Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Kommunestyret Tirsdag 08.09.2009 Kl 18:00 på Haugestad Gruppemøter fra kl 16:30. Bespisning kl 17:30. Vennligst gi beskjed dersom du ikke skal spise. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon 32220100 eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. ORIENTERINGSMØTE: Det inviteres til orienteringsmøte om sak 42 Eierskap og selskapsstyring MANDAG 24. AUGUST KL. 15.30-17.30 PÅ HAUGESTAD. Enkel servering. Påmelding til Servicetorget (se over) innen 21.08.
SAKSLISTE: Saksnr 40/2009 Godkjenning av protokoll 41/2009 Meldinger 28/2009 Vestregionen - referat fra møte 18.06.09 29/2009 Hovedutvalgenes sakslister i august 30/2009 Hovedutvalgenes protokoller i august 42/2009 Eierskap og selskapsstyring 43/2009 Mulig endret bruk av leiligheter i Gifstadbakken 10 44/2009 Skatteoppkreverfunksjonen i Lier kommune - kontrollrapport 2008 fra Skattedirektoratet 45/2009 Forvaltningsrevisjon - repport fra Gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhet 46/2009 Fritak fra verv
40/2009 Godkjenning av protokoll
41/2009 Meldinger
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2009/1386 Saksbehandler: Anne K Olafsen 28/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Vestregionen - referat fra møte 18.06.09 Vedlagt følger til orientering referat fra møte i styringsgruppen i Vestregionen 18.06.09.
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2009/43 Saksbehandler: Anne K Olafsen Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne 29/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Hovedutvalgenes sakslister i august Vedlagt følger til orientering sakslister til: Planutvalgets møte 25.08.09 Miljøutvalgets møte 25.08.09 Tjenesteutvalgets møte 26.08.09 Formannskapets møte 27.08.09
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2009/44 Saksbehandler: Anne K Olafsen 30/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Hovedutvalgenes protokoller i august Hovedutvalgenes protokoller følger i tilleggslisten til kommunestyret.
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. 42 Saksmappe nr: 2008/232 Arkiv: 037 Saksbehandler: Hans-Petter Christensen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 40/2009 Formannskapet 27.08.2009 42/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Eierskap og selskapsstyring Rådmannens forslag til vedtak: Som et ledd i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk fastsetter kommunestyret: 1. Meldingen Eierskap og selskapsstyring av august 2009 tas til orientering. 2. Som grunnlag for eierskapspolitikken gjelder flg. Prinsipper: a) Før en mulig selskapsdannelse skal det foretas en analyse av hva Lier kommune, evt. Sammen med andre interessenter, ønsker å oppnå ved etablering av et selskap som alternativ til den ordinære kommuneorganisasjonen. Selskapets plass i samlet organisasjon vurderes. b) Det etableres et politisk/administrativt sammensatt eierskapsutvalg for å profesjonalisere forvaltningen av eierskapet. Utvalget består av to folkevalgte og rådmannen. c) Vedtektene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. d) Det skal også utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. e) Instruks for samarbeid mellom selskapet og eierorganet skal utformes. f) Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos den enkelte styrerepresentant. g) Kommunens eierskap skal hvert år vurderes av eierskapsutvalget med utgangspunkt i kommunens mål for selskapene, fastsatt i eierstrategiene. h) Det skal utarbeides en egen instruks som skal legges til grunn av valgkomiteen ved valg av styremedlemmer. i) Instruks til styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune utarbeides.
j) Det skal opprettes tilfredsstillende kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. 3. Som kommunestyrets representanter i eierskapsutvalget oppnevnes (1) (2) i tillegg til rådmannen som er medlem i kraft av sin funksjon. 4. Rådmannen bes om å etablere et eierskapssekretariat og forelegger formannskapet en sak om organisering, kompetansesammensetting og ressursbehov. 5. For det enkelte selskap skal det foreligge en eierstrategi der flg. hovedpunkter vurderes: a) Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet. b) Kapitalbindingshensyn c) Oppfølgings- og investeringsbehov, herunder økonomisk risiko d) Virksomhetsområdets utvikling og risiko e) Samfunnsmessig betydning f) Lønnsomhet i øyeblikket og i fremtiden 6. Eierskapsutvalget forelegger kommunestyret et forslag til retningslinjer for styresammensetning innen januar 2010. Spesielt vurderes en tilrettelegging for rekrutteringsevaluering ved valg/oppnevning til styrene. 7. Det innføres egenevaluering av styrene minst hvert annet år for de selskapene som er heleiet av Lier kommune eller der kommunen er majoritetseier. Tilsvarende ordning anbefales andre selskap kommunen har eierinteresser i. Eierskapsutvalget utarbeider grunnleggende kriterier for slik evaluering. 8. Det innføres styreinstruks tilpasset de forskjellige typene selskap og tilhørende ordninger for oppnevning/valg. Styreinstruksen gjelder det enkelte medlem oppnevnt av Lier kommune og er retningsgivende for hele styret der Lier kommune er ene- eller majoritetseier. Eierskapsutvalget forelegger kommunestyret forslag til slik instruks innen januar 2010.
Rådmannens saksutredning: Vedlegg: "Eierskap og selskapsstyring" - eget hefte som følger kommunestyrets liste Utredning: Rådmannens saksutredning Meldingen Eierskap og selskapsstyring er å betrakte som rådmannens saksutredning og bør danne grunnlaget for den etterfølgende prosessen i utviklingen av Lier kommunes eierskapspolitikk og med eierstrategiene for det enkelte selskap. Meldingen er i noen grad justert under arbeidet i forhold til de anbefalingene som er gitt av KS Eierforum i 2009.
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. 43 Saksmappe nr: 2008/5212 Arkiv: 610 Saksbehandler: Bjørn Harry Støle Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 29/2009 Tjenesteutvalget 10.06.2009 32/2009 Tjenesteutvalget 26.08.2009 43/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Mulig endret bruk av leiligheter i Gifstadbakken 10 Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannens forslag til vedtak fremmes etter kostnadsoverslaget fra Lier Boligselskap AS er mottatt og gjennomgått og vil foreligge ved den endelige utsendelse av sakens dokumenter. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: 1. Rådmannens bestilling til Lier Boligselskap AS 2. Lier Boligselskaps forprosjektrapport vedrørende Gifstadbakken 10. Utredning: Tjenesteutvalget behandlet saken i sitt møte 10.06.2009, sak 29, der det ble fattet følgende vedtak: Saken utsettes til møte i Tjenesteutvalget 26. august. Rådmannens forslag til vedtak var: Lier kommune ber ikke Lier Boligselskap AS gå videre med forprosjektet for å omgjøre 8 av leilighetene i Gifstadbakken 10, til boliger for demente. Imidlertid anmodes Lier Boligselskap AS om å vurdere om en mindre ombygging av Gifstadbakken 9 vil kunne bli tilfredsstillende boliger for demente, og at dette eventuelt kan stå ferdig innen 31.12.2009. Det etableres bemanning knyttet til Gifstadbakken 9 og 10, innenfor en ramme på 2,9 mill. kroner, fra 2010.
Av tilskuddet fra Husbanken, på ca 5,2 mill. kroner tilbakeføres 1,1 mill kroner til dekning av allerede bevilget beløp og det resterende beløp, ca. 4,1 mill. kroner går til nedbetaling av gjelden til Gifstadbakken 10, for å redusere husleien til beboerne. Befaring Rådmannen gjennomførte, sammen med lederen av Tjenesteutvalget og daglig leder i Lier Boligselskap AS, en befaring den 23. juni. På befaringen deltok også boligselskapets konsulent som hadde utarbeidet forprosjektrapporten som var vedlagt saken til møte den 10.06.2009. Hensikten med befaringen var tredelt: Ha en gjennomgang av konklusjonen i prosjektet med å gjøre om 8 leiligheter i Gifstadbakken 10 til demente, og få en forklaring på hvorfor kostnadene blir så høye som ca. 10 mill. kroner. Ha en gjennomgang av Gifstadbakken 9 som grunnlag for å vurdere om leilighetene der kan være et alternativ til Gifstadbakken 10, og evt. kostnader ved et slikt prosjekt. Etablere et grunnlag for befaring for Tjenesteutvalgets møte den 26. august. Gjennomgang av konklusjonen i prosjektet med å gjøre om 8 leiligheter i Gifstadbakken 10 til demente for ca. 10 mill. kroner. Prosjektleder begrunnet kostnadene knyttet til konklusjonene i det gjennomførte forprosjektet, og rådmannen oppfattet at det var forståelse under befaringen for at dersom den bestilte kvalitet skulle gjennomføres, ville det koste i størrelsesorden 10 mill +/-. Gjennomgang av Gifstadbakken 9 som grunnlag for å vurdere om leilighetene der kan være et alternativ til Gifstadbakken 10 og evt. kostnader ved et slikt prosjekt. Boligselskapets prosjektleder hadde grovt kalkulert hva en eventuell omgjøring av 6 leiligheter til demente i Gifstadbakken 9 ville koste, og kostnadene til dette er vurdert til ca. 1 mill kroner +/-. Det var så langt ikke vurdert regelverk eller andre eksterne konsekvenser av dette tiltaket. Forhold rundt forsvarlig drift mht helse og sikkerhet var heller ikke vurdert, og må gjennomføres. Etablere et grunnlag for befaring for Tjenesteutvalget i forkant av deres møte 26. august. Under befaringen ga lederen av Tjenesteutvalget uttrykk for et ønske om at utvalget skulle ha en befaring i forkant av møte 26. august, og at det til det møte skulle foreligge en utredning med samme nøyaktighetsnivå som forprosjektet som gjaldt omgjøringen i Gifstadbakken 10. Gifstadbakken 9 som et alternativ til Gifstadbakken 10 I og med den korte tiden fra ferieavviklingen og frem til skrivefristen for denne møterunden, har det ikke vært mulig å få sluttført dokumentet med det endelige kostnadsoverslaget for utsendelse sammen med sakslisten. Rådmannen har bedt om å få kostnadsoverslaget fra boligselskapet senest den 17.8., slik at saksdokumentene med forslag til vedtak kan sendes ut senest den 19.8. ---------------------- Rådmannens saksutredning til møte 10.06.2009: Vedlegg: 3. Rådmannens bestilling til Lier Boligselskap AS 4. Lier Boligselskaps forprosjektrapport.
Utredning: Bakgrunn Da kommunestyret behandlet Handlingsprogrammet 2009 2012, ble følgende oppdrag til rådmannen vedtatt: En av etg. av leilighetene på Gifstad søkes bygget om til bofellesskap med 8 enheter for demente. Ombygging skjer i regi av Lier boligselskap og en forutsetter drift fra senest 1. januar 2010. Formålet med saken Formålet med denne saken er to delt: 1. Gi grunnlag for beslutning om oppfølging av kommunestyrets vedtak om å søke ombygget 8 av leilighetene i Gifstadbakken 10, til boliger for demente. 2. Gi grunnlag for beslutning om disponering av tilskudd fra Husbanken gitt til boligselskapets allerede gjennomførte prosjekt på Gifstad. Bestillingen til Lier Boligselskap AS På et møte den 09.01.2009, mellom rådmannen og daglig leder i Lier Boligselskap AS, ble det drøftet hvordan vi kunne samarbeide om å følge opp dette vedtaket. I dialog med virksomhetslederne for de to hjemmetjenestevirksomhetene, ble det utarbeidet en spesifikasjon om hva som ble vurdert som nødvendige tiltak som burde gjennomføres for at første etasje skulle kunne benyttes som bolig til personer med demens lidelse og som trenger heldøgns tilsyn og omsorg. Boligselskapets forprosjekt Som det fremgår av vedlegg 1, ble boligselskapet anmodet om å utrede både de tekniske- og kostnadsmessige elementene for ovennevnte tiltak, samt en sannsynlig fremdriftsplan med sikte på ferdigstillelse innen 31.12.2009. Den 27.05.2009 forelå boligselskapets utredning, som følger vedlagt. De fem tiltakene er kostnadsberegnet til følgende: Estimerte Tiltak no Beskrivelse kostnader eks.mva Noter 1 Mindre sikkerhetstiltak i 8 leiligheter kr 640 000,00 2 Ombygging av fellesaraler 130 m2 kr 2 340 000,00 Ombygging av svalegang 1. Etg 3 kr 6 000 000,00 Gjerder inkludert her. 4 Ny utgangsdør og platting i 1.etg. 75 000,00 5 Planlegging og adm kr 720 000,00 Summasjon kost kr 9 775 000,00 Kostnader er basert på erfaringstall, og er ikke detaljkalkulert. Tallene har en usikkerhet på +/- 20 %
Det mest kostnadskrevende elementet i forprosjektet er ombyggingen av svalegangen. Årsaken til de høye kostnadene er i hovedsak: Bygningens drenering på nordvestsiden, ligger i svalegangen i 1. etasje den må åpnes og flyttes og det må støpes et nytt isolert betongdekke som gulv i den innebygde svalegangen. Taket til svalegangen i 1. etasje må åpnes og bygges om, slik at den er isolert og luftet, kan avlede vann og fungere som gangvei for 2. etasje med tilhørende lyd- og varmeisolering. Skråningen mot nordvest og deler av veien må graves opp og det må legges ny drenering. På grunn av muligheter for stor belastning av snø/is, vinterstid, må veggen bygges kompakt opp i en viss høyde for så å få et langsgående vindusbånd på toppen av veggen for å gi overlys inn i gangen. Hver av de 8 leiligheten er en egen branncelle og denne konstruksjonen må videreføres ut i det nye gangarealet. I og med at dette gangarealet, av hensyn til demente beboere, bør være en åpen korridor, må det av branntekniske hensyn deles opp med brannskiller for hver leilighet. I praksis vil det bety branndører med magneter som lukker ved utløsning av brannalarmen. Sprinkelanlegget må også videreføres ut i korridor. Vurdering Kostnadene til omgjøring av 8 leiligheter i Gifstadbakken 10, anses etter rådmannens vurdering som svært høye. Som omtalt i saken, er den viktigste årsaken av bygningstekniske og branntekniske årsaker, men også som en følge av å ha et tilfredsstillende tilbud til demente. I stor grad er mange av de vandrere, og korridoren (nåværende svalegang) vil fungere som et trygt areal å vandre i. Skal det fungere som det, må det være et inneareal. Før det tas stilling til om de 8 leilighetene skal omgjøres, bør dette derfor vurderes opp mot andre muligheter. Etter rådmannens vurdering foreligger det 4 muligheter: 1. La Lier Boligselskap gjennomføre en ombygging i tråd med selskapets forprosjekt og betale boligselskapet inntil 10 mill kroner for ombyggingen, og gjennomføre vedtaket i Handlingsprogrammet som vedtatt. 2. La Lier Boligselskap gjennomføre en redusert ombygging, ved ikke å bygge inn svalegangen, og gjennomføre vedtaket i Handlingsprogrammet i redusert form. 3. Ikke be Lier Boligselskap om å gjennomføre en ombygging som fremkommer av selskapets forprosjekt og disponere 2,9 mill til å styrke hjemmetjenesten generelt eller disponeres til andre formål, fra 2010. 4. Ikke be Lier Boligselskap om å gjennomføre en ombygging som fremkommer av selskapets forprosjekt, men etablere bemanning knyttet til Gifstadbakken 9 og 10, innenfor en ramme på 2,9 mill. kroner, fra 2010. Alternativ 1 Lier Boligselskap AS gjennomfører en ombygging i tråd med forprosjektet. For en kostnad av inntil 10 mill kroner vil 8 leiligheter i Gifstadbakken 10 være tilrettelagt for personer med demens sykdom, og vedtaket i Handlingsprogrammet 2009-2012 gjennomføres som vedtatt. Estimert tid for gjennomføring av en eventuell ombygging, er 28 30 uker. Med en beslutning i kommunestyrets møte i juni, vil det, avhengig værforhold høst/vinter, kunne være gjennført innen utgangen av januar 2010. For å kunne gjennomføre denne ombyggingen, utføres det som ble ansett som en for kostbar løsning da kommunestyret aksepterte det prosjektet som Lier Boligselskap A/S til slutt gjennomførte.
Rådmannens vurdering er å ikke anmode boligselskapet til å gjennomføre ombyggingen. De viktigste årsaker til dette er: Å investere 10 mill kroner for å etablere 8 boliger for demente, anses som en for høy kostnad for et, etter rådmannens vurdering, ikke for tilrettelagt tilbud. Da kommunestyret vedtok å utsettes bruken av Frogner i sin tid, ble det etablert midlertidige tiltak for 2,5 mill, nå blir regningen for 8 plasser, 4 ganger så høy, vel 1,2 mill kroner pr. plass. Etter planen, vil et nytt sykehjem stå klart i 2013, noe som vil gi mulighet for å dimensjonere både sykehjemsplasser og boliger for demente, mer tilrettelagt for brukergruppen. I mellomtiden bør det kunne etableres andre midlertidige løsninger. Alternativ 2 Lier Boligselskap AS gjennomfører en redusert ombygging, ved ikke å bygge inn svalegangen. For en kostnad av inntil 1-5 mill kroner vil 8 leiligheter i Gifstadbakken 10 være noe mer tilrettelagt for personer med demens sykdom, og vedtaket i Handlingsprogrammet 2009-2012 kan gjennomføres i redusert form. Dette anses som en mer akseptabel kostnad for et midlertidig tiltak, men som ikke vil gi et tilfredsstillende tilbud til demente. Mange av disse omtales som vandrere. Nåværende svalegang, vil kunne være et avgrenset område for dem, med en portløsning i begge ender, men spesielt på høst/vinter vil den ikke kunne fungere som et trygt areal å vandre i. Skal det fungere tilfredsstillende må det være et inneareal. Alternativ 3 Lier Boligselskap gjennomfører ikke en ombygging som fremkommer av selskapets forprosjekt og dermed kan 2,9 mill disponeres til å styrke hjemmetjenesten generelt eller disponeres til andre formål, fra 2010. De alternativene som foreligger vil kunne være: Fortsette som nå, frem til det nye sykehjemmet står klart, men styrke hjemmetjenesten generelt og samtidig prøve å skyve ferdigstillelse av det nye sykehjemmet frem i tid. Kjøpe inntil 8 eksterne plasser til demente, etter gjennomført anbudskonkurranse. Gjøre noen bygningsmessige tilpasninger på Liertun ved at noen boliger i 1. eller 2. etasje benyttes til demente og styrke bemanningen der. Alternativ 4 Lier Boligselskap gjennomfører ikke en ombygging som fremkommer av selskapets forprosjekt, og dermed kan 2,9 mill disponeres til å etablere en bemanning knyttet til Gifstadbakken 9 og 10, fra 2010. Dette alternativet innebærer at tilbudet videreføres som i dag, frem til det nye sykehjemmet står klart, men tilbudet på Gifstad området blir mer attraktivt og det vil trolig være lettere å få leid ut de gjenværende ledige leilighetene i Gifstadbakken 10. En mulighet vil være å vurdere om leiligheter i Gifstadbakken 9 vil kunne omgjøres til boliger for demente til en lavere kostnad. Dersom rådmannen hadde vurdert muligheten for så høye kostnader som er fremkommet i forprosjektet, hadde dette alternativet vært tatt med i bestillingen til boligselskapet. Disponering av tilskudd fra Husbanken gitt til boligselskapets allerede gjennomførte prosjekt på Gifstad.
Lier kommune har mottatt tilskudd fra Husbanken til det allerede gjennomførte prosjektet på Gifstad, med i underkant av 5,2 mill. kroner. Rådmannen har fått forståelse fra Husbanken om at dette tilskuddet står kommunen fritt i å disponere, i og med at prosjektet nå er finansiert og sluttført. Etter rådmannens vurdering bør dette tilskuddet kunne disponeres på følgende alternative måter: La tilskuddet gå til nedbetaling av gjelden for å redusere husleien til beboerne. Tilbakeføre de 1,1 mill kr. som kommunestyret bevilget til prosjektet, og la resten gå til nedbetaling av gjelden for å redusere husleien til beboerne. Sette tilskuddet på fond til bygging av nytt sykehjem. Delvis finansiere det foreliggende prosjektet, dersom alternativ 1 velges. Konklusjon Rådmannens anbefaling er å be boligselskapet ikke gå videre med forprosjektet for å omgjøre 8 av leilighetene i Gifstadbakken 10 til boliger for demente. Begrunnelsen for dette er de høye kostnadene og at det finnes rimeligere alternativer som kan gi et like godt og kanskje bedre tilbud til demente. På denne bakgrunn foreslås alternativ 4. Når det gjelder tilskuddet fra Husbanken foreslår rådmannen at 1,1 tilbakeføres til kommunen og at det resterende beløp, ca. 4,1 går til nedbetaling av gjelden til Gifstadbakken 10, for å redusere husleien til beboerne.
FORPROSJEKT - DEMENS GIFSTADBAKKEN
0 INNLEDNING På innspill fra Lier Kommune er dette dokumentet utarbeidet på vegne av Lier Boligselskap as. Gifstadbakken 10 og 11 ble ferdigstillet som henholdsvis leilighetsbygg og dagsenter tidlig i 2008. Byggene er planlagt og bygget i sammenheng, og i leilighetsbygget finnes det et fellesarael i hver etasje som er tiltenkt å betjene beboere i leilighetene. Byggene er bygget adkilt med gangvegavstander i mellom. I prosessen etter etablering har det vist seg vanskelig å skaffe leietakere til leilighetene. Lier Kommune har derfor gjennom sitt arbeid kommet frem til at det kan vurderes å benytte Gifstadbakken 10 for demente beboere. Dette dokumentet tar derfor for seg de gitte kriterier/spørsmål Lier Kommunen stiller i denne sammenheng. Dette er da forhold som i hovedsak berører bygget og tilhørende lovverk. De direkte helsemessige forhold og tilhørende regelverk inngår ikke i denne vurdering. Men vi velger allikevel å kommentere følgende - for å målrette og tilpasse det kommunale omsorgstjenestetilbudet bedre til personer med demens og sammensatte lidelser, har regjeringen i 2008 iverksatt et utredningsarbeid for å utvikle et sterkere kunnskapsgrunnlag knyttet til konkret utforming av bo- og institusjonstilbud, og organisering av tjenestene slik at de styrker samspillet med familie og pårørende som står i langvarig og tyngende omsorgsoppgaver. Utredningsarbeidet videreføres i 2009. I demensplan 2015 den gode dagen er en av hovedmålsetningene å bygge og modernisere sykehjem og botilbud som er tilpasset og tilrettelagt for mennesker med demens. Husbankens tilskuddsordning til heldøgns omsorgsplasser i sykehjem og omsorgsboliger legger i retningslinjene opp til at alt som heretter bygges med midler fra det nye investeringstilskuddet skal tilpasses og tilrettelegges for mennesker med demens og kognitiv svikt. Disse forholdene vil kunne påvirke en evt. innflytting av demente beboere.
1. SPØRSMÅL SOM ØNSKES VURDERT 1.1 Avklare muligheter og konsekvenser med en ombygging av Gifstadbakken 10, 1. etasje til boliger for demente. 1.2 Avskjerming på østsiden i hele bygningens lengde 1.3 Inngangspartiet bygges inn i sin helhet og isoleres slik at man kan opprettholde en tilfredsstillende innetemperatur 1.4 Alternative muligheter for en avskjermet arbeidsplass på ca 4 5 m 2 vurderes. 1.5 Det etableres en direkte utgang fra fellesarealet i 1. etasje og det vurderes en tilsvarende løsning i 2. etasje. 1.6 Forprosjektet må være avklart innen 15. mai og må inneholde anbefalt løsning kostnadsanslag på anbefalt løsning gjennomføringsplan for tiltaket 1.1 Muligheter og konsekvenser for bruk av leiligheter i 1. Etg til demente. Det ligger i dette mange forhold som krever detaljavklaring leilighetene på Gifstad er bygget som rene omsorgsleiligheter med tilhørende rømning og brannkrav. Alle leiligheter er HC tilpasset mhp planløsning, og dette betyr at alle beboere skal kunne klare seg uten kontinuerlig hjelp. Tiltak inne i leilighetene i forhold til demente beboere må detaljavdekkes gjennom en diskusjon med en evt. bemanning og hvordan dette skal overvåkes i praksis. Dette forventes behov for oppgradering av hver boenhet. Dette vil være tiltak som: montasje av låser på vinduer og dører montasje av låser på skap timere for utkobling av komfyr evt andre elektriske anlegg sikring av kraner etc. Dette er rene sikringstiltak som igjen avhenger av hvordan leilighetene bemannes, og dersom det er stor bemanning som sørger for kontinuerlig oppfølging av alle beboere vil dette kunne kompensere for reduserte tiltak. Dagens brannslukking er løst ved hjelp av sprinkleranlegg og tilhørende brannsentraler. Dette må oppdateres ved en evt. ombygging.
Det er uklart hvordan Lier Kommune skal bemanne dette, men det forventes at det skal være døgnkontinuerlig bemanning. Anlegget er i dag betjent via hjemmesykepleieordning. Det finnes slik sett ikke ledig arealkapasiet for å dekke ytterligere bemanning i dagsenteret. En ny permanent bemanning vil være å betrakte som et bemanningstillegg som vil kreve ombygging av eksisterende arealer for å tilfredstille behov for nye spiserom, nye vaskerom, nye garderober, nytt kontor, toaletter etc. Det er naturlig å tenke seg at dette løses ved en reduksjon og ombygging av felles arealer. Dette vil i praksis innebære at fellesarealer i 1. og 2. etg bortfaller som fellesareal for dagens beboere. Dette er arealer som dagens beboere betaler husleie for, og dette må kompenseres. Dette kan evt. gjøres ved å flytte denne aktiviteten opp i dagsenteret. Det er reguleringsmessige begrensinger for hvordan evt. utbygging/ombygging kan skje. Dette innebærer i hovedsak begrensninger i forhold til videre utbygging av Gifstadbakken 10 i form av å øke denne i høyde eller i planet. Dette går på begrensninger av utnyttelsesgrad for tomta, samt begrensninger i forhold til krav til møne/gesimshøyder i reguleringsbestemmelsene. Tomta er eiermessig todelt og den gamle no 11. rives nå, og dette danner et evt. tilgjengelig areal. Det finnes altså ledig areal på den delen av tomta som Lier Kommune eier, og eierskap av tomta må da evt. endres slik at Lier Kommune også overdrar denne delen til Lier Boligsselskap as. Lier Kommune har pr. definisjon satt av dette arealet til en fremtidig sykehjemsdiskusjon.
1.2 Avskjerming på østsiden i hele bygningens lengde Trafikkmessig ligger Gifstadbakken 10 langs Vestsidevegen hovedåra i Lier mellom Lierbyen og Sylling. Vegen er trafikert og deg er derfor nødvendig å sikre at demente beboere ikke kan komme ned til denne vegen på egen hånd. Dette gjelder også generelt sett ut av området. Rent fysisk må dette da løses ved etablering av gjerder langs bygningskroppen. Teknisk sett er dette mulig, og gjerdet må da monteres langs ytterkant av plen. For å skjerme hver enhet må det også etableres gjerder vinkelrett på det langsgående for å besørge at beboere ikke går inn i naboens område evt. inn i naboens leilighet. Vi tenker at dette er et gjerde av stål og netting som monteres i overgang mellom plen og skråning. Gjerdet må være av en slik utforming at dette gir nok dagslys inn i leilighetene, samtidig som sikkerhet ivaretas. Det er en vurdering hvor høyt et slikt gjerde skal være, men vi vurderer at 1200mm er en fornuftig høyde. Høyden må avstemmes i forhold til at ved et lavere gjerde vil det være mulig at man lener seg på gjerdet og tipper over. Et fall her vil være av alvorlig art pga den bratte skråningen ned mot Vestsidevegen. En ytterligere høydeøkning vil i et hypotetisk tilfelle være kilde til økt fallhøyde med tilhørende skaderisiko. Gjerdene må omringe 1. Etg i sin helhet og være kombinert med låsbare porter. Gjerdet må møte en evt. innebygget konstruksjon på inngangssiden. 1.3 Inngangspartiet bygges inn i sin helhet og isoleres slik at man kan opprettholde en tilfredsstillende innetemperatur Dette innebærer at hele svalegangen i 1. Etg må rives og bygges om inklusive deler av dekket i 2. Etg. Det vil da bli en felles inngang i hver ende av den nye lange gangen kombinert med en inngang på midten. Rent teknisk er dette gjennomførbart. Det er behov for innledningsvis å kommentere at en ombygging av svalegangen er komplisert, og må bli en tofaset jobb. Fase 1 vil være riving inklusive graving og bortkjøring av masser til et deponi og tilhørende riving av eksisterende konstruksjoner er omfattende. Hele det asfalterte dekket må fjernes og bygges om. Fase 2 blir oppbygging tilbake til innvendige varme rom og omkobling inn til leiligheter. Dette er altså et omfattende byggearbeid, og gjennomføring av dette innebærer oppgraving av skråning og veg før nye arbeider kan starte. Eksisternede drenering og asfaltdekke i gangveg må åpnes og flyttes ut slik at nytt isolert betongdekke kan etableres. Dekke over 1. Etg må åpnes og bygges om i sin helhet. Dette innebærer at denne etasjeskilleren må bygges om slik det er isolert, luftet og kan avlede vann, samt fungere som gangveg for 2. etg med tilhørende lyd og varmeisolering. Det optimale for veggen hadde vært å bygge denne som en ren glassvegg, men av hensyn til skråning med stor belastning av snø/is vinterstid må denne bygges kompakt opp i en viss høyde for så å få et langsgående vindusbånd på toppen av veggen for å gi overlys inn i gangen. Drenering av overflatevann fra plassen samt overvann fra tak må bygges om. Dette innebærer at skråning må åpnes for flytting av rørtracè.
Hver leilighet former en branncelle. Denne konstruksjonen må videreføres ut i gangareal, og dette må kombineres med at gangen bør være en åpen korridor i hele sin lengde av hensyn til optimal drift. Derfor må det av branntekniske hensyn i denne gangen deles opp med brannskiller for hver leilighet, som i praksis vil være branndører på magneter som lukker utløsning av brannalarm. Sprinkling må videreføres ut i korridor. Av hensyn til rullestolbrukere og behov for rømning kan det ikke forventes at dette aralet kan benyttes til annet enn gang/korridor. Det kan ikke etableres arbeidsplasser her. Rent planmessig vil dette ikke bli en god løsning da bl.a pga av dårlige lysforhold korridor og i leiligheter. Siden det er relativt skrått i terrenget vil en vegg her være en snøfelle, og bruk av glass vil som allerde nevnt måtte begrenses. Det er idag lys i fra kjøkken inn i hver leilighet. Denne lyskvaliteten vil forringes ved etablering av en tett gang. Dette vil sette konkrete krav til belysingen med godt lys i korridoren. I praksis inkluderer dette montasje av ny belysning. Estetisk er dette ikke en heldig løsning. Dette blir altså en relativt stor operasjon, hvor graving riving utgjør en vesentlig del. Videre er det en del driftsmessige utfordringer som snømåking, fordeling felleskostnader, frakt av beboere over i dagsenter, etc.
1.4 Alternative muligheter for en avskjermet arbeidsplass på ca 4 5 m 2 vurderes Som tidligere nevnt arealer i dagsenteret kan ikke benyttes, og her er det egentlig flere muligheter, men to som utkrystalliserer seg som aktuelle. Det er enten å lage en arbeidsplass inne i fellesaraealene, eller å gjøre et tibygg for dette. I en helhetsammenheng kan dette være riktig sett i lys av at garderobe og toaletter må etableres. Det er formelt sett krav til at alle leilighetene skal ha sin nåværende bod som allerede er bygget etter minimumskrav. Bod kan alstå ikke gjøres om til annet formål uten at denne erstattes. Alternativt kan det bygges et mindre frittstående hus et annet sted på tomta, men denne løsningen er ikke inkludert her. Konklusjonen på dette er derfor at dette kontorarealet må inkluderes i benyttelese av eksisterende fellesarealer. Dette innebærer sammen med de øvrige behov at fellesarealer i 1. og 2. må benyttes som personal og kontorareal for ansatte i demensdelen. 1.5 Det etableres en direkte utgang fra fellesarealet i 1. etasje og det vurderes en tilsvarende løsning i 2. etasje. Her er bygget forberedet for en slik løsning. I praksis innebærer dette at et av vinduene i 1. etg. erstattes med en dør, og en platting med betongheller etableres utvendig. Tilsvarende gjøres i 2. Etg, men da med en terrasse tilsvarende som for leilighetene. Siden tidligere fellesareal blir å betrakte som et samlet areal for demensansatte vil det kanksje være tilstrekkelig om det åpnes opp kun i 1. etg 1.6 Anbefalt løsning Som en samlet løsning på de gjeldene problemstillinger syntes det mest fornuftig å gjøre følgende: Gjerde inn huset i hele sin omkrets avgrenset mot ny innebygget gang. Endre fellesarealer i 1. og 2. til spiserom, garderober og kontorareal.( her finnes hc toaletter fra før). Dersom dette areal messig blir et problem kan man evt. ta i bruk en leilighet i 2. til samme formål. Rive og bygge inn svalegang i 1. etg. Etablere nye inngang med ny platting ut fra fellesareal i 1. etg. Et slikt arbeid innebærer en planlegging og søknadsprosess før oppstart. I det må det inkluderes en brukergruppe prossess for avklaring av alle detaljkrav. I dette må det også gjøres en formell avklaring med Husbanken i forhold til den endring som da tenkes. Det eksisterende prosjektet er finanisiert gjennom Husbanken og en endring må formelt godkjennes.
1.7 Kostnader Tiltak no Beskrivelse Estimerte kostnader eks.mva Noter 1 Mindre sikkerhetstiltak i 8 leiligheter kr 640 000,00 2 Ombygging av fellesaraler 130 m2 kr 2 340 000,00 Ombygging av svalegang 1. Etg 3 kr 6 000 000,00 Gjerder inkludert her. 4 Ny utgangsdør og platting i 1.etg. 75 000,00 5 Planlegging og adm kr 720 000,00 Summasjon kost kr 9 775 000,00 Kostnader er basert på erfaringstall, og er ikke detaljkalkulert. Tallene har en usikkerhet på +/- 20 % Tiltak no. 3 er et kostbart tiltak, og prisene vil være høyere enn allerede utførte arbeider for nybygget. Årsak til dette ligger i at vi først må gjøre et omfattende rive/demonteringsarbeid og deretter bygge dette opp nytt. 1.8 Plan om gjennomføring. Aktivitet Planlegging frem til søknad Søknadsprosess i kommunen Gjennomføring(avhenger av årstid) Samlet tidsforbruk Estimert 4-6 uker 12 uker 12 uker 28 30 uker Tidsforbruk er tenkt fra oppstart etter avtale.
2. Oppsummering Det skisserte tiltak kan isolert sett gjennomføres. I forhold til plan og bygningslov er tiltaket gjennomførbart. Helsemessige forhold i forhold må vurderes av andre. Forholdt og reaksjoner fra øvrige beboere er ikke hensyntatt.
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. 44 Saksmappe nr: 2009/3269 Arkiv: Saksbehandler: Kontrollutvalget Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 44/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Skatteoppkreverfunksjonen i Lier kommune - kontrollrapport 2008 fra Skattedirektoratet Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar kontrollrapport 2008 om skatteoppkreverfunksjonen i Lier kommune til orientering. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Utskrift av møtebok fra Kontrollutvalget Kontrollrapport fra Skattedirektoratet Utredning: Kontrollutvalgets saksframlegg framkommer i vedlagte møtebok.
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. 45 Saksmappe nr: 2009/3262 Arkiv: Saksbehandler: Kontrollutvalget Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 45/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Forvaltningsrevisjon - repport fra Gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhet Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret slutter seg til anbefalinger i rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert 28.04.09 hvor rådmannen anbefales å: Gjennomføre en risikoanalyse av kommunen som en helhet. Innføre en rutine for å samle inn alle risikoanalyser som utføres av virksomhetene slik at man vil få en oversikt over at analysene gjennomføres, og hvilken kvalitet det er på disse. Innføre en rutine for å fremskaffe en sentral oversikt over avviksmeldinger for å gjøre det lettere for kommunen å se hvor det eventuelt er behov for å sette inn spesielle tiltak. Gjennomgå kommunens rutiner, prosedyrer og skjemaer på HMS-området og samle disse i en rutinehåndbok eller intern HMS-håndbok. Dokumentene bør nummereres og påføres dato for opprettelse og eventuell revidering, samt hvem som har vedtatt eller godkjent dokumentet. Fokusere sterkere på målene i HMS-området i kommunens plandokumenter, slik at effekten av HMS-arbeidet forsterkes. Rådmannen gir tilbakemelding om gjennomførte tiltak til kontrollutvalget innen utgangen av 2009. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Utskrift av møtebok fra kontrollutvalgets sak 23/09
Utredning: Kontrollutvalgets saksframstilling fremkommer i vedlagte møtebok.
Lier kommune Utskrift av møtebok ORGAN : KONTROLLUTVALGET MØTEDATO : 05.05.09 SAKSNR. : 23/09 MEDL. TILSTEDE : 5 av 5 SAK : Forvaltningsrevisjon rapport fra Gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhet SAKSVEDLEGG : Rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert 28.04.09, vedlagt brev fra rådmannen dater 28.04.09 SAKSFREMSTILLING: Kontrollutvalget bestilte i møte den 05.06.09 et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å avklare kommunens overordnede fokus på helse, miljø og sikkerhet samt å vurdere etterlevelsen i forhold til rapporteringsrutiner og behandling av avviksrapportering. Av revisjonens oppsummering og konklusjoner fremgår det at Lier kommune synes å ha et sterkt fokus på sitt arbeid med helse-, miljø- og sikkerhet, men at det også finnes forbedringspotensial innenfor enkelte områder. I denne sammenheng anbefaler revisjonen at rådmannen: Fokuserer sterkere på målemne i HMS-området i plandokumentene Gjennomgår kommunens rutiner, prosedyrer og skjemaer på HMS-området og samler disse i en rutinehåndbok. Gjennomfører en risikoanalyse av kommunen som helhet Innfører rutiner for å samle alle inn alle risikoanalysene som utføres av virksomhetene slik at en vil vå oversikt over at det gjennomføres analyser og kvaliteten av disse. Innfører rutiner for å fremskaffe en sentral oversikt over avviksmeldinger for å gjøre det lettere for kommunen å se hvor det eventuelt er behov for å sette inn spesielle tiltak. Sekretariatet forutsettes at rapporten oversendes kommunestyret med innstilling om at dette slutter seg til anbefalingene fra revisjonen.
SEKRETARIATETS INNSTILLING: Kommunestyret slutter seg til de anbefalinger som fremgår av rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS vedr. gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhet. BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET: Ass. revisjonssjef Pål Ringnes, Buskerud Kommunerevisjon IKS, beklaget innledningsvis at prosjektet var ferdigstilt senere enn det som tidligere var forutsatt. Videre gjennomgikk og kommenterte han enkelte av punktene under kapittel 4 i rapporten fra revisjonen. Fra gjennomgangen kan nevnes: Kommunens plandokumenter har begrenset beskrivelse av kommunens HMS-arbeid (pkt. 4.1) Kommunen har etablert en god og aktiv opplæring innen HMSområdet (pkt. 4.2) Kommunen har en rekke interne rutiner, reglementer etc. men kunne med fordel ha samlet disse i en egen rutinehåndbok (pkt. 4.3) Risikovurderinger foregår lokalt i de enkelte virksomhetene. Vurderingene kunne med fordel ha vært samlet sentralt for at kommunen får oversikt over disse og hvilken kvalitet de har (pkt. 4.4) Kommunen har gode prosedyrer for avviksmeldinger, men mangler sentral oversikt over antall avvik for eventuell oppfølging (pkt. 4.5) Sykefraværet er en utfordring som kommunen arbeider med å få redusert (pkt. 4.6) Kommunen synes å legge vekt på gjennomføring av medarbeiderundersøkelser. Det synes å ligge en utfordring i å involvere ansatte i de enkeltes lønnsvurderinger (pkt. 4.8) Etter kontrollutvalgets vurdering bør innstillingen til kommunestyret være konkrete i forhold til de anbefalinger som gis til rådmannen, jfr. rapportens sammendrag. KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: Kommunestyret slutter seg til anbefalinger i rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert 28.04.09 hvor rådmannen anbefales å: Gjennomføre en risikoanalyse av kommunen som en helhet. Innføre en rutine for å samle inn alle risikoanalyser som utføres av virksomhetene slik at man vil få en oversikt over at analysene gjennomføres, og hvilken kvalitet det er på disse. Innføre en rutine for å fremskaffe en sentral oversikt over avviksmeldinger for å gjøre det lettere for kommunen å se hvor det eventuelt er behov for å sette inn spesielle tiltak.
Gjennomgå kommunens rutiner, prosedyrer og skjemaer på HMS-området og samle disse i en rutinehåndbok eller intern HMS-håndbok. Dokumentene bør nummereres og påføres dato for opprettelse og eventuell revidering, samt hvem som har vedtatt eller godkjent dokumentet. Fokusere sterkere på målene i HMS-området i kommunens plandokumenter, slik at effekten av HMS-arbeidet forsterkes. Rådmannen gir tilbakemelding om gjennomførte tiltak til kontrollutvalget innen utgangen av 2009. --------------------------------------------------- Utskriften er riktig Lier, 06. mai 2009 Audun Helleland dagl.leder/sekretær (sign.)
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. 46 Saksmappe nr: 2009/595 Arkiv: 033/&17 Saksbehandler: Anne K Olafsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 39/2009 Kommunestyret 22.06.2009 46/2009 Kommunestyret 08.09.2009 Fritak fra verv Kommunestyrets vedtak: 1. vara Lars Haugen (FRP) rykker opp som fast medlem i kommunestyret. Øvrige punkter utsettes til neste møte. Kommunestyrets behandling: Knut Eilert Sørnes (FRP) fremmet følgende forslag som ble vedtatt enstemmig: "1. vara Lars Haugen (FRP) rykker opp som fast medlem i kommunestyret." Bård Strands (AP) forslag om at øvrige punkter utsettes til neste møte ble vedtatt enstemmig. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Ingen Utredning: Kjell Olav Marcussen (FRP) søker via sin fastlege om fritak fra sine politiske verv ut valgperioden. Kjell Olav Marcussen er medlem i kommunestyret. Savikaran Kaur Kahlon (AP) har i epost datert 5. juni orientert om at hun har flyttet til Danmark. Savikaran Kaur Kahlon er medlem i kommunestyret og miljøutvalget. Hun er varamedlem i formannskapet, planutvalget og råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne. Gunn Bjørg Lura (AP) har i epost datert 5. juni orientert om at hun flytter til Sandnes 1. juli. Gunn Bjørg Lura er varamedlem i kommunestyret og i miljøutvalget.
Kommunelovens 16 sier bl.a. følgende om Opprykk og nyvalg: 2. Hvis medlem av kommunestyret trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyret trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. 5. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organe eller gruppens varamedlemmert, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3 og 5 kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen.