Legitimitet, effektivitet, brukerorientering Huskeliste for kvalitet i saksbehandlingen HUSKELISTE
Utlendingsdirektoratets virksomhetsidé UDI skal iverksette og bidra til å utvikle regjeringens innvandringsog flyktningpolitikk UDI skal utføre sine oppgaver så effektivt som mulig, innenfor rammene av lover, forskrifter, instrukser og internasjonale forpliktelser UDI skal være et brukerorientert og åpent direktorat Direktoratets ansatte står hver dag ovenfor vanskelige avveininger i forhold til ulike krav og forventninger som knytter seg til vår virksomhet. Blant disse avveiningene er balansen mellom kvalitet og effektivitet. Jeg mener at det ikke finnes noen motsetning mellom disse to begrepene, tvert i mot. Vi kan ikke utføre oppgavene våre med god kvalitet uten å være effektive. Vi kan heller ikke være effektive uten å utføre oppgavene med god kvalitet. Jeg håper dette dokumentet kan være til støtte og hjelp i saksbehandlingen! Lykke til! Ida Børresen
Utlendingsdirektoratets saksbehandling skal være legitim, effektiv og brukerorientert Legitimitet Direktoratets beslutningstakere (saksbehandlere og ledere) skal i saksbehandlingen hente argumenter fra relevante rettskilder og anvende argumentene i henhold til rettskildeprinsippene. Alle vedtak skal være lovlig fattet (personell, prosessuell og materiell kompetanse) og rettssikkerheten til det enkelte individ skal ivaretas (hindre maktovergrep og vilkårlighet, sikre likebehandling og forutsigbarhet). Effektivitet Effektiv saksbehandling innebærer å saksbehandle med tilstrekkelig god kvalitet. Bedre kvalitet enn tilstrekkelig er uhensiktsmessig, dårligere kvalitet er uakseptabelt. Hva som er tilstrekkelig vil kunne variere fra sakstype til sakstype, og fra sak til sak. Kort saksbehandlingstid og hensiktsmessig ressursbruk skal alltid tilstrebes. Tilstrekkelig kvalitet oppnås når saksbehandlingen er legitim, effektiv og brukerorientert, og beslutningstakeren; har utredet sakens hjemmels- og faktagrunnlag i en slik grad at alle relevante aspekter kan vurderes, eller så langt det er mulig i tilfeller der det er vanskelig å utrede den antar at ytterligere innhenting av informasjon ikke vil endre vedtakets innhold og informasjonen fremstår som tilfredsstillende for hele sakskomplekset med rimelig sikkerhet har fattet et korrekt vedtak, har sikret at beslutningsgrunnlaget, herunder vurderingene som er foretatt, går tydelig frem av saken har skrevet et godt forståelig og tydelig begrunnet vedtak har sikret at saken er fullstendig og korrekt registrert i saksbehandlingsverktøyet Tilstrekkelig kvalitet må konkretiseres ytterligere for den enkelte sakstype, og i den enkelte situasjon. Dette er et linjeansvar. Brukerorientering Direktoratets saksbehandling skal være brukerorientert, både i møte med søkerne/brukerne og samfunnet for øvrig. Brukerorientering er en politisk føring, men fremgår også av forvaltningslovens regler om saksbehandling. Direktoratet skal utføre sine oppgaver på en hensynsfull måte, med respekt for brukerne. Videre skal det sikres at samfunnet har tillit til at direktoratet løser sine oppgaver i tråd med demokratiske prinsipper. Direktoratet skal fokusere på brukerperspektivet i alle oppgaver, herunder i utformingen av vedtak. Direktoratet skal fremstå som profesjonelt og faglig, og være en åpen, troverdig og serviceorientert forvaltningsvirksomhet. Direktoratets rolle All saksbehandling i Utlendingsdirektoratet må sees i lys av direktoratets rolle. Direktoratet er regjeringens utøvende myndighetsorgan. Det er direktoratets oppgave å iverksette den politikk som fremkommer gjennom lov, forskrift og lovlige instrukser. Direktoratet skal også være en leverandør av fagkunnskap til departementet, og gi faglige bidrag til utvikling av tiltak og regelverk. Direktoratet skal legge til rette for at departementet kan utøve politisk styring og følge lojalt opp formelle styringssignaler. Verken direktoratet eller noen av dets ansatte kan løse oppgaver ut fra en egen ideologisk eller politisk agenda.
Huskeliste for kvalitet i saksbehandlingen Utlendingsdirektoratet er den utøvende myndighet på utlendingsfeltet og skal: iverksette den politikk som fremkommer gjennom lov, forskrift og lovlige instrukser være en leverandør av fagkunnskap til departementet og gi faglige bidrag til utvikling av tiltak og regelverk, slik at departementet kan utøve politisk styring følge lojalt opp formelle styringssignaler og utføre saksbehandlingen på en faglig, saklig og profesjonell måte For å sikre legitim, effektiv og brukerorientert saksbehandling skal beslutningstakeren: fatte lovlige og korrekte vedtak (kompetent organ/person, forsvarlig saksbehandling, korrekt regelforståelse og regelanvendelse) følge rettskildeprinsippene (bruke relevante rettskilder, forstå deres innhold og respektere rettskildenes innbyrdes vekt) overholde internasjonale forpliktelser ivareta søkerens rettssikkerhet (hindre maktovergrep og vilkårlighet, sikre likebehandling og forutsigbarhet) følge generelle og spesielle saksbehandlingsregler (fremgår bl.a. av forvaltnings-, utlendingsog statsborgerloven) følge ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper for god saksbehandling anvende skjønn der lovgiver har gitt hjemmel for dette
anvende skjønn innenfor det skjønnsrommet som er angitt, f.eks. i lovtekst eller lovforarbeider basere skjønnsutøvelsen på relevante vurderinger, som er faglig forankret og i tråd med lovens formål opplyse og utrede sakens hjemmels- og faktagrunnlag i en slik grad at alle relevante aspekter kan vurderes, eller så langt det er mulig i tilfeller der det er vanskelig å utrede saken så vidt mulig hente inn nok informasjon til at det kan antas at ytterligere opplysning av saken ikke vil endre vedtakets innhold, og informasjonen fremstår som tilfredsstillende for hele sakskomplekset vurdere fakta ut fra en konkret bevisvurdering, og normalt legge til grunn det faktum som fremstår som sannsynliggjort (sannsynlighetsovervekt) angi hjemmel i alle vedtak og følge forvaltningslovens krav til begrunnelse føre et godt og forståelig språk i vedtaket sikre at beslutningsgrunnlaget går tydelig frem av saken ved hjelp av god dokumentorden, fullstendig registrering i saksbehandlingsverktøyet og merknader sikre at beslutningsprosessen og de vurderingene som har ført frem til vedtaket går tydelig frem av saken registrere sakens opplysninger, herunder vedtaket, fullstendig og korrekt i saksbehandlingsverktøyet alltid tilstrebe kort saksbehandlingstid alltid utnytte tilgjengelige ressurser på hensiktsmessig vis anse bedre kvalitet enn tilstrekkelig for å være uhensiktsmessig (tilstrekkelig kan variere fra sak til sak, og fra sakstype til sakstype) alltid anse dårligere kvalitet enn tilstrekkelig for å være uakseptabelt alltid behandle søkeren med respekt og følge direktoratets retningslinjer for god service
Begrepsavklaring: Kompetanse Ethvert vedtak er myndighetsutøvelse. Myndighetsutøvelse må utøves av kompetent organ/person (personell kompetanse) og følge prinsippene/reglene for forsvarlig saksbehandling (prosessuell kompetanse). Regelanvendelsen må være korrekt (materiell kompetanse). Hjemmel Enhver myndighetsutøvelse, herunder å fatte vedtak, krever hjemmel (følger av legalitetsprinsippet). Hjemmelsgrunnlaget sikrer at det foreligger en autorisasjon fra politiske myndigheter for direktoratets maktutøvelse. Det viktigste hjemmelsgrunnlaget er lov. Juridisk metode Når Utlendingsdirektoratet fatter vedtak i enkeltsaker, utøver direktoratet regelanvendelse. Enhver regelanvendelse må skje i henhold til juridisk metode. Den juridiske metoden beskriver fremgangsmåten vi som juridiske saksbehandlere må benytte. Rettskildefaktorer (rettskilder) Faktorer man kan legge vekt på når et juridisk spørsmål skal avgjøres. Det er i norsk rett vanlig å dele rettskildefaktorene inn i disse gruppene: Lovtekster, lovforarbeider, rettspraksis (dvs. domstolenes praksis), andre myndigheters praksis (f.eks. utlendingsmyndighetenes praksis), privates praksis, rettsoppfatninger (særlig i juridisk litteratur), reelle hensyn (vurderinger av om resultatet er rimelig, hensiktsmessig og formålstjenlig). Internasjonale konvensjoner, traktater og avtaler Norge er bundet av, er også relevante rettskildefaktorer. Rettskildeprinsipper Rettskildeprinsippene beskriver hvordan man må resonnere for å finne frem til hva som er gjeldende rett. Rettskildeprinsippene består av tre grupper av normer/regler; relevansnormer, slutningsnormer og vektnormer. Relevansreglene beskriver hvilke rettskildefaktorer det er tillatt å legge vekt på (f.eks. lovtekst, forarbeider og rettspraksis), slutningsprinsippene beskriver hvordan den enkelte rettskildefaktoren skal forstås og vektreglene beskriver hvordan de ulike rettskildefaktorene skal vurderes i forhold til hverandre. Saksbehandlingsregler Lovfestede og ulovfestede saksbehandlingsregler beskriver fremgangsmåten for saksbehandlingen. Reglene ivaretar hensynet til søkerens rettssikkerhet, bl.a. ved å sette normer for hvordan skjønn skal utøves. De mest sentrale saksbehandlingsreglene direktoratet må følge fremgår av forvaltnings-, utlendings- og statsborgerloven, i tillegg til ulovfestede normer for god forvaltningsskikk. Jo mer inngripende et vedtak er, desto mer må man være oppmerksom på saksbehandlingsregler som ivaretar grunnleggende hensyn til rettssikkerheten. Rettssikkerhet Rettsikkerhet innebærer bl.a. at maktovergrep og vilkårlighet skal hindres, og at likebehandling og forutsigbarhet skal sikres. Overført til utlendingsforvaltningen må utlendingen få oppfylt alle de garantier og rettigheter som lovfestede og ulovfestede regler gir anvisning på. Så lenge disse kravene oppfylles, er hensynet til rettssikkerhet ivaretatt, selv om vedkommende får avslag, eller det på annen måte fattes et inngripende vedtak. Fritt skjønn Med fritt skjønn (hensiktsmessighetsskjønn) menes den delen av forvaltningens skjønn som bare kan prøves av domstolene i den utstrekning skjønnet er uttrykk for myndighetsmisbruk, og/eller er brudd på faglige eller samfunnsmessige minstemål. Slikt skjønn innebærer at forvaltningen har frihet til å velge om den skal gripe inn (f.eks. gi en tillatelse) eller la være å gripe inn.
Viktige dokumenter for direktoratets virksomhet En rekke dokumenter har betydning for direktoratets virksomhet og prioriteringer. Flere av disse dokumentene vil også kunne ha betydning for ulike sider av den konkrete saksbehandlingen, selv om dokumentene ikke regnes som rettskilder. Blant de sentrale dokumentene direktoratets ansatte bør være kjent med, er: Interne dokumenter UDIs virksomhetsidé UDIs virksomhetsplan UDIs kjerneverdier UDIs serviceerklæring UDIs eskaleringspyramide UDIs etiske retningslinjer UDIs egne strategidokumenter (F.eks, kommunikasjonsstrategi, HR-strategi, m.v.) UDIs IKT-instruks Eksterne dokumenter Direktoratets tildelingsbrev for inneværende år Statsbudsjettet (St.prp. nr.1) Handlingsplaner fra regjeringen på utlendingsfeltet Regjeringens tiltredelseserklæring Etiske retningslinjer for statstjenesten
Mediehuset GAN 0307 Utlendingsdirektoratet Postboks 8108 Dep. 0032 Oslo Besøksadresse: Hausmannsgate 21 Oslo Tlf: 23 35 15 00 Fax: 23 35 15 01 www.udi.no