Kontinuitetsplan/handlingsplan for pandemi i Hadsel kommune august 2009 Forutsetninger: - Pandemi Influensa A(H1N1) er et nytt virus og med liten immunitet i befolkningen. Viruset er lavviruelt. Man registrerer en viss forhøyet overdødelighet hos personer med redusert immunforsvar og noe økt andel av sekundærinfeksjoner (lungebetennelser). Viruset er etablert i Norge og synes smitte i klynger. Særlig utsatt for å utvikle sykdommer er personer mellom 10 29 år. Personer over 60 år synes å ha en immunitet. Dette antas å ha sammenheng med Asiasyken på slutten av 50-tallet. - Vaksine er under utarbeidelse og det første partiet vaksiner forventes distribuert i uke 40. Perioden for vaksinering forventes å strekke seg til januar 2010. - Pandemien forventes å ha en varighet på 15 uker, med topp rundt 6. uke med inntil 30% av arbeidsstyrken sykemeldt. Myndighetene kan ikke i forkant si hvor vi er i dette løpet. - Forventet 7 dager fravær for hver enkelt smittet arbeidstaker. - Kontinuitetsplanlegging har som målsetting å sikre daglig drift. Med sikre daglig drift menes minimum drift over begrenset periode for å i hele tatt få hjulene til å gå rundt, og må ikke forveksles med daglig drift i normalsituasjon. Scenario i Hadsel Ved 30 % syke i befolkningen o 2400 personer blir syke o 512 syke i toppuke o 24 innleggelser i sykehus o 720 nye sykebesøk Overordnede føringer Følgende funksjoner må være ivaretatt under pandemi: Ansatte skal få lønn, trygdede skal motta sin pensjon og sosialklienter skal motta hjelp til livsopphold. Innbyggere skal få nødvendig helsehjelp, pleie og mat/ drikke. Tjenester som renovasjon, vann, strøm og brannberedskap skal være ivaretatt. Informasjon til innbyggerne må sikres. Sentraladministrasjonen: - All saksbehandling som kan utsettes vil bli lagt til side. Dette kan få konsekvenser for avviklingen av politiske møter. - Sentralbordtjenesten/informasjonsarbeid vil bli prioritert. - Forberedelse og gjennomføring av valg prioriteres. - Rådmannsfunksjonen vil bli ivaretatt av ledergruppen samlet sett. Om nødvendig utpeker rådmannen sin stedfortreder. 1
Informasjon: Informasjon om pandemi, forebygging, konkrete beskjeder til innbyggerne, praktiske råd og status er viktig informasjon i en N1H1-pandemi. Informasjonen skal være klar, nøktern og konkret. Hjemmesiden www.hadsel.kommune.no er vår prioriterte informasjonskanal mot kommunens ansatte, befolkningen i Hadsel kommune og media. I tillegg bruker vi e-post for intern informasjon til ansatte og media. Når begrensede grupper skal nås bruker vi mobil/sms. Media brukes som kanal (www.vol.no, www.blv.no, www.vesteraalensavis.no, Bladet Vesterålen, Vesteraalens avis, Melburadioen, Børadioen) mot befolkningen. Alle uttalelser skjer via rådmannen. IT-avd. må være i beredskap, slik at ikke internettsiden og e-post ligger nede under pandemien. Intern kommunikasjon er viktig, blant annet fordi egne ansatte blir rammet. Vi informerer løpende om hvordan vi er berørt og hvilke tiltak som planlegges, hva som forventes av de ansatte og hvilken støtte de kan få. De ansatte gis informasjon om forholdsregler mot smittespredning og hva de skal gjøre om de blir syke. Alle gis tilgang til planarbeidet og hjemmesiden holdes løpende oppdatert. Sentralbordet har en nøkkelfunksjon. Sørge for at flere kan legge ut informasjon i tilfelle fravær i sentraladministrasjonen. Sikre at flere kan betjene sentralbordet. Hadsel kommune har en kriseberedskap, der også Hadsel Røde Kors hjelpekors er representert. Sivilforsvaret kan kalles inn ved behov. De frivillige lag/foreninger i kommunen kan også bidra dersom det blir behov for det. Dette er også sendt over til kirkelig fellesråd, slik at de kan være forberedt på en slik situasjon. Personal og lønn Ved redusert bemanning ved personalavdelingen skal lønnskjøring til de ansatte prioriteres. Ved krise skal fast lønn sikres utbetales som normalt, mens variable tillegg må nedprioriteres. Skulle hele personalavdelingen blir rammet så vil Hadsel kommune kunne vende seg til de øvrige vesterålskommunene som har kompetanse til å kunne kjøre lønn for hverandre. Personalavdelingen må ha en beredskap for å kunne tilkalle erstatningspersonell (vikarer) i kritiske funksjoner. Det skal utarbeides navnelister med kontaktopplysninger på erstatningspersonell, når en pandemi er forestående. Hadsel kommune har som strategi å først bruke tidligere ansatte, gjerne pensjonister. Dernest benyttes vikarer, hjelpekorpsmedlemmer, Sivilforsvaret og Heimevernet. Om nødvendig kan arbeidstidsbestemmelsene i AML oppheves. Øvrig aktivitet ved personalavdelingen vil nedprioriteres. IKT- avdelingen Det er viktig å sikre at kommunens IKT funksjoner fungerer også under pandemi. Avdelingen vil bli prioritert, og det vil om nødvendig bli etablert samarbeid med IT - Partner som har god kjennskap til kommunens systemer. 2
IKT-avdelingen må være forberedt på å kunne støtte opp om hjemmekontorløsninger for nøkkelpersonell, dersom det blir aktuelt å holde ansatte hjemme: - Innføring av hjemmekontor for nøkkelpersonell for å forhindre smittespredning til sentrale funksjoner kan være aktuelt. - Bruk av differensiert arbeidstid / delt dagsverk Økonomiavdeling: Avdelingen skal opprettholde kassefunksjonen, remmiteringsrutinen og arbeidet rundt skatteavregningen med utlegg oktober. Vi kan klare oss over en kort periode med 50 % reduksjon av bemanningen. Kontrollarbeid, innfordring, regnskapsføring, økonomisk rådgivning til etatene vil utgå i en krisesituasjon. Tiltak som kan iverksettes: - Inntak av vikar for å opprettholde ett minimumsnivå - Mer fleksibel arbeidstid / overtid - Avgi personale til annen tjeneste Sektor oppvekst: Administrasjonen på oppvekst og kultur kan omdisponeres til andre etater dersom det blir behov. Skolene, SFO og barnehagene vil opprettholde virksomhetenes drift så langt det er mulig og forsvarlig. Barnehager og skolers drift er viktige for å opprettholde samfunnsviktige funksjoner for øvrig. De kan drive noe redusert over en periode, selv om undervisningen, fortrinnsvis i kjernefagene, ikke vil bli fullverdig. Hygienetiltak prioriteres, slik at smittespredning forebygges mest mulig. Faglig sett skal det prioriteres å lage arbeidsplaner, slik at elever i skolen har oppgaver å arbeide med. Det pedagogiske arbeidet prioriteres, og merkantilt arbeid utsettes/omfordeles. I barnehagene er pedagogisk personale nøkkelpersoner. I henhold til lov er det et minstekrav på seks barn pr. ped.leder i barnehagen, men det skal være nok folk til å dekke barnas behov. På grunn av mangel på vikarer, kan det bli vanskelig å opprettholde full drift av barnehager og skoler over en lengre periode. Vi setter et sterkt fokus på hygiene både i barnehage og skole, både generelt og i forhold til pandemi. 3
Konkrete anbefalinger: Skole: Rådmannen definerer om en skole kan sies å ha et utbrudd av svineinfluensa. Skolene opprettholder drift så lenge det er forsvarlig, og kan drive med redusert bemanning en tid. Vi vurderer det som bedre å redusere kvaliteten, framfor å fjerne tilbudet helt. Med tanke på høyt fravær blant elevene, skal skolene prioritere arbeidet med gode arbeidsplaner ved skolestart. Den enkelte skoles heimeside brukes for å legge ut arbeidsplaner for klasser og enkeltelever. E-post benyttes for å levere besvarelser til lærer og tilbakemelding fra lærer til elev. Lærerne skal i denne perioden prioritere den delen av arbeidet som er direkte rettet inn mot undervisning. Andre deler av lærerjobben utsettes inntil videre. Rapportering: Rutine for tilbakemelding ved fravær mellom skole og hjem gjennomgås og forsterkes Fravær i klassene registreres og sammenfattes ved den enkelte skole Rektor rapporterer til oppvekstsjef hver onsdag innen kl 12:00 om status ved den enkelte skole. Skjema for rapportering (vedlegg 2) Tiltak som kan iverksettes: Bruk av vikarer Sammenslåing av grupper: På tvers av klasser På tvers av trinn. På tvers av skoler. Flytting av personell mellom skoler for å unngå at én skole må stenge Inndragning av ferie Elever på barnetrinn og mellomtrinn prioriteres ved manglende bemanning. Elever på ungdomstrinnet kan sendes heim med arbeidsoppgaver Utvide stedfortrederfunksjonen slik at man har to mulige stedfortredere for rektor. Barnehager: Rådmannen definerer om en barnehage kan sies å ha utbrudd av svineinfluensa. Barnehagene opprettholder driften så lenge det er forsvarlig, og kan drive med redusert bemanningen en tid. Vi vurderer det som bedre å redusere kvaliteten framfor å fjerne tilbudet helt. Rapportering: Rutine for tilbakemelding ved fravær mellom barnehage og hjem gjennomgås og forsterkes Fravær i barnehagen registreres og sammenfattes ved den enkelte barnehage. 4
Det rapporteres til oppvekstsjef hver onsdag innen 12:00 om status ved den enkelte barnehage. Skjema for rapportering (vedlegg 2) Denne rutinen gjelder for både private og kommunale barnehager. Tiltak som iverksettes: Bruk av vikarer Sammenslåing av grupper: På tvers av avdelinger På tvers av barnehager Flytting av personell mellom kommunale barnehager for å unngå at én barnehage må stenge Inndragning av ferie (gjelder kommunale barnehager) Søndre barnehage og Melbu barnehage har styrket beredskap ved stenging av avdelinger og /eller barnehager på Melbu, Stokmarknes og Langøya. Slik beredskap vil ikke gjelde for barnehagebarn på Strønstad og Innlandet. Beredskapen gjelder både kommunale og private barnehager. Utvide stedfortrederfunksjonen slik at man har to mulige stedfortredere for styrer. Sektor helse og omsorg: Legetjenesten/legevakt: Kommunens befolkning skal til enhver tid ha tilgang til legevakttjeneste. Kommunens tre legekontor har til sammen åtte leger og to turnusleger. Ved sterk redusert legedrift må man prioritere legevaktfunksjon og i størst mulig grad utsette rutineoppgaver og alle andre konsultasjoner som kan utsettes (eksempel: års- og halvårskontroller av kroniske sykdommer som diabetes, blodtrykk, kolesterol, eller utredning av kroniske lidelser m.fl.). Samfunnsmedisinske oppgaver utover tilsynslegefunksjon av sykehjem og hjemmesykepleie vil bli nedprioritert. Legetjeneste trinn 1 ved pandemi N1H1: Legekontorene opprettholder ordinær drift. Pasienter med influensasymptomer ringer inn til legekontoret. Personellet spør om symptomer i hht www.pandemi.no/www.fhi.no og setter opp telefontime med fastlegen der det er ønskelig/nødvendig. Legen ringer tilbake og gjør en vurdering ut fra sin kjennskap til pasienten om dette er en komplisert influensa, om det er andre i husstanden som er risikopasienter, om det skal deles ut antiviralia eller ikke. Legen bruker de til en hver tid oppdaterte råd fra www.pandemi.no/www.fhi.no. Legetjeneste trinn 2 ved N1H1: Andelen øhj-timer økes eventuelt at en lege ved hvert senter forbeholdes influensapasienter. Influensapasientene har separate venteplasser unna øvrige pasienter. Influensapasienter undersøkes på eget undersøkelsesrom, med eget undersøkelsesutstyr. Personell og lege tar på seg maske, hansker eventuelt frakk på vei inn til dette rommet og kaster dette på vei ut (og spriter hendene). Alle influensapasienter får tilsendt regning. Legene i Hadsel lager egen turnus for å bistå sykehjemmets influensavdeling med legetjenester. 5
Legetjeneste trinn 3 ved N1H1: Normal drift blir midlertidig forandret og tilpasset behovet som oppstår. Det er vanskelig å forutsi i hvor stor grad dette blir nødvendig. Flere ting kan bli aktuelt: dirigere alle influensapasienter til Vesterålsklinikken og gjøre denne til en feberklinikk. Helsepersonell ved de ulike legesentrene må påregne midlertidig omplassering. Stokmarknes legesenter og Atlas legesenter står for den nødvendige økte legeberedskapen ved Stokmarknes sykehjem. 2. etasje blir gjort om til forsterket enhet for syke eldre skrevet tidlig ut fra sykehus. Legetjeneste trinn 4 ved N1H1: Kriseledelsen vurderers situasjonen fra dag til dag. Overordnede føringer som nevnt i andre avsnitt av kontinuitetsplanen vil bli prioritert. Ved stort lege/helsepersonellfravær i kommunen(e) i Vesterålen, vil Vesterålen legevakt gå inn i døgnkontinuerlig drift. Alle akuttpasienter fra kommunene dirigeres til interkommunal legevakt, mens kommunens helsetjeneste jobber med N1H1-pasienter i egen kommune/bistår andre kommuner i regionen. Vesterålen legevakt: Hadsel kommune driver Vesterålen interkommunale legevakt der kommunene Andøy, Bø, Hadsel, Sortland og Øksnes deltar. Legevakta har åpent kl 21-08 hverdager og kl 16 fredag til kl 08 mandag i helgene. Til sammen arbeider mer enn 30 leger i legevakten. Ved stort sykdomsfrafall blant leger (30 %) vurderer vi at driften ved legevakta skal prioriteres fremfor ordinært arbeid i egen kommune. Hjelpepersonellet ved legevakta er ivaretatt av Nordlandssykehuset Vesterålen. Skulle det bli stor sykefravær blant disse, vil det bli vurdert å hente hjelpepersonell fra legekontorene i Vesterålen. Se også Legetjeneste trinn 4 ved N1H1 over, om døgnkontinuerlig drift av Vesterålen legevakt dersom legebemanningen i kommunene i Vesterålen blir vanskelig. Pandemi helse\legevakten_og_svineinfluensa.doc Helsesøstertjenesten: Helsesøstertjenesten har fått i oppdrag å ta ansvar for vaksinering. Det er utarbeidet egen plan for massevaksinering. Pandemi helse\plan for massevaksinasjon mot pandemisk influensa i Hadsel kommune 2009 2.doc. Det er oså utarbeidet prioriteringsliste for vaksinering i henhold til direktoratets anbefaling. Pandemi helse\massevaksinering - pandemi.xls Ved behov for styrking av sykepleietjensten ved behandlingsavdelingen kan evt. frigjort kapasitet i helsesøstertjenesten nyttes i avdelingen. Oppbevaring av vaksine Avhengig av kvantum vaksine vi mottar i hver leveranse, kan vaksinen oppbevares i eget kjøleskap hos helsesøster. Mottar vi store kvantum, kan kjølerom ved Hadsel sykehjem benyttes. Barneverntjenesten: Barneverntjenesten har 6 stillinger. Barneverntjenesten kan ved behov, avgi personell til NAV. Minimumskravet til bemanning er 2 personer. 6
Pleie og omsorg: Det er vurdert at det kan benyttes søndagsbemanning i sykehjemsavdelingene/ hjemmetjenesten alle renholdsoppgaver i hjemmetjenesten utgår og personellet overføres til pleie. Dette prioriteres bort: - Mulighet for avvikling av ferie/avspasering/fleksitid - Merkantilt arbeid/kurs vurderes nøye - Kjøkken/baking av brød og kaker - Sosiale aktiviteter/gå tur med pasienter Behandlingsavdeling/ sykestue Ved tidlig utskriving fra sykehus opprettes det behandlingsavdeling i 2. avdeling ved Stokmarknes sykehjem. Behandlingsavdelingen settes opp med 8 senger for mottak av pasienter fra sykehuset og 2 senger for innlegging av egne pasienter med influensa. Behandlingsavdeling kan om nødvendig utvides. Kommunen har 11 senger med hjul i beredskap og ytterligere 16 senger uten hjul. Teknisk etat bidrar til oppretting av avdelingen og transport av senger fra Hadsel sykehjem. Avdelingen markeres med at det lages en plastskillevegg i korridoren. Veggen merkes med skilt om smitteavdeling. Avdelingen har eget personale og får egne leveranser av mat og tøy. Bruk av skyllerommet bør unngås. Pasienter på behandlingsavdelingen får ikke bruke eget tøy. Sykehustøy må brukes. Sengetøy og pasienttøy pakkes i smittesekker på rommet og behandles etter retningslinjer for smittetøy. Frigjøring av plass gjøres ved: - Utsettelse planlagte korttids- og avlastningsopphold for å frigjøre kapasitet - Opprette flere dobbeltrom - Flere pleies hjemme Avdelingen skal motta influensapasienter fra sykehuset som trenger etterbehandling etter akuttfase og behandling av akutte infeksjoner og forverring av kroniske sykdommer (ex lungebetennelse). Iv. væskebehandling og smertebehandling ivaretas. Dette krever: - Styrket sykepleiebemanning - Styrket legebemanning. Avdelingen får legetilsyn 1 time pr. dag i tillegg til ordinær tilsynslege. - Det må utarbeides informasjonstiltak for beboere og pårørende - Kontakttelefon på sykehuset for rådgivning Praktisk bistand vurderes til at de med størst behov for hjelp blir prioritert. Det må alltid være en sykepleier på hver vakt (sykestue-funksjon), for å kunne ivareta sykepleiefaglige oppgaver som dosering av medisiner, gi intravenøs behandling osv. Psykiatrisk sykepleier og helsesøster kan benyttes ved behov. Sykepleier/andre i redusert stilling økes til full stilling. Videre må vi sikre at det er hjelpepleiere på vakt som kan avlaste sykepleier i gitte situasjoner. Pleiemedhjelper kan brukes i pleiesituasjoner og til praktiske gjøremål. 7
Det er laget lister med tilgjengelige vikarer, samt liste over pensjonerte sykepleiere og hjelpepleiere. Disse kan, om nødvendig, beordres i arbeid jfr Forskrift om helsemessig og sosialt beredskap. Personale i miljøarbeidertjenester hjelper til ved omsorgsbolig eller sykehjem ved behov. Personale i pleie og omsorg må arbeide på tvers av avdelinger. Hvis mulig hente inn ubrukte ressurser i distriktet. Dersom personer med psykisk utviklingshemming legges inn, følger personell fra miljøarbeidertjenesten med inn i avdeling. Kritiske prioriteringer: 1. Medisinsk behandling 2. Ernæring 3. Pleie og omsorg 4. Renhold i hjem med størst behov, og oppholdsrom og toalett i institusjon 5. Renhold av tekstiler, med bruk at engangsutstyr der det er naturlig 6. Kritiske funksjoner som styres av andre: 7. Transport av mat til institusjonen/ butikken 8. Transport av medisiner 9. Transport av engangsutstyr 10. Transport av pasienter 11. Personale lønn fravær / banktjeneste/ butikk tjeneste 12. Vann- og avløpstjeneste Eksterne aktører: Stokmarknes apotek: Leveranse av nødvendige medisiner og forbruksmateriell Helseservice: Teknisk service av viktige laboratorie-instrumenter Ambulansetjeneste: Ivaretas av Nordlandssykehuset Vesterålen Personell Det er satt opp lister over alle ansatte i helse- og omsorgssektoren. Pandemi helse\liste over ansatte helse og omsorg.xls Hver avdeling har laget oversikt over egne vikarer. NAV Hadsel Nav Hadsel har totalt 17 stillinger i tillegg til leder i 100 % stilling. NAV Hadsel skal prioritere utbetaling av trygd og sosialhjelp dersom arbeidsstyrken reduseres vesentlig. Ved en slik drift må en prioritere hastesaker, all annen drift må nedprioriteres. NAV Hadsel er avhengig av at betalings- og IT-systemer fungerer tilfredsstillende. Teknisk drift: Driftsavdelingen vil være svært sentral, og sårbar når det gjelder større sykefravær. Avdelingen leverer vann og avløp, og tjenester på helsesenter og omsorgsbolig. 8
Den antydede pandemien vil være størst belastning for personer med svekket immunforsvar, dette gjelder særlig eldre og syke. I den daglige virke er det svært viktig at alle har nulltoleranse for svikt på hygienekravene som vi må ivareta. Driftsavdelingen vil ivareta hygienen på følgende måte: - Private tjenester til alminnelige husholdninger vil kun unntaksvis utføres. - Generell hygiene for alle som er i direkte kontakt med brukere av driftsavdelingen skjerpes. - Aktsomhet ved kontroll av vannanlegg når det gjelder renhold og hygiene. - Ingen direkte adgang fra vann/avløp til helsesenter, omsorgsbolig, trygdebolig og andre bygg med barn og eldre. - Anskaffelse av engangstøy for bruk når det er kontakt med områder som krever særlig aktsomhet. - Bassengene på skolene stenges for å redusere muligheter for videre smitte. - Styrket renhold på bygg med syke og eldre. - Eventuelt andre tiltak som vil svekke spredning av smitte. 9