1 Malmøgata 9 Sameie Til seksjonseierne i Malmøgata 9 Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Malmøgata 9 Sameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Malmøgata 9 Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Malmøgata 9 Sameie Avholdes onsdag 25. mars 2015 kl 17:00 på Anker Hotel, Storgaten 53, Oslo Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Foreslått satt til kr 50 000,- 5. INNKOMNE FORSLAG Ingen innkomne forslag 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlemmer for 2 år Styrets forslag er Morten Sørensen B) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år Oslo 03.03.2015 Styret i Malmøgata 9 Sameie Tryggve Arveschoug/s/ Brynhild Helleland/s/ Henrik Horn/s/
3 Malmøgata 9 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Tryggve Arveschoug Botnegaten 20 Styremedlem Brynhild Helleland Malmøgata 9 Styremedlem Henrik Horn Malmøgata 9 Varamedlem Morten Sørensen Malmøgata 9 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Malmøgata 9 Sameie Sameiet består av 49 seksjoner. Malmøgata 9 Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 913410610, og ligger i bydel 2 Grunerløkka i Oslo kommune med følgende adresse: Malmøgata 9 Gårds- og bruksnummer: 227-308 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Malmøgata 9 Sameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.
4 Malmøgata 9 Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 1 088 392,- som budsjettert. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 729 524,- Resultat Årets resultat på kr 363 313,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 363 313,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
5 Malmøgata 9 Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 22 %, mens renovasjonsavgiften øker med 12,5 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2014. Forsikring Forsikringspremien for 2015 er på ca kr 122 000,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Malmøgata 9 Sameie. Lån Malmøgata 9 Sameie har ikke lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2015. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 03.03.2015 Styret i Malmøgata 9 Sameie Tryggve Arveschoug/s/ Brynhild Helleland/s/ Henrik Horn/s/
8 Malmøgata 9 Sameie RESULTATREGNSKAP FRA STIFTELSESDATO 05.03.2014-31.12.2014 Note Regnskap Budsjett Budsjett 2014 2014 2015 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 1 087 643 1 088 000 1 236 000 Andre inntekter 3 749 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 088 392 1 088 000 1 236 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 0 0-7 000 Styrehonorar 0 0-50 000 Revisjonshonorar 0 0-5 000 Forretningsførerhonorar -63 800-60 000-80 000 Konsulenthonorar 0-10 000 Drift og vedlikehold 4-101 252-148 000-250 000 Forsikringer -88 395-74 000-122 000 Kommunale avgifter -186 545-171 000-230 000 Energi/fyring -75 000-56 000-75 000 Kabel-/TV-anlegg -78 690-106 000-143 000 Andre driftskostnader 5-135 843-104 000-140 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -729 524-719 000-1 112 000 DRIFTSRESULTAT 358 868 369 000 124 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 6 4 624 0 0 Finanskostnader 7-179 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 4 445 0 0 ÅRSRESULTAT 363 312 369 000 124 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 363 312
9 Malmøgata 9 Sameie BALANSE EIENDELER Note 2014 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 7 404 Kundefordringer 64 522 Kortsiktige fordringer 8 89 945 Driftskonto i OBOS-banken 125 482 Sparekonto i OBOS-banken 703 149 SUM OMLØPSMIDLER 990 502 SUM EIENDELER 990 502 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 363 312 SUM EGENKAPITAL 363 312 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 34 733 Leverandørgjeld 70 788 Brenselsregnskap 9 236 669 Annen kortsiktig gjeld 10 285 000 SUM KORTSIKTIG GJELD 627 189 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 990 502 Pantstillelse 0 Garantiansvar 0 OSLO, 03.03.2015 STYRET FOR MALMØGATA 9 SAMEIE TRYGGVE ARVESCHOUG/S/ HENRIK VOLLE HORN/S/ BRYNHILD HELLELAND/S/
... 10 Malmøgata 9 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. ANTALL ANSATTE Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Det har heller ikke vært utbetalt styrehonorar. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 808 164 Startkapital 172 476 TV/Bredbånd 107 003 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 087 643 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Korrigeringer på reskontro 704 Ukjent innbetaling 45 SUM ANDRE INNTEKTER 749 NOTE: 4 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -66 905 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -31 347 Egenandel forsikring -3 000 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -101 252
11 Malmøgata 9 Sameie NOTE: 5 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -7 635 Vaktmestertjenester -54 449 Renhold ved firmaer -56 414 Andre fremmede tjenester -5 769 Trykksaker -103 Møter, kurs, oppdateringer mv. -600 Andre kontorkostnader -7 751 Porto -1 691 Bank- og kortgebyr -1 432 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -135 843 NOTE: 6 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 997 Renter av sparekonto i OBOS-banken 3 149 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 478 SUM FINANSINNTEKTER 4 624 NOTE: 7 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld -179 SUM FINANSKOSTNADER -179 NOTE: 8 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) 89 945 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 89 945 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, hvor kr 62 270 har motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2015. NOTE: 9 BRENSELSREGNSKAP Brenselstillegg 236 669 SUM BRENSELSREGNSKAP 236 669 NOTE: 10 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Påløpte kostnader til kommunale avgifter, strøm og vedlikehold -285 000 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -285 000
12 Malmøgata 9 Sameie Orientering om sameiets drift Styrets arbeid Styret har hatt et hektisk oppstartsår med tanke på å igangsette driften i Malmøgata 9. Spesielt rundt oppfølging av Bunde og underleverandører har det vært mye arbeid, samt oppfølging av henvendelser fra beboere. Vedlagt ligger en liste over de arbeidsområdene som har tatt mest tid. Ved siden av dette har styret nesten ukentlig hatt dialog, primært over e-post og telefon. Dette har fungert bra og alle er med og påtar seg oppgaver og bidrar. Vaktmester tjeneste Heis serviceavtale og oppfølging Brannalarm Garasje Rydding i fellesområder Husordensregler Graffiti fjerning Envac/Søppelsug system Regnskap/Faktura oppfølging Knust glass/innbrudd Hagemøbler anskaffelse og montering Klagebehandling Behandling av henvendelser fra beboere. Oppfølging av Bunde Nøkkel administrering Renovasjonsetaten Prioriterte oppgaver fremover vil være: Vaktmester/vasketjeneste misfornøyd med kvaliteten og vurderer å bytte leverandør. Heis fortsatt oppfølging av Schindler og Bunde. Brannalarm fortsatt oppfølging av Arkel og Bunde. Styret kan nåes på følgende telefonnummer: Styreleder Tryggve Arveschoug: 95084689, Styremedlem Henrik Horn: 92498731, Brynhild Helleland: 97539154 Vaktmester Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmester kan nåes på tlf: 47601534. Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid. Parkering De som ønsker plass kan ta kontakt med Jan Arne Leszczynski e-post: janarnel@gmail.com Nøkler Nøkler kan bestilles hos styreleder. Bestilling av skilt til ringeklokke og postkasse se eget rundskriv.
13 Malmøgata 9 Sameie Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 788024. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.