Kvalitetshåndbok for utdanningsvirksomheten ved Høgskolen i Telemark Versjon: 1.3 Erstatter: versjon 1.2 av 23.06.06 Skrevet av: Cecilia B. Guddal Godkjent av høgskoledirektøren:10.03.09 side 1 av 85
Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn... 5 2 Definisjon av sentrale begreper... 5 3 HiTs mål for kvalitetsarbeidet... 8 4 Virkeområde for kvalitetssikringssystemet ved HiT... 8 5 Hovedelementer i kvalitetssikringssystemet... 8 6 Organisering av kvalitetssikringsarbeidet ved HiT... 8 6.1 Ansvarsforhold og myndighetsfordeling... 8 Styret... 8 Rektor... 9 Høgskoledirektøren... 9 Studiedirektøren... 9 Dekan... 9 Instituttleder... 9 Læringsmiljøutvalget... 10 Internasjonalt utvalg (IU)... 10 Studentsamskipnaden i Telemark (SiTel)... 10 Studentorganisasjonen i Telemark (SOT)... 10 6.2 Syklus for planlegging og rapportering... 11 Politisk styring... 11 Strategisk planlegging... 11 Plan- og rapporteringssyklus for studieåret... 11 Kvalitetssikringssystemet... 12 Styringsdialogmøter... 12 Figur 1. Plan og rapporteringssyklus... 13 l... 13 7 Rutinebeskrivelser for kvalitetsarbeidet... 14 7.1 Rutine KSS-01 - Gjennomføring og oppfølging av emneevaluering og evaluering av infrastruktur og læringsmiljø... 14 7.1.1 Formål... 14 7.1.2 Ansvarsforhold... 14 7.1.3 Beskrivelse... 15 7.1.4 Tidsfrister... 17 7.1.5 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 17 7.2 Rutine KSS-02 Registrering og håndtering av avvik og forbedringsforslag... 18 7.2.1 Formål... 18 7.2.2 Definisjoner... 18 7.2.3 Omfang... 18 7.2.4 Ansvar... 19 7.2.5 Beskrivelse... 20 7.2.6 Statistisk oppfølging... 23 7.2.7 Referanser... 23 7.3 Rutine KSS-03 - Gjennomføring og oppfølging av intern evaluering av studie- og doktorgradsprogram... 24 7.3.1 Formål... 24 7.3.2 Ansvarsforhold... 24 7.3.3 Beskrivelse... 24 7.3.4 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 27 7.4 Rutine KSS-04 Oppfølging av eksterne evalueringer... 28-2 -
7.5 Rutine KSS-05 - Behandling av statistiske data knyttet til inntakskvalitet og resultatkvalitet... 29 7.5.1 Formål... 29 7.5.2 Ansvarsforhold... 29 7.5.3 Beskrivelse... 29 7.5.4 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 30 7.6 Rutine KSS-06 - Rapportering til Databasen for statistikk om høgre utdanning... 31 7.6.1 Formål... 31 7.6.2 Ansvarsforhold... 31 7.6.3 Beskrivelse... 31 7.6.4 Tidsfrister... 32 7.6.5 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 32 7.7 Rutine KSS-07 - Utarbeidelse av årlig rapport om læringsmiljøet ved høgskolen.. 33 7.7.1 Formål... 33 7.7.2 Ansvarsforhold... 33 7.7.3 Beskrivelse... 33 7.7.4 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 34 7.8 Rutine KSS-08 - Søknad om akkreditering, etablering og nedlegging av studietilbud 35 7.8.1 Formål... 35 7.8.2 Ansvarsforhold... 35 7.8.3 Beskrivelse... 35 7.8.4 Tidsfrister... 39 7.8.5 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 39 7.9 Rutine KSS-09 - Kvalitetssikring av studie- og fagplaner... 40 7.9.1 Formål... 40 7.9.2 Ansvarsforhold... 40 7.9.3 Beskrivelse... 40 7.9.4 Tidsfrister... 43 7.9.5 Forholdet til andre rutinebeskrivelser... 43 7.10 Rutine KSS-10 - Kvalitetssikring av tilbud for utreisende utvekslingsstudenter ved HiT... 44 7.10.1 Formål... 44 7.10.2. Omfang... 44 7.10.3. Definisjoner... 44 7.10.4 Ansvar... 45 7.10.5 Beskrivelse... 46 1.10.6 Referanser... 48 7.11 Rutine KSS-11 - Kvalitetssikring av tilbud for innreisende utvekslings-studenter ved HiT... 49 7.11.1 Formål... 49 7.11.2. Omfang... 49 7.11.3 Definisjoner... 49 7.11.3 Ansvar... 49 7.11.4 Beskrivelse... 50 7.11.5 Referanser... 51 7.12 Rutine KSS-12 - Tilrettelegging for etablering av og samhandling med studentorgan ved høgskolen... 52 7.12.1 Formål... 52 7.12.2. Omfang... 52-3 -
7.12.3 Ansvar... 52 7.12.4 Beskrivelse... 52 7.12.5 Referanser... 53 8 Rammebetingelser fastsatt av politiske myndigheter... 54 Lover... 54 Sentrale forskrifter gitt med hjemmel i lov 01.04.2005 om universiteter og høgskoler.. 54 Bevilgninger... 54 Politiske føringer... 54 9 HiTs egne forskrifter og retningslinjer... 55 Forskrifter... 55 Instrukser og reglement... 55 Stillingsbeskrivelser... 56 Retningslinjer... 56 Vedlegg... 57 Vedlegg 1: Skjema for evaluering av emner... 57 Vedlegg 2: Skjema for evaluering av infrastruktur og læringsmiljø... 59 Vedlegg 3: Course evaluation questionnaire... 61 Vedlegg 4: Infrastructure and learning environment evaluation questionnaire... 63 Vedlegg 5 Mal for årsrapport om læringsmiljø pr. avdeling... 65 Vedlegg 6: Skjema for budsjettering ved etablering av studier... 72 Vedlegg 7: Skjema for budsjettering ved etablering av doktorgradsstudier... 73 Vedlegg 8: Mal for utarbeidelse av studieplaner... 74 Vedlegg 9: Mal for rapport for intern evaluering av studie- og doktorgradsprogram... 76 Vedlegg 10: Mal for sluttrapport fra utreisende utvekslingsstudenter... 79-4 -
1 Bakgrunn I forbindelse med endringer i universitets- og høgskoleloven i tilknytning til innføringen av kvalitetsreformen, ble det stilt krav om at utdanningsinstitusjonene innen 01.01.2004 skulle etablere kvalitetssikringssystemer som omfattet alle prosesser av betydning for utdanningsvirksomheten. I Strategisk plan for Høgskolen i Telemark 2000 2004 gikk det fram at høgskolen i planperioden skulle legge økt vekt på kvalitetssikring, evaluering av undervisningen og studentdemokrati. Ved godkjenning av Kvalitetshåndbok for utdanningsvirksomheten ved Høgskolen i Telemark 18.12.03, fastsatte høgskolestyret på denne bakgrunn et system for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten ved høgskolen. I sitt vedtak av 09.12.04 godkjente NOKUTs styre dette kvalitetssikringssystemet. NOKUT kom imidlertid også med anbefalinger for den videre utvikling av kvalitetsarbeidet ved institusjonen, og uttalte at det var forventet at høgskolen fulgte anbefalingene og meldte tilbake om dette til NOKUT. På bakgrunn av disse anbefalingene, samt senere endringer i lov, forskrifter og i NOKUTs søkerhåndbok, fant høgskolen grunn til å foreta til dels omfattende endringer i denne kvalitetshåndboken. I tillegg har høgskolen opparbeidet ny kunnskap gjennom bruk av gjeldende rutiner og har sett behov for enkelte endringer på dette grunnlag. Strategisk plan for Høgskolen i Telemark 2005 2009 viderefører vektleggingen av kvalitetssikringsarbeidet ved høgskolen. Revisjon 1.2 ble vedtatt av styret 23.06.06. Bakgrunnen for revisjon 1.3 av Kvalitetshåndbok for utdanningsvirksomheten ved Høgskolen i Telemark er bl.a. at høgskolen har fått akkreditert sitt første doktorgradsstudium i Prosess-, energi og automatiseringsteknikk. Kvalitetssikring av doktorgradsstudier er i denne revisjonen integrert i kvalitetshåndboken. Det tas forbehold om at Kunnskapsdepartementet godkjenner søknad om etablering av doktorgradsstudium i Prosess-, energi- og automatiseringsteknikk. I tillegg er faglig kvalitetssikring av internasjonaliserings-virksomheten og det studentdemokratiske arbeidet beskrevet i nye rutiner. 2 Definisjon av sentrale begreper I dette avsnittet gis det definisjoner av sentrale begreper som benyttes i kvalitetshåndboken. Begrepene er ordnet i alfabetisk rekkefølge. Aggregering av kvalitative data betyr en bearbeidet og forenklet videreføring av hovedinnhold, hovedtendenser og spesielle utslag i de kvalitative vurderingene, dvs. en fortolkende oppsummering. (NNR-rapport 08/2002). Aggregering av kvantitative data betyr oppsummering av data fra ett nivå til ett eller flere høyere nivåer. Akkreditering er en faglig bedømmelse av en høyere utdanningsinstitusjon og de studier den tilbyr. Akkreditering, eller en positiv bedømmelse, er i henhold til lov om universiteter og høgskoler en forutsetning for at en institusjon skal kunne tilby et studium. Hovedvekten skal legges på institusjonenes systemer for kvalitetssikring. Formålet med akkreditering er godkjenning. Departementet har tillagt myndigheten til å foreta akkreditering - 5 -
til et eget organ for akkreditering og evaluering (Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT)). (NNR rapport 07/2002) Emne: Begrepet dekker den minste studiepoenggivende enhet som kan inngå i et studieprogram eller en grad. Et emne vurderes særskilt, og sluttkarakteren blir ført på vitnemål/karakterutskrift. (Eksamensforskriften ved HiT) Emnebeskrivelse: Emnebeskrivelser gjelder de enkelte emner et studieprogram er sammensatt av, og gir en nærmere beskrivelse av innhold, læringsmål, organisering, vurderingsformer og pensumlitteratur. Emnebeskrivelser skal foreligge ved avdelingens behandling av studie- og fagplaner. (Eksamensforskriften ved HiT) Emnekarakter er karakteren for et emne, og skal føres på vitnemål/karakterutskrift. Karakteren framkommer som et vektet gjennomsnitt av delkarakterene i vedkommende emne, der slike delkarakterer benyttes. (Eksamensforskriften ved HiT) Eksamen: Som eksamen regnes det samlede vurderingsgrunnlaget som fører fram til en karakter. (Eksamensforskriften ved HiT) Ekstern evaluering (ofte kalt audit) brukes om et evaluerende ettersyn med institusjonenes samlede kvalitetsarbeid. Evalueringsobjektet er her kvalitetsarbeidet og ikke selve utdanningskvaliteten. Den eksterne evalueringen har vært rettet mot ledelses- og institusjonsnivået. Den tar hensyn til den variasjon som eksisterer i institusjonenes kvalitetsarbeid. Dermed tar den også institusjonenes eget ansvar for kvalitetssikring og utvikling på alvor. Ekstern evaluering kan basere seg på forutgående selvevaluering og tar vanligvis utgangspunkt i felles retningslinjer. (NNR rapport 07/2002) Fagplan: Fagplan benyttes som betegnelse på det spesifikke utdanningsopplegget ved høgskolen, og er basert på nasjonale rammeplaner. Fagplanen skal beskrive faglig innhold med pensumlitteratur, vurderingsformer, krav for å gå opp til eksamen, studieprogrammets organisering og progresjon, eventuelle praksisformer, samt forhold mellom teori og praksis. (Eksamensforskriften ved HiT) Inntakskvalitet er knyttet til de forkunnskaper og andre forutsetninger som studentene har. Kvalitetssystem foreligger når kvalitetsarbeidet er forankret i institusjonelle mål og planer, hvor sentrale rutiner på ulike nivåer er beskrevet og det er etablert rapporterings- og oppfølgingsrutiner på alle nivåer og mellom nivåene. (NNR rapport 07/2002) Kvalitet: I hvilken grad en samling av iboende egenskaper oppfyller krav. (ISO 9000) Kvalitetssikring omfatter arbeidet med å sikre at kvaliteten oppnår gitte minimumskrav. Kvalitetstiltak vil bli brukt om konkrete tiltak rettet mot studie- og læringsmiljø, dvs. endringer som institusjonen iverksetter når det gjelder studieplaner, undervisning, rammer og fagligsosiale aktiviteter. (NNR rapport 07/2002) Læring: Ulike prosesser som utvikler kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Programkvalitet er knyttet til studietilbudet, undervisningen og de ansattes kompetanse. - 6 -
Rammekvalitet er knyttet til ressurser, strukturer, regler m.v. Rammeplan: Rammeplan er betegnelsen for en nasjonal plan som beskriver mål for, omfang av, innhold i og organisering av studieprogrammer, samt eksamensordninger. Rammeplaner fastsettes av departementet. (Eksamensforskriften ved HiT) Resultatkvalitet er knyttet til sluttproduktet i form av læringsresultat. Selvevaluering tar utgangspunkt i felles retningslinjer for ekstern evaluering eller audit, egne planer og målsettinger på området og egenrapporter fra kvalitetsarbeidet for de årene som omfattes av syklusen. Selvevalueringsrapporten skal være analyserende, konkluderende og konstruktiv, dvs. den må vurdere svakheter og styrker samt antyde tiltak for det videre kvalitetsarbeidet. Selvevaluering er en viktig del av vurderingsgrunnlaget, samtidig som den skal fremme lærestedets egen utvikling. (NNR rapport 07/2002) Student: Som student regnes den som er tatt opp til ett av høgskolens studieprogrammer, og som derfor har studierett i samsvar med universitets- og høgskolelovens 3-7 til 3-10. (Eksamensforskriften ved HiT) Studieplan: Studieplan benyttes som betegnelse for en plan med nærmere beskrivelse av innhold i og organisering av studieprogrammer som ikke omfattes av nasjonale rammeplaner. Studieplaner skal beskrive mål, studieprogrammets varighet, omfang og nivå, arbeids- og undervisningsformer, forhold mellom teori og praksis og vurderingsformer. (Eksamensforskriften og doktorgradsforskriften ved HiT) Studieenhet: Et studieprogram, et hovedemne eller flere hovedemner som hører sammen faglig eller organisatorisk. Minste mulige studieenhet er et separat emne med egen eksamen. Studiekvalitet: Det gis ingen enkel entydig definisjon av begrepet. Tre forhold står likevel sentralt: kvalitet slik den framstår for studenten, slik den tilfredsstiller anerkjente faglige mål, og slik den gir utdanningene samfunnsmessig relevans i vid forstand. (NOKUTs kriterier for evaluering av kvalitetssikringssystemer) Studiepoeng: Studiepoeng er et mål for omfanget av et emne i forhold til normert studietid. 60 studiepoeng tilsvarer ett års normert arbeidsinnsats på heltid for en student. (Eksamensforskriften ved HiT) Studieprogram: Begrepet anvendes om et ett- eller flerårig studieløp som det er særskilt opptak til, som har et definert innhold i henhold til fag- eller studieplan, og som fører fram til en avsluttet eksamen eller grad. Et studieprogram er i regelen sammensatt av flere emner. (Eksamensforskriften og doktorgradsforskriften ved HiT) Undervisning: All faglig virksomhet rettet mot studentene for å utvikle kunnskaper, ferdigheter og holdninger. - 7 -
3 HiTs mål for kvalitetsarbeidet Hovedmålsettingen for kvalitetsarbeidet ved HiT er å sikre et godt, helhetlig og stimulerende læringsmiljø ved høgskolen, som både kan bidra til at studentene gjennomfører studiene med gode resultater innenfor normert studietid, og at studentene erverver ferdigheter, kunnskaper og holdninger som er viktige for personlig utvikling og som er relevante for samfunnet. Kvalitetssikringssystemet ved HiT skal bidra til: kontinuerlige forbedringer i utdanningsvirksomheten ved høgskolen å sikre at kvalitetsavvik i undervisningen avdekkes og forbedrende tiltak iverksettes å sikre at myndighetenes krav og forutsetninger for høgskolens virksomhet etterkommes Kvalitetsarbeidet skal gjennomføres slik at det bidrar til forenkling og effektivisering av virksomheten ved høgskolen. 4 Virkeområde for kvalitetssikringssystemet ved HiT Kvalitetssikringssystemet omfatter all virksomhet som er relatert til læringsmiljøet og studietilbudene, herunder doktorgradsstudier. Systemet omfatter imidlertid ikke FoUvirksomheten ved institusjonen. Administrative forhold og rutiner som er relatert til økonomi- og personaladministrasjon, er omhandlet i andre dokumenter som Internkontrollperm og Økonomihåndbok for Høgskolen i Telemark. 5 Hovedelementer i kvalitetssikringssystemet Hovedelementene i kvalitetssikringssystemet kan deles inn i verktøy og metoder for planlegging av virksomheten, gjennomføring, oppfølging og forbedringstiltak. Dette omfatter: systematisert oversikt over myndighetenes krav og forutsetninger for virksomheten høgskolens målsettinger og planer på ulike nivåer standardiserte rutinebeskrivelser og retningslinjer måle- og registreringsredskaper (indikatorer, evalueringsrutiner) analyseprosedyrer (hvor er det avvik, hva skyldes de) tiltaksprosedyrer (valg og iverksetting av tiltak) dokumentasjons- og rapporteringsordninger 6 Organisering av kvalitetssikringsarbeidet ved HiT 6.1 Ansvarsforhold og myndighetsfordeling Styret Høgskolens styre har det overordnede ansvaret for kvalitetssikring ved HiT. Styret har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonen drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet, jf. universitets- og høgskolelovens 9-1. Styret selv skal trekke opp strategien for høgskolens faglige utvikling og fastsette høgskolens - 8 -
studieprogram, jf. delegeringsreglementet for HiT, fastsatt av styret 21.06.07. Styret fastsetter høgskolens kvalitetsstrategi. Rektor Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne, jf. universitets- og høgskolelovens 10-1 a). Rektor har ansvaret for at den faglige virksomheten holder tilfredsstillende kvalitet. Høgskoledirektøren Høgskoledirektøren er den øverste leder for den samlede administrative virksomheten ved institusjonen, innenfor de rammer som styret fastsetter, jf. universitets- og høgskolelovens 10-3 nr. 1 og 2. Studiedirektøren Studiedirektøren skal sørge for planlegging og koordinering av høgskolens totale faglige virksomhet innenfor de rammer som blir fastsatt av høgskolens ledelse. Studiedirektøren skal for øvrig: påse at studieadministrative funksjoner utøves i samsvar med lover, forskrifter, reglementer og lignende ta initiativ til intern evaluering av høgskolens studietilbud for å sikre studiekvalitet sørge for å vurdere om undervisning og veiledning kan legges opp med sikte på å dekke ulike målgruppers behov for studietilbud og studieorganisering Dekan Dekan er ansvarlig for både den faglige og den administrative virksomheten ved avdelingen. Stillingen rapporterer til rektor i faglige saker og til høgskoledirektøren i administrative saker. Dekan har blant annet ansvar for planlegging, utvikling, gjennomføring, kvalitetssikring og revisjon av studietilbud, herunder også etter- og videreutdanning. Videre skal dekan stimulere til samarbeid internt i avdelingen og mellom avdelingene ved HiT. Dekan har det overordnede ansvaret for den interne informasjonen ved avdelingen. jf. stillingsomtale for dekan ved Høgskolen i Telemark (vedtatt i S-sak 111/02). Instituttleder Instituttleder har den daglige faglige og administrative ledelse av virksomheten ved instituttet. Dette innebærer et koordineringsansvar for den faglige virksomheten. Med stillingen følger også ansvar for: at instituttet drives innenfor fastsatte økonomiske og personalmessige rammer og i samsvar med de lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer som gjelder. at høgskolens strategi og faglige mål på instituttet blir realisert planlegging, utvikling, gjennomføring, kvalitetssikring og revisjon av studietilbud, herunder også etter- og videreutdanning at studietilbud praktiseres i samsvar med fastsatte retningslinjer som ligger nedfelt i planer og vedtak Instituttleder har videre ansvar for å legge forholdene til rette for studentene ved instituttet. Dette innebærer å: - 9 -
sørge for at studentene sikres den medinnflytelse de har krav på iht. lover og regelverk arbeide for et godt og forsvarlig helhetlig lærings- og arbeidsmiljø for studentene sikre at studentene blir informert om forhold som har betydning for dem i deres studiehverdag Læringsmiljøutvalget Læringsmiljøutvalget er et rådgivende organ som er opprettet av styret i henhold til universitets- og høgskolelovens 4-3 nr. 3. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak som gjelder læringsmiljøet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som gjelder sikkerhet og velferd for studentene. Utvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om høgskolens arbeid med læringsmiljøet. Utvalget er sammensatt av åtte medlemmer. Fire av medlemmene er studentrepresentanter mens den andre halvparten er ansatte ved høgskolen. Disse er prorektor, en dekan som er oppnevnt av rektor for to år, og to faglige tilsatte som er oppnevnt av rektor for fire år (jf. reglement for læringsmiljøutvalget ved HiT, fastsatt av styret 10.04.03, med tillegg fastsatt av rektor 15.05.2003, og revidert 10.05.07). Internasjonalt utvalg (IU) Internasjonalt utvalg er opprettet av styret med hjemmel i Universitets- og høgskoleloven 9-2 nr. 4, for å fremme internasjonalisering ved høgskolen. Utvalget skal være strategisk, samordnende og rådgivende overfor styret i saker som gjelder internasjonalt arbeid og skal bl.a. komme med forslag og klare prioriteringer for å realisere målene i høgskolens strategiske plan. Utvalget skal avgi en årlig rapport til styret. Utvalget har sju medlemmer. Prorektor leder utvalget. I tillegg er det fire medlemmer (faglig tilsatte) som representerer hver sin avdeling, og to studentrepresentanter. Medlemmene oppnevnes av rektor for en periode på fire år om gangen (studentrepresentantene for ett studieår om gangen), jf. IUs reglement, vedtatt av styret 10.05.07). Samskipnaden i Telemark har en observatør i IU. Studentsamskipnaden i Telemark (SiTel) Studentsamskipnaden i Telemark har i henhold til Lov om studentsamskipnader 4-3 til oppgave å ta seg av interesser som knytter seg til studentenes velferdsbehov ved det enkelte lærested. Sammen med utdanningsinstitusjonene i Telemark skal SiTel legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre det helhetlige læringsmiljøet ved institusjonene. Studentorganisasjonen i Telemark (SOT) Studentorganisasjonen i Telemark, er det øverste studentorganet ved høgskolen. Organisasjonen er opprettet av og for studenter ved HiT, i henhold til Lov om universiteter og høgskoler 4-1. Formålet med organisasjonen er å ivareta studentenes interesser på faglige, økonomiske og administrative områder, samt påse at undervisningen studentene mottar er i samsvar med intensjonene til HiT, og i henhold til Lov om universiteter og høgskoler. - 10 -
Hovedsamarbeidspartnerne til SOT er høgskolens ledelse og Studentsamskipnaden i Telemark i tillegg til Studentenes Landsforbund (StL) og Akademikernes Internasjonale Hjelpefond (SAIH). SOT består av 7 representanter: leder, nestleder, økonomiansvarlig, studentrepresentant for studiested Porsgrunn, studentrådsstyreleder AF Bø, studentrådsstyreleder EFL Notodden, studentrådsstyreleder EFL Rauland. Det er ansatt en organisasjonssekretær i SoT i fulltidsstilling. Organisasjonssekretæren skal sammen med sekretæriatet stå for den daglige driften av SOT Alle avdelingene har et studentrådsstyre og studentråd ved hvert studiested. Studentrådet består av klassetillitsvalgte og er øverste organ for avdelingens studenter på studiestedet. Studentrådsstyret velges blant studentene ved avdelingen på studiestedet og består av minimum 3 personer, leder inkludert. SOT består av følgende organer: Årsmøtet, Lederforum, Sekretariatet, Studentrådene og Studentrådsstyrene. 6.2 Syklus for planlegging og rapportering Politisk styring Stortinget fastsetter utdannings- og forskningspolitiske hovedmål og overordnede prioriteringer i forhold til virksomheten ved universiteter og høgskoler i forbindelse med behandlingen av Stortingsmeldinger, Stortingsproposisjoner med mer. Stortinget sørger for at det blir stilt økonomiske midler til rådighet slik at målene kan følges opp. Regjeringen og departementet setter politikken ut i livet ved at stortingsvedtak og merknader blir tolket og videreformidlet i eksempelvis budsjettrundskriv og andre rundskriv, tildelingsbrev, etatsstyringsmøter, styringsdialogmøter etc. Strategisk planlegging Høgskolens styre fastsetter strategisk plan for en periode på fire år, der det blant annet blir tatt hensyn til politiske styringssignaler og sentralt fastsatte føringer og til situasjonen i arbeidsog samfunnsliv. Strategisk plan blir rullert årlig, og fulgt opp gjennom avdelingenes årsplaner og institusjonens årsplan. Det utarbeides spesielt en handlingsplan for studenter med funksjonshemming. Plan- og rapporteringssyklus for studieåret Med utgangspunkt i politiske styringssignal, sentralt fastsatte føringer og egne mål og strategier er bl.a. følgende sentrale frister/aktiviteter knyttet til høgskolens plan- og budsjettarbeid: Åpning av studieåret studentene blir introdusert til sine respektive studier, bl.a. gjennom fadderordninger (medio august) Avdelingene oversender fellesadministrasjonen årsrapport om eget kvalitetsarbeid (ultimo september) se eget avsnitt under Emneevaluering for høstsemesteret (oktober januar) Høgskolen får oversendt fra departementet St.prp. nr. 1 for aktuelt budsjettår, samt tilhørende orientering om forslag til statsbudsjett (primo oktober) - 11 -
Frist for avdelingene til å søke om godkjenning for etablering og nedlegging av studier for kommende studieår (15. oktober) Frist for rapportering til DBH om studentdata (15. oktober) Styringsdialogmøter gjennomføres med avdelingene (november) se eget avsnitt under Styret fastsetter studieprogrammet for kommende studieår (medio november) Styret behandler høgskolens årsrapport om kvalitetsarbeid og utdanningskvalitet ved HiT (medio november) se eget avsnitt under Styret behandler budsjettforslag for året etter kommende budsjettår (medio november) Styret fastsetter budsjettfordelingen for kommende budsjettår (medio desember) Frist for innspill fra driftsenhetene til rapport for foregående budsjettår og planer for inneværende budsjettår (medio januar) Årsregnskapet sendes Riksrevisjonen og departementet (15. februar) Styret behandler rapport for foregående budsjettår og planer for inneværende budsjettår (ultimo februar), som oversendes departementet innen fristen 1. mars. Frist for rapportering til DBH om studentdata (15. mars) Avdelingene utarbeider årsplaner med grunnlag i styrets vedtatte planer for inneværende budsjettår (mars) Sluttrapport fra intern evaluering av studieprogram behandles av styret, og nytt studieprogram velges ut for intern evaluering (ultimo mars) Emneevaluering for vårsemesteret og evaluering av infrastruktur og læringsmiljø (april juni) Styret behandler sak om eventuelt fastsetting av ikke-opptak til studier (primo mai) Etatsstyringsmøtet mellom HiT og departementet avholdes (mars juni) Studentopptaket gjennomføres (juli august) (Frister/tidspunkt er nærmere angitt i planleggingskalenderen, som høgskolen utarbeider for hvert studieår.) Kvalitetssikringssystemet Høgskolens rapporteringsrutiner i forbindelse med kvalitetsarbeidet følger studieåret. Avdelingene skal utarbeide årsrapport om kvalitetsarbeidet i henhold til utsendt mal fra Fellesadministrasjonen. Ferdig utfylt rapportmal sendes Fellesadministrasjonen innen utgangen av september. På grunnlag av avdelingenes rapporter utarbeides det en felles rapport for institusjonen. Høgskoledirektøren legger den fram for høgskolestyret i novembermøtet. Styringsdialogmøter Det gjennomføres også årlige styringsdialogmøter mellom ledelsen for høgskolen og avdelingene. Formålet med styringsdialogmøtene er å belyse og drøfte hvilke utfordringer høgskolen og den enkelte avdeling står overfor. Styringsdialogmøtene gjennomføres vanligvis i to deler. Første del avholdes med avdelingsledelsen og institutt-/studielederne. Andre del avholdes med tillitsvalgte studenter og personalet ved avdelingen. Rektor bestemmer hvilke temaer som skal drøftes etter at avdelingen har uttalt seg om forslag til dagsorden utsendt av høgskolens ledelse. I møtet er til vanlig studiekvalitetsarbeidet et viktig tema. - 12 -
Figur 1. Plan og rapporteringssyklus (Frister/tidspunkt er nærmere angitt i planleggingskalenderen, som høgskolen utarbeider for hvert studieår.) Plan- og rapporteringssyklus ved H ø gskolen i Telemark Desember - Emneevaluering - Budsjettfordeling Januar - Emneevaluering Driftsenhetenes innspill til rapporter/planer l November - Emneevaluering - Å rsrapporter om kvalitetsarbeid og læringsmiljø - Fastsetting av studieportefølje - Behandling av budsjettforslag - Styringsdialogm øter Oktober - Emneevaluering - S øknad om etablering og nedlegging av studier - Frist for rapportering til DBH om studentdata November Oktober Desember Januar Februar Mars Februar - Å rsregnskap - Behandling av rapport og planer Mars - Avdelingsvise å rsplaner/tiltaksplaner - Intern evaluering av studieprogram - Utvelgelse av nytt studieprogram for intern evaluering - Frist for rapportering til DBH om studentdata September -Avdelingenes å rsrapporter om kvalitetsarbeid og læ ringsmilj ø September August Mai April April - Emneevaluering - Evaluering av infrastruktur og læ ringsmilj ø August - Studentopptak - Å pning av studie året Juli Juni Mai - Emneevaluering - Evaluering av infrastruktur og læringsmiljø - Behandling av eventuelt ikke-opptak til studier Juli - Studentopptak Juni - Emneevaluering - Evaluering av infrastruktur og læ ringsmilj ø Sist oppdatert 23.02.09 (CGU) (Frister/tidspunkt er nærmere angitt i planleggingskalenderen, som høgskolen utarbeider for hvert studieår) - 13 -
7 Rutinebeskrivelser for kvalitetsarbeidet 7.1 Rutine KSS-01 - Gjennomføring og oppfølging av emneevaluering og evaluering av infrastruktur og læringsmiljø Målsettingen med evalueringene er å forbedre kvaliteten på undervisning og undervisningsmetoder, og infrastruktur og læringsmiljø, å avdekke eventuell kvalitetssvikt samt å styrke studentenes mulighet til å påvirke utviklingen av kvaliteten. 7.1.1 Formål Formålet med rutinen er: å sikre at studentenes opplevelse og vurdering av undervisningen, infrastrukturen og læringsmiljøet blir registrert og tatt på alvor. Rutinen skal sikre systematiske og sammenlignbare evalueringer ved HiT. Evalueringen skal gjennomføres ved alle avdelingene og sikre at det planlegges og iverksettes korrigerende tiltak ved påvist kvalitetsbrist. å sikre at data fra evalueringer m.v. utnyttes som grunnlag for vurdering av kvalitetshevende tiltak. å sikre at sterke sider som framkommer i forbindelse med evalueringer, blir synliggjort slik at de kan danne grunnlag for erfaringsoverføring og organisasjonslæring. 7.1.2 Ansvarsforhold Dekan har ansvaret for at det blir tilrettelagt for evaluering av emner og infrastruktur og læringsmiljø, og for at resultatene fra evalueringene blir analyserte. Dekan har det overordnede ansvaret for at kvalitetsbrist og avvik som avdekkes ved avdelingen, blir registrert og fulgt opp med kvalitetsforbedringstiltak. Instituttleder har ansvaret for at studentevalueringer gjennomføres og for iverksetting/oppfølging av iverksetting av eventuelle kvalitetstiltak der det påvises avvik. Instituttleder har også ansvar for å gi emneansvarlig og annen lærer/foreleser de tekstlige svarene fra evalueringene, og for å sørge for at ikke uvedkommende får tilgang til disse. Emneansvarlig har ansvaret for gjennomføring av studentevalueringer med sine studenter, analyse av evalueringsresultater og iverksetting av eventuelle kvalitetstiltak. Emneansvarlig har også et ansvar for å hente inn tekstlige svar fra evalueringen fra instituttleder. Ledere for aktuelle fellestjenester (bibliotek, IT-tjenesten, driftstjenesten og informasjonstjenesten) har ansvar for å registrere og rette opp kvalitetsbrist og avvik som oppstår innenfor eget ansvarsområde (infrastruktur og læringsmiljø). Studentene: Evalueringen er også forankret i utdanningsplanene for studentene. Det forutsettes således at studentene deltar i kvalitetsarbeidet ved å gjennomføre evalueringene som en del av sine forpliktelser overfor høgskolen. Alle ansatte har ansvar for å rette opp kvalitetsbrist og avvik som oppstår innenfor eget ansvarsområde. - 14 -
I de tilfeller hvor årsaken til kvalitetsbrist kan henføres til flere ansvarsområder, skal dekan påse at det blir utpekt en ansvarlig for å rette opp forholdet. 7.1.3 Beskrivelse Det skal gjennomføres evalueringer for hvert emne ved avslutningen av emnet. Det skal gjennomføres evaluering av infrastruktur og læringsmiljø én gang pr. år, i vårsemesteret. Evalueringene skal gjennomføres i høgskolens elektroniske evalueringssystem, jf. vedlegg 1 og 2, (engelsk versjon vedlegg 3 og 4). Systemet er tilgjengelig på web-sidene til høgskolen på adressen: http://evaluering.hit.no/. 7.1.3.1 Tilgang til evalueringsresultater Evalueringsresultatene er tilgjengelige for alle studenter og ansatte ved HiT. Evalueringsresultatene gjøres tilgjengelig ved minst 40 % svar, eller når evalueringen er avsluttet. Det er kun dekan, instituttleder, rektor, høgskoledirektøren, studiedirektøren og rådgiver på kvalitetssikringssystemet som har tilgang til tekstsvarene fra evaluering av emner. Emneansvarlig og annen lærer/foreleser i hvert enkelt emne har ikke tilgang til tekstsvarene, men kan be instituttlederen (eventuelt dekan) om utskrift av de svarene som gjelder eget emne. 7.1.3.2 Emneansvarlig har følgende oppgaver: sette av tid for studentene til å gjennomføre evalueringer bestille PC-lab og oppfordre studentene til å gjennomføre evalueringer analysere og tolke evalueringsresultater presentere evalueringsresultatene for instituttleder 7.1.3.3 Studieadministrasjonen ved avdelingene skal bistå emneansvarlig i forbindelse med evalueringene ved å: skrive ut rapport som oppsummerer evalueringene på forespørsel sette sammen resultatene med øvrige evalueringer ved avdelingen på forespørsel skrive ut rapporter på forespørsel 7.1.3.4 Resultatet av emneevalueringen Emneansvarlig skal rapportere resultatet av emneevalueringene til instituttleder. Rapporten skal hentes ut fra høgskolens elektroniske evalueringssystem på web-adressen: http://evaluering.hit.no/, og skal inneholde opplysninger om emnekode, tittel på emnet, studiested, semester, svarprosent og resultat av evalueringen. Emneansvarlig fører på eget navn, eventuelt navnet på andre forelesere som har vært involvert i gjennomføring av emnet. - 15 -
Instituttleder skal sørge for at resultatene av emneevalueringene rapporteres videre til dekan. Rapporten skal inneholde følgende opplysninger: antall avsluttede emner siste semester antall evaluerte emner siste semester aggregerte resultater emner som har resultat som angir avvik utviklingen i studenttilfredshet fra forrige tilsvarende semester Rapporter som viser oversikt over antall evaluerte emner siste semester, aggregerte resultater og emner som har evalueringsresultat som angir avvik, er tilgjengelige i høgskolens elektroniske evalueringssystem på web-adressen: http://evaluering.hit.no/. Dekan skal sørge for at resultatene fra emneevalueringen innarbeides i avdelingenes årlige rapport om kvalitetsarbeid og utdanningskvalitet. Studiedirektøren skal sørge for at rapporten fra avdelingen aggregeres opp til institusjonsnivå, og innarbeides som en del av den årlige rapporten om kvalitetsarbeid og utdanningskvalitet ved høgskolen. 7.1.3.5 Resultatet fra evaluering av infrastruktur og læringsmiljø Ledere for aktuelle fellestjenester (bibliotek, IT-tjenesten, driftstjenesten og informasjonstjenesten) og dekan har ansvar for å følge opp evalueringsresultatene og rette opp kvalitetsbrist og avvik som oppstår innenfor eget ansvarsområde. Ledere for aktuelle fellestjenester skal rapportere til studiedirektøren i forbindelse med årsrapport om læringsmiljøet. Dekan skal rapportere til studiedirektøren i forbindelse med årsrapport om kvalitetsarbeid, utdanningskvalitet og i forbindelse med årsrapport om læringsmiljøet. Kvalitetsansvarlig i seksjon for studie- og forskningssaker distribuerer de tekstlige svarene til de aktuelle lederne, som har ansvar for at disse ikke kommer uvedkommende i hende. Rapportene innarbeides i årsrapport om kvalitetsarbeid, utdanningskvalitet og læringsmiljø på institusjonsnivå. 7.1.3.6 Andre typer evalueringer I tillegg til de ordinære emneevalueringene kan det gjennomføres andre typer evalueringer tilpasset ulike fags egenart og tradisjon. Underveis-/midtveisevalueringer av undervisningen (for eksempel i form av et oppsummerings-/evalueringsmøte mellom studentene og emneansvarlig) skal gjennomføres for alle emner. Det skal skrives et referat fra evalueringsmøtene. Instituttleder skal ha oversikt over gjennomførte midtveisevalueringer ved sitt institutt. - 16 -
7.1.3.7 Beskrivelse av oppfølging Ved påvist kvalitetsbrist skal det gjennomføres korrigerende tiltak på det området som er omfattet av kvalitetsbristen. Alle tiltak skal dokumenteres. Grunnlag Resultat av emneevalueringer og evalueringer av infrastruktur og læringsmiljø skal følges opp når minimum: 40 % av studentene har gjennomført evaluering (svarprosent) og gjennomsnittsresultat for hvert spørsmål for emneevaluering og evaluering av infrastuktur og læringsmiljø er under 3 Tiltak Avdelingsledelsen sender notat til aktuelt institutt om forholdet, med tidsfrist for tilbakemelding om tiltak. Ved spesielle merknader av personrelatert karakter i evalueringen: Møte med tillitsstudent for å vurdere samtale med faglærer, administrativt personale m.v., og om videre melding bør gå oppover i beslutningssystemet. Revurdering av arbeidsplan for vedkommende. (Navn på personen registreres IKKE i avviksdatabasen) Ved konkrete endringsforslag: Drøfting i faggruppa. Revisjon av pensum, fordeling av undervisningsformer, endring i arbeidsplaner. 7.1.4 Tidsfrister Emneevalueringen avsluttes henholdsvis for vår- og høstsemesteret den 25. juni og 15. januar. Evaluering av infrastruktur og læringsmiljø avsluttes 25.juni. 7.1.5 Forholdet til andre rutinebeskrivelser Rutinebeskrivelsen berører forhold som også er behandlet i: Rutine KSS-02 - Registrering og håndtering av avvik og forbedringsforslag Rutine KSS-07 - Utarbeidelse av årlig rapport om læringsmiljøet ved høgskolen - 17 -
7.2 Rutine KSS-02 Registrering og håndtering av avvik og forbedringsforslag Forbedring av prosesser, rutiner, metoder, utstyr m.m. på bakgrunn av registrerte avvik er en av de viktigste og enkleste metodene til kvalitetsforbedring. Avvikssystemet skal behandle reelle avvik. Bagateller eller trivialiteter håndteres straks og uten formalitet. Før et avvik registreres bør saken, så langt det lar seg gjøre, tas opp med den aktuelle driftsenhet. 7.2.1 Formål Formålet med denne rutinen er: å sikre at avvik og forbedringsforslag blir registrert og analysert å sikre at det iverksettes nødvendige korrigerende tiltak 7.2.2 Definisjoner Avvik er uønskede hendelser eller manglende oppfyllelse av krav (for eksempel en rutine som ikke er fulgt, manglende sikkerhetsutstyr, mangelfull informasjon osv.). Klager omfatter skriftlige klager over enkeltvedtak eller skriftlige klager på formelle feil knyttet til avvikling av eksamen (for eksempel en skriftlig klage på eksamensavvikling eller karakter). Forbedringsforslag er forslag som kan bidra til kvalitetsforbedring uten at det har oppstått et avvik på forhånd. Korrigerende tiltak er tiltak som iverksettes for å fjerne årsaken til avviket. Forebyggende tiltak er tiltak som iverksettes for å fjerne årsaken til en potensiell uønsket hendelse eller et potensielt avvik. 7.2.3 Omfang Rutinen omfatter alle kategorier av avvik som er beskrevet i tabell 1. Tabell 1. Avvikskategori (type hendelse) Kategori Eksempel på avvik/forbedringsforslag 1 Forbedringsforslag F.eks. behov for å rutinefeste en arbeidsoppgave, forbedringsforslag innen læringsmiljø og undervisning. 2 Læringsmiljø Eksempel på fysisk læringsmiljø: dårlig luftkvalitet, dårlige lydeller lysforhold, manglende sikkerhetsutstyr, mangelfull universell utforming m.m. Eksempel på organisatorisk læringsmiljø: manglende eller mangelfull informasjon, manglende tilrettelegging, mangelfull ledelse av arbeidet m.m. Eksempel på psykososialt læringsmiljø: mobbing, trakassering, rasisme, utfrysning, vold m.m. 3 Undervisning Forhold som påvirker gjennomføringen av undervisningssituasjonen. 4 Rutinesvikt Oppstår når eksternt regelverk eller interne rutiner/retningslinjer ikke er fulgt. 5 Klage på enkeltvedtak Eks. klage på eksamensresultat/karakter, klage på avslag på særordninger, klage på avslag om tilpasset undervisning osv.. NB! Må også sendes skriftlig som brev til avdelingen. 6 Klage på formelle feil Formelle feil ved eksamen, eksamensavvikling eller sensur. NB! Må også sendes skriftlig som brev til avdelingen. 7 Stryk > 35 % * Avvik registreres når det er > 35% stryk i et emne 8 Elektronisk evaluering* Avvik registreres når 40 % av studentene har svart og gjennomsnittsresultatet er < 3 for et spørsmål i emneevalueringen eller evalueringen av infrastruktur og læringsmiljø. 9 Andre avvik Andre synlige eller åpenbare feil eller mangler. Avvik, pålegg eller lignende fra eksterne revisjoner eller tilsyn. * Avvikskategori 7-8 registreres av avdelingene. - 18 -
7.2.4 Ansvar Dekan har ansvar for å implementere avviksrutinen ved avdelingen, samt å påse at rutinene følges. Dekan har et overordnet ansvar for at kvalitetsavvik ved avdelingen blir registrert og analysert, og ansvar for hvem som skal ha tilgang til analyse- og tiltaksdelen i avviksdatabasen. Instituttleder har ansvar for at avvik som avdekkes ved instituttet registreres, at det planlegges og gjennomføres korrigerende tiltak, samt å vurdere om tiltakene virker etter sin hensikt. Instituttleder har ansvar for at hver skriftlige klage som kommer fra en student, er registrert i avviksdatabasen (se pkt. 7.2.5.2). Ledere for aktuelle fellestjenester (bibliotek, IT-tjenesten, driftstjenesten og fellesadministrasjonen) har ansvar for at avvik som avdekkes ved enheten registreres, at det planlegges og gjennomføres korrigerende tiltak, samt vurdere om tiltakene virker etter sin hensikt. Alle ansatte kan påvise og registrere avvik og forbedringsforslag i avviksdatabasen, og har ansvar for å behandle avvik som oppstår innenfor eget ansvarsområde. Alle studenter kan påvise og registrere avvik og forbedringsforslag i avviksdatabasen. Klager på enkeltvedtak og på formelle feil skal være skriftlige, men studentene oppfordres samtidig til å registrere klagene i avviksdatabasen. Læringsmiljøutvalget (LMU), Internasjonalt utvalg (IU) og Klagenemnda kan registrere avvik eller forbedringsforslag som avdekkes gjennom arbeidet. I de tilfeller et avvik kan henføres til flere ansvarsområder, skal dekan eller enhetsleder påse at det blir utpekt en hovedansvarlig for avviket og eventuelt en eller flere delansvarlige. Hovedansvarlig lukker avviket når tiltaket/tiltakene er iverksatt. - 19 -
7.2.5 Beskrivelse 7.2.5.1 Prosess ved avvik Avvik oppdages Kartlegge omfang og vurdere alvorlighet og konsekvenser. Gjennomføre eventuelle strakstiltak Gjennomføre en årsaksanalyse Skal korrigerende tiltak gjennomføres Nei Avslutt saken. Må begrunnes. Ja Korrigerende tiltak: - definer tiltak - godkjenne tiltak - gjennomføre tiltak - vurdere effekten av tiltak Har tiltaket fungert etter hensikten Nei Ja Avslutt saken. - 20 -
7.2.5.2 Rapportering av skriftlige klager fra studenter Instituttleder skal fortløpende rapportere hver skriftlige klage fra studenter til dekan. Instituttleder skal påse at klagen også er registrert i avviksdatabasen, og at den følges opp i henhold til denne rutinen. Det må ikke gis personopplysninger i avviksskjemaet. 7.2.5.3 Registrering i avviksdatabasen Den som oppdager et avvik skal registrere avviket i avviksdatabasen. Avviksdatabasen finnes på www.hit.no/systemer. Det er utarbeidet en brukerveiledning for databasen (http://www.hit.no/content/download/54136/467704/file/brukerveiledning%20til%20avviksh%c3%a 5ndteringssystemet.pdf ). - 21 -
7.2.5.4 Avviksdatabasen Alle avvik, forbedringsforsalg og korrigerende tiltak skal registreres og dokumenteres i HiT s elektroniske avviksdatabase. Avviksskjemaet i databasen inneholder registreringspunktene som er vist i tabell 2. Tabell 2. Punkter i avviksskjemaet REGISTRERING Fortløpende avviksnummer Overskrift Dato for registrering (automatisk) Hendelsesdato Navn på den som registrerer Kilde for avviket Avvikskategori (se tabell 1, s.1) Emne Hvor avviket har oppstått Beskrivelse av avviket/hendelsen ANALYSE AV AVVIKET Referanse til relevante saks- og arkivnumre Strakstiltak Årsak til avviket Konsekvens TILTAK Korrigerende tiltak Ansvar for iverksetting av tiltak Ansvar for iverksetting av tiltak Frist for iverksetting av tiltak Avviket lukkes/relevante tiltak er iverksatt og virker etter hensikten FORKLARING. Kommer automatisk Kortfattet setning som beskriver hendelsen. Kommer automatisk. Dagen avviket skjedde. Fyll ut. Kommer automatisk. Hvem som har oppdaget avviket. Ikke navn, men funksjon (eks. ansatt, student, LMU, IU, klassetillitsvalgt, klagenemnda). Velg fra liste. Gjelder avviket et emne, skal emnekode og emnenavn oppgis. Velg institutt eller enhet fra liste Beskriv hva som har skjedd og eventuelt hva som er mulig årsak. NB! Ikke oppgi navn Henvisning til journalnummer i ephorte (hvis relevant). Hva ble gjort umiddelbart for å bedre situasjonen? Beskriv den direkte årsaken og eventuelt underliggende årsak til at avviket oppsto. NB! Ikke oppgi navn. Hva medførte avviket/hendelsen? Tiltak som skal forebygge/hindre at avviket skjer igjen. Hvis det ikke opprettes tiltak skal det begrunnes i dette feltet. Hvis det planlegges flere tiltak skrives hvert enkelt inn i databasen og dateres med utført dato. Navn (kan inneholde flere navn). e-post Fyll ut. Dato og navn (hovedansvarlig) Husk å gi tilbakemelding til melderen av avviket. 7.2.5.5 Oppfølging av registrerte avvik/avviksbehandling Ansvarlig for analyse og tiltak skal vurdere behovet for å innkalle relevante personer til et møte hvor avviket blir drøftet, og eventuelle korrigerende tiltak blir planlagt. Når et avvik direkte kan relateres til - 22 -
undervisningen, læringsmiljøet eller til et konkret emne, skal klassetillitsvalgt eller annen studentrepresentant inviteres til å delta i møtet. Følgende problemstillinger vurderes i avviksbehandlingen: 1. Hvilke konsekvenser fikk avviket 2. Årsak (hva er den direkte og den underliggende årsaken til at avviket skjedde) 3. Tiltak som vil korrigere avviket og forebygge/hindre at avviket skjer igjen 4. Avgjøre hvem som skal ha ansvaret for at tiltaket blir gjennomført 5. Sette en frist for gjennomføringen 6. Varsle den ansvarlige for tiltakene i en e-postmelding Dersom avviket naturlig tilhører et annet institutt eller enhet velges riktig institutt eller enhet fra listen under punktet Hvor avviket har oppstått i det elektroniske registreringsskjemaet. Dersom avviket skyldes forhold på avdelings- eller institusjonsnivå, skal instituttleder videresende saken, med henvisning til avviksnummeret, til dekan eller enhetsleder, som eventuelt bringer saken videre til høgskoledirektøren. 7.2.5.6 Avvikssaken avsluttes Følgende må være oppfylt for at et avvik kan lukkes og saken blir registrert som ferdigbehandlet: Det er ikke opprettet korrigerende tiltak. Dette må begrunnes (jf. pkt. 7.2.5.4, tabell 2). Strakstiltak er utført. Eventuelle korrigerende tiltak er iverksatt og fungerer etter hensikten. Oppstår det samme avviket på nytt, registreres saken som et nytt avvik med samme overskrift, og underliggende årsak og korrigerende tiltak må vurderes på nytt. Den som oppdaget (meldte fra om) avviket skal få en tilbakemelding om utfallet av avviksbehandlingen når avviket avsluttes. Tilbakemelding gis i form av en e-post hvor kopi av tiltaksskjemaet er vedlagt. Tar det mer enn tre uker før avvikssaken kan lukkes, skal vedkommende få en kopi av tiltaksskjemaet hvor forslag til tiltak, frist for iverksetting av tiltak og ansvar for iverksetting av tiltak er fylt ut. 7.2.5.7 Oppfølging av forbedringsforslag Registrerte forbedringsforslag skal vurderes av avdelingen/enheten og eventuelle endringer iverksettes. Husk tilbakemelding til den som registrerte forslaget, jf. pkt. 7.2.5.6. 7.2.6 Statistisk oppfølging Studieadministrasjonen sentralt lager kvartalsvise oversikter over: antall registrerte avvik pr kvartal antall registrerte avvik pr avdeling antall registrerte avvik pr kategori Oversikten forelegges ledergruppa. 7.2.7 Referanser Rutine KSS-01 - Gjennomføring og oppfølging av studentevalueringer Universitets- og høgskoleloven kap. 5, 5-2 og 5-3 Forvaltningsloven - 23 -
7.3 Rutine KSS-03 - Gjennomføring og oppfølging av intern evaluering av studie- og doktorgradsprogram 7.3.1 Formål Formålet med rutinen er: å sikre at det gjennomføres regelmessige interne evalueringer av studie- og doktorgradsprogrammene ved høgskolen for å avdekke eventuell kvalitetsbrist og fremme kvalitetsutvikling ved høgskolen. å sikre at det planlegges og iverksettes korrigerende tiltak ved påvist kvalitetsbrist. å sikre at data fra evalueringer m.v. utnyttes som grunnlag for kvalitetshevende tiltak. å sikre at sterke sider som framkommer i forbindelse med evalueringer, blir synliggjort slik at de kan danne grunnlag for erfaringsoverføring og organisasjonslæring. 7.3.2 Ansvarsforhold Styret skal hvert år velge ut minst ett studieprogram som skal være gjenstand for intern evaluering. Når det gjelder doktorgradsprogram skal styret sikre at det minst hvert femte år gjennomføres intern evaluering av doktorgradsprogrammet, og skal fastsette syklus for den interne evalueringen. Rektor har ansvar for å oppnevne en fast gruppe for fire år av gangen som skal gjennomføre intern evaluering av studieprogrammer. For interne evaluering av doktorgradsprogrammer oppnevner rektor en gruppe som skal gjennomføre den interne evalueringen. Rektor fastsetter retningslinjer for evalueringen. Dekan har ansvar for å velge ut fagpersoner som skal supplere evalueringsgruppa i forbindelse med interne evalueringer, og at det blir utarbeidet en oppfølgingsplan på grunnlag av evalueringsresultatet. Dekan har det overordnede ansvaret for at kvalitetsbrist og avvik som avdekkes ved avdelingen, blir fulgt opp med kvalitetsforbedringstiltak. Evalueringsgruppene skal gjennomføre interne evalueringer i henhold til vedtak i styret. Administrasjonssjefen ved avdelingene har ansvaret for å framskaffe statistiske data som grunnlag for evalueringen. Alle ansatte har ansvar for å rette opp kvalitetsbrist og avvik som oppstår innenfor sitt eget ansvarsområde. I de tilfeller årsaken til kvalitetsbrist kan henføres til flere ansvarsområder, skal dekan påse at det blir utpekt en ansvarlig for å rette opp forholdet. 7.3.3 Beskrivelse Styret velger hvert år ut ett eller flere studieprogram og ett doktorgradsprogram som skal være gjenstand for intern evaluering. - 24 -
Dekan ved aktuell avdeling skal sørge for å oppnevne personer fra avdelingen, som skal bistå evalueringsgruppene i forbindelse med evalueringene. Det skal settes av tid på arbeidsplanen for de som skal delta i evalueringene. Intern evaluering skal gjennomføres av evalueringsgruppene i samarbeid med representanter fra det studie- eller doktorgradsprogram som skal evalueres. Evalueringene skal være basert på analyse og tolkning av relevante og korrekte data samt en helhetsvurdering av de ulike elementene som direkte og indirekte har betydning for kvaliteten på studie- eller doktorgradsprogrammet. 7.3.3.1 Datagrunnlag Som grunnlag for hver evaluering skal studieadministrasjonen samle data knyttet til det aktuelle studieprogrammet. Følgende data skal foreligge: studentenes opptaksgrunnlag (konkurransepoeng der dette er registrert) gjennomstrømning og strykprosent i forhold til tidligere år antall studenter som har gjennomført studieprogrammet innenfor normert studietid utvikling i gjennomsnittskarakter i forhold til tidligere år karakterspredning resultater fra studentevalueringer studentmobilitet (både inn og ut) registrerte avvik i avviksregisteret Kulepunktene over anvendes så langt de passer på evaluering av doktorgradsprogrammene. 7.3.3.2 Gjennomføring av evalueringen Evalueringen skal utføres i to faser. I første fase gjennomføres en dokumentanalyse hvor studieopplegg og studieplan med pensumlister vurderes i henhold til myndighetskrav som er fastsatt gjennom forskrifter og rammeplaner, jf. vedlegg 8 Mal for rapport for intern evaluering av studie- og doktorgradsprogram. I andre del av evalueringen foretas det en helhetlig vurdering av kvaliteten på studie- eller doktorgradsprogrammet. Vurderingen skal foretas med utgangspunkt i registrerte nøkkeltall og resultatindikatorer, studentevalueringer, registrerte avvik og eventuelle andre relevante data. Med utgangspunkt i målsettingen for utdanningen skal det foretas en helhetsvurdering av om undervisningen i tilstrekkelig grad fremmer tilegnelse av kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Opplegget bør omfatte vurdering av: undervisningspersonalets kompetanse undervisningsopplegg og rutiner for eksamensavvikling kommunikasjonen og samhandling mellom ulike fagdisipliner som inngår i studieog doktorgradsprogrammene samhandlingen mellom teori og praksisfeltet der dette er aktuelt studentenes engasjement og innflytelse (SOT skal høres i forbindelse med vurderingen) hvordan FoU-virksomheten understøtter studie- og doktorgradsprogrammene oppnådd studentmobilitet sammenlignet med høgskolens målsetting - 25 -