AKTIVITETS- LEDER HÅNDBOKEN Håndbøkene til Røde Kors Ungdom: Utgave 2018 1
"Snille, greie personer som gjør jobben uten å få betalt. De er snille som vil være med oss, de kan jo være hjemme lissom " "Et forbilde for oss. De gjør en god ting for nærmiljøet og samfunnet. De bidrar med å gjøre andre glade og samfunnet bedre." "Det er fint. Det er bra at de gjør frivillig arbeid. Jeg ser ikke på dem som gjerrige." "Det er bra for andre som trenger hjelp. Bedre å være her enn å være ute og gjøre dumme ting i et dårlig miljø. Det er veldig tett her, alle kjenner hverandre. Bruker tiden sin på å være med oss. De frivillige fortjener ros, det er noe å sette pris på!" - Ungdom om frivillig arbeid 2
Innhold Velkommen... 5 Rollen som aktivitetsleder... 7 Et digitalisert verv... 11 Daglige rutiner... 12 Dine frivillige... 15 De vanskelige samtalene... 21 Beredskaps- og sikkerhetsrutiner... 25 Midler til aktivitet... 29 Lykke til med ditt nye verv!... 33 3
4
Velkommen som tillitsvalgt i Røde Kors og Røde Kors Ungdom Det er mange ting du skal lære deg i løpet av den første perioden som aktivitetsleder. Dette heftet er ment som et tilleggshefte til "Håndboken Røde Kors Ungdom Frivillige", og er først og fremst en guide for deg som er aktivitetsleder. Velkommen til oss, og gratulerer med ny rolle som leder og økt ansvar! Introduksjon til Rød 5
6
Rollen som aktivitetsleder Røde Kors Ungdom aktivitetene skal kunne formes og tilpasses etter behov hos frivillige, tendenser i målgruppen, ønsker fra lokalmiljøet og mye annet. De ulike ansvarsoppgavene vil kunne variere noe fra aktivitet til aktivitet og fra dag til dag. Det er likevel forventet at du skal ha kontroll over aktiviteten du leder. Dette kan gjøres ved å gå i dialog med lokalrådets øvrige aktivitetsledere, medfrivillige eller nærmeste ansatt. Husk at det er mange mennesker som ønsker at aktivitetene til Røde Kors Ungdom skal gjennomføres på best mulig måte og at det er mange som ønsker å hjelpe deg med å mestre din nye rolle. 7
En todelt rolle Aktivitetsleder er først og fremst leder for utviklingen av aktiviteten og de frivillige i aktiviteten. Aktivitetsleder skal sørge for at rutiner opprettholdes og at ulike beredskapstiltak blir satt i gang i nødstilfeller. Dermed er det viktig at aktivitetsleder enten selv er til stede når aktiviteten er åpen eller delegerer lederansvaret videre til en annen frivillig. Som aktivitetsleder er du også et bindeledd mellom de frivillige i din aktivitet og lokalrådet og eventuelle ansatte. Kommunikasjon mellom frivillige og lokalråd/ansatte vil da oftest gå gjennom deg. Samtidig oppfordres du til å være i kontakt med aktivitetsledere fra andre lokale aktiviteter. Det anbefales å arrangere møter for aktivitetsledere. Du kan også bruke sosiale medier til dette formål, men det er ditt personlige valg. En tredje rolle? Det er helt opp til lokalrådene hvordan de ønsker å organisere seg, dermed vil noen lokalforeninger se det hensiktsmessig at aktivitetsledere er tillitsvalgte medlemmer av lokalrådet i tillegg til aktivitetsleder rollen. Uavhengig av om aktivitetsleder er kun frivillig eller medlem av lokalrådet, er aktivitetsleder representant for sine frivillige inn til lokalrådet. I lokalforeninger der det er flere aktiviteter og aktivitetsledere kan det være en ide å ha et valg mellom aktivitetslederne. Målet er å stemme frem en kandidat som skal representere aktivitetslederne inn i lokalrådet. Kandidaten må inneha aktivitetslederverv og ha betalt medlemskontingent. Den utvalgte bidrar da til styrking av Røde Kors demokratiske struktur, og har retten til å utøve medbestemmelse og innflytelse på utviklingen i Røde Kors. 8
Ikke jobb mer deleger! Aktivitetsledere har ansvaret for at oppgavene som er nevnt i dette heftet blir gjort. Det betyr likevel ikke at du skal gjøre alt selv. Tvert imot er det hensiktsmessig at du delegerer mest mulig til de frivillige i din aktivitet, slik at du kan bruke tiden din til å holde oversikten. Det er ikke aktivitetsleders oppgave å utføre alle oppgavene, men det er din oppgave å sørge for at alt blir gjort. For å få til dette kan det være lurt å gjennomgå en forventningsavklaring med dine medfrivillige. Snakk om hvordan dere ønsker å samarbeide og hva dere forventer av hverandre. Sørg samtidig for at du rullerer på oppgaver og ansvarsområder hos dine frivillige. Dette er med på å trygge din stab på forskjellige områder. I dette arbeidet er det viktig at du passer godt på deg selv og dine behov. Det skal være gøy å være aktivitetsleder og det er viktig for oss at du tar vare på din egen motivasjon, slik at du kan være aktivitetsleder over en lengre periode. 9
10
Et digitalisert verv Som aktivitetsleder må du bli kjent med Røde Kors intranett, Korsveien. Med vervet følger også en egen e-postadresse som er tilknyttet Korsveien. Det forventes at du bruker denne i kommunikasjon med tillitsvalgte, aktivitetsledere, frivillige og ansatte. Samtidig forventes du å ta den i bruk i kontakt med eksterne så lenge du gjør det i rollen som aktivitetsleder i Røde Kors. På Korsveien finner du alle dokumentene du behøver som aktivitetsleder. Intranettet gjør det også lettere å samarbeide med de ansatte og andre tillitsvalgte i organisasjonen. Verktøy som samarbeidsrom og kalender kan være nyttige i dette samarbeidet. Alt dette får du opplæring i av enten ansatt tilrettelegger eller erfaren tillitsvalgt. I tillegg vil du på Korsveien kunne finne en side som heter Datahjelp for frivillige, hvor du vil finne brukermanualer og opplæringsfilmer. 11
Daglige rutiner Som aktivitetsleder i en aktivitet for Røde Kors Ungdom har du en del rutiner du må forholde deg til. Det er aktivitetsleders ansvar at alle i aktiviteten kjenner til disse og at det blir gjennomført. 12
Turnus Før aktiviteten åpner skal man skaffe seg en oversikt over hvilke frivillige som skal være på vakt. Dette gjøres ved å ha en turnus med navn og telefon nummer til de frivillige. Om noen frivillige som står oppført på vakt ikke dukker opp, bør man ta en telefon til vedkommende for å etterlyse. Før aktivitet Ved oppmøte bør frivillige ha en briefing sammen før de åpner aktiviteten. Under briefing skal de frivillige gå gjennom beskjeder fra deg som aktivitetsleder. Videre skal ansvarsområder og soner fordeles. Dersom aktiviteten foregår i et aktivitetshus med flere aktiviteter, kan det være lurt at frivillige eller aktivitetsledere oppdaterer hverandre på det som skal skje i deres aktivitet. I aktivitet Under økten skal aktivitetsleder enten delegere bort eller se selv til at alle forholder seg til sitt ansvarsområde og utfører de oppgavene det inkluderer. Alle frivillige skal til enhver tid ha på seg id-skilt/t-skjorte, de skal være tydelig merket som frivillige. Husk at hovedfokuset skal være på deltageren og hvordan vi tar dem imot. Samtidig er det viktig at lokalene alltid ser ryddige og innbydende ut. Etter aktivitet Etter økten har de frivillige en debrief sammen og skriver gjerne en logg/dagbok som forteller hva som har skjedd i løpet av økten. Loggen skal alltid inkludere dato, navn på frivillige og antall deltagere. Kun generell beskrivelse av dagen og ikke detaljerte opplysninger om deltagere og hendelser. 13
14
Dine frivillige Som aktivitetsleder har du et ansvar overfor de andre frivillige i din aktivitet. Ansvaret inkluderer mottakelse og opplæring av nye frivillige, og samtidig oppfølging av de etablerte. Før en starter som frivillig i Røde Kors Ungdom skal det gjennomføres et intervju. Slik vil personen få anledning til å lære mer om oss, og vi lærer mer om dem. I de aller fleste tilfeller vil det være du som gjennomfører intervjuet. I lokalforeninger med flere aktiviteter anbefales det å ha egne frivilligverter som gjennomfører intervjuer. Grunnen til dette er at frivilligverter kommer til å sitte på en større oversikt over frivilligbehovet i lokalforeningen og på den måte guide den nye frivillige inn i riktig aktivitet. Dette vil være til det beste for både den nye frivillige, som finner en aktivitet som passer, og oss, som vil finne en egnet frivillig til vår aktivitet. Hvis du likevel skal gjennomføre et oppstartsintervju, kan du følge malen vi bruker til dette. Spør i så fall nærmeste tillitsvalgt eller ansatt om å få den tilsendt. 15
Velkomst av nye frivillige Skulle du få ny frivillige i din aktivitet vil du få beskjed om dette av en frivilligvert, tillitsvalgt eller ansatt. Det vil da være din oppgave å ta godt imot den frivillige og introdusere ham/henne til de andre i aktiviteten/teamet. Før nye frivillige begynner i aktiviteten skal rutiner, regler for grensesetting og beredskapsplan gjennomgås. Alle nye frivillige skal ha fått utdelt opplæringsheftet Håndbok for frivillige, og lest gjennom dette. Din oppgave er å sørge for at nye frivillige gjennomgår følgende i løpet av sin første vakt: Gå gjennom brannrutinene sammen. Den frivillige skal vite hvor slukningsapparater og brannslanger er, samt kjenne til lokalets rømningsveier. Bli kjent med innholdet i taushetsplikten. Bli kjent med rutiner for arbeidsfordeling; aktivitetsleder rolle, fordeling av ansvarsområder og så videre. Påmelding til obligatoriske kurs Planlegg og avtal videre opplæring med den frivillige. Sørge for at den frivillige er registrert riktig i Røde Kors' databasesystem for frivillige, Diba. 16
Oppfølging av etablerte frivillige Noe av det som gjør frivillig ledelse så spesielt er at betalingen for arbeidet i bunn og grunn handler om å få erfaring, opplevelser og utfordrende oppgaver. Hva er det som motiverer oss til å investere timevis i frivillig arbeid, helt uten å få betalt for det? For noen er det nok et brennende engasjement for saken. For andre vil kanskje nye erfaringer og mulighet for egenutvikling være drivkraften. For at Røde Kors skal kunne ta vare på og beholde våre frivillige over tid er det viktig at du kjenner motivasjonen til menneskene i din aktivitet. En måte å få slik informasjon på er ved å gjennomføre en oppfølgingssamtale. Det kan være en god idé å sette av tid til dette en gang i året, eller en stund etter at nye frivillige har kommet til. For at denne oppfølgingssamtalen skal være mest mulig fruktbar kan det være lurt å gi frivillige beskjed om å forberede seg. Bli enig med deg selv om hvilke temaer/spørsmål du ønsker at oppfølgingssamtalen skal dreie seg om og send disse på mail i god tid før samtalen finner sted. Slik får også den frivillige innblikk i hva samtalen skal dreie seg om. 17
18
Samarbeid i teamet Det er viktig at dere bruker tid på å bli kjent med hverandre og bygge gode samarbeidsrelasjoner. Dersom alle er innforstått med hva som kreves når, vil det være lettere å møte kommende utfordringer. En åpen og tillitsfull dialog kan være gull verdt dersom vanskelige situasjoner skulle oppstå. For å skape rom for en god dialog er det en fordel å sette av tid til møter utenom aktivitet. Vi anbefaler at dere alltid bruker tid på en debriefing etter endt vakt, og at dere har møter hvor dere kan snakke om ulike utfordringer og planlegge videre samarbeid. Hør med lokalråd eller nærmeste ansatte tilrettelegger dersom du behøver å låne rom til dette formålet. Som aktivitetsleder har du ansvaret for å legge til rette for gode prosesser og deltakelse fra de andre frivillige. Dette kan gå lettere dersom du tar i bruk ulike metoder og verktøy for samarbeid og kreativitet. Ta kontakt med tillitsvalgte, ansatte og andre aktivitetsledere for tips med hensyn til dette. 19
20
De vanskelige samtalene 21
Den vanskelige samtalen 1 - Frivillige som ikke egner seg Før eller senere vil du være nødt til å ta opp et vanskelig tema med en du er aktivitetsleder for. Det kan være ubehagelig, men det blir ofte verre av å utsette det. Forbered deg på det du skal si og på hvordan reaksjonene kan bli. Fortell den du skal snakke med hva som er temaet for samtalen og hvilke punkter du har tenkt å ta opp slik at vedkommende kan få samme mulighet til å forberede seg. Ta kontakt med nærmeste ansatt dersom du ønsker veiledning, eller har behov for hjelp og/eller støtte. Det er ikke alle som passer til å være frivillige i Røde Kors. Dette er spesielt viktig å være oppmerksom på når man jobber med barn og unge. Hvis en frivillig oppfører seg upassende må du gi beskjed til lokalforeningsstyre og evt. nærmeste ansatte. Noen ganger trenger frivillige kun råd eller opplæring, mens de andre ganger bør hjelpes ut av sine verv. 22
Den vanskelige samtalen 2 frivillige i en vanskelig situasjon Dersom en frivillig blir fortalt en sterk historie eller opplever en vanskelig situasjon gjennom sitt verv i Røde Kors skal du også ta deg tid til en samtale med den frivillige. Hensikten med samtalen er at den frivillige blir hørt og får den oppfølgingen som er nødvendig der og da. Benytt gjerne Veileder for håndtering av vanskelige og uønskede situasjoner i Røde Kors Alle varslingsaker og alvorlige hendelser fra frivilligheten skal meldes. Ved alvorlige hendelser må du som leder derfor varsle Enhet for Kvalitetssikring og internrevisjon (EKI) via hotline@redcross.no. Mer informasjon finner frivillige på den eksterne varslingssiden vår. Avhengig av hvor alvorlig hendelsen er kan du ta direkte kontakt med lokalforeningsstyret for veiledning. 23
24
Beredskaps- og sikkerhetsrutiner Du har ansvaret for at beredskapsprosedyrer og sikkerhetsrutiner skal bli fulgt i din aktivitet. Det kan være lurt å forberede seg ved å tenke ut hvordan du vil håndtere ulike situasjoner på forhånd. Det er også viktig at du, på forhånd, har sørget for at de andre frivillige har nok kunnskap til å håndtere de oppgavene du ønsker å gi dem, og at de er kjent med beredskapsrutinene slik at de selv kan gjennomføre dem når du ikke er til stede. Det bør alltid finnes et oppdatert skriv om beredskapsprosedyrer og sikkerhetsrutiner i aktivitetslokalene, lett tilgjengelig for de frivillige. Nedenfor kan du se hva et slikt skriv bør inneholde. Beredskapsprosedyrer og sikkerhetsrutiner Branninstruks Viktige telefonnumre i nødstilfeller Truende oppførsel 25
Truende oppførsel Ved truende oppførsel, eller andre farlige situasjoner, er det viktig at du og de andre frivillige husker på deres egen sikkerhet. Tilkall hjelp med det samme hvis du ikke opplever å ha kontroll over situasjonen, eller ro ned situasjonen ved eventuelt å evakuere alle mulige fra den oppståtte faren. Ring nødvendige nødetater. Noen distrikt og lokalforeninger har egne sikkerhetsutvalg som du kan kontakte for faglig assistanse. Skulle din lokalforening evt. distriktskontor ha et slikt eller lignende utvalg vil det være lurt å føre opp denne kontaktinformasjonen i skrivet «Viktige telefonnummer i nødstilfeller». Lokalforeningsleder skal varsles Oppstår en situasjon hvor det er nødvendig å tilkalle politi, brannvesen eller legevakt skal lokalforeningsleder varsles, etter at du har kontaktet de aktuelle nødetatene og sørget for at de øvrige beredskapsrutinene er håndtert. Får du ikke svar, kan du legge igjen en beskjed på telefonsvarer og forklare situasjonen. 26
Utvidet beredskap Når man arbeider med unge som målgruppe, slik Røde Kors Ungdom ofte gjør, kan man noen ganger møte deltagere i en utfordrende livssituasjon, som nødvendigvis ikke krever akutte tiltak. I disse tilfellene kan beredskapsplanen oppleves som litt mangelfull. Noen situasjoner, eller opplysninger, befinner seg i grensesonen for akutte tiltak. I de tilfellene kan du som aktivitetsleder få veiledning fra ulike profesjonelle aktører som du finner i skrivet Viktige telefonnumre i nødstilfeller. Disse profesjonelle aktørene kan du ringe til hvis du er usikker på hvordan du skal håndtere ulike situasjoner, eller du kan gi den aktuelle deltageren beskjed om å kontakte disse aktørene selv. Merk at du aldri skal følge opp deltagere utenom den tiden du er frivillig i aktiviteten. 27
28
Midler til aktivitet I tillegg til å lede og forvalte frivillighetene i aktiviteten har aktivitetsleder øverste ansvar for å innhente midler slik at frivillige kan gjennomføre aktiviteten. For å innhente midler må man først vite hva enn trenger midler til. Dermed skal en aktivitetsplan med budsjett utarbeides. 29
30
Aktivitetsplan En aktivitetsplan er en plan for hvordan tiltakene detaljeres, tidfestes og delegeres. En aktivitetsplan kan også benyttes for å planlegge det som skal skje i aktiviteten ut året. Denne planen vil være et godt verktøy når en skal søke midler. En aktivitetsplan utarbeides sammen med de frivillige i aktiviteten. Deretter skal aktivitetsleder videresende aktivitetsplan til lokalråd for godkjenning. Se her for mal til aktivitetsplan 31
Å skaffe penger Når aktivitetsledere har utarbeidet en aktivitetsplan med budsjett, skal aktivitetsledere sammen med lokalråd søke midler. Grunnen til at aktivitetsledere ikke bør søke midler på egenhånd er at lokalråd og lokalforeningsstyre skal være kjent med og godkjenne alle søknader. I tillegg kan et lokalråd med mange aktiviteter gjøre strategiske valg på hvor en skal sende de ulike søknadene. 32
Rollen som aktivitetsleder bringer med seg økt ansvar, men du skal alltid få den hjelpen du trenger, så lenge du oppsøker den. Det er også noe vi har prøvd å understreke i denne guiden. Både medfrivillige, andre aktivitetsledere, tillitsvalgte og ansatte er her for å bistå deg i det viktige arbeidet du gjør! Lykke til med ditt nye verv! 33