Kirkelig Fellesråd i Trondheim

Kirkelig Fellesråd i Trondheim Årsrapport for 2003

Innholdsfortegnelse 1 Forord 4 1.1 Utviklingstrekk for 2003 4 2 Råd og utvalg 5 3 Medlemsoversikt 8 4 Økonomi 10 4.1 Lovgrunnlaget, forskriften 10 4.2 Regnskapsføring for menighetene i Trondheim 10 4.3 Økonomisk resultat 10 4.3.1 Årsak til netto merforbruk 10 4.4 Utgifter fordelt pr gruppe 11 4.5 Inntekter fordelt pr gruppe 11 4.6 Inntekter sammenlignet med budsjett 12 4.7 Utgifter sammenlignet med budsjett 12 5 Personal 13 5.1 Arbeidsmiljø 13 6 IT-investering og drift 15 6.1 Mål 15 6.2 Hva er oppnådd? 15 6.3 Utfordringer 16 6.4 Fremtid 16 7 Menigheter 17 7.1 IT 17 7.2 Økonomi 17 7.3 Strategi / organisasjonsutvikling 17 7.4 Nye kontorer 17 7.5 Brukerforum for regnskapsrapportering 17 8 Kirker rehabilitering 18 9 Kirkegårder og krematoriet 19 9.1 Drift av kirkegårder 19 9.2 Gravferdsvirksomhet 19 9.3 Krematoriet 19 9.4 Fornying av festeavgift 19 9.5 Gravstell 20 9.6 Krigsgravtjenesten 20 Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 2 av 29

9.7 Gravferder 20 10 Kirkegårder - plan, nyannlegg, rehabilitering 21 10.1 Kirkegårder 21 11 Konklusjon 22 11.1 Økonomi 22 11.2 Organisasjon 22 11.3 Informasjonsteknologi 22 11.4 Kirkegårder 22 12 Årsregnskap 24 12.1 Driftsregnskap 24 12.2 Balanseregnskap pr 31.12 2003 25 12.3 Noter til regnskap for 2003 26 12.4 Endring i arbeidskapital 29 Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 3 av 29

1 Forord 1.1 Utviklingstrekk for 2003 I 2003 har det vært sterkt fokusert på organisasjonsutvikling i Kirkelig Fellesråd i Trondheim (KFiT). Det har blitt utført et omfattende arbeid med å utarbeide felles mål og strategier som grunnlag for en omfattende restrukturering av organisasjonen, samt bedre klargjøre ansvar og roller mellom de ulike nivå i organisasjonen. Kirkelig fellesråd vedtok i februar å iverksette en OU-prosess. Dette ble fulgt opp av Administrasjonsutvalget som ga kirkevergen oppdrag om å utarbeide: Strategidokument Verdigrunnlag Forslag til en mindre kostnadskrevende organisasjon Strategidokument for perioden 2003 2006 og verdigrunnlag er vedtatt av fellesrådet. Kirkelig fellesråd har foreløpig ikke tatt en endelig beslutning om organisering. Det er fortsatt manglende samsvar mellom aktivitetsnivå og ressurstilgang. Regnskapet for 2003 gir en god indikasjon på dette misforholdet, og understreker nødvendigheten av å finne snarlige løsninger som bidrar til varige aktivitetsreduksjoner. For lite av ressursene prioriteres imidlertid på virksomhetens tre kjerneprosesser: Støtte til drift av menighetene Forvaltning, drift og vedlikehold av kirkegårder Forvaltning, drift og vedlikehold av kirker og kirkebygg Omstillingsarbeidet skal bidra til: Rolle- og ansvarsdeling som bidrar til en bedre struktur i organisasjonen med klare, omforente og forankrede mål for å styrke kommunikasjon, samarbeid og tillit Å effektivisere arbeidsprosessene (det som gjøres for å produsere de tjenester som skal leveres) Å skape større forutsigbarhet i plangrunnlag og fellesrådets beslutningsgrunnlag Å bedre grunnlaget for helhetlig ressursanvendelse og ressursstyring Å styrke kompetansemiljøene gjennom å videreutvikle individuell og organisatorisk kompetanse Å utvikle en fleksibel organisasjon som er stand til å drive kontinuerlig forbedring Det er derfor av største viktighet at omstillingsarbeidet prioriteres høyt de neste tre årene. I motsatt fall vil virksomheten stå overfor store og uløselige problemer. Strategidokumentet angir de nødvendige mål, virkemidler og anbefalinger for å løse de strukturelle og organisatoriske utfordringene. Solveig Mjølsnes Leder i Kirkelig fellesråd Anton Strand Johnsen Konstituert kirkeverge Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 4 av 29

2 Råd og utvalg Fellesrådet Avholdte møter: 8 59 saker ble behandlet i fellesråd og arbeidsutvalg i 2003. Representanter og vararepresentanter i Kirkelig fellesråd 2003. Menighet Representant Vararepresentant Bakklandet Sverre Lie Hilde Hov Lauritzen Berg Arne Holen Olav Dahle Svanholm Bratsberg Reidun Dretvik Torill Rønning Byneset Jon Stene Opland Bjarne A. Skarsvåg Byåsen Sigmund Knutsen Ingrid Stina Halmø Charlottenlund Trygve Olsen Arild Nybraaten Domkirken Arnfinn Stabursvik Alf Helge Løhren Heimdal Helge Voldsund Kjell Olaussen Hoeggen Solveig Mjølsnes Mette Winsnes Råberg Ilen Torbjørn K. Nielsen Else Marie Østlund Kolstad Robert Johansen Odd Olav Mosbakk Lade Nils Victor Juul Grete Sommervold Ståhl Lademoen Gunvar Lium Egil Furunes Leinstrand John Wanvik Asbjørn Qvenild Ranheim Edgar Bjørstad Tore Bandlien Strinda Sverre Inge Heimdal (inntil 1/8) Asbjørn Ødegård (fra 1/8) Asbjørn Ødegård (inntil 1/8) Gyda Birkeland Strindheim Sturla Sagberg (fra 1/9 tidl. vara) Kåre Myraunet (inntil 1/9 tidl. medlem) Sverresborg Peter Singstad Michael Belsnes Tempe Steinar Supphellen Bjørn Olav Træthaug Tiller Magne Bø Torbjørn Nordtiller Vår Frue Arvid Gjervan Else Marie Grønnesby Komm.rep. Synnøve Hopsø/Jens-Ivar Tronshart Ny representant fra 28/10. Jon Ekeland/Odd Anders With Ny representant fra 28/10. Nidaros Biskop Knut Andresen Tor Singsaas Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 5 av 29

Arbeidsutvalget Avholdte møter: 14 Arbeidsutvalget har bestått av følgende medlemmer: Leder Nestleder Arnfinn Stabursvik Jon Stene Opland Robert Johansen Gunvar Lium Solveig Mjølsnes Synnøve Hopsø/Jens-Ivar Tronshart Kommunens representant (bytte 28/10) Knut Andresen Peter Singstad Arne Holen Sigmund Knutsen Biskopens representant 1. varamedlem 2. varamedlem 3. varamedlem Jon Ekeland/Odd Anders With Kommunens varamedlem (bytte 28/10) Tor Singsaas Biskopens vararepresentant Administrasjonsutvalget Avholdte møter: 9 Behandlede saker: 17 Administrasjonsutvalget har bestått av følgende medlemmer: Leder Solveig Mjølsnes Arbeidsgiverrepresentant Nestleder Nestleder (fra 1/8) Sverre Inge Heimdal (inntil 1/8) Arbeidsgiverrepresentant Magne Bø arbeidsgiverrepresentant (vara inntil 1/8) Knut Andresen Arbeidsgiverrepresentant Sigmund Knutsen Arbeidsgiverrepresentant vara (fra 1/8) KFO Ola Ytterdal ansattes representant Den Norske kateketforbund Norsk kommuneforbund Norsk kommuneforbund Bente Husom Inger Strand Knut Ivar Paulsen vara for Ola Ytterdal ansattes representant vara for Inger Strand Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 6 av 29

Forhandlingsutvalget (utvalget nedlagt fra 1/1-2004) Avholdte møter: 2 Behandlede saker: Lokale lønnsforhandlinger iht. hovedavtale. Forhandlingsutvalget har bestått av: Leder Solveig Mjølsnes Medlem før 1/8 Leder Medlem Sverre Inge Heimdal Trygve Olsen Inntil 1/8 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Avholdte møter: 6 Behandlede saker: 15 Arbeidsmiljøutvalget har bestått av: Arbeidsgiversiden: Leder Helge Voldsund Kåre Myraunet Torbjørn K. Nielsen Arbeidstakersiden: Trygve Olsen Sigmund Knutsen John Wanvik Nils Victor Juul Knut Størdal Inger Strand Morten Jøntvedt Gunhild Glømmen Varamedlem Varamedlem Varamedlem MFO NKF, hovedverneombud NKI Diakonforbundet Jarle Haugum David Scott Hamnes Helge Rask Wenche Ofstad Marit Stene Aalstad Vara for Knut Størdal Vara for Inger Strand Vara for Morten Jøntvedt Vara for Gunhild Grømmen Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 7 av 29

3 Medlemsoversikt Tabellen nedenfor viser antall medlemmer fordelt på sokn, prestegjeld og prosti og på de ulike aldersintervall. Tallene er pr. 1. januar 2003, som er det siste sammenligningstall med befolkningen for Trondheim kommune. Det var 152 699 innbyggere i Trondheim pr 1/1-2003. Sokn I alt 0-9 10-19 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-76 80-89 90+ Nidaros Domkirke sokn 4 288 315 298 966 616 537 554 313 371 263 55 Vår Frue sokn 3 741 224 276 875 513 437 596 281 228 252 59 Domkirken prestegjeld 8 029 539 574 1 841 1 129 974 1 150 594 599 515 114 Bakklandet prestegjeld 5 410 484 444 1 333 1 034 682 711 295 228 162 37 Lademoen sokn 6 452 607 415 1 831 1 353 734 607 282 331 241 51 Lade sokn 4 452 537 424 537 719 569 506 315 521 295 29 Lademoen prestegjeld 10 904 1 144 839 2 368 2 072 1 303 1 113 597 852 536 80 Ilen prestegjeld 6 969 855 747 1 170 1 186 956 816 450 422 298 69 Domkirken prosti 31 312 3 022 2 604 6 712 5 421 3 915 3 790 1 936 2 101 1 511 300 Strinda sokn 11 307 1 672 1 314 1 715 1 741 1 521 1 423 818 721 354 28 Berg sokn 4 623 561 517 685 678 609 613 328 332 262 38 Strinda prestegjeld 15 930 2 233 1 831 2 400 2 419 2 130 2 036 1 146 1 053 616 66 Hoeggen prestegjeld 11 068 1 411 1 195 1 481 1 739 1 426 1 563 1 105 832 297 19 Tempe sokn 6 556 756 648 888 1 046 851 813 573 552 369 60 Bratsberg sokn 1 097 166 149 116 195 156 140 103 45 20 7 Tempe prestegjeld 7 653 922 797 1 004 1 241 1 007 953 676 597 389 67 Strindheim prestegjeld 6 689 824 695 739 1 016 769 809 560 737 490 50 Ranheim sokn 6 984 975 826 790 1 174 973 791 623 547 247 38 Charlottenlund sokn 6 953 1 217 972 815 1 335 1 018 799 360 276 141 20 Ranheim prestegjeld 13 937 2 192 1 798 1 605 2 509 1 991 1 590 983 823 388 58 Strinda prosti 55 277 7 582 6 316 7 229 8 924 7 323 6 951 4 470 4 042 2 180 260 Heimdal prestegjeld 12 267 1 698 1 925 1 610 1 860 1 872 1 581 802 629 272 18 Kolstad prestegjeld 13 377 1 868 1 904 2 013 2 167 1 969 1 912 804 478 211 51 Byåsen prestegjeld 17 205 2 733 2 159 2 253 2 998 2 469 2 165 1 203 869 332 24 Sverresborg prestegjeld 7 962 976 911 908 1 125 1 120 924 717 839 399 43 Byneset sokn 2 667 424 356 304 451 363 318 214 146 80 11 Leinstrand sokn 1 340 213 190 125 205 207 151 121 70 53 5 Byneset prestegjeld 4 007 637 546 429 656 570 469 335 216 133 16 Tiller prestegjeld 11 114 1 724 1 849 1 356 1 779 1 807 1 395 766 334 93 11 Heimdal Prosti 65 932 9 636 9 294 8 569 10 585 9 807 8 446 4 627 3 365 1 440 163 Uoppgitt 178 4 6 34 49 48 27 9 0 1 0 Trondheim 152 699 20 244 18 220 22 544 24 979 21 093 19 214 11 042 9 508 5 132 723 Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 8 av 29

Medlemsprosent Tabellen nedenfor viser samme aldersfordeling som foregående tabell, men prosentvis hvor mange som er medlemmer av Den norske kirke. Dvs. antall medlemmer i forhold til befolkningsgrunnlaget. Det har vært 20 innmeldinger og 150 utmeldinger i 2003. Netto reduksjon representerer ca. 0,1% av medlemmene. Sokn I alt 0-9 10-19 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-76 80-89 90+ Nidaros Domkirke sokn 78,3 72,7 75,5 85,4 72,2 67,6 69,5 82,7 88,1 93,9 94,5 Vår Frue sokn 84,3 85,7 95,7 83,8 75,2 76,2 81,2 84,0 96,1 99,2 98,3 Domkirken prestegjeld 81,1 78,1 85,2 84,6 73,6 71,5 75,6 83,3 91,2 96,5 96,5 Bakklandet prestegjeld 81,2 75,8 87,8 85,5 76,4 68,8 77,6 91,9 96,1 96,3 100,0 Lademoen sokn 80,7 78,6 82,2 86,4 76,6 69,5 75,8 84,8 90,9 90,0 88,2 Lade sokn 87,2 84,5 84,0 97,2 83,0 73,8 84,8 92,4 95,2 98,3 96,6 Lademoen prestegjeld 83,4 81,4 83,1 88,9 78,8 71,4 79,9 88,8 93,5 94,6 91,3 Ilen prestegjeld 82,8 80,6 85,4 86,4 80,3 70,2 78,9 90,2 95,3 97,0 100,0 Domkirken prosti 82,3 79,7 85,0 86,6 77,6 70,7 77,9 87,9 93,5 95,9 96,3 Strinda sokn 85,1 82,2 89,7 76,0 76,5 81,5 92,6 96,7 97,1 100,6 100,0 Berg sokn 82,2 82,9 84,5 82,6 77,9 72,4 76,8 90,2 91,6 97,7 97,4 Strinda prestegjeld 84,2 82,4 88,3 77,9 76,8 78,9 87,9 94,9 95,3 99,4 98,5 Hoeggen prestegjeld 88,6 88,5 91,9 84,9 87,6 83,0 88,7 92,5 94,4 94,9 94,7 Tempe sokn 88,2 84,9 90,6 88,4 83,4 82,7 89,4 90,4 96,9 95,7 100,0 Bratsberg sokn 94,0 95,8 89,9 94,8 93,8 93,6 92,1 97,1 95,6 100,0 100,0 Tempe prestegjeld 89,0 86,9 90,5 89,1 85,0 84,4 89,8 91,4 96,8 95,9 100,0 Strindheim prestegjeld 91,2 90,5 92,7 93,2 87,6 79,7 90,0 95,7 98,2 97,6 104,0 Ranheim sokn 94,6 121,7 113,4 96,8 107,2 93,5 97,1 56,0 50,3 55,5 52,6 Charlottenlund sokn 88,0 69,8 77,1 82,5 75,2 79,0 86,1 160,3 184,1 165,2 180,0 Ranheim prestegjeld 91,3 92,9 93,8 89,5 90,2 86,1 91,6 94,2 95,1 95,4 96,6 Strinda prosti 88,4 88,0 91,3 85,0 85,0 82,5 89,4 93,7 95,8 97,0 99,2 Heimdal prestegjeld 87,1 84,3 87,0 88,0 85,0 84,5 87,7 93,3 94,3 94,1 100,0 Kolstad prestegjeld 82,8 80,3 79,5 84,2 80,8 79,5 85,7 90,8 91,4 92,4 100,0 Byåsen prestegjeld 87,6 91,4 89,5 84,5 87,2 80,8 88,4 90,2 92,2 91,9 75,0 Sverresborg prestegjeld 90,4 91,3 90,1 91,3 90,3 78,2 87,9 98,2 98,0 97,5 95,3 Byneset sokn 93,3 90,8 96,6 88,8 94,0 90,9 94,3 95,8 96,6 96,3 100,0 Leinstrand sokn 95,7 94,4 97,4 98,4 97,6 89,9 96,0 95,9 100,0 98,1 100,0 Byneset prestegjeld 94,1 92,0 96,9 91,6 95,1 90,5 94,9 95,8 97,7 97,0 100,0 Tiller prestegjeld 86,8 87,7 87,2 83,8 86,2 82,4 88,9 93,6 91,0 97,8 100,0 Heimdal Prosti 87,1 87,4 87,0 86,1 86,2 81,8 88,0 93,0 94,1 94,8 95,1 Trondheim 86,5 86,4 88,2 85,8 83,7 79,8 86,4 92,3 94,7 96,0 97,1 Graf nedenfor viser at den laveste medlemsprosenten ligger i aldersgruppen 40-49 år. Medlemsprosenten i Trondheim - 2003 100,0 95,0 94,7 96,0 97,1 92,3 90,0 88,2 Prosentandel 85,0 86,4 85,8 83,7 86,4 80,0 79,8 75,0 70,0 0-9 10-19 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-76 80-89 90+ Aldersgruppe Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 9 av 29

4 Økonomi 4.1 Lovgrunnlaget, forskriften Kirke-, utdanningsdepartementet har i medhold av Kirkelovens 14 utarbeidet forskrifter om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon for Kirkelig fellesråd og menighetsråd. Forskriften trådte i kraft for fellesrådene fra og med 1997, og for menighetene fra og med 01.01.1999. Forskriften har som formål å legge til rette for en forsvarlig økonomistyring og regnskapsførsel for den virksomhet, som Kirkelig fellesråd og menighetsråd er ansvarlig for. 4.2 Regnskapsføring for menighetene i Trondheim På bakgrunn av forskriften nevnt ovenfor, er det i administrasjonen opprettet en sentral avdeling som er regnskapsfører for alle menigheter i Trondheim. Fra høsten 2001 hadde to menigheter sluttet seg til ordningen. I løpet av 2002 hadde de øvrige menigheter sluttet seg til ordningen. En av utfordringene mange menigheter har jobbet med i 2002 og 2003 var å få samlet alle menighetenes aktiviteter i menighetenes regnskap. Enkelte menigheter har fått anmerking om dette i revisjonsberetningen, og noe arbeid gjenstår fortsatt på dette området. Det er også utarbeidet og vedtatt økonomireglement for den enkelte menighet i løpet av 2003. Reglementet vil bli revidert i 2004. Arbeidet med regnskapene utvikler seg positivt i takt med at det opparbeides bedre kompetanse på området, og i desember 2003 ble det opprettet et eget forum for menighetsregnskap, som på sikt skal bli en ressurs for menigheten med hensyn til kompetanseheving for regnskaps- og budsjettarbeid. 4.3 Økonomisk resultat Resultatet før disponering av disposisjonsfond var et netto merforbruk på kr 2 708 000,- Etter oppløsning av disposisjonsfond ble netto merforbruk kr 2 140 000,-. Etter regnskapsforskriftene skal dette dekkes inn i de 2 påfølgende budsjettår. Vi har derfor for 2004 avsatt 50 % av dette på budsjettposten Dekning av tidligere års negative resultat. 4.3.1 Årsak til netto merforbruk Hovedårsaken til det negative resultatet er bl.a. investering i ny IT-løsning høsten 2003 med påfølgende kompetanseheving. Dette er utgifter som ikke var budsjettert for 2003. De totale datautgifter høsten 2003 ble kr 2 923 000. Av dette utgjør kr 622 000 kompetanseheving. I forhold til vår avtalen med vår driftsleverandør kr 595 000 var overforbruket kr 232 000, noe som i hovedsak skyldes integrasjonskostnader. I engangskostnader / investeringer ble det brukt kr 983 200, mens vår avtale med driftsleverandøren var kr 811.915. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 10 av 29

4.4 Utgifter fordelt pr gruppe Overføringer 5 % Investeringer i fast eiendom 10 % Kalk. utgifter ved kommunal tjenesteyting ved drift 1 % Lønnsutgifter 48 % Kjøp av varer og tjenester som inngår i produksjonen 24 % Sosiale utgifter 12 % Merforbruk lønn kr 2,1 mill. Se note 5 og 6 i regnskapet i avsnitt 12.3. Merforbruk av varer og tjenester kr 4 mill. Se note 7 i avsnitt 12.3. Merforbruk overføringer kr 1,4 mill. Se note 8 i avsnitt 12.3. 4.5 Inntekter fordelt pr gruppe Andre overføringer 0 % Kalk. inntekt ved kommunal tjenesteyting ved drift 1 % Overf. av midler fra egen kommune til inv. i fast eiendom 11 % Brukerbetalinger 1 % Andre salgs og leieinntekter 10 % Refusjoner 18 % Rammeoverføring fra egen kommune 57 % Andre statlige tilskudd 2 % Merforbruket dekkes langt på vei opp av tilsvarende merinntekt avsnitt 12.3. se note 2 og 3 i Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 11 av 29

4.6 Inntekter sammenlignet med budsjett Grafen nedenfor viser sammenligning mellom budsjett 2003 og regnskap 2003. Kirkelig fellesråd i Trondheim - Inntekter Sammenligning mellom regnskap og budsjett - 2003 Overf. av midler fra egen kommune til inv. i fast eiendom Andre overføringer Kalk. inntekt ved kommunal tjenesteyting ved drift Rammeoverføring fra egen kommune Andre statlige tilskudd Refusjoner Andre salgs og leieinntekter Brukerbetalinger 0 5 000 000 10 000 000 15 000 000 20 000 000 25 000 000 30 000 000 35 000 000 40 000 000 45 000 000 Regnskap 2003 Budsjett 2003 4.7 Utgifter sammenlignet med budsjett Grafen nedenfor viser sammenligning mellom budsjett 2003 og regnskap 2003. Kirkelig fellesråd i Trondheim - Utgifter Sammenligning mellom regnskap og budsjett - 2003 Investeringer i fast eiendom Overføringer Kalk. utgifter ved kommunal tjenesteyting ved drift Kjøp av varer og tjenester som inngår i produksjonen Sosiale utgifter Lønnsutgifter 0 5 000 000 10 000 000 15 000 000 20 000 000 25 000 000 30 000 000 35 000 000 40 000 000 Regnskap 2003 Budsjett 2003 Sammenligning mellom budsjett og regnskap for 2003 viser følgende: Kjøp av varer og tjenester har økt med 30,8 % (4,4 mill.) Lønn og sosiale kostnader har økt med 10,7 % (4,4 mill.) Se kommentarer i pkt. 4.3.1 på side 10. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 12 av 29

5 Personal Året 2003 har vært et hektisk år på personalsiden med mange utfordringer. Det har ikke vært noen nye tilsettinger i året 2003. To medarbeidere har sagt opp sin stilling. Det har vært en omplassering til nytt tjenestested innen etaten med endring av arbeidsoppgaver. Av økonomiske grunner ble alle diakoner i Kirkelig fellesråd ble oppsagt. Dette medførte mye frustrasjon, oppgitthet og fortvilelse blant denne arbeidsgruppen. Også for kirkevergens administrasjon ble dette en stor oppgave. Imidlertid løste problemet seg og alle diakonene fikk beholde sine jobber etter at vedtaket ble omgjort. I året 2003 har Kirkelig fellesråd fått nytt datasystem. Hele virksomheten er på samme nett, og dette er et stort fremskritt og har gjort arbeidsdagen enklere. Alle ansatte som bruker PC har fått opplæring/kurs i den nye IT-løsningen. 142 personer deltok på 2-dagers grunnkurs, dvs. 284 kurs dager. Ca 26 kirketjenere/kirkegårdsarbeidere deltok på 1-dagers kurs. Dette utgjør ca 260 kurs dager. Av annen opplæring/kurs har vi hatt 2 kirkegårdsarbeidere som har gjennomført anleggsgartnerkurs. blitt laget mål og handlingsplan for oppfølging av mål og delmål. Dette håper vi skal være med på å redusere sykefraværet ytterligere. I forbindelse med IA-avtalen er ansvaret for oppfølging av den enkelte sykemeldte delegert ut til enhetslederne som følger opp den sykemeldte fra første sykefraværsdag. Alle enhetsledere med personalansvar har gjennomgått kurs/opplæring for å kunne håndtere dette. Individuell oppfølgingsplan og andre aktuelle tiltak skal være dokumentert. Originalen av disse dokumentene skal sendes kirkevergen/personal som har hovedansvart for at dette blir utført. Bedriftshelsetjenesten (BHT) har gjennomført en helseundersøkelse på kirkegårdsansatte i 2003. Rapport fra undersøkelsen er ikke mottatt fra BHT, grunnet sykdom ved etaten. Når det gjelder sykefraværet for 2003 har ikke dette gått ned fra 2002. Sykefraværet er på 10,1 % i 2003. Dette kan ha mange årsaker, men en av hovedgrunnene er at Kirkelig fellesråd har i året 2003 hatt mange langtidssykemeldte. Utvikling i sykefravær for Kirkelig fellesråd og for landet i % Stillingsbeskrivelser for ansatte i kirkevergens administrasjon er utarbeidet og vedtatt i Administrasjonsutvalget. 5.1 Arbeidsmiljø Kirkelig fellesråd har inngått samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. I forbindelse med dette er det Denne oversikten viser vårt sykefravær opp mot det sykefraværet som er på landsbasis. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 13 av 29

Som det går frem av diagrammet er ikke 4.kv kommet med her. I 3. kvartal ligger det på ca 9,8 %, med en økning i 4. kv til 10,1 %. I prosenttallet 10,1 % utgjør langtidssykemeldte totalt 63,8 %. Dersom vi ser på den totale masse er langtidssykefraværet 6,5 %, og fravær under 8 uker utgjør 3,6 %. I 2002 ble det gjennomført en omfattende helseundersøkelse i samarbeid med BHT, og denne viste at det psykososiale miljøet ikke var så bra. Uten at det i år 2003 er kommet noen klare signaler på dette, kan nok psykososiale forhold også i år være årsaken til et høyt sykefravær. Det vi har klare signaler på er at det fysiske arbeidsmiljø ikke er bra. I henhold til handlingsplan Helse, Miljø og Sikkerhet er det planlagt å gjennomføre vernerunder på hver arbeidsplass i samarbeid med BHT. Dette skal skje i 2004. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 14 av 29

6 IT-investering og drift Kirkelig fellesråd har opplevd en revolusjon innenfor IT i 2003. Det har i mange år tidligere vært drøftet hvordan de ansatte skulle få tilgang til informasjonsteknologi. Mange utredninger har vært gjennomført, og medarbeiderne hadde ventet på en felles løsning. De hadde slitt med gammelt utstyr, som ikke var tilstrekkelig til å ta i bruk oppdaterte programversjoner, og de fleste avdelinger hadde ikke lokalt nettverk eller tilgang til internett. Dette resulterte i tungvinte interne rutiner, og mye dobbeltarbeid. Fellesrådet nedsatte et datautvalg i desember 2002, og dette utvalget fremla en innstilling overfor fellesrådet i mai 2003. Det ble da fattet en beslutning om at alle menigheter, kirkegårder og administrasjon skulle samles i en felles dataløsning. ComputerLand ble etter en anbudsrunde valgt som leverandør. Den valgte løsningen var den beste og rimeligste av 8 grundig vurderte tilbud. ITløsningen vil bety en effektivisering og kostnadsbesparing for Kirkelig fellesråd og menighetene. Den valgte løsningen (terminalserverbasert ASP-løsning) innebar gjenbruk av eldre eksisterende utstyr, og leie av lisenser med sentral drift. Implementeringen av løsningen startet i august 2003, og alle brukerne fikk opplæring i forbindelse med at de tok i bruk løsningen i september samme år. Kirkevergens ansatte og prestene i Trondheim til sammen 185 brukere har tilgang til de nødvendige program uavhengig av hvor de fysisk er plassert. 6.1 Mål Målet med en felles IT-løsning for alle ansatte i Kirkelig fellesråd i Trondheim var å få: Mer effektiv saksbehandling på den enkelte avdeling Bedre kommunikasjon mellom avdelingene i organisasjonen Benytte samme kontorstøtteprogram for alle medarbeidere Gi tilgang til e-post for alle ansatte Gi tilgang til internett for alle ansatte Felles løsning for informasjonsflyt gjennom internett-løsning (hjemmeside) og intranett-løsning (intern informasjonssystem) Sikker kommunikasjon internt/eksternt, og sikker datalagring Muligheter for mer effektiv utnyttelse av administrativt personell 6.2 Hva er oppnådd? I løpet av denne korte perioden (3 mnd) har brukerne fått et mer effektivt verktøy: Nettverksløsning som gir backup for alle data som er lagret Sikker løsning med brukernavn og passord for tilgang til ulike program og data E-postløsning for alle medarbeidere, som har gitt bedre mulighet for kommunikasjon både internt og eksternt, og til lavere kostnader. Dette har gitt lavere utgifter til telefon-/porto Effektiv beskyttelse av virus via e-post er også oppnådd Intranett for bedre interninformasjon, noe som har Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 15 av 29

medført at alle medarbeidere får tilgang til ny informasjon samtidig Hjemmeside for fellesrådet, kirkegårder, alle 21 menigheter Brukeropplæring i ulike fagprogram, for bedre effektiv utnyttelse av programmene og bedre interne arbeidsrutiner Mer effektiv intern utveksling av informasjon mellom menighetene i Trondheim. Tidligere bruk av telefaks og dobbeltregistrering utføres nå med elektronisk utveksling mellom avdelingene. Dette gir større effektivitet og bedre kvalitet Kirkegårdene har fått tilgang til program for kirkegårdene, noe de tidligere ikke kunne benytte grunnet dårlige kommunikasjonsløsninger Den nye løsningen har gitt oss en stabil drift og kontrollerte driftskostnader. 6.3 Utfordringer Den største utfordringen ligger i å få tatt ut effekten av investeringen i reduserte kostnader. Dette er bl.a. avhengig av en effektiv organisering av administrativt personell. Mangel på medarbeidernes IT-kompetanse og rutiner på flere områder medfører at det vil ta noe tid å få implementert en mer effektiv arbeidsmetode. Mange av medarbeiderne har ikke deltatt i ITopplæring tidligere, men basert sine kunnskaper på egenopplæring. Interne brukerutvalg er opprettet innenfor flere områder, hvor de ansatte er med i å definere felles bruk av systemet, noe som vil medvirke til at det er enklere å benytte, og på en standardisert måte. Intranett har vært et meget godt hjelpemiddel i å formidle informasjon om felles bruk av systemet. 6.4 Fremtid Gjennomgang av arbeidsprosesser innenfor de ulike områder er viktig for å ivareta at organisasjonen har effektive prosesser, og IT-løsninger som understøtter disse prosessene. Dette vil være satsningsområder, sammen med økt kompetanse i utnyttelse av investerte løsninger. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 16 av 29

7 Menigheter 7.1 IT Ett av årets største begivenheter var beslutningen om å få etablert en felles dataløsningen for alle menigheter. Dette har vært drøftet i mange år, og flere utredninger har vært fremlagt om denne saken. Fellesrådet vedtok i mai 2003 å investere i en ny felles løsning for hele organisasjonen. Dette har også vært et viktig ledd i å forbedre det interne samarbeidet mellom menighetene og mellom de enkelte menigheter og kirkevergens stab. Kompetanseheving Medarbeiderne fikk høsten 2003 en kompetanseheving gjennom et grunnkurs i ny løsning, samt opplæring i fagprogrammene som menighetene benytter for kirkebokføring, saksbehandling og planlegging av gudstjenesten. På denne måten er også medarbeiderne bedre i stand til å utnytte de muligheter som programmet har for effektivitet og saksbehandling i henhold til regelverk. Det ligger fortsatt mye muligheter i systemet for mer effektiv utnyttelse av administrative oppgaver, og dette kan realiseres gjennom en effektiv organisering av tjenesten. 7.2 Økonomi Menighetene har også i 2003 strevd med for dålige økonomiske rammer til drift av menighetsarbeidet, og vedlikehold av bygg. 7.3 Strategi / organisasjonsutvikling Fellesrådet har i lengre tid diskutert hvilken organisasjonen vi skal ha. Dette gjelder både antall enheter pr sone, og soneinndelingen. Beslutning om en ny organisasjon blir behandlet av KFiT våren 2004, noe som er viktig for å kunne gjennomføre den strategi som er vedtatt av Fellesrådet med hensyn til mer delegering ut i organisasjonen. 7.4 Nye kontorer Heimdal menighet har fått nye kontorlokaler. De gamle lokalene ble etter hvert for upraktiske og små slik at det ble nødvendig å skaffe menigheten nye lokaler. De nye lokalene er i Heimdalsveien 4, i et nytt bygg som ligger ca 100m fra de gamle lokalene. De nye kontorlokalene er blitt tilrettelagt etter menighetens ønsker og behov. Strinda/Berg menighetskontor flyttet i desember over gata til samme bygget som Administrasjon, og fikk gode og lyse kontorlokaler. 7.5 Brukerforum for regnskapsrapportering Det er etablert et eget forum for regnskapsrapportering, som jobber med å legge til rette for bedre rapporteringsmuligheter til hver enkelt menighet, og skal være en ressurs for de ulike menigheter som ønsker bistand for å få en bedre økonomisk oversikt. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 17 av 29

8 Kirker rehabilitering Alarmanlegg Det er i løpet av året blitt montert flere innbruddsalarmanlegg i Trondheims kirker og kapeller. Det betyr at alle kirker og kapeller i Trondheim nå har innbruddsalarm. Neste sikringsplan blir å montere brannvarslingsanlegg i alle kirker og kapeller. Berg kirke I Berg kirke har det i løpet av året blitt skiftet ut gulvbelegg. Det er nu lagt fliser på gulvet i kirken. Det er blitt en vesentlig styrking av gulvbelegget. Berg menighet har bidratt til å dekke halve kostnadene ved denne endringen. Hallset kirke. Prosjektering av ombygging av tak og ny veggbekledning ble igangsatt høsten 2003. Anbudsfristen er i mai 2004, og arbeidet forventes ferdig november 2004. Finansiering ligger i vedtatt økonomiplan. Havstein kirke Tilbygg på våpenhuset ved Havstein er ferdig. Det er blitt laget ny ankomst for funksjonshemmede til kirken. I samme anledning ble også hovedtrappen endret, tilpasset rullestolankomsten. Det er også laget toalett i tilbygget tilpasset både funksjonshemmede og funksjonsfriske. Heimdal kirke. Kirken måtte stenges høsten 2003 etter konstatering av soppsporespredning fra kjeller. Kirkerommet renovert og åpnet for bruk til jul. Kjelleren er ryddet, og holdes fortsatt stengt i påvente av utredning av tiltak og innhenting av anbudspris. Arbeidet er ikke igangsatt før finansiering er vedtatt. Lade kirke Det er blitt bedre tilrettelagt for funksjonshemmede ved Lade kirke. Ny rampe for funksjonshemmede er laget på vestsiden av kirken med inngang i våpenhuset. Det er skiftet nye taksten på hele kirken. Det er også blitt laget toalett i bårehuset, slik at det nå er mulighet for publikum å få tilgang på toalett. Toalettet kan brukes både av funksjonshemmede og funksjonsfriske. Det er også blitt foretatt oppussing av verkstedlokalene til mobilgruppen. Lokalene bak bårehuset er pusset opp og tilrettelagt både som lager og spiserom. Stavne kapell Det er blitt fortatt oppussing av kontorlokalene samt toalettene ved Stavne kapell. Det er også blitt lagt ny taksten, takpapp, og nye lekter til taksteinene på kapellet. Maling av vindskier som ble utskiftet er blitt gjort ferdig. Strinda Kirke - Nytt varmeanlegg Det er blitt montert nytt varmeanlegg i Strinda kirke. Varmeledning fra fjernvarmeanlegget går midt i veien nær opptil kirken, slik at det ble en enkel operasjon angående graving og montering av anlegget inntil kirkeveggen. Det er blitt skiftet ut nye rør og radiatorer i hele kirken. Komplettering av nye radiatorer er blitt gjort for å få bedre varme i kirken. Radiatorene er malt for å tilpasse kirkens interiør. Vår Frue Kirke Taksteinene på Vår Frue kirke er i dårlig stand. Taksteinene er laget av tegl og kalles enkrom taksten. Disse er etter hvert blitt slitt av vær og vind samt forurensing. Det løsner ofte biter av taksteinene slik at både overlapping og styrke svekkes. Feste for taksteinene er også i en slik tilstand at det ofte faller steiner ned fra taket. Det er blitt laget en tilstandsrapport vedrørende taket på Vår Frue kirke. Det ble anbefalt å skifte taksten, papp, sløyfer, og spikerlekter på hele kirken. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 18 av 29

9 Kirkegårder og krematoriet 9.1 Drift av kirkegårder Vedlikehold av grøntanlegg I 2003 er vedlikehold på kirkegårder redusert til et minimum,da budsjettet ble redusert med kr 600.000. Gressklipping og bortkjøring av avfall fra våre kirkegårder er blitt prioritert. Annet vedlikehold, slik som vedlikehold av veger, renhold i buskrabatter har blitt nedprioritert. Sikring av gravminner Handlingsplanen for sikring av gravminner er i gang. Målet er å kontrollere sikringen av alle gravminnene på våre kirkegårder innen 2007. Kontroll av gravminner 2003 I år har vi kontrollert ca. 4000 gravminner. Resultatet av dette viser at graver som ble tatt i bruk 2001og 2002 er ca. 80-90 % sikret. Der kirkevergen har gravstellsavtaler er ca. 70 % sikret. Der festeavtalen for 2003 ble fornyet var ca 80-90 % usikret. Av disse har kirkevergen sikret ca. 300 gravminner. Privat næringsdrivende I handlingsplanen for gravminner skal vi forbedre rutinene med kontroll av gravminnene før de settes opp på kirkegården. Vi hadde et informasjonsmøte med steinhuggere og begravelsesbyrå som monterer gravminner for festerene ute på kirkegårdene. De fleste næringsdrivende har nå registrert seg hos kirkevegen som næringsdrivende etter 10 i vedtekter for Trondheim kommunes kirkegårder. 9.2 Gravferdsvirksomhet Seremonier i kirker og kapeller har fungert bra. Arbeidsplaner som er satt opp i samarbeid med soneleder/daglig ledere har blitt fulgt, og dette har gått etter planen. 9.3 Krematoriet Krematoriedriften har fungert bra på tross av tekniske problemer med ovnene. Istandsettelsen av ovn nr. 2 er kraftig forsinket, og dette førte til at ovnen var ute av drift store deler av året. Høsten 2003 ble det foretatt utslippsmålinger ved krematoriet. Resultatene visste at for støv og kvikksølv, var verdiene over de krav som forskriften krever. (Miljøverndep. Forskrift 2002.12.20 nr.1727 om utslipp fra krematorier). Innen 01.01.2007 må det bygges renseanlegg for å klare forskriftens rensekrav. 3 års garantibefaring ble utført av ovnsleverandøren høsten 2003. Ovnene ble godkjent. Bystyret har bevilget kr 2 mill. i budsjettet for 2004, slik at en del mangler ved krematoriebygget blir rettet. 9.4 Fornying av festeavgift Av ca 1000 festeavtaler som skulle fornyes i 2003 er ca 700 blitt fornyet. 300 fester er opphørt. Kirkevergen har ansvaret for at disse gravminnene blir fjernet fra kirkegården og etter 6 måneder kan de kondemneres og kjøres bort. De fleste gravminnene ble fjernet fra kirkegårdene høsten 2003, men fordi vi ikke hadde budsjett til ekstrahjelp står fortsatt noen gravminner igjen på enkelte kirkegårder. Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 19 av 29

9.5 Gravstell Kirkevergen vedlikeholder ca 2 500 gravsteder hvorav 1 500 er gravfond. Resten er årlige vedlikeholdsavtaler. I 2002 ble ansvaret for gravstell delt inn i 3 roder: 1. Lademoen kirkegård 2. Tilfredshet kirkegård 3. Ytterkirkegårdene hvor Moholt og Havstein/Stavne fordelte avtalene mellom seg Emperie undervanningskasser Det ble montert kasser på ytterkirkegårdene i 2002. Disse har vist seg å fungere meget bra, både med hensyn til kvaliteten på planter og med hensyn til vanning. I år har vi satt ned undervanningskasser på Tilfredshet, ca 400 stk. I 2004 vil vi kunne se effekten av disse kassene sammenlignet med vanlig gravstell. 9.6 Krigsgravtjenesten Engelske krigsgraver på Stavne Dette feltet har vært vanskelig å vedlikeholde. Vi fikk fra krigsgravtjenesten tilskudd til å kjøpe inn 157 kasser, og disse ble satt ned høsten 2003. Den Tyske krigskirkegård I år har alle trærne blitt beskjært. Det er også her satt ned plantekasser i fellesbeddene. 9.7 Gravferder Nedenstående tabell viser antall kistenedsettelser og urnenedsettelser i Trondheim fordelt pr kirkegård. Sted Kistenedsettelse Urnenedsettelse Sum % urner Bratsberg 8 8 Byneset 12 10 22 45 % Domkirkekgården 4 4 100 % Havstein kirkegård 99 84 183 46 % Heimdal kirkegård 28 28 100 % Lade kirkegård 6 42 48 88 % Lademoen kirkegård 78 164 242 68 % Leinstrand kirkegård 28 7 35 20 % Moholt kirkegård 158 115 273 42 % Ranheim kirkegård 41 20 61 33 % Stavne kirkegård 17 14 31 45 % Tilfredshet kirkegård 67 227 294 77 % Tiller kirkegård 56 11 67 16 % Vår Frue kirkegård 5 5 100 % Sum 570 731 1 301 56 % Sendt utenfor Trh. 4 128 132 97 % Mottatt utenfor Trh. 14 14 100 % Totalsum 574 873 1 447 60 % Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Trondheim for 2003 Side: 20 av 29