Rapport fra en intern arbeidsgruppe med analyse av gårsdagens og dagens tilbud og med forslag til forbedringer av morgendagens tilbud

Rapport fra en intern arbeidsgruppe med analyse av gårsdagens og dagens tilbud og med forslag til forbedringer av morgendagens tilbud Mars 2010

2

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING...4 2 SAMMENDRAG...5 3 UTVIKLINGEN VED GYNEKOLOGISK POLIKLINIKK...7 3.1 Behandlingsstatistikk...9 4 GYNEKOLOGISK POLIKLINIKK I DAG...10 4.1 Dagens organisering og personale...10 4.2 Romforhold...12 4.3 Utstyr...12 4.4 Undervisning, forskning og kvalitetssikring...13 4.5 Budsjett / regnskap...14 4.6 Forbedringspotensialer...15 5 PASIENTENES EVALUERING AV TILBUDET...16 5.1 Spørreskjemaundersøkelse...16 5.2 Forbedringspotensialer...28 6 TIDSSTUDIER...29 6.1 Avtalte konsultasjoner...30 6.2 Øyeblikkelig hjelp...34 6.3 Forbedringspotensialer...37 7 DE ANSATTES VURDERINGER AV SIN ARBEIDSSITUASJON...38 7.1 Bakgrunnsdata...38 7.2 Trivsel/arbeidsmiljø...38 7.3 Samarbeid...39 7.4 Faglig utbytte...40 7.5 Studentundervisning...41 7.6 Kommentarer og forslag til forbedring...42 7.7 Evaluering fra samarbeidspartnere...43 7.8 Oppsummering...46 8 PRIORITERTE VERDIER I ET FREMTIDIG TILBUD...47 8.1 Kvalitet...47 8.2 Trygghet...48 8.3 Respekt...48 9 PRINSIPPER FOR ORGANISERING AV GYNEKOLOGISK POLIKLINIKKER VED ANDRE SYKEHUS...50 10 FREMTIDIG ORGANISERING AV TILBUDET VED GYNEKOLOGISK POLIKLINIKK...52 10.1 Tiltak på kort sikt (0-2 år fremover)...52 10.2 Tiltak på lang sikt (5-10 år fremover)...53 11 Flytskjema...58 11.1 Flytskjema henvisninger gynekologisk poliklinikk...58 11.2 Flytskjema henvisning til provosert abort gynekologisk poliklinikk...59 12 REFERANSER...60 13 VEDLEGG:...60 13.1 Spørreskjema medarbeider...61 13.2 Spørreskjema til pasienter...65 13.3 Spørreskjema til samarbeidspartnere:...68 13.4 Avtalte konsultasjoner:...70 13.5 Ø.hj konsultasjoner:...71 13.6 Erfaringer/forbedringspotensialer ift skjema til neste rapport...72 3

1 INNLEDNING Kvinneklinikken ved Stavanger Universitetssjukehus utarbeider og reviderer årlig interne rapporter: Tilbudet til de fødende ved Kvinneklinikken/ Fødeblomsten, Tilbudet til pasientene ved de gynekologiske seksjonene 4A og 4C og Tilbudet til pasientene ved gynekologisk poliklinikk". Dette for å kunne planlegge og kvalitetssikre det arbeidet som gjøres. I tillegg utarbeides det årsrapporter, HMS handlingsplaner og strategiske handlingsplaner. Rapporten Tilbudet til pasientene ved gynekologisk poliklinikk fra april 2005 ble påbegynt oppdatert i mars 2009. Ledelsen ved Kvinneklinikken oppnevnte 08.01.09 en intern tverrfaglig arbeidsgruppe. Medlemmer i den interne arbeidsgruppen: HMS-koordinator Marianne Løland Vestly(leder) Klinikkdirektør Sissel Moe Lichtenberg Seksjonsoverlege Maria Wojtasinska Avdelingssykepleier Margrethe Lohne Kvam Pasientkoordinator Astrid Tøllefsen-Velde Verneombud Liv Inger Saua Olsen 1. sekretær Sissel Røgenes Representert for tillitsvalgte Terese Salvadores-Hansen 1. sekretær Nina Nordmo/Silje Stokka (gruppens sekretær) Gruppen fikk følgende mandat: Ved gynekologisk poliklinikk opprettes det en intern arbeidsgruppe som skal revidere den internt utarbeidede rapporten Tilbudet ved gynekologisk poliklinikk, Kvinneklinikken SUS fra april 2005. Rapporten skal oppdateres med tall til og med 2008 der dette er aktuelt. Gruppen skal gjennomføre en brukerundersøkelse og en medarbeiderundersøkelse, se på prinsipper for behandling og omsorg innen gynekologi, uttale seg om fremtidig organisering av tilbudet til pasientene ved gynekologisk poliklinikk og komme med tiltak på kort og lang sikt. Gruppen må tenke nytt og kreativt. Frist for ferdigstilling av rapporten er innen 31.12.09 Arbeidsgruppen startet sitt arbeid 20. mars 2009. 4

2 SAMMENDRAG Rapporten inneholder kartlegging av nåsituasjonen, brukerundersøkelse, medarbeiderundersøkelse, tidsstudier og forslag til fremtidig organisering på kort og lang sikt. Kapittel 3 Beskriver den historiske utviklingen ved gynekologisk poliklinikk. Det gis en oversikt over behandlingstilbud som er aktuelle i dag og utviklingen av antall konsultasjoner fra 1993 til 2009. Endringer i forhold til elektronisk journalsystem er også beskrevet. Kapittel 4 Omhandler dagens organisering, hvem og hvor mange som er ansatt ved gynekologisk poliklinikk. Det gis en oversikt over romforhold, hvilket utstyr som benyttes, undervisningsopplegg og budsjett/regnskap. Forbedringsområder er beskrevet, blant annet er det behov for større areal tilpasset dagen drift, mer personell relatert til økende aktivitet og forbedring av pasientflyt for enkelte pasientgrupper. Kapittel 5 Pasientenes evaluering av tilbudet ved gynekologisk poliklinikk. Resultatet er grafisk fremstilt med søylediagrammer med kommentarer. Helhetsinntrykket er meget bra. Noen kommenterer at det er forbedringsmuligheter ift ventetid og informasjon. Det arbeides kontinuerlig for å bli bedre på disse områdene. Kapittel 6 Det er utført tidsstudier i forhold til avtalte konsultasjoner og øyeblikkelig hjelp konsultasjoner. Resultatet er fremstilt grafisk med kommentarer. Det viser blant annet at de avtalte konsultasjonene er jevnere fordelt på de ulike ukedagene. En forbedring fra forrige rapport er at ventetiden er nå stort sett jevnt fordelt utover dagen. 81 % av pasientene som kommer til avtalt konsultasjon har ingen eller < 15 minutters ventetid. Det er en forbedring fra forrige undersøkelse at en nå ikke setter opp 15 minutters konsultasjoner. Øyeblikkelig hjelp blir fordelt utover dagen der det er mulig, men noe ventetid må aksepteres. En ser at det har vært en økning i antall pasienter som hadde ventetid på mer enn 2 timer. 62 % hadde ventetid på < 1 time eller mindre. Hadde vi hatt flere rom og/eller flere leger som kunne ta imot pasienter, ville ventetiden gått ned. Kapittel 7 Omhandler de ansattes vurderinger av sin arbeidssituasjon på gynekologisk poliklinikk. Spørreundersøkelsen blant medarbeidere ble gjennomført elektronisk via e-mail. Jevnt over er det positive svar. Det er svært gledelig at alle som har svart på undersøkelsen har svart at de trives svært godt eller godt. Samarbeidet med andre avdelinger og mellom ulike faggrupper på gynekologisk poliklinikk oppleves også som godt. Det er imidlertid en del som påpeker at arealene er for små og ikke tilfredsstillende tilpasset aktiviteten. Behov for mer personell blir også uttrykt. Det ble også gjennomført spørreundersøkelse blant de ansatte på 4A/C. 83,6 % svarte at de synes samarbeidet med gynekologisk poliklinikk er godt. Imidlertid er det flere som 5

kommenterer at blant pasientene som skal til medikamentell abort virker uforberedt ift smerter og blødning. Kapittel 8 Her beskrives kort styringspyramiden for SUS og hvordan vi ønsker at verdiene kvalitet, trygghet og respekt skal synliggjøres på gynekologisk poliklinikk. Kapittel 9 En har vært i kontakt med andre sykehus for å undersøke rutiner ift svangerskapstilbud. Gynekologisk poliklinikk ønsker et godt og faglig oppdatert tilbud til våre pasienter og det er derfor nyttig å innhente opplysninger om andres erfaringer. Kapittel 10 Dette kapittelet beskriver kortsiktige (0-2 år fremover) og langsiktige tiltak (5-10 år fremover) for fremtidig organisering. Kortsiktige forbedringstiltak foreslås i forhold til blant annet ITsystem, informasjonsrutiner, trivsel, areal, og pasientflyt. En ønsker å øke antall henvisninger og redusere antall kontroller. Langsiktige tiltak er å bygge videre på prinsipper for kortsiktige tiltak. Det er spesielt lagt vekt på areal og det presenteres ulike alternativer for å møte fremtidens behov. Hovedprinsippet er at all poliklinisk virksomhet bør samles i en inngangsetasje hvor også tilbudet innen dagbehandling og dagkirurgi er lokalisert. Det er vedlagt tegninger hvor Kvinne-og barnedivisjonen er lokalisert i eksisterende syd bygg, og også forslag til samlet lokalisering i en ny fysisk enhet. Kapittel 11 Det er utarbeidet flytskjema for håndtering av henvisninger ved gynekologisk poliklinikk og flytskjema for håndtering av henvisninger til provosert abort. 6

3 UTVIKLINGEN VED GYNEKOLOGISK POLIKLINIKK I begynnelsen av 1970-tallet startet overlegene ved gynekologisk avdeling poliklinikk på sine private kontorer. Fra 1974 ble det felles poliklinikk for overleger og assistentleger i gamle porten ved Stavanger sykehus, i tillegg til at overlegene fortsatte praksis på sine egne kontorer. Gynekologisk poliklinikk ble etablert i de nåværende lokaler i 1982 da nybygget ble tatt i bruk ved Sentralsjukehuset i Rogaland. I forbindelse med denne etableringen ble poliklinikken fordelt slik: - Generell poliklinikk - Dagpasienter (abortinngrep og utskrapninger) ved kirurgisk arbeidsavdeling - Dagpasienter (laparaskopier) ved sentral operasjonsavdeling - Kontroll av gravide og obstetriske problemstillinger ved fødeavdelingen - Behandling av øyeblikkelig hjelp ved gynekologisk poliklinikk dagtid og ved gynekologisk avdeling på kveld og natt. Fødepoliklinikken og ultralydlaboratoriet startet som egen enhet i 1994. Poliklinisk dagkirurgisk aktivitet for pasienter til abortinngrep, utskraping og mindre inngrep ble flyttet fra kirurgisk arbeidsavdeling til operasjonsavdeling 2øst i 1987. Dette ble gjort om til stue 9 på sentral operasjon i sydbygget ved årsskiftet 2006/2007. Da ble operasjonsstue 9 bemannet av personalet på sentral operasjon. Behandlingstilbud som er aktuelle i dag: - Behandling mot blødningsforstyrrelser (Novasure) - Endoskopisk undersøkelse (versoscopi/hysteroskopi) for utredning av anomalier i livmorhulen - Punksjoner av cyster og lignende (flere av disse blir nå foretatt på gynekologisk poliklinikk uten narkose) - Utskrapninger, vevsprøvetakning Romforholdene ved poliklinikken er meget anstrengt. Det er 3 undersøkelsesrom og 1 behandlingsrom. Behandlingsrommet blir daglig tatt i bruk som et undersøkelsesrom. Dermed reduserer dette muligheten for å ta små inngrep direkte. Tilbudet til pasienter som skal til små inngrep på oprerasjonsstue 9 ble høsten 2008 redusert fra to til èn dag pr. uke (tirsdag.) Bakgrunn for dette var bl.a. endring fra kirurgisk abort til medikamentell abort. Konsultasjoner i forbindelse med medikamentell abort finner sted ved gynekologisk poliklinikk og gynekologisk fagseksjon 4A. Siden sist rapport i 2005 er gynekologisk poliklinikk bygget om. Sykepleierne har fått nye kontor med eget avlukke til avdelingsykepleier. Den gamle kroken er blitt lager. 2 hvileplasser og medisinrom/lager er blitt nytt undersøkelsesrom (3). På undersøkelsesrom 2 er det kommet på plass eget toalett. Antall pasienter er økende. På grunn av plassmangel lånes rom av urologisk poliklinikk 2 dager per uke. Det er fremdeles en lege hver dag som tar seg av ø-hjelp. Tabellen under viser utviklingen fra 1993, 1999, 2004, 2009: 7

Antall konsultasjoner på gynekologisk poliklinikk 1993 1999 2004 2008 2009* 1. Gyn.pol. (GP) 5715 7292 7228 8147 8066 2. Ø-hj. Gyn.pol. 1898 1489 1232 1948 Ikke reg i DIPS 3. Kveldspol. 601 361 1398 0 0 4. Dagbeh. (DB) Ikke spes. 956 1255 845 1127? * Usikkert om konsultasjonene er riktig registrert i Dips. Rad 1: Viser det totale antall pasienter registrert på KK-pol seksjon gyn.pol. Det er satt av en halv time til konsultasjonene. I 2009 har det vært en omlegging med fokus på å redusere antall kontroller og øke antall nyhenvisninger. Mange konsultasjoner er mer ressurskrevende ved at de tar lengre tid og at samme pasient kan være innom flere yrkesgrupper på samme dag. Rad 2: Viser hva som er registrert av øyeblikkelig hjelp på KK-pol, seksjon gynekologisk poliklinkk. Det vil si øyeblikkelig hjelp pasienter fra kl. 08.00 16.00 mandag til fredag. Dette viser en økning på 42 % fra 2004-2008. En må regne med feilregistrering pga innføring av DIPS f.o.m. 17. november 2008. Rad 3: Ekstrapoliklinikk på kveldstid ble avsluttet våren 2006. Fra september 2006 ble det utvidet åpningstid fra kl. 08.00 17.30 4 dager i uka på gyn.pol. Dette skulle kompensere for kveldspoliklinikken, da denne ble for dyr i drift. Ved å utvide arbeidstiden ble det minimale ekstra kostnader på personalsiden. Problemet ble dårlig utnyttelse av tid. Det passet dårlig inn i legenes arbeidsdag. Legene krevde at dette ble omgjort. Poliklinikken gikk da tilbake til åpningstid fra kl. 08.00 16.00 f.o.m. februar 2007. Dette er en halv time lengre enn tidligere. Rad 4: Utviklingen av dagpasienter ser en har gått ned fra 2004-2008. Dette er pasienter som er registrert på SOP/stue 9. Kirurgisk abort er kraftig redusert. Dette betyr ikke at antall provoserte aborter har gått ned. Høsten 2002 startet vi med medikamentelle aborter. Disse registreres som dagpasienter på 4A. Fra 2008 startet vi i tillegg med hjemmeaborter. Dette er også dagpasienter på 4A. Dette resulterte i at driften på stue 9 ble redusert fra 2 til 1 dag per uke. 16.11.09 begynte en med journalopptak på gynekologisk poliklinkk av pasienter som skal til fast-track. Det er en fordel at pasientene får utført alle forberedende undersøkelser på et sted (f.eks informasjon, undersøkelse, blodprøver og EKG). Avdelingssykepleier på gyn.pol administrerer pasientforløpet. Økning i antall dagbehandling i 2009 skyldes bl.a innføringen av fast-track og mer bruk av dagkirurgi. Elektronisk pasientregistrering: IMX-system frem til 16.11.2008. Dagbehandling: - Medikamentelle aborter - Kirurgiske aborter - Conisering og vaporisering i narkose 8

DIPS (elektronisk journalsystem) fra og med 17.11.2008. Pasienten blir registrert på en ny måte. Bare pasienter som får narkose på gynekologisk poliklinikk blir registrert som poliklinisk dagbehandling. Både kirurgiske og medikamentelle aborter blir registrert under: - Omsorgsnivå: Poliklinisk omsorg. - Kontakttype: Behandling/utredning Innføring av DIPS endret måten pasientene blir registrerte på. Pasientmengden under punkt 4, 2008 blir derfor ikke helt korrekt. 3.1 Behandlingsstatistikk Det er 2 økonomiske rapporteringssteder ved gynekologisk poliklinikk. - Poliklinisk omsorg (omsorgsnivå). - Poliklinisk dagbehandling (omsorgsnivå). Dette ble forandret 17. november 2008 da nytt datasystem DIPS (elektronisk pasientjournal) ble tatt i bruk. Vi ser ut fra tallene at området GP har økt, se tabell side 7. Disse konsultasjonene er både nye henvisninger og kontroller. Pågang av pasienter er økende. Som følge av dette har vi tatt i bruk behandlingsrommet til vanlig undersøkelsesrom. Dette rommet skulle egentlig stå ledig til små, kirurgiske inngrep. Alle henvisninger som kommer til gyn.pol blir prioritert ut fra nasjonal prioriteringsveileder. Ventetiden er endret for de forskjellige diagnosene. Det har vært stor økning på pasienter som søker svangerskapsavbrudd. Ca. 95 % av disse er medikamentelle aborter. Disse krever nå lengre konsultasjonstid på poliklinikken. Pasientene trenger mye mer informasjon. Tilbudet til de som søker svangerskapsavbrudd er i hovedsak medikamentell abort. Det er tilbud om kirurgisk abort ved spesielle behov. Det er en øvre kapasitetsgrense på dagtid som en lite kan gjøre noe med uten endring i lokaler og bemanning, men vi kan fortsatt være kreative og finne alternative løsninger for å kunne gi det tilbudet som er ønskelig. Arealproblemet er stort og vi mener fortsatt at vi kan vise til så høy aktivitet at vi bør bli tildelt flere rom i ventetid på nye arealer for Kvinne - og barnedivisjon. 9

4 GYNEKOLOGISK POLIKLINIKK I DAG 4.1 Dagens organisering og personale DIREKTØR Kvinne og barnedivisjonen DIREKTØRENS LEDERGRUPPE GYN.SEKSJON *4A/4C: FØDE/BARSEL SEKSJONEN SEKSJON FØDEPOLIKL./ ULTRALYD- LABORATORIET SEKSJON GYNEKOLOGISK POLIKLINIKK SEKSJON OPERATIV DRIFT FAGSEKSJON 4A *(generell gynekologi) FØDE- AVDELINGEN FØDELOFTET/ SPESIALPOST 7H BARSELENHET PÅ HOTELLET 7I BARSELPOST 7G FAGSEKSJON 4C (Gyn.onkologi) *Fagseksjon 4B generell gynekologi ble i november 2009 omlokalisert til 4A sine lokaler. Dette fordi nevrokirurgisk overvåking trengte større lokaler. Fagseksjon for generell gynekologi benevnes som 4A i denne rapporten. Gynekologisk poliklinikk har åpningstid 08.00 16.00 (mandag til torsdag), 08.00 15.30 (fredag). Konsultasjonstid 09.00 15.30 (mandag til torsdag), 09.00 14.30 (fredag). Kvinne- og barnedivisjonen er inndelt i 3 avdelinger: Avd. Kvinneklinikken, avd. Barneklinikken og avd. Barnehabilitering Østerlide. Gynekologisk poliklinikk er organisert som en egen seksjon i Kvinneklinikken. Den ledes av en seksjonsoverlege og en avdelingssykepleier. Seksjonsoverlegen deltar også på andre gynekologisk seksjoner, og er derfor ikke alltid tilstede på dagtid. De fleste legene deltar i arbeid ved gynekologisk poliklinikk etter fast rotasjonsordning. Etter vaktplanen er målet 4 legeressurser hver ukedag til gynekologisk poliklinikk. Sykepleiebemanningen ved gynekologisk poliklinikk er i dag 7 årsverk. 10

Disse er fordelt slik: - 1 avdelingssykepleier i 100 % stilling - 1 ass. avdelingssykepleier i 100 % stilling - 1 sykepleier i 90 % stilling - 2 sykepleiere i 80 % stilling - 1 sykepleier i 75 % stilling - 2 sykepleiere i 60 % stilling - 1 sykepleier i 50 % stilling I disse stillingene er det ansatt 6 kliniske spesialister i gynekologi, 1 operasjonssykepleier og 1 intensivsykepleier. Ved utlysning av stillinger ved gynekologisk poliklinikk er det de siste 16 år uttrykt ønske om spesialsykepleier/sykepleier med erfaring fra gynekologi. Derfor er det høy real- og formalkompetanse og vi er opptatt av å utvikle, vedlikeholde og inspirere til kompetanseheving. Dette er nødvendig for å kunne gi pasientene den hjelp og behandling de trenger. Ved fremtidige tilsettinger må vi i hvert enkelt tilfelle vurdere behovet for spesialsykepleier, klinisk spesialist og evt. sykepleier med erfaring fra gynekologi. Merkantilt personell Det er 5,2 årsverk fordelt på 6 personer som er ansatt ved ekspedisjon ved poliklinikken. 1 sekretær har delegert ansvar for den medisinsk kontorfaglige driften. - 3 sekretærer i 100 % stilling - 2 sekretærer i 80 % stilling - 1 sekretær i 60 % stilling Nye elektroniske luker i 2003 ved gynekologisk poliklinikks ekspedisjon gjorde arbeidet lettere for kontorpersonalet. Det er også skiftet ut PC utstyr, pulter og nye stoler som er ergonomisk riktige. Det er sist skiftet ut PC utstyr i 2008 i forbindelse med innføring av DIPS (elektronisk pasientjournal). I forbindelse med dette var det problem med å få tilpasset skjerm, pulter og bord ergonomisk korrekt. Dette ble tilpasset i februar 2009. Viser for øvrig til stillingsbeskrivelser i Kvinneklinikkens administrerende kvalitetshåndbok kap. 2.2. 11

4.2 Romforhold 4.3 Utstyr Utstyret ved gynekologisk poliklinikk er i stadig utskifting. Undersøkelsesrom: Det er hydrauliske undersøkelsesbenker i alle rom. Det er montert 2 nye arbeidslamper i taket i 2008 og en ny i 2009. Behandlingsrom: Det finnes 1 laserapparat som er fra 2007, og diatermi til conisering (2002). Ny røykavsug høsten 2003 gjorde arbeidsforholdene bedre. 12

Ultralydapparatet: Gynekologisk poliklinikk fikk 3 nye ultralydapparat i 2006 og et nytt i 2008. Det er utskiftningsprogram på alle ultralydapparater. Disse er enkle og lette å betjene. Versaskopi: Gynekologisk poliklinikk har en videorack for versaskopi. Kolposkopi: Det er 4 flyttbare kolposkop. Høsten 2003 fikk vi nytt kolposkop med monitor som ble tatt i bruk i -04. Fikk et nytt uten monitor i 2008. Urodynamisk utstyr: Det ble tatt i bruk urodynamisk utstyr i januar 2004. Dette er plassert i lånte lokaler ved urologisk poliklinikk. Gynekologisk poliklinikk låner ett rom 3 dager/uke, mens urologisk poliklinikk låner vårt apparat ved behov. Annet utstyr: Gynekologisk poliklinikk har utstyr for blødningsbehandling (Novasure -02) Hysteroskopiutstyr ved sentral operasjon. Punksjonsutstyr finnes både ved gynekologisk poliklinikk og sentral operasjon. Kontorutstyr: Det er PC på alle rom unntatt personalrommet. I tillegg er det 2 PC`er på avdelingssykepleiers kontor. Antall PC`er er økt med 2 stk i 2008. Det er ønskelig med flere PC`er og bedre plass til kontorarbeid. 4.4 Undervisning, forskning og kvalitetssikring Kvinneklinikken driver undervisning for flere grupper helsepersonell. Leger: Ved Kvinneklinikken er det nå 9 utdanningsstillinger i gynekologi og obstetrikk. Utdanningskandidatene rullerer mellom de ulike seksjonene ved KK og har også tjeneste ved gynekologisk poliklinikk. De deltar i den vanlige polikliniske diagnostikk og behandling, og får supervisjon av overordnet lege når de har behov for det. Alle leger ved Kvinneklinikken (unntatt de som er fast på fødeavdelingen) har jevnlig tjeneste ved gynekologisk poliklinikk, enten med fast poliklinikk dag eller i perioder ut i fra arbeidsfordeling/rotasjon. De fungerer som veiledere og konsulenter for underordnede leger på poliklinikken. Lege studenter: Kvinneklinikken gir undervisning til legestudenter i vår og høstsemesteret. Disse kommer i 4 puljer på 6-14 studenter, og det legges opp til at hver student skal ha noen dager på gynekologisk poliklinikk. Studentene følger en lege gjennom en vanlig poliklinikk dag. Dette representerer en økt belastning ved poliklinikken, men er nødvendig for at studentene skal få sett et representativt utvalg av gynekologiske problemstillinger, og få prøvd seg på praktiske prosedyrer. Undervisning av studenter vil kunne virke rekrutterende for leger til Kvinneklinikken. 13

Annet helsepersonell: Vi gir også undervisning til sykepleiestudenter og annet hospiterende helsepersonell, for eksempel turnusleger, allmennleger og jordmødre som er innom poliklinikken i forbindelse med opphold ved Kvinneklinikken. Dette vil virke rekrutterende til Kvinneklinikken, og bedre samarbeidet med 1.linjetjenesten. Forskning: En stor del av forskningsaktiviteten ved Kvinneklinikken skjer på polikliniske pasienter som deltar i forskningsprosjekter. Disse prosjektene drives utenom vanlig arbeidstid, og medfører en ekstra belastning på personalet, men gir også inntekter til sykehuset. Det er viktig å utvikle vår kunnskap gjennom forskning. Kvalitetssikring: Kvinneklinikken har et betydelig kvalitetssikringsarbeid som gynekologisk poliklinikk deltar i. Viser til Kvinneklinikkens internettside: www.kvinneklinikken-sus.no, der disse prosjektene og aktiviteten både ved poliklinikken og mer generelt er omtalt. Internundervisning: Alle ansatte har tilbud om SUS internundervisning. Nye undervisningstilbud og kurs blir kunngjort i Læringsportalen som er tilgjengelig på SUS sitt intranett. Denne oppdateres vår og høst. De ulike yrkesgruppene ved gynekologisk poliklinikk følger egne faste opplegg for internundervisning. 4.5 Budsjett / regnskap Tabellen nedenfor viser budsjettet og regnskap for gynekologisk poliklinikk i 2009 fordelt på inntektsbudsjett, utgiftsbudsjett og resultatbudsjett. Budsjett 2009 Regnskap 2009 Inntekter 10,294 millioner * 4,625 millioner ** Utgifter 5,085 millioner 5,523 millioner Resultat 5,209 millioner - 897 941,- * Budsjettet for inntekter gjelder alle polikliniske inntekter på Kvinneklinikken. ** Regnskapet for inntekter gjelder bare gynekologisk poliklinikk. Det blir derfor ikke beregnet avvik I 2009 ble de polikliniske inntektene fordelt på de kostnadssteder inntektene ble inntjent, - men det var vanskelig å få et riktig inntektsbudsjett for de enkelte kostnadssteder i 2009,- da en manglet erfaring med oppsplitting av inntektene på de enkelte enheter. Budsjetteringen for 2010 ble lettere, da en hadde erfaringene fra 2009 når det gjelder regnskapsførte inntekter på de enkelte enheter. I tillegg kommer utgifter til legelønninger, men disse lønningene kan ikke i sin helhet føres som utgift på gynekologisk poliklinikk da legene roterer på alle poster, seksjoner og poliklinikker, f.eks. i vaktsituasjon. 14

4.6 Forbedringspotensialer Arbeidsgruppen ser muligheter for forbedringer ved gynekologisk poliklinikk: 1. Dagens organisering og personale: Med økende aktivitet øker behovet for personellressurser og areal. Leger: For å holde ventelistene à jour, er det behov for 4 legeressurser hver dag. For å få god utnyttelse av legeressursene i forhold til tid og kompetanse er det svært viktig med vaktplaner minst 3 måneder fram i tid. Sykepleiere: Økende arbeidsmengde ift sykepleiefaglige og administrative oppgaver. For eksempel i forbindelse med fasttrack, medikamentell abort, urodynamisk utredning. Beregninger ut i fra dagens drift viser at det er behov for 8,13 stillingshjemler. Dvs en økning på 1,13 stillingshjemler. Merkantilt: Ved innføring av Dips er noen arbeidsoppgaver fjernet, men nye er kommet til. Personalet rullerer på disse oppgavene og for å klare arbeidsmengden må alt personale være på jobb. Det er svært sårbart ved sykdom. En forbedring kan være å få vikar ved sykefravær. Ergonomisk tilpasset arbeidsplass for alle. Egnet rom for blodprøvetaking. Pasientflyt: Bedre pasientflyt for operasjonspasienter for eksempel dagpasienter og fast.track pasienter. Korte ned venteliste til pasienter med urininkontinensproblematikk. Arbeidsgruppen ser det som hensiktsmessig å samle all pasientadministrasjon på en plass på Kvinneklinikken. 2. Arealer: Nye og større arealer tilpasset dagens drift. 3. Utstyr: Erstatte utdatert utstyr raskere. Behov for nytt utstyr settes årlig opp på budsjettet. 4. Undervisning: Det bør arrangeres 2 fagdager årlig. 5. Budsjett/regnskap: For 2010 arbeides det med å få et riktig budsjett for kostnadssted gynekologisk poliklinikk. I kap. 10 fremtidig organisering av tilbudet ved gynekologisk poliklinikk er forslag til forbedringer nærmere beskrevet. 15

5 PASIENTENES EVALUERING AV TILBUDET 5.1 Spørreskjemaundersøkelse Skjema nr 1242 i corporeyter. De ansatte på gynekologisk poliklinikk får daglig tilbakemelding om pleie og behandling. Disse tilbakemeldingene er i all hovedsak positive, men noen tilbakemeldinger uttrykker varierende grad av misnøye. For å få en mer systematisk tilbakemelding gjennomførte vi i januar 2010 en pasientundersøkelse. Det ble utarbeidet et spørreskjema (se vedlegg i kap.13.2) der man i tillegg til spørsmålene hadde mulighet til å komme med kommentarer. Dette er eksemplifisert i punktene nedenfor. Det ble delt ut 453 spørreskjema derav 292 svarte. Det gir en svarprosent på 64,5 %. Antall konsultasjoner registrert i Dips ved gynekologisk poliklinikk januar 2010: 627 konsultasjoner og antall dagbehandlinger 36. Språkproblemer er hovedårsaken til at det ikke ble delt ut spørreskjema til alle. Type konsultasjon: Type konsultasjon januar 2010 250 200 150 100 50 0 Avtalt konsultasjon Øyeblikkelig hjelp Av de som svarte hadde 80 % (232) vært til avtalt konsultasjon og 20 % (58) hadde vært til øyeblikkelig hjelp konsultasjon. 16

Spørsmål vedrørende gynekologisk poliklinikk 1. Hvor lang tid gikk det fra konsultasjonen hos egen lege til du fikk svar om avtalt time på gynekologisk poliklinikk? Antall pasienter 120 100 80 60 40 20 0 < 14 dager 14 dag - 1 mnd 1-3 måneder 3-6 måneder over 6 måneder øhj I følge Pasientrettighetsloven har en rett på at henvisingen skal vurderes innen 30 dager. Henvisninger som mottas ved gynekologisk poliklinikk vurderes daglig. Det sendes fortløpende brev til pasientene om tidspunkt for konsultasjon, evt. brev med informasjon om forventet ventetid. Denne registreringen er basert på pasientenes svar på spørsmål om ventetid. Svarene viser at vi i stor grad tilfredsstiller kravet i pasientrettighetsloven. Det forventes økende antall fristbrudd ut i fra ventelistene. Årsaken til dette er for få tilgjengelige ressurser og for lite areal. Eksempel på pasientkommentar Gikk ikke så lenge før jeg fikk beskjed om lang ventetid ca 1/2 år. Men deretter ble det utsatt og utsatt, snart 2 år nå. Veldig lite hyggelig. Dersom det skal ta så lang tid bør en få tilbud om undersøkelse på privatklinikk. Blir innkalt til gyn-pol ½-årlig. Dette er helt ok. Fikk brev om at jeg var registrert, men ikke prioritert. Det hastet ikke for meg heller. Kanskje informert at time vil komme. Jeg trodde jeg var glemt. 17

2. Hva synes du om Kvinneklinikkens internettsider(www.sus.no/kvinneklinikken)? 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Ingen svar/vet ikke Fornøyd Ikke fornøyd Ikke aktuelt i 1999 2004 2010 Diagram 1 Spørsmålet om Kvinneklinikkens internetside ble kommentert av 286 pasienter. Som i 2004 tyder dette på at mange ikke kjenner til Kvinneklinikkens internettsider, og viser at vi kan markedsføre disse bedre. For eksempel ved å vise til siden i brev som sendes til pasientene. Eksempel på pasientkommentar: Litt lite oversiktlig. En tydeligere og bedre meny kunne gjort mye. Linker til eksterne aktuelle sider hadde også vært fint. Bruker ikke internett. Visste ikke om siden. Bør informeres om på innkallingen. 3. Hvordan opplevde du ventetiden på sykehuset før du kom inn til legen? 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Kort / svært kort Lenge Svært lenge Diagram 2 1999 2004 2010 18

209 (72,32 %) av de som svarte synes ventetiden var kort eller svært kort. 80 (27,68 %) av pasientene synes ventetiden var lang eller svært lang. Ventetiden her er ikke målt i minutter, men representerer pasientens subjektive opplevelse av det å vente på å komme inn til konsultasjon. Resultatet viser at det er en økning fra 2004 i antall pasienter som svarer at de opplever ventetiden som lang eller svært lang. I kap. 6 kommer vi tilbake til tidsstudiene der vi har målt ventetid i minutter. Eksempel på pasientkommentar: Hyggelige folk i resepsjonen. Ventet i ca 1,5 t på øhj ultralyd. Fint om jeg kunne blitt oppringt når det var min tur så jeg slapp å sitte i en stol å vente. Det gjør ventingen lettere. Kort ventetid før avtalt tid men veldig lang for øhj. Dette burde det bli en bedre ordning med for det er da du har mest vondt. Forstår ikke hvorfor jeg må sitte å vente to plasser. Ikke så greit å sitte å vente i den ytterste gangen, da mange går forbi. Ønsker mer informasjon fra de i resepsjonen om mulig ventetid. Dette har praktiske konsekvenser for parkeringstid og jobb. 4. Hvordan har kontakten med gynekologisk poliklinikk vært før konsultasjonen (ombestilling /spørsmål ang konsultasjonen etc.)? 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Ikke spurt om i 1999 2004 2010 10 % 0 % Ikke aktuelt Godt fornøyd Mindre bra / dårlig 106 (37,59 %) av de som svarte på dette spørsmålet krysset av for ikke aktuelt. Vi tolker dette slik at denne pasientgruppen ikke har hatt behov for kontakt på forhånd. 165 (58,51 %) er godt fornøyd med kontakten med gynekologisk poliklinikk før konsultasjonen. 11(2,48 %) av de som svarte krysset av for mindre bra/dårlig. Eksempel på pasientkommentar: God forbedring fra tidligere. God imøtekommenhet. Fikk aldri brev etter første konsultasjon om at alt var i orden. Ringte selv for sikkerhets skyld og fikk høre at prøvene ikke var bra. Brevet kom aldri. Nesten umulig å komme frem på telefon. Sentralbord bør opplyse om avdelingens telefontid. 19

5. Hvordan ble du mottatt på gynekologisk poliklinikk? 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Meget godt Godt mottatt Mindre godt Dårlig mottatt 286 (99,3 %) av de som svarte på dette spørsmålet opplever at de ble meget godt eller godt mottatt på gynekologisk poliklinikk. 2 (0,69 %) pasienter svarte at de ble mindre godt mottatt. Dette resultatet samsvarer med spørreundersøkelsen i 1999 og 2004, og viser at det å motta pasientene respektfullt og på en verdig måte er etablert praksis ved gynekologisk poliklinikk. (Det er ikke tilgjengelig søylediagram for dette spørsmålet fra 2004 og 1999.) Eksempel på pasientkommentar: Hyggelig lege, legestudent og pleier. Kommer gjerne igjenj En gang fulgte legen meg helt ut og sa jeg skulle ha en time om tre måneder med det samme. Dama sa ja til legen. Når han gikk fikk jeg beskjed om at så langt frem var det ikke satt opp timer. Skulle få ny time i posten. Kom aldri. Måtte ta kontakt selv. 2 vennlige damer tok imot meg. Helt topp. Satte stor pris på forståelsesfull og rolig lege, samt en hånd å holde i under undersøkelsen. Jeg er veldig fornøyd med måten jeg ble tatt imot på og at jeg ble respektert for ønskene mine. Var veldig redd og nervøs men det klarte de å snu. 20

Spørsmål vedrørende konsultasjon: 6a. Opplevde du at du fikk god nok tid hos legen? 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Meget god tid God tid Mindre god tid Dårlig tid 269 (95,39 %) av de som svarte mente de fikk meget god tid eller god tid hos legen. 13 (4,61 %) mente de fikk mindre god tid eller dårlig tid. 6b. Opplevde du at du fikk god nok tid hos sykepleier? 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Meget god tid God tid Mindre god tid Dårlig tid 145(95,39 %) av de som svarte mente de fikk meget god tid eller god tid hos sykepleier. 7(4,61 %) mente de fikk mindre god tid eller dårlig tid. Dette viser at konsultasjonslengden på gynekologisk poliklinikk er til strekkelig for de aller fleste pasientene våre. Resultatet samsvarer med spørreundersøkelsen i 2004 hvor 282 (96,7 %) av de som svarte mente de fikk god / meget god tid hos legen. 207 (96,7 %) mente de fikk god / meget god tid hos sykepleier i 2004. (Det er ikke tilgjengelig søylediagram for dette spørsmålet fra 2004.) 21

Eksempel på pasientkommentar: Fikk ikke stille noen spørsmål angående min konsultasjon. Svært godt mottatt, og fikk bruke den tiden jeg trengte til å komme meg/spør om det jeg lurte på. Det er betryggende å oppleve at en blir tatt vare på en ordentlig måte, da pasientene ofte har vært engstelig før de kommer til legen. Det burde vært mer tid til spørsmål når en er ferdig med gyn.us. 7. Fikk du fortalt alt som var viktig for deg om din tilstand? 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 1999 2004 2010 0 % Alt / nesten alt Noe Nesten ingenting / nei 263(92,93 %) av de som svarte mente de fikk fortalt alt/nesten alt som var viktig for sin tilstand. Dette spørsmålet kan ses i sammenheng med forrige spørsmål (6a og 6b)om god nok tid ved konsultasjonen, og viser at de aller fleste pasientene får nok tid til å fortelle det som er viktig for dem. Her kan man alltid bli bedre, og noen dager er mer hektiske enn andre. I perioden spørreundersøkelsen pågikk (januar 2010) var det 20 (7,07 %) av de som svarte som mente at de ikke fikk fortalt alt som var viktig for dem. (Svaralternativ: noe, nesten ingenting / nei) Eksempel på pasientkommentar: Følte jeg ble godt mottatt og ble hørt av legen. Jeg kunne godt ha fått litt lenger tid og stilt de spørsmålene jeg hadde og sagt det jeg ville si. Når en får en kreft diagnose bør det være obligatorisk med samtale med sykepleier. Mange ubesvarte spørsmål. 22

8. Ble konsultasjonen avbrutt av telefoner, callinger, spørsmål fra annet personell? 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Ingen avbrytelser En eller flere avbrytelser 1999 2004 2010 221 (77,54 %) av de som svarte opplevde ingen avbrytelser. 64(22,45 %) opplevde avbrytelser en eller flere ganger. En ser at det er flere av konsultasjoner som ble avbutt nå i 2010 enn i 2004 og 1999. Dette kan skyldes at det er mange nye leger under opplæring som ber om råd fra en mer erfaren lege til vurderingen under konsultasjonen. Andre årsaker til avbrytelser kan skyldes telefoner pga calling og av og til uberettiget avbrytelse der det ikke blir tatt hensyn til behovet for ro som er nødvendig i en konsultasjon. Eksempel på pasientkommentar: Bare avbrytelser den siste gangen. Ellers har det vært lite avbrytelser. Respekt for lukkede dører, system for å markere opptatt. Kort avbrytelser som ikke hadde betydning fordi legen svarte kort og konsist og avsluttet raskt. Ble avbrutt av mobiltelefon og skifte av lyspærer. 23

9a. Fikk du forståelig informasjon under konsultasjonen hos legen? 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Meget god God Mindre god Dårlig 272 (96,45 %) av de som svarte var meget godt/godt fornøyd med informasjonen fra legen. Resultatet samsvarer med spørreundersøkelsen i 2004 hvor 286 (97,3 %) av de som svarte var meget godt/godt fornøyd med informasjonen fra legen. (Det er ikke tilgjengelig søylediagram for dette spørsmålet fra 2004 og 1999.) 9b. Fikk du forståelig informasjon under konsultasjonen hos sykepleier? 140 120 100 80 60 40 20 0 Meget god God Mindre god Dårlig 165 (97,06 %) av de som svarte var meget godt/godt fornøyd med informasjonen hos sykepleier. Resultatet samsvarer med spørreundersøkelsen i 2004 hvor 219 (98,2 %) av de som svarte var meget godt/godt fornøyd med informasjonen hos sykepleier. (Det er ikke tilgjengelig søylediagram for dette spørsmålet fra 2004 og 1999.) 24

Vi mener disse tallene viser at vi er flinke til å gi forståelig informasjon på gynekologisk poliklinikk. Det arbeides kontinuerlig med å oppdatere og forbedre muntlig og skriftlig informasjon som gis til pasientene. Eksempel på pasientkommentar: Legen snakker litt for ofte med medisinske ord. Kunne vært flinkere til å forklare med norske ord. Si noe, fortell at det er vanlig/uvanlig. Hva ser du? Tusen takk for fantastisk hjelp og oppfølging. :-) Fikk den beste informasjon av lege. De forklarte nok veldig bra til meg, men pga min nervøsitet fikk jeg ikke med meg noe særlig. Da var det greit å ha noe å lese i etterpå. 10. Ble det tatt godt nok hensyn til deg ved din gynekologiske undersøkelse? 250 200 150 100 50 0 Ja Godt nok Nei 278 (99,29 %) av de som svarte krysset av for ja eller godt nok på dette spørsmålet. Det er stor bevissthet blant personalet ift å ta vare på pasientens integritet under konsultasjonene, og svarene på dette spørsmålet viser at vi i stor grad lykkes med det. (Det er ikke tilgjengelige data for dette spørsmålet fra 2004 og 1999.) Eksempel på pasientkommentar: Veldig greit å få ha det hvite tøyet hengende foran. At det ikke trengtes tas bort før akkurat når undersøkelsen startet. Hardhendt, forklarte ingenting underveis. Hadde det ikke vært for en fantastisk sykepleier hadde det blitt nei. Fikk ikke nok informasjon. Var redd og forvirret. Snille, flinke og hensynsfulle. Beroligende og trygg stemning. 25

11. Til tider er det ved Kvinneklinikken personell til stede som er under opplæring. Synes du dette er akseptabelt? 100 % 80 % 60 % 40 % Ikke spurt i 1999 2004 2010 20 % 0 % Ja Nei 251 (92,96 %) av de som svarte aksepterer at personell under opplæring er til stede ved undersøkelsen. 19 (7,04 %) ønsker ikke personell under opplæring til stede. Søylediagrammet viser at det er flere som aksepterer at personell under opplæring er til stede under konsultasjonen i 2010 enn i 2004. En prøver å respektere pasientens ønske på dette området, men i noen situasjoner for eksempel når en assistent-lege skal lære en ny prosedyre, må undervisning foregå i praksis sammen med en erfaren kollega. Eksempel på pasientkommentar: Så lenge det ikke går utover kvaliteten på behandlingen og at man gjerne spør om det er greit for pasienten. Det ble ikke spurt om det var greit i mitt tilfelle. Jeg synes det var litt pinlig i ung alder, men de skal jo lære. Det kan være en ekstra belastning å bli undersøkt to ganger ved et besøk, spesielt rett etter en abort, men alle inkludert meg selv forstår nødvendigheten. 12. Opplever du at det er en lege som har hovedansvaret for deg? 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Ja Nei Ikke aktuelt har kun hatt 1 konsultasjon 1999 2004 2010 26

152 (71,36 %) av de dette spørsmålet var aktuelt for, svarte at opplever at det er en lege som har hovedansvaret for dem. 61(28,63 %) av de dette spørsmålet var aktuelt for, svarte at de opplever at det ikke er en fast lege som har ansvar for dem. 64 (23,1% av alle som svarte) krysset av for at dette spørsmålet ikke er aktuelt, de har bare hatt en konsultasjon ved poliklinikken. Pasientkommentarer avspeiler også at dette er et problem. Utfordringen i planleggingen av konsultasjoner er at det ikke er nok tilgjengelige legeressurser. Eksempel på pasientkommentar: Dette er naturlig nok ønskelig. Ville gjerne hatt samme lege når jeg går til kontroll annen hvert år. Ulik hver gang, men ok for meg. Hadde jeg hatt alvorlige problem ville jeg nok ønsket meg en person å forholde meg til. Jeg har vært inne ca. 7 ganger, og har hatt ulik lege hver eneste gang. Spørsmål til de som fikk egen informasjon av sykepleier: (Medikamentell abort, urodynamisk utredning, generell informasjon ved journalopptak) 13. Fikk du tilstrekkelig informasjon av sykepleier? 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Meget god God Mindre god Dårlig 150 (96,77 %) av de som svarte mente at de fikk meget god eller god informasjon av sykepleier. 5 (3,23 %) svarte mindre god/dårlig. Vi arbeider kontinuerlig med å oppdatere prosedyrer og informasjonsskriv, og har stort fokus på å gi pasientene god informasjon. Dette mener vi er av stor betydning for at pasientflyten skal gå best mulig, ikke minst med tanke på at mer og mer av informasjon og forberedelse til operasjon nå foregår på poliklinikken. Eksempel på pasientkommentar: Mye info på en gang. Må holde hodet klart. Sykepleierne er veldig flinke til å ivareta den psykiske delen og det er bra. Kunne vært mer info angående aborten. Veldig nervøs så jeg greide ikke å få med meg så mye. 27

5.2 Forbedringspotensialer Arbeidsgruppen er enig om følgende viktig punkter: Gjøre Kvinneklinikkenes internettsider bedre kjent Redusere antall avbrytelser under konsultasjonen Fortsatt arbeide for å sette pasienter opp til samme lege hver gang ved kontroller Fortsatt arbeide for at pasienter kommer inn til avtalt tid. Fortsatt fokus på å gi best mulig informasjon skriftlig og muntlig. 28

6 TIDSSTUDIER I forbindelse med utarbeidelse av denne rapporten ble det utført tidsstudier i forhold til 2 ulike pasientkategorier: Avtalte konsultasjoner Øyeblikkelig hjelp konsultasjoner Tidsstudiene ble gjennomført i september 2009, hvor alle konsultasjoner på gynekologisk poliklinikk ble registrert. Dette ble også gjort i forbindelse med rapportene som ble utarbeidet i 1999 (november) og 2004 (mars). Analysen ble gjort i en måned uten ferier og høytid. Vi ønsker å sammenligne tallene fra disse tre årene, for å se om det er noen forandringer vi kan dra nytte av. En har i forbindelse med denne rapporten ikke utført tidsstudie ift dagkirurgiske pasienter. Dette fordi svært mange som tidligere var til dagkirugisk inngrep nå tilbys alternative behandlingsmetoder. For eksempel: Fraksjonert abrasio nå pipelle, hysteroskopi nå versaskopi, kirurgisk abort nå medikamentell abort. Konsultasjoner september 2009 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Avtalte konsultassjoner Ø-hj konsultasjoner Ut ifra Dips rapport var det totalt 665 konsultasjoner på gynekologisk poliklinikk i september 2009 (avtalte: 472, øyeblikkelig hjelp: 193). 29

Antall konsultasjoner gynekologisk poliklinikk 10000 8000 6000 4000 2000 0 År 2002 År 2003 År 2004 År 2005 År 2006 År 2007 År 2008 År 2009 Tabellen over viser utviklingen av antall konsultasjoner fra 2002 til 2009. Driften på gyn.pol var den samme i 2008 og 2009, men fom 2009 blir pasientene registrert der de får behandling. Tidligere ble en del av de polikliniske konsultasjonene registrert på gyn.pol selv om behandlingen ble iverksatt på 4A /4C. Antall polikliniske konsultasjoner 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008* 2009 Dagpasienter DG, laser - 62 72 53 50 59 55 206 Gyn.poliklinikk GP 7244 7418 7207 7546 8762 8611 8147 7358 6.1 Avtalte konsultasjoner Skjema nr. 1011 i corporeyter Fordeling antall avtalte konsultasjoner september 2009 350 300 250 200 150 100 50 0 Henvisning(66,1%) Kontroll(33,9%) 30

Det ble i Dips registrert 472 avtalte konsultasjoner i september 2009, fordelingen av type konsultasjon vises i søylediagrammet over (312 henvisninger og 160 kontroller). Antall avtalte konsultasjoner i løpet av en måned 700 600 500 400 300 200 100 0 År 1999 År 2004 År 2009 I 1999 ble det registrert 568 avtalte konsultasjoner, i 2004 ble det registrert 596, og i 2009 472. Det vil alltid være noe variasjon i antall konsultasjoner i de ulike månedene. Fordeling av planlagte konsultasjoner i løpet av uken. 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 1999 2004 2009 5 % 0 % Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Tall i tekstboks angir ant pas. pr ukedag i september 2009. 31

Fordeling av pasienter på de ulike ukedagene er ganske jevn. Onsdager etter kl. 12 er avsatt til conisering eller vaporisering i narkose. Disse konsultasjonene er lengre og det blir derfor færre antall konsultasjoner. Fredager er det færre tilgjengelige legeressurser. Ventetid 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 1999 2004 2009 10 % 0 % Ingen < 15 min 15-60 min > 1 time Diagram 9. Tall i tekstboks angir antallpas/ventetid. Ventetid før pasienten kommer inn til planlagt konsultasjon bør være minimal. Resultatet av registreringen i september 2009 viser at de fleste pasientene (81 %) ikke hadde ventetid. Dette er gledelig da det er et mål for oss å overholde avtalte konsultasjonstid. Det arbeides kontinuerlig med å forbedre pasientlogistikken, og dette resultatet viser at vi på rett vei. 32

De av pasientene som har ventet mer enn 15 min, hvordan fordeles disse i løpet av dagen? 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 1999 2004 2009 0 % Kl. 8-10 Kl. 10-11 Kl. 11-12 Kl. 12-13 Kl. 13-14 Kl. 14-15 Diagram 10. Prosentvis fordeling av ventetid i løpet av dagen. Ventetiden er nå stort sett jevnt fordelt utover dagen. Fra forrige undersøkelse i 2004 er ventetiden redusert, og det en stor endring kl. 11-12 og kl.14-15. Dette kan forklares med at det fra 2005 ikke ble satt opp konsultasjoner kl. 11.15. I tillegg til dette er åpningstiden nå utivdet til kl. 16. (tidligere kl. 15.30) Konsultasjonstid: Erfaringer fra tidligere undersøkelser har vist at det ikke bør planlegges 15 minutters konsultasjoner. Disse gikk ofte utover tiden, og forskjøv programmet for resten av dagen, noe som medførte ventetid for pasientene. Nå gis det ikke 15-minutters konsultasjoner. Det er flest konsultasjoner på 30 min, noen få på 45 min. Sett i sammenheng med at de fleste pasientene nå ikke har ventetid, viser dette at kontinuerlig arbeid med pasientlogistikk gir resultat. 33

6.2 Øyeblikkelig hjelp Skjema nr. 1200 i coporeyter Reg. øhj på en måned 300 250 200 150 100 50 0 År 1999 År 2004 År 2009 Det ble i september 2009 gjort tidsstudier på i alt 273 øyeblikkelig hjelp pasienter (gyn.pol, 4A/C). I 2004 tilsvarende 278 pasienter og i 1999 var 182 pasienter med i registreringen. Møtested øyeblikkelig hjelp pasienter Registrerte ø-hj fordelt på gyn.pol 4A og 4C 250 200 150 100 50 0 Gynpol 4A 4C Søylediagrammet viser at 193 (70,96 %) av øyeblikkelig hjelp pasientene ble tatt i mot på poliklinikken i september 2009. Når poliklinikken er stengt tas øyeblikkelig hjelp pasientene direkte i mot på gynekologisk seksjon 4A/C. I denne perioden ble det registrert at 51 (18,75 %) øyeblikkelig hjelp pasienter ble tatt i mot på 4A, og 28 (10,29 %) ble tatt i mot på 4C. Det ble gjort tidsstudier på 273 øyeblikkelig hjelp pasienter i perioden. Noen av skjemaene var mangelfullt utfylt, derfor er summen av antall registrerte pas. noen ganger < 273. 34

Fordeling av øyeblikkelig hjelp på ukedag 25 % 25 % 20 % 20 % 15 % 10 % 15 % 5 % 10 % 0 % 5 % Ma Ti On To Fr Lø Sø 0 % 45 60 Tall i tekstboks angir daglig øhj-pas. per ukedag i september 2009 58 Ma Ti On To Fr Lø Sø Tall i tekstboks angir daglig øhj-pas. per ukedag i september 2009 40 54 6 7 1999 2004 2009 1999 2004 2009 Fordeling av øyeblikkelig hjelp på de ulike ukedagene er ganske jevn. Denne pasientgruppen må regnes med som en del av aktiviteten på gynekologisk poliklinikk og gynekologisk seksjon. Tidspunkt for øyeblikkelig hjelp. Alle pasienter, inkludert øyeblikkelig hjelp må via førstelinjetjenesten før de får avtale ved gynekologisk poliklinikk/gynekologisk seksjon 4A/C. Ved gynekologisk poliklinikk er det avsatt en legeressurs og sykepleierressurs til øyeblikkelig hjelp hver ukedag. Etter kl. 15 og i helger blir øyeblikkelig hjelp tatt imot av vakthavende lege på 4A/C. Usikkert om interne henvisninger er tatt med i registreringen i september på 4A/C. 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Kl.00-08 Kl.08-15 Kl.15-20 Kl.20-24 Diagram 14. Tall i tekstboks angir antall øhj-pas fordelt på døgnet i 2009. 1999 2004 2009 35

Ventetid ved øyeblikkelig hjelp. 45 % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % < 30 min 30-60 min 1-2 timer > 2 timer Diagram 15. Tall i tekstboks angir antall pas./ventetid i 2009. 1999 2004 2009 Øyeblikkelig hjelp blir fordelt utover dagen der det er mulig, men noe ventetid må aksepteres. En ser at det har vært en økning i antall pasienter som hadde ventetid på mer enn 2 timer. Hadde vi hatt flere rom og / eller flere leger som kunne ta imot pasienter, kunne ventetiden gått ned. Konsultasjonstid ved øyeblikkelig hjelp. 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % < 30 min > 30 min 1999 2004 2009 Diagram 16. Tall i tekstboks angir antall pas./konsultasjonslengde i 2009. Problemstillingene ved øyeblikkelig hjelp konsultasjoner kan være mer komplekse enn ved de avtalte, og det kan da være nødvendig med lengre konsultasjoner for en del pasienter. Dagens pasienter krever også mer informasjon. 36

6.3 Forbedringspotensialer Bemanningsplanlegging ift fri må planlegges/koordineres ift drift. Må ses i sammenheng med lavaktivitetsperioder. Bedre fordeling lege/sykepleierressurser, dette for å kunne øke antall konsultasjoner fredager. Fortsette å arbeide for å redusere antall kontroller. Ventetiden ved avtalte konsultasjoner er redusert, men det er fortsatt viktig å arbeide for løsinger som kan redusere ventetiden ytterligere. Ventetid ved øyeblikkelig hjelp konsultasjoner bør ikke være mer enn en time. 37

7 DE ANSATTES VURDERINGER AV SIN ARBEIDSSITUASJON For å kartlegge de ansattes egen vurdering av arbeidssituasjonen ble det i løpet av september 2009 gjennomført elektronisk medarbeiderundersøkelse på gynekologisk poliklinikk. Det ble sendt ut spørreskjema på e-mail til 49 ansatte. 28 ansatte svarte som gir en svar prosent på 57 %. I tillegg til spørsmålene hadde medarbeiderne mulighet til å komme med kommentarer. Disse er eksemplifisert i punktene nedenfor. Man kan se visse tendenser på enkelte områder, og det er disse vi vil presentere i det følgende: 7.1 Bakgrunnsdata 1. Stillingstype: Svar Antall Andel(%) Lege 13 46,43 Sykepleier 8 28,57 Sekretær 7 25 Totalt Antall svar: 28 Snittverdi: 1,79 7.2 Trivsel/arbeidsmiljø 2.Trives du i jobben? Svar Antall Andel(%) Meget godt 15 53,57 Godt 13 46,43 Mindre godt 0 0 Dårlig 0 0 Ingen kommentar/ønsker ikke å svare 0 0 Totalt Antall svar: 28 Snittverdi:1,46 3. Bidrar du selv til et godt arbeidsmiljø? Svar Antall Andel(%) I stor grad 15 53,57 Til en viss grad 13 46,43 Lite 0 0 Ikke i det hele tatt 0 0 Ingen kommentar 0 0 Totalt Antall svar: 28 Snittverdi:1,46 4. Opplever du tidspress i jobbsituasjonen? Svar Antall Andel(%) Daglig 8 29,63 Ofte, ikke daglig 7 25,93 Av og til 12 44,44 38

Sjelden 0 0 Aldri 0 0 Totalt Antall svar: 27 Snittverdi:2,15 5. Har du selv mulighet til å påvirke tidsplanen/organiseringen av arbeidsdagen? Svar Antall Andel(%) Ja, i stor grad 3 11,11 Ja, i noen grad/delvis 12 44,44 Nei, liten påvirkningsmulighet 12 44,44 Ikke i det hele tatt 0 0 Totalt Antall svar: 27 Snittverdi:2,33 6. Synes du de fysiske arbeidsforholdene på gyn.pol. er tilfredsstillende (romstørrelse, lysforhold, lydisolering osv)? Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 1 3,7 2) Ja, i noen grad/delvis 13 48,15 3) Nei, i liten grad 6 22,22 4) Ikke i det hele tatt 7 25,93 Totalt 7. Har du opplevd mobbing på denne arbeidsplassen? Antall svar: 27 Snittverdi:2,7 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 0 0 2) Ja, i noen grad/delvis 0 0 3) Nei, i liten grad 2 7,41 4) Ikke i det hele tatt 25 92,59 Totalt Antall svar: 27 Snittverdi:3,93 7.3 Samarbeid 8. Får du lett hjelp/assistanse når du ber om det? Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 19 70,37 2) Ja, i noen grad/delvis 8 29,63 3) Nei, i liten grad 0 0 4) Ikke i det hele tatt 0 0 Totalt Antall svar: 27 Snittverdi:1,3 9. Synes du samarbeidet mellom gyn.pol. og andre avdelinger/faggrupper (for eksempel 4B, 4C, pasientkoordinator, anestesi osv) fungerer tilfredsstillende? Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 11 40,74 39

2) Ja, i noen grad/delvis 16 59,26 3) Nei, i liten grad 0 0 4) Ikke i det hele tatt 0 0 Totalt 10. Synes du samarbeidet mellom de ulike faggruppene på gyn.pol. fungerer tilfredsstillende? Antall svar: 27 Snittverdi:1,59 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 19 70,37 2) Ja, i noen grad/delvis 8 29,63 3) Nei, i liten grad 0 0 4) Ikke i det hele tatt 0 0 Totalt Antall svar: 27 Snittverdi: 1,3 7.4 Faglig utbytte 11. Føler du deg kompetent/faglig trygg i arbeidet ditt? Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 16 57,14 2) Ja, i noen grad/delvis 12 42,86 3) Nei, i liten grad 0 0 4) Nei, ikke i det hele tatt 0 0 Totalt 12. Har du mulighet til faglig utvikling (interne/eksterne kurs)? Antall svar: 28 Snittverdi:1,43 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 6 22,22 2) Ja, i noen grad/delvis 13 48,15 3) Nei, i liten grad 8 29,63 4) Nei, ikke i det hele tatt 0 0 Totalt 13. Opplever du arbeidet som rutinepreget og ensformig? Antall svar: 27 Snittverdi: 2,07 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 0 0 2) Ja, i noen grad/delvis 9 32,14 3) Nei, i liten grad 13 46,43 4) Nei, ikke i det hele tatt 6 21,43 Totalt 14. Får du faglige utfordringer i løpet av arbeidsdagen? Antall svar: 28 Snittverdi: 2,89 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 12 42,86 2) Ja, i noen grad/delvis 13 46,43 3) Nei, i liten grad 3 10,71 4) Nei, ikke i det hele tatt 0 0 Totalt Antall svar: 28 40

Snittverdi: 1,68 7.5 Studentundervisning 15. Synes du det er satt av nok tid til arbeidet med studentene/elevene? Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 4 16,67 2) Ja, i noen grad/delvis 14 58,33 3) Nei, i liten grad 4 16,67 4) Ikke i det hele tatt 2 8,33 Totalt Antall svar: 24 Snittverdi:2,17 16. Hvordan opplever du det å ha student/elev med deg i arbeidsdagen? Stimulerende Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 13 54,17 2) Ja, i noen grad/delvis 9 37,5 3) Nei, i liten grad 2 8,33 4) Ikke i det tatt 0 0 Totalt Stressende Antall svar: 24 Snittverdi:1,54 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 1 4,17 2) Ja, i noen grad/delvis 9 37,5 3) Nei, i liten grad 10 41,67 4) Ikke i det tatt 4 16,67 Totalt Antall svar: 24 Snittverdi:2,71 Faglig skjerpende Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 11 45,83 2) Ja, i noen grad/delvis 11 45,83 3) Nei, i liten grad 2 8,33 4) Ikke i det tatt 0 0 Totalt Antall svar: 24 Snittverdi:1,62 Kjekt å være rollemodell Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 7 29,17 41

2) Ja, i noen grad/delvis 13 54,17 3) Nei, i liten grad 4 16,67 4) Ikke i det tatt 0 0 Totalt Liker ikke å "bli sett i kortene" Antall svar: 24 Snittverdi: 1,88 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 0 0 2) Ja, i noen grad/delvis 1 4,17 3) Nei, i liten grad 9 37,5 4) Ikke i det tatt 14 58,33 Totalt Det tar for mye tid, tidsplanen forskyves Antall svar: 24 Snittverdi: 3,54 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 2 8,33 2) Ja, i noen grad/delvis 9 37,5 3) Nei, i liten grad 11 45,83 4) Ikke i det tatt 2 8,33 Totalt Lærerikt, de stiller nye spørsmål Antall svar: 24 Snittverdi:2,54 Svar Antall Andel(%) 1) Ja, i stor grad 11 45,83 2) Ja, i noen grad/delvis 12 50 3) Nei, i liten grad 1 4,17 4) Ikke i det tatt 0 0 Totalt Antall svar: 24 Snittverdi:1,58 7.6 Kommentarer og forslag til forbedring Eksempel på kommentarer -Vanskelig å la studentene slippe til med undersøkelser fordi det tar for lang tid -Arealmessig er her veldig trangt, slitsomt i lengden. Kunne gjort flere og bedre forberedelser med bedre romforhold. -Bedre plass, større rom. Mer lys -Det burde være plass til en vanlig us- benk i tillegg til gyn.- benk. -Bli flinkere til å formidle nye beskjeder ang.oppgaver og endringer til hverandre. -Det er noe "treghet" ifra melding til sykepleier kommer inn på rommet. -Flere rom! Lagring foregår på gangen. -Få gå på kurs og annet "påfyll". -Setter bedre tid til sammensatt tilfeller, tilgjengelig erfaren overlege på gyn.pol. -Sykepleiere på avd. 4b/c burde lære litt av sykepleierne på poliklinikken, der er alt på "G", ofte litt vanskelig å få hjelp/ assistanse på postene. -Litt bedre samarbeid mellom sekretærer og sykepleiere, møter etc.? 42

7.7 Evaluering fra samarbeidspartnere En ønsket også å kartlegge samarbeidet med generell gynekologisk seksjon 4A og onkologisk gynekologisk seksjon 4C. Det ble i september 2009 gjennomført elektronisk spørreundersøkelse til ansatte på 4A og 4C. Det ble sendt ut spørreskjema på e-mail til 35 ansatte, 24 ansatte svarte som gir en svar prosent på 68 %. I tillegg til spørsmålene var det mulighet til å komme med kommentarer. Disse er eksemplifisert nedenfor. Bakgrunnsdata: 1. Arbeidssted: Svar Antall Andel(%) Avd.4A 12 52,17 Avd.4C 11 47,83 Totalt Antall svar: 23 Samarbeid: 2. Hvordan synes du samarbeidet med gyn.pol. fungerer? Svar Antall Andel(%) Godt 19 82,61 Mindre godt 3 13,04 Dårlig 0 0 Ikke aktuelt, vil ikke svare 1 4,35 Totalt Antall svar: 23 Informasjon: 3. Virker pasientene godt nok forberedt/informert når du overtar ansvaret? Svar Antall Andel(%) I stor grad 6 26,09 I noen grad 17 73,91 I liten grad 0 0 Ikke i det hele tatt 0 0 Ikke aktuelt, vil ikke svare 0 0 Totalt Antall svar: 23 4. Får du nok informasjon om pasienten? Svar Antall Andel(%) Ja 13 56,52 Bare delvis 10 43,48 Ikke aktuelt, vil ikke svare 0 0 Totalt Antall svar: 23 Snittverdi: 1,43 43

5. Virker pasientene som skal til medikamentell abort forberedt/informert når de kommer til avdelingen? 8 7 6 5 4 2009 3 2 1 0 I stor grad I noen grad I liten grad 6. Virker pasientene som har hjemmeabort godt nok forberedt/informert? 8 7 6 5 4 2009r 3 2 1 0 I stor grad I noen grad I liten grad 7. Hvordan fungerer smerteregimet til pasientene som har hjemmeabort? 44

9 8 7 6 5 4 2009 3 2 1 0 Godt Mindre godt Dårlig Kommentarer fra personalet på 4A/4C: Personalet på gyn-pol bør jobbe overtid for å rydde unna evt. pasienter som ikke er sett på. Papirene til med.aborter MÅ legges klar til sekretæren går 13. runden, slik at vi får ordnet de til dagen etter. I utgangspunktet er samarbeidet veldig bra, enkelte ganger kan vi på avdelingen føle at pasientene ikke er godt nok informert. Men det er ikke noe problem, vi gir som oftest tilbakemelding til gyn.pol. når det er noe som ikke fungerer. Det bør gis mer informasjon til hjemme abortene. Kommentar til spm 7.: Veldig ofte har ikke pas begynt med blødning eller smerter når vi ringer kl 13. Vanskelig å vite om det har god nok effekt. Dere må gi samme informasjon som vi gir på post. Særlig om smertestillende og om hvor vondt en kan få. Tettere samarbeid, men allikevel gjerne mer spesifiserte arbeidsoppgaver/retningslinjer til hver avdeling (spesifisert for 4A og 4C og spesifisert for poliklinikken, hvem som har ansvar for hva o.l.). 45

7.8 Oppsummering Evaluering fra medarbeiderne: 57 % av medarbeiderne på gyn.pol svarte på undersøkelsen. Jevnt over er det positive svar. Det er svært gledelig at alle som har svart på undersøkelsen har svart at de trives svært godt eller godt. Samarbeidet med andre avdelinger og mellom ulike faggrupper på gyn.pol oppleves også som godt. 56 % opplever daglig eller ofte/ikke daglig tidspress. Det er en del som påpeker at arealene er for små og ikke tilfredsstillende tilpasset aktiviteten. Behov for mer personell blir også uttrykt. Evaluering fra samarbeidspartnere: 68 % av medarbeiderne på 4A/C svarte på spørreundersøkelsen. Blant de ansatte på 4A/C svarte 83,6 % at de synes samarbeidet med gynekologisk poliklinikk er godt. På spørsmål om pasientene virker godt nok forberedt/informert når du tar over ansvaret svarte 26 % i stor grad, og 74 % svarte i noen grad. Ingen svarte altså i liten grad eller ikke i det hele tatt. Ved denne spørreundersøkelsen var det spesielt lagt vekt på spørsmål vedrørende medikamentell abort og hjemmeabort. Resultatet viser at vi er på rett vei. De fleste svarer at pasientene i stor grad eller i noen grad er forberedt / informert når de kommer til avdelingen. Imidlertid er det flere som kommenterer at pasientene som skal til medikamentell abort virker uforberedt ift smerter og blødning. Det er også kommentert at det er for tidlig å ringe hjem til pasienter med hjemmeabort kl 13 da de da oftest ikke har begynt å få smerter. Vi må fortsatt ha fokus på god informasjon. For de fleste pasienter er det en stressituasjon å være på sykehus, og det er naturlig at en del informasjon blir glemt og må gjentas. 46

8 PRIORITERTE VERDIER I ET FREMTIDIG TILBUD Helse Stavanger har vedtatt en styringspyramide for sykehuset. God ledelse er å skape resultater gjennom andre. Medarbeidere skal oppleve at de blir sett, hørt og verdsatt. Styringspyramiden Helse Stavanger HF - Et forbilde- Din trygghet Helse Stavanger HF skal fremstå som et forbilde og skape trygghet for pasienten. Gjennom god ledelse skal vi skape trygghet for pasienter og ansatte. Vi skal forvalte våre ressurser til beste for hele samfunnet. Våre verdier skal komme til syne i omgang med pasienter, pårørende, medarbeidere og miljøet. Vi skal fremstå som rollemodeller og være ledende i forskning, nytenkning og utvikling. Verdiene som visjonen er bygget på er KVALITET, TRYGGHET OG RESPEKT. Disse verdiene vil vi også ha som visjoner på gynekologisk poliklinikk og drøfter dette nærmere her: 8.1 Kvalitet Kvalitetsaspektet har ikke alltid vært så sentralt i det offentlige helsevesenet. Høy effektivitet og lav kostnad prioriteres ofte foran kvalitet. Viktige elementer vil være: Tilgjengelighet: Tilbudet skal være mest mulig tilgjengelig for brukere. I dette ligger at man skal få så rask hjelp som mulig innenfor ressursgrunnlaget. 47