Møteinnkalling Formannskapet

Møteinnkalling Formannskapet Møtested: Lokaliteter Borg Havn, Øraveien 27, Gamle Fredrikstad (Merk sted) Tidspunkt: Torsdag 26.06.2008 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Bjørg Irene Nilsen, telefon 69 30 62 82 eller e-post: bjin@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste 108/08 Orientering: Fredrikstad kommune og KLP Fylkeskonsulent Erling Bendiksen fra KLP orienterer. 109/08 Tildeling av skjenkebevillinger for perioden 01.07.2008 til 30.06.2012-2. gangs behandling Side --- 3 110/08 Prosjekt "Best på service i Norge" 7 111/08 Hastesak: Moss Lufthavn, Rygge - revidert utkast til trafikkregulerende bestemmelser 112/08 Framtidens byer Saken ettersendes. 113/08 Orientering: Borg Havn Orientering og omvisning. 25 --- --- Fredrikstad, 17.06.2008 Eva Kristin Andersen ordfører

FREDRIKSTAD KOMMUNE Møtebok Saksnr.: 2007/15501 Dokumentnr.: 258 Løpenr.: 64993/2008 Klassering: U60 Saksbehandler: Tom B. Johansen Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 26.06.2008 109/08 Tildeling av skjenkebevillinger for perioden 01.07.2008 til 30.06.2012 2. gangs behandling Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler formannskapet å fatte slikt vedtak: A Følgende skjenkesteder tildeles alminnelig skjenkebevilling for øl, vin og brennevin gruppe 3 1. Firma Fredrikstad Golfbane AS, org nr 951 091 871 ved deres bevertningssted Fredrikstad Golfbane, Golfsvingen 1. Bevillingen omfatter er spiserestaurant med tilstøtende bar på ca 370 m2 med 170 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Ole Petter Ellingsen, født 120956 og som stedfortreder Sever Mejstedt, født 241133. 2. Firma Fredrikstad kommune kultur- og næringsseksjonen, org nr 974 772 671 ved deres bevertningssted Galleri Bar Blå Grotte, Nygaardsgt. 21. Bevillingen omfatter en teatersal med tilstøtende bar på ca 500 m2 med 900 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Inger Eilertsen, født 230449 og som stedfortreder Jonas Qvale, født 220872. 3. Firma Fredrikstad kommune kultur. og næringsseksjonen, org nr 974 772 671 ved deres bevertningssted Speilet, Nygaardsgt. 21, 2. etasje. Bevillingen omfatter en teatersal med tilstøtende bar på ca 180 m2 med 139 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Viggo Johansen, født 020952 og som stedfortreder Heidi Kulsli, født 031160. 4. Firma Fredrikstad kommune kultur og næringsseksjonen, org nr 974 772 671 ved deres bevertningssted Blå Grotte foaje, Nygaardsgt. 21. Bevillingen omfatter en bar på ca 322 m2 og med 300 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Per Lie, født 151054 og som stedfortreder Lise Marie Nilsson, født 081163. 5. Firma La Compagnie Mets Rock Cafe AS, org.nr 967 711 241 ved deres bevertningssted Lyst & Glede, Dampskipsbrygga 12. Bevillingen omfatter en spiserestaurant med bar på 138 m2 med 110 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Petter Småvik født 230468 og som stedfortreder Henrik Buskoven, født 040570. 6. Firma Pelikanen AS, org nr 987 694 025 ved deres bevertningssted Pingvinen Bar, Storgt. 13, 1. etasje. Bevillingen omfatter en bar på ca 60 m2 med 40 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Terje Østerud, født 040467 og som stedfortreder Lasse Østerud, født 291270. Under henvisning til vilkårsadgangen i alkohollovens 4-3 kreves det ordensvakt ved stedet. Ordensvakten skal være godkjent av politiet.

B Følgende skjenkesteder tildeles alminnelig skjenkebevilling for øl og vin gruppe 2 1. Firma Plankehaugen, org nr 987 573 653 ved deres bevertningssted 1903 Supportekafè Plankehaugen, Stortorvet 5-7. Bevillingen omfatter en pub på ca 70 m2 med 60 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Roy Andre Nilsen, født 270183 og som stedfortreder Jaran Berg, født 130487 Under henvisning til vilkårsadgangen i alkohollovens 4-3, kreves det ordensvakt ved stedet. Ordensvakten skal være godkjent av politiet. 2. Firma La Compagnie Mets Rock Cafe, org nr 967 711 241 ved deres bevertningssted Johnsen. No, Dampskipsbrygga 12, 2. etasje. Bevillingen omfatter et discotek på ca 230 m2 med 145 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Hans Petter Nilsen, født 130175 og som stedfortreder Geir Tore Nilsen, født 230370. Under henvisning til vilkårsadgangen i alkohollovens 4-3, kreves det ordensvakt ved stedet. Ordensvakten skal være godkjent av politiet. 3. Firma Aksel ltd, org nr 988 495 166 ved deres skjenkested West End Pub, Brogt. 17. Bevillingen omfatter en pub på 80 m2 med 40 gjesteplasser. Som styrer av bevillingen godkjennes Tone Amundsen, født 291270 og som stedfortreder Anne Grete Arntzen, født 031168. Under henvisning til vilkårsadgangen i alkohollovens 4-3, kreves det ordensvakt ved stedet. Ordensvakten skal være godkjent av politiet. C Følgende skip tildeles alminnelig skjenkebevilling for øl, vin og brennevin gruppe 3 1. Firma Roal Marketing AS, org nr 941 558 496 ved deres skip MS Skjærhalden beliggende ved Blomstertorvet. Det gis tillatelse til å skjenke mens skipet ligger ved fast kaiplass i tiden 1. april til 1. oktober Som et vilkår til denne adgangen settes at båten kun skal markedføres som charterbåt, og at den skal være sjømannsmessig bemannet med tilstrekkelig personell som er godkjent for å kunne håndtere en krisesituasjon til sjøs. Hovedaktiviteten skal således være chartertrafikk, - også i denne perioden. Når det gjelder tidspunkt for skjenking, gjelder alminnelig regler for Fredrikstad kommune. Skjenking på dekk følger reglene for uteservering Som styrer av bevillingen, godkjennes Morten Viser, født 300963, og som stedfortreder Fritjof Kalaker Østlie, født 220774. Fredrikstad, 12.06.2008 Sammendrag Saken gjelder søknader som ble utsatt ved formannskapet behandling av tildeling 05.06.d.å., eller søknader som er innkommet etter søknadsfristens utløp. Rådmannen anbefaler søknadene imøtekommet. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Diverse søknader 2. Uttalelser fra Fredrikstad politistasjon 3. Uttalelse fra Omsorgs- og oppvekstseksjonen av 12.06.08 4. Uttalelse fra Fredrikstad politistasjon av 05.06.d.å. (unntatt offentlighet) 5. Brev fra Kemneren i Fredrikstad av 09.06.08 (unntatt offentlighet) 6. Delplan 4 alkoholpolitiske retningslinjer for bevillingssaker i Fredrikstad kommune 2008 20012 7. Søknad om konseptendring fra firma Pelikanen AS av 02.06.08

Saksopplysninger De søknader som blir fremmet er søknader som er innkommet etter søknadsfristen utløp og søknader som ikke var tilfredsstillende dokumentert. Når det gjelder søknaden for firma La Compagnie Mets Rock Cafe AS, ble denne som kjent avslått i formannskapet møte 05.06.d.å. grunnet at søkeren ikke tilfredstillet de vandelskrav som stilles til økonomiske forhold i henhold til alkohollovens 1-7 b, første ledd. Dette forhold er nå brakt i orden, og bekreftes i brev fra kemneren av 09.06.d.å. Det samme forholdet gjelder for firmaet Aksel ltd. Firmaet Pelikanen AS, som ble tildelt bevilling i gruppe 2 (øl og vin) i formannskapets møte 05.06.d.å. har sendt inn ny søknad om konseptendring for stedet, da de hevder at de har misforstått søknadskriteriene for å få bevilling for gruppe 3 (brennevin). De øvrige søknader er oversendt høringsinstansene til uttalelse i henhold til alkohollovens 1-7. Politiet uttaler følgende i forbindelse med forholdende rundt skip plassert ved Blomstertorvet: Politiet finner det betenkelig at det etableres et fast skjenkested fra skip med maks åpningstid etter kommunale forskrift om åpnings- og lukningstider. Det vises til at det i området allerede er etablert en rekke faste skjenkesteder av forskjellig karakter, og også ut fra et sikkerhetsmessig synspunkt finner vi det noe betenkelig med et fast flytende skjenkested lang bryggepromenaden. Hvis dette godtas er det viktig at sikkerheten ivaretas på betryggende måte, spesielt ved ombord og avstigning fra skipet. Omsorgs- og oppvekstseksjonen uttaler i notat av 12.06.d.å. at de ikke har noen bemerkninger til saken og kan tilråde at den vedtas i samsvar med rådmannens innstilling Den forespurte dokumentasjon er vedlagt søknadene og tilfredsstiller de krav som stilles i alkohollovgivningen og vedtatte søknadskriterier. Økonomiske konsekvenser Ikke relevant i saken Ansattes medbestemmelse Ikke relevant i saken Vurdering Som det fremkommer av saksopplysningene er politiet meget skeptisk til at det tillates fast skjenking fra skip som ligger ved kai. Denne saken har vært behandlet opptil flere ganger i innværende bevillingsperiode. Rådmannen har forståelse for politiets reservasjon i denne sak. Særlig ut fra sikkerhetsmessige grunner. Rådmannen har tidligere innstilt negativt på at skip som har fast kaiplass ved Blomstertorvet skal få skjenke ved landligge, ikke minst ut fra likebehandlingsprinsippet, som skaper ulike konkurranseforhold ovenfor andre charterskip. På den annen side har saken vært grundig diskutert i det politiske utvalg som ble nedsatt av bystyret i forbindelse revidering av den alkoholpolitiske plan. De konkluderer med at det ikke er tillatt med skjenking fra charterskip som ligger ved kai som en generell regel. Imidlertid er det åpnet for at charterskip som har kaiplass ved Blomstertorvet kan få skjenke i tiden 1. april til 1. oktober. Det er i den forbindelse stillet strenge krav til sikkerheten ved landligge. Bl.a. skal skipet til en hver tid være sjømannsmessige bemannet for å kunne håndtere en krisesituasjon. Videre at det satt som vilkår at skipet kun skal markedsføres som charterskip. Dette ble vedtatt av bystyret i møte 08.05.d.å. Når det gjelder ny søknad fra firmaet Pelikanen AS, hevder de, som det fremkommer av saksopplysningene at de har misforstått søknadskriteriene, og sender inn ny søknad hvor de endrer driftskonseptet fra pub til en bar. Rådmannen anbefaler søknaden ut fra dette. De øvrige søknader tilfredsstiller de føringer som ligger i delplan 4 alkoholpolitiske retningslinjer for bevillingssaker, og rådmannen anbefaler de imøtekommet.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2008/8671 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 54349/2008 Klassering: Saksbehandler: Ingrid Trømborg Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 26.06.2008 110/08 Prosjekt "Best på service i Norge" 2009-2011 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Formannskapet å fatte slikt vedtak: 1. Prosjekt Best på service i Norge igangsettes fra 1.1.09 og skal avsluttes innen 31.12.11 2. Som politiske representanter i styringsgruppa oppnevnes 1.... 2..... 3..... Fredrikstad, 10.06.08 Sammendrag Fredrikstad kommune ønsker å bli beste kommune på service i Norge. For å lykkes med det, må det nedsettes et prosjekt med følgende mål: A. Fredrikstad kommune skal bli best på service i Norge B. Utvikle det optimale Servicetorget C. Legge flere tjenester til Servicetorget Det vil utarbeides en faseinndelt prosjektplan med kortsiktige og langsiktige mål tidlig i prosjektperioden. I prosjektplanen vil det legges opp til mindre delprosjekter med kortere tidsperspektiv enn prosjektperioden. Vedlegg Prosjektskisse Norges beste servicekommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Bakgrunn Fredrikstad ble best på service i Østfold i Forbrukerrådets kommuneundersøkelse i 2007 der kommunen ble målt på responstid og kvalitet i svar gitt på e-post og telefon. I tillegg ble kommunens portal vurdert i forhold til informasjon og struktur. Ambisjonene er nå løftet ytterligere til å bli best i kommune-norge. Alle bedrifter og organisasjoner trenger et godt omdømme. Det gjelder også for kommuner. Et godt omdømme er til syvende og sist et resultat av hvilken kvalitet tjenestene våre har, hvordan de leveres og hvordan vi kommuniserer med innbyggere og andre. Det betyr at service må være ett av flere prioriterte satsingsområder i arbeidet med å forbedre kommunens omdømme.

For at Fredrikstad kommune skal kunne bli Norges beste på service, er det viktig at prosjektet er forankret både politisk og administrativt. Det er også viktig at det kommuniseres klare forventninger til alle virksomhetsledere og ansatte om at dette arbeidet skal prioriteres. Det er en forutsetning for et vellykket serviceprosjekt at det trekker i samme retning som annet utviklingsarbeid, som arbeid med e-plattform 2007-2010 (herunder CRM-prosjektet), prosjekt om elektronisk arkiv og ny informasjonsstrategi. Serviceaspektet er allerede tydeliggjort i arbeidet med Balansert Målstyring der virksomhetene skal måles på tilgjengelighet, ventetid, brukertilfredshet og antall serviceerklæringer. Det er derfor viktig at arbeidet med eksterne brukerundersøkelser kommer i gang. Tilgjengelighet og innsyn er viktige aspekter ved service i en kommune. Det er derfor en forutsetning for å lykkes med dette prosjektet at prosjekt elektronisk arkiv gjenopptas. Mål A. Fredrikstad kommune skal bli best på service i Norge o Utvikle serviceholdninger og adferd o Skape tydelige forventninger hos innbyggerne o Øke kommunens tilgjengelighet og dialog med innbyggerne o Finne innovative løsninger for kommunikasjon i Fredrikstad-samfunnet B. Utvikle det optimale Servicetorget C. Legge flere tjenester til Servicetorget o Overflytting øker eller opprettholder service og tilgjengelighet o Overflytting opprettholder god nok kvalitet o Overflytting øker eller opprettholder effektivitet A. Fredrikstad skal bli beste servicekommune i Norge Det er viktig at det gjøres avgrensninger og prioriteringer tidlig i prosjektet; hva skal Fredrikstad konkret bli best på, hvordan skal det måles, hvem skal vi sammenlignes med? Og vi må se på sammenhengen mellom kvalitet på tjenester og brukertilfredshet. En analyse av dagens service-situasjon i Fredrikstad kommune, bør være en av de første milepælene i prosjektet. Serviceprosjektet må bl.a. fokusere på at - Kommunen skal oppleves konsistent og samkjørt på svar vi gir, i hvordan vi svarer og i hvordan vi omtaler hverandre. Felles servicestandarder for tilbakemeldinger og gjenoppretting er nødvendig. - Kommunen skal oppleves tydelig og forståelig. Det krever klare og entydige beskrivelser av tjenester og gode serviceerklæringer. Det krever et klart, entydig språk som ikke skaper distanse og avmakt hos innbyggerne. - Kommunen skal oppleves interessert og imøtekommende. Det må legges til rette for at innbyggerne kan gi kommunen tilbakemelding gjennom nye kanaler og på nye måter. - Kommunen skal oppleves løsningsorientert. Virksomhetene må jobbe med hvordan de vil fremstå og hvordan eget omdømme best kan utvikles. - Kommunens servicetorg skal utvikles og forbedres gjennom overføring av flere tjenester. Å utvikle det optimale Servicetorget krever fokus på kompetanse, variasjon, tilgjengelighet og kanaler for kommunikasjon med innbyggerne. - Kommunen skal skille seg ut ved å være innovative og nytenkende både teknologisk og organisasjonsmessig. Eksempler på tiltak kan være: 1. Intern prosess for bedre intern informasjon, service og omdømme 2. Spredning og forankring av serviceforventninger til alle ansatte 3. Konkrete regler for oppfølging, tilbakemelding og gjenoppretting 4. Fokus på skriftlig kommunikasjon

Skape tydelige forventninger hos innbyggerne Service og informasjon henger tett sammen. I dette prosjektet vil fokus være på informasjon om tjenester og kvalitetsnivå på disse. Serviceerklæringer inneholder kvalitetsinnhold på tjenesten og hva som ligger i og utenfor tjenestens rammer. En serviceerklæring sier også hva kommunen forplikter seg til og hva kommunen forventer at innbyggeren skal gjøre. En tjenestebeskrivelse er en utfyllende beskrivelse av en tjenestes innhold. Prosjektet bør se på om disse informasjonsformene kan slås sammen til en og på hvilken måte det kan skje. God informasjon om tjenestene vil kunne justere innbyggernes forventninger. 1. Serviceerklæringer utvikles på de 20-30 viktigste tjenestene 2. Tjenestebeskrivelser på alle tjenester videreutvikles Øke kommunens tilgjengelighet og dialog med innbyggerne God service har mye med dialog å gjøre. Innbyggerne skal oppleve at kommunen er interessert i deres mening og at deres innspill blir tatt med i planlegging og utvikling av tjenestene. Det å kunne gi tilbakemelding på de små ting er også viktig for opplevelsen av service. Å legge til rette for at innbyggere enkelt skal få kommentere hvordan de oppfatter kommunen, vil fjerne noe av kritikken om at kommunen ikke lytter. 1. Det utvikles flere kanaler for dialog mellom innbyggere og kommune 2. Rådhusets ekspedisjon gjøres mer imøtekommende Innovative løsninger For å bli best, må Fredrikstad kommune tenke helt nytt og helt andre ting enn andre har tenkt før oss. Det gjelder både teknologisk og organisatorisk. Fredrikstad kommune er allerede i ledelsen når det gjelder teknologisk utvikling og anvendt IT i Norge, og er derfor i en posisjon - både teknologisk, organisatorisk og kompetansemessig - som muliggjør en kvalitativ satsning innen dette området i årene som kommer. Viktig er det også at den teknologiske plattformen kommunen til en hver tid besitter, vedlikeholdes og utvikles videre, slik at den fortsetter å være moderne. De teknologiske standardene må videreutvikles og implementeres i hele organisasjonen. Serviceinnovasjon I samarbeid med Borg innovasjon og BI er Fredrikstad kommune invitert til å være med i et forskningsprosjekt for å finne nye løsninger/metoder for å yte bedre offentlig service. Prosjektet innebærer at kommunen finner konkrete case innen serviceutvikling som en doktorstipendiat skal bruke som utgangspunkt for sin forskning. Prosjektet foregår som et samarbeid mellom BI og universitet i USA og England. Gjennom prosjektet vil Fredrikstad kommune få tilgang til forskningsresultater fra lignende case i andre land. Vi vil også kunne sammenligne oss med og lære gjennom det andre har gjort som er lengst framme i utviklingen av offentlig service. Andre teknologiske løsninger med innovativt preg Løsningene som beskrives her, er eksempler på noen potensielle løsninger, alle teknisk etablerbare i dag. De er ikke satt i system i noen kommune i Norge, men vil kunne være deler av en fremtidsrettet servicefunksjon, som kan knytte innbyggere og kommunens Servicetorg og tjenesteytende funksjoner tettere sammen. Politikerportal For å styrke tilgjengelighet, innsyn og medvirkning i politiske prosesser, er det ønskelig å etablere en egen politikerportal der politiske saker lett kan gjenfinnes av den enkelte innbygger. Løsningen kan inneholde opptak fra bystyremøter på WebTV. Det vil være mulig å finne bare den aktuelle behandlingen man er ute etter og "følge saken" som et dokument. På politikerportalen kan saker ligge ute til høring. I tillegg vil kommende sakslister og saker ligge tilgjengelig før sakene skal behandles. Forhåpentligvis kan det også bidra til at politikerne får en enklere hverdag ved at dokumenter er samlet et sted og det er mulig å repetere hva som ble sagt i ulike møter. Innspill fra innbyggerne til politikerne bør også kunne komme via denne løsningen. Ved behov for innbyggerundersøkelser kan det også integreres inn her.

Nettsamfunn Ved siden av kommunens eksisterende portaler kan det etableres et virtuelt Fredrikstadsamfunn. Der kan alle innbyggere etablere sine egne sider, lagre informasjon, delta i blogging, og alle andre former for aktivitet som allerede finnes på kommersielle nettsamfunn i dag (eks. Facebook, Nettby). Dette tiltaket vil kunne støtte opp om prinsippene rundt E- demokrati skissert av KS. Dette vil også kunne være en utradisjonell måte å komme frem til innbyggere med informasjon på. Fredrikstad-WIKI Her kan alle innbyggere være med på å bygge opp data/informasjon om Fredrikstad by og samfunnet de lever i. Det kan være historiske fakta eller informasjon om nær sagt hva det enn skulle være. Det vil da etter hvert bli en egen informasjonsdatabase om Fredrikstad-samfunnet som vil kunne ha en nyttig påvirkning i lokalsamfunnet. Teknologi Teknologi er virkemidler for å nå målene. Arbeidet med e-kommune, CRM og elektronisk arkiv vil alle bidra til at målene om Norges beste servicekommune kan nås. Men det er viktig å understreke at teknologi ikke er mål i seg selv, men byggesteiner for å komme dit vi vil. Siden oppstarten av Servicetorget i 2002, er det utviklet første versjon av både tjenestebeskrivelser, selvbetjeningsportal med elektroniske skjema, meldingssystem (CRM) og telefonisystem. I tillegg har kommunen etablert ny portal og har innsyn på www.minside.no. Selv om det arbeidet som er gjort, er bra og viktig, er vi nå klare for å bevege oss videre til andre versjon av disse verktøyene. B. Flere tjenester til Servicetorget 1. Det optimale Servicetorget Et stabilt og kompetent kundesenter består av ansatte med mye kompetanse. I et offentlig servicetorg er den kompetansen ekstra bred da kommunen i seg selv er mangslungen og servicekonsulentene skal i tillegg kjenne til andre offentlige tjenester. Servicetorget er et arbeidssted med varierte dager, og krav om å møte den enkelte innbygger der de er. Det krever emosjonell innsats i tillegg til den rent faglige. Generalistideen har vært grunnleggende i Fredrikstad kommunes servicetorg hele tiden. Argumentet har vært at kunders tilgjengelighet til kompetanse er viktigere enn den ansattes behov for spesialisering. Etter som tida har gått, ser vi at behovet for å fordype seg i noe, er viktig for å oppleve mestring og kjenne ansvar. Utfordringen blir å opprettholde generalistkompetansen selv med spesialistområder. Det er derfor viktig å følge opp med tiltak for å beholde kompetanse som for eksempel - Fordypning og spesialisering - Utvidet samarbeid med virksomheter - Strategisk serviceutvikling 2. Flere tjenester til Servicetorget Servicetorget er kommunens førstelinje og et svært viktig møtepunkt med innbyggerne. Servicetorget skulle hjelpe innbyggere med råd, veiledning og informasjon og samtidig gjøre enklere saksbehandlingsoppgaver. Servicetorget skal være et Offentlig ServiceKontor (OSK) og tilby tjenester fra stat og fylkeskommune. Servicetorget har erfaring på å yte et mangfold av tjenester til kommunens innbyggere. I dag leveres en stor mengde informasjonsoppgaver, skjemautfyllings- og saksbehandlingsoppgaver herfra. Servicetorget er ofte det første møtepunktet for mange innbyggere og det er viktig at flest mulig tjenester som egner seg for rask saksbehandling overføres dit. I dag er det lagt opp til tunge prosesser internt for å få overført tjenester. Disse prosessene må forenkles og beslutninger må tas sentralt.

Alle enklere saksbehandlingsoppgaver bør vurderes lagt til Servicetorget der det øker tilgjengeligheten til tjenesten og effektiviserer kommunens drift. De ressurser som tjenesten krever i dag skal, som prinsipp, følge med til Servicetorget i form av penger eller personell. Organisering Forslag til organisering Styringsgruppe Styringsgruppa vil ha både politiske og administrative medlemmer, dvs representanter fra Formannskapet og seksjonssjefer fra Rådmannens ledergruppe. Ordføreren er leder for gruppa og rådmannen deltar. Resultatene legges fram for Formannskapet både undervegs og til slutt. Prosjektgruppe Prosjektgruppa bør ha en representant fra hver seksjon i tillegg til en representant fra Servicetorget, IT, arkivet og informasjonsavdelingen. Tillitsvalgte bør være med i prosjektgruppa med to representanter. Hvem som skal fungere som prosjektleder er ikke bestemt. Delprosjektgrupper nedsettes etter behov. Referansegruppe De er viktig at prosjektet knytter til seg en gruppe innbyggere som kan gi råd og innspill underveis i prosjektet. Denne gruppa kan være det allerede etablerte Servicerådet. Økonomi Ressurser Dette blir anslag, da prosjektplan ikke er fullstendig uttømmende. Overslaget er for 2009. Plan for påfølgende år er ikke lagt i detalj. Norges beste servicekommune Arbeidsressurs: Tilskudd Egne midler Prosjektledelse 50% stilling 300.000 Gjennomføring av seminar med ekstern foredragsholder 100.000 Kompetanseinnhenting/kurs 100.000 2 brukerundersøkelser 250.000 Nye kanaler for publikum 400.000 - Programvare/lisenser ** Informasjon/markedsføring 100.000 Overtagelse av nye oppgaver i Servicetorget 100.000 - vikar - kompetanse Prosessveiledere (4 stk), opplæring og tidsbruk * 100.000 Gjennomføring av 30 workshops serviceerklæringer * 300.000 Deltagelse på seminar for alle ansatte * 1.000.000 Web-moderator 24/7, kontroll av blogg og annet innhold (fast stilling) 450.000 Lønn til stipendiat Serviceinnovasjonsprosjekt 100.000 Totalt Arbeidsressurs 1.450.000 1.850.000 Investeringer: Nye kanaler for publikum 50.000 - Maskinvare Totalt Investeringer 50.000 Totalt Arbeidsressurs og Investeringer 1.500.000 1.850.000 *Arbeidsressurs, evt ressurser til vikarer ** innovative løsninger som ikke er kartlagt enda, er vanskelig å prise nøyaktig. Det kan komme utgifter her som ikke er kalkulert med i denne oversikten.

Kost-nytte-vurdering Nytteeffekter er vanskelig å måle i kroner og øre, men god kommunikasjon med kommunens innbyggere vil kunne bidra til en mer effektiv saksbehandling. På sikt vil service også kunne bli en merkevare kommunen kan trekke til seg innbyggere og næringsliv med. Ansattes medbestemmelse Tillitsvalgte vil være representert i prosjektgruppa. Vurdering En kommunes servicenivå vil oppleves å henge sammen med tjenestekvalitet og ressurser. Det er lettere å yte topp service når vi har gode rammer og masse overskudd. På en annen side er det akkurat når det er lite ressurser at det er viktig å fokusere på service i tjenesteleveransen for å opprettholde et godt omdømme og høy brukertilfredshet. Hva er god service? Service dreier seg om mange ting. I dette prosjektet begrenser vi det fortrinnsvis til å handle om hvordan tjenestene våre leveres i møtepunktet mellom innbyggere og kommune. Men det dreier seg også om hvor tilgjengelige vi er, hvilke kanaler vi kommuniserer gjennom og hvordan våre holdninger synliggjøres både på trykk og i sannhetens øyeblikk i møtet mellom en ansatt og en innbygger. Før vi kan starte et slikt prosjekt, må en del ting avklares og avgrenses. Det er også nødvendig for å finne klare prioriteringer og innsatsområder. Hvordan skal vi måle at Fredrikstad er best på service? Skal vi være best på alle tjenesteområder eller skal vi sette inn støtet der vi har størst utfordringer? Hva slags parametre skal benyttes og hvilke målinger skal gjøres? Hvilke kommuner skal vi sammenligne oss med alle eller de som er mest like i innbyggertall (ASSS-samarbeid)? For å vite hvor Fredrikstad kommune er nå på området service, må det gjøres en analyse av hvor skoen trykker tidlig i prosjektet. En brukerundersøkelse, som en nullpunktsundersøkelse, vil være nyttig og nødvendig. Det vil dermed være naturlig å gjøre den samme undersøkelsen når prosjektet er avsluttet. Et godt servicearbeid er et organisasjonsutviklingsarbeid. Det må gjøre noe med holdninger og bevissthet hos den enkelte ansatt. Til syvende og sist må det endre våre handlinger slik at innbyggerne opplever kommunen som løsningsorientert og imøtekommende. Det er ikke å anbefale at vi kjører kampanjer som preges av slagord og neppe endrer ansattes adferd over tid. I Fredrikstad kommune er det 110 virksomheter der det er mange tusen sannhetens øyeblikk hver dag. De aller fleste av kommunens ansatte er opptatt av å yte god service og gi høy kvalitet på tjenestene. Det er viktig for serviceprosjektet at vi bygger videre på dette gode arbeidet og fokuserer på forbedringsområdene. Prosjektets intensjon må være å styrke servicekulturen i virksomhetene og bevissthet om hva god service er og hva det betyr for virksomhetens omdømme. Det betyr at kompetanse er et nøkkelord og at service fremholdes som et fag vi må mestre på lik linje med andre spesialiseringer. Det er også viktig å jobbe med å opprettholde og forbedre arbeidsmiljøet i virksomhetene. Gode psykososiale arbeidsmiljøer vil motivere de aller fleste til å møte innbyggerne på en god måte. Samfunnet endrer seg. Det gjør også innbyggernes krav og forventninger til kommunen. I informasjonssamfunnet er de fleste tjenester bare er et tastetrykk unna, og vi har et høyt tempo i kommunikasjonen med andre. Dette preger også kommunen og hvordan vi leverer våre tjenester. Det vi ser er at høy grad av tilgjengelighet og tilbakemelding etter oppsatte frister er en klar forventning. Flere og flere vil også selv kunne hjelpe seg selv med å finne dokumenter og annen informasjon på nettet når de selv måtte ønske. Samtidig merker vi en

todeling blant innbyggerne mellom de som hjelper seg selv og ikke trenger bistand fra kommunen utover at ting er tilgjengeliggjort og de som ikke bruker internett og trenger mye veiledning. De svake blir enda svakere. For at Fredrikstad kommune skal kunne bli Norges beste på service, er det viktig at prosjektet er forankret både politisk og administrativt. Det er også viktig at det kommuniseres klare forventninger til alle virksomhetsledere og ansatte om at dette arbeidet skal prioriteres. Det er også en forutsetning for et vellykket serviceprosjekt at det trekker i samme retning som annet utviklingsarbeid, som arbeid med e-plattform 2007-2010 (herunder CRM-prosjektet), prosjekt om elektronisk arkiv og ny informasjonsstrategi. Serviceaspektet er allerede tydeliggjort i arbeidet med Balansert Målstyring der virksomhetene skal måles på tilgjengelighet, ventetid, brukertilfredshet og antall serviceerklæringer. Det er derfor viktig at arbeidet med eksterne brukerundersøkelser kommer i gang. Prosjekt elektronisk arkiv er stoppet pga nedskjæringer. Innsyn i og tilgjengelighet til dokumenter i egen sak, er viktig for å kunne kalle seg en tilgjengelig kommune. Uten at dette prosjektet settes i gang igjen, vil det bli vanskelig å realisere målsettingen om å bli best på service i Norge. Kommunen blir målt på slike aspekter ved service og informasjon både hos Norge.no og i Forbrukerrådets serviceundersøkelse. Prosjekt E-kommune er godt i gang. Dette prosjektets utviklingstakt er også avhengig av elektronisk arkiv. Stadig flere tjenester gjøres elektroniske og dermed tilgjengelige 24 timer i døgnet.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2007/9463 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 66353/2008 Klassering: Q65 Saksbehandler: Gunnar Holme Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 26.06.2008 111/08 Moss Lufthavn, Rygge - revidert utkast til trafikkregulerende bestemmelser Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler formannskapet å fatte slikt vedtak: 1. Fredrikstad kommune har ikke merknader til utkast til trafikkregulerende bestemmelser for Moss Lufthavn, Rygge, datert 21.04.2008. 2. Fredrikstad kommune støtter ønsket om å endre konsesjonsvilkårene slik at taket for antall passasjerer erstattes av antall flybevegelser. Dette vil være en riktigere grense for aktiviteten ved flyplassen og innebærer lettere målbare konsekvenser for bl.a. støy og miljø enn det som fremgår av dagens vilkår. 3. Vedtaket fattes i henhold til kommunelovens paragraf 13 - Utvidet myndighet i hastesaker, jamfør delegeringsreglementet punkt 1.2.3. Fredrikstad, 12.06.2008 Sammendrag Trafikkregulerende bestemmelser for Moss Lufthavn, Rygge ble opprinnelig oversendt høringspartene sammen med utkast til åpningstider med brev av 03.07.2007. Etter første høringsrunde er bestemmelsene blitt endret i en slik grad at Luftfartstilsynet finner det rimelig å sende ut det reviderte utkastet til trafikkregulerende bestemmelser på ny høring før disse fastsettes. Fristen for eventuelle merknader er 01.07.2008. Rådmannen anbefaler derfor at Formannskapet avgjør saken etter hasteparagrafen. Vedlegg 1. Trafikkregulerende bestemmelser for Moss Lufthavn, Rygge, datert 21.04.2008, med følgeskriv, datert 30.04.2008. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 2. Sakens øvrige dokumenter Saksopplysninger Fredrikstad kommune har tidligere, som sak F127/07 avgitt uttalelse i forbindelse med utleggelse av forslag til nye åpningstider og trafikkregulerende bestemmelser for Moss Lufthavn, Rygge. I tråd med rådmannens innstilling i saken hadde Fredrikstad kommune ingen merknader til det utlagte forslag til trafikkregulerende bestemmelser. Man forutsatte den gang at støy- og sikkerhetskrav gitt i konsesjonsbestemmelsene ikke ble endret.

De reviderte forslag til trafikkregulerende bestemmelser angir ny åpningstid (kl. 06:30-23:30) i samsvar med Samferdselsdepartementets vedtak. Bestemmelsene inneholder videre regler for rapportering av trafikken i h.h.t. konsesjonsvilkårene. Videre er det inntatt støyfore-byggende regler for ankomst i trafikkbestemmelsene, og i reviderte bestemmelser gis også regler for allmenn flyging med mindre fly (GA-trafikk). Militær flygning og ambulanseflygning omfattes ikke av bestemmelsene, men også denne trafikken skal i følge Forsvarets egne rutiner tilstrebe å følge disse så fremt det er forenlig med flygningens hensikt. Det gis egne bestemmelser for motorbruk på bakken og innebærer at testkjøring og bruk av aggregater ikke er tillatt fra stengetid og fram til ½ time før åpningstid om morgenen. Inn og utflygning skal skje langs fastsatte korridorer av hensyn til bl.a. støypåvirkning av boligbebyggelse. Økonomiske konsekvenser Ingen spesielle. Ansattes medbestemmelse Ikke relevant i denne saken. Vurdering Nye trafikkregulerende bestemmelser for Moss Lufthavn, Rygge fastsettes av Luftfarts-tilsynet etter avsluttet høringsrunde. Det foreliggende utkast bygger på innspill i fra tidligere høringsrunde, en videre dialog mellom Forsvaret og Luftfartstilsynet og Luftfartstilsynets interne drøftinger. De foreslåtte endringer og tillegg er tilpasset ny åpningstid for flyplassen og utdyper bl.a. de sikkerhetsmessige og støymessige forhold ved Moss Lufthavn, Rygge.