Saksframlegg Dato Referanse 07.06.2011 2003/1502-3031/2011 Sakshandsamar Solfrid Skjerven Eikevik, tlf 57 67 62 06 Saksgang: Saksnr. Utval Møtedato VS 11/48 Høgskulestyret 16.06.2011 PROSJEKTVERKSEMDA VED HSF Framlegg til vedtak: Styret tek saka til orientering. Saksvedlegg: Vedlegg 1: Reglement for eksternt finansiert verksemd ved HSF Vedlegg 2: Kontraktsmal Vedlegg 3: Budsjettmal Vedlegg 4: Prosjektrapport (døme) Saksframstilling Regelverk og organisering Det overordna dokumentet som ligg til grunn for den eksternt finansierte verksemda ved høgskulen er F- 20-07 ( Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer ). Dette reglementet omhandlar kva som inngår i oppdragsfinansiert aktivitet (prosjekt høgskulen utfører mot betaling for ekstern oppdragsgjevar med krav til leveranse) og bidragsfinansiert aktivitet (prosjekt der høgskulen hentar støtte frå nasjonale/internasjonale finansieringskjelder utan krav til leveranse) og korleis desse aktivitetane skal organiserast og gjennomførast. I tråd med F-20-07 har høgskulen utarbeida Reglement for eksternt finansiert verksemd ved HSF (vedlegg 1). Dette reglementet vart vedteke i høgskulestyret i mai 2007. HSF Oppdrag vart etablert 1.1.2005 som ei serviceeining for å hjelpa avdelingane med å koordinera formidling, økonomi og administrasjon av eksternt finansierte oppdrag. Dette inneber og studieadministrativt arbeid, det vil seia opptak, oppmelding til eksamen, eksamensavvikling, produksjon og utsending av karakterutskrifter/vitnemål. HSF Oppdrag hadde i 2010 administrativt tilsette i 4,2 stilling. Desse var fordelt på 2,9 stilling i fellesadministrasjonen og 1,3 stilling til saman på dei fem avdelingane. Det faglege ansvaret for verksemda ligg alltid på avdelingane. Det økonomisk-administrative ansvaret er delt mellom HSF Oppdrag og avdelingane, slik at HSF Oppdrag i utgangspunktet har ansvar for
undervisningsaktivitetane og avdelingane har ansvar for FoU- og konsulentoppdraga. HSF Oppdrag skal likevel bidra til å kvalitetssikra FoU- og konsulentoppdraga, gjennom å hjelpa til med budsjettering og utarbeiding av avtalar. Prosjektprosessen ved HSF: 1. Prosjektleiar og HSF Oppdrag/Personal- og økonomiavdelinga (PØA)/personal- og økonomirådgjevar på avdeling utarbeider i samråd ein prosjektkontrakt som og skal innehalde prosjektbeskriving og budsjett. Det skal prisast etter dei til ei kvar tid gjeldande satsar og primært nyttast standard formular/avtaleskjema (sjå vedlegg 2). 2. Budsjettet skal byggja på prinsippet om at alle direkte og indirekte kostnader som høgskulen har i samband med gjennomføringa av prosjektet skal dekkast av oppdragsgjevar. Standard budsjettskjema skal brukast (sjå vedlegg 3). Prosjektleiar skal setje opp eit estimat på tal timar oppdraget vil krevje. Til dekking av indirekte utgifter vert det rekna eit dekningsbidrag (overhead) på 50 % av samla lønsutgifter. 85 % av dekningsbidraget går til institusjonsnivået og vert disponert i HSF sine årlege budsjett, 15 % av dekningsbidraget går til avdelinga og vert disponert av dekan. 3. Det vert oppretta ein prosjektkonto i økonomisystemet. Føresetnad for å gjere dette er at det er utarbeida prosjektdokument i samsvar med regelverket. 4. Betalingsfristar/-rater skal spesifiserast i kontrakten. I tråd med at inntektene kjem inn på prosjektkonto skal dekningsbidrag og lønskostnader førast. Avdelinga som er ansvarleg for prosjektet vil då få ei inntekt på 15 % av dekningsbidraget og refusjon av løn i samsvar med framdrift/budsjett. 5. I det interne reglementet står det at HSF Oppdrag og PØA i samråd skal sjå til at prosjektleiar får løpande informasjon om prosjektet sin økonomiske status. Fom hausten 2009 har slike rapportar, sjå vedlegg 4, vorte sendt kvartalsvis til prosjektleiarane og/eller personal- og økonomirådgjevarane på avdelingane. 6. Når prosjektet er ferdig skal prosjektkonto avsluttast. Dersom det er snakk om oppdragsprosjekt skal prosjektsaldoar gå mot avdelinga sin eigenkapital. Ved bidragsprosjekt går +/- saldoar mot driftsrekneskapen til avdelinga. Økonomi Lønsmidlar frå den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten gjev betydelege tilskot til drifta både av HSF Oppdrag, institusjonen og avdelingane. I 2010 utgjorde lønsbidraga frå prosjekt om lag 18,5 årsverk for høgskulen. Særleg Avdeling for lærarutdanning og idrett kan ha større drift med dei eksterne midlane enn dei ville hatt utan. Avdelinga finansierte 8,5 årsverk gjennom den eksternt finansierte aktiviteten. I tillegg til refusjon av lønsmidlar vil og avdelingane få ekstra inntekter av sin del av dekningsbidraget. Dekningsbidraget skal dekke indirekte kostnader som mellom anna husleige, infrastruktur og administrativ støtte. I tråd med reglementet ved høgskulen skal 85 % av dekningsbidraget gå mot institusjonsnivået medan avdelingane får 15 %. Denne fordelinga er fastsett ut frå ei vurdering av kor det oppstår auka infrastrukturkostnader når prosjektverksemda ved høgskulen aukar. Dekningsbidrag frå prosjektaktiviteten må ein sjå i samanheng med eigenfinansieringa, det vil her seie kor store bidrag høgskulen sjølv må gå inn med for å få underfinansierte prosjekt i balanse. Gjennomsnittleg netto bidrag (dekningsbidrag minus subsidiering) for åra 2009 og 2010 var på om lag 3,5 mill kr. Dette nivået er og lagt inn i budsjettet for 2011. Netto bidrag skal dekke deler av drifta til HSF Oppdrag i tillegg til at det gjer det mogeleg for institusjonen å ha eit høgare driftsnivå enn løyvinga frå staten gjev rom for.
Utfordringar, problemstillingar og vurderingar I Riksrevisjonen sin gjennomgang av rekneskapen ved høgskulen, er bidrags- og oppdragsverksemda vår eit fast kontrollpunkt. Riksrevisjonen har sett seg ut nokre prosjekt der dei sjekkar ut at nødvendig dokumentasjon er utarbeida, at prosjektet er rett klassifisert og at det er avslutta på korrekt måte. Høgskulen har ikkje fått merknader frå Riksrevisjonen på dette området. I denne delen av saka går vi inn på nokre utfordringar og problemstillingar rundt dagens system. Under nokre av punkta vil det verte skissert forslag til endring/forbetring. 1. Prosjektleiar får manglande informasjon om status i prosjektet Etter 3. kvartal 2009 har prosjektleiar og økonomi- og personalrådgjevar ved avdelinga fått tilsendt prosjektrapport kvartalsvis. Dersom denne er vanskeleg å forstå eller saldo ikkje stemmer med prosjektleiar sin oversikt, bør han/ho saman med rådgjevar gå gjennom transaksjonane som har vore på prosjektet. Ved å forstå tala i rapporten vil ein og ha eit betre grunnlag for å seie noko om totalprognosen. Problemet med at nokre av prosjektleiarane ved høgskulen opplever dei får for lite informasjon kan vere: 1) erfaring frå tidlegare då det ikkje systematisk vart utarbeida rapportar og 2) manglande kommunikasjon mellom prosjektleiar og personal- og økonomirådgjevar/pøa. Det er viktig å presisere at desse prosjektrapportane vert utarbeida for dei eksterne prosjekta. Ved høgskulen er det og ein del interne prosjekt (dvs finansiert av løyvinga frå KD). Eit døme på dette er årlege driftsmidlar som stipendiatane får. Avdelingane har sjølv ansvar for å følgje opp desse prosjekta (saldo og forbruk). PØA vil løpande sjå på innhaldet i og forma på prosjektrapportane for å forbetre desse. 2. Meir kompliserte FoU-prosjekt Det er ein tendens til meir kompliserte FoU-prosjekt der fleire institusjonar går saman om prosjektgjennomføring. Dette inneber nye problemstillingar: - institusjonane kan ha ulike interne reglar (mellom anna prising og dekningsbidrag) - pengestraumen - kven fører totalrekneskap? - vil transaksjonar mellom institusjonane vere momspliktige? - kven skal rapportere? Eit døme på eit slikt prosjekt er fornybar energi midlane frå INU-styret der høgskulen, Vestlandsforsking og Kunnskapsparken i Sogn og Fjordane gjekk saman om prosjektet. Høgskulen får utbetalt pengane og skal rapportere på totalrekneskapen til INU-styret. Etter kvart vil administrasjonen få eit større erfaringsgrunnlag for gjennomføring av slike prosjekt. Mellom anna har det vore korrespondanse mellom høgskulen og skatteetaten om korleis ein skal handsame moms på ulike transaksjonar. Denne dokumentasjonen vert samla i ei mappe slik at ein i samband med nye prosjekt kan gå inn for å sjå på kva konklusjonar som er trekt i liknande saker.
3. Kompetanse i oppstartfase Kjennskap til reglement og malar ser ut til å vere bra kjent ved høgskulen. Dette kan mellom anna forklarast ut frå at det ofte er dei same prosjektleiarane som køyrer prosjekt ved høgskulen. Likevel kan ein sjå eit aukande behov for betre kompetanse spesielt på inngåing av avtalar men og på utarbeiding av budsjett i tråd med reglement. Dette gjeld særskilt FoU-prosjekta. Det at fleire institusjonar samarbeider om prosjekt, fører og til eit aukande behov for støtte og kompetanse i den første delen av prosjektet. I nokre tilfeller har det ikkje vore kontakt mellom prosjektleiar og prosjektstøttefunksjonen i forkant av at søknader er sendt/midlar er motteke. Det ein kan oppleve då er at det til dømes ikkje er teke tilstrekkeleg høgd for dekningsbidrag og prosjektet er difor underbudsjettert. Samspelet mellom desse to funksjonane er svært viktig med tanke på prosjektgjennomføring i tråd med regelverket. 4. Prosjekt med budsjettavvik Det vert estimert eit tal timar i prosjektbudsjettet. Så lenge prosjektdeltakarane ikkje fører timelister på prosjekt, vil det ikkje verte budsjettavvik på timeforbruk (dersom prosjektdeltakarane har brukt meir timar enn budsjettert, vil dette vere å rekne som ei skjult subsidiering). Prosjektet går berre med underskot dersom driftskostnadene er underestimert. Høgskulen har hatt nokre FoU-prosjekt som har hatt eit meirforbruk i høve budsjett. Dette gjeld spesielt prosjekt der løn går direkte mot prosjektet. Årsakene til dette kan vere at prosjektdeltakarane er høgare løna og / eller at dei vert tilsett for ein lenger periode enn det som var føresett. Eit verkemiddel for å avdekke budsjettavvik kan vere å stille krav om utarbeiding av prognosar, til dømes kvart tertial i samband med rapporteringa til KD. Det vil då vere viktig at korrekt dekningsbidrag vert bokført og eit eventuelt underskot bør kome fram som eigenfinansiering. Høgskulen vil då tidlegare vere klar over dei økonomiske konsekvensane ved prosjekta. 5. Skjult subsidiering For nokre prosjekt har det tidlegare ikkje vorte ført dekningsbidrag eller det har vorte brukt ein lågare sats enn det reglementet tilseier. Dette er ei form for skjult subsidiering. Dersom det vert gjort avtale, enten på avdelingsnivå eller institusjonsnivå, om redusert dekningsbidrag bør ein i rekneskapen bokføre fullt dekningsbidrag og deretter bokføre den eigenfinansieringa som må til for å dekke avviket mellom avtalt og fullt dekningsbidrag. Denne eigenfinansieringa vil kome fram som ein kostnad på avdeling/institusjon. 6. Manglande prosjektstyringsverktøy Uninett FAS skaffa i 2007 Artemis 7 som prosjektstyringsverktøy på vegne av fleire uh-institusjonar. Ved inngangen til 2011 har seks institusjonar valt å ta i bruk dette systemet. Høgskulen i Bergen og Universitet i Agder var dei fyrste til å ta i bruk Artemis 7 våren 2009. Dei fire andre institusjonane er: Høgskulen i Lillehammer, Høgskulen i Bodø, Høgskulen i Nord-Trøndelag og Høgskulen i Vestfold. Universitetet i Stavanger har valt å gå for Agresso Prosjekt i staden for Artemis 7, med planlagt oppstart hausten 2011. Høgskulen i Sogn og Fjordane har fått demonstrert Artemis 7. Leverandør av systemet og representant frå Uninett synte prosjektstyringssystemet til ei gruppe ved høgskulen. Primært var det personar som pr i dag arbeider med prosjektstøtte som deltok. Det var invitert deltakarar frå fagpersonalet, men desse kunne ikkje delta.
Positive element Artemis: Høgskulen vil få eit felle system der ein kan gå inn for å få gode totaloversikter over prosjekta og god oversikt over det enkelte prosjekt frå a til å. Det vil ligge informasjon om budsjett, rekneskap, avtalar, fakturering, prosjektinnhald, tidsplan osv under kvart enkelt prosjekt. I dag må me inn via fleire system for å få same informasjon: Agresso (for økonomi) og mappestruktur i Office (for budsjett og avtalar). Det vert enklare for den enkelte prosjektansvarleg, dekan osv å gå inn for å få oversikt over bakgrunn for prosjekt, avtalar, budsjett og økonomisk status. Negative element Artemis: Det vil medføre ein auka kostnad for høgskulen. Stipulert oppstartkostnad ligg på 300.000 400.000,- årleg i fem år, medan driftskostnad pr år etter denne oppstartsperioden vert om lag 100 000,-. Mykje av basis i Artemis ligg i det med timeføring mot prosjekt. Prosjektleiar må budsjettere tal timar på prosjektet slik som i dag. Det nye vil vere at alle prosjektdeltakarane vil måtte gå inn for å registrere sine timar mot prosjektaktiviteten. Med tanke på den motstand som har vore mot ESS (system for registrering av tal timar tilstades) vil dette vere ein kritisk faktor i samband med innføring av prosjektstyringsverktøyet. Dersom høgskulen går inn på dette systemet utan å ta i bruk det som går på tidsregistrering i prosjekt, vil ikkje høgskulen vere komen vidare med tanke på prosjektstyring. Status pr i dag er at høgskulen ser på systemet som for omfattande og kostbart å innføre / drifte i forhold til den meirnytten eit slikt system gir. Administrasjonen vil halde seg oppdatert på kva som skjer vidare i sektoren når det gjeld dette og andre verktøy. Det er mellom anna aktuelt å ta kontakt med Universitet i Stavanger for så sjå deira bruk av Agresso Prosjekt då høgskulen brukar Agresso som økonomisystem. Oppsummering Etableringa av HSF Oppdrag og utarbeidinga av våre interne reglar og retningslinjer gjer at høgskulen ivareteke dei overordna krava og reglane til departementet. Dei årlege kontrollane til Riksrevisjonen viser at høgskulen gjennomfører den eksternt finansierte verksemda i samsvar med regelverket. Som følgje av meir kompliserte prosjekt ser me likevel at det må til ei styrking på prosjektstøtte ved høgskulen. Det kan då vere snakk om både auka kompetanse for dei som i dag arbeider med prosjektstyring og det kan vere snakk om auka ressurstildeling for å styrke dette området. Ei slik styrking av prosjektstøttefunksjonen ved høgskulen vil rektor sjå på i samband med den administrative organiseringa.