Grendelaget Nordre Finstad I www.nordrefinstad.no e-post: styret@nordrefinstad.no PROTOKOLL FRA GENERALFORSAMLING GRENDELAGET NORDRE FINSTAD I 21. MARS 2012 Det var til sammen 75 stemmeberettigede, inkludert 6 sameiere representert med fullmakter. 1. Godkjenning av innkallingen. Innkallingen ble godkjent. 2. Fastsettelse av beslutningsdyktighet. Frammøtet var tilstrekkelig til at Generalforsamlingen var beslutningsdyktig. 3. Valg av møteleder, referent, avstemningskomite og to representanter til å underskrive protokollen Rolf Gellein ble valgt som møteleder, Kjersti Iden som referent. Tellekorps: Håkon Karlsen og Einar Havig. Til å underskrive protokollen: Berit Kristiansen og Trond Nilsen. 4. Godkjennelse av sakslisten. Sakslisten ble godkjent uten kommentarer. 5. Årsberetning for 2011. Årsberetningen var distribuert til alle sameiere. Den ble summarisk gjennomgått av møteleder. 5.1.Styret. Orinteringssak se årsberetningen 5.2. Styresaker 2011 5.2.1. Parkering på feltet Orienteringssak se årsberetningen. Innspill: påpekt høy hastighet på gangvegene, hekker som skjuler utløp, innsnevring av utkjørsler, små fartsdumper. 5.2.2 Brøyting og strøing Bemerkning: dårlig brøyting denne sesongen. Beboere bes komme med tilbakemelding til styret med tanke på neste sesongs avtale. 5.2.3. Fellesområdene Orienteringssak se årsberetningen. God tilbakemelding på ordningen med hageavfall. Bemerkning: problem med hundemøkk. Plenklipping: begrenset til fellesområder for alle enheter oversiktskart ligger på hjemmesiden. Eventuelle endringer må komme som forslag til generalforsamlingen.
5.2.4. Garasjelagene Orienteringssak se årsberetningen. Bemerkning: tidligere ble det innkalt til fellesmøte med lederne 3 ganger/år. 2års funksjonstid med overlapping i stedet for 1 år? En i styret er ansvarlig for garasjelagene. 5.2.5. Grendelagets hjemmesider Orienteringssak se årsberetningen. 5.2.6. Medlemskap i Velforbundet og forsikring Orienteringssak se årsberetningen. Forsikringsvilkårene ligger på hjemmesiden. 5.2.7. Søppeltømming Orienteringssak se årsberetningen. 5.2.8. Grendelagsavgiften Orienteringssak se årsberetningen. Forklaring på posten diverse administrasjon (30 000): innleie av fagperson i forbindelse med oppgraderingen av røropplegg/veg. 5.2.9. Estetisk utvalg Orienteringssak se årsmeldingen. Gjelder feltets helhetsinntrykk mhp bygninger og omgivelser. 5.2.10. Kabel-TV Orienteringssak se årsmeldingen. Det er bare Canal Digital som kan levere en kabel-tv løsning for området. Det var også en orientering om de nye dekoderne av representant fra CD i forkant av dette møtet. 5.2.11. Utbedring av vann- og avløpsnettet på Nordre Finstad Generell orientering er gitt i årsberetningen og på hjemmesiden for øvrig. Ski kommunes prosjektleder er Sigrid Bjørck, som har startet opp igjen planleggingen etter avsluttet permisjon. Utbedringen har høy prioritet og forhåpentlig kan gravingen starte i løpet av høsten 2012. Det må gjennomføres entreprenør anbudsrunde med garanti for framdriftsplan. Det gjenstår også en sluttforhandling med kommunen om detaljer angående overdragelse av ledningsnettet. Hvor rekkehus allerede er renovert, må utførelsen godkjennes av kommunen. Direkte utgifter pr. husstand er fortsatt beregnet til omkring 100 000, mens vedlikeholdsfondet vil gå til oppgradering av vegnettet, noe som vil kreve omfattende fundamentering. 6. Regnskap og revisjon for 2011 Styrets kasserer Arnulf Lothe refererte revisors beretning og gjennomgikk resultat regnskap og balanse. Regnskapet godkjent uten kommentarer. 7. Forslag til vedtektsendringer Det er igangsatt en generell gjennomgang av vedtektene for en oppgradering og fornyelse som svarer til dagens virkelighet. Det vil bli innkalt til ekstraordinær generalforsamling med dette som tema til høsten.
7.1. Endringer av 13 Endres til: 13 Tilbygg/endringer på eksisterende bygninger (estetikk) nabovarsel og byggemelding til Grendelaget. Tilbygg / endringer på eksisterende bygninger skal gjøres slik at feltets opprinnelige karakter bevares. Forholdet mellom bebygget areal og felles grøntarealer / friarealer skal ikke endres. Reguleringsplanen og beplantningsplanen for området skal være styrende. Grendelaget kan vedta spesielle begrensinger for eksteriørmessige endringer og krav til tekniske løsninger som sikrer bla. forsvarlig tilgang til felles ledninger (vann, kloakk, elektrisitet og TV-kabel.) Hvor eksteriørmessige endringer i bygningsmassen krever nabovarsel og/eller byggemelding skal grendelaget ha kopi av byggemelding og nabovarsel skal sendes grendelagets styre. Også tilgrensende garasjelag skal varsles. Gjelder endringen garasjelag skal naboene til dette varsles. Som felles areal menes områder som er felles for alle de 260 enhetene. Generelt anbefales det å kontakte kommunene ved planlagte endringer. Det er meningen å foreslå en oppdatert beplantningsplan etter hvert. Enstemmig vedtatt. 7.2. Endringer av 17 Endres til: 17 Grendelagets finansiering og økonomiforvaltning a) Grendelagets oppgaver finansieres ved innbetaling av grendelagsavgift fra de enkelte eiere/bygslere. Grendelagsavgiften kan i tillegg til utgifter til løpende drift brukes til avsetninger til fremtidig vedlikehold og investeringer. Grendelagsavgiften for inneværende år fastsettes på generalforsamlingen b) Grendelaget skal til enhver tid ha et sikringsfond tilsvarende kr. 2.500,- pr. eier/bygsler, som kan benyttes til ekstraordinære ikke budsjetterte og nødvendige utbedringer som det måtte oppstå behov for å gjennomføre i perioden. Vedtak om å benytte sikringsfondet gjøres eventuelt i ekstraordinær generalforsamling. Dersom sikringsfondet er helt eller delvis anvendt i perioden skal det i påfølgende periode gjenoppbygges ved en temporær økning i grendelagsavgiften som ikke kan være høyere enn kr. 500/år. c) Innbetaling av ordinær grendelagsavgift skal normalt skje i to terminer, 1. februar og 1. september. Generalforsamlingen kan vedta årlig forfall. d) Faktura for grendelagsavgiften sendes den enkelte medlem som e-post. Medlemmer som ikke har e- postadresse eller ikke ønsker å motta faktura elektronisk belastes et faktura-/behandlingsgebyr som
vedtas av generalforsamlingen årlig i forbindelse med godkjennelse av budsjettet. Samme gebyr belastes medlemmer som ikke betaler grendelagsavgift innen de oppgitte frister og hvor det må sendes purring. e) Grendelagets midler skal forvaltes etter vedtak av generalforsamlingen. Dersom annet vedtak ikke er truffet skal Grendelagets midler plasseres i norsk spare- og/eller forretningsbank til gunstigst mulig vilkår. Kontoutskrifter skal løpende forelegges grendelagets styre. Forvaltningen skal sikre grendelagets midler og gi en rimelig forrentning. Bindingstid bør ikke være lengre enn 6 måneder og ikke virke hindrende for påfølgende grendelagsstyrer. Grendelagets pengeplassering og avkastning på plasserte midler skal særskilt fremgå i det regnskap som fremlegges på generalforsamlingen. Vedtatt mot en stemme. Det ble diskutert om det var nødvendig å vedtektsfeste punkt d). Dette tas opp igjen ved den generelle behandlingen av vedtektene til høsten. Innspill om å dele opp terminbeløpene i 4 i stedet for 2 som nå, må komme som forslag til styret som vil vurdere det på styremøte, eventuelt tas opp som eget vedtekts forslag på neste Generalforsamling. 8. Andre forslag 8.1. Fra Jan Olav Harstad, Atriumveien 8D: Tilskuddsordningen fra grendelaget til garasjelagene som dekker innkjøp av benker, blomster og prydbusker fjernes! Begrunnelse: tilskuddet (totalt 30 000) bør gå inn i vedlikeholdsfondet. Det var generell stemning for å beholde tilskuddet som et incitament for dugnadsånden. Avvist mot 2 stemmer. 8.2. Fra Jan Olav Harstad, Atriumveien 8D: Grendelaget v/styret og/eller estetisk utvalg kontakter Ski kommune og ber om en endring eller et tillegg i reguleringsplanen! Per i dag tillates ikke inngangspartier på atriumhusene bygget i "full" høyde! Skal feltets idè bevares er endringer fra dagens praksis nødvendig! Inngangspartier på atriumhusene bygget i full høyde ønskes tillatt! Problemer med takvann og uheldige konstruksjoner blir på denne måten eliminert! For eksisterende inngangspartier vil gevinsten ved å bygge om fra pulttak/skråtak til flatt tak i full høyde være et luftigere inngangsparti. Forslaget avvist mot 12 stemmer.
8.3. Fra Egil Sørdahl, Markveien 11a Forslag om å åpne mellom Markvegen og Finstad hageby permanent for biltrafikk, da vill trafikken gå ned i Markvegen da vi har to veier og kjøre inn / ut, og de blir lettere får naboene i Finstad hageby når di skal til barnehagen eller skolen med bilen. Forslaget enstemmig avvist. Ifølge reguleringsplanen skal det for øvrig være en låsbar bom i enden av Markvegen, slik at bare nødvendig trafikk kan slippe gjennom (brannvesen etc). 9. Budsjett for 2012 Styrets budsjettforslag ble gjennomgått. Økningen i posten til TV-anlegg dekker vanlig prisstigning til Canal Digital. Klippingen av fellesområdene og rydding av hageavfall er inkludert i posten Vedlikehold lekeplasser og fellesområder. Klippingen koster 50 000. Vedlikeholdsfondet på ca. 5MNOK vil gå til oppgradering og fundamentering av vegnettet i forbindelse med utskiftingen av røropplegget, og også inkludere vegnettet der det ikke er røropplegg. Feltet skal tilbakestilles i opprinnelig tilstand etter oppgraderingen (gjelder plen, beplantning etc). Budsjettet enstemmig vedtatt. Oppdatert budsjett vedlegges protokollen. 10. valg av styremedlemmer og revisor Styremedlemmene Rolf Gellein og Jan Olav Harstad var på valg og begge tok gjenvalg. Som nytt medlem ble Silje Henriksen valgt. For å få overlapping vil funksjonstiden drøftes på første styremøte. Styret for 2012 vil derfor være: Rolf Gellein Arnulf Lothe Jan Olav Harstad Arnfinn Jensen Kjersti Iden Silje Henriksen Styret konstituerer seg selv på første styremøte. Som valgkomite ble valgt: Berit Kristiansen og Rikke Voxen Ski Revisorbyrå v/ Gunhild Eikevold ble gjenvalgt som revisor. Alle valg var enstemmige.
Innstilling fra Estetisk utvalg Denne saken ble flyttet til siste sak for at møtet ikke skulle vare vesentlig ut over avsatt tid. Bakgrunn og utdrag fra innstillingen er referert i årsberetningen og det henvises til denne. Erik Gøthesen fra utvalget la fram saken for Generalforsamlingen. Det var generell positiv tilbakemelding fra forsamlingen. Eksempelvis ble det nevnt at det tidligere eksisterte et utvalg farger (fargepalett) en skulle holde seg til ved maling av yttervegger/kanter. En bør også se sammenhengen med området for øvrig som utbyggingen av Finstad Hageby. Det er meningen å legge ut veiledning med konkrete anbefalinger for endringer på hjemmesiden. Det ble påpekt at det er plan- og bygningsloven som gjelder i slike tilfelle, og at en bør konsentrere seg om estetikken, ikke tekniske detaljer. Utvalget vil fortsette sitt arbeid og det oppfordres til å foreslå nye kandidater til utvalget og komme med positive innspill. Det er viktig at alle beboere støtter opp om ideen med utvalget. Det ble deretter stemt over styrets forslag til vedtak i sin helhet: enten måtte forsamlingen godta hele forslaget slik det var lagt fram eller avvises. Dette ifølge 19 i vedtektene som sier: Forslag til vedtektsendringer kan senest fremmes fire uker før møtedato, øvrige saker kan fremmes senest tre uker før møtedato. Dagsorden skal sendes ut senest to uker før møtedato. Med dagsordenen skal følge alle forslag med styrets innstilling til vedtak, styrets årsberetning, revidert årsregnskap, revisjonsberetning, budsjettforslag for inneværende år og valgkomiteens forslag til innstilling. Mindre justeringer til forslag kan tas opp dersom det er 3/4 flertall for å behandle dette blant de fremmøtte. Vedtak kan i slike saker gjøres med samme flertall. Det betyr at bare mindre endringer kunne bli tatt opp på denne generalforsamlingen (ordvalg, komma etc.) Forslag til større endringer må fremmes på ny generalforsamling etter vanlige regler. Forslaget ble vedtatt med ¾ flertall, en stemte blank. Det vedtatte forslaget ser da slik ut: Estetiske regler for Grendelaget Nordre Finstad 1 Endringer på atriumhus Vindfang for atriumhus skal i størst mulig grad gjøres i samsvar med arkitekten Hermann Risengs opprinnelige tegninger. Opprinnelig materialvalg (mexistein) kan fravikes forutsatt at brannsikkerheten ivaretas. Takene skal være flate med innvendig nedløp. Opprinnelig vindusstørrelse opprettholdes, om nødvendig ned til nærmeste standardmodul. Endringer i rekkehus krever samstemmighet fra alle seksjonene. Nye trappe-/terrasseløsninger i inngangspartiene skal være like for alle seksjoner. Skifte av dører og vinduer samordnes. Opprinnelig vindusstørrelse opprettholdes, om nødvendig ned til nærmeste standardmodul. Fasademateriale I de tilfeller det velges å bytte ut opprinnelige fasadeplater rekkehusene anbefales det liggende panel, - demper høyden på huset. For atriumhusene anbefales stående panel.