Revidert 08.02.2011 av TLO Retningslinjer for klientmapper ved Sosialsenteret og Senter for rusforebygging
FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 REGISTRERING AV BEKYMRINGSMELDINGER... 3 OPPRETTING AV SOSIALKLIENTMAPPE... 3 INNHOLD I KLIENTMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 5 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 5 UTLÅN... 5 INNSYN... 5 OVERSENDING AV KOPIER... 5 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE... 6 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 6 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV OPPLYSNINGER... 6 ARKIVERING AV KLIENTMAPPER... 6 AKTIVT ARKIV... 6 BORTSETTINGSARKIV... 6 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 7 ARKIVBEGRENSNING... 7 KASSASJON OG BEVARING... 7 AVLEVERING AV KLIENTMAPPER TIL BYARKIVET... 8 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING... 8 ANSVAR FOR AVLEVERING... 8 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV KLIENTMAPPER... 8 TILBAKELÅN... 8 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 8 IVERKSETTING... 8 REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 8 AVVIKSHÅNDTERING... 9 VEDLEGG 1 FORVALTNINGSLOVENS 18-21... 10 VEDLEGG 2 LENKER TIL RELEVANT LOVVERK... 12 2
FORMÅL Formålet er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret klientmapper i NAV innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Denne retningslinjen gjelder for klientsaker innen NAV som behandles etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr. 131, og Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991 nr. 81, 4-5 og 4-3a, samt kapittel 5 og 6. DEFINISJONER Med klientsak menes når NAV oppretter et klientforhold til en person etter søknad om ytelser og/eller tjenester etter sosialtjenestelovverket, også når det gjelder råd og veiledning. Med avslutning av klientsak i NAV menes dødsfall hos klienten. Med klientmappe menes fysiske mapper i klientarkivet på den enkelte klient. Med elektronisk klientmappe menes en klientsak i fagsystemet Socio. Dokumenter som er registrert i Socio arkiveres ikke i klientmappen, med unntak av vedtak. PERSONREGISTRE Klientmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i klientmappene er tilgjengelige for ansatte i NAV Drammen i den utstrekning de trengs i saksbehandlingen og i den utstrekning de trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningsloven 13 b, pkt 3). NAV-leder er behandlingsansvarlig for sosialklientmappene etter personopplysningsloven 2. REGISTRERING AV BEKYMRINGSMELDINGER NAV Drammen mottar fra tid til annen bekymringsmeldinger om noens sosiale situasjon. Slike meldinger skal ikke registreres. OPPRETTING AV SOSIALKLIENTMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en klient skal arkiveres ett sted, og det skal opprettes en klientmappe for hver klient hos NAV Drammen. Innhold i klientmappe Denne listen skal i utgangspunktet betraktes som uttømmende. Dokumenter som ikke står på listen, skal ikke arkiveres i klientmappen. Eventuelle tvilstilfeller avgjøres av NAV-leder. 3
Den fysiske mappen skal/kan inneholde følgende dokumenter: Dokumentomslag/Innholdsfortegnelse. Dokumenter som skal bevares: Epikrise Legeattest Fravikelse av bolig Klageskjema til fylkesmannen Legemiddelassistert rehabilitering (LAR) Møtereferater Rapport fra gjeldsrådgiver Rapport fra rusinstitusjon Søknader Planer (tiltaksplan, arbeidsplan, individuell plan, behandlingsplan) Tvangsplassering etter lov om sosialtjenester 6.2 Vaktjournal fra sosial vakttjeneste Vedtak Vedtak fra fylkesmannen Grønt omslag nummerert og påført tekst i samsvar med dokumentfortegnelsen. Skal bevares Pass/legitimasjon ved ny kopi av pass, kastes den gamle kopien. Der hvor det er to statsborgerskap, oppbevares begge pass. Samtykkeerklæring Samværsavtale Gult omslag, nummerert skal bevares Garanti for husleie Husleiekontrakt Dokumentasjon som ligger i søknaden, kan kasseres ett år etter at vedtaket ble fattet: Betalingsoppfordring Direktebetalte regninger Dokumentasjon på inntekter Dokumentasjon på utgifter Fraværsmelding på norskkurs Husleiekvittering Innboforsikring Lønn Lånedokumenter/gjeldsbrev fra bank, lånekassen andre kreditorer Rekvisisjoner Regninger betalt av klient Strømregning Kostnadsoverslag fra tannlege Registreringsskjema 1 /Mottaksskjema Trygdeutbetaling Økonomiberegningsskjema i søknaden (siste oppdaterte) Jobbsøknader Arbeidsavtaler 1 Registreringsskjema skal registreres i Socio og makuleres i etterkant hvis det ikke blir noe klientsak 4
Selvangivelse Vedtak fra andre instanser Kontoutskrift Gjeldsoversikt Vedtak kommunal bolig (tildeling) Ordningsprinsipp Hver klientmappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes numerisk inndeling etter klientens fødselsnummer. Fødselsnummeret (11 siffer) skrives i henhold til Norsk standard. UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Det lånes ikke ut enkeltdokumenter i en klientmappe, og innholdet i en klientmappe skal alltid holdes samlet ved utlån. Klientmapper skal normalt ikke tas med utenfor NAV Drammen sine lokaler. Ingen klientmapper må fjernes fra sin plass i arkivet uten at utlån registreres. Utlån registreres i eget dokument på data med informasjon om Klient nr, f.dato, låntakers navn, dato for utlån og dato for tilbakelevering. Innsyn Krav om innsyn behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven 18-21, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningsloven 18. Dersom vilkårene for partsinnsyn er tilstede kan klienten og/eller dennes advokat be om å få tilsendt nærmere angitte dokumenter i kopi. Hvis det med hjemmel i offentleglova bes om innsyn i klientopplysninger vil taushetsplikten være til hinder for at det gis innsyn, så sant det ikke foreligger et utvetydig og informert samtykke fra klienten. Klienten må forstå hvilke dokumenter det dreier seg om, og rekkevidden av samtykket. For å vurdere krav om innsyn skal NAV motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra NAV skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Når en klient ønsker innsyn (partsinnsyn etter forvaltningsloven eller personopplysningsloven) skal dette primært gis gjennom at vedkommende, sammen med saksbehandler hos NAV, gjennomgår klientmappen i NAV sine lokaler. Alternativt kan NAV sende en dokumentliste hvor klienten kan krysse av for hvilke dokumenter hun/han vil ha kopi av. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel mappe skal sendes som verdipost. 5
Fylkesmannen/Fylkesnemnda godtar kopi av saksdokumentene fra kommunene ved håndtering av klagesaker/tvangssaker. Ved flytting til annen kommune Originale dokumenter skal ikke avhendes ved flytting til annen kommune, og ny bostedskommune skal kun motta dokumenter i kopi. Klienten må gi skriftlig samtykke til overføring av informasjon. Samtykke bortfaller hvis klienten selv har bedt NAV om å overføre klientinformasjon til ny bostedskommune. Overføring av klientopplysninger etter anmodning fra klienten bør være skriftlig, selv om det ikke er formkrav om dette i personopplysningsloven. Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for klienten eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om klienten sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks, og avsender må forsikre seg om at mottaker står ved telefaksen når kopier sendes Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i klientmappen Bruk av e-post ved overføring av opplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av klient og/eller advokat skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e-post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. ARKIVERING AV KLIENTMAPPER Klientmapper arkiveres i henhold til praksis i NAV, men skal som et minimum holdes fysisk adskilt fra mapper for arbeid og trygd. Mappene skal være ordnet numerisk etter fødselsnummer. Krav til arkivlokaler følger av forskrift til arkivloven, 4-1 og 4-3. Adgang til arkivlokalene gis av arkivansvarlig ved NAV Drammen. Aktivt arkiv I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares mapper for aktive klientsaker. Bortsettingsarkiv Alle klientsaker som ikke har vært aktive de siste 24 måneder skal overføres til bortsettingsarkivet, der de skal arkiveres etter samme ordningsprinsipp som i aktivt arkiv. NAV Drammen vurderer til enhver tid behovet for å flytte klientmapper fra bortsettingsarkivet og tilbake til aktivt arkiv. Bortsettingsarkivet er plassert i byarkivet, og betjenes av byarkivets ansatte. Adgang til bortsettingsarkivet skal for øvrig tilfredsstille arkivforskriften 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er full- 6
godt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. AVVIK Forebyggende: Alle mapper (dokument fortegnelse med innhold) blir registrert ved utlån (dato utlevering/dato innlevering/låntakers navn) Originale mapper sendes ikke ut av huset, annet enn ved overføring til byarkivet. Dersom mappe ikke finnes i arkivet: Etterlysning hos låntaker og stedfortreder for aktuell dato Etterlysningsmelding til alle som håndterer sosialsaker Gjennomgang av arkivet (hengt feil) Melder tapt mappe til aktuell veileder Lages erstatningsmappe med informasjon om manglende mappe Manglende mappe registreres på eget skjema og vil stadig være gjenstand for nye søk i arkivet Årsaken til at mapper blir borte: Bruker har endret navn og at dette ikke er registrert i arkivet Limt feil merkelapp - årstall -dato osv Hengt feil i arkivskapet Tynn mappe som har kommet inni annen mappe (overfylt arkiv) ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet makuleres. Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriften 3-19. Ansvarlig saksbehandler har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kassasjon og bevaring Klientmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Dette gjelder også klientmapper for døde personer. Etter arkivloven 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. 7
AVLEVERING AV KLIENTMAPPER TIL BYARKIVET Tidspunkt for avlevering NAV skal avlevere klientmappene til byarkivet når de er å regne som endelig avsluttet, og senest fem år etter at saken ble avsluttet. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. NAV skal benytte byarkivets arkivmagasiner som bortsettingsarkiv for klientmapper, dette regnes ikke som avlevering. Ansvar for avlevering NAV har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for klientmappene overført til byarkivet, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til mappene. Pakking, merking og rengjøring av klientmapper Klientmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser skal være gjort med blyant: NAV Drammen Klientmapper, fødselsdato fra til Det føres lister over mapper som overføres til byarkivet. Listen skal inneholde klientnr. Og personnr, dato/år for bortsetting. 1 eksemplar av listen medfølger mappene til byarkivet, 1 eks oppbevares i arkivet i NAV. Tilbakelån Tilbakelån for avlevert materiale skjer etter nærmere avtale mellom NAV og byarkivet, men bør skje i løpet av tre virkedager. Tilbakeføring av klientmapper i bortsettingsarkivet til aktivt arkiv skjer ved at NAV sender e- post til kommunepost@drmk.no eller ringer byarkivet innenfor åpningstiden. Byarkivet forplikter seg til å levere klientmappene til NAV i løpet av 24 timer innenfor normal arbeidsuke. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på intern høring 20. juni 2008. Retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen 12. september 2008. Retningslinjene iverksettes fra 22. september 2008. Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvar gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er byarkivaren når det gjelder arkivfaglige spørsmål, og NAV-leder når det gjelder andre spørsmål. Revideringene skal forelegges rådmannen for godkjenning. Mindre endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av byarkivaren (arkivfag) eller NAV-leder (annet). 8
Avvikshåndtering NAV Drammen forplikter seg til å ha interne rutiner for avvikshåndtering, disse skal gjelde fra 1.10.2010 og skal forelegges byarkivaren for godkjenning. 9
Vedlegg 1 forvaltningslovens 18-21 18. (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter). En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller 19. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidd for sin interne saksforberedelse. Han har heller ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument for den interne sakforberedelse som er utarbeidd a) av et underordnet organ, b) av særlige rådgivere eller sakkyndige, c) av et departement til bruk i et annet departement. Bestemmelsen i foregående punktum omfatter også dokument som gjelder innhenting av dokument som nevnt under bokstavene a, b eller c. Selv om dokumentet er unntatt etter reglene i annet ledd, har parten rett til å gjøre seg kjent med de deler av det som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Dette gjelder likevel ikke faktiske opplysninger uten betydning for avgjørelsen og heller ikke når opplysningene eller bearbeidelsen finnes i et annet dokument som parten har adgang til. Annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. Endret ved lover 27 mai 1977 nr. 40, 11 juni 1982 nr. 47, 25 sep 1992 nr. 107, 15 des 2000 nr. 98 (i kraft 1 jan 2001 iflg. res. 15 des 2000 nr. 1259), 25 jan 2002 nr. 2, 1 aug 2003 nr. 86 (i kraft 1 okt 2003 iflg. res. 1 aug 2003 nr. 991). Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 18a-18d. Tilføyes ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 19. (innskrenket adgang til visse slags opplysninger). En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument a) som er av betydning for rikets sikkerhet, forholdet til fremmede stater eller landets forsvar, b) som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet, eller c) som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det. 10
Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder a) en annen persons helseforhold, eller b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Kongen kan gi forskrifter som for særskilte saksområder utfyller eller nærmere fastlegger hvordan 18 og 19 skal anvendes. Når tungtveiende grunner taler for det, kan forskriftene også gjøre unntak fra disse paragrafer. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40. Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 20. (gjennomsyn og utlån av saksdokumenter). Forvaltningsorganet bestemmer ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for partene. Dersom partsinnsyn kan motvirke muligheten for å få saken avklart, kan fastsettes at parten ikke skal ha adgang til dokumentene så lenge undersøkelser pågår. Eksamensbesvarelser og liknende prøver kan den som avlegger eksamen eller prøve, nektes adgang til inntil bedømmelsen er avsluttet. På anmodning skal en part gis avskrift, utskrift eller kopi av dokument. Advokat som opptrer som fullmektig for en part, skal få utlånt dokumentene når ikke særlige grunner taler mot det. Ved utlån bør det settes tidsfrist. Dersom ikke saksdokumentene blir tilbakelevert forvaltningsorganet i rett tid, er kravet om tilbakelevering særlig tvangsgrunnlag etter tvangsfullbyrdelsesloven kap 13. Har partene krav på å få se deler av et dokument, kan opplysningene gis dem ved utdrag av det dersom forvaltningsorganet finner det hensiktsmessig. Avskrifter, utskrifter og kopier skal gis vederlagsfritt. Kongen kan likevel gi forskrifter om betaling for avskrifter, utskrifter eller kopier. Når en part har anmodet om å få gjøre seg kjent med dokument som han etter 18 har adgang til å få se, skal det settes ham en viss frist for mulig uttalelse, såfremt ingen frist er satt i medhold av 16 eller den fastsatte frist anses utilstrekkelig. Dette gjelder likevel ikke dersom hensynet til vesentlige offentlige eller private interesser taler mot utsettelse. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40, 11 juni 1982 nr. 47, 17 des 1982 nr. 86, 26 juni 1992 nr. 86, 12 jan 1995 nr. 4 (i kraft 1 april 1995), 21 des 2001 nr. 117 (i kraft 1 jan 2002 iflg. res. 21 des 2001 nr. 1475). Endres ved lov 19 mai 2006 nr. 16 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). 21. (klage over avslag om å få gjøre seg kjent med et dokument). Blir anmodning om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres merksam på den bestemmelse som ligger til grunn for avslaget, og opplyses om at det kan påklages etter annet ledd. Den som har satt fram begjæringen, kan påklage avslaget i samsvar med reglene i kap. VI. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ. 11
Vedlegg 2 lenker til relevant lovverk Forvaltningsloven: http://www.lovdata.no/all/nl-19670210-000.html Personopplysningsloven: http://www.lovdata.no/all/nl-20000414-031.html Arkivloven: http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html Sosialtjenesteloven: http://www.lovdata.no/all/nl-19911213-081.html 12