IKT-SATSNING I HELSE MIDT-NORGE Notat Til : Styret for Helse Midt-Norge RHF Saksbeh. : Bård Helge Hofstad Prosjektleder IKT-strategi Dato : 14.3.2012 Helse Midt-Norge Grunnlag for IKT-strategiprosess Helse Midt-Norges Strategi 2020 beskriver planlagt utvikling av Helse Midt-Norge for å møte fremtidas utfordringer. Helse Midt-Norge er nå i startfasen på et arbeid med en IKT-strategi som vil bidra til å operasjonalisere Strategi 2020. IKT vil gi bedre støtte til kunnskapsbasert praksis når neste generasjons journalsystemer med strukturerte databaser og innebygget kvalitetssikring tas i bruk. Slike systemer vil også egne seg langt bedre til forskning og kunnskapsutvikling enn dagens journalsystemer som i hovedsak er tekstbasert. Automatisering ved hjelp av IKT innen ressursstyring og pasientbehandling vil bidra til å håndtere volumutfordringer når ansatte i helsetjenesten blir en knapphetsfaktor. Forbedret samhandling mellom forvaltningsnivåene, samt effektivisering og kvalitetsutvikling i helseforetakene har frem til nå kun i begrenset grad vært basert på IKT som en muliggjører. I de kommende årene må slik effektivisering i større grad inkludere IKT, på samme måte som i næringslivet for øvrig. Stikkord her er også automatisk rapportering og ledelsesinformasjon. St Olavs Hospitals Strategi for framtidig universitetssykehusfunksjon fastslår at bedre og samordnede IKT-løsninger er blant de viktigste tiltak som kan forbedre kvalitet og samhandling både innad i og mellom forvaltningsgrenser. Nasjonale satsningsområder Stortingsmelding nr. 47 (2008/2009) beskriver behovene for at det på nasjonalt nivå er nødvendig å justere styringsmodellen for IKT i helse- og omsorgssektoren. Helse- og Omsorgsdepartemenetet (HOD) har i samarbeid med aktørene etablert følgende prioriterte innsatsområder (med stor gjensidig avhengighet mellom områdene): E-Resept EPJ-løftet Nasjonal kjernejournal Tilkobling til Helsenettet Nasjonal Helseportal Integrasjon mellom EPJ og Norsk Elektronisk Meldingsutveksling Helsenetts Adresseregister Nasjonale Helseregistre Informasjonssikkerhet Telemedisin, Velferds- og Videreutvikling av Sektorens omsorgsteknologi Samhandlingsarkitektur Spesialisthelsetjenestens Nytt Helsepersonell-register Medikasjonstjeneste Standardisering og Sertifisering Utviklingsarbeid for oppfølging av den nasjonale satsningen vil i seg selv kreve sterk gjennomføringsevne og koordineringskraft i helseregionen.
Helse Midt-Norge synes å mangle en tydelig og godt forankret styringsmodell innenfor IKT-området Rapporten IT-organisering i Helse Midt-Norge, som er utarbeidet av konsulentselskapet KPMG på oppdrag fra helseregionen, fastslår at organiseringen av IT-området fremstår som uklar. Tydeligst ser man dette i oppfattelsen av den interne IKT-enheten HEMITs rolle på strategisk nivå. Enkelte forventer at HEMIT skal bistå helseforetakene med å bestemme hva som skal bestilles, mens andre oppfatter HEMIT som en leverandør på linje med eksterne. Rapporten påpeker at man langt på vei har lyktes med målet med etablering av den interne ITenheten HEMIT. Man har fått sterkere standardisering, har oppnådd stabil drift og HEMIT oppfattes på dette området som profesjonell. Naturlig utskifting av personale og reorganiseringer kan på den annen side ha medført at mange på bestillersiden oppfatter at HEMIT har fått redusert virksomhetsforståelse og oppleves som teknologifokusert. HEMIT oppfattes som teknologisk gode, men med mindre forståelse for helsefaglige IT-utfordringer. Videre oppfattes IT-organiseringen, blant annet av øverste ledelse i helseforetakene, som en nettverksorganisasjon der de reelle beslutningene tas av stabsfunksjoner, og ikke er forankret i ledelsesstrukturen i helseforetakene. Dette har som konsekvens at de organisatoriske og prosessmessige endringer som kan gi gevinst, ikke blir fulgt opp, og at eierskap for å realisere gevinster blir flytende. I en bestiller-utførermodell som man har i Helse Midt-Norge er det en forutsetning at bestiller innehar tilstrekkelig kompetanse til å kunne møte leverandøren på en likeverdig måte og etablere en tilstrekkelig uavhengighet. Det påpekes videre at kompetanse med kombinasjonen av teknologiforståelse, prosessforståelse og virksomhetsforståelse som er nødvendig for god utvikling bør ligge hos helseforetakene selv. 2
IKT-STRATEGI 2020 Utgangspunkt I januar 2012 var helseforetaksdirektørene sammen med administrasjonen i Helse Midt-Norge på studietur i Helse Vest. Formålet med turen var å få større kunnskap om hvordan Helse Vest har organisert sine IKT-tjenester. HEMIT leverer i praksis tilsvarende tjenester, tekniske løsninger og applikasjoner som i Helse Vest, men det er forskjeller i hvordan IKT er satt i sammenheng med kjernevirksomheten i helseforetak. Implementering av IKT-verktøy som bidrar til produksjon av helsetjenester på en bedre, billigere og mer effektiv måte enn i dag fordrer at en skaper kliniske miljøer der medisinskfaglig ekstpertise og IKT-kompetanse samarbeider over tid og sammen deltar i utvikling av kjerneprosessene i helseforetakene. Helse Midt-Norge har en tydelig strategi for utvikling gjennom Strategi 2020. Videre har regionen et enestående utgangspunkt på IKT-området, herunder styrker som kjennetegnes ved: En felles systemportefølje i hele regionen, med gjennomgående stabil drift som basis En etablert, kompetent regional IKT-funksjon gjennom Hemit Kompetente medarbeidere med ambisjoner for utvikling av virksomheten Et universitetssykehus godt integrert med universitetet, og helseforetak med god økonomikontroll Et sterkt helseinformatikk-miljø i regionen med NSEP og NHN, samt deler av Helsedirektoratet (tidl. KITH) Et sterkt teknologisk kompetansemiljø og sterke logistikkmiljøer i regionen gjennom NTNU/SINTEF og Høgskoler Skisse til mandat for arbeidet Det er utarbeidet en foreløpig skisse til målsetninger for arbeidet: Overordnet mål Helse Midt-Norge skal i perioden frem mot 2020 ta i bruk IKT-løsninger som gjør realiseringen av Strategi 2020 mulig. IKT-strategien skal sikre at Helse Midt-Norge i strategiperioden blir nasjonalt og internasjonalt anerkjent for god bruk av IKT i virksomheten, og for å utvikle virksomheten. IKTløsningene skal sikre god samhandling med andre ledd i helsetjenesten. Arbeidet skal sikre håndtering av tiltak både på kort og lang sikt, både i kjernevirksomhet og staber. Effektmål Hensikten med prosjektet er oppnådd når: Helseforetaksgruppen har en IKT-strategi som er forankret i alle deler av organisasjonen Helseforetaksgruppen har en IKT organisering og styring med tydelige roller og ansvar som evner å gjøre riktige prioriteringer innenfor avsatte ressurser og som har gjennomføringsevne i forhold til ambisjonen Virksomhetsutvikling i perioden inkluderer IKT som ett av flere viktige virkemidler, og slik at IKT-investeringer gir planlagte gevinster som i praksis realiseres Resultatmål Prosjektet skal utarbeide en IKT-strategi som Formulerer helseforetaksgruppens overordnede mål for IKT frem mot 2020. Strategien skal bidra til å utvikle helseforetaksgruppen i henhold til strategiske målsetninger i Helse Midt-Norges Strategi 2020. Inkluderer en overordnet plan for investeringer i perioden, med tilhørende overordnet gevinstplan. Inkluderer IKT-organisering med prioriterings- og forankringsevne som sikrer gjennomføring av strategien (organisasjonsmodell og implementeringsplan) 3
Det skal utarbeides en IKT handlingsplan for 2013-2015, som skal rulleres i perioden. Det skal gjennomføres en prosess som er godt forankret i helseforetaksgruppen og andre deler av helsetjenesten. I arbeidet skal det være tett involvering av teknologi- og helseinformatikkmiljøene i regionen, og et godt samarbeid med andre helseregioner, Nasjonalt Helsenett og overordnede myndigheter. Tidsplan Initielt vil det være viktig å prioritere etablering av en god styringsmodell som sikrer gjennomføringsevne. En slik styringsmodell må være tilpasset utfordringsbildet, samt de strategiske målsetningene. I første fase vil en derfor beskrive utfordringsbildet, samt utarbeide et konkret målbilde som viser hva en ønsker å oppnå. Dette vil danne grunnlaget for utforming av den styringsmodellen som er nødvendig for å oppnå ønskede resultater. I denne fasen vil en også legge grunnlaget for arbeidet med strategiske løsningsvalg og satsningsområder, selv om disse leveransene vil komme i fase 2. Dette leder til følgende tidsplan: Styremøte RHF 22.3 Styremøte RHF 20-21.6 Styremøte HF Styremøte RHF september 01.10 Styremøte HF desember IKT Strategi - Del I IKT Strategi - Del II Oppstart Utfordringsbilde Målbilde Ferie Forankringsfase Løsningsstrategier Handlingsplan Forankringsfase Rekruttere prosjektleder og prosjektgruppe Lage plan for utarbeidelse og forankring Utarbeide budsjett Kartlegge nåsituasjon Løsningsstrategier Organisering i HF Utarbeide utfordringsbilde og strategiske mål Innspill LTB Utforme egnet styring/organisering Styrebehandling HF Brukerutvalg, AU Referansegrupper Parallelt arbeid med løsningsstrategier (store valg) Involvere eksterne Utarbeide og forankre Løsningsstrategier Organisering Utarbeide handlingsplan Beregne konsekv. budsjett (investering og drift) Involvere eksterne Styrebehandling HF Brukerutvalg, AU Prosjektoppdrag Prosjektorganisasjon Prosjektplan Budsjett Utfordringsbilde Strategiske mål Styring og organisering Grunnlag løsningsstrategier IKT-ramme LTB Gjennomført høring Delvedtak IKT strategi Løsningsscenarier Strategiske løsningsvalg Handlingsplan med budsjetter Gjennomført høring Vedtatt IKT strategi Del II planlegges behandlet i RHF-styret i februar 2013. Organisering av arbeidet Koordineringsgruppen for Strategi 2020, er styringsgruppe for prosjektet. Denne gruppen består av deler av RHF-ledelsen, direktører i Helseforetakene samt representanter fra hovedtillitsvalgte og regionalt brukerutvalg Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegrupper Det anses som viktig med en prosjektgruppe som kan dedikere tid til arbeidet, slik at de kan arbeide tett sammen og være forpliktet på resultatet. Det legges derfor opp til frikjøp av ressurser. Prosjektgruppen vil sammensettes av personer med bred kompetanse fra klinisk arbeid (leger og 4
sykepleiere/andre klinikere) og stabsområder, samt på IKT og organisasjonsutvikling. Det legges primært opp til deltakelse i prosjektgruppen fra alle store HF, Sykehusapotekene og RHF. For god forankring vil det benyttes en rekke referansegrupper både for innspill og for validering av leveranser. Slike referansegrupper kan være interne nettverk/stabsnettverk og eksterne (se nedenfor). Det vil i arbeidet legges vekt på å få innhentet ansattes syn, gjennom møtepunkter både lokalt og regionalt. Det skal innhentes råd og synspunkter fra eksterne miljøer, som Universitetet og høyskoler (NTNU), Det medisinske fakultetet (DMF), Norsk Senter for Elektronisk Pasientjournal (NSEP) Norsk Helsenett (NHN) IKT-samarbeidet mellom norske helseregioner (Nasjonal IKT) Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD), Helsedirektoratet (HDIR), Direktoratet for Forvaltning og IKT (DIFI) 5