Dok.id.: 1.2.2.2.13.3 Retningslinjer for melding, registering og oppfølging av skader, Utgave: 5.01 Skrevet av: VB Gjelder fra: 18.06.2013 Godkjent av: HAMU Dok.type: Prosedyre Sidenr: 1 av 7 Retningslinjene for melding, registrering og oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdom består av to deler. 1. Del en: «Roller, ansvar og definisjoner». 2. Del to: «Fremgangsmåten for melding om skader,». Retningslinjene skal sikre: At alle personskader, materielle skader og nestenulykker meldes internt og til eksterne myndigheter etter lovpålagte krav, jf aml 5-1 og 5-2. At det blir gjennomført riktig oppfølging når en arbeidstaker rammes av skader eller sykdommer som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forhold på arbeidsplassen At skaden blir gransket for å avdekke risikofaktorer i arbeidsmiljøet, og at det gjennomføres nødvendige tiltak for å hindre gjentagelse, jf retningslinjer for melding og oppfølging av avvik og/eller uønskede hendelser. Del 1: Roller, ansvar og definisjoner 1. Roller og ansvar Arbeidstaker/studenter/elever: Plikter umiddelbart å melde fra til leder/undervisningspersonell dersom det skjer skade på person, materiell eller miljø, og ved nestenulykker. Fylle ut nødvendige skjemaer inkludert avviksmelding, se punkt 4 i retningslinjer for melding, registering og oppfølging av skader, hvor det står nærmere beskrevet om fremgangsmåten for de ulike skjemaer. Nærmeste leder for arbeidstaker: Etter melding fra arbeidstaker/studenter/elever skal nærmeste leder håndtere situasjonen/hendelsen i henhold til en hver tid gjeldende lov og regelverk. Varsle internt i virksomheten og til myndighetene ut i fra alvorlighetsgraden på skaden, nestenulykken eller ulykken. Etter aml 5-2 skal arbeidsgiver varsle arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet når det skjer en alvorlig ulykke som medfører død eller alvorlig personskade. Påse at internt skademeldingsskjema (blankett 13) fylles ut i samarbeid med arbeidstaker og verneombud. Kopi av skjema skal deretter sendes til korrekte mottakere av arbeidsgiver. Skal fylle ut og sende skademeldingsskjema (13-07.5) til NAV når en arbeidstaker blir påført skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadedekning. Skjema sendes til NAV kontoret der den skadde bor eller oppholder seg i Norge. At den skadede informeres om rettigheter i pensjonskassen gjennom tildeling av brosjyren og skademeldingsskjemaet til pensjonskassen. Arbeidsgiver skal også signere skjemaet som skal sendes pensjonskassen. At skaden/hendelsen granskes for å finne den virkelige årsakssammenhengen for å forebygge tilsvarende skader/hendelser (risikovurdering).
Side : 2 av 7 Sikre seg at virksomheten fører register i henhold til arbeidsmiljølovens 5-1 over alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeid, samt melde fra om hendelsen slik at denne registreres internt. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. At dokumentasjon arkivers på korrekt måte for å sikre at arbeidstaker ikke taper rettigheter. Dødsfall skal meldes til personal- og organisasjonssentret. Leder i virksomheten(f.eks. rektor)/øverste administrative leder (etatssjef): Sørge for at denne retningslinjen er kjent i virksomheten blant alle ledere/ansatte/studenter/elever. Sørge for at virksomheten har rutiner/prosedyrer for å håndtere situasjoner/hendelser på en forskriftsmessig måte (eksempel rutiner ved blodsmitteuhell og stikkskader). Sørge for at alle har kunnskap om hvor nødvendige skjemaer er tilgjengelig. Skal sørge for at virksomheten fører register i henhold til lovverk over alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. At dokumentasjon arkivers på korrekt måte for å sikre at arbeidstaker ikke taper rettigheter. Skal straks melde fra til øverste leder i etaten og hovedvernombud dersom skaden eller nestenulykken er av alvorlig karakter. Etatssjef har ansvar for å varsle fylkesrådsleder og fylkesråden dersom skaden eller nestenulykken er av alvorlig karakter. Sikre at nødvendig melding er gitt til arbeidstilsynet og politiet når det skjer en alvorlig ulykke som medfører død eller alvorlig personskade. Dødsfall skal meldes til personal- og organisasjonssentret. Verneombudet: Skal være med å fylle ut internt skademeldingsskjema sammen med leder og arbeidstaker. Skal ha kopi av internt skademeldingsskjema. Skal ha kopi av varsling gitt til arbeidstilynet og/eller politiet Arbeidsmiljøutvalget: Skal gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og nestenulykker. Søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen. Se til at arbeidsgiver treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Personal og organisasjonssentret Legge fram interne meldinger om skader og nestenulykker for HAMU slik at innsats mot forebygging kan prioriteres. Sørge for at andre aktuelle enheter får informasjon om skader og nestenulykker slik at disse kan iverksette tiltak for å hindre tilsvarende hendelser i sin virksomhet. Skal melde dødsfall til pensjonskassen og forsikringen.
Side : 3 av 7 2. Aktuelle definisjoner for forståelsen av retningslinjene (arbeidstilsynet) Rolle Definisjon Arbeidstaker Enhver som utfører arbeid i annens tjeneste Arbeidsgiver Enhver som har ansatt arbeidstaker for å utføre arbeid i sin tjeneste Leder Enhver som i arbeidsgivers sted leder virksomheten eller enheten Fraværsskade En arbeidsulykke som medfører sykefravær gjennom enten egenmelding eller sykemelding Arbeidsulykke Som arbeidsulykke regnes en plutselig eller uventet ytre hending som en ansatt har vært utsatt for i arbeidet. Som arbeidsulykke regnes også en konkret tidsbegrenset ytre hending som medfører en påkjenning eller belastning som er usedvanlig i forhold til det som er normalt i vedkommendes arbeid. Alvorlig ulykke Dødsulykke eller ulykke som har ført til (person)skade Yrkesskader Legemsskade eller sykdom som er forårsaket av en arbeidsulykke Yrkessykdom Skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadedekning i henhold til lov om folketrygd. Nestenulykke Er en uønsket hendelse som under endrede vilkår kunne ha ført til skade på personer, miljø og/eller verdier. Alvorlig(person) skade Med "alvorlig skade" menes enhver skade, fysisk eller psykisk, som medfører varig eller lengre tids arbeidsudyktighet. Skaden kan på et senere tidspunkt vise seg å være mer alvorlig en først antatt. Arbeidstilsynet har satt opp ni punkter som karakteriserer begrepet alvorlig skade 1. Hodeskade/hjernerystelse (med tap av bevissthet og/eller andre alvorlige konsekvenser) 2. Skjelettskade (unntatt enkle brister eller brudd på fingre eller tær) 3. Indre skader (skader på indre organer som lunger, nyrer, milt osv.) 4. Tap av kroppsdel (amputasjon av legemsdel eller deler av slike) 5. Forgiftning (med fare for varige helseskader som for eksempel hydrogensulfidforgiftning) 6. Bevissthetstap (på grunn av arbeidsmiljøfaktorer som for eksempel oksygenmangel) 7. Forbrenning, frostskade eller etseskade (alle fullhudsskader (tredje grad) og/eller delhudsskader (andre grad) i ansiktet, på hender, føtter eller i anogenitalområdet, samt alle delhudsskader (større enn fem prosent) av kroppsoverflaten) 8. Generell nedkjøling (hypotermi) 9. Skade som krever sykehusbehandling (unntatt enklere poliklinisk behandling) Disse punktene kan være til hjelp når du skal vurdere om skaden er av en slik karakter at den skal meldes. Hvis du er i tvil kan du rådføre deg med verneombudet eller kontakte Arbeidstilsynet.
Del 2 Fremgangsmåte for melding om skader, 1. Rutiner for oppfølging av skader, mer Side : 4 av 7 1.1 Håndtering og videre oppfølging av hendelsen Virksomheten skal ha rutiner/prosedyrer for å håndtere og følge opp situasjoner/hendelser/skader etter gjeldende rutiner og lovverk. Arbeidstakere skal varsle nærmeste leder umiddelbart ved skade og nestenulykker. Leder skal håndtere situasjonen/hendelsen i henhold til gjeldende lov og regelverk. 1.2 Skjemaer og fremgangsmåte for melding av skader, nestenulykker og yrkessykdommer I skal ulike skjemaer fylles ut vurdert opp mot alvorlighetsgraden på hendelsen. Hvilke skjemaer som skal fylles ut må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Avviksmelding ihht retningslinjer for melding og oppfølging av avvik og/eller uønskede hendelser skal alltid fylles ut. Alvorlighetsgraden er med på å bestemme hvor langt man skal gå i forhold til meldinger om skade. Følgende meldeskjemaer finnes: I. Internt skademeldingsskjema i arbeidstaker (blankett 13) II. Småskadeskjema for elever III. Melding til NAV av yrkesskade og yrkessykdom som gjør det nødvendig med IV. medisinsk behandling eller som medfører arbeidsuførhet/senskade (13-7.05). Skademelding til forsikringsselskapet når det foreligger skade eller sykdom som kan gi arbeidstakere eller elever rett til yrkesskadeerstatning. V. Meldeskjema til politi og arbeidstilsynet ved alvorlig skade eller dødsulykke VI. Rapportering til andre tilsynsmyndigheter I. Internt skademeldingsskjema i arbeidstaker (blankett 13): Den skadde skal ta initiativ til å fylle ut internt skademeldingsskjema (blankett 13) i samråd med verneombudet og eventuelt leder. Den skadde leverer sin skademelding til nærmeste leder som da er ansvarlig for å håndtere skademeldingen i henhold til gjeldene rutiner. Leder skal påse at det skrives skademelding dersom den skadde selv ikke tar initiativet. Leder, den skadde og verneombudet skal alle undertegne det interne skademeldingsskjemaet. Leder er ansvarlig for at for alle som skal ha kopi av det interne skademeldingsskjema får dette. Følgende skal ha kopi av skademeldingsskjemaet: Et eksemplar i personalmappen til arbeidstakeren Et eksemplar til øverste leder i virksomheten Et eksemplar skal arbeidstaker beholde Et eksemplar skal sendes hovedvernombud Internt skademeldingsskjema (blankett 13) ligger som eget skjema i HMS metodehåndbok. Øverste leder skal sørge for at virksomheten registrer alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeidet blir registrert. Det samme gjelder sykdom som en tror er forårsaket av arbeidet eller av forholdene på arbeidsplassen, jf aml 5-1.
Side : 5 av 7 II. Småskadeskjema for elever Alle skadehendelser skal meldes skolen, som har ansvar for å registrere skaden. Hendelser som med stor sannsynlighet ikke vil medføre forsikringskrav skal også registreres. Småskadeskjema skal benyttes til registering av alle skader. Skjema skal ikke sendes forsikringsselskapet, men oppbevares hos den enkelte enhet. Les mer om forsikring av elever her. III. Melding til NAV av yrkesskade og yrkessykdom som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet/senskade Når det foreligger en personskade, sykdom som krever medisinsk behandling, sykdom som fører til arbeidsuførhet eller mistanke om senskade skal både intern skademelding og melding til NAV sendes. Nærmeste leder er ansvarlig for at skademeldingsblankett NAV 13-07.05 fylles ut og sendes NAVsnarest og senest innen 3 dager. Arbeidsgiver skal også sende skademelding til NAV i alle tilfeller hvor NAV lokalt ber om det eller hvor arbeidstaker ønsker det. Arbeidsgiver skal sende melding selv om arbeidsgiver er i tvil eller mener det ikke foreligger arbeidsulykke/yrkessykdom. Arbeidsgiveren kan eventuelt anføre sitt syn på dette, men myndighetene avgjør godkjenningsspørsmålet. Skadede som er frilansere eller selvstendige næringsdrivende, må selv melde skaden. Skademeldingsblankett NAV 13-07.05 skal sendes NAV der den skadde bor eller oppholder seg i Norge. Husk kopi til personalmappen. Link til blankett 13-07.05 IV. Skademelding til forsikringsselskap når det foreligger skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadeerstatning. Gjeldende for skader fra og med 1.7.2015: For arbeidstakere: Dersom det foreligger skade og sykdom som kan gi rett til yrkesskadeerstatning skal dette meldes forsikringsselskapet. Arbeidstaker skal fylle ut skjemaet, nærmeste leder skal signere skjema og har ansvaret for å videreformidling til forsikringsselskapet. Dødsfall skal meldes til personal- og organisasjonssenteret. Personal- og organisasjonssenteret vil deretter fylle ut skjema og sende til forsikringsselskapet. For elever: Skjema til forsikringsselskapet skal kun sendes dersom det er krav om forsikringsutbetaling.
Side : 6 av 7 Enheten skal imidlertid registrere alle skader i tilfelle det i framtiden skulle oppstå senskader. Skader kan registreres elektronisk i forsikringsportalen Waco Ajour. Detaljert informasjon om melding av skader og dødsfall er tilgjengelig i forsikringsportalen Waco Ajour. IV. Varsling av dødsulykke og alvorlige skader til Arbeidstilsynet og Politiet Arbeidsgiver har plikt til å varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet når det skjer en alvorlig ulykke. Dette gjelder dødsulykker og ulykker som har ført til alvorlig skade. Varslingen skal skje så snart som mulig etter at ulykken har skjedd, slik at Arbeidstilsynet og politimyndighetene skal kunne undersøke forholdene rundt hendelsen, jf aml 5-2. Senere skal varslet bekreftes skriftlig. Arbeidstilsynet har eget meldeskjema som skal benyttes. Verneombud skal ha kopi av bekreftelsen. Varsling pr telefon: Politimyndighetene: 112 Skal ha melding umiddelbart ved alvorlige hendelser. Ved akutt forurensning eller fare for akutt forurensning skal nærmeste politimyndighet straks varsles. Arbeidstilsynet i åpningstiden: 815 48 222. Skal varsles umiddelbart etter alvorlig ulykke/skade. Du vil få et eget valg for melding av ulykker på telefonen. For varsling utenfor åpningstid finnes det en egen telefonliste se www.arbeidstilsynet.no Link til www.arbeidstilsynet.no Link til skjema for melding til arbeidstilsynet V. Rapportering til andre tilsynsmyndigheter Virksomheten må ha oversikt over hvilke andre tilsynsmyndigheter som skal ha varsling ved skade/ulykker i henhold til en hver tid gjeldende forskrift. For eksempel: Alle skader som er forårsaket av ioniserende stråling til Statens Strålevern ELulykker med personskader skal i hvert enkelt tilfelle meldes til Direktoratet for samfunnsikkerhet og beredskap, først over telefon og deretter ved hjelp av skjema HR-130. Referanser: Arbeidsmiljøloven, særlig 5-1, 5-2 og 5-3 Forskrift om systematisk helse, miljø, og sikkerhetsarbeid i virksomheter Arbeidstilsynets varslingsliste Lov om strålevern og bruk av stråling Genteknologiloven med forskrifter Foruresningsloven Folketrydloven
Side : 7 av 7 Rundskriv NAV yrkesskade Rundskriv NAV yrkessykdom Vedlegg: Internt skademeldingsskjema arbeidstaker (blankett 13) Småskadeskjema elever Meldeskjema til NAV (NAV 13-07.05) Skjema arbeidstaker (Gjensidige) Skjema elevskade (Gjensidige) Melding om ulykke til Arbeidstilsynet Kryssreferanser Personalforsikring Skademelding forsikring Forsikring av elever