SU-sak 16/2014 Retning for arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem ved NMBU Studieutvalget Saksansvarlig: Saksbehandler: Arkiv nr: Ole-Jørgen Torp Katarina Klarén Forslag til vedtak: Studieutvalget gir sin tilslutning til den beskrevne retningen for det videre arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem for NMBU. Studieutvalget involveres tett i arbeidet med utviklingen av nytt kvalitetssikringssystemet. Saker vil bli lagt frem løpende for utvalget. Studiedirektøren ser særlig behov for avklaring av følgende delmomenter: o Beskrivelsen av grunnlaget for systemet o Ansvars- og rollefordeling o Utforming og innhold emneevalueringer o Utforming og innhold programevalueringer o Håndtering av avvik og tilbakemelding til studentene Studieutvalget vil ha stor oppmerksomhet rundt løpende saker knyttet til studiekvalitet ved NMBU og vil at det i den forbindelse avholdes et årlig seminar om studiekvalitet i utvalget. Sted, dato Ole-Jørgen Torp Studiedirektør
SU-sak 16/14 2 Bakgrunn Universiteter og høyskoler har selv ansvaret for å sikre kvaliteten i sine studietilbud og er pålagt å ha interne system for kvalitetssikring av utdanningen. Et kvalitetssikringssystem skal sikre og bidra til å utvikle kvaliteten i hele utdanningen. Det skal bidra til kontinuerlig forbedring, dokumentasjon av arbeidet og avdekke sviktende kvalitet (Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagutdanning). Et kvalitetssikringssystem beskriver mål for kvalitetsarbeidet, rollefordeling, og rutiner for evaluerings-, rapporteringsaktiviteter og oppfølgningsaktiviteter ved hele institusjonen. I forbindelse med fusjonen av UMB og NVH januar 2014, er det behov for å etablere et felles kvalitetssikringssystem for det nye universitetet. Dette notatet tar for seg forslag til retning for det videre arbeidet med kvalitetssystemet. Studiedirektørens vurdering Det er et mål for arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem, at NMBU får et robust og forutsigbart system, som er lett å kommunisere og forstå. Ledelsesforankring og felles eierskap er nødvendig. Systemet bør i stor grad baseres på eksisterende rapporteringsrutiner, for ikke å legge ytterligere rapporteringstrykk på instituttene. Systemet skal på sikt kunne fungere som et strategisk verktøy i organisasjonen og som en del av virksomhetsstyringen. Dette er nødvendig for å oppnå det overordnede formålet med et kvalitetssystem; at kvalitetsarbeidet legger et felles grunnlag for kontinuerlig læring og utvikling. De eksisterende systemene ved tidligere UMB (http://www.nmbu.no/student/studieadm/kvalitetssikring/kvalitetssikring_campus_s) og NVH (http://www.nvh.no/no/utdanning/ Kvalitetssystem) gir et godt utgangspunkt for videre arbeid med kvalitetsutvikling. Samtidig er det i forskjellige sammenhenger blitt pekt på svakheter i systemene. Et nytt system bør derfor i tillegg til å tilpasses den nye organisasjonen, også fornyes og forenkles. I arbeidet med å forbedre systemet bør det, i tillegg til gjeldende forskrifter, blant annet tas utgangspunkt i kommentarer og innspill fra: Evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen ved UMB (NOKUT, 2010) Strategi for studiekvalitetsarbeid ved Norges veterinærhøgskole 2013-2014 Rapport fra ekstern evaluering av strategi for studiekvalitetsarbeid ved NVH (EAEVE, 2014) Studiegjennomstrømning og studiekvalitet ved UMB (NIFU, 2013) Anbefalinger i de seneste årenes årsrapporter om studiekvalitet for UMB og NVH Anbefalinger i eksterne programevalueringer, UMB
SU-sak 16/14 3 Studiedirektøren ser for seg følgende retning for det videre arbeidet med kvalitetssikringssystemet: 1. Et system basert på NMBUs kvalitetsforståelse Et nytt kvalitetssikringssystem bør reflektere universitetets mål og visjoner og ta utgangspunkt i NMBUs kvalitetsforståelse. I arbeidet med tilpasningen til den nye organisasjonen, bør det derfor påses at kvalitetsforståelsen tar utgangspunkt i: NMBUs strategidokument 2014-2018 NMBUs samfunnsoppdrag NMBUs læringsfilosofi Kvalifikasjonsrammeverket Det vil dermed være nødvendig å gjennomgå og vurdere grunnlaget for systemet, herunder den nåværende oppbygningen med hovedområder og tilhørende kvalitetsområder. Grunnlaget for systemet skal beskrive de faktorer som NMBU mener påvirker studiekvalitet så som opptak, ansettelser, læringsmiljø, fysiske rammer, internasjonalisering mv. Det er videre av stor viktighet at systemet rettes mot kvalifikasjonskrav og læringsutbytte. 2. Rapporteringshjul basert på studieår Tidligere NVH har bygget opp rapporteringen med utgangspunkt i studieår, mens rapporteringen ved tidligere UMB var basert på kalenderår. Det foreslås at rapporteringen i det nye kvalitetssikringssystemet bygger på studieår. Dette for å på en god måte integrere relevante evalueringsaktiviteter, både på emne- og programnivå, og sikre hensiktsmessig behandling av sakene ved instituttene/fakultetene. Det er samtidig viktig å oppnå en kobling mellom arbeidet med studiekvalitet og virksomhetsstyringen ved NMBU (basert på kalenderår). Studiekvalitetsapporten foreslås ferdigstilt på høsten (slutten av oktober/starten av november) og skal omhandle avsluttet studieår i juni samme år. På denne måten sikres et tilstrekkelig grunnlag for rapporten samtidig som rapporten kan brukes for ledelsen i arbeidet med budsjett, årsrapport, forberedelse til styringsdialog etc. 3. Strategisk rapportering på studiekvalitet Det ble påpekt i evalueringen av UMB sitt system i 2010, at rapporteringen er ressurskrevende og omfattende. Det foreslås at studiekvalitetsrapporten blir mindre omfangsrik og mer strategisk i sin utforming for å øke dokumentets verdi som styringsinformasjon. Det tenkes at ledelsen for hvert år, peker ut noen områder/indikatorer som skal følges opp og rapporteres på. Ved en årlig vurdering av områder/indikatorer gis ledelsen mulighet å justere og flytte oppmerksomheten ut fra risiko. Det understrekes samtidig at det er en fordel hvis de utvalgte områdene har en varighet over noen år for å kunne følge utvikling over tid og få
SU-sak 16/14 4 til et langsiktig arbeid med kvalitet. Den årlige prioriteringen av områder/indikatorer kan med fordel gjøres som et ledd i oppstarten med arbeidet med årsrapporten og i planleggingen av vårens styringsdialog. Rapporten tenkes i hovedsak å være basert på tallgrunnlag internt og fra DBH, Studiebarometeret, vårens styringsdialogmøter og evalueringsrapporter gjeldende avsluttet studieår. Andre relevante data og rapporter vil bli hentet inn/brukt ved behov. Det kan for eksempel dreie seg om rapporteringer fra pedagogiske fellestjenester eller gjennomførte undersøkelser blant ansatte/studenter ved hele/deler av universitetet om studiekvalitet eller læringsmiljø. 4. Studiekvalitet i styringsdialogen For dels å øke kunnskapen om arbeidet med studiekvalitet ved instituttene, og dels å få samtalen om utvikling av studiekvalitet inn i de faste kanalene for dialog, foreslås å vie studiekvalitetsarbeidet større oppmerksomhet i den årlige styringsdialogen som føres mellom rektor (dekan) og instituttene. Innholdet i og resultatet av dialogen, vil være en viktig kilde i arbeidet med studiekvalitetsrapporten. 5. Tydelig ansvars- og rollefordeling Det er avgjørende for systemets robusthet og forutsigbarhet, at fordelingen av oppgaver og ansvar er tydelig beskrevet. Kvalitetssikringssystem for tidligere NVH inneholder beskrivelser av roller og ansvar for de forskjellige aktivitetene, mens systemet UMB er svakere på dette punktet. Dette er også påpekt i NOKUTs evaluering fra 2010. Det foreslås at det settes opp en oversikt over samtlige involverte som en del av beskrivelsen av systemet (eksempel); Aktør Oppgave Rapportering Studenter Instituttleder Studieprogramleder Læringsmiljøutvalg 6. Programevalueringens plass i kvalitetssikringssystemet Progamevalueringer, så vel den interne som eksterne, har en sentral rolle i kvalitetssikringen og utgjør et viktig grunnlag for den overordnede vurderingen av kvalitet ved universitetet og av helheten i programporteføljen. Programevalueringene bør derfor være en integrert del av et nytt kvalitetssikringssystem. UMB har til forskjell fra NVH ikke hatt en felles praksis for årlige evalueringer av program. NOKUT har videre pekt på at gjennomføringen av de eksterne evalueringer har en ressurskrevende form.
SU-sak 16/14 5 Det foreslås at det utarbeides felles rutiner og maler for årlige programevalueringer ved NMBU (det vises her til sak 15/2014 med tilhørende vedlagte forlag til skjema som en tenkt modell for evalueringen). Den interne evalueringen kan for de programmene hvor det er hensiktsmessig, knyttes opp mot eksisterende nasjonale/internasjonale standarder, rammeplaner mv. Det foreslås videre at rutinene for den eksterne evalueringen gjennomgås. 7. Emneevalueringens plass i kvalitetssikringssystemet En annen sentral del av systemet er emneevalueringene. NOKUT påpekte i 2010 at emneevalueringene ved UMB var ressurskrevende og at systemet kunne føre med seg dobbeltarbeid. De anbefalte en revisjon av emneevalueringene, hvor hyppighet, omfang og fleksibilitet ble vurdert. Det foreslås på denne bakgrunn en gjennomgang av rutinene emneevalueringene. Det er i denne sammenheng viktig at rutiner for programevalueringer, emneevalueringer og tilbakemelding til studentene sees i sammenheng. Dette for å sikre at de forskjellige delene i kvalitetssikringssystemet bygger på den samme kvalitetsforståelsen og fungerer godt sammen med hensyn til innføring av kvalifikasjonsrammeverk og læringsutbytte, ressursbruk og relevans. 8. Håndtering av avvik og tilbakemelding til studentene Evalueringen av UMBs kvalitetssikringssystem i 2010 anbefaler mer systematikk i tilbakemeldingene til studentene om resultatene i evalueringer og eventuelle justeringer som har blitt gjort eller som planlegges. Videre foreligger det ikke et system for avviksrapportering på studiemiljørelaterte forhold generelt. Det foreslås at dette elementet i kvalitetssikringssystemet styrkes og at det lages rutiner for tilbakemeldinger og melding av avvik. Arbeidet med disse rutinene bør skje i tett samarbeid med instituttene/fakultetene for å kartlegge praksis og ta hensyn til bredde og variasjon. Gode rutiner for tilbakemelding og avviksrapportering kan bidra til å øke bevisstheten og legge til rette for en kultur for læring og endring, både blant studenter og ansatte. Forslag til vedtak Studieutvalget gir sin tilslutning til den beskrevne retningen for det videre arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem for NMBU. Studieutvalget involveres tett i arbeidet med utviklingen av nytt kvalitetssikringssystemet. Saker vil bli lagt frem løpende for utvalget. Studiedirektøren ser særlig behov for avklaring av følgende delmomenter: o Beskrivelsen av grunnlaget for systemet o Ansvars- og rollefordeling o Utforming og innhold emneevalueringer o Utforming og innhold programevalueringer
SU-sak 16/14 6 o Håndtering av avvik og tilbakemelding til studentene Studieutvalget vil ha stor oppmerksomhet rundt løpende saker knyttet til studiekvalitet ved NMBU og vil at det i den forbindelse avholdes et årlig seminar om studiekvalitet i utvalget.
SU-sak 16/14 1