8. Regnskapsrollen og behandling av faktura DFØ Versjon: 1.3 8.1 Forkontroll 23.08.12 Innhold Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: 1 Behandling av faktura i forkontroll 2 Sende faktura fra forkontroll 3 Sende flere fakturaer samtidig Behandling av faktura i forkontroll Ansvar Tidspunkt Handling 1 Behandling av faktura i forkontroll Virksomhet Ved behov Når faktura er nyskannet og de ikke er blitt automatisk behandlet basert på bestillerreferanse, bestillingsnummer eller kontraktsnummer vil de ligge i forkontroll for manuell behandling. Fakturaer kan også bli liggende i forkontrollen dersom det er en melding fra systemet. Se skjermbilde nedenfor. Mer informasjon i forbindelse med meldingen finnes ved å se på fakturahistorikk, enten ved å trykke på ikonet for dette eller ved å åpne fakturaen
eller ved å åpne fakturaen for å se historikken derfra: Steg 1a: For å få en oversikt over alle fakturaene som ligger til manuell behandling i forkontroll kan man søke med Registreringstype: Skannede fakturaer og E- fakturaer og klikk på menylinjen øverst i skjermbildet. Da vil man få et resultatsett med faktura som ligger i forkontroll, basert på valgte kriterier. Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte Masterbruker ved å benytte knappen over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet. Ved å velge en linje og trykke på knappen oversiktsbildet. Steg 1b: kan en se fakturahistorikken direkte fra Ønsker man å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må man dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet. Da kommer man inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer slik bildet nedenfor viser.
Steg 1c: I skjermbildet for Grunnlagsdata kan man gjøre følgende med fakturaen som ligger i forkontroll. Endre/redigere grunnlagsdata informasjon. Endringer som ofte foretas er: 1. Leverandørnummer når leverandør er ny og mangler 2. Forfallsdato når dette mangler på faktura eller ikke tolket ved skanning. 3. Bestillerreferanse når dette mangler på faktura eller ikke tolket ved skanning. 4. Bestillingsnummer når det i forkant er gjort en bestilling fra Basware PM, og bestillingsnummeret mangler på faktura eller ikke er tolket ved skanning. 5. Kontraktsnummer i Basware når faktura er koblet opp mot en kontrakt lagt inn i Basware Contract Matching, og kontraktsnummeret mangler på faktura eller ikke er tolket ved skanning. 6. Avtalenummer mot leverandør når det er laget en kjøpsavtale mot leverandør og man ønsker å henvise til denne. 7. Fakturatype kode når det er skannet med feil fakturakode type, eller man har lagt inn bestillings eller kontraktsnummer og må endre fakturatype til henholdsvis OF ordrefaktura og CF kontraktsfaktura 8. Makuleringskode når faktura ikke skal behandles fordi den er feilskannet eller tilhører annen virksomhet, se nærmere forklaring nedenfor. 9. Transaksjonskostnad kan i spesielle tilfeller settes når faktura er utenlandsk. 10. Valutadokumentasjonskode skal settes når faktura er utenlandsk. Husk å lagre faktura etter endringer. Se fakturahistorikken og legge til kommentar. Husk å lagre etter at det er lagt inn kommentarer. Legge til vedlegg. Husk å lagre etter at det er lagt til vedlegg. Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse. Forhåndskontere faktura før den sendes ut i organisasjonen. Husk å lagre etter å ha kontert. Sette makuleringskode. Når faktura skal annulleres i fra virksomheten fordi den tilhører en annen virksomhet, sett makuleringskode 6 Tilhører annet selskap. Når faktura er feilskannet og skal skannes på nytt i samme selskap, sett makuleringskode 3 Feil ved skanning. Under sendealternativer velg Anmodning om fakturaannullering. DFØ følger opp fakturaer med kode 3 eller 6. Sende faktura ut på sirkulasjon. Se steg 2
2 Sende faktura fra forkontroll Steg 2a (alternativ 1): Ønsker man å sende faktura ut på sirkulasjon benytter man knappen. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon. I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges: 1. Vanlig sirkulasjon Faktura sendes til en gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet. 2. Informativ sirkulasjon Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles. 3. Direkte til overføring Benyttes av økonomi/regnskap for de fakturatyper som ikke krever godkjenning, men bare behandles internt av økonomi/regnskap. Gjelder fakturatype kode AF Administrativt godkjent faktura og OU Ompostering hovedbok u/godkjenning. 4. Anmodning om fakturaannullering Benyttes om man ønsker å be om at faktura annulleres i systemet. Når sirkulasjonstype er valgt må man velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen Send og faktura blir sendt til valgt bruker. Steg 2a (alternativ 2): Ønsker man å sende faktura ut med Automatisk utsendelse benytter man knappen. Basware vil da på grunnlag av informasjon i grunnlagsdatafeltet automatisk prøve å sende ut/behandle faktura. Kan benyttes når en av disse feltene er utfylt: 1. Bestillerreferanse når dette påføres i forkontroll eller er tolket ved skanning. 2. Bestillingsnummer når bestillingsnummer er tolket ved skanning men faktura av ulike årsaker likevel ligger til manuell behandling. Når bestillingsnummer er påført av Masterbruker i forkontrollen (og fakturatype er rettet til OF). 3. Kontraktsnummer i Basware når faktura er koblet opp mot en kontrakt lagt inn i Basware Contract Matching, og kontraktsnummeret er påført av
Masterbruker i forkontrollen (og fakturatype er rettet til CF). Faktura kommer tilbake til forkontroll og manuell behandling etter noen minutter dersom automatisk utsendelse mislyktes. Steg 2b Ønsker man oversikt over de fakturaene som ligger med behandlingsstatus Automatisk, huker en av for dette og klikker hent fakturaer 3 Sende flere fakturaer samtidig Ønsker man å sende ut en bunke/flere fakturaer samtidig, kan man også gjøre dette i forkontrollen i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser. Sett da en hake i venstre kolonne på de på de fakturaer man skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i steg 2 dette dokumentet.