Sluttrapport - Navn: Christian Endré Jacobsen - Skole: Høgskolen i Østfold - Emne: Bedriftspraksis (10 sp) - Sted: Grålum - Dato: 19.11.2014
Kort oppsummering av prosjektet...1 Oppnåelse av prosjektet...2 Produktet...3 Prosjektets milepæler...4 Timebruk...5 Evaluering...6 Egenvurdering...6.1 Vurdering av bedriften...6.2 Sluttord...7 Vedlegg...8 Forprosjektrapport...8.1 Midtveisevaluering...8.2 Attest fra bedriften...8.3
1. Kort oppsummering av prosjektet Vi hadde ganske store avvik i forhold til det vi trodde vi skulle gjennom. Så forprosjektrapporten avviker i stor grad til hva som faktisk er blitt gjort. Jeg er nå ferdig med utplasseringstiden hos Infotjenester A/S å sitter igjen med en hel del nyttige å lærerike erfaringer. Vi kom inn på ett veldig gunstig tidspunkt der de var i planleggingsfasen av ett nytt prosjekt, altså de skulle lage en ny modul til personalsystemet deres. Jeg var med tidlig på møter og ble godt innvolvert i prosjektet og følte jeg selv var godt inkludert i prosjektet og deres utvikling rundt modulen. Jeg har kommet med innspill og forslag til endringer som de har tatt til betraktning å diskutert vidre, samt at vi har utarbeidet en undersøkelse som skal avdekke mye av behovet til de forskjellige kundene de har. Undersøkelsen ble sendt ut til 3000 bedriftskunder, og vi fikk gode tilbakemeldinger på undersøkelsen. Underveis har jeg møtt veldig dyktige mennesker, som virkelig brenner for faget å har dyp kompetanse innenfor programmering å er veldig flinke til å lære bort. Med tilbakeblikk på hva jeg har vært gjennom er det kun positive ting jeg kan konkludere med, og vi har vært heldig å ha observante veiledere å hatt god nytte av tett oppfølging til det selvstendinge arbeidet jeg har utført. Jeg luftet også muligheten for å kunne ha en Bacheloroppgave hos Infotjenester, noe de var veldig inntresert i og få til. Så jeg har samlet en gruppe på 4 som skal få en oppgave utlevert i nærmeste fremtid hvor vi kan sitte hos infotjenester sine lokaler å få den hjelpen vi trenger.
2. Oppnåelse av prosjektet Siden prosjektets start har jeg vært innenfor prosjektplanlegging, problemstillinger, drøftning, oppstartsfasen, problemstillinger og sluttfase. Før jeg kom til Infotjenester hadde jeg personelig ikke mye erfaring om hvordan ting fungerte i en slik type bedrift der programmering var hovedformålet. Mens jeg har vært utplassert her på Infotjenester har vi jobbet mye med idèmyldring å lekt med tanken om hvordan vi skal løse oppgaver og problemer. Jeg var ikke klar over det da, men over halvparten av jobben for å utvikle ett system eller utvikling av en hvilken som helst tjeneste er planlegging. Grundig planlegging hindere uønskede hendelser i forhold til problemer som ville oppstått hvis man ikke hadde gjort grunding nok forarbeid, de har gikk mange eksempler på det underveis som har kostet bedriften penger i million klassen, og de har lært av feilene siden den gang. Vi nevnt ovenfor var oppgaven vi ført fikk utdelt ganske avvikende fra faktisk det jeg endte med å gjøre. Ideen var at jeg skulle legge grunnkoden og gjøre ett helt enkelt design av ett tidregistreringssystem. Men de fant fort ut at det var en alt for stor og omfattende oppgave. Så derfor valgte de heller og innvolvere oss i deres nåværende prosjekt der de trodde dette ville være mere lærerikt.
3. Produktet Systemet Infotjenester har utviklet er ett system for brukerhåndbøker innenfor arbeidslivet der alle krav og opplysninger som går inn i arbeidsmiljøloven, samt ett utdypende personal håndteringssytem for de mange bedriftskundene de har. Det innebærer håndtering av sykefravær, feriesøknader, diverse iformasjon, tilgang til en forenklet versjon av arbeidsmiljøloven, der de har skrevet den om sli kat alle skal kunne forstå hva som står der uten komplikasjoner. Prosjektet de startet på i sommer var nettop en modul til det allerede eksisterende systemet, der det skal kunne bruke Hressurs (Infotjenester sitt personalsystem) til å kunne registrere timer for å forenkle hverdagen til de mange bedriftene der ute. Istedet for å føre timer på andre tungvindte måter som på papir, excel eller lignenede. Ønsker da Infotjenester å lage ett universalt system som skal gjøre det enklere å få vidre fakturert, eller bare ha kontroll på timer som er registerte. Istedet for at det skal sitte personer som må konvertere all data fra papir, excel til ett annet program som fakturerer timer og lignenede.
4. Prosjektet milepæler M/L Beskrivelse av Milepæler Dato M1 Prosjektstart / Forprosjektrapport 27.08.14 M2 Grunnleggende Ide ferdig 24.09.14 M3 Starte utarbeiding av undersøkelse 08.10.14 M4 Undersøkelse sendt til kunder 05.11.14 M5 Undersøkelse ferdig. Bearbeide informasjon 12.11.14 M6 Ferdigstille Sluttrapport 26.11.14 M1: Prosjektstart er betegnelsen på den første dagen jeg var hos Infotjenester, og startet utplasseringen hos dem M2: Grunnleggende ide innebærer tankene rundt produktet vi skulle lage i samarbeid med infotjenester. M3: Startpunktet for da vi la alt daværende jobb tilside og startet på spørreundersøkelsen i skulle sende ut M4: Dato for når undersøkelsen skulle sendes ut til kunder M5: Innhente all informasjon vi fikk gjennom undersøkelsen og presentere dataen for kontaktperson / veileder hos Infortjenester M6: Dato for ferdistilling av sluttrapporten.
5. Timebruk Under har jeg listet opp antall timer som jeg ca har brukt til nå i prosjektet. Disse innebærer også timer som er brukt til å utarbeide og ferdigstille Forprosjektrapport, Midtveisrapport og Sluttrapport. Aktivitet Start Slutt Antall Timer Info / Avvik Forarbeid 27.08.14 10.09.14 33 Planlegging 10.09.14 08.10.14 64 Ingangkjøring 08.10.14 10.10.14 10 Møter -- -- 12 Evaluering -- -- 10 Veiledning -- -- 17 Oppgave 10.09.14 26.11.14 98 Rapporter -- -- 19 Timer Totalt: 263 Forarbeid: Bli kjent med oppgave, personer, innføring i systemer og liknende Planlegging: Tiden brukt på idemyldring, tankekart og generell problemløsning til oppgaven(e) Igangkjøring: Tiden brukt på startfasen av prosjektet, som Veiledning, hjelp, informasjon osv Møter: Møter vi har hatt med veileder / prosjektleder Evaluering: Evaluering av arbeidet som er blitt gjort til nå iform av møter / generell gjennomgang Veiledning: Tid brukt med veileder / kontaktperson for ideer, hjelp eller liknenede Oppgave: Er hovedoppgaven, tid brukt til å produsere produktet, som til senere ble en spørreundersøkelse istedet. Rapporter: Tid brukt på Forprosjekt, Midtveis og Sluttrapport.
6. Evaluering 6.1 Egenvurdering Føler selv jeg har bidratt i stor grad og bydd på meg selv. Har deltatt på endel møter iløpet av høsten og har tilegnet meg mange erfaringer sålangt. Planen vidre er å lage en Bacheloroppgave for Infotjenester, noe de syntes hørtes veldig spennende ut, og har fått mange tilbakemeldinger på god innsatts. 6.2 Vurdering av arbeidsplass Har absolutt vært ett nytting halvår med mange erfaring. Personene jeg har møtt og hatt kontakt med har vært veldig dyktige og har mye kunnskapet om faget, samt at de har heletiden kommet med gode forslag å vært løsningsorrienterte. Absolutt en arbeidsplass jeg ville anbelfat til kommende studenter som er i samme situasjon.
7. Sluttord Dette har vært en oppsumering av hva jeg har vært igjennom hos Infotjenester, og hva jeg har lært. Selvom halvåret har gått utrolig fort, og jeg kunne tenke meg å vært med på resten av prosjektet er jeg veldig fornæyd med min tid her. Det er har vært en veldig lærerik prosess og noe jeg ville annbefale alle studenter å velge Bedriftspraksis som valgfag. Muligheten til å kunne oppleve hvordan det fungere i hverdagen og itillegg har muligheten til å få «beinet innenfor» for senere jobbmuligheter. -Christian
8. Vedlegg 8.1 Forprosjektrapport
8.2 Midtveisevaluering
8.3 Attest fra bedriften
PROSJEKTPLAN [Infotjenester A/S] [16/09/14] Christian Endrè Jacobsen 0.5 OM BEDRIFTEN Fakta om Infotjenester ca 150 ansatte 180 mill i omsetning 2012 Etablert i 1985 Lokalisert i Sarpsborg Daglig leder er Thorfinn Hansen Datterselskaper: Adekvat Info AS Stage Competence AB Infotjenester har siden 1985 levert faglig og juridisk kompetanse til norsk arbeidsliv innen områdene personal, ledelse, HMS, lønn og regnskap. Og ledende posisjon på kurs og nettbaserte fag- og kompetanseverktøy bidrar de hver dag til at norske ledere og medarbeidere er oppdaterte, strukturerte, trygge og selvhjulpne. Infotjenester er en unik sammensetning av juridisk ekspertise, HRkompetanse og nettbasert systemutvikling på høyeste nivå. Denne bredden setter de stand til å utvikle og levere praktiske verktøy som er bygget rundt gode prosesser, riktig tolkning av regelverk og kunnskap om beste praksis fra mange bransjer. Infotjenesters kunder Prosjektplan 1
Infotjenesters nettbaserte oppslagsverk med fagsupport har mer enn 40.000 brukere, og være rådgivere svarer på mer enn 50.000 fagrelaterte spørsmål fra kunder hvert år. Flere hundre tusen ledere og medarbeidere har tilgang til våre nettbaserte håndbøker og systemer, og årlig holder vi mer enn 200 kurs rundt om i hele landet. 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Bedriftspraksis er ett valgfag der man er utplasert hos en bedrift 1/2 ganger i uka og er med på deres prosjekter / eller får en oppgave av bedriften som skal utføres/løses iløpet av en gitt tid. 1.2 Effektmål Iløpet av høsten under praksisen skal vi ha fått en dypere forståelse u hvordan en berift fungerer i denne typen arbeid, og ha god forståelse til hvilke type systemer som brueks samt en dypere forståelse i kode struktur og prosjekt planlegging. 1.3 Resultatmål I løpet av november/desember skal vi ha fått ferdig prosjektet, samt det skal være godt dokumentert Og funksjonstestet av Infotjenester, evt hvis det ikke skulle bli ferdig. Så skal de bli enkelt for infotjenester og ta over prosjektet å gjøre det ferdig selv. 1.4 Prosjektmål Prosjekmål er mye av det samme som nevnt ovenfor i Effektmål og Resultatmål. 1.5 Rammer Forutsettninger og rammer er satt av infotjenester. Det innebærer hvor mye tid det skal brukes på prosjektet, Hva vi har disponibelt av hjelpemiddler, tidspunkter, deadline, osv. Prosjektplan 2
2. OMFANG OG AVGRENSNING Vi har fått i oppgave (hittil) å drøfte mulighetene for å lage ett enkelt påmeldingssytem og/eller ett enkelt timeregisteringssystem der det skal implementeres i deres nåværende system som en tillegs modul. Infotjenester har ikke satt noen direkte krav til omfanget av prosjektet, og vil heller vi skal bestemme selv hva vi mener burde være godt nok, derimot kravet de har stilt er at oppgavene og utførelsen skal ha en grunding planleggingsfase og det skal dokumenteres. Om prosjektet ikke blir ferdig itide skal det være enkelt for infotjenester å ta over prosjetet å ferdigstille det selv hvis det skulle være ønskelig. 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Petter Ekrann: 41444114 3.2 Øvrige roller Prosjektutførelse: Christian Endrè Jacobsen Glenn Bjørlo 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter En foreløbig sluttdato er satt, men det skal vurderes nærmere når vi evt skal ha alt ferdig, evt hvor mye som er blitt gjort. Det er satt løpende veiledningsmøter som en nærmerer dato er forløbing uavklart Start 27/08/14 Prosjektets startdato Beslutningsgrunnlag Slutt 28/11/14 Prosjektets midlertidige sluttdato, dette er foreløbig Uavklart. Beslutningsgrunnlag Ett ferdig produkt/ tom for tid. Prosjektplan 3
4.2 Oppfølging Som nevnt ovenfor er vi i ukentlige møter med kontaktpersonene i infotjenester angående fremdrift, hva vi har fått til, videre planer og hvordan vi tenker rundt helheten av prosjektet 4.3 Milepæler List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd. Nr Dato Hendelse 01 01/10/14 Planleggingsfasen og alt forarbeid skal mer eller mindre være ferdi 02 15/10/14 Oppgaven skal være påbegynt 03 01/11/14 Tidlig testing av funksjonalitet på modulen 04 12/11/14 Prosjektet skal være ferdig. Funksjonstesting og bugfix 05 26/11/14 Alt skal være levert og ferdigstilt 4.4 Fremdriftsplan Prosjektplan 4
Prosjektplan 5
Totalt regner 250 Timer arbeid, Sluttraport vil leveres med Ferdigstillingen av prosjektet Omtrent sluttdato og startdato for hver enkelt oppgave blir for upresist så det er oppgitt i UKER istedet for å få det litt mer nøyaktig. Timebruk: Forarbeid: 32 Timer Planlegging: 32 Timer Hovedoppgaven: 130 Timer Evaluering og Ferdigstilling: 64 Timer Bugfisking rapportering samt ferdigstilling: 16 Timer Totalt: 274 Timer 5. KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Noen av kriteriene som må infries for av oppgaven skal være suksessfull i henhold til infotjenester er følgenede: -Ha ett produkt som fungerer -Ingen store mangler eller feil -Ha muligheten til å distribuere tillegsfunksjonen til kunder Prosjektplan 6
5.2 Kvalitetssikring Kvalitetssikring blir foretatt av utviklerne på Infotjenester 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Idèmyldring: Forslag til idèer rundt tillegsmodulen, hva kan de ha bruk for, mersalgs muligheter, behovsanalyser og evt innspill fra utviklerne Planleggingsfasen: Planleggingsfasen går mye på å dokumentere alt vi gjør i fra start til sluttfasen. Det er hvordan det skal gjøres, hva det skal innebære, Hvilke type funksjoner som skal implemeteres og hva den skal gjøre. Samt alt av rapporteringer og vidre dokumentasjon som skal forligge. Utførelse: Det er da vi begynner å utføre oppgaven vi har planlagt, lage grunn strukturen for prosjektet, sette opp funksjonene og kvalitetsteste roduktet. Ren utførelse av prosjektet innebære lage ett produkt med Visual basic, de vi bruker.net og C# programering for å lage ett UI som brukeren har mulighet for å utnytte forskjellige funksjoner som vi skal implementere. 6.2 Tids- og ressursplaner Det er avsatt 250 timer til prosjektet som innebærer ca 2 ganger i uka. Grunnet mye andre skoleoppgaver og innelveringer samt labforsøk er det mest egnet for oss å møtes hver onsdag hos infotjenester å jobbe hver for oss de andre dagene da hvis har mulighet. Prosjektplan 7
Christian Endré Jacobsen Bedriftspraksis (10 sp) Høgskolen i Østfold Grålum 22.10.14 1
Denne Midtveisrapporten innholder en kort beskrivelse av hva som er blitt gjort under utplasseringstiden på Infotjenester, Den forteller også litt om timebruk og generell arbeidsprosess av hva vi har lært til nå. - Navn: Christian Endre Jacobsen - Skole: Høgskolen i Østfold - Emne: Bedrifspraksis (10sp) - Sted: Grålum - Dato: 22.10.14 2
Vi er nå kommet til uke 43 å vi har endel avvik i forhold til fremdriftsplanen vi skrev første uken vi var her. I forhold til det som er beskrevet av hva vi skulle gjøre og hva vi skulle være gjennom til nå fikk en annen vinkling relativt tidlig i utplasseringstiden. Der Infotjenester valgte å integrere oss mer i det nåværende prosjektet de hadde, hvor vi skulle delta blandt annet med å assistere i drøftinger med det pågående prosjektet og gi innspill i forhold til hva vi mente ville være riktig / nyttig for kunde. Gjennom flere møter og samtaler med Veiledere / prosjektledere har vi utarbeidet en spørreundersøkelse som skal sendes ut til en håndfull bedrifter som vil evaluere spørsmålene og gi oss tilbakemelding på hva de kunne tenke seg, eller evt hva de mener burde gjøres annerledes. Disse spørsmålene er spesifikt rettet mot sluttbrukeren av system om hvordan Infotjenester kan gjøre hverdagen lettere for de mange 1000 bedriftene som bruker deres system daglig. Systemet i all hovedsak bygger på en ny funksjonalitet som innebærer ett tidfangstsystem eller ett enkelt system som håndterer alt av timer internt i bedriftene, samt kalkulerer overtid og timer ut i fra stillings prosent. Undersøkelsen vil gi en pekepinn på hvordan man bør vinkle oppsettet av system og hvilken type funksjonalitet som er påkrevd for at systemet skal fungere til enhver bedrift. 3
I samarbeid med Veileder regner vi med at utsending av undersøkelsen vi skje i løpet av Uke 43, og avventer svar inntil videre. Når resultatet fra undersøkelsen er mottat vil vi utarbeide en rapport mtp. Endringer og nødvendige tillegg til prosjektet. Hvor vi skal rådføre utviklerne om hva som trengs å gjøre. 4
Ca timebruk hittil vil beregnes til: 96 Timer Foreløbig beregning av timer brukt: (Totalt til nå) Beskrivelse Timer Evt kommentar Møter 7 Rådføring 5 Drøftning 14 Planlegging 40 Jobb hovedoppgave 30 Møter: Planlagte møter med veileder / oppdragsgiver om nødvendig informasjon eller annen type informasjon Rådføring: Rådøring innebærer tid som er brukt med veileder ang problemstillinger eller spørsmål om nødvendige løsninger eller enkle måter å løse en problemstilling på Drøftning: Drøftning er tid brukt på mindstorming av oppgave, evt hva vi burde ha med og hva som MÅ være med for att hovedproduktet skal oppnå den funksjonaliteten som kreves. Samt rapportskriving Planlegging: Planlegging er reèl tid brukt på planlegging og oppsett av oppgaven, det innebærer oppsett, utseende, kode, og alt helt ned til programmeringsnivå Jobb hovedoppgave: Dette er tiden som er bukt til nå på faktisk å jobbe spsifikt med oppgaven, utarbeide undersøkelsen, helhetsoppsette på timeregistreringssystemet. 5
Avviksrapport: Det er endel avvik fra den opprinnelige fremdriftsplanen som vi sendte, til det som faktisk er blitt gjort. Det innebærer ett helskifte i type hovedoppgave (nevnte tidligere i rapporten) Og da fremgangen i forhold til det. Denne rapporten blir i midlertidige en foreløbig tilstandsrapport og vil være en beskrivelse av hva vi har gjort istedet for det som først ble beskrevet da vi leverte inn forprosjektrapporten i August. 6
Sluttord: Selvom prosjektets løp av blit endret i forhold til det som først ble planlagt, føler jeg selv at selve utplasseringen har vært veldig nyttig og lærerik frem til nå. Vi er hatt en variert hverdag og fått dypere erfaring innenfor det fagfeltet vi utdanner oss innen i form av arbeidsprosess, fremdrift, og planleggings fasen. Det var også stor fordel for oss at vi kom inn i bedriften på det tidspunktet vi gjorde, da de var i start fasen av prosjektet de nå holder på med. Derfor fikk vi ett innblikk hvordan hele prosessen startes opp, som alt i fra planlegging, drøfting, problemstillinger, bugfiks og til selve utførelsen. Alt i alt svært fornøyd til nå. - Christian 7
Attest bedriftspraksis Bedriftspraksis høsten 2014 hos Infotjenster AS. Glenn Andre Bjørlo og Christian Endrè Jacobsen har høsten 2014 hjulpet Infotjenester med å kartlegge behov hos kundene av vårt personalsystem HRessurs. De har blant annet utarbeidet og gjennomført en spørreundersøkelse mot eksisterende kunder, og i etterkant presentert resultatet for produkteier. De har vært her full dag 1 dag i uken i september, oktober og november. De har vist en positiv innstilling og fin evne til å løse de oppgavene de har blitt satt til. Petter Ekrann Utviklingssjef Infotjenester AS