Strategi- og handlingsplan for web Norges idrettshøgskole 2011 2013 1.1 Innledning og formål Kommunikasjon via web og elektroniske kanaler blir stadig viktigere verktøy for oss i vår arbeidshverdag. Ved å jobbe hensiktsmessig med elektroniske verktøy, vil vi nå våre mål på en mer effektiv måte. Webstrategien skal være førende for all web-basert kommunikasjon og informasjon internt og ut fra Norges idrettshøgskole. Den gir svar på hvordan bruk av web som kanal kan bidra til oppnåelse av NIHs overordnede målsettinger. Planen skal hjelpe oss med å koordinere og prioritere oppgaver og jobbe målrettet på kort og lang sikt. Samarbeid med IKT må være tett da enheten er en viktig ressurs for alle elektroniske verktøy på NIH. 1. Strategisk forankring Hentet fra NIHs overordnede strategi 2011 2015, samt kommunikasjonsstrategien 2011 2013: Overordnet kommunikasjonsmål (Formidling og samfunnskontakt VO3) Norges idrettshøgskole skal være en aktiv, tydelig og uavhengig formidler av idrettsfaglig kunnskap. Etterlatt inntrykk av overordnet kommunikasjonsmål: NIH har ekspertstatus på idrett og fysisk aktivitet Forskningen og studiene på NIH er samfunnsmessig relevante Kompetansen som skapes ved NIH er unik fordi vi er spesialister på idrettsutdanning med Norges fremste eksperter innen idrettsfag. NIH er en uavhengig forsknings- og utdanningsinstitusjon og ikke en del av Olympiatoppen eller Norges idrettsforbund. 2. Målgrupper Internt Studenter Medarbeidere Ledere Tillitsvalgte Eksternt Potensielle studenter med spesiell vekt på rekruttering av jenter og etniske minoriteter Samfunnet og media UoH sektoren, skoleverket, organisasjoner, medieinstitusjoner, den alminnelige befolkning Politiske myndigheter 1
3. Kommunikasjonsprinsipper Høgskolen ønsker å framstå som åpen, relevant, troverdig, profesjonell og tydelig. Dette er viktige stikkord som vi må legge til grunn for all kommunikasjon, også på web. 4. Hovedutfordringer og mål Hovedmålet for kommunikasjonen vår i de digitale kanalene, vil for perioden være å bidra til at NIH tiltrekker seg de riktige studentene, dvs. de som er motiverte og egnede til å dekke relevante samfunnsroller og som kommer seg effektivt gjennom studiene. For å nå de riktige studentene, må vi være tydelige. Tydelige på NIHs identitet. Tydelige i forhold til andre institusjoner, både samarbeidspartnere og konkurrenter. Tydelige på fag og karriereveier. Tydelige i vår kommunikasjon, enhetlig budskap, forståelig språk, bilder, multimedia (i henhold til grafisk profil). For å få til dette må vi opptre forståelig, intuitivt, inspirerende og motiverende. 4.1 NIH skal styrke formidlingen og markedsføringen av studienes innhold og relevans og kandidatens kompetanse. Dette ønsker vi å måle gjennom kandidatundersøkelsen i forhold til hvor lang tid i snitt det tar for en kandidat å få seg sin første jobb etter studier. I tillegg vil det være relevant å begynne å måle kjennskap og kunnskap til NIH og våre studietilbud. Strategi dette dreier seg primært om innhold på web, men også om hvordan høgskolen framstår i sin helhet. For å lykkes med dette målet er det viktig å se på flere aspekter: Innhold Profesjonalisering og målgruppeorientert innhold gjennom blant annet: o Profilering av høgskolen, kjernevirksomhet og konkurransefortrinn på nih.no o Presentasjon av våre studieretninger o Synliggjøre karriereveier o Motivere jenter/minoriteter gjennom gode historier / argumentasjon/ tidligere studenter Struktur/funksjonalitet brukervennlighet, interaktivitet, logikk o Restrukturere websider om NIHs studier på en mer logisk/intuitiv måte. Vektlegge prosess (Bli student, for studenter, etter studiene) og oppnå målbare handlinger/aksjoner på nettsidene. Skje med overgang til ny versjon av EpiServer. o Økt bruk av multimedia på nett o Økt bruk av interaktivitet og muligheter for å dele innhold 2
o Bygge nettverk av alumni og arbeidsgivere og kommunisere at NIH er en attraktiv studieinstitusjon som utdanner kompetente kandidater til arbeidslivet. (se eget punkt for Alumni) 4.2 NIH skal prioritere og effektivisere elektroniske kanaler for bedre å nå våre mål og målgrupper. Måle antall besøkende på nih.no, samt unike besøkende. Snitt per mnd i 2010 er 56000 besøkende og 19000 unike månedlige besøkende. Strategi: Etablere og ta i bruk elektroniske kanaler som inviterer til interaktivitet og samhandling. Få på plass og ta i bruk måleverktøy for kommunikasjon på web. o Bevisst bruk av brukerundersøkelser o Bevisst og strukturert bruk av google analytics Etablere et profesjonelt nettverk av samarbeidsaktører på web. Etablere hensiktsmessige system for å skape synergi av vår kommunikasjon på nett og bedre intern informasjonsflyt. Videreutvikle inter- og intranett som NIHs viktigste kommunikasjonsverktøy. 4.3 NIH skal videreutvikle formidlingen av nye forskningsresultater og være premissleverandør i samfunnsdebatten. Vi ønsker å måle antall artikler NIH er nevnt i per år. Vi ønsker også å sette mål for hvor mange saker som er initiert fra oss. I tillegg sette mål for etablering av samarbeid med andre aktører på nett. Strategi Styrke allmennrettet formidling og synliggjøre NIHs forskningsprofil på web. Gjøre NIHs forskningsresultater tilgjengelige på internett på en hensiktsmessig måte for ulike målgrupper. Samordne forskningsformidling og bedre forskningskommunikasjon mellom fagseksjoner, informasjonsavdelingen og avdelig for forskningsforvaltning og dokumentasjon gjennom web som kanal. Fronte relevante samfunnsaktuelle temaer på nettsidene Bygge nettverk med aktuelle samarbeidspartnere på web 5. Drift IKT-seksjonen har ansvaret for drift av serverplattform (Windows server) for EPIserver (intranett/internett). 5.1 Framtidig drift Det ønskelig at ny intranettløsningen fortsatt skal kjøres på server lokalisert ved høgskolen. Infrastrukturen er modernisert og har med mindre tilpasninger kapasitet til å kunne migrere dagens løsning over på ny plattform. Behov for infrastruktur: 3
- Serverkapasitet for applikasjon. - Lagring av data (system/applikasjon). - Backup, gjenoppretting av data, samt mulighet for katastrofe gjenoppretting (Site). - Katalogtjeneste (AD). - Exchange (Outlook). NIH har masse data lagret på andre server og filsystemer som kan være hensiktsmessig å integrere med framtidig Intranett. Ved å bygge opp en ny EPiløsning lokalt, vil det være lettere å organisere og tilrettelegge for framtidige integrasjonsbehov. Dette vil også kunne gi store mulighet for effektiv samhandling med annen teknologi for deling og administrasjon av brukerdata som multimedia og dokumenter. Det er ønskelig at portalen tilpasses for å kunne være en arbeidsflate også for øvrige applikasjoner. 5.2 Behov for support Erfaringene med drift av dagens Intranettløsning er noe blandet. Det har totalt sett vært lite nedetid for Intranettet (portalen), men applikasjonen har til tider gått i heng eller fått uønsket funksjonssvikt. Disse hendelsene har i ettertid vært problematisk å adressere. Det må utarbeides en ansvarsmatrise som beskriver roller for drift, vedlikehold og utvikling. 5.3 SLA For en framtidig løsning er NIH helt avhengig av å kunne få en effektiv kanal for support. Det er behov for et mottak som kan ivareta behovet for applikasjonsforvaltning da IKT ikke har tilstrekkelig kompetanse på dette området (innhold, struktur, tilpasning og oppgraderinger). Strategi: IKT strategien legges til grunn i forhold til drift og bruk av webbaserte verktøy EpiServer 6.0 oppgradering fra dagens versjon 4.6.2 som er en utgått versjon som ikke lenger supporteres fra leverandør. Dette gir utslag i flere feil, som ikke rettes og et gammeldags verktøy som ikke gir oss dagens muligheter innen publisering og drifting av nettsteder. Planlegge utvikling og implementering av web content management-verktøyet (EpiServer) til ny versjon både på inter- intranett og ekstranett (alumninettverk) ila 2011. Webkompetanse. Informasjonssjef og webredaktør er kommunikatører som jobber med innhold. For å ha nettsteder som fungerer teknisk godt, er vi avhengig av supportavtale med leverandør, samt teknisk webkompetanse hvis løsningen skal driftes internt. IKT avd. har pr i dag ikke tilstrekkelig kompetanse på web, noe som vanskeliggjør kommunikasjon mellom EPiutviklere og informasjonsavdelingen. 4
6. Intranettet Innersvingen Internkommunikasjon er ikke bare et fildelingsbegrep, men all formell og uformell kommunikasjon mellom ansatte og med studenter på NIH. Det handler blant annet om å skape fellesskap og samhørighet, identitet, kunnskapstilegning og -overføring, trivsel og motivasjon på jobb, holdninger og skape en god intern kultur på NIH. Oppnår vi en god internkommunikasjon, vil vi også framstå som mer helhetlig og profesjonelle utad. Intranettet Innersvingen er en effektiv og miljøvennlig kommunikasjonskanal. Derfor er Innersvingen den primære kanalen for informasjonsdeling og skriftlig kommunikasjon internt. Intranettet innholder i dag masse praktisk informasjon for og fra de ulike avdelingene og seksjonene. Utfordringen med Innersvingen i dag er primært å ha innhold som er ajourført, samt gjenfinning av riktig informasjon. I neste generasjon intranett vil vi vektlegge individualisert innhold og integrasjon av web-baserte verktøy. 7. Alumninett fordi: Studentrekruttering o Høyere søkertall (venner/familie betydelig påvirkningsfaktor) o Tidligere studenter kan fronte utdanningsområdene våre Studieutvikling/studiekvalitet Studienes yrkesrelevans o Kontakt med praksisfeltet o Økte jobbmuligheter for våre kandidater Markedsføringskanal o Spesialtilpasse informasjon til ulike grupper o Bedre omdømme, positiv omtale Nettverk o For tidligere studenter o Koble tidligere og nåværende studenter Livslang læring (EVU, seminarer, fagdager) 8. Ressurser 8.1 Domener Med domene menes en profesjonell webadresse, en unik URL adresse. NIH har registrert følgende 15.no domener: nih.no, idrettskunnskap.no, idrettsvitenskap.no, idrettshogskolen.no, idrettshoyskolen.no, nih-kunnskap.no, fysiskprestasjon.no, klokeavskade.no, klokavskade.no, injuryprevention.no, shithappens.no, ostrc.no, skadefri.no, spilleklar.no, fittoplay.no Åtte av domenene forvaltes av Senter for idrettsskadeforskning og Seksjon for idrettsmedisinske fag, ett av Seksjon for fysisk prestasjonsevne. Hvis det på sikt viser seg at andre seksjoner får behov for flere egne nettadresser, skal det gås en ny runde og evt. gjøre om eksisterende adresser for en mer "rettferdig" fordeling mellom seksjonene. 5
Det er kun informasjonssjef Karen Christensen som kan opprette domener som NIH eier. 8.2 Ressursbruk Webredaksjon består av webredaktør, informasjonssjef og representanter for samtlige enheter og seksjoner ved høgskolen. Webredaktør er ansvarlig for oppfølging og opplæring av webredaksjonen. Medlemmene er selv ansvarlige for å vedlikeholde og videreutvikle egne nettsider. Det er en kjensgjerning at webansvarlige i de ulike enhetene har for lite tid til å kunne prioritere arbeid på web i den grad det er nødvendig og ønskelig. For å nå mål i NIHs strategiske planer er det viktig at arbeidet med å produsere godt innhold på nett gis høyere prioritet og blir et fastlagt arbeidsområde i stillingsinstruksene. Med en utvidet satsing på web som kanal, vil det bli nødvendig å investere flere ressurser i redaksjonelt arbeid. Det vil bli økt behov for ressurser ved utvikling og migrering til ny versjon av EPiserver som planlegges til 2011. Det planlegges å skifte til versjon 6.0 fra versjon 4.6.2 i løpet av 2011. NIH har ikke lenger noe valg da gammel versjon av EPIserver ikke supporteres mer. På grunn av at vi ikke fortløpende har oppdatert versjoner av programvaren, er vi nå nødt til å gjøre et kvantesprang som innebærer at det vil være mer hensiktsmessig for oss å bygge opp sidene på nytt. Dette vil berøre hele inter- og intranettet til NIH. Prosjektet innebærer en full gjennomgang av dagens innhold og hva som skal være med videre til ny versjon. Vi må også definere funksjonene vi ønsker i ny versjon samt se på effektivisering, struktur, design og brukervennlighet. Prosjektet trenger en planleggingsfase som er tenkt gjennomført i løpet av 2010. For å kunne opprettholde dagens aktivitetsnivå vil prosjektet kreve en ekstra ressurs på bemanningssiden i en gitt periode i 2011. Vi bør diskutere en sammenslåing av webressurser (klokeavskade, skadefri, nih.no, nih.no/ftp) for å skape mer synergi og profesjonalisere arbeidet på nett. Det er selskapet Making Waves som ev NIHs leverandør av publiseringsløsningen EPiServer. NIH har en supportavtale med Making Waves. 8.3 Samarbeid med andre aktører Et samarbeid med utvalgte andre nettsteder og eventuelt andre kommunikasjonskanaler kan være en smart måte for oss å formidle våre budskap på en målgruppe- og kostnadseffektiv måte. Vi har allerede et samarbeid med forskning.no som et eksempel på det. Vi trenger andre samarbeidspartnere som treffer de viktigste målgruppene våre også, blant annet potensielle studenter og deres foreldre og venner. Det som er viktig når vi velger samarbeidspartnere er å ha klart for seg hvilken jobb denne kanalen skal gjøre for oss, at den er riktig i forhold til våre verdier (åpen, relevant, troverdig og profesjonell) og at vår organisasjon ikke blir 6
belastet med ekstra arbeid, men at dette inkorporeres i eksisterende linjeaktiviteter. Eksempler på interessante aktører kan være: o ung.no o forskning.no o DN o Scrødingers katt o Puls o Andre redaksjoner/aktuelle nettsteder 9. Ansvar og rutiner Informasjonssjefen har det overordnede ansvar for web som kanal ved NIH. Det daglige ansvaret for www.nih.no og Innersvingen ligger hos webredaktør. Lokale webredaktører på seksjoner og avdelingene legger ut og ajourfører enhetenes informasjon. Det er imidlertid et lederansvar å sørge for at de ulike enheter og seksjoner legger til rette for at nyheter og oppdateringer blir formidlet videre. I dette ligger det følgelig at ledere oppmuntrer og bidrar til økt informasjonsflyt. IKT har driftsanvar for webmiljøet, dvs at IKT sørger for at serverne hvor disse domene ligger er operative, samt at IKT er rådgiver for INFO om avtaler, utvikling, kravspec osv. IKT oppretter offentlige navneoppslag (DNS) via Uninetts navnetjener. De sørger også for oppetid mellom kl 0800 15.45. Enhver som publiserer informasjon på høgskolens nettsider, er ansvarlig for at dette er i overensstemmelse med gjeldende lovverk, retningslinjer, opphavsregler, høgskolens IKT-reglement og andre regler for publisering på internett og i sosiale medier. 10. Kanalarkitektur for web Gjennom de siste årene, har en lang rekke web-baserte og til dels mobilbaserte kanaler dukket opp og skapt andre forventninger til hva man kan få tilgang til av informasjon, kommunikasjon, transaksjoner og distribusjon nærmest til alle døgnets tider og hvor som helst. Disse forventningene finnes hos våre målgrupper, og vi trenger å være til stede i rette kanaler på en måte som matcher den identiteten og den profilen NIH skal ha. Et vesentlig poeng med de nyere kanalene, er at de har en mye høyere bruksfrekvens og mindre formelle avsendere og formater enn det som var klassisk vanlig. Det betyr at forskere fra NIH bør delta aktivt med kommunikasjon i nyere kanaler. Det innebærer ytterligere en utfordring til listen i punktet over: Motivasjon for og evne til å ta i bruk de nyere kanalene iht en gjennomtenkt kanalarkitektur i en bredere del av NIH. 7
Kanalkart X = i gang X = på vei X = må ha 10.1 Hvilke målgrupper nås best via hvilke kanaler En viktig målgruppe for høgskolen er potensielle studenter, deretter samfunnet og media. For potensielle studenter er online-kanalene essensielle. Våre hovedmålgrupper, ikke minst potensielle studenter, er betraktelig mer påvirket av NIHs tilstedeværelse eller mangel på dette i de forskjellige nettbaserte kanalene; eget nettsted, sosiale nettverk, søkemotorsynlighet, annonser på nett, osv. Det er viktig å ha et bevisst forhold til hvilken type informasjon som legges ut i de ulike kanalene. Dette satt opp mot de forventninger brukerne har til gitte interaktive verktøy. 11. Vedlegg Nye generasjoner internett Web 2.0 er et begrep som dukket opp i 2003, og som brukes for å karakterisere det nye nettet. Web 2. karakteriseres ved: Nettet er ikke lengre bare informasjon, men vel så mye samarbeid og kommunikasjon mellom brukerne Brukerne lager innhold (som på YouTube og Flickr) Brukerne tagger og organiserer innhold Sosiale nettverk (som Facebook og Twitter) Nettet er en plattform der man har både data og applikasjonene som bruker dataene. Web 2.0 innebærer ingen teknisk endring av grunnsteinene i internett. Det har imidlertid kommet en rekke tjenester som er 100 % nettbaserte, og hvor brukerne kan samarbeide med hverandre på tvers av landegrenser, kultur og operativsystemer. 8
De senere årene er man begynt å omtale en ny generasjon internett (sematisk web web 3.0) som kjennetegnes ved: Små applikasjoner som er jobber sammen Dataene som brukes ligger på nettet som en database Applikasjonene kan kjøres på alle slags enheter, det være seg datamaskiner eller mobile enheter Applikasjonene er raske og enkle å tilpasse Og de distribueres viralt (person til person kommunikasjon), via mail, IM (Instant Message) og sosiale nettverk. Folk sender ikke selve applikasjonen, men en IM til en kompis og sier Se, ny kul måte å gjøre blabla på Sagt om web 3.0: Web 3.0 is defined as the creation of high-quality content and services produced by gifted individuals using Web 2.0 technology as an enabling platform. The Internet of the future will radically change our society. Web 3.0 means seamless anytime, anywhere business, entertainment and social networking over fast reliable and secure networks. It means the end of the divide between mobile and fixed lines. It signals a tenfold quantum leap in the scale of the digital universe by 2015. Mer enn noen gang handler det om å tilrettelegge innhold og gjøre det enkelt for den enkelte bruker å finne stoff de er interessert i å bruke og dele med andre. 12. Handlingsplan 2010-2011 KPI Tiltak Ansvarlig Frist Strategisk 1. Revidert web strategi 2. Evaluere samarbeid med Making Waves 3. Evaluere webredaksjonen: ansvar og oppgaver 4. Alumninettverk- oppstart 5. Justering av startsiden 6. Sosiale medier: spre nih.no innhold til relevante sosiale kanaler. 7. Annonsering google adwords 8. Workshop med webredaksjonen (høst) KC/ KC/ KC /TG /KC /TG Sept Q3/4 Q3/4 Ferdig Innhold 9. Webredaksjonsmøter 4 ganger i året 10. Promofilmer for hver studieretning 11. Publisere 15 artikler på forskning.no 12. Sende ut nyhetsbrev hver 3. uke 13. Forbedring/omstrukturering av studieog studentsider 14. Hver 4. artikkel på nih.no oversettes til engelsk 15. Oversette statiske sider til nynorsk /KC/KB /KC Q2 2011 Q4 Q4 Q3 9
16. Opprette Alumni-sider på nih.no 17. Etablere karrieresider 18. Daglig publisering og vedlikehold 19. Bruk av statistikk og internlogg månedlig for justering 20. Legge opp til økt bruk av interaksjon med brukere call to action 21. Etablere kriseweb Ferdig Q4/Q12011 2011 Brukeropplevelse 22. Nye forskningssider på nih.no 23. Vurdere søketjenesten- ut eller ny 24. Implementere ny søketjeneste 25. Søkeoptimaliseringsarbeid 26. Etablere brukergrupper fra vgs 27. Gjennomføre 2 kvantitative brukerundersøkelse 28. Spørreundersøkelse om nyhetsbrev KC/ KC/ KC/ RED 2010 Q4 Ferdig 2011 2011 2010/2011 2011 Teknisk 29. Forberede ny generasjon av publiseringsverktøy. EPI-server 6 30. Forprosjekt med gjennomgang av løsningen for å vurdere migrering vs bygge på nytt 31. Vurdere innlemming av klokeavskade.no 32. Anbudsrunde og spekk 33. Bygge applikasjoner til Facebook, Twitter 34. Vurdere bruk av Sharepoint 35. Vurdere intern vs. ekstern hosting av servere risikoanalyse og kostnader. 36. Vurdere behov for testserver (spesielt ved overgang til ny EPiversjon) KC/ TØ TØ TØ Q4 Offentlige krav Kvalitet.no jakten på stjernene inn i handlingsplanen? 10