Introduksjon i bruk av Microsoft Outlook 2003 med Exchange for NHH Innhold Introduksjon i bruk av Microsoft Outlook 2003 med Exchange for NHH... 1 Innhold... 1 Introduksjon... 2 Grensesnitt... 3 Sende e-post... 5 Motta e-post... 8 Slette e-post... 9 Organisering av epost... 10 Øvrige funksjoner... 11 Konvertering av adressebøker fra Netscape til Outlook... 12 Konvertering... 12 Endre kontakter... 15 Outlook kalenderen... 17 Labels... 18 Legge til avtaler... 19 Invitere deltakere... 21 Webmail/Web Access... 24 Klienter... 24 Sikkerhet... 25 Innhold... 26 Passord... 27-1 -
Introduksjon NHH bytter i disse dager ut det gamle e-postsystemet til fordel for Microsoft Exchange. Dette betyr at brukernavn og passord for e-post vil bli endret slik at de vil være det samme som benyttes ved pålogging i Valuta-domenet. Fra høyskolens PCer i valuta-domenet blir man automatisk autentifisert mot e- postsystemet ved pålogging på maskinen. Du vil derfor ikke bli spurt om passord eller brukernavn for å lese e-post herfra. Ved bruk av webmail og e-postklienter på maskiner som ikke er tilknyttet valutadomenet, skal ansattnummer benyttes som brukernavn. Passordet vil være valutapassordet ditt. Exchange fungerer best med Microsofts egen e-postklient, Outlook. Det anbefales derfor sterkt at du benytter denne. Andre e-postklienter kan også benyttes, men support vil i hovedsak bli rettet mot bruk at Microsoft Outlook Dette dokumentet er ment som en rask innføring i bruk av Microsoft Outlook 2003 for deg som ikke er kjent med bruken av programmet. Programmet innholder også mange avanserte funksjoner, men vi vil konsentrere oss om basisfunksjonene. Husk at du når som helst kan trykke på F1 tasten eller velge Hjelp fra menyen for å bruke Outlooks integrerte hjelpefunksjon - 2 -
Grensesnitt For å åpne Outlook første gang, går du via Start nederst til venstre på skjermen, velger Programmer og Microsoft Outlook. - 3 -
Når du åpner Microsoft Outlook 2003 får du opp et skjermbilde likt dette: Trykker du på innboks vil en oversikt over din e- post dukke opp her I venstre meny finner du de fleste funksjonene i Outlook. Velg Mail for e-post Dersom du klikker på en e-post, kan du lese innholdet i høyre vindu. Skjermen er inndelt i tre deler. Til venstre finner du alle funksjonene i Outlook, og ved å klikke Mail får du opp e-postkatalogene dine. Når du klikker på en katalog får du opp en oversikt over innholdet i det midterste vinduet. Her vil du se hvem som har sendt e- posten, emne og dato. Ved å klikke på en e-post kan du lese innholdet i høyre vindu. - 4 -
Du kan endre mange av instillingene i Outlook. Dette gjør du lettest ved å høyreklikke på de objektene du ønsker å endre. Du vil da få opp en meny med alternativer. Ønsker du f.eks å endre hvordan e-posten sorteres kan du klikke på feltet Arranged By: Du kan velge hvordan du vil sortere e-posten ved å klikke Arranged By Sende e-post Dersom du ønsker å sende en ny e-post, kan du velge knappen New på menylinjen. Da vil du få opp et nytt vindu som ser slik ut: - 5 -
I feltet To... legger du inn adressen til mottaker. Dersom du ønsker å sende en e-post til flere bruker du semikolon som skilletegn (se eksempel under). Videre kan du legge inn adresser i feltet CC... dersom du ønsker å sende kopi til noen. Ved å trykke på To - eller CC- knappen, får du opp adresselister. Det finnes to adresselister i Outlook: En global adresseliste som inneholder navn og e-postadresse til alle høyskolens ansatte og studenter, og en adresseliste som er din egen private liste der du selv kan legge inn og administrere dine egne kontakter. Den private adresselisten vil f.eks inneholde adressene du har importert fra Netscape Mail. - 6 -
I feltet Subject legger du inn tittelen på din e-post. Editeringsfeltet har mange av funksjonene du finner i Officeapplikasjoner forøvrig. Du kan for eksempel endre skrifttype og legge inn bilder i din e-post. Klipp og lim direkte fra Word og Excel fungerer også godt. Når du er ferdig med å komponere din e-post klikker du på knappen merket Send. Vedlegg Skulle du ønske å legge ved en, eller flere filer kan du klikke på bindersen til høyre for Send. Du vil da få opp et vindu hvor du kan åpne de filene du ønsker vedlagt. - 7 -
Motta e-post Ny e-post vil automatisk vises i Outlook. Har du programmet åpent, vil du få en beskjed nederst i høyre hjørne av skjermen hver gang du mottar en e-post. Dersom du dobbeltklikker på en e-post, vil den åpne seg i et eget vindu. Svare For å svare klikker du på Reply knappen. Adressen til avsender vil automatisk legges inn i To... feltet. Ønsker du å sende svar til alle i e-posten, velger du Reply to all. En kopi av den opprinnelige teksten i e-posten limes også inn i tekstfeltet slik at du kan kommentere denne dersom du ønsker. Evt vedlegg som var vedlagt den opprinnelige mailen, vil ikke bli lagt ved automatisk. Videresende Ønsker du å videresende en e-post klikker du Forward. Den opprinnelige teksten legges inn i meldingen, og evt vedlegg legges automatisk inn. - 8 -
Slette e-post For å slette en e-post markerer du e-posten i det midterste vinduet, klikker Delete på tastaturet eller høyreklikker og velger Delete. E-posten vil da umiddelbart legges i Deleted items folderen. Metoden fungere på samme måte med andre elementer, som kontakter og kalenderoppslag. I denne folderen kan du se alle elementer du har slettet (notater, kalenderoppslag, mail, kontakter osv.). Dersom du ønsker å gjøre om på slettingen, høyreklikker du på elementet, velger Move to folder, og peker på den folderen du ønsker å legge det til. For eksempel Inbox for mail. Avslutt med OK. Elementet vil nå være flyttet. - 9 -
Organisering av epost Opprette kataloger Kataloger oppretter du lettest ved å høyreklikke på en av de eksisterende katalogene i Outlook, og velge New Folder. Du får da opp en boks hvor du kan legge inn navnet på den nye katalogen, og hvor du vil plassere den. Opprett nye kataloger ved å høyreklikke og velge New Folder Flytting av e-post E-post flytter du enkelt ved å bruke drag & drop metoden. Dvs at du markerer den/de e-posten(e) du ønsker å flytte, klikker og drar disse over i ønsket katalog. Dersom du ønsker å kopiere e-postene kan du holde ned Ctrl -tasten på tastaturet samtidig som du benytter metoden beskrevet ovenfor. - 10 -
Øvrige funksjoner Outlook har svært mange funksjoner. Mange av disse vil du kanskje oppdage og ta i bruk etterhvert som du prøver deg litt fram i programmet. Du kan også forsøke hjelpefunksjonen i programmet dersom du er usikker på noe. Denne finner du på menylinjen under Help Microsoft Office Outlook Help, på verktøylinjen som et spørsmålstegn, eller ved å trykke F1 tasten på tastaturet. IT-koordinatorene vil også kunne hjelpe. Ta kontakt med oss på hjelp@nhh.no dersom du har spørsmål vedrørende Outlook. - 11 -
Konvertering av adressebøker fra Netscape til Outlook Konvertering MERK: Før du går i gang med konverteringen må du sørge for at Netscape er avsluttet/ikke kjører. For å foreta konverteringen av adresseboken bruker vi et program som heter Dawn. Det finnes under NHH Standard programmer. Velg Dawn Wizard. - 12 -
Trykk Next når du kommer til følgende bilde: I neste bilde velger du Netscape 4.x og trykker Next : - 13 -
På neste side velger du MS Outlook på spørsmål om destination. Trykk så på Next, deretter på Finish. - 14 -
Endre kontakter Når du nå åpner Outlook, vil du finne adresselisten din under Contacts nede til venstre i bildet. I ettertid vil du være nødt til å redigere navn på kontakter som har visningsnavn med med æ,ø,å. Merk at siden selve e-post adressen aldri inneholder æ,ø eller å vil ikke den bli feil, det er kun visningsnavnet. - 15 -
For å endre dobbeltklikker du på kontakten når du har åpnet Contacts. Rediger så navnet i Full name feltet, og se etter at det blir sortert slik du ønsker i File as feltet og Display as feltet. Klikk Save and Close når du er fornøyd med resultatet. - 16 -
Outlook kalenderen Outlook har innebygget en kalender som hjelper deg til å holde rede på avtaler, forelesninger og møter. For å åpne kalenderen er det bare å klikke på Calendar nederst til venstre i Outlook vinduet. Periode Farger og labels Ny avtale: Klikk på New eller dobbeltklikk i kalenderen) Du vil nå se at menylinjen øverst på skjermen har fått noen nye knapper. Her kan du f eks velge for hvilken periode du ønsker å se kalenderen, legge til ny avtale eller administrere farge og labels på kalenderen. - 17 -
Labels Ved å definere label til forskjellige aktiviteter får du lett en oversiktlig kalender med forskjellige fargekoder. - 18 -
Legge til avtaler For å legge til en avtale kan du ganske enkelt dobbeltklikke på det stedet (dagen/klokkeslettet) i kalenderen hvor avtalen skal være, eller velge New fra verktøylinjen øverst. Da vil du få opp et nytt vindu hvor du fyller inn relevant informasjon om avtalen. Hvis du aktiviserer Reminder vil du få en påminnelse i form av et vindu som popper opp på skjermen til den tiden du definerer i forkant av aktiviteten. Dersom avtalen skal gjenta seg til samme tidspunkt i et fast intervall klikker du på Recurrence øverst i dette vinduet. - 19 -
Et nytt vindu dukker opp, og det er bare å definere de felter man ønsker. For å legge til et vedlegg (f eks et dokument) i en avtale kan man klikke på Bindersen på menylinjen, og klikke seg frem til filen man ønsker å ha med. Dobbeltklikk på filen eller velg Insert. - 20 -
Invitere deltakere Man kan også invitere andre deltakere til en avtale. Klikk da på Invite Attendees i vinduet hvor du lager avtalen. - 21 -
En ny linje dukker opp øverst i vinduet med knappen To foran. I denne linjen kan man skrive inn e-post adresser til de man ønsker å invitere til møtet, eller man kan klikke på To knappen å få opp adresseboken og velge personer derfra. Når man er ferdig og trykker Send vil avtalen lagres i din kalender og en e-post med invitasjon vil bli sendt til alle som stod i To feltet. - 22 -
Et evt. vedlegg vil være inkludert i denne mailen. Dette kan være et nyttig verktøy f eks ved møteinnkallelser. Når du mottar en slik invitasjon på en avtale og man aksepterer den, vil din personlige kalender automatisk oppdateres med den nye avtalen. Outlook kalenderen har også funksjoner for å dele en kalender og å se andres kalendere. Dette kan være et nyttig verktøy i planlegging og i informasjons øyemed. Dersom du ønsker å benytte deg av disse mer avanserte funksjonene og trenger hjelp, anbefaler vi at du tar kontakt med den lokale brukerstøtten. - 23 -
Webmail/Web Access Tilgang til mail via internett vil også være endret med det nye systemet. Adressen http://webmail.nhh.no vil vise denne siden: For å logge seg inn bruker man samme pålogging som ved innlogging på valuta/skolens maskiner. Altså ansattnummer på formen s9999 i feltet Domene-\brukernavn, og det tilhørende passordet. De som tidligere hadde mailpålogging med en bokstavkombinasjon som inneholdt institutt og initialer, kan ikke benytte denne lenger. Klienter Klientene Premium og Grunnleggende gir forskjellige funksjoner. Premium gir nesten alle de samme funksjonene som om du skulle ha brukt selve Outlook programmet. Grunnleggende har færre funksjoner, men raskere ytelse. Det kan dermed være - 24 -
hensiktsmessig å bruke denne hvis du bruker en modem forbindelse. Merk at Premium kun er tilgjengelig med nettleseren Internett Explorer versjon 5.5 eller høyere, dersom du ikke har det, bruk Grunnleggende. Sikkerhet Valgene under sikkerhet er ganske enkelt hvor lenge du kan være inaktiv før du automatisk blir logget ut av systemet. For Offentlig eller delt datamaskin er 15 min grensen, for Personlig datamaskin, ett døgn. - 25 -
Innhold Websiden du kommer til etter å ha logget inn med Premium klienten, ligner veldig på den du ser når du åpner Outlook klienten. Du har også bortimot alle funksjonene. Både den globale adresselisten og dine kontakter er tilgjengelige via web-klienten, så også kalenderen. - 26 -
Den Grunnleggende klienten er som man ser litt enklere utformet, men har fortsatt de fleste funksjoner man trenger. Passord Passordet til valuta (og nå også mail) har en gyldighet på 90 dager. Dersom du ikke er pålogget på en maskin på skolen og automatisk får beskjed om å bytte passordet innen fristen, kan du nå gjøre dette via Outlook Web Access. Det vil dukke opp en advarsel på menylinjen som sier hvor mange dager som gjenstår før passordet utløper når det nærmer seg. - 27 -
For å bytte passord går du til Alternativer, scroller ned til Passord og klikker Endre passord. I dette området vil advarsel om at passordet utløper komme. - 28 -
I det nye vinduet fyller du ut valuta i Domain feltet, ansattnummer i Account feltet, ditt gamle passord og ditt nye to ganger. Klikk OK og passordet er endret. Merk at nå er også passordet for å logge seg på maskiner ved skolen endret. - 29 -