HELGELANDSSYKEHUSET HF Årsverksreduksjon i Helgelandssykehuset
Prosjektbeskrivelse 1. Bakgrunn for prosjektet 2. Prosjektets problemstilling, formål og mål 2.1 Problemstilling 2.1 Formål 2.2 Mål 3. Prosjektets organisering 3.1 Prosjekteier 3.2 Styringsgruppe 3.3 Prosjektgrupper med egne ledere 3.4 Prosjektstøtte/prosjektsekretariat 4. Prosjektgjennomføring 4.1 Fremdrift milepælplan 4.2 Etablering og oppstart 5. Prosjektets tiltaksplan Fokusområde 1: Rammer, aktivitetsnivå, tilpasse pasienttilbud. Fokusområde 2: Benchmarke avdelinger på tvers av enheter. Fokusområde 3: Legehjemler, tjenesteplaner og fraværsplanlegging. Fokusområde 4: Ambulanse- og Pasienttransport Fokusområde 5: Organisering av stab og støttefunksjoner Fokusområde 6: Ferieplanlegging 2013 6. Økonomi 7. Prosjektets avslutning og eventuell fase 2 8. Oppfølging av prosjektet
1. Bakgrunn for prosjektet Helgelandssykehuset arbeider for å oppnå økonomisk balanse. Dette er en klar forutsetning fra eier og styre. Helgelandssykehuset har totalt sett et driftsnivå som krever mer ressurser enn det rammene tillater. Den største økonomiske driveren er personalkostnader og det høye driftsnivået gir seg utslag i et for høyt forbruk av fastlønn og av variabel lønn. Forbruket av årsverk har vist en stigende kurve i hele foretaksperioden. Det er nødvendig å snu denne utviklingen, det vil si å tilpasse driftsnivået til de rammene foretaket disponerer over. Det er allerede satt i verk en rekke mindre tiltak for å redusere forbruket av variabellønn og dermed også totalt årsverksforbruk, uten at vi har lyktes å oppnå resultater som monner. 2. Problemstilling, formål og mål 2.1 Problemstilling For å klare å oppnå økonomisk balanse er det helt nødvendig at vi styrer og kontrollerer årsverksforbruket innenfor tildelte rammer. Totalt sett gjør vi ikke det i dag. Det er derfor nødvendig å sette inn tiltak som bidrar til at vi oppnår dette. 2.2 Formål (effektmål) Dette prosjektet skal bidra til sykehuset får økonomien i balanse. Å dreie fra et dominerende økonomifokus til et mer helhetlig strategisk fokus vil gi muligheter for bedre motivasjon, yrkesstolthet og kompetanseutvikling hos ansatte og forbedret drift, pasientfokus og omdømme for foretaket i sin helhet. 2.3 Mål (resultatmål) 1. Totalt årsverksforbruk (gjennomsnittlig forbruk pr. mnd) skal ikke overstige 1353 i løpet av 2013. Dette tilsvarer en reduksjon i timeforbruk tilsvarende 20 årsverk sammenlignet med 2011. 2. Variabel lønn utgjør ca 10 % av totalt årsverksforbruk. For å oppnå ovennevnte mål er det nødvendig å nedbemanne slik at faste stillinger i årsverk ikke overstiger 1218 i gjennomsnitt pr. måned i 2013. 3. Med de siste års forbruksprofil på årsverk er det behov for en inngangsfart i 2013 som er lavere enn 1218 årsverk faste stillinger. 3. Prosjektets organisering 3.1 Prosjekteier Per Martin Knutsen, administrerende direktør. Prosjekteiers rolle
Prosjekteier har som deltaker i styringsgruppa beslutningsmyndighet for alt som angår faglige spørsmål, mål og rammer i prosjektet. 3.2 Styringsgruppe Per Martin Knutsen, administrerende direktør, leder og prosjekteier Thomas Skonseng, avdelingsdirektør Mo i Rana Venche Abel, avdelingsdirektør Mosjøen Knut Gullesen, avdelingsdirektør Sandnessjøen Økonomisjef Tove Lyngved Personal- og organisasjonssjef Tore Enga Fred A. Mürer, medisinsk direktør Randi Erlandsen, kommunikasjonssjef HVO FTV Styringsgruppas rolle Styringsgruppa har myndighet til å styre prosjektet i henhold til mål, rammer, planer og ressurser, og kan treffe beslutninger om korrigerende tiltak med hensyn til dette. Styringsgruppa skal ikke treffe beslutninger i prinsipielle saker som har grunnleggende betydning/førende for hele basisorganisasjonen. De kan komme med anbefalinger, men det er basisorganisasjonen som treffer beslutningene. Styringsgruppa er ansvarlig for prosjektets faglige kvalitet, økonomi, framdrift og at prosjektet har de nødvendige ressurser. Gruppa er prosjekteiers redskap/organ for å styre prosjektet og den virker som et bindeledd mellom prosjektet og basisorganisasjonen. De må engasjere seg aktivt. 3.3 Prosjektgrupper med egne ledere Det etableres prosjektgrupper for de fokusområdene som det besluttes igangsatt arbeid på. Gruppene må være effektive og bør ikke være store primært 3 og maks 5 personer. For hver gruppe pekes et ut en gruppeleder. Prosjektgruppenes rolle Gruppenes rolle er å utføre aktiviteter og oppgaver i samsvar med prosjektets planer og mål for å fremskaffe det forventede resultat. Gruppa skal tilsammen dekke den fag- og samhandlingskompetansen som er nødvendig for gjennomføring av oppgavene. Gruppemedlemmene må anvende den tid som er nødvendig for å levere i henhold til fremdriftsplan. Gruppeleders rolle Gruppeleder har myndighet til å gjennomføre de beslutninger som styringsgruppa har truffet, disponere de ressursene som er avgitt til prosjektet slik at prosjektet får gjennomført sine oppgaver og når sine mål. Gruppeleder er ansvarlig for at styringsgruppa får nødvendige rapporter og gjort kjent med alle forhold de må ha for å kunne styre prosjektet med hensyn til tid, ressurser og faglig kvalitet.
3.4 Prosjekttøtte/prosjektsekretariat Det etableres et prosjektstøttesekretariat som skal yte det samlede prosjektet så god service som mulig. Sekretariatet vil ha følgende ansvar: Kalle inn til møter i styrings- og prosjektgruppene Delta i møtene i styrings- og prosjektgruppene Bistand i å skaffe fram nødvendig tallmateriale, informasjon mv til prosjektet Sekretærbistand til styrings- og prosjektgruppene Utarbeide endelig prosjektrapport som viser samlet effekt av de anbefalte løsningene fra prosjektgruppene Bemanning Personal- og organisasjonssjef Tore Enga Personalrådgiver Jonas Vatshaug Ottermo 4. Prosjektets gjennomføring 4.1 Fremdrift milepælplan Aktivitet Start Ferdig Drøfting med FTV 29. august 29. august Etablere prosjektgrupper. 3 14. sept 3 14. sept Etablering og oppstart 3 14. sept Prosjektgruppene jobber med oppdragene 6. sept 1. november Lederne for prosjektgruppene rapporterer status til styringsgruppen undervegs gjennom referater fra møtene i prosjektgruppen. Lederne av prosjektgruppene leverer endelig rapport inkludert anbefalinger til prosjektsekretariat for sammenstilling Prosjektsekretariatet utarbeider endelig prosjektrapport som viser samlet effekt av de anbefalte løsningene fra prosjektgruppene og oversndes styringsgruppen Styringsgruppen behandler endelig prosjektrapport og leverer til prosjekteier. 6. sept 1. november 5. november 13. november 16. november Prosjekteier legger fram plan for oppfølging av prosjektet Organisasjonsmessig behandling herunder plan for gjennomføring av tiltakene drøfting beslutning og evt. styrebehandling
Iverksetting Januar 2013 4.2 Etablering og oppstart Fysiske møter med følgende agenda: Presentasjon av prosjektdeltakerne Gjennomgang av prosjektet. Prosess knyttet til arbeidsform i prosjektet. Hvordan skal vi jobbe, felles maler, hva vil det kreve av deltakerne, avklaringer osv. 5. Prosjektets fokusområder ikke i prioritert rekkefølge 5.1 Fokusområde 1: Gjennomgang av det totale pasienttilbudet for å tilpasse aktiviteten til rammene, herunder vurdere reduksjon av senger. Arbeidsgruppe: Fred A. Mürer (leder), Ranveig Aspevik, Reidar Berntsen, Dag Stefansen, Ida Søfting Berg 5.2 Fokusområde 2: Sammenligne lignende tjenester (eksempler: arbeidsoppgaver innenfor lab, røntgen, føde, VOP, BUP, kontor etc) enhetene i mellom for å avdekke mulige årsverksreduksjoner, herunder gjennomgang av bemanningsplaner og pleiefaktor og benchmarke avdelinger på tvers av enheter. Arbeidsgruppe: Knut Gullesen (leder), Randi Erlandsen, Børge Nordås, Ida Søfting Berg, Anne Lise Johansen 5.3 Fokusområde 3: Avdekke mulige årsverksreduksjoner ved å: Gjennomgå legehjemler og sammenligne med andre foretak Gjennomgå tjenesteplaner for overleger, turnusleger og ass. leger
Utarbeide prosedyre for årsplanlegging av legefravær (overlegeperm, ferie mv.) for foretaket sett under ett slik at det ikke brukes mer årsverk enn det som er nødvendig for å ivareta pasienttilbudet. Arbeidsgruppe: Venche Abel (leder), Bodil Strandberg (ekstern), Arne Wilskow, Åse Rennemo, Marte Præsteng 5.4 Fokusområde 4: Vurdere ambulanse- og pasienttransportområdet for å avdekke mulige årsverksreduksjoner. Arbeidsgruppe: Trond Elsbak (leder), Odd Magne Rønning, Arve Smedseng, Lisbet Tjønna, Randi Erlandsen 5.5 Fokusområde 5: Vurdere organisering av stab og støttefunksjoner for å avdekke mulige årsverksreduksjoner. Arbeidet med dette fokusområdet igangsettes etter at prosjekt organisasjon og ledelse, fokusområde 5 er besluttet. Derfor vil dette fokusområdet ikke følge ovennevnte fremdriftsplan. Arbeidsgruppe: Thomas Skonseng (leder), Per Martin Knutsen, Fred A. Mürer, Tove Lyngved, Tore Enga, Raymond Karlsen, Katarina Bogen 5.6 Fokusområde 6: Vurdere annen organisering av ferieavviklingen i 2013 med sikte på å avdekke mulige årsverksreduksjoner Arbeidsgruppe somatikk: Anne Ingeborg Pedersen (leder), Bjørg Rossvoll, Marit Hermstad, Bjørn Haug, Randi Erlandsen, Odd Magne Rønning Arbeidsgruppe psykiatri: Grete Andreassen, Sidsel Forbergskog, Børge Nordås 6. Økonomi Det vil ikke bli laget et eget budsjett til prosjektet. Kostnader (møterom, bespisning, reiser, eksterne honorarer) posteres driftsbudsjettet til PO. Eventuell avtale om å leie ekstern bistand vurderes fortløpende. 7. Prosjektavslutning Prosjektet avsluttes ved at helhetlig rapport leveres fra styringsgruppen til prosjekteier innen 16. november.
8. Oppfølging av prosjektet Prosjekteier legger fram plan for oppfølging av prosjektet.