkter på engelsk, så avgjør vi deretter. 3. Julebord Johanne orienterte. Tatt utgangspunkt i fjorårets opplegg og budsjett. Ønsker å invitere 53 stykker, men tar selvfølgelig høyde for noe frafall. Ønsker vi å kjøpe inn alkoholholdig velkomstdrink? Ingen store innvendinger mot dette, men ser på det som litt unødvendig. VEDTAK: Studentparlamentet vedtar en ramme på 20 000,- til arrangering av julebord 2015. 4. Bruk av egne midler til Studietur Johanne orienterte. Har sendt søknad til NSO om å få støtte på 45 000,- fra fondet for internasjonale erfaringer. AU-NSO har møte på torsdag så regner med at søknaden blir behandlet der. Anser søknaden vel begrunnet med både faglige, politiske og sosiale mål. Det er skissert en plan for etterarbeid og det er allerede opprettet kontakt med relevante personer som befinner seg i Fudan/Shanghai/Kina. Dersom NSO innvilger hele beløpet trenger vi fortsatt 15 000,- til for å dekke hele turen. FORSLAG: Foreslår å bruke 15 000,- av SPs reisebudsjett til studietur, med forutsetning om at NSO innvilger den innsendte søknaden. 5. Eksamenskampanje Johanne orienterte. I 2014 gjennomførte AU en kampanje rundt juletider med eksamenstips. Vi har midler igjen dersom noen har gode innspill til hva det kan være. Foreslår f.eks å kjøpe inn julebrus, mandariner, pepperkaker og gå rundt på lesesalene og dele ut.
Ingrid: Spilte inn at vi bør ha med oss en promoteringsartikkel, og oppfordre til rekruttering til valget. Jin: Både SU og SIB går også rundt på lesesalene, hva med «smør frokost med oss»? Johanne: Fint å komme seg rundt å vise oss frem. Tord: Matpakker er en veldig god ide. Thea: Dersom vi deler ut mandariner er tet vanskelig å skille seg ut/ få folk til å forstå hvem vi er. Generelt, hvor skal vi stå når? Annonse i Studvest? I jubileumsutgaven får vi en helside for 75 00,- Ingrid tar ansvar for førstnevnte, Tord sistnevnte. Forslag TIL VEDTAK: Studentparlamentet bruker inntil 20 000,- på en kampanje før jul med eksamenstips og smøring av gratis matpakker. Dette inkluderer også en helsides annonse i Studvest sitt jubileumsnummer. 6. Vedtektsendring Jin presenterte forslaget som var sendt ut sammen med innkallingen. Forslaget innebærer to kontrete endringer, samt noen mindre redaksjonelle endringer. Nåværende og forslag til ny 13 under: Nåværende: Møteplikt, møterett og forfallsmelding 13. Arbeidsutvalgsmedlemmer, valgte parlamentsrepresentanter, møteleder, protokollfører og kontrollkomitémedlemmer plikter å møte i parlamentsmøter. Forfall meldes til arbeidsutvalget eller organisasjonskonsulent i forkant av møtet. Representanter melder i tillegg fra til sine vararepresentanter. Fravær uten meldt forfall sanksjoneres med tap av møterett etter uteblivelse fra tre møter på rad. Øverste vararepresentant på samme liste rykker dermed opp som fast representant. Nytt forslag: Møteplikt, møterett og forfallsmelding 13. Arbeidsutvalgsmedlemmer, valgte parlamentsrepresentanter, møteleder, protokollfører og kontrollkomitémedlemmer plikter å møte i parlamentsmøter. Forfall meldes til arbeidsutvalget eller organisasjonskonsulent i forkant av møtet. Representanter melder i tillegg fra til sine vararepresentanter. Fravær uten meldt forfall sanksjoneres med tap av møterett etter uteblivelse fra tre to møter på rad. Øverste vararepresentant på samme liste rykker dermed opp som fast representant. I tilfeller der en liste ikke klarer å stille med fast eller vararepresentant til et parlamentsmøte, vil listens plass stå tom. Det er ikke mulig for lister å overta andre listers plasser på et parlamentsmøte FORSLAG til vedtak: Arbeidsutvalget støtter forslaget til Jin om ny 13 i SPs statutter. Innstilling til SP04 vil foregå etter at eventuelle alternative endringsforslag er fremmet.
7. Eventuelt a) Dekke reise og deltakeravgift for to personer til Bærekraftkonferansen i Oslo 12.-13. nov. Ingrid orienterte på bakgrunn av innsendt info sendt ut med innkallingen. Ingrid og Svein-Martin (Ingrids vara i styringsgruppen for miljøledelse) har blitt invitert til å delta i denne bærekraftkonferansen i Oslo 12-13. november, som handler om bærekraft ved nordiske universiteter, og er arrangert av Nordic Sustainable Campus Network. Ingrid er usikker på hva universitetet kan gjøre for å bli mer bærekraftig, og ønsker å ha med Svein- Martin, eller en annen person dersom ikke Svein-Martin kan, da hun mener dette kan vær en veldig god arena for å finne ut hvordan han kan komme skikkelig i gang med arbeidet. Etter programmet på fredag arrangerer SP-UiO et eget opplegg for alle studenter som er med på konferansen. Ingrid har lagt opp til at de som reiser må ha mulighet til å skaffe overnatting på egen hånd. Jin: Er det nødvendig å sende to stykker? Hvem er eventuelt aktuell dersom Svein-Martin ikke kan? Ingrid: Lærer personlig veldig mye mer dersom en har en å snakke om problemstillingene underveis og i etterkant. Mener at miljø har blitt lagt prioritert så langt i år, og det er ikke brukt noe særlig midler på det overhode. Bør være mulig å høre om UiB dekker dette? Ingrid sjekker opp i det. FORSLAG til vedtak: SP dekker deltakeravgift på 1 100 kr per pers. og reise på inntil 1 600 kr per pers. for at Ingrid og en person til kan delta på bærekraftkonferansen i Oslo 12-13. november. Ramme vil være på til sammen 5400 kr. b) Studentpolitisk debatt om UiBs strategi Johanne orienterte. Maria Sandvik har sendt en henvendelse der hun spør om AU tror det kan være nyttig med en debatt om UiBs strategi, og om i så fall SP kan tenke seg å være med å arrangere? Tord: Dette burde gå gjennom Samfunnet. Alternativt bør UiB arrangere det selv. Thea: Litt rart å ha en debatt om noe som allerede er vedtatt. Enighet i AU om at det er fint om SP er kjent med strategien, men at en heller vil invitere Anne Lise til SP-møte for presentere den/alternativt kan Magnus eller Thea gjøre det. Ble også foreslått at Thea og Magnus presenterer UiBs vedtatte budsjett (med vekt på studiehverdagen) på kommende SP. c) Bruk av gjenstående midler 2015 Jin orienterte. Har satt opp en ca.-oversikt på hva vi har igjen av midler, og forslag til hva vi kan bruke penger på. Deriblant investering i nye PC-er, kamerautstyr, julekort, julelunsj, digital kampanje. Hva ønsker AU og brenner vi inne med noen forslag?
Tord nevnte at IK muligens vil arrangere en Norsk Aften til, dersom tiden strekker til. Ingrid: Stemmer for innkjøp av kamera, savner et bildearkiv. Dersom vi går til innkjøp av nye PC-er (og ev.kamera) vil dette avskrives over tre år. Ble foreslått at Jin kommer med forslag til innkjøp av nytt kamera, og Hege til nye PC-er til neste AU-møte. Ble også foreslått å lage en julekalender på FB, fra 1. til 18. desember. FORSLAG til vedtak: Arbeidsutvalget bruker inntil 3 000,- på premier til en julekalender på Facebook. d) Dekke reise ifm NSOs seminar for administrativt ansatt i Oslo 23.-24. nov. Hege orienterte. Ønsker å reise på NSOs seminar for administrativt ansatte i Oslo den 23.-24. november. Ber om å få dekket fly tur/retur Oslo, flybuss/flytog og en overnatting på hotell. FORSLAG til vedtak: Studentparlamentet vedtar en ramme på inntil 3 000,- for reise og overnatting. e) Kompensasjon for mobilbruk Johanne orienterte. I fjor vedtok en å kompensere noe for økt mobilbruk for AU. Er dette noe vi ønsker å gjøre? Johanne: Merker at datatrafikken går en del opp når en er på reiser. Jin: Dersom vi velger å kompensere setter vi forventninger til oss selv om å være tilgjengelig utover kontortiden. X: Det er snakk om et relativt lagt beløp. Ser ikke på dette som et problem. FORSLAG til vedtak: Studentparlamentet dekker inntil 100,- per person i AU per måned som kompensasjon før økte mobilkostnader. Vedtaket vil ha tilbakevirkende kraft tilbake til 1. juli 2015. f) Kapitalforvaltning av SP-UiB-fondet Magnus orienterte. Per i dag står fondets midler på en høyrentekonto med særsvilkårsrente. Det vil si at per i dag er det mer penger som går til inflasjon enn til studentengasjement. Fondet må være tro mot Stiftelsestilsynet og vedtektene, men det er planlagt en diskusjon i styr om å se nærmere på om en kan investere midlene på en annen måte. Dersom vi øker avkastningen vil fondet kunne dele ut mer penger. Grunnprinsippet i fondet er at det skal vokse langsiktig. Dersom styret kommer frem til at en ønsker å gjøre eventuelle vedtektsendringer må dette ha forankring i SP. Johanne: Gjorde oppmerksom på at det kan bli en diskusjons om etiske retningslinjer.
Magnus: Fondets midler blir tatt hånd om av UiB. Og UiB følger Statens pensjonsfond sine retningslinjer. Dersom vi ønsker å gå bort i fra dette må fondet opprette en egen administrasjon. Dette vil kreve mye tid og midler. *) Saker til lunsj med Rektoratet Johanne orienterte om at saker til førstkommende mandag må sendes til henne per e-post innen onsdag kveld. Tord styrer ordet på møtet. *) AU-møte neste uke Johanne orienterte. Reiser til Trondheim søndag-tirsdag kveld. Tord kaller inn og leder AU-møtet.