Telefonbrukergrensesnitt Brukerhåndbok OneBox
OneBox BRUKERHÅNDBOK 1/LZT 108 4170/NO R1A Copyright 1998-2003. Ericsson Enterprise AB. Med enerett. Dette dokumentet inneholder rettighetsbeskyttet informasjon som er beskyttet av lover om opphavsrett. Ingen del av dette dokumentet kan reproduseres eller overføres i noen form eller på noen måte, verken elektronisk eller mekanisk, inkludert fotokopiering, opptak eller med noe informasjonslagrings- og gjenfinningssystem, eller oversettes til noe annet språk, uten forutgående skriftlig tillatelse fra Ericsson Enterprise AB, Stockholm, Sverige. Informasjonen i dette dokumentet kan være gjenstand for endringer uten forutgående varsel. Ericsson gir ingen garantier av noe slag med hensyn til dette materialet, inkludert, men ikke begrenset til underforståtte garantier om salgbarhet og egnethet for et bestemt formål. Ericsson skal ikke være ansvarlig for feil i materialet eller for tilfeldig eller følgemessig skade i forbindelse med tilveiebringelsen, utførelsen eller bruken av dette materialet. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Innholdsfortegnelse Innhold Side Innholdsfortegnelse... 1 Velkommen... 2 Hvordan bruke denne håndboken... 3 Innføring i telefonbrukergrensesnittet... 4 Generell informasjon... 4 Komme i gang... 7 Meldingshåndtering... 12 Håndtere innkommende meldinger... 12 Lage nye meldinger... 16 Videresende til telefaks (faksnummer)... 18 Tilpasse OneBox... 20 Andre funksjoner... 28 Nyttige tips... 31 Stikkord... 37 Abonnentinformasjon Når du bruker OneBox, trenger du disse opplysningene. Fyll ut denne rammen med informasjon du får fra den systemansvarlige for å ha den lett tilgjengelig. Nummeret til abonnentpostkassen:... Externt OneBox-linjenummer:... Tilleggstaster for å bruke OneBox:... Internt OneBox-linjenummer:... Systemansvarlig:... Systemansvarligs linjenummer:...postkasse:... Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 1
Velkommen Velkommen til brukerhåndboken om OneBoxtelefonbrukergrensesnittet, det samlende meldingsverktøyet fra Ericsson. Med OneBox kan du åpne og administrere alle meldingene dine, både tale, fakser og e-post, med en enkelt telefonsamtale. Denne brukerhåndboken gir en innføring i de avanserte meldingsfunksjonene i OneBox ved bruk av telefonbrukergrensesnittet ( Telephone User Interface, TUI ), grensesnittet du benytter hver gang du ringer opp postkassen. Du kan begynne å bruke telefonbrukergrensesnittet så snart postkassen, som kalles en abonnentpostkasse, er konfigurert. En enkel veiledning (stemme) leder deg gjennom systemet. I begynnelsen vil du kanskje bare bruke noen av funksjonene, for eksempel gjøre grunnleggende ting som å lytte til og sende talemeldinger. Men etter hvert som du blir mer kjent med OneBox, kan du begynne å bruke de kraftige meldingshåndteringsfunksjonene for å spare tid og arbeide mer effektivt. Du kan for eksempel få OneBox til å vise de siste meldingene først eller vise dem i den rekkefølgen de mottas. For å få rask tilgang til meldingene du ønsker, enten det er tale, fakser eller e-post, kan du få vist meldingene etter type. Hvis du betjener en rekke viktige kunder, kan du sette OneBox til å varsle deg umiddelbart når en melding mottas, også til personsøkeren eller mobiltelefonen. Hvis du ikke er på kontoret, kan innringerne få beskjed om dette gjennom en ikke til stede-melding. Du kan også sørge for at viktige meldinger blir tatt hånd om umiddelbart ved automatisk å videresende alle meldinger eller utvalgte meldinger til en annen person. Så enten du er på kontoret eller er på reisefot, kan du likevel åpne og administrere meldinger til nytte for deg og dine kunder. 2 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Hvordan bruke denne håndboken Når du skal bruke denne håndboken, finner du den ønskede prosedyren i innholdsfortegnelsen. Den første delen av hvert avsnitt inneholder generell informasjon om de tilgjengelige funksjonene. De neste sidene viser tastetrykkene for hver funksjon. Når du skal bruke en funksjon, følger du fremgangsmåten som starter på begynnelsen av den aktuelle funksjonen og går gjennom tastetrykkene som vises. Når du får alternativer, kan du hoppe nedover listen til ønsket funksjon. Det gis også tips om mer avansert bruk av forskjellige OneBox-funksjoner. Hvis det er første gang du bruker OneBox, må du sørge for å lese denne håndboken nøye. Når du er kjent med de grunnleggende funksjonene, kan du se på OneBox-referansekortet for å finne de aktuelle tastetrykkene raskt. Denne håndboken dekker telefonbrukergrensesnittet til OneBox Voice og OneBox Unified Messaging. Enkelte funksjoner i OneBox er tilleggsfunksjoner og er kanskje ikke tilgjengelige i ditt system. Spesielt gjelder følgende unntak for OneBox Voice-systemer: OneBox Voice støtter bare talemeldinger OneBox Voice støtter ikke håndtering av faksmeldinger, e-postmeldinger eller beslektede funksjoner som Unified Messaging eller tekst til tale. Hvis du har spørsmål om OneBox, tar du kontakt med den systemansvarlige, som er den som er ansvarlig for OneBoxsystemet i din organisasjon. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 3
Innføring i telefonbrukergrensesnittet Generell informasjon Med OneBox-telefonbrukergrensesnittet kan du håndtere følgende meldingstyper: Tale Faks E-post Meldingshåndteringsfunksjoner Unified Messaging via telefonen Merk: Faks og e-post er valgfrie funksjoner som kanskje ikke er tilgjengelige i ditt system eller for alle brukere av systemet. Når du ikke er på kontoret, er telefonen det mest praktiske verktøyet til å administrere meldinger. På reise er telefonen den vanligste og mest anvendelige enheten for sending og åpning av meldinger. Men bruken har tradisjonelt vært begrenset til talepost. OneBox-telefonbrukergrensesnitt har fleksible funksjoner for håndtering av alle dine innkommende tale-, faks-, og e-postmeldinger. OneBox gjør det like enkelt å hente frem og administrere faksog e-postmeldinger som talemeldinger. Du kan åpne, besvare og videresende alle tre meldingstypene fra en hvilken som helst telefon. Der du har en telefon, har du også tilgang til meldingene dine. OneBox-telefonbrukergrensesnittet tilbyr en rekke andre funksjoner. Separate meldingskøer, mulighet til å åpne meldinger etter type og viktighet og gruppebehandling er bare noen få av de kraftige og tidsbesparende funksjonene som forenkler administrasjonen av meldingsstrømmen. Ring fra en hvilken som helst telefon for å høre hvor mange meldinger som venter, hvem de er fra, når de ble mottatt og hvilken prioritet hver melding har. Lagre eller slett hvilke som helst av meldingene (tale, faks og e-post). 4 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Innføring i telefonbrukergrensesnittet Ved hjelp av gruppebehandling kan du håndtere flere meldinger med en enkelt kommando. På den måten kan du spare verdifull tid ved å velge flere meldinger og behandle dem under ett med én kommando. Så hvis du bare har tid til å lytte til meldingene, men ikke svare på dem, kan du raskt velge alle meldingene som krever umiddelbar oppmerksomhet, og videresende dem med én kommando og en enkelt talekommentar til en OneBox-abonnent. Når du er på reise, kan du også videresende alle faks- og e-postmeldinger samtidig til hotellets telefaks. Dette gjør telefonen til et virkelig universelt meldingshåndteringsverktøy, der du mottar alle typer meldinger uten noe annet enn en telefon. Hva kan du gjøre? Faks- og e-postmeldinger håndteres med de samme kommandoene som talemeldinger, slik at meldingshåndteringen blir mye enklere. Når du tar hånd om innkommende meldinger, kan du: Lytte til innkommende talemeldinger. Lytte til talekommentarer som er vedlagt innkommende faksmeldinger (hvis tilgjengelig fra en annen abonnent). Lytte til innkommende e-postmeldinger etter hvert som OneBox leser dem for deg over telefonen med tekst-tiltale-konvertering. Bruke de samme avspillingsfunksjonene som til talepost, inkludert start/ stopp/gjenoppta, tilbake, frem, kontrollere hastighet og volum på meldingsavspilling, og så videre. Vise innkommende e-postmeldinger eller faksmeldinger ved å videresende dem til en telefaks. Svare på hvilke som helst innkommende meldinger (e-post, faks eller tale) med en talemelding til en eller flere OneBox-abonnenter. Eller ringe linjenummeret til avsenderen. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 5
Innføring i telefonbrukergrensesnittet Videresende hvilke som helst innkommende meldinger (e-post, faks eller tale) og legge til en valgfri talekommentar (merknad) til en eller flere OneBoxabonnenter. Videresende hvilke som helst innkommende e-postmeldinger eller faksmeldinger til en telefaks. Merk: Den siste funksjonen er den samme som Vise innkommende faksmeldinger ved å videresende dem til en telefaks. Dette gjør meldingen tilgjengelig for hvem som helst. Når du lager nye meldinger, kan du: Lage (lese inn) og sende en ny talemelding til en eller flere OneBox-abonnenter. Lage og sende en ny faksmelding, eventuelt legge til en talekommentar, til en eller flere OneBox-abonnenter fra en faksutstyrt telefon. Merk: Tekst-til-tale for e-postmeldinger er en funksjon som bare er tilgjengelig på enkelte språk. 6 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Komme i gang Komme i gang Åpne abonnentpostkassen OneBox leder automatisk nye brukere gjennom prosessen med å konfigurere postkassene. Hvis du ikke blir ledet gjennom prosessen, følger du denne fremgangsmåten for å lese inn navnet ditt og en personlig hilsen og angi sikkerhetskode. Det er viktig at du konfigurerer postkassen før du bruker OneBox. Merk: Alle OneBox-systemer er konfigurt forskjellig, så forhør deg med den systemansvarlige angående nøyaktig konfigurering. Ring det interne eller eksterne OneBoxtelefonnummeret Tast eventuelle andre taster som systemet krever Systemet vil være konfigurert for å godta bestemte taster, som #. Skriv nummeret til abonnentpostkassen din Oppgi sikkerhetskoden Første gang du åpner postkassen, kan sikkerhetskoden være satt til standardkoden for systemet. Hvis veiledningsprogrammet for konfigurering av postkassen er satt opp, vil du automatisk bli ledet gjennom fremgangsmåtene for endring av sikkerhetskoden og innlesing av navn og hilsen. Hvis ikke, utfører du de neste tre trinnene for å konfigurere postkassen. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 7
Komme i gang Trinn 1. Endre sikkerhetskode Åpne abonnentpostkassen Som beskrevet for forrige side. Tast for å åpne PhoneManager Tast for å åpne menyen Personlige innstillinger Tast for å endre sikkerhetskoden Oppgi en ny numerisk sikkerhetskode når du blir bedt om det, og tast Sikkerhetskoden består at et tall mellom systemets angitte minimumstall og maksimalt 15 sifre. Spør den systemansvarlige om minimumslengden på sikkerhetskoden i systemet. Forsøk å unngå enkle kombinasjoner som postkassenummeret ditt eller 1234. Du må kanskje endre sikkerhetskoden regelmessig, avhengig av hvilke valg den systemansvarlige har gjort. I så fall vil du bli varslet ved pålogging når sikkerhetskoden utløper. Hvis sikkerhetskoden utløper, kan du fremdeles åpne postkassen og endre den, men du kan ikke lytte til eller sende meldinger. Bekreft den nye sikkerhetskoden ved å skrive den på nytt og tast OneBox forteller deg at sikkerhetskoden er endret. 8 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Komme i gang Trinn 2. Lese inn navnet ditt for å identifisere postkassen Når du har endret sikkerhetskoden, vil du komme tilbake til menyen Personlige innstillinger. Fra denne menyen: Tast for å lese inn navnet ditt Når du leser inn navnet, tar du ikke med noen innledning av typen Hei, dette er.... OneBox sørger allerede for en innledning. Tast for å starte innlesingen, og si deretter navnet ditt Tast på nytt for å stoppe innlesingen Alternativer: Etter innlesingen av navnet kan du: Tast for å høre på navnet Tast for å slette navnet og starte på nytt Når du er fornøyd, taster du for å lagre innlesingen Tast for å annullere og gå tilbake til menyen Personlige innstillinger uten å lagre innlesingen Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 9
Komme i gang Trinn 3. Lese inn hilsener for postkassen I OneBox kan du ha to forskjellige hilsener: en som brukes når du snakker i telefonen og en for andre situasjoner, for eksempel når du ikke er på plassen din eller er på ferie. Når du har tatt opp navnet ditt, vil du komme tilbake til menyen Personlige innstillinger. Fra denne menyen: Tast for å lese inn en personlig hilsen Tast for å lese inn hilsenen som skal brukes når linjen er opptatt Merk: Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige. Tast for å lese inn standardhilsenen som skal brukes i vanlige tilfeller Tast for å starte innlesingen, og si deretter hilsenen som du ønsker at innringerne skal høre Tast på nytt for å stoppe innlesingen Det kan være nyttig å skrive ned hilsenen før du foretar innlesingen. Alternativer: Etter innlesingen av hilsenen kan du: Tast for å høre på hilsenen Tast for å slette hilsenen og starte på nytt Når du er fornøyd, taster du for å lagre innlesingen Tast for å annullere og gå tilbake til menyen Personlige innstillinger uten å lagre innlesingen 10 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Komme i gang Når du har lest inn hilsenen, må du gå ut av PhoneManager. Tast for å gå ut av PhoneManager Du er nå klar til å bruke OneBox. Nå kan du gå ut av systemet eller bruke hurtigreferansekortet og begynne å utforske de mange funksjonene i OneBox. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 11
Meldingshåndtering Håndtere innkommende meldinger Hver gang du åpner postkassen, forteller OneBox deg hvor mange nye og lagrede meldinger du har. Du har flere valgmuligheter når du skal håndtere disse meldingene. Du kan for eksempel: Lytte til talemeldinger og talekommentarer som er vedlagt faks- og e-postmeldinger (tekst-til-tale-konvertering). Lagre eller slette meldinger. Hente slettede meldinger. Vise faks- eller e-postmeldinger ved å videresende dem til en telefaks (se avsnittet Videresende til telefaks ). Videresende en melding til én eller flere abonnenter. Svare på en melding ved umiddelbart ved å sette over til avsenderen eller ved å lese inn et svar. Lytte på nye eller lagrede meldinger eller hente slettede meldinger Åpne abonnentpostkassen Tast for å lytte til nye meldinger ELLER Tast for å lytte til lagrede meldinger ELLER Tast for å hente slettede meldinger Meldingstype: Velg deretter et av følgende alternativer: Tast for å åpne talemeldinger Tast for å åpne faksmeldinger Tast for å åpne e-postmeldinger 12 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Tast for å åpne meldinger fra eksterne innringere Tast for å åpne meldinger fra en bestemt postkasse Tast for å åpne alle meldinger Alternativer: Når du har valgt hva slags meldinger som skal åpnes, kan du utføre en rekke forskjellige handlinger: Tast for å stanse/gjenoppta lytting til en melding Ved pause kan du også: Øke hastigheten ved å taste 4 eller redusere hastigheten ved å taste 7 én eller flere ganger. Øke volumet ved å taste 6 eller redusere volumet ved å taste 9 én eller flere ganger. Sette et bokmerke ved å taste 5. Bare ett bokmerke per melding er tillatt. Gjenoppta lytting fra bokmerke ved å taste 8 fra hvor som helst i meldingen. Endre avspillingsspråket som brukes ved tekst-til-tal e-konvertering av e-postmeldinger ved å taste 3. Fortsette lytting ved å taste 1. Tast for å videresende meldingen til én eller flere abonnenter Følg veiledningen (stemmen). Tast for å gå 5 sekunder tilbake Gjentar en bit på 5 sekunder av meldingen. Tast for å slette denne meldingen Du kan hente frem igjen alle slettede meldinger før du går ut av postkassen. Når du avslutter, sletter OneBox disse meldingene. Tast for å lagre meldingen for fremtidig bruk Husk systemets tidsbegrensning for oppbevaring av meldinger. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 13
Meldingshåndtering Tast for å gå gjennom meldingen på nytt Tast for å hoppe til neste melding Tast for å svare mens du lytter på meldingen Les inn et svar til avsenderen ved å taste 2 eller til en annen abonnent ved å taste 1. Sett over til avsender ved å taste 3 (hvis avsenderen er internt i organisasjonen) eller 4 (hvis avsenderen er ekstern). Tast for å hoppe 5 sekunder frem Hopper gjennom meldingen i 5-sekunders intervaller. Tast mens du lytter på en melding for å aktivere alternativene for info/gruppevalg Hent avsenderens navn og leveringsinformasjon ved å taste 0 en gang til. Merk gjeldende melding for gruppebehandling ved å taste 1. Merk alle meldinger ved å taste 7. Opphev merkingen av gjeldende melding ved å taste 2. Opphev merkingen av alle meldinger ved å taste 8. Merk: Hvis du lytter til meldinger etter type, vil alle meldinger av den typen bli merket eller opphevet. Tast for å få hjelp Med denne tasten kan du gå gjennom alle menyalternativene. Tast for å annullere eller avslutte Tast en gang for å annullere denne funksjonen. Tast flere ganger for å avslutte. 14 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Åpne utvalgte meldinger Åpne abonnentpostkassen Tast for å åpne utvalgte meldinger Alternativer: Velg ett av følgende alternativer: Tast for å lytte til de utvalgte meldingene Når du lytter til de valgte meldingene, kan du utføre en rekke handlinger på meldingene, som beskrevet i avsnittet Lytte til nye eller lagrede meldinger: Meldingstype og alternativer. Tast for å videresende en gruppe meldinger Tast for å slette en gruppe meldinger Tast for å lagre en gruppe meldinger Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 15
Meldingshåndtering Lage nye meldinger Lese inn og sende meldinger Du kan raskt lage (lese inn) og sende en melding til én eller flere abonnenter med noen få enkle trinn. Det finnes en rekke alternativer for å styre selve innlesingen og leveringen av meldingen. Du kan for eksempel: Lage og sende en ny talemelding til en eller flere abonnenter. Gå gjennom og redigere meldingen du leser inn. Slette meldingen og starte på nytt. Angi hastestatus slik at mottakeren får vite at meldingen haster. Angi fremtidig levering slik at meldingen blir levert på et senere tidspunkt. Begrense videresending for å hindre at konfidensielle meldinger blir videresendt til andre abonnenter. Be om kvittering slik at du kan kontrollere at meldingen blir mottatt. Legge ved en faks til en melding. Åpne abonnentpostkassen Tast for å lese inn og sende meldinger Oppgi postkassenummeret til meldingsmottakeren Merk: Bruk abonnentkatalogen til å slå opp postkassenumre du ikke kjenner. Tast for å åpne abonnentkatalogen om nødvendig Bruk abonnentkatalogen til å slå opp postkasser du ikke kjenner. Alternativer: Når du har oppgitt mottakerens postkassenummer, kan du utføre en rekke handlinger på meldingen: Tast for å stanse/gjenoppta ved innlesing av en melding 16 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Tast for å gå 5 sekunder tilbake Når du går gjennom meldingen, kan du hoppe tilbake i meldingen i 5-sekunders intervaller. Tast for å slette meldingen du leser inn, og starte på nytt Tast for å sende meldingen Følg veiledningen (stemmen) hvis du skal sende meldingen til mer enn én person. Tast for å gå gjennom meldingen før den sendes Tast for å hoppe 5 sekunder frem Når du går gjennom meldingen, kan du hoppe fremover i meldingen i 5-sekunders intervaller. Tast for å bruke alternativene for meldingsruting Du kan velge blant disse handlingene. OneBox gir veiledning når du har trykket på den aktuelle tasten. Hvis du vil angi fremtidig levering av meldingen, taster du 1. Hvis du vil angi hastestatus, taster du 2. Hvis du vil begrense videresending, taster du 3. Hvis du vil Legge ved en faks til meldingen (krever Fax Server), taster du 4. Du må ringe fra en telefaks for å bruke denne funksjonen. Hvis du vil be om kvittering for mottak, taster du 5. Hvis du vil legge igjen et telefonnummer der du kan nås, taster du 8. Tast for å få hjelp Med denne tasten kan du gå gjennom alle menyalternativene. Tast for å annullere eller avslutte Tast én gang for å annullere denne funksjonen. Tast flere ganger for å avslutte. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 17
Meldingshåndtering Videresende til telefaks (faksnummer) Skrive ut en e-post- eller faksmelding på en telefaks Du kan skrive ut en e-post- eller faksmelding ved å videresende den til en telefaks. I OneBox kan du skrive ut når som helst og på en hvilken som helst telefaks. Men for å bruke denne funksjonen må OneBox-systemet ha tilgang til Fax Server. Slik skriver du ut en e-postmelding: Åpne abonnentpostkassen Tast for å lytte til nye meldinger ELLER Tast for å lytte til meldinger etter type (hvis konfigurert) ELLER Tast for å lytte til lagrede meldinger Tast for å videresende når den aktuelle e-post- eller faksmeldingen er åpnet Oppgi nummeret til faksleveringspostkassen (tilgjengelig hos den systemansvarlige) for telefaksen du vil bruke Hvis du angir en faksleveringspostkasse som spør etter et telefonnumer, følger du denne fremgangsmåten: Oppgi telefonnummeret og tast Tast for å bekrefte at nummeret er riktig Oppgi linjenummeret eller telefonnummeret og tast Linjenummeret eller telefonnummeret identifiserer telefaksen. 18 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Tast for å bekrefte at nummeret er riktig Tast for å skrive ut meldingen når du blir bedt om å lese inn en innledning Merk: Du bør ikke lese inn en innledning når du videresender en e-postmelding til en telefaks. Tast 5 for å sende meldingen til utskrift umiddelbart. Tast for å videresende meldingen til en annen telefaks eller en annen person ELLER Tast for å avslutte Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 19
Meldingshåndtering Tilpasse OneBox OneBox har en rekke funksjoner som gir deg mulighet til å tilpasse måten systemet fungerer på. Du kan bruke disse PhoneManager-funksjonene når som helst for å endre systemet slik at det oppfyller dine skiftende behov. For eksempel: Umiddelbar meldingsvarsling - OneBox ringer deg når det kommer en ny melding til postkassen. Du kan angi varsling bare for hastemeldinger, meldinger fra en bestemt postkasse og bestemte meldingstyper som tale, faks eller e-post. Du kan angi varsling for bestemte tider av døgnet og dager i uken, og lage en personlige ringeliste med opptil ni telefon- eller personsøkernumre. Ved hjelp av SMS-varsling kan OneBox underrette deg om nye meldinger på en SMS-mobiltelefon eller alfanumerisk personsøker. Daglig meldingspåminnelse - OneBox ringer deg på samme tid og sted hver dag for å levere oppringninger som er mottatt. Bare oppgi klokkeslettet når du vil bli varslet og telefonnummeret som skal ringes. Automatisk videresending - gjør det mulig å videresende meldinger automatisk til en bestemt postkasse. Funksjonsalternativer gjør det mulig å videresende bare hastemeldinger, meldinger fra en bestemt postkasse eller meldinger av en bestemt type (tale og faks). Du kan også velge når meldingene skal videresendes, dvs. tiden på døgnet og dagen i uken. Meldingspresentasjon - gjør det mulig å tilpasse hvordan OneBox presenterer meldinger, slik at du kan lytte til de meldingene du vil høre først. OneBox kan presentere meldinger basert på type, hastestatus og når de ble levert (først inn, først ut eller sist inn, først ut). Når du setter OneBox til å presentere meldinger etter type, avspilles det en ekstra meny når du trykker en tast for å lytte til meldinger, der du kan velge hvilken meldingstype du vil åpne: tale, faks, e-post, eksterne meldinger eller meldinger fra en bestemt postkasse. 20 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Ikke til stede-hilsen - Hvis du skal være borte fra kontoret en dag eller mer, kan du lese inn en ikke til stede-hilsen for å fortelle innringere at du er ute. Du kan også fortelle når du vil være tilbake og om du vil sjekke meldingene dine eller ikke. Avhengig av hvor lenge du vil være borte, kan du be den systemansvarlige om å konfigurere postkassen slik at den ikke mottar meldinger. Når du kommer tilbake, slår du bare av ikke til stede-hilsenen når du logger deg på, og den vanlige hilsenen vil automatisk overta. Samtaleskjerming og samtaleblokkering - Ved samtaleskjerming kan du finne ut hvem som ringer linjenummeret ditt, og deretter ta samtalen eller la innringeren legge igjen en beskjed. Ved samtaleblokkering blir alle innringere som rutes av OneBox-systemet, automatisk satt til postkassen. Linjespesifikk behandling (Extension Specific Processing/ESP) - Hvis du har spesielle samtalehåndteringsbehov, kan du med denne funksjonen gi innringerne andre alternativer enn å legge igjen beskjed eller taste 0 for å få sentralbordet. Før denne funksjonen kan brukes, må den systemansvarlige konfigurere ESP for deg. Enkelte funksjoner kan være begrenset eller utilgjengelige. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet og for å få mer informasjon om disse PhoneManager-funksjonene. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 21
Meldingshåndtering Bruke personlige innstillinger Åpne abonnentpostkassen Tast for å åpne PhoneManager Tast for å åpne menyen Personlige innstillinger Personlige innstillinger: OneBox (stemmen) sørger for å veilede deg gjennom disse funksjonene. Tast for å endre innstillingen for meldingsvarsling OneBox forteller deg om denne funksjonen er på eller av. Du kan endre status for funksjonen eller redigere oppsettet ved å taste 3. OneBox leder deg gjennom prosessen med å identifisere meldingene du vil bli varslet om og når, og gir deg deretter mulighet til å oppdatere den personlige ringelisten. En personlig ringeliste kan inneholde opp til ni telefon- og personsøkernumre der du kan nås. OneBox vil ringe hvert av numrene på listen i den rekkefølgen de er oppgitt. Når du endrer en oppføring på listen, må du angi hvilket nummer i rekkefølgen den skal ha fra 1 til 9. Merk: Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige. Tast for å endre den daglige meldingspåminnelsen OneBox forteller deg om denne funksjonen er på eller av. Når du slår den på, må du oppgi tidspunktet og telefonnummeret du skal varsles på. Merk: Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige. Tast for å lese inn din personlige hilsen Den personlige hilsenen forteller innringerne at de har kommet til den riktige postkassen. I OneBox kan du ha tre forskjellige hilsener: opptatt, standard og ikke til stede. 22 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Hvis du skal lese inn en opptatthilsen 1 for tilfeller der du sitter i telefonen, taster du 1. Hvis du skal lese inn en standardhilsen som skal brukes når du ikke er på plassen din, taster du 2. Hvis du skal lese inn en ikke til stede-hilsen som skal brukes når du er på ferie eller reise, taster du 3. 1 Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet. Tast for å endre sikkerhetskoden Oppgi den nye sikkerhetskoden, og tast deretter #. Vi anbefaler at du endrer koden minst en gang i måneden for å opprettholde et høyt sikkerhetsnivå. Tast for å lese inn navnet ditt Hvis navnet allerede er lest inn, spiller OneBox det av og gir deg mulighet til å endre det. Tast for å lese inn en melding for en postkasse du sponser Du kan bruke denne funksjonen til å lese inn en melding for en eventuell ESP-postkasse (Extension Specific Processing). Hvis det finnes en innlesning, spiller Onebox den av og gir deg mulighet til å endre den. Merk: Du kan bare velge dette alternativet hvis du sponser en postkasse. Tast for å endre språkvalg Hvis postkassen kan hilse innringere på flere språk, kan du med denne funksjonen skifte språk slik at du kan lese inn den personlige hilsenen for hvert språk. Når du har byttet språk, vil veiledningen (stemmen) foregå på det nye språket bare i den aktuelle økten. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 23
Meldingshåndtering Bruke meldingsinnstillinger Tast for å endre SMS-varsling SMS-varsling (Short Message Service) sørger for informative tekstmeldinger om nye meldinger på LCD-skjermen til mobiltelefonen eller personsøkeren. Basert på hvordan postkassen er konfigurert, kan du bli varslet om nye hastemeldinger, alle nye talemeldinger og/eller nye faksmeldinger. OneBox forteller deg om denne funksjonen er på eller av. Du kan endre status for denne funksjonen eller redigere oppsettet ved å taste 3 og følge veiledningen for å oppgi mobilnummeret. SMS krever mobiltelefoner eller personsøkere som støtter denne funksjonen. Merk: Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige. Åpne abonnentpostkassen Tast for å åpne PhoneManager Tast for å åpne menyen Meldingsinnstillinger Meldingsinnstillinger: OneBox (stemmen) sørger for å veilede deg gjennom disse funksjonene. Tast for å lese inn navnet på en postkasse du sponser Du kan bruke denne funksjonen til å lese inn navnet på din ESP-postkasse (Extension Specific Processing). Hvis det finnes et navn, spiller OneBox det av og gir deg mulighet til å endre det. Merk: Du kan bare velge dette alternativet hvis du sponser en postkasse. 24 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Tast for å endre en personlig distribusjonsliste Bruk dette alternativet til å legge til eller fjerne abonnenter fra eventuelle personlige distribusjonslister du sponser. Hvis du ofte sender meldinger til den samme gruppen av abonnenter, kan du be den systemansvarlige om å sette opp en personlig distribusjonslistepostkasse. Med denne postkassen trenger du bare å oppgi ett nummer for å sende en melding til hele gruppen. Tast for å endre automatisk videresending OneBox forteller deg om denne funksjonen er på eller av. Du kan endre status for funksjonen eller redigere oppsettet ved å taste 3. OneBox spør deg om postkassen som meldingene skal videresendes til, og leder deg deretter gjennom prosessen med å identifisere meldingene du vil ha videresendt, og når. Du kan ikke automatisk videresende e-postmeldinger. Tast for å endre meldingspresentasjon OneBox kan presentere meldinger i den rekkefølgen de mottas (først inn, først ut) eller presentere de siste meldingene først (sist inn, først ut). Du kan også få OneBox til å presentere hastemeldinger før alle andre meldinger. Hvis du mottar mange faks- og e-postmeldinger, vil du kanskje få OneBox til å skille meldingene basert på type (tale, faks, e-post), slik at du kan velge den meldingstypen du ønsker tilgang til. Følg veiledningen i OneBox for å endre rekkefølgen for meldingspresentasjon. Tast for å endre innstillingene for meldingskonvolutter Konvoluttinformasjonen forteller når en melding ble sendt, med klokkeslett og dag eller dato, avhengig av når meldingen ble sendt. Du kan få OneBox til å gi konvoluttinformasjonen automatisk ved avspilling av hver melding. Du kan velge om du vil motta konvoluttinformasjonen før eller etter å ha lyttet til meldingen, eller bare på anmodning (ved å taste 0 og deretter 0 ved lytting til meldingen). Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 25
Meldingshåndtering Bruke automatiske betjeningsinnstillinger Åpne abonnentpostkassen Tast for å åpne PhoneManager Tast for å åpne Automatiske betjeningsinnstillinger Automatiske betjeningsinnstillinge r: OneBox (stemmen) sørger for å veilede deg gjennom disse funksjonene. Merk: De automatiske betjeningsfunksjonene kan være begrenset eller utilgjengelige. Forhør deg med den systemansvarlige. Tast for å endre samtaleskjerming Med samtaleskjerming kan du finne ut hvem som ringer før du bestemmer deg for å ta samtalen. Du kan deretter ta samtalen eller la innringeren legge igjen en beskjed. OneBox forteller deg om samtaleskjerming er på eller av. Tast 1 for å endre status for denne funksjonen. Tasten 1 fungerer som på/av-bryter for å slå samtaleskjerming på og av. Tast for å endre samtaleblokkering Med samtaleblokkering kan du arbeide uten å bli forstyrret av eksterne innringere. Når denne funksjonen er slått på, setter OneBox automatisk alle eksterne innringere til den personlige hilsenen, der de kan legge igjen en beskjed. OneBox forteller deg om samtaleblokkering er på eller av. Tast 1 for å endre status for denne funksjonen. Tasten 1 fungerer som på/avbryter for å slå samtaleblokkering på og av. 26 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Meldingshåndtering Tast for å endre linjespesifikk behandling (Extension Specific Processing/ESP) Ved hjelp av ESP kan du gi innringere en tilpasset talemeny i stedet for den personlige hilsenen. Denne menyen kan gi innringerne en rekke alternativer, som å sette over til en av dine medarbeidere, lytte til innleste meldinger, legge igjen en beskjed eller sende en faks. OneBox forteller deg om ESP er på eller av. Tast 1 for å endre status for denne funksjonen. Tasten 1 fungerer som på/av-bryter for å slå ESP på og av. Ta kontakt med den systemansvarlige for å bruke denne funksjonen. Tast for å bruke viderekobling Enkelte telefonsystemer støtter muligheten til å gi innringeren informative meldinger om hvorfor du ikke er tilgjengelig til å svare telefonen. Avhengig av hvilket viderekoblingsnummer du oppgir, kan innringerne få beskjed om at du er til lunsj, i et møte eller på ferie, før de får beskjed om hvilken dato og hvilket klokkeslett du er tilbake. Du kan sette en viderekobling slik at den starter umiddelbart, eller angi fremtidige viderekoblinger for planlagte aktiviteter som møter eller ferier. Følg veiledningen (stemmen) for å bruke denne funksjonen. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 27
Andre funksjoner Andre funksjoner du kan ha Unified Messaging OneBox tilbyr tilleggsfunksjoner som bedriften din kan ha kjøpt. Dette avsnittet beskriver disse funksjonene slik at du kan få en forståelse av hvordan de kan påvirke dine meldingsaktiviteter. Før du bruker noen av disse funksjonene, må du forhøre deg med den systemansvarlige for å finne ut om de er tilgjengelige og aktivert for din psotkasse. Unified Messaging (samlende meldingshåndtering) 1 integrerer OneBox-serveren med bedriftens e-postserver, slik at du kan utføre alle funksjonene som vanligvis gjøres via telefonen, med mer, direkte på PC en eller datamaskinen. Du kan se hvem som har sendt meldingene, når de ble sendt og hvor lange de er. Fordi du kan lytte til meldingene i vilkårlig rekkefølge, er det enkelt å ta hånd om de viktige først med et eneste museklikk. OneBox kan integreres med ledende e-postprogrammer som Microsoft Exchange/Outlook og Lotus Domino/Notes. Når systemet er integrert med et e-postprogram, kan du håndtere tale- og faksmeldinger via det e-postgrensesnittet du allerede bruker. Unified Messaging kan du også åpne e-post på telefonen, slik at du får mulighet til å sjekke alle meldinger selv om du ikke er på kontoret. Du kan deretter administrere e-posten med de samme kommandoene som brukes til tale- og faksmeldinger. Du kan for eksempel gjøre følgende fra en telefon: Lytte til e-postmeldinger hvis OneBox-systemet har teksttil-tale-funksjonen. 1 Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet. 28 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Andre funksjoner Svare på en e-postmelding med en talemelding. Du kan svare på e-post selv om den er sendt av noen utenfor bedriften. Meldingens avsender mottar e-postmeldingen med en vedlagt talemelding i form av en.wav-fil, som kan spilles av på alle datamaskiner med høyttalere. Videresende en e-postmelding med talekommentarer til en eller flere abonnenter. Når du videresender en e-postmelding med talekommentarer, mottar meldingsmottakerne en e-postmelding med en vedlagt talemelding i form av en.wav-fil. Skrive ut 2 e-post ved å videresende den til en telefaks. Du kan skrive ut e-postmeldinger når som helst og på en hvilken som helst telefaks. Administrere fakser 2 er en integrert del av Unified Messaging. For å støtte dette inkluderer OneBox Unified Messagingløsningen RightFAX Enterprise Fax Server, slik at du kan administrere faksmeldinger på omtrent samme måte som du administrerer talemeldinger. Du kan motta fakser fra utenfor bedriften direkte på PC en eller datamaskinen og dermed frigjøre deg fra å måtte vente på telefakser eller bekymre deg om at fakser kan bli borte hvis du ikke er til stede. Du kan også åpne faksmeldinger over telefonen. 2 Denne funksjonen krever RightFAX Enterprise Fax Server. Når et system er konfigurert for å bruke Unified Messaging, må den systemansvarlige konfigurere postkassen slik at den bruker Large Mailbox Enumeration. Det betyr at OneBoxserveren vil hente meldingene fra e-postserveren i mindre grupper, i motsetning til å hente alle meldingene på en gang. Dette gjør tilgangen til meldinger raskere for brukere som har hundrevis eller kanskje tusenvis av meldinger på sine e-postkonti. Som bruker vil du få en litt annerledes veiledning når du bruker denne funksjonen. Den systemansvarlige vet om du har denne funksjonen aktivert og kan gi deg ytterligere assistanse. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 29
Andre funksjoner Nettverk Voice Intercept Messaging (VIM) Ved hjelp av nettverk kan du sende og motta talemeldinger til og fra andre kontorer. Hvis bedriften har filialer, eller hvis du ofte kommuniserer med leverandører og kunder, kan du kommunisere med abonnenter på disse fjerntliggende stedene like enkelt som med abonnenter ved ditt eget kontor. Med VIM (Voice Intercept Messaging) kan du gi innringerne informative meldinger om hvorfor du ikke er tilgjengelig til å svare på telefonen. Viderekoblingshilsenen kan for eksempel si ute til lunsj eller i et møte, og deretter angi når du kan være tilbake. Innringerne kan deretter bestemme om de vil legge igjen en beskjed, settes over til sentralbordet eller en medarbeider, settes over til mobiltelefonen eller et annet nummer, eller høre menyalternativene på nytt på et annet språk. Du kan sette en viderekobling slik at den starter umiddelbart, eller angi fremtidige viderekoblinger for planlagte aktiviteter som møter og ferier. 30 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Nyttige tips Tips om håndtering av innkommende meldinger Endre meldingsvolumet for å høre meldingene bedre. Når du lytter til en melding, synes du kanskje at det er vanskelig å høre personens stemme. Den kan være for høy eller lav til at den er komfortabel å lytte til. Du kan stanse avspillingen av meldingen (tast 1), og deretter taste 6 for å øke volumet eller 9 for å redusere volumet én eller flere ganger til volumet er slik du ønsker det. Tast 1 igjen for å gjenoppta avspillingen av meldingen. Gå gjennom talemeldinger i den hastigheten du ønsker. Når du har en lang talemelding eller en innringer som snakker for raskt, kan du bruke hastighetskontrollene i OneBox. Tast 1 mens du lytter til meldingen, og tast deretter 4 for å øke hastigheten eller 7 for å redusere hastigheten én eller flere ganger til du har funnet en komfortabel avspillingshastighet. Tast 1 for å gjenoppta avspillingen av meldingen. Hvis du har mottatt mange faks- og e-postmeldinger, kan du få OneBox til å presentere meldingene etter type 1. Når du taster 1 for å lytte til meldingene, spiller OneBox av en annen meny, der du kan velge hvilken meldingstype du ønsker. Se Tilpasse OneBox i denne håndboken for å få informasjon om å presentere meldinger etter type. Ta en telefonsamtale fra postkassen hvis du må ha tak i noen raskt. Et nytt alternativ, 9 Andre tjenester 2, på hovedabonnentmenyen gir deg mulighet til å foreta en ekstern samtale. Bruk denne funksjonen hvis du sjekker meldingene borte fra kontoret og vil ringe tilbake til en medarbeider uten å måtte oppgi telefonnummeret på nytt. 1 Denne funksjonen er bare tilgjengelig hvis Unified Messaging (samlende meldingshåndtering) er installert. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet. Se side 28 for å få mer informasjon om Unified Messaging. 2 Denne funksjonen er kanskje ikke tilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 31
Nyttige tips Hvis du sletter en melding i vanvare, kan du hente den før du går ut av postkassen. Tast * ett tastetrykk om gangen inntil du hører hovedmenyen til abonnentpostkassen. Tast 7 for å hente slettede meldinger, og følg veiledningen for å finne meldingen du vil beholde. Slettede meldinger blir ikke tatt vare på etter at du går ut av postkassen, så pass på å hente eventuelle meldinger du vil beholde før du avslutter eller legger på. Hurtigpålogging med automatisk telefonnummeridentifikasjon. Den systemansvarlige kan konfigurere OneBox for automatisk å identifisere deg når du ringer postkassen fra et mye brukt eksternt telefonnummer 1, slik at du kan logge deg på ved å oppgi sikkerhetskoden i stedet for både postkassenummeret og sikkerhetskoden. Du kan for eksempel bruke denne funksjonen hvis du ofte ringer for å sjekke meldingene dine fra mobiltelefonen. Merke spesiell meldingsinformasjon, som et telefonnummer eller en adresse, med bokmerke. Når du skal sette et bokmerke, taster du 1 for å stanse meldingen og deretter 5. Deretter taster du 1 for å gå tilbake til meldingen. Når du skal hoppe til et bokmerke fra et punkt i en melding, stanser du meldingen og taster 8. Meldingen blir da umiddelbart avspilt fra dette punktet. Du kan sette ett bokmerke per melding. Forbedre meldingshåndteringen ved å behandle beslektede meldinger som en gruppe. Med gruppevalgsfunksjonen kan du behandle flere meldinger med en enkelt kommando. Du kan for eksempel merke alle fakser og videresende dem til en lett tilgjengelig telefaks. Gruppebehandling gjelder bare for meldinger som er merket i samme økt. Når du går ut av postkassen, blir all merking opphevet. 1 Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet. 32 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Nyttige tips Tips om innlesing og sending av meldinger Vær klar over at OneBox ikke lagrer meldinger i all evighet. Meldinger som oppbevares i postkassen et bestemt antall dager, vil automatisk bli slettet. Du vil bli varslet når du logger deg på om det er noen meldinger som står for tur til å bli automatisk slettet. Disse meldingene vil også bli identifisert når du lytter til dem enkeltvis. Ta kontakt med den systemansvarlige for å finne ut hvor lenge postkassen lagrer meldingene. Bruk abonnentkatalogen til å finne ukjente postkassenumre. Når du har tastet 2 for å lese inn en melding, kommer du kanskje på at du ikke vet mottakerens postkassenummer. Tast # og følg veiledningen (stemmen) for å få nummeret du trenger. Hvis du ofte sender meldinger til den samme gruppen av abonnenter, kan du spare tid og tastetrykk ved å bruke en personlig distribusjonslistepostkasse. Du kan for eksempel ha en personlig distribusjonslistepostkasse for salgsavdelingen, slik at du kan nå alle selgerne ved å sende en enkelt melding til denne postkassen. Ta kontakt med den systemansvarlige for å få satt opp en personlig distribusjonslistepostkasse. Når den er satt opp av den systemansvarlige, kan du som sponsor lese inn et navn og vedlikeholde distribusjonslistepostkassen etter behov. Bruke OneBox til personlige påminnelser. Les bare inn og send en melding til din egen abonnentpostkasse, og angi fremtidig levering. Meldingen vil da komme til postkassen når du trenger påminnelsen. Bruk OneBox til å minne deg selv på viktige møter, tidsfrister og kanskje også fødselsdager. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 33
Nyttige tips Lese inn personlige hilsener Legg til innledende kommentarer når du videresender en melding til en annen talepostbruker. For eksempel: Jeg videresender en melding fra den og den... Dette rammer inn den videresendte meldingen og gir mottakeren en sammenheng. Uten innledningen vil mottakeren kanskje feiltolke meldingen. Og hvis innledningen mangler, kan mottakeren også forsøke å svare den opprinnelige avsenderen, men i vanvare svare deg i stedet. Når du svarer på en melding, angir du kort hvilken melding du svarer på. Ikke forutsett av mottakeren vet hvilken melding du viser til. Du kan innlede svaret med en åpningssekvens, som Hei Jan. Jeg svarer på meldingen din om Bakke-kontoen... Sørg for å lese inn navnet ditt og personlige hilsener. Innringerne vil vite at de har kommet til den riktige postkassen når de hører stemmen din. Du vil kanskje starte med en av eksempelhilsenene som er vist nedenfor. Opptatthilsenen blir vanligvis lest inn én gang og aldri endret. Bruk bare ikke til stede-hilsenen hvis du er ute. Denne hilsenen vil tre i kraft inntil du deaktiverer den. Eksempel på standardhilsen: Du har kommet til <navnet ditt>. Beklager at jeg ikke er til stede akkurat nå. Legg igjen en detaljert beskjed, så skal jeg ringe tilbake. Eksempel på opptatthilsen: Du har kommet til <navnet ditt>. Jeg sitter i telefonen akkurat nå. Legg igjen en detaljert beskjed, så skal jeg ringe tilbake. Eksempel på ikke til stede-hilsen: Du har kommet til <navnet ditt>. Jeg er for øyeblikket på forretningsreise og vil være tilbake <dag og dato>. Jeg sjekker imidlertid meldingene mine daglig. Legg igjen en detaljert beskjed, så skal jeg ringe tilbake. 34 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Nyttige tips Vurder å lese inn standardhilsenen hver dag. Dette formidler til innringerne at du følger opp postkassen din tett og sjekker posten din daglig. Eksempel på standardhilsen som endres daglig: Du har kommet til <ditt navn> <dag og dato>. Jeg er på kontoret, men kunne ikke ta telefonen. Legg igjen en detaljert beskjed, så skal jeg ringe tilbake. Be om et telefonnummer fra innringerne for å gjøre det enklere å ringe tilbake. Når du taster 8 for å svare på meldingen, bruker OneBox telefonnummeret til oppringingen. Dette nummeret vises også på personsøkeren eller mobiltelefonen, eller når meldingen vises på PC en eller datamaskinen. Når du skal bruke denne funksjonen, vil du kanskje legge til denne linjen på slutten av hilsenen: Hvis du vil legge igjen et telefonnummer der jeg kan nå deg, taster du 8 og deretter 8 igjen, og følger veiledningen. Les inn navnet ditt på nytt i tillegg til å bruke ikke til stede-hilsenen. Når andre i organisasjonen din, en annen abonnent, sender deg en melding, hører de ikke ikke til stede-hilsenen. Ved å lese inn navnet ditt på nytt og ta med informasjon om at du er ikke er på kontoret, sørger du for at kollegene dine også blir informert. Du kan for eksempel lese inn at <ditt navn> er ikke til stede eller <ditt navn> er på ferie, men er tilbake <dag og dato>. Forsøk å lese inn hilsener og talemeldinger når kontoret er stille. Hold telefonen omtrent 8 til 12 cm fra munnen. Pust dypt inn før du begynner innlesingen og snakk med normal stemme. Test hilsenene og det innleste navnet for å høre hvordan det høres ut. Les inn på nytt til du er fornøyd, og lagre de beste versjonene. Hvis hilsenene eller meldingene er lange og sammensatte, bør du vurdere et manuskript eller en disposisjon. Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 35
Nyttige tips Bruke snarveitaster og knapper Fremskyndede tastsekvenser for rask tilgang. Når du blir kjent med de funksjonene du bruker mest, kan du taste de fullstendige tastsekvensene uten å vente på veiledningen (stemmen). Dette kalles fremskyndet tasting. Tast # for å få hjelp når som helst. Når du taster #, stopper OneBox den pågående aktiviteten og spiller av de forrige talemenyalternativene. Tast * flere ganger for å gå ut av OneBox før du legger på. Dette bidrar til at OneBox kan koble seg fra linjen og frigjøre linjen raskere for neste person. Hvis du har slettede meldinger du vil hente, må du passe på å hente dem før du avslutter. Slettede meldinger blir ikke tatt vare på når du går ut av postkassen. Unngå å trykke på Ikke forstyrr-knappen (DND) hvis telefonen din har en slik. Hvis opptatthilsenen er aktivert og du trykker på DND, vil innringerne høre en hilsen som formidler feil inntrykk. Vi anbefaler at du bruker samtaleblokkeringsfunksjonen i OneBox 1 hvis du trenger å arbeide uforstyrret av eksterne innringere. Ellers kan du videresende samtaler til OneBox eller bruke ikke til stede-hilsenen hvis du ikke kan ta telefonen. 1 Denne funksjonen kan være begrenset eller utilgjengelig. Forhør deg med den systemansvarlige angående tilgjengelighet. 36 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Stikkord Side Abonnentinformasjon...1 Andre funksjoner du kan ha...27 Automatiske betjeningsinnstillinger...25 Bruke automatiske betjeningsinnstillinger...25 Bruke meldingsinnstillinger...24 Bruke personlige innstillinger...22 Bruke snarveitaster og knapper...35 Endre sikkerhetskode...8 Generell informasjon...4 Håndtere innkommende meldinger...12 Hva kan du gjøre?...5 Komme i gang...7 Lage nye meldinger...16 Lese inn hilsener for postkassen...10 Lese inn navnet ditt for å identifisere postkassen...9 Lese inn og sende meldinger...16 Side Lese inn personlige hilsener... 33 Lytte til nye eller lagrede meldinger... 12 Meldingshåndteringsfunksjoner... 4 Meldingsinnstillinger... 24 Nettverk... 28 Personlige innstillinger... 22 Samlet meldingshåndtering... 27 Samlet meldingshåndtering via telefonen... 4 Skrive ut en e-postmelding på en telefaks... 18 Tilpasse OneBox... 20 Tips om håndtering av innkommende meldinger... 30 Tips om innlesing og sending av meldinger.. 32 Videresende til faksleveringspostkasse... 18 VIM (Voice Intercept Messaging)... 29 Åpne abonnentpostkassen... 7 Åpne utvalgte meldinger... 15 Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet 37
Brukerhåndbok om OneBox-telefonbrukergrensesnittet
Besøk oss på våre nettsider på adressen www.ericsson.se/enterprise Ericsson Enterprise AB 1998-2003 Med enerett. Når det gjelder spørsmål om produktet, vennligst ta kontakt med din lokale salgsrepresentant. 1/LZT 108 4170/NO R1A ERICSSONS KOMMUNIKASJONSLØSNINGER for bedriftsnettverk kombinerer og forbedrer avanserte metoder for utveksling av informasjon via tale, data, video og fremtidige medier under utvikling. Dette krever en reell forståelse av hvordan virksomheter og yrkesutøvere samhandler, en forståelse som langt overgår det å oppfylle bare teknologiske krav. Våre kunder innbefatter eiere av små til store bedriftsnettverk, lokale såvel som flernasjonale. Vi tilbyr også løsninger for leverandører av Internett-tjenester. Vi leverer servicekvalitet over sammenløpende nettverk. Vi har medarbeidere med full mobilitet på stedet og utenfor. Vi integrerer databehandlings- og telefoni applikasjoner på skrivebordet. Vi gjør koordinering av all forretningskommunikasjon mulig via det foretrukne mediet. Kort fortalt, vi hjelper virksomheter med å skape varige forretningsforbindelser med kunder. Ericssons 100 000 ansatte er aktive i mer enn 130 land. Deres samlede ekspertise innen faste og mobile nettverk, mobiltelefoner og ITK-systemer gjør Ericsson til en ledende telekommunikasjonsleverandør på verdensbasis. Informasjonen i dette dokumentet kan være gjenstand for endringer uten forutgående varsel. Trykt av Copy Quick i Malmö AB, Sverige. SANDBERG & Co Trykt på Eco-merket papir i henhold til Nordic Swan-lisensnr 304 013