Solbergstrand Nordre Avløpsanlegg BA Årsmøte 2012 Tid: 30.06. ca kl 14:30 (Umiddelbart etter årsmøtene i Solbergstrand vel og Sol Vann) Sted: Båthuset, Børrebråten Innhold: 1. Innkalling til årsmøte... 2 2. Styrets beretning... 2 3. Årsregnskap... 4 4. Revisjonsrapport... 5 5. Referat fra årsmøtet 2011... 6 6. Valg 2012... 8 Valg av styreleder:... 8 Valg av styremedlemmer:... 8 Valg av varamedlem:... 8 Valg av revisorer:... 8 7. Sak til årsmøtet nye vedtekter... 8 8. Melding fra entreprenør Asle Jørgen Firing:... 12 side 1
1. Innkalling til årsmøte Det innkalles til årsmøte i SNA lørdag 30. juni ca. kl. 14:30. Vi starter umiddelbart etter årsmøtet i Solbergstrand Vel / Sol Vann i båthuset på Børrebråten. Agenda: 1. Godkjennelse av innkallelse og dagsorden 2. Valg av møteleder, referent og 2 medlemmer til å underskrive protokollen 3. Styrets årsberetning 4. Regnskap 5. Valg av styreleder Per Arne Skjæveland, styreleder, velges for ett år 6. Valg av styremedlemmer: Arne Olsen, styremedlem velges for to år Knut Kirkeby, styremedlem, velges for to år 7. Valg av varamedlem: Karl Olav Haram, varamedlem, velges for to år Følgende er ikke på valg: Per Karsten Olsen, styremedlem, ett år igjen Pål Christian Linnerud, styremedlem, ett år igjen Dag Johansen, varamedlem ett år igjen 8. Valg av revisorer: Stein Bye og Knut Olav Gulbrandsen velges (gjenvalg) 9. Andre saker, fremmet av styret og/eller andelshavere Endring av organisasjonsform. Selskapstypen BA (Begrenset Ansvar) utgår 31.12.2012 og dette innebærer at vi må endre selskapsform til SA. Det vises til egen sak som legges frem til godkjenning til årsmøtet. 2. Styrets beretning Styret har i perioden bestått av: Per Arne Skjæveland (styreleder), Per Karsten Olsen, Arne Karsten Olsen, Pål Christian Linnerud, Knut Kirkeby (styremedlemmer), Dag Johansen og Karl Olav Haram (varamedlemmer). Regnskapsførsel har vært gjort av Berit Noer Olsen, og revisjon har blitt gjort av Stein Bye og Knut Olav Gulbrandsen. Ingen honorarer har blitt utbetalt. Som sagt i årsberetningen 2011 var målet å fullføre fellesnettet i 2011. Arbeidet ble imidlertid hemmet av en meget våt høst. En flom i Gutua i september forsinket arbeidene ytterligere med ca 3 uker. Reparasjonsarbeidene ble betalt av vellet og vi fikk senere mesteparten tilbake fra Naturskadefondet. Som dere alle kan se, pågår arbeidene fortsatt i Krokveien og Gutuåsen. Forsinkelsen av sjøledningsprosjektet fra opprinnelig vinteren 2011 til høsten 2012 betyr at fellesnettet vil være på plass i tide før dette før sjøledningen ligger klar. Styret har samarbeidet tett med styret i SSVA om sjøledningsprosjektet, og kostnaden for denne har vært klar en god stund. Men kommunen har nok en gang vist seg fra sin uforutsigbare side, og har gjort det klart for oss at vi ikke kan regne med å få mer enn 4 l/sek vann- side 2
tilførsel, og av uforklarlige grunner vil de da ikke motta mer enn 4 l/sek avløpsvann. Dette er halvparten av hva vi muntlig har fått signaler om tidligere. Det betyr at vi må investere i buffertanker både for vann- og avløpssystemene for å jevne ut toppene. Dette er fullt mulig, men det betyr større investeringer (ca 5.000 kr) for hvert medlem. Det er signaler fra Frogn kommune at de vil dekke halvparten av denne investeringen ved å redusere tilknytningsavgiften. Dette jobber styret videre med. Vi betaler i dag 7.500 kr/år i leie av grunnen på stranda. Kommunen skal overta anlegget på stranda. De er ikke interessert i å overta leieforhold. Vi har derfor blitt enig med grunneier at han får et engangsbeløp på kr 25.000 kr (ca 350 kr pr medlem). Vi ser at til tross for god kostnadsstyring fram til nå, er kommunen en uforutsett tilleggskostnad og andre uforutsette sluttføringssaker kan dukke opp. For å sikre at vi har nok penger velger vi derfor å kreve inn kr 30.000 som siste avdrag på investeringen av fellesanlegget. Fristen for innbetaling er 1. juli 2012. Eget innbetalingsbrev vedlegges denne årsmøteinnkallingen. Andelsstatus Vi kan nå fastslå at samtlige eiendommer innenfor vår grense er med i SNA, hvilket vi anser som meget bra for alle, både av økonomiske og miljømessige grunner. Økonomi Vi har fortsatt kontroll på økonomien i prosjektet. De nevnte tilleggene betyr imidlertid at vi må kreve inn noe mer enn det forespeilede i siste innbetaling som vil forfalle 1. juli i år. Krav om innbetaling vil bli sendt ut til medlemmene medio juni 2012. Vi må kreve inn pengene såpass tidlig slik at vi kan få tilbake momsen før regningen for sjøledningen forfaller. Så slipper vi å innkreve mva for deretter å betale tilbake til hvert enkelt medlem. SNA har hatt to såkalte forenklede bokettersyn. Skattevesenet har dobbeltsjekket at vi følger reglene for å få tilbake momsen. Vi besto prøven begge gangene. Sjøledningen Sjøledningsprosjektet, som er avhengig av SSVAs fremdrift. De venter på byggetillatelse og regner med å få denne i august / september. Når den foreligger, vil arbeidene bli satt i gang. For Styret. side 3
3. Årsregnskap RESULTATREGNSKAP 2011 2010 Utgifter Driftsutgifter 19329,45 1596,13 Leie av areal til renseanlegg 7500,00 7500,00 Administrativ og juridisk bistand 5742,00 Bankkostnader 21,00 31,00 Andre kostnader 751,14 583,92 Sum utgifter 33 343,59 9 711,05 Inntekter Renteinntekter 28166,63 652,03 Sum inntekter 28 166,63 652,03 ÅRSRESULTAT -5 176,96-9 059,02 BALANSE 31.12.2011 31.12.2010 Aktiva Anlegg under utførelse 3702603,82 2520910,27 Fordringer- andelshavere 66000,00 426000,00 Oppgjørskonto merverdiavgift 186479,00 152189,00 DNB Brukskonto 122770,10 179194,59 DNB Plasseringskonto 123065,95 801022,97 Sum eiendeler 4 200 918,87 4 079 316,83 Passiva Leverandørgjeld 152221,00 Egenkapital 4275000,00 3996000,00 Opptjent egenkaital -74081,13-68904,17 SUM EGENKAPITAL 4 200 918,87 4 079 316,83 side 4
4. Revisjonsrapport side 5
5. Referat fra årsmøtet 2011 Solbergstrand Nordre Avløpsanlegg BA Referat fra årsmøtet 2011, 25.6.2010 kl 14:30 i Båthuset, Børrebråten Til stede: 25 medlemmer. 1. Godkjenning av innkallelsen Innkallelsen ble godkjent. 2. Møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokoll Per Arne Skjæveland ble valgt til møteleder og Karl Olav Haram til referent. Hanne Thürmer og Tom Coles ble valgt til å signere protokollen. 3. Årsberetning Styrets årsberetning ble presentert av møteleder og godkjent. I tillegg ble det orientert om dagens status både for SNA og SSVA (Solbergstrand Søndre Vann og Avløp SA) 4. Regnskap Regnskap og revisors rapport ble presentert og godkjent ved akklamasjon. 5. Valg av styreleder Styreleder Per Arne Skjæveland ble gjenvalgt for ett år. 6. Valg av styremedlemmer Per Karsten Olsen, styremedlem ble valgt for to år Pål Christian Linnerud, styremedlem, ble valgt for to år Dag Johansen, varamedlem, ble valgt for to år Styremedlem Knut Kirkeby og Arne Karsten Olsen var ikke på valg og har begge et år igjen. Likeledes har varamedlem Karl Olav Haram ett år igjen. Styret 2011/2012 består dermed av følgende: Styreleder: Per Arne Skjæveland Styremedlemmer: Per Karsten Olsen, Pål Christian Linnerud, Knut Kirkeby og Arne Karsten Olsen Varamedlemmer: Dag Johansen og Karl Olav Haram 7. Valg av to revisorer Stein Bye og Knut Olav Gulbrandsen ble gjenvalgt som revisorer. 8. Årsmøtesaker Endring av vedtektene for SNA Som en følge av konvertering fra gråvannsavløpsanlegg til helårs vann- og avløpsanlegg tilknyttet kommunens anlegg med sjøledning må vedtektene endres. Forslag til nye vedtekter ble fremlagt for avstemming. Vedtektene ble enstemmig vedtatt. De nye vedtektene vedlegges. 9. Eventuelt Informasjon: Etablering av sjøledning er avhengig av at minst 80 medlemmer i SSVA vil delta i felles anlegg. De vil da starte forhandlinger med entrepenør. Sjøledning vil da kunne legges tidlig i 2012 og være i drift til sommeren 2012. Sjøledningen er planlagt overlevert til Frogn kommune etter ferdigstillelse, mens landanlegget fortsatt vil være privat. side 6
Informasjon: Brannkum er under etablering ved Gutuåsen. Dato: 25.06.2011 Hanne Thürmer Tom Coles side 7
6. Valg 2012 Vi innstiller på følgende: Valg av styreleder: Per Arne Skjæveland, styreleder, velges for ett år Valg av styremedlemmer: Arne Olsen, styremedlem velges for to år Knut Kirkeby, styremedlem, velges for to år Valg av varamedlem: Karl Olav Haram, varamedlem, velges for to år Følgende er ikke på valg: Per Karsten Olsen, styremedlem, ett år igjen Pål Christian Linnerud, styremedlem, ett år igjen Dag Johansen, varamedlem ett år igjen Valg av revisorer: Stein Bye og Knut Olav Gulbrandsen (gjenvalg) 7. Sak til årsmøtet nye vedtekter Endring av selskapsform for SNA fra BA til SA Selskapsformen «BA» - Begrenset Ansvar avvikles pr 31.12.2012. Det er styrets ansvar å følge loven, så vi er derfor nødt til å endre selskapsform til «SA» - SAmvirkeforetak. Vi har benyttet vår jurist, Odd Rødseth, til å forberede denne saken, og han har utarbeidet justerte vedtekter og konferert med Brønnøysundjuristene om dette for å sikre at alt blir godkjent. Prosessen nå blir å godkjenne de nye vedtektene med minst 2/3 flertall. Deretter sendes melding til Brønnøysund om selskapsendringen. Selskapsendringen betyr ingen praktiske endringer for oss. Vi fortsetter utbyggingen med formål å avgi anlegget til Frogn kommune (sjøledningen og pumpekum på stranda) og fellesnettet på nordre Solbergstrand til Solbergstrand Driftsselskap AS når byggearbeidene er ferdige. side 8
Styret fremmer forslag til vedtak på årsmøtet: Årsmøtet godkjenner selskapsendring fra BA til SA og vedtar de nye fremlagte vedtektene for SNA. Forslag til nye vedtekter: SOLBERGSTRAND NORDRE AVLØPSANLEGG SA NO 991.104.968 V E D T E K T E R SOLBERGSTRAND NORDRE AVLØPSANLEGG SA VEDTATT KONSTITUERENDE MØTE DEN 19.03.2007 SENERE ENDRINGER, SENEST I ÅRSMØTE DEN 30.06.2012 1 Solbergstrand Nordre Avløpsanlegg SA Solbergstrand Nordre Avløpsanlegg SA (nedenfor betegnet som Laget ) er et samvirkeforetak, jf lov av 29.06.2007 nr 81 om samvirkeforetak, med vekslende medlemstall, vekslende kapital og begrenset ansvar. Lagets medlemmer har samme rettigheter og plikter. Medlemmene hefter bare med sitt andelsinnskudd for lagets forpliktelser. 2 Forretningskontor og formål Laget har sitt forretningskontor i Frogn kommune. Lagets formål er å fremskaffe infrastruktur til beste for medlemmene ved rensing av gråvann fra andelshavernes fritidseiendommer, gjennom prosjektering, anleggelse, drift og vedlikehold av ledningsnett, kummer og våtmarksanlegg ( fellesanlegg ) innenfor det geografiske område som fremkommer av vedlagte kart, datert 22.02.2007, og hvor fellesanlegget er inntegnet, jf vedlegg nr 1. Anlegget skal kunne utvides/endres til å omfatte tilkopling til kommunalt helårsvann og kommunalt avløp. Det enkelte medlem sin utnyttelse av andelen ved tilknytning til anleggets avsatte tilknytningspunkt (anboring) på fellesanlegget (som kun må finne sted ved bruk av autorisert rørleggermester) og øvrige installasjoner utenfor fellesanlegget er laget uvedkommende. 3 Andelskapital Hvert medlem sin andel utgjør kr 87.000,-. Andelskapitalen skal benyttes til investering for å realisere lagets formål (jf pkt 2) og er således ikke gjenstand for forretning eller tilbakebetaling ved utmeldelse. 4 Medlemskap Hjemmelshavere innenfor lagets geografiske område (jf 2) og som aksepterer dets formål, vedtekter og retningslinjer kan bli medlemmer. Styret fører protokoll over medlemmer og andeler, og utsteder andelsbevis. Andelene er knyttet til vedkommende eiendommer og kan således ikke overdras utenom disse og er heller ikke gjenstand for pantsettelse eller utlegg. 5 Medlemmenes plikter og rettigheter side 9
Medlemmene plikter å følge lagets til enhver tid gjeldende vedtekter og gitte retningslinjer og har rett til lik bruk av lagets tjenester, jf 2. Andelene er ikke inntektsbringende og er uoppsigelig så lenge vedkommende eiendom er knyttet til lagets ledningsnett. Utover den i 4 omtalte andelskapital plikter andelshaver å betale medlemskontingent for nødvendig drift og vedlikehold av fellesanlegget i henhold til vedtak truffet av årsmøtet/ekstraordinært årsmøte. Medlemmene har rett og plikt til å ta imot tillitsverv. 6 Innmelding og utmelding av medlemmer Nye medlemmer, hvis eiendommer ligger innenfor lagets geografiske område (jf vedlegg nr 1) kan tas opp av styret etter skriftlig søknad. Andelene er uoppsigelige i henhold til 5. Om sanksjoner som følge av mislighold vises til 10. 7 Lagets organ og myndighetsområder Styret Laget ledes av et styre på fem styremedlemmer (styreleder og fire styremedlemmer) og hvis signatur innehas av styreleder og ett styremedlem. Det velges videre to varamedlemmer. Styret og varamedlemmene velges av og blant medlemmene på årsmøtet og for en periode av to år. Styrets leder velges særskilt. Styret forbereder årsmøtet, foruten ekstraordinært årsmøte og medlemsmøter etter behov. Det føres protokoll fra styrets møter. Laget har ikke daglig leder, hvis oppgaver utføres av styreleder som også er kontaktperson, og således er ansvarlig for dets daglige drift, og at den er i samsvar med vedtektene og øvrige retningslinjer og vedtak som måtte være truffet. Funksjonen som kasserer ivaretas av styret, men kan etter vedtak i årsmøtet utføres eksternt ved engasjement. Revisor Årsmøtet beslutter om revisjonen skal utføres blant lagets medlemmer eller av ekstern revisor (registrert eller statsautorisert revisor). Intern revisjon utføres av to valgte medlemmer. Første gang for perioden frem til årsmøtet i 2008. Årsmøte Årsmøtet er lagets øverste myndighet. Det skal som minimum holdes ett årsmøte per år. Årsmøte finner sted i juni måned. Til årsmøtet skal foreligge saksliste, herunder årsberetning, årsregnskap, revisjonsberetning, budsjett, anvendelse av eventuelt overskudd og for øvrig saker til behandling. Forslag til årsmøte må foreligge skriftlig hos styrelederen innen den 15. april. Innkallelsen til årsmøtet skal sendes innen 2 uker før årsmøtet. Avgjørelser på årsmøtet treffes med alminnelig flertall, med mindre annet er særskilt bestemt i lov eller vedtekt. Det føres protokoll fra lagets årsmøter. I årsmøte behandles: 1. Godkjennelse av innkallelse og dagsorden 2. Valg av møteleder, referent og 2 medlemmer til å underskrive protokollen 3. Styrets årsberetning 4. Regnskap 5. Budsjett 6. Anvendelse av eventuelt årsoverskudd. 7. Fastsettelse av arbeidsplan for kommende år 8. Valg av leder 9. Valg av styremedlemmer side 10
10. Øvrige valg (revisor/er og medlemmer til utvalg/komiteer som måtte være besluttet opprettet av årsmøtet: valgkomite, teknisk utvalg etc) 11. Andre saker, fremmet av styret og/eller andelshavere Ekstraordinært årsmøte Når minst 1/3 av medlemmene eller styret krever det, skal det innkalles til ekstraordinært årsmøte. Årsmøtet skal innkalles med minst 10 dagers frist. Innkallelsen skal inneholde sakspapir til de saker som ønskes behandlet. Mellom ordinært og ekstraordinært årsmøte skal det være minst en måned. Det føres protokoll fra lagets ekstraordinære årsmøter. 8 Økonomiske forhold anvendelse av årsoverskudd Beslutning om anvendelse av årsoverskudd treffes av årsmøtet etter tilrådning fra styret og i form av etterbetaling, jf samvirkeloven 27. 9 Vedtektsendring Forslag til vedtektsendringer må, for å kunne behandles av årsmøtet, være nevnt i innkallelsen. Til vedtektsendringer kreves minst 2/3 flertall (av avgitte stemmer: fremmøtte og fullmakter), jf dog samvirkeloven 54, 2. ledd. 10 Mislighold/frakopling Medlemmer som misligholder sine forpliktelser overfor laget, i henhold til vedtektene eller lovlig fattede vedtak i årsmøte, kan etter vedtak i årsmøte og/eller ekstraordinært årsmøte ekskluderes. Vedtak treffes med 2/3 flertall (av avgitte stemmer: fremmøtte og fullmakter) og meddeles vedkommende i rekommandert sending og med varsel om at frakopling fra fellesanlegget må finne sted uten kostnad for laget og innen to uker fra varselets mottak. Unnlatt frakopling besørges effektuert av lagets styre og for medlemmets regning. Styret er forpliktet til å underrette Frogn kommune om at frakopling har funnet sted. Innbetalt andelskapital tilfaller laget. 11 Oppløsning av laget Vedtak om oppløsning av laget treffes av årsmøtet, jf samvirkeloven 127. Ved oppløsning skal all gjeld betales. Medlemmene har deretter krav på å få refundert nettoformuen, jf samvirkeloven 135. 12 Tvister Eventuelle tvister mellom medlemmene eller mellom et medlem og laget skal søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke fram, skal tvisten avgjøres for de ordinære domstoler og ved lagets hjemting. 13 Fellesanlegg og stikkledninger Enhver andelshaver tillater fremføring av felles ledningsnett og/eller privat/e stikkledninger over egen eiendom i avtalt trase. Rettighetshaver har rett og plikt til å forestå vedlikehold og reparasjoner av ledningen/e og har i denne forbindelse adgang til å tiltre vedkommende eiendom/mer, som etter utført arbeid skal istandsettes slik de/n var så langt dette er mulig. ***** side 11
8. Melding fra entreprenør Asle Jørgen Firing: Stikkledninger og tilkobling av hytter Arbeidet med tilkobling av hytter har stoppet opp da vi nå holder på å grave og legge hovedledinger for vann. Når hovedledningene for vann er lagt, inkludert avstikk til alle, så vil arbeidet med å grave og legge stikkledninger for vann og avløp starte (vann til dem som allerede har avløp). Arbeidet med hovedledninger for vann forventes avsluttet i slutten av juni 2012. Da prosjektet nå er endret til også og gjelde svartvann så må alle ha pumpestasjon med kvern. Pumpestasjonene (nå med sondestyring, ikke vipper) er beregnet på 1 hytte/hus. Ønsker man å gå sammen om pumpestasjon må det benyttes større stasjon. Kommunen forlanger at det tegnes serviceavtale med godkjent firma på alle pumpestasjoner. Jeg har minimal fortjeneste på materiell, derfor vil materiell bli fakturert umiddelbart etter bestilling, og jeg forventer at alle betaler dette øyeblikkelig. Monterings- og gravearbeider vil bli fakturert når jobben er utført. Prisene på materiell er ca: Pumpestasjon ny type med sondestyring Tillegg for isolert pumpestasjon Tillegg for varmekabel med termostat (Pumpestasjonen må være frostfri) Isotermledning 40 mm avløp Isotermledning 32 mm vann Endekoblingssett med bryter Jeg tar forbehold om prisendringer fra leverandører. I tillegg kommer div rørdeler og annet materiell. Montering: kr 36.900 inkl mva Kr 2.750 inkl mva Kr 4.400 inkl mva kr pr meter 230 inkl mva kr pr meter 195 inkl mva kr 1.650 inkl mva Her kommer det an på forholdene (graves ned, monteres i kjeller, avstand osv) Entreprenør: kr 5.000-20.000 Elektriker: kr 10.000-20.000 (veldig avhengig av plassering og tilgang på strøm + eventuelt skjøting av kabler (leveres med 10 meter ledning, men er det lenger, må alt byttes ) Erfaringsmessig er det ca 35 meter inn til hyttene. Har dere spørsmål så ta gjerne kontakt med meg. Firings grave- og vaktmestertjeneste Firings grave- og vaktmestertjeneste, Asle Jørgen Firing, Ringveien 14, 1440 Drøbak Telefon: 90 64 34 51 Faks: 64 98 26 49 Mail: asle@ajf.no MVA: 970 459 499 side 12