Enalyzer Survey Solution Grunnkurs FORMÅL- Bli i stand til å håndtere følgende faser: Spørreskjema Lage enkle spørreskjemaer Lansering/Gjennomføring Standard utsendelse av elektroniske undersøkelser Rapportering Generering av standard rapporter (grafer og tabeller)
Agenda Spørreskjema Opprett prosjekt Spørreskjema Opprett nytt spørsmål Spørsmålstyper Svaralternativer Spørsmål Visuelt design Spørreskjemastruktur fleksibilitet Hopp Betingelser Word skjema Lansering Lanseringsoversikt Metoder E-mail invitasjon Oppretttelse av kontaktgrupper Lansering av prosjekt Visning av besvarelser Utsendelse av påminnelse Eksport av besvarelser Andre funksjoner Analyse Introduksjon til analysemodul Totalrapport Redigere skalaer Gjennomsnitt & Base Åpne besvarelser Delrapporter Filter funksjon Gjennomsnitt & Base Åpne besvarelser Kryssrapport Publisering av rapporter Excel rapporter 2
Formålet med kurset X Lansér undersøkelsen din Standard utsendelse av elektroniske undersøkelser Opprett ditt spørreskjema Håndtere oppretttelse av simple spørreskjemaer Rapportér på ditt datamateriale Generering av standard rapporter (grafikk og tabeller) 3
Strukturen i en undersøkelse E-mail invitasjon Innledningstekst Spørreskjema Avslutningstekst 4
Hjelpefunksjoner i ESS Du kan alltid søke etter informasjon / få hjelp i ESS
Online Manual 6
PDF Manual 7
Login 1 1. Login via enalyzer.no - Enalyzer fungerer i en Internet Explorer 5.0 m.fl. 2. Trykk på [LOGIN] 3. Tast inn BRUKERNAVN og PASSORD 2 3 8
Opprett prosjekt Øvelse 1: Opprett prosjekt (fra start av) 9
Spørreskjema
Innledningstekst Hvor invitasjonsmailen primære formål er å vekke svarpersonens interesse for å klikke seg inn på selve undersøkelsen, skal innledningsteksten være med til å sikre A B Høy besvarelsesprosent (At så mange som mulig gjennomfører undersøkelsen) Tryghet gjennom opplysning om formålet til undersøkelsen, anonymitet, bruk av undersøkelsens resultater osv. Høy kvalitet i besvarelsene Svarpersonene gjøres bekjent med eventuelle spesielle begrep, uttrykk, definisjoner, bruk av skalaer osv. undersøkelsens formål ESS Key Feature 11
Innledningstekst 2 1. Opprettes med knappen Tekst 2. Skriv en overskrift samt en kort beskrivelse av undersøkelsen denne beskrivelse er det første som svarpersonen ser og leser 1 Øvelse 2: Opprett en velkomsttekst 12
Tips når du lager innledningstekst Vurder om generell informasjon bør tas med, slik som: Formål, generell veiledning i besvarelse av spørreskjema (bruk av skalaer), anonymitet Mulighet for å ta pause i sin besvarelse, gå tilbake i besvarelsen og/eller få printet ut besvarelsen sin Hvem man kan kontakte hvis man har noen spørsmål eller er i tvil om noe 13
Opprett nytt spørsmål Som man spør,, får f man svar derfor er det viktig å: Velge den rette spørsm rsmålstype Optimere bruken av de fasiliteter ESS tilbyr, slik som sideskift, tvang/ikke tvang på spørsmål osv. Være klar, presis, entydig og ikke minst lettforståelig elig i formuleringene Lengden på spørreskjema avhenger av hva slags type undersøkelse man gjennomfører. Er det for langt, kan det gå ut over besvarelsesprosenten. Beregn derfor aldri lengden på basis av antall spørsmål, men på beregnet tid. Et komplekst skjema på få spørsmål kan reellt ta mye lengre tid enn et lengre skjema som inneholder meget enkle spørsmål 14
Opprett nytt spørsmål Hva gjør jeg? 1. Trykk på knappen spørsm rsmål 2. Angi en spørsmålstekst 3. Velg hvorvidt spørsmålet skal nummereres 4. Velg om det skal skiftes side etter spørsmålet 5. Velg om spørsmålet skal besvares (Tvang/Ikke tvang) 6. Velg en spørsmålstype 7. Trykk på knappen Frem 15
Opprett nytt spørsmål - Spørsmålstyper Hvilke spørsm rsmålstyper finnes det? Single svarpersonen kan kun velge ett av de listede svaralternativer Multipelt svarpersonen kan velge flere av de listede svaralternativer Matrise svarpersonen skal vurdere en rekke forhold eller utsagn på en skala (f.eks 1-5 eller Meget utilfreds, Utilfreds, Hverken/eller, Tilfreds, Meget tilfreds) 3D-Matrise - matrise med flere dimensioner, typisk viktighet og enighet Numerisk Numerisk spørsmål gir en eksakt tallverdi tilbake i analysen Tekstfelt Tekstfelt anvendes til at angi bakgrunnsdata som eksempelvis navn og adresse eller e-mailadresse. Et tekstfelt kan kun være på én linje Fritekst Fritekst anvendes på tekstspørsmål, der svarpersonen selv skal skrive sin besvarelse 16
Tips når du lager spørsmål Bruk ikke for mange forskellige spørsmålstyper svarpersonen må gjerne bli kjent med en spørsmålstype, men bør ikke få anledning til å kjede seg og på den måten svare ukonsentrert Overvei bruken av sideskift. F.eks. kan man oftest, med fordel, samle utsagn/spørsmål fra samme tema på samme side Overvei bruken av tvang. Tvang gir flere svar og dermed mer valide data. Likevel kan tvang også virke direkte motsatt, noe som forekommer ved meget lange skjemaer, følsomme spørsmål, åpne kommentarfelter. Hvis tvang benytttes, skal man sørge for at alle kan komme igjennom spørreskjemaet (legg til f.eks. Ikke relevant og/eller Vet ikke til svarskalaene) 17
Svaralternativer Hvordan lager jeg svaralternativer? Trykk på knappen spørsm rsmål Angi en spørsmålstekst Trykk på knappen Frem Tast inn svaralternativer (Svar 1, Svar 2 osv. er bare eksempler klikk i feltet for svaralternativer og de forsvinner) Ønskes et spørsmål som halvåpent, eller svaralternativer + et avsluttende, åpent svaralternativ - markeres Siste svaralternativ er fritekst Evt. lagre i bibliotek Trykk på OK Øvelse 3: Opprett forskellige spørsm rsmål fra spørreskjemaet 18
Tips når du lager svaralternativer Bruk generelt ikke for mange forskellige skalaer i det samme skjema. Det kan forvirre svarpersonen og gi svar som bygger på misforståelser. Hvis det er tvang på et spørsmål, er det viktig at samtlige svarmuligheter er tatt med. Dvs. at svarpersonen alltid har mulighet for å gi et korrekt svar for å komme videre f.eks. Kjenner ikke nok til å vurdere, Ikke relevant for meg osv. Det må ikke være overlapping mellom svaralternativene f.eks. på et aldersspørsmål (20-25 år, 25-30 år osv.) 19
Spørsmål - Visuelt design Mulighet for at endre på oppstillingen av spørsmålet (f.eks. horisontalt/vertikalt, bruk av alternativknapper/ rulle-gardiner ) Det er forskellige designmuligheter alt etter spørsmålstype Klikk på det ønskede spørsmål Trykk på knappen Design Øvelse 4: Endre svartype fra loddrett til vannrett 20
Lagre/bruk spørsmål fra biblioteket Når man begynner å lagre spørsmål i biblioteket, anbefales det allerede fra starten å bygge opp sin egen struktur/sitt eget system mht. inndeling, f.eks.: Emneoppdeling Inndeling etter spørsmålstype Inndeling etter undersøkelse 21
Spørreskjemastruktur - fleksibilitet Spørreskjemaet opprettes i en trestruktur (administrators måte å se det på) Mulighet for å få et overblikk over skjemaet uten å skrive det ut + (Åpne tre) - (Lukk tre)
Spørreskjemastruktur - fleksibilitet Menybar med knapper til alle funksjoner (ikoner): Kopier Hvis f.eks. svarkategorier skal brukes igjen Flytt Hvis f.eks. en test av Spørreskjemaet viser at en annen rekkefølge av Spørreskjemaet ville være mer hensiktsmessig Slett Et eller flere spørsmål slettes. Skal markeres for å bli slettet Slett hele skjemaet Øvelse 5: Redigér et spørsmål og slett det etterfølgende
Hopp - Enkel routing gjennom spørsmålene i skjemaet Hopp gjør det mulig å lage forgreninger i spørreskjemaet Hopp er det samme som en simpel betingelse Svarpersonen får kun relevante spørsmål, avhengig av tidligere angitte svar og gir et logisk spørreskjema Kan anvendes til f.eks screening av svarpersoner 24
Hopp Hvordan gjør jeg? Marker det spørsmål som du ønsker å hoppe fra Trykk på ikonet - Sett inn eller rediger hopp i spørsmål Trykk på rullegardinen ved siden av det svaralternativ som du ønsker at det skal hoppes fra Angi hvor det skal hoppes til Avslutt med å trykke på OK Øvelse 6: Innsett hopp 25
Tips når du lager hopp Utarbeid først hele spørreskjemaet før hoppene opprettes for å unngå feil og forglemmelser Hopp kan testes både ved å kjøre skjemaet i gjennom eller under Vis Er det mange hopp i spørreskjemaet, bør man overveie hvorvidt statusbaren skal være synlig for svarpersonen 26
Spørreskjema - Visuelt design Full fleksibilitet til at endre farver, logo, fonttyper, m.m. Trykk på knappen Design Velg f.eks. Valg av farver Velg f.eks. Bakgrunnsfarge Velg farven direkte fra fargepaletten eller angi eksakt fargekode Øvelse 7: Sett inn logo og tilpass fargene 27
Wordskjema Ønskes spørreskjemaet skrevet ut til svarpersoner uten e-mailadresse eller til gjennomlesing el.lign., kan skjemaet skrives direkte fra systemet rebut7b8 Trykk på knappen Word for å få skjemaet generert i Word-format Tilpass manuelt mht. design (Logo, farver, font, linier mv.) 28
Lansering av undersøkelser
Lanseringsoversikt Her styres alt i forbindelse med utsendelse av undersøkelser Velg Lansering Redigér invitasjon Lansér prosjektet Følg med i lanserings-statistikken Purr på de personer som ikke svarer eller har levert en ufullstendig besvarelse Evt. lukke og nullstille prosjektet 30
Lansering - metoder Metode angir hvordan du vil kontakte din kontaktgruppe To metoder (ved siden av postalt): E-mail invitasjon alle personer mottar en e-mail invitasjon hvor de bes delta i din undersøkelse Link til spørreskjema et link til spørreskjemaet genereres i systemet. Dette kan legges ut på hjemmeside som link eller pop-up E-mail invitasjonen gir den beste styring av undersøkelsen respondentene kan kun svare en gang
Lansering - E-mail invitasjonen Hvordan gjør jeg? Trykk på E-Mail Her formuleres tekst til både e-mail invitasjon og purring/påminnelsesmail Følgende punkter bør vurderes: Hvem skal være avsender? Hvilken e-mail adresse skal benyttes? Formulering av tekst til både emne/subject samt innhold i mailen Mulighet for å flette inn bakgrunnsvariable i tekst (f.eks. [FIRSTNAME] [LASTNAME] Øvelse 8: Skriv en e-mail invitasjon
Tips når du lager E-mail invitasjon/påminnelser E-mail invitasjonen er det første som svarpersonen ser. Den skal primært vekke svarpersonens interesse for å gå videre og delta i undersøkelsen. Den skal også skape trygghet omkring undersøkelsen hos svarpersonen. Punkter av betydning Anonymitet Varighet hvor lang tid tar det å besvare spørreskjemaet Deadline Formål og emne Evt. opplysninger om rapportering og det videre arbeidet med resultatene
Lansering - Opprettelse av kontaktgrupper Definering, opprettelse, redigering og sletting av personer Personer kan importeres fra en kommaseparert fil (CSV-fil) Trykk Kontaktgrupper Velg Kontaktgruppe Først opprettes en kontaktgruppe: Velg navn og skriv dette i Kontaktgruppenavn Trykk OK
Lansering - Målgruppefil I større undersøkelser vil det være en stor fordel å importere kontakter i stedet for å taste inn hver enkelt kontakt manuelt. Den fil du importerer fra må være på et semikolonsepareret format, og som minimum inneholder Fornavn, Efternavn og E-mail mail. Kategoriene Fornavn, Efternavn og E-mail skal stå i øverste rekke i filen. (se eksempel) Formatet på filen skal være.txt eller.csv. Hver kolonnes overskrift angir en bakgrunnsopplysning. På denne måten kan du i kontaktgruppefilen liste alle de bakgrunnsoplysninger du har bruk for i din undersøkelse og knytte de til hver enkelt respondent. Bakgrunnsoplysningene vil du kunne bruke senere i arbeidet med analysen til å skille ut data for enkelte grupper av svarpersoner.
Lansering - Import av kontaktgrupper Marker den kontaktgruppen som du vil importere svarpersoner til Trykk Import Trykk Søk etter fil/browse for å finne og importere den fil (CSV-format) som inneholder din målgruppe Trykk OK Øvelse 9: Velg e-mail invitasjon, delvis anonym undersøkelse og opprett en målgruppe med deg selv som deltaker
Lansering av prosjekt Hvordan gjør jeg? Trykk på Lanser Angi navn for Lansering Velg metode og grad av anonymitet Trykk Gå videre Velg kontaktgruppe Trykk OK Prosjektet er lansert Trykk OK Øvelse 10: Lansér prosjekt (metode: E-mail delvis anonymitet)
Lansering - Visning av besvarelser Utgangspunktet er at man kan søke på alt: Prosjektopplysninger Personopplysninger Svar på spørgsmål Visning av spesifikke besvarelser får du ved å velge et kriterie, f.eks. Status Gjennomført Trykk Søk Trykk Vis svar Samtlige svar pr. svarperson, som oppfyller det angitte kriterie vises Øvelse 11: Søk etter gjennomførte besvarelser Trykk vis svar
Lansering - Utsendelse av purring Påminnelser medfører at flere husker å besvare en undersøkelse. Dette gir en høyere gjennomføringsprosent og dermed økt verdi for undersøkelsens resultater Velg Søk/svarpersoner Velg Ikke svart med rullegardinmenyen under fanebladet Søk/svarpersoner Trykk Søk Trykk på utsendelse og velg purring under Editér. Her definerer du hva det skal stå i purringen Øvelse 12: Send ut en purring
Tips når du lager E-mail invitasjon/påminnelser Ordet påminnelse høres generelt bedre ut enn en purring Vær varsom med å sende ut for mange påminnelser normalt høyst én. Svarpersonen må aldri føle seg forfulgt Husk alltid å sende purringen på følgende måte: 1. Ufullstendige og 2. Ikke svart på denne måte risikerer man ikke at svarpersoner får flere purringer/påminnelser Punkter av betydning Anonymitet Varighet hvor lang tid tar det å besvare spørreskjemaet Deadline Formål og emne Evt. opplysninger om rapportering og det videre arbeidet med resultatene
Lansering - Eksport av besvarelser Mulighet for å eksportere data til andre programmer, slik som: Statistikkverktøy: SAS, SPSS osv. Databaser: HR-system, CRM osv. Trykk Eksport Velg hvilke data som skal med i eksporten Trykk OK Velg mellom fire formater: Excel datafil tekst eller tall Semikolonseparert fil Tall eller tekst Trykk Lagre som Øvelse 13: Eksportér datafil til Excel i tekstformat
Lansering - Andre funksjoner Lukk undersøkelse stopper for besvarelser Nullstill undersøkelse og besvarelser sletter alle data slik at du kan foreta rettelser i spørreskjema og målgruppe. Benyttes typisk for å teste skjemaet, eller hvis en bestemt person skal starte forfra Oppdatér Benyttes til å oppdatere statistikken hvis man har hatt browseren åpen i en stund Øvelse 14 : Nullstill undersøkelsen og lansér en ny (metode: Link undersøkelse kelse)
Spørreskjemaet låser ved lansering Det er likevel enkelte ting du fortsatt kan foreta deg selv om du har lansert undersøkelsen: Du kan opprette nye spørsmål Du kan legge inn hopp Du kan legge inn betingelser Du kan endre i formuleringen av selve spørsmålet, men du kan ikke endre i svaralternativer og underspørsmål i f.eks. matriser Du kan ikke slette spørsmål, men du kan skjule dem 43
Analysemodulen
Introduksjon til analysemodul Under fanebladet Analyse analyseres og rapporteres alle undersøkelsens data Omfattende analysemuligheter med automatisk generering av presentasjonsklare rapporter Resultater vises med tabeller og grafer
Analyse - Total rapport Trykk Ny rapport/editer Rapport Gi rapporten et navn f.eks. Totalrapport Trykk Legg til elementer (Da dukker dette vinduet opp) Velg Standard frekvensrapport Trykk Legg til over frekvens Trykk sist på Ok
Analyse - Redigere skalaer Trykk Redigér variable (Da kommer dette vinduet) Velg det spørsmålet du vil redigere Trykk Definér Heretter kan du endre på verdiene f.eks. Vet ikke bør utelukkes fra beregning av hensyn til gjennomsnitt
Analyse - Statistikk Mulighet for å legge til/fjerne elementer i tabeller ved å huke av for: Vis antall besvarelser (Base) basen er det antall personer som har deltatt i undersøkelsen (= antall interviews) Vis antall svar Antall er det antall besvarelser som finnes på spørsmålet. Prosentvis beregning fordelingen av besvarelser i prosenter. Prosentene vises både i hver celle og som en total Vis prosent Antall besvarelser på hvert svaralternativ i prosent Middelverdi (Gjennomsnitt Gjennomsnitt), varians og standardavvikelse Du kan velge å inkludere middelverdi / gjennomsnitt i din tabell. Dette har kun relevans ved skalaspørsmål Benytt innstillinger på alle eksisterende objekter Hvis du ønsker at de statistiske opplysninger du nettopp har satt for et enkelt spørsmål skal gjelde for alle spørsmål Øvelse 15: Fjern Antall besvarelser fra alle tabeller. Vis gjennomsnitt på skalaspørsm rsmål
Analyse - Åpne besvarelser Antallet av åpne eller halvåpne besvarelser kan du se/skrive ut. Trykk Vis Da lister ESS antallet av besvarelser som er avgitt under det respektive spørgsmål. Hvis det er flere åpne spørsmål eller om du ønsker å se uttrekket på samtlige åpne besvarelser Trykk på Word Heretter genereres uttrekket med automatisk sideskift pr. spørsmål Lagres i Word Øvelse 16: List åpne besvarelser. Lagre i Word
Analyse - Delrapporter For å lage uttrekk av materialet, dvs hente ut interessante fordelinger lager man delrapporter. Disse lages først på samme måte som Totalrapport: Trykk Ny rapport/editer Rapport Gi rapporten et navn f.eks. Delrapport Trykk Legg til elementer (Så får du dette vinduet opp) Velg Standard frekvensrapport Trykk Legg til over frekvens Trykk sist på Ok Denne rapport skal tilføres et filter
Analyse Delrapporter/Frekvenser og kryssing Trykk Du kan legge til den første f tabell ved at klikke her Frekvens = Visning av hvor mange som har svart i prosenter eller antall Kryss = Visning av hvordan besvarelsene på et spørsmål fordeler seg i forhold til et annet spørgsmål Velg Bakgrunnsvariabel (BV) eller spørsmål (Nr.X) fra Velg variable og legg til i enten Frekvens eller Kryss Trykk OK og rapportelementet genereres Øvelse 17: Opprett frekvenser over alle tabeller Øvelse 18: Opprett en krysstabell
Analyse Publisering av rapporter Online rapporter kan gjøres tilgjengelige for andre Enalyzer systemet gir deg en url-adresse/link til rapporten Evt. beskyttet med passord Linken finner du øverst når du står i analysemodulen
Analyse Excel rapporter Automatisk generering av Excel rapporter Alle tabeller settes opp i Excel Det lages grafer for alle spørsmål dette gjør det lett og overskuelig å foreta endringer i f.eks. graftype og/eller legge til tekst til grafen Hver spørsmålstype har sin egen graf Øvelse 19: Lagre rapport i Excel. Vis de forskellige grafer.
Enalyzer Norge AS Prof. Dahls gate 19 0353 Oslo T: +47 2369 1100 E: info@enalyzer.no W: www.enalyzer.no Enalyzer A/S Havnegade 39 1058 København K T: +45 7010 7006 E: info@enalyzer.dk W: www.enalyzer.dk Enalyzer Sverige AB Vasagatan 11, 1TR 11120 Stockholm T: +46 08-692 65 33 E: info@enalyzer.se W: www.enalyzer.se