Vi viser til tilsyn gjennomført ved Mule skole den 21.04.2009.

I 4 Arbeidstilsynet 0 4^/.26 9-7. VAR DATO VAR REFERANSE 1 29.06.2009 DERES DATO VAR SAKSBEHANDLER Gunvor S. Solstad tlf 957 41 342 DERES REFERANSE Levanger kommune v/ Rådmannen m/ stab Håkon Den Godes gate 30 7600 LEVANGER VEDTAK OM PÅLEGG MULE SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Mule skole den 21.04.2009. Til stede fra skolen: Rektor Morten Christiansen, verneombud Jostein Halbakdal, Kristin Sandberg, kontaktlærer, Nina Dagsvik, ped.leder SFO/ sekretær/ lærer, Lillian Grydeland Sæthre kontaktlærer, Nina Williksen, assistent Til stede fra Arbeidstilsynet: Seniorinspektørene Norunn Kjelbotn Larsen og Gunvor Steinkjer Solstad. Det vises til varsel om pålegg av 29.05.2009, hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Vi har mottatt en samlet tilbakemelding fra Levanger kommune, datert 19.06.2009. Tilbakemeldingen vil bli kommentert under det enkelte påleggspunkt. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning " Med skolen som arbeidsplass". I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et godt arbeidsmiljø er helsefremmede og forebyggende med hensyn til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å f.jerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomforingen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 5 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede MØTE 2: Gruppesamtale med 4 arbeidstakere MØTE 3: Oppsummering av funn som ble avdekket under tilsynet. Møtet ble gjennomført med rektor og verneombud. POSTADRESSE Postboks 4368 Hospitalløkkan 7417 Trondheim Norge E-POST midt-norge@arbeidstilsynet.no INTERNETT www.arbeidstilsynet.no TELEFON ORGANISASJONSNR 81 54 82 22 974771705 TELEFAKS 73 52 43 24

I A VAR REFERANSE 2 Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: Verneombud/ sikring av arbeidsmiljøkompetanse Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: Konflikter, omstillinger, vold og trusler Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Under tilsynet ble blant annet følgende konstatert: Mule barneskole skole har 116 elever (50 på SFO) og 13 ansatte (15 totalt på oppvekstsentret). Skolen har inndelt trinnene i to team, småtrinn/ mellomtrinnet. Levanger kommune er en IAvirksomhet og er medlem av en bedriftshelsetjeneste. Positive observasjoner: Under tilsynet gir de ansatte uttrykk for at det er gode kollegiale forhold ved skolen. Virksomheten har rutiner for oppfølging av sykemeldte og disse er gjort kjent for de ansatte. Det gjennomføres tilretteleggingstiltak for ansatte som har behov for dette. Verneombudsordningen synes å fungere godt. De ansatte synes å være kjent med verneombudenes roller og oppgaver. Verneombud og leder har gjennomgått lovpålagt opplæring, og HMS-ansvaret synes å være defmert og avklart. Forbedringsområder: Systematisk HMS-arbeid I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhet (Internkontrollforskriften) skal virksomheten kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Etter det vi forstår har Mule skole utarbeidet en årsplan for HMS for 2009. Virksomheten synes å ha god oversikt over arbeidsmiljøforhold som kan påvirke de ansattes helse og velferd, blant annet på bakgrunn av det som avdekkes i møter, vernerunder og andre arbeidsmiljøundersøkelser. På tilsynet ble det avdekket at det de selv opplever som de største arbeidsmiljøutfordringene blant annet er knyttet til de bygningsmessige forholdene ved skolen. Skolen er gammel, og trangboddhet og mangel på rom, gammeldags kontor og garderobeforhold ble nevnt i denne sammenheng. På grunn av disse forholdene, har lærene begrenset tilstedeværelsesplikt. Det foreligger planer om utbygging/ renovering, men i påvente av politisk beslutning er det usikkerhet med tanke på skolens fremtid. Rammefaktorene i forhold til arbeidsoppgavene far vi også opplyst er utfordring og enkelte ansatte opplever stor arbeidsbelastning. I tillegg nevnes det at er det utfordringer knyttet til at det er mange elever med enkeltvedtak. Arbeidstilsynets vurdering er at skolen har mange ulike systemer (årsplan, kartlegginger både av det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet), men ingen beskrivelser av funn etter kartlegginger lokalt. Hva som kommer fram gjennom kartleggingen, funnene, må med i en handlingsplan. Når det gjelder den

I A VAR REFERANSE 3 psykososiale kartleggingen (gule lapper), er det planer om at den skal følges opp med en evaluering våren 2009 og en eventuell ny samling høsten 2009. Det vil være en forbedring at det utarbeides en handlingsplan med referanser til funnene og at tiltakene som skal iverksettes er så konkrete som mulig. Konflikthåndtering Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av disse bestemmelsene, skal virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og håndteres og da som tidlig som mulig. Under tilsynet ble det avdekket at det tidligere har forekommet konflikter ved skolen. Vi forstår det slik at skolen pr. dato ikke har noen pågående konflikter. På tilsynet ble vi fremlagt en ny "retningslinjer for forebygging og håndtering av konflikter i Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune. Denne var nylig vedtatt i AMU og var følgelig ikke gjort kjent for de ansatte. Det vil være en forbedring om rutinene gjøres kjent på et personalmøte eller på annen måte sikrer at informasjonen når flest mulig. Kommunikasjon og medvirkning: Virksomheten har flere arenaer for kommunikasjon og informasjon. Eksempelvis plantid 2 g pr uke og møter med tillitsvalgte. Det er ingen faste fora mellom leder og verneombud med unntak av det som står på årsplanen. Rektor er også leder for Okkenhaug skole noe som medfører at leder er mye borte og derfor lite tilgjengelig, noe rektor selv ga uttrykk for. De ansatte som deltok på tilsynet ga uttrykk for at samarbeidsklimaet mellom ledelse og ansatte synes å ha et forbedringspotensiale. Under tilsynet ble det også avdekket et avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Arbeidstilsynet gir derfor følgende pålegg: Begrunnelse for pålegg 1. Avvikshåndtering Arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 sier at virksomheten skal ha et system for melding av avvik og håndtering av disse. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for å informere de ansatte om hvordan avvik skal meldes for å sikre at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 og 8. Under tilsynet ble det avdekket at det ikke er utarbeidet et overordnet avvikssystem. Vi ble informert om at dette planlegges og skal bli en del av kvalitetssystemet i løpet av 2010. Det ble opplyst at skader meldes som avvik. Tekniske feil/ mangler meldes til vaktmester. Ut over dette blir avvik i liten grad meldt. I henhold til ovennevnte lovkrav skal melding omfatte alle forhold som berører de ansattes helse og velferd. Det har ikke væit noen gjennomgang av, eller avklart hva som anses som avvik i henhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Hensikten med å melde avvik er blant annet å ra oversikt over omfang, alvorlighetsgrad, hyppighet og hvem det berører for å unngå og å

I / VAR REFERANSE 4 forebygge at slike hendelser eller forhold gjentas. Det vil også være nødvendig å defmere hva som anses som avvik i forhold til HMS-lovgivningen, og at dette gjøres kjent for de ansatte. I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009, blir det kommentert at det ikke medfører riktighet at det ikke er utarbeidet et overordnet avvikssystem. Det er utarbeidet et skjema med veiledning. I tilbakemeldingen gis det videre en beskrivelse av hvilke planer kommunen har for å forbedre avvikssystemet. Utkast til prosedyre for avviksregistrering for oppvekst i det nye systemet, er vedlagt tilbakemeldingen. Det bes om at fristen blir satt til 15.12.2009. Pålegget gis som varslet, med ny frist. 2. Vold og trusler Arbeidsmiljøloven har bestemmelser om at de ansatte ikke skal utsettes for psykiske eller fysiske belastninger og at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Arbeidsmiljøloven har også bestemmelser om at arbeidsgiver skal sørge for at de ansatte får opplæring, øvelse og instruksjon i å håndtere situasjoner som representerer ulykkes- eller helsefarer forbundet med arbeidet, jfr. Arbeidsmiljøloven 3-2. Det ble opplyst at skolen har enkeltelever som kan ha adferdsproblemer med utagering. Vi forstår det slik at det har forekommet episoder med vold og trusler ved skolen. Vi fikk opplyst at de situasjonene som har oppstått har vai I håndtert. På tilsynet ble det fremlagt en "retningslinje for forebygging og håndtering av vold og trusler", utarbeidet i Innherred samkommune og vedtatt i oktober 2004. Denne var ukjent for de ansatte vi snakket med. Arbeidsmiljøloven angir at rutiner for håndtering av vold, trusler og trakassering skal være tilgjengelig for alle ansatte som kan utsettes for slike episoder, og ved behov skal det også gis opplæring for å håndtere dette på en betryggende måte. Rutinene må også inneholde informasjon om hvordan ansatte skal følges opp i etterkant av slike episoder (debriefmg). I henhold til samkommunens overordnede rutine (s. 4), går det fram at det må utarbeides en lokal rutine for hvordan en skal følge opp den enkelte i etterkant, hvem som er ansvarlig for det og hvordan dette gjøres. Dette er etter det vi kan se ikke utarbeidet. De ansatte skal informeres om at slike rutiner er tilgjengelige og skal følges. I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009 blir det kommentert at den overordnede rutinen krever at det enkelte arbeidssted skal utarbeide interne rutiner og vurdere tiltak for å redusere og håndtere vold og trusler. Det bekreftes i tilbakemeldingen at dette ikke er gjort. Pålegg blir gitt som varslet Omstilling Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene jennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det er viktig at rutinen omfatter alle

/ A VAR REFERANSE 5 typer omstilling som har betydning for arbeidsmiljøet for de ansatte, ikke bare omhandle nedbemanning. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Skolen har vært igjennom flere reformer de senere årene, noe som har medført nye arbeids/ samarbeidsformer, ny organisering (team), etc. Mule skole er i tillegg blitt et oppvekstsenter (skole/ SFO og barnehage). Det ble opplyst på tilsynet at ingen kjenner til at det fmnes en skriftlig rutine for omstilling. I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009, vises det til at kommunen har laget egen rutine for "Lokal avtale ved nedbemanning". Videre at arbeid med omstilling er nedfelt i kommunens Personalpolitiske handlingsplan. Det er nye bra som står i disse dokumentene om hvordan kommunen skal sikre informasjon, kompetanseutvilding og medbestemmelse generelt. Vi oppfatter det slik at kommunen jobber seriøst med dette. Vårt pålegg går imidlertid på å sikre at det ved alle typer omstilling, skal sikres at det gjennomføres konsekvensvurderinger. Rutinen må ikke bare omhandle nedbemanning. Også andre typer omstillinger kan få store arbeidsmiljømessige konsekvenser. Det er derfor viktig at rutinen sikrer at det gjennomføres konsekvensvurderinger også når det gjelder andre typer omstillinger. Rutinen må også sikre at verneombud blir involvert i en tidlig fase, ikke bare tillitsvalgte, som hovedavtalen har fokus på. Pålegget gis derfor som varslet. Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg, og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte gir Arbeidstilsynet følgende pålegg: 1. Avvikshåndtering Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2) og intemkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Rutinen skal i henhold til internkontrollforskriftens 5, 2. ledd nr 2 gjøres kjent for de ansatte. Frist for gjennomføring 15.12.2009. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen med beskrivelse av hvordan den er gjort kjent blant de ansatte. 2. Vold og trusler Virksomheten må sørge for at overordnet rutine tilpasses lokalt med en beskrivelse av hvem som er ansvarlig for oppfølging og tilbakemelding, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Rutinen skal henhold til internkontrollforskriftens 5, 2 ledd nr 2, gjøres kjent for de ansatte. Frist for gjennomføring: 01.11.2009

I A varreferanse 6 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen med beskrivelse av hvordan den er gjort kjent blant de ansatte. 3. Omstilling Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 01.11.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Midt-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Kari S. Rognes tilsynsleder (sign.) Gunvor S. Solstad seniorinspektør (sign.) Dette breud ø- gxilcjent dektrcnisk i A rbeidstilsynet oghcr delfer inwn sigiatur

I Å VAR REFERANSE 7 Kopi til: Rektor Mule skole Verneombud Mule skole Hovedverneombud Levanger kommune Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak

(1) Avsender (forvaltningsorganets stempel) Arbeidstilsynet Midt-Norge Postboks 4368 Hospitalsløkkan 7417 Trondheim Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak (Forvaltningsloven 27 tredje ledd) (2) Dato (3) Mottaker (navn og adresse) (4) Klageinstans Direktoratet for Arbeidstilsynet Statens hus 7468 Trondheim Denne meldingen gir viktige opplysninger hvis De ønsker å klage over vedtak De har fått underretning om. Klagerett Hvem kan De klage til? Klagefrist Rett til å kreve begrunnelse Innholdet i klagen Utsetting av gjennomføringen av vedtaket Rett tii å se saksdokumentene og til å kreve veiledning Kostnader ved klagesaken Klage til Sivilombudsmannen De har rett til å klage over vedtaket. Klagen sender De til oss, dvs, det organet som er ført opp i rubrikk (1). Hvis vi ikke tar klagen til følge, sender vi den til klageinstansen, jf. rubrikk (4). Klagefristen er tre - 3 - uker fra den dag De mottar dette brevet. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt før fristen går ut. Dersom De klager så sent at det kan være uklart for oss om De har klaget i rett tid, bør De oppgi datoen for når De mottok dette brevet. Dersom De klager for sent, kan vi se bort fra klagen. De kan søke om å få forlenget fristen, og da må De oppgi årsaken til at De ønsker det. Dersom De mener vi ikke har begrunnet vedtaket vårt, kan De kreve en slik begrunnelse før fristen går ut. Ny klagefrist blir da regnet fra den dagen De mottar begrunnelsen. De må presisere hvilket vedtak De klager over årsaken til at De klager den eller de endringer som De ønsker eventuelt andre opplysninger som kan ha betydning for vurderingen av klagen Klagen må undertegnes. Selv om De har klagerett, kan vedtaket vanligvis gjennomføres straks. De kan imidlertid søke om å få utsatt gjennomføringen av vedtaket til klagefristen er ute eller til klagen er avgjort. Med visse begrensninger har De rett til å se dokumentene i saken. Reglene om dette finnes i forvaltningsloven 18 og 19. De må i tilfelle ta kontakt med oss, jf. rubrikk (1). De vil da få nærmere veiledning om adgangen til å klage, om framgangsmåten og om reglene for saksbehandlingen. De kan søke om å få dekket utgifter til nødvendig advokathjelp etter reglene om fritt rettsråd. Vanligvis gjelder visse inntekts- og formuesgrenser. Fylkesmannen eller Deres advokat kan gi nærmere opplysninger om dette. Hvis vedtaket er blitt endret til Deres fordel, kan De etter forvaltningsloven ha krav på å få dekket vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket. Klageinstansen (jf. rubrikk (4)) vil orientere Dem om retten til å kreve slik dekning. Hvis De mener at De har vært utsatt for urett fra den offentlige forvaltnings side, kan De klage til Stortingets ombudsmann for forvaltningen (Sivilombudsmannen). Sivilombudsmannen kan ikke selv endre vedtaket, men kan gi sin vurdering av hvordan den offentlige forvaltning har behandlet saken, og om det er gjort eventuelle feil eller forsømmelser. Dette gjelder likevel ikke i saker som er avgjort av Kongen i statsråd. Dersom De nå får Deres klage avgjort i statsråd fordi Kongen er klageinstans, kan De derfor ikke senere bringe saken inn for Sivilombudsmannen. Særlige opplysninger X-0073 8 (Godkj. 05-95) Elektronisk utgave