Plan for forvaltningsrevisjon for 2008

HEMNE KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon for 2008 Vedtatt av kontrollutvalget i Hemne som sak KU-4/2008 Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2008, i møte den 29. februar 2008. Vedtatt av Hemne kommunestyre som sak KS-14/2008 på møte den 01.04.2008. Hemne kommune Kontrollutvalget

Side 2 Hemne kommune plan for forvaltningsrevisjon for 2008 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for 2008. Fremgangsmåte Planen for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Hemne kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Hemne kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen og politiske vedtak som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap, årsmeldinger og tilbakemeldinger til kommunestyret. Målsettinger for virksomheten i Hemne kommune Overordnede målsettinger er nedfelt i Kommuneplanen 2007 2018 som ble vedtatt av Hemne kommunestyre på møte den 25.09.2007 som sak 89/2007. Kommuneplanen angir mål og retning for kommunens virksomhet. I kommuneplanen er følgende visjon formulert: Hemne skal være en trygg og god kommune å bo i. Gjennom respekt for miljø og aktiv kultur- og næringssatsing stimuleres det til nyskaping, mangfold og livsutfoldelse. Visjonen ble fastsatt av kommunestyret i sak KS-3/2002.

Side 3 Organisering Hemne kommune Rammeområder Kommunens virksomhet er delt i 5 rammeområder som danner utgangspunkt for kommunens virksomhet: o Rammeområde 1: Sentraladministrasjonen. o Rammeområde 2: Oppvekst. o Rammeområde 3: Helse- og sosial. o Rammeområde 5: Næring, sysselsetting, kultur og kirke. o Rammeområde 6: Teknisk, landbruk og miljø. Politisk organisering: Kommunestyret Kontrollutvalget Leder Geir Rostad Formannskapet Ordfører Ståle Vaag Øk.plan kom.plan planutvalg større næringssaker - kultur Livsløp Leder John Anders Moe Oppvekst Helse, omsorg, sosial og barnevern TLM Leder Ola Røttereng Teknisk, landbruk og miljø Bygn.råd, tekn.sektor, landbr. miljø Administrativ organisering: Rådmann Stab Bakkely barnehage Helsestasjon Legetjenesten Sodin skole, PPT, SFO Sosial og barnevern Svanem barnehage Tekniske tjenester Grøtnes barnehage Kultur, næring Pleie og omsorg 1 Pleie og omsorg 2 Pleie og omsorg 3 Svanem skole, SFO Vinjeøra skole, SFO Off. servicekontor (ikke på plass) Vinje barnehage

Side 4 Økonomi Hemne kommune befinner seg i en relativt god økonomisk stilling, også i forhold til sammenlignbare kommuner. Kommunen er likvid, samtidig har kommunen fondsmidler stående og gjeldsbelastningen er mindre enn hos sammenlignbare kommuner, selv om den har vært økende i de siste årene. Kommunen har i de to siste årene har hatt positive resultater i regnskapene, noe som tyder på at Hemne kommune har et driftsnivå som er tilpasset løpende inntekter. Statistisk sentralbyrå sin befolkningsfremskriving tyder over tid på forventinger om økt folketall i Hemne, noe som også vil generere økte inntekter til kommunen. I tillegg er kriteriene for rammetilskudd til kommunene fra staten under vurdering, og det er gitt signaler på at Hemne kan kommune gunstig ut av en omlegging av tilskuddskriteriene. Hemne kommune gjennomfører for tiden større investeringsprosjekter vedrørende skole og eldreomsorg, og kommunen vil pådra seg forpliktelser knyttet til rådhus da eksisterende rådhus ikke er hensiktsmessig for kommunens drift pr i dag. Store investeringsprosjekter og redusert økonomisk handlingsrom krever større grad av prioriteringer og en sterk økonomistyring. Dette krever et godt planverk, tydelige styringssignaler fra politikerne og en administrasjon som klarer å frembringe og bruke styringsinformasjon for å følge opp politiske prioriteringer og vedtak. Samtidig må kommunen ivareta sine oppgaver overfor befolkningen på en slik måte at pålagte oppgaver og forventninger innfris. Disse målsettingene kan være kryssende. Sett i lys av positive resultater og fondsoppbygginger i regnskapet, i virksomhetens styring for øvrig kan det se ut som om kommunen har god økonomistyring, og oppfølgingen i enhetene er god. Kommunen har målsettinger for sin virksomhet på enhetsnivå og målsettingene er koblet sammen med budsjettet. Kontrollutvalgets oppgave blir i så måte å følge opp at befolkningen får lovpålagte tjenester, at politiske prioriteringer følges opp og at kommunen styres innenfor tilgjengelige rammer. Dette krever sterk oppfølging fra tilsynsorganenes side. Ved planleggingen av forvaltningsrevisjonsoppgaver i 2008 og kommende år bør fokus settes både på å sikre befolkningen de tjenester som lovverket og kommunestyret forutsetter, samtidig som man må bidra til en styring av virksomheten som gjør at det blir balanse i regnskapene.

Side 5 Hemne kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2008: Med bakgrunn i den overordnede analysen av Hemne kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i 2007 (i prioritert rekkefølge): 1. Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hemne kommune Hemne kjøpte varer og tjenester i 2006 for om lag 53,5 og 31,8 millioner kroner som ble belastet henholdsvis drifts- og investeringsregnskapet. Kjøp av varer og tjenester i offentlig sektor er underlagt et strengt og detaljert regelverk, i første rekke ved lov og forskrift om offentlige anskaffelser som gjelder for hele EØS og EU området i Europa. Regelverket stiller krav om at kommunen skal tilstrebe konkurranse i sine anskaffelser og kjøp over visse beløpsgrenser skal kunngjøres etter spesielle retningslinjer. Dette stiller krav til både kompetanse og kapasitet i kommunens innkjøpsforvaltning. Hemne kommunestyre vedtok i sak KS-46/2007 å slutte seg til Sør-Trøndelag fylkeskommunes inngåtte rammeavtaler for kjøp av bestemte varer og tjenester. Dette ga en enklere innkjøpsforvaltning i Hemne, men det ble stilt spørsmål ved om kommunen gjennom dette frasa seg muligheten til å kjøpe fra lokalt næringsliv. Kommunestyret vedtok at innkjøpsordningen skal evalueres etter 2 år, altså innen 24.04.2009. Ved å gjennomføre en forvaltningsrevisjonsundersøkelse høsten 2008 kan kontrollutvalget imøtekomme kommunestyrets ønske om en evaluering av innkjøpsordningen i Hemne kommune, med vekt på hensynet til lokalt næringsliv, organisering av innkjøpsfunksjonen i Hemne kommune og om kommunen klarer å ivareta bestemmelsene i innkjøpsregelverket. 2. Hemne kommune - aksjonær og eiendomsbesitter Hemne kommune sitter på betydelig verdier, både i form at bygningsmasse, inventar, grunneiendom og eierandeler i eksterne selskaper. I balanseregnskapet står det oppført verdier av anleggsmidler (utenom utlån og pensjonsmidler) til en bokført verdi på vel 320 millioner kroner. De regnskapsmessige verdiene er tradisjonelt satt lavt. For at kommunen skal kunne ivareta og forvalte sine verdier på en god måte er det viktig at kommunen har oversikt over hva man eier og er bevisst sitt eierskap. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse med fokus på Hemne kommune som forvalter av realkapital og finanskapital vil i første rekke omfatte en kartlegging av hvilke eiendeler kommunen besitter, vurdere systemene kommunen har for å holde oversikt over sine verdier og evt følge opp forvaltningen disse. 3. Kriseberedskapen i Hemne kommune Med kriseberedskap mener vi tiltak ved større ulykker eller katastrofer som kan ramme Hemnesamfunnet. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kriseberedskap kan f.eks. sette fokus på om kommunen har de planer for krisehåndtering som kommunen er pålagt, om planene er tilpasset krisescenarier som er aktuelle for Hemne og om kommunen er i stand til å iverksette de tiltak som er skissert i planene.

Side 6 4. Fremtidens skole - Kunnskapsløftet En ny Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagisk opplegg. 5. Miljøsatsingen i Hemne kommune Miljø er et tema kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. I Brundtlandkommisjonens rapport "Vår felles framtid" (1987) er bærekraftig utvikling definert som: en utvikling som imøtekommer dagens behov uten å ødelegge mulighetene for at kommende generasjoner skal få dekket sine behov. "Viktige målsettinger ligger i Lokal Agenda 21 som er et handlingsprogram for en bærekraftig utvikling i det 21 århundre og som er et av flere sluttdokumenter fra FN konferansen om miljø og utvikling i Rio i 1992. Med tildelingen av Nobels fredspris for 2007 til FNs klimapanel og Al Gore er utfordringene knyttet til miljø og miljøarbeidet gitt anerkjennelse og publisitet verden over. I kommunene dukker spørsmålet etterhvert opp om hva som blir gjort for å sikre en bærekraftig utvikling og fokus på miljø. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse kan være med å sette miljøperspektivet på dagsorden i Hemne kommune, men en vurdering av miljøbevisstheten hos den enkelte ansatte og om kommunen har en strategi for hvordan kan skal ivareta miljøet på best mulig måte i den den kommunale virksomheten. 6. Hemne kommune som IA - bedrift Hemne kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA) som inngås med partene i arbeidslivet skal bidra til et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet. Konkret skal dette gi reduksjon i sykefravær og uføretrygd, økt pensjoneringsalder og at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid. Samtidig har IA-virksomheter tilgang på spesielle virkemidler fra NAV som utvidet bruk av egenmelding (8/24 dager), aktiv sykemelding uten forhåndsgodkjenning fra NAV, tilretteleggingstilskudd og honorar til bedriftshelsetjeneste. Gjennom en forvaltningsrevisjonsundersøkelse har man mulighet til å kartlegge hvordan Hemne kommune fungerer som IA-bedrift og om man klarer å ivareta målsettingene og forpliktelsene som ligger i avtalen om inkluderende arbeidsliv som Hemne kommune har underskrevet.

Side 7 7. Maktstrukturer utenfor kommuneorganisasjonen Samfunnet går stadig mer i retning av et individualisert samfunn der etablerte maktstrukturer utfordres til fordel for mer uformelle sammenslutninger. Et eksempel på dette er medias stadig sterkere evne til å sette saker på dagsorden og påvirke beslutninger som tas. Man ser også at press- og interessegrupper får gjennomført saker av spesiell interesse. Dette favoriserer de ressurssterke på bekostning av svakere grupper som ikke står på barrikadene i samme grad. Man ser også at kommunene etablerer egne strukturer utenfor de formelle beslutningssystemene, dette kan være nettverk med næringslivet, samarbeid med andre kommuner i for av interkommunale samarbeid eller regionråd. Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen kan være et slik eksempel der kommunene må tilpasse seg internt, samtidig som de står sterkere utad. En undersøkelse av ulike maktstrukturer i og utenfor kommuneorganisasjonen vil på mange måter være en maktutredning med lokalt tilsnitt, som kan være med å beskrive hvilke faktorer som påvirker beslutninger og i hvor stor grad dette påvirker interne demokratiske beslutningsprosesser i kommunen. 8. Barnevernstjenesten i Hemne kommune Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. 9. Etikk og etiske retningslinjer i Hemne kommune Offentlig sektor har i det siste året hatt flere skandalesaker knyttet til misbruk av offentlige midler og interesser, maktmisbruk og korrupsjon. Dette har ført til at fokuset på god moral og etisk fremferd blitt større enn noen gang. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse knyttet til etikk vil sette fokus på etisk og moralsk adferd i Hemne kommune. Kommunestyret vedtok i sak KS- 136/2007 etiske retningslinjer for kommunen. Spørsmålet er nå om disse er kjent for ansatte i Hemne kommune. Legges det vekt på etterlevelse av disse i organisasjonen, både i forhold til daglige gjøremål, og settes etiske problemstillinger på dagsorden og implementere god etikk og moral i styrende dokumenter og interne rutiner. 10. Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Hemne kommune Kommunene står overfor betydelig omsorgsutfordringer i de kommende årene. Nye brukergrupper av yngre brukere med et større spekter av sosiale og helsemessige problemer, en aldrende befolkning, samt knapphet på omsorgsytere stiller samfunnet og kommunene overfor nye og formidable krav. En optimal balanse mellom sykehjem, omsorgsboliger, dagtilbud og hjemmetjenester er av avgjørende betydning. Videre må de ansatte få bruke mer av sin tid til de primære omsorgsoppgavene og mindre til transport, administrasjon, tilsyn og tunge løft. Gjennom St.mld. nr 25 Mestring, muligheter og mening Fremtidas omsorgsutfordringer gir Helse- og omsorgsdepartementet en oversikt over utfordringer og strategier for å utforme morgendagens omsorgstilbud i kommune. I dette ligger også ulike virkemidler. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette temaet vil sette fokus på hvilke strategier kommunen har i forhold til utviklingen av omsorgtilbudet i de nærmeste årene og hvordan man har tenkt å oppnå disse målsettingene, også i samarbeid med statlige virkemidler.

Side 8 11. Næringsutviklingsarbeidet i Hemne Hemne kommune har som målsetting å øke innovasjons- og nyskapingsevnen i næringslivet, blant annet gjennom å øke etableringshyppigheten og sikre tilgang til kvalifisert arbeidskraft. Kommunen har en viktig rolle gjennom stimulering og oppfølging av nyskaping i næringslivet, samtidig er det kommunen myndighetsutøver som definerer rammebetingelser for virksomheten som foregår i Hemne. I så måte er saksbehandling og saksbehandlingstid samt kommunens evne til å være koordinator og rådgiver overfor næringslivet viktig med tanke på fremtidig vekst i kommunen. Dette kan også være utgangspunkt for et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på hvilken rolle kommunen spiller, evt. kan spille i forhold til næringsutviklingsarbeid. Med næringslivet mener vi både etablert virksomhet og mindre virksomhet i oppstartsfasen, ofte som enkeltmannsforetak eller små selskaper. Videre spiller landbruket en viktig rolle i kommunen, en næring som det er viktig å stimulere med tanke på fremtidig vekst. 12. IT-sikkerhet I likhet med samfunnet for øvrig er kommunens virksomhet basert på elektronisk informasjonsteknologi. Informasjon hentes, lagres og spres via nettet, kommunens arkiver blir mer og mer nettbasert og aktiviteten blir stadig mer basert på IT-baserte hjelpemidler. Dette har gitt store besparelser og effektivitetsgevinster, men samtidig gjør dette kommunen sårbar. Både i forhold til at systemene kan være ustabile rent driftsmessig, data kan forsvinne, sabotasje fra inntrengere utenfra og ikke minst i for av at sensitive data kan komme på avveie. En forvaltningsrevisjon kan gå igjennom kommunens IT-systemer og vurdere om de er sikre nok rent driftsmessig, om dataene lagres på en forsvarlig måte og om faren for innbrudd eller tapping av data er så liten om mulig. Hvis aktuelt kan det også være aktuelt å gjøre et kontrollert forsøk på å bryte seg inn i kommunens datasystemer utenfra for å sjekke om kommunens systemer klarer å motstå slike angrep. 13. Bruken av tilskuddsmidler til næringsutvikling i Hemne Hemne kommune yter hvert år betydelige beløp i tilskudd til bedrifter i oppstartsfasen til mer etablerte bedrifter til utvikling av nye produkter eller tjenester. Tilskuddene ytes i hovedsak fra næringsfondet i kommunen. Formålet med tilskuddene er å bidra til utvikling av næringslivet, i første rekke i med å legge til rette for etablering av nye arbeidsplasser og skape grunnlag for bosetting og tilflytting. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse innenfor tilskuddsforvaltningen i Hemne kommune vil sette fokus på om midlene brukes som foutsatt og om tilskuddene gir de ønskede effekter i forhold til arbeidsplasser og bosetting. 14. Eiendomsforvaltningen i Hemne kommune Sitter kommunen på en riktig eiendomsmasse, blir denne utnyttet på riktig måte og finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i 2007. Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2-3 av prosjektene i kommende år. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest prioritert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i 2007. Videre vil prosjekter som ikke blir prioritert i 2007 være aktuelle for gjennomføring senere, når planen skal rulleres med henblikk på forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2008.