Teknisk brukerveiledning for KF BedreArbeidsplass En gjennomgang av funksjonene i KF BedreArbeidsplass Revidert januar 2013
Innhold Kapittel 1 Bakgrunnsinformasjon... 4 Bruksområde... 4 Ord og uttrykk... 4 Brukernavn og passord... 5 Navigere i systemet... 5 Faglige veiledere og God prosess... 5 Kapittel 2 Innstillinger før undersøkelsesstart... 6 Stille inn besvarelsestidsrom... 6 Valg av bakgrunnsspørsmål og kommentarer... 9 Egen velkomst- og avslutningstekst, videresending til nettside... 11 Forhåndsvisning av undersøkelse... 13 Tilleggstjenester... 14 Kapittel 3 Organisasjonsenheter... 14 Steg for steg: Opprette enheter... 14 Kapittel 4 Brukertilganger... 16 Rollen Administrator... 17 Rollen Rapportbruker... 17 Steg for steg: Legge til ny bruker... 17 Søke etter brukere i systemet... 20 2
Glemt passord... 20 Kapittel 5 Engangspassord og spørreskjema... 20 Steg for steg: Hvordan opprette engangspassord... 20 Kapittel 6 Rapporter... 23 Populasjon og utvalg; utvalgsprosent og svarprosent... 23 Sette opp minste krav til antall besvarelser for rapportfremvisning... 23 Rapportene... 25 Svarfordeling... 25 Gjennomsnittlig tilfredshet... 25 Sammensatt excel rapport... 25 Excel-eksport rådata... 25 3
Kapittel 1 Bakgrunnsinformasjon Bruksområde Denne veiledningen er myntet på brukere som har administratortilgang i nettportalen KF BedreArbeidsplass. Ord og uttrykk Noen ord og uttrykk som er gjennomgående for denne veiledningen Organisasjonsenhet Bedriftene plasseres i en struktur i systemet, strukturen består av enheter vi kaller for organisasjonsenheter. Når alle kundene i verktøyet bruker samme format på strukturen, har man mulighet til å sammenligne seg selv mot andre bedrifter. Dersom man ønsker å dele opp bedriften i avdelinger har administratorer i verktøyet muligheten til å opprette nye organisasjonsenheter Les mer om hvordan man oppretter nye enheter og lager/redigerer struktur i Kapitel 3. Administrator og Rapportbruker For å administrere en undersøkelse eller hente ut rapporter etter gjennomført undersøkelse må bedriften ha brukertilganger til sin bedrift. Ansatte får brukertilgang enten som Administrator eller Rapportbruker, og logger seg på systemet med e-postadresse og et passord. Det er ikke noen sperre for antall brukere man kan opprette. Les alt om brukertilganger i Kapitel 4. Engangspassord En bruker med administrator-tilgang kan generere engangspassord som de ansatte bruker for å avlegge svar. Engangspassordet er unikt og sørger for at besvarelsen havner i rett enhet i strukturen. Engangspassordet inneholder informasjon om undersøkelse, passord, URL til svarside og hvilken bedrift det tilhører. 4
Brukernavn og passord For å logge inn i systemet går du til: /www.bedrearbeidsplass.no/ Klikk på: Administrere undersøkelse Les alt om engangspassord i Kapitel 5. Der bruker du e-postadressen din og et passord. Dersom du har glemt passordet kan du klikke på Har du glemt passordet, og få tilsendt dette via e-post. Navigere i systemet Systemet administreres via fanene du til enhver tid finner øverst i portalen: Undersøkelser gir alle valg for gjennomføring og etterarbeid av undersøkelser. Her opprettes engangspassord, valg av bakgrunnsvariabler, registreringsperiode samt alle rapporter til undersøkelsene. Her settes også en sperre for antall besvarelser som må være inne før man kan ta ut rapporter Org.enheter brukes for å administrere struktur og underenheter. Brukere gir adgang til brukerdatabasen hvor du kan søke opp og opprette nye brukertilganger til administrator og rapportbrukere. Faglige veiledere og God prosess Før du setter i gang med å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen bør du ha satt deg inn i faglig veileder for undersøkelsen. Da er du bedre rustet til å forstå gjennomføringsprosessen. God prosess er utarbeidet av KS, og er et praktisk hjelpemiddel i den viktige prosessen på veien mot bedre kvalitet. 5
Disse sammen med flere veiledere finnes på våre nettsider http://www.bedrearbeidsplass.no/veiledning/ Kapittel 2 Innstillinger før undersøkelsesstart I dette kapittelet ser vi nærmere på innstillinger som kan utføres av en administrator som en del av administrasjonsarbeidet før undersøkelsesstart. Stille inn besvarelsestidsrom Medarbeiderundersøkelsen er operativ og klar til bruk medio januar, og stenges medio desember årlig. Bedriften kan selv bestemme når undersøkelsen er aktiv innenfor dette tidsrommet. Dere kan stille inn en start- og sluttdato på følgende måte: 1) Klikk på fanen Undersøkelser (1) og velg så undersøkelsen (2) 2) Du blir automatisk sendt til fanen Detaljer (1), og her finner du valget for Endre periode. Trykk på knappen for Endre (2). 6
3) Som standard står Start- og Sluttdato henholdsvis 15.01 og 15.12. For å endre dette, trykk i feltene for dato (1), og bruk kalenderen som dukker opp og klikk på ønsket dato. Klikk så på Lagre (2). 7
4) Etter at datoen er endret, markeres dette i systemet med noen endringsikoner. Disse vises ved siden av feltet for Endre periode (1) samt på forsiden av Undersøkelser (2) 8
Valg av bakgrunnsspørsmål og kommentarer Bakgrunnsvariablene til medarbeiderundersøkelsen er kjønn, alder, ansettelsestid og utdanningsnivå. De ligger som første spørsmålskategori i undersøkelsen. Kommentarfelt er et fritekst-spørsmål hvor respondenten kan avlegge en skriftlig kommentar. Det er valgfritt å ha med kommentarfelt eller et eller flere av bakgrunnsvariablene, merk at disse spørsmålene som standard er slått på. Administrator må aktivt slå disse av. Bakgrunnsspørsmål endres på følgende måte: 1) Klikk på fanen Undersøkelser (1) og velg så undersøkelsen (2) 2) Trykk på fanen Valgfrie spørsmål (1). Bakgrunnsspørsmål ligger alltid på toppen av denne siden. Alle spørsmål med hake ved siden av følger med. Du kan velge bort alle bakgrunnsspørsmål ved å fjerne haken ved siden av Bakgrunnsspørsmål (2). Evt. kan du velge bort enkeltspørsmål ved å fjerne haken ved siden av spørsmålene (3). 9
3) Nederst på siden ligger de to valg. Det går an å fjerne haken for Kommentarer for å fjerne spørsmålet. VIKTIG: Husk å lagre endringene når du er ferdig. 10
Egen velkomst- og avslutningstekst, videresending til nettside Nytt av året er at administrator kan endre velkomst- og avslutningsteksten på undersøkelsene, slik kan bedriften formidle informasjon, eller sette et mer lokalt preg på undersøkelsen. Administrator har også mulighet til å velge hvilken nettside som respondenten videresendes til etter å ha trykket på Send inn. 1) Klikk på fanen Undersøkelser (1) og velg så undersøkelsen (2) 2) Velg fanen for Tilpass undersøkelse (1). Her kan du endre, redigere og lagre Velkomsttekst (2), Avslutningstekst (3) samt Videresendings lenke (4). Merk at lenken må inneholde hele nettadressen, inkludert http:// 11
12
Forhåndsvisning av undersøkelse Dersom administrator ønsker å se hvordan undersøkelsen blir seende ut for respondentene ut i fra de valgene du har gjort, finnes det en knapp for dette i systemet. 1) Klikk på fanen Undersøkelser (1) og velg så undersøkelsen (2) 2) Neste side viser innholdet under fanen Detaljer (1), og her er det en tekst som sier Forhåndsvis undersøkelse (2). Her finnes også valg for antall besvarelser som skal være inne i en undersøkelse før rapportene vises. 13
Tilleggstjenester Tilleggsspørsmål og Egne undersøkelser Dere kan bestille egne spørsmål til medarbeiderundersøkelsen, samt egne undersøkelser i KF BedreArbeidsplass. Kontakt Kommuneforlaget for mer informasjon rundt dette. Kurs Gjennom de kurs vi tilbyr får bedriften en grundig gjennomgang av systemet og gode råd om oppbyggingen av egen struktur. Dermed kan bedriften utnytte mulighetene som ligger i systemet bedre og komme raskere i gang med undersøkelsene. For mer informasjon om dette, kontakt Kommuneforlaget Tlf. 24 13 28 50 E-post bedrekommune@kommuneforlaget.no Kapittel 3 Organisasjonsenheter Som en standardinnstilling er bedriften allerede registrert i systemet. Dere kan velge å gjennomføre undersøkelsen direkte på dette nivået, eller dere kan opprette nye underenheter dersom dere ønsker å skille avdelingene fra hverandre i rapportene. Grunnleggende for strukturoppbygging er at man skal kunne sammenligne seg selv med seg selv over tid. Det er derfor viktig at bedriften lager en struktur som kan ligge fast over år. Steg for steg: Opprette enheter Ved å gå inn på fanevalget Org.enheter vises strukturen for deres bedrift. En eller flere av registrerte administratorer har muligheten til å bygge struktur. Her viser vi hvordan du oppretter en ny organisasjonsenhet, i vårt tilfelle skal vi opprette en ny avdeling under bedriften. 1) Gå inn på fanen Org.enheter (1). Klikk engang på bedriften i strukturen (2) og trykk på fanen Avansert (3) 14
2) Under Avansert, trykk på knappen Opprett underenhet 3) I feltet for navn skrives navnet til enheten, Avdeling A, og under Enhetstype velges automatisk enhetstype Enhet. Trykk OK for å opprette enheten. 15
4) Enheten finner du nå i strukturen på venstre side Kapittel 4 Brukertilganger Personer med brukertilgang har innsyn til alt som ligger på det nivået de er registrert på, inkludert alle underenheter. 16
Rollen Administrator En Administrators oppgave består av å klargjøre bedriften for gjennomføring av undersøkelser. Dette innebærer å opprette og videreformidle engangspassord ut til respondentene samt opprette evt. struktur Administrator kan gi tilgang til flere brukere og tildele andre brukere rolletilgang opp til sitt eget nivå i strukturen. En person som skal administrere en brukerundersøkelse, dele ut engangspassord og ha kontakt med enhetsledere, gis tilgangen Administrator. Tilgang til rådatafilen Kan tildeles av Kommuneforlaget til 1 administrator i bedriften. Rådatafilen kan hentes ut på alle organisasjonsenheter, og er en Excel-fil med alle besvarelsene for enheten. Filen er klar til bruk for statistikkverktøy og dybdeanalyse via for eksempel Excel og Pivot-tabeller, samt SPSS. Rollen Rapportbruker Gir tilgang til å kunne se rapporter for den organisasjonsenheten du er gitt tilgang til. En typisk bruker med tilgangen Rapportbruker er avdelingssjef, direktør etc. En person som skal se rapporter fra medarbeiderundersøkelsen tildeles rollen Rapportbruker Steg for steg: Legge til ny bruker Brukere med tilgangen Administrator kan legge til nye brukere i systemet. 17
1) Trykk på fanen Brukere 2) Trykk på ikonet for Opprett ny bruker via + ikonet 3) E-postadresse, fornavn og etternavn må fylles ut. Telefonnummer og kommentarer er valgfritt. 18
4) Trykk på linjen Legg til rolle i bunn på siden. Nå skal vi gi avklare hva salgs tilgang brukeren skal få. Her kan man velge hvor i strukturen brukeren skal ha tilgang. Bruk Trestruktur-knappen for å velge en annen enhet enn standardinnstillingen. Her velges også hva slags rolle brukeren skal ha. Velg mellom Administrator og Rapportbruker. Husk å trykke på Legg til rolle når valgene er utført 5) Avslutt med å opprette brukeren i systemet. Dersom du lar det stå en hake i valget for Autogenerer passord og send e-post til ny bruker oppretter systemet et passord til brukeren og sender dette pr mail. Dersom du ønsker å presisere passord kan du gjøre dette ved å fjerne haken. Når alle valgene er tatt for brukeren, trykk på den blå Opprett knappen 19
Søke etter brukere i systemet 1) For å finne en registrert bruker, trykk på fanen Brukere. 2) Vet du navn eller e-postadresse på personen kan du bruke søkefeltene. Hvis ikke kan du la alle feltene stå åpne og trykke direkte på Søk. Trykk på navnet til den brukeren du finner i søkeresultatene. 3) Etter å ha klikket på navnet til en bruker kommer du inn på siden for brukerprofil. Her finner du informasjon om hvilken enhet brukeren er lagt inn på under Organisasjonsenhet, samt brukertilgangen under Rolle. Her kan du også endre personalia og e-postadresse. Husk å trykke Lagre etter nye endringer. 4) For informasjon om din egen bruker kan du klikke på e-postadressen din oppe på nettsiden. Glemt passord Dersom brukeren har glemt passordet, gå inn på påloggingssiden og velg Jeg har glemt passordet og følg de neste trinnene Kapittel 5 Engangspassord og spørreskjema Engangspassord brukes for respondenter til å besvare undersøkelser. Engangspassordet inneholder informasjon om hvilken undersøkelse og org.enhet respondenten skal svare til. Når respondenten trykker Send inn på slutten av skjemaet skilles passord og besvarelse slik at man ikke kan knytte disse opp mot hverandre. Steg for steg: Hvordan opprette engangspassord 1) Trykk på Undersøkelser, og velg årets medarbeiderundersøkelse. 2) Bruk strukturen på venstre side og velg ønsket organisasjonsenhet du ønsker å generere engangspassord på. I vårt eksempel skal vi generere passord direkte på bedriftsnivå og lar derfor Eksempel-Bedrift stå markert. 20
3) Klikk på fanen Engangspassord (1). Tast inn totalt antall ansatte som skal svare på undersøkelsen i begge feltene Populasjon (2) og Utvalg (3) og velg til slutt Lagre (4). I vårt eksempel jobber det 12 ansatte i bedriften som alle skal svare på undersøkelsen 4) Nå kan det genereres engangspassord, nederst i høyre hjørne finner du en knapp for Generere passord (1). Fyll inn ønsket antall engangspassord og velg Generere passord (2). Ved behov for flere i løpet av 21
undersøkelsesperioden kan man enkelt øke antall engangspassord. 5) Engangspassordene dukker nå opp i en liste, under overskriften om når passordene ble opprettet og hvilken bruker som utførte handlingen. 6) Marker antall passord du ønsker å skrive ut, alle passordene kan markeres ved å trykke på knappen for Velg alle. Markerte passord kan skrives ut som Passordlapper, Skjema eller Eksport til SDV (Etiketter). Når du velger Skriv ut.. åpnes en ny side i PDF-format. 22
Kapittel 6 Rapporter Etter at alle respondentene har besvart og undersøkelsesperioden er avsluttet, kan du hente ut rapporter. Populasjon og utvalg; utvalgsprosent og svarprosent Når man går inn på en undersøkelse finner man status for svarprosent under fane-inngangen Detaljer. Utregning av svarprosent Forholdet mellom brukte engangspassord og Utvalg = Svarprosent. Ubrukte engangspassord påvirker ikke Svarprosent. Det vil si at dersom man har generert flere engangspassord enn antall i utvalget vil dette ikke påvirke svarprosenten. I tilfeller hvor det er aktuelt å opprette flere engangspassord enn utvalget er for eksempel at en respondent har mistet sitt tildelte engangspassord og dermed trenger et nytt for å besvare undersøkelsen. Sette opp minste krav til antall besvarelser for rapportfremvisning Bedriften kan sette et minimum antall svar som må være lagt inn på en enhet før det skal være mulig å se svarene i rapporter. Dette kan utføres av brukere med tilgang som administrator. Tilgangen til å justere antall besvarelser finner du her: 23
1. Klikk på fanen Undersøkelser (1) og velg så undersøkelsen (2) 2. Du blir automatisk tilsendt til fanen Detaljer (1), og her finner du valget for Krav til besvarelser for rapportfremstilling. Trykk på knappen for Endre (2). 3. Skriv inn det antallet besvarelser du ønsker skal være minimum for at rapporter skal vises i feltet som blir tilgjengelig (1), og trykk på Lagre(2). KS anbefaling er minimum 7 besvarelser (God prosess) og dette kan være lurt å legge inn før undersøkelsesstart. 24
Rapportene Rapportene du får tilgang til i ettertid er via fane-inngangen «Rapporter». Videre følger en gjennomgang av disse: Svarfordeling Rapporten viser antall som har svart på de ulike skalaverdiene i undersøkelsen, samt en prosentverdi. Nyttig for å se hva som skuler seg bak scoren. Gjennomsnittlig tilfredshet Av rapportene Gjennomsnittlig tilfredshet finnes en rapport pr. spørsmål og en pr. dimensjon (spørsmålskategori). Her får du også sammenligning mot bedrifter som har gjennomført den samme undersøkelsen. Her vises også hvor mange bedrifter som er med i sammenligningsgrunnlaget. Sammensatt excel rapport Rapport i Excel-format med flere arkfaner, forfattet av KS. Den gir en oversiktlig og presentabel visning av svarene i undersøkelsen. Excel-eksport rådata Rådatafilen kan hentes på alle enheter, og inneholder alle besvarelser for en enhet strukturert slik at de kan brukes til videre i analysearbeid i verktøy som SPSS. Denne rapporten bestilles fra Kommuneforlaget som bistår ved uthenting av filen. 25