Protokoll frå styremøte i Falkeid Idrettslag Møtenummer: 4/2017 Dato: 27.09.2017 Klokka: 18-20 Stad: Troppene Protokoll frå styremøte Til stede: Gro Sørensen, Anne Lise Waage, Bjørnar Måleng, Tom Inge Håland og Mikael Benjamin Myklebust. Forfall: Andre til stede: Stein Magnar Askeland Gjerde, Johanna Sharp og Lillian Bakke. Falkeid IL sin Visjon: Falkeid IL skal vere eit idrettslag med eit idrettstilbod til alle som ønskjer det. I tillegg, skal vi vere ein viktig miljøfaktor med haldningsarbeidet Kompis. Sakliste Sak 1 Godkjenning av protokoll frå førre styremøte Bakgrunn: Protokoll frå møtet 30 august 2017, vart sendt ut ved innkallinga. Ingen merknader har kome inn. Vedtak: Protokollen vart godkjent. Sak 2 Økonomisk oversikt pr. 30.august 2017 Mikael orienterte om botnlina i alle grupper i tillegg til desse vante postane: Post 4612 Div. cup Tot: -357 855 (-517 000). Kontroll! Post 6570 Kjøp av treningstøy Tot: -238 585 (-265 500). Totalen er OK, trass sprekk i fotball og handball. Post 4790 midler til sosiale tiltak (Kompis) Tot: -21 262 (-52 300) 1
Botnlina Resultat står først, budsjettert beløp står i parentes. Totalt: 168 102 (325 250). HOV: 829 828 (994 700). Truleg feilkalkulering av mva-pliktige inntekter på FKH-dugnad. FOT: -388 498 (-536 500). Kjøp treningsutstyr er overskrida, innkjøpsstopp er iverksett. HAND: -85 322 (-93 300). Kjøp treningsutstyr er så vidt overskrida, innkjøpsstopp er iverksett. ALL: 4 281 (1 500). Full kontroll. SYMJ: -3 459 (-7 000). Full kontroll. INN: 0 (-17 000). Full kontroll. HUS: -182 548 (-213 000). Andre kostnader lokalet (vedlikehald) vil bli overskriden, men dette er eit år utanom det vanlege då vi har ein mann i arbeidstrening 6 timar dagen, 5 dagar i veka, og han må ha det han må ha for å få gjort jobben sin her på huset. STE: -46 059 (86 750). Ikkje komplett. Spons vart utfakturert få dagar etter denne rapporten er teken ut. SYK: -17 989 (-11 400). Skal sjekke med regnskapsfører kva det eine usikre beløpet er. MEN: -319 (0). Løpet er på kommande laurdag. KÅR: 83 972 (120 500). Spons (50 000) ført på HOV, og litt sviktande is-sal i Kiosk, burda hatt ein Kiosk til pga. mykje kø i dei som var. Vedtak: Tatt til etterretning Sak 3 Hallkomiteen Bakgrunn: 2. gangs reguleringsplan for Troppene vart vedteke i kommunestyret i går. Komiteen hadde møte med Idrettskonsulentane i fylkeskommunen og kommunen denne veka. Saker var avklaring i kva som utløyser tippemidlar, grovskisser og utleige i forhold til kva som er kommersielle leigetakarar og kva som ikkje er. Det neste steget er å lage funksjonsbeskrivelse av hallen. Vedtak: Hovudstyret avventar på innstilling på funksjonsbeskrivelse. Byggekomité bør opprettast innan jul. 2
Bjørnar Måleng ønskjer protokollert at han ikkje kan ha noko formell rolle i byggeprosessen på grunn av jobbsituasjon. DL sjekkar fordelar og ulempar med å opprette eit AS (Geir IK, Tveit Rekneskap, Haugesund Sparebank). Korleis fungerer det med pengeoverføringar etc., sjekke selskapsmodellar for hall. Sak 4 VippsGO Bakgrunn: Etter å ha kome i gang med VippsGO, og sett korleis dette fungerer i praksis, så har eg sett på rapportane at det er ulike måtar folk brukar det (både dei som står i Kiosk, og dei som har betalt). Her er fordelar og ulemper med løysingane. Vedtak: Saken vert utsett til neste møte. Sak 5 Ny Sponsormatrise for 2018, 2019 og 2020 Bakgrunn: Den gamle matrisa for kva sponsoravtaler går ut ved årets slutt, og dagleg leiar skal i haust ut i marknaden for å selje avtaler fom. 2018, og ønskjer ei styrebehandla matrise for kva sponsorpakkane skal innehalde og kva prisar som skal setjast, samt kva forhandlingsfriheit dagleg leiar får. Forslag til ny matrise ligg ved saksdokumenta ved innkallinga til møtet. Styret såg på DL sitt forslag til ny matrise. I 2017 har Falkeid IL 63 inntektsbringande samarbeidsavtaler, desse er fordelt slik: General: 2 Gullpartner: 1 Sølvpartner: 3 Bronsepartner: 4 Partner: 6 Skilt: 37 Anna: 1 Steinsvik og MA-løp: 10 (7+3) Forslag til vedtak: Hovudstyret godkjente einstemmig matrisa DL la fram. Sak 6 Aksjonsliste sponsorarbeid hausten 2017 Nokre samarbeidspartnerar har utgåande avtale i 2017, og nokon nye samarbeidspartnerar er i kikerten. Dagleg leiar legg fram forslag til aksjonsliste mtp. sponsorarbeid framover hausten. Vedtak: Dagleg leiar gjennomfører møter med alle dei nemnde aktørane i aksjonslista. Styrerepresentantane Tom Inge eller Bjørnar vert med på dei møta som høver. Sak 6 Status- sesongstart Allidrett Bakgrunn: Vi ønskjer Lillian Bakke velkommen som ny leiar i Allidrett Vi henviser til årshjulet i Klubbhandboka, og svarar på spørsmåla hennar. Vedtak: Lillian skal ha møte med trenarane før oppstart, oppstart er onsdag etter haustferien. Ho skal også ha eit trenarmøte før jul. Og brukar Falkeid Allidrett på FB til å kommunisere dette ut til trenarar og foreldre. Ho vil også ta med PC/nettbrett/Ipad på dei første treningane, slik at nye medlemmer melder seg inn via Bli Medlem på vår nettside. Deretter «hentar ho 3
inn» alle som er med på Allidretten inn i «spelarstallen» i KX-web. DL er behjelpeleg ved behov. Sak 7 Status- sesongstart Innebandy Bakgrunn: Jobbar med «Fortsatt med», som skal fange ungdommar i alderen 16-19 som dett frå aktivitetane fotball og handball. Støtta frå Folkepulsen i 2016, trekkast attende. Innebandygruppa vurderer å leggje inn ei innstilling til neste årsmøte, om at Falkeid IL melder seg inn i Norges Bandyforbund. Dette inneber medlemskontingent for FIL på 500kr. Samt lisens for kvar aktive spelar (i seriespel) som betalast av alle spelarane sjølv, direkte til NB. For ungdomsspelarar er dette ca. 500 pr. spelar, og dette inneber forsikring. Utan medlemskap i NB, er det ingen forsikring. I NIF er kunn våre medlemmer opp til 13 år forsikra. Vaksne er ikkje, dvs. alle som er med på Innebandy i Falkeid IL pr. i dag. Vedtak: Innebandygruppa fortsett det gode arbeidet. Og skal på nytt søke om støtte frå Folkepulsen til «Fortsatt med», fristen er 13 oktober. DL skal dele ut spørjeskjema i 10 klasse. Sak 8 Status- sesongstart Handball Bakgrunn: Full rulle inn i ny sesong, 6 årslag, 8 årslag, 9 årslag, 10årslag, 11årslag, 12 årslag og 14 årslag. 4 jenter er teke ut til HTU i regi Haugaland Handballklubb. Mange trenarar og spelarar manglar i registeret i KX-web. Alle på dei yngste laga. Vedtak: Fortsett det gode arbeidet. Bli Medlem-linken må delast, slik at alle uregistrerte spelarar og trenarar kan leggje seg inn i laga i KX-web. Treningsavgift Handball er fakturert. Sak 9 Status - sesongstart Symjing Bakgrunn: Ingen badevakter andre enn Johanna. Uansett, avventar vi tilbakemelding frå idrettskonsulenten som har sagt at det er endringar i anmarsj. Dei potensielle endringane vil gå utover tilbodet allereie frå starten i år. Trening er førebels saman med TKKK, tysdagar 17.30 til 18.30. Vedtak: Vi avventar og ser kva kommunen seier. Vi trengbadevakter! Oppstart etter haustferien er planen. Målgruppe: 3 10 år. Ta kontakt med Johanna, som kursar. Johanna informerer om at dette er hennas siste år som leiar for Symjinga i Falkeid IL. Sak 10 Eventuelt O-sak 1 Dagleg leiar har jobba sidan sist Medlemsservice, sponsorarbeid, sponsormøter, fakturering og etterarbeid Steinsvikritt, oppfølging av Øyvind og møte med NAV. Søkt Gjensidigestiftelsen om stønad til Falkeidfondet, søknadssum 30 000 kroner. Oppklaringsmøte/arbeidsfordelingsmøte med Husstyret som berre har 2 medlemmer no. Oppfølging av el-sikkertheit og oppjusteringar på huset. Utleigeadministrasjon. 4
O-sak 2 Revisjon av Klubbhandbok (etter innspel frå fotballstyret). Punkt 4.7 Eksisterande Kompistiltak. Frukt er teke vekk frå Kompis Kampvert sine oppgåver, instruks for Kampvert er lagt til. Endringar i Husstyreinstruks. Lagt ut oppdatert versjon på nett. Møteplan styret 25 okt. 29 nov 13 des Referent Mikael Benjamin Myklebust 5