OmniTouch 8440 Messaging Software Hurtigveiledning. Telefonbrukergrensesnitt for Messaging Services

Transkript

1 Hurtigveiledning Introduksjon Talemeldingsjenesten er tilgjengelig: fra telefonbrukergrensesnittet (TUI) Telefonbrukergrensesnittet er tilgjengelig fra en hvilken som helst intern eller ekstern telefon. Dette grensesnittet inneholder brukeralternativer for håndtering av talemeldinger og du kan spille inn velkomsthilsener, åpne og håndtere sendte og mottatte meldinger. fra det grafiske brukergrensesnittet (GUI) Det grafiske brukergrensesnittet er tilgjengelig på følgende interne Alcatel-Lucenttelefoner: 4028, 4038, 4068 hvis systemadministratoren har gitt deg rett til å bruke det. Det grafiske brukergrensesnittet gir deg kontroll over de viktigste håndteringshandlingene for talemeldinger på en rask og visuell måte, fra avspilling til svar på og sletting av meldinger. fra webgrensesnittet Webgrensesnittet gir deg tilgang til samtlige alternativer for talepostkassen. Telefonbrukergrensesnitt for Messaging Services Messaging Services telefongrensesnitt viser deg hvordan du åpner og håndterer talemeldinger fra en hvilken som helst intern eller ekstern telefon. Du kan blant annet: Åpne talemeldinger Ringe tilbake eller sende talemeldinger til personer som har sendt deg meldinger Sende talemeldinger Endre velkomsthilsen En etikett under din telefon indikerer hvilken type den er. Med enerett Alcatel-Lucent 20

2 Tilgang til telefonbrukergrensesnittet Pålogging fra intern telefon. Trykk tasten POST, og velg Talemelding. 2. Oppgi passord. Du informeres om antall nye meldinger og antall lagrede meldinger i postkassen din. Logge på for første gang. Trykk tasten POST, og velg Talemelding. 2. Oppgi standardpassord (oppgitt av systemansvarlig). Systemet ønsker deg velkommen og ber deg spille inn navnet ditt. 3. Si navnet ditt og trykk #. 4. Angi et nytt passord. Systemet bekrefter hvilket passord som er spilt inn. Du er logget på. Pålogging fra ekstern telefon. Oppgi e-postkassens eksterne telefonnummer (du får dette nummeret av systemansvarlig). 2. Tast. 3. Oppgi talepostkassens nummer. 4. Angi passordet ditt. Tips Benytt tastene: # for å bekrefte * for å avbryte eller avslutte Side 2

3 Hvis du vil høre på nye meldinger Gå til talepostkassen og oppgi passord for å finne ut hvor mange nye meldinger du har mottatt. Dersom nye talemeldinger ikke spilles av automatisk, trykk for å spille dem av. Under avspilling av meldinger Sette på pause og gjenoppta avspilling Tast 2. Slette en talemelding Tast 7 (og deretter 7 en gang til, dersom bekreftelse kreves). Gå til neste melding Tast #. Besvare talemeldingen Tast 8 og deretter # når du er ferdig med innspillingen av svarmeldingen. Sende kopi av talemeldingen til andre Tast 6 og deretter # når du er ferdig med innspillingen av introduksjonsmeldingen. Etter at du har hørt meldingene Spille av meldingen en gang til Tast. Slette meldingen Tast 7 (og deretter 7 en gang til, dersom bekreftelse kreves). Gå til neste melding Tast #. Besvare talemeldingen Tast 8 og deretter # når du er ferdig med innspillingen av svarmeldingen. Sende kopi av talemeldingen til andre Tast 6 og deretter # når du er ferdig med innspillingen av introduksjonsmeldingen. Side 3

4 Håndtering av velkomsthilsener En velkomsthilsen spilles av ved viderekobling til postkasse. Du kan velge forskjellige velkomsthilsener: Standardhilsen. Standardhilsen er en standardtekst etterfulgt av navnet ditt (dersom du har spilt det inn via menyen for personlige alternativer), eller nummeret til talepostkassen. Personlig hilsen. Den personlige hilsenen er en hilsen du har spilt inn og aktivert via menyen for håndtering av hilsener eller webgrensesnittet. Den erstatter standardhilsenen og spilles av ved interne og eksterne anrop. Du kan også spille inn en tilleggsmelding for interne anrop. Den personlige hilsenen blir spilt av ved interne avrop, mens den første personlige hilsenen kun blir spilt av ved eksterne anrop. hilsener. Systemet kan tilby opp til to alternative hilsener. Disse er kun tilgjengelige dersom systemansvarlig har tildelt deg brukerrettigheter. Det finnes alternative situasjonsbetingede hilsener (for eksempel dersom du er i et møte) som du kan aktivere etter behov. Når du er tilbake, kan du gå tilbake til din personlige hilsen eller til standardhilsenen. Alternative hilsener spilles av ved både interne og eksterne anrop. Hilsen ved langtidsfravær. Hilsen ved langtidsfravær er beregnet på situasjoner hvor du er borte fra kontoret i en bestemt periode, enten uten eller med begrenset tilgang til talemeldingene dine. Målet med denne meldingen er å informere interne og eksterne kontakter om at du er borte (for eksempel når du er på ferie). Når en hilsen ved langtidsfravær er aktivert, gjøres innringere uttrykkelig oppmerksom på at du kanskje ikke kan spille av talemeldingene dine på en stund. De må trykke på en tast for å kunne legge igjen en melding til deg. Når en hilsen ved langtidsfravær er aktivert, informerer systemet deg hver gang du logger deg inn på talepostkassen din. På dette tidspunktet kan du enten beholde eller slette langtidsfraværshilsenen. Dersom du sletter den, vil systemet aktivere hilsenen som ble avspilt før du aktiverte langtidsfraværshilsenen. I motsetning til de andre hilsenene, blir langtidsfraværshilsenen automatisk aktivert rett etter innspilling. Side 4

5 for telefonbrukergrensesnittet I diagrammene nedenfor finner du en fullstendig beskrivelse av telefonbrukergrensesnittets alternativer: i Generisk velkomstmeny Katalogmeny Telefonen ringer 0 Viderekoble til sentralbord Angi nummeret til talepostkassen din 2 Ring et navn..9 Stav navnet med tastaturet Alltid tilgjengelig * Avslutt eller avbryt # Bekreft 0 Viderekoble til sentralbord En telefon som IKKE er aktivert for Talemelding Angi postkassens nummer, og trykk # Legg igjen beskjed Benytt tastaturet til å stave og velge alternativer En telefon som er aktivert for Talemelding Oppgi Oppgi passord tilgangsnummer og trykk #. Dersom dette ikke er din postkasse, trykk * Hovedmeny Nye meldinger 2 Send melding 3 Lese meldinger 4 Hilsenmeny 5 Personlige alternativer - Spill av konvoluttinformasjon: Sender, Prioritet, Dato & klokkeslett - Spill av melding Sjekker mens meldingen spilles av - Begynnelsen av meldingen Spol 0 s tilbake 2 Sette på pause / Gjenoppta 3 avspilling 3-3 Spol 0 s frem 5 Slutten av meldingen 6 Konvoluttinformasjon 7 Videresend kopi 8 Slett 9 Svar til avsender # Arkiver beskjed * Neste melding Avslutt Etter avspilling-meny - Spill av melding Spill meldingens siste 0 s om igjen 2 Ring avsender 5 Konvoluttinformasjon 6 Videresend kopi 7 Slett 8 Svar til avsender 9 Arkiver melding # Neste melding * Avslutt ghi 4 pqrs 7 * abc def 2 3 jkl mno 5 6 tuv wxyz # Hvis langtidsfraværshilsen er aktivert Spill inn melding En brukerliste er funnet Velg en Meny for langtidsfraværshilsen Meldingsadresseringsmeny Send til navn-meny Meny for sendingsalternativer 2 3 Slett fraværshilsen Behold fraværshilsen Lytt til fraværshilsen - Personlige alternativer - Hilsenmeny => Se neste side..9 # * Stav navnet med tastaturet Velg adresse etter nummer eller navn Spill av innspilling om igjen Slett og spill inn på nytt 0 # 7 * Leveringsalternativer Legg til bruker Send Fjern siste bruker fra listen Avslutt 2 # * Haster / Normal Send melding Avbryt siste oppringing Med enerett Alcatel-Lucent 2008 Side 5

6 Hovedmeny Nye meldinger Send melding Lese meldinger Hilsenmeny Personlige alternativer Aktiver valgt hilsen Meny for håndtering av hilsener Spill inn langtidsfraværshilsen 2 Spill inn personlig hilsen 3 Spill inn alternativ hilsen 4 Spill inn alternativ hilsen 2 5 Aktiver standard hilsen med navn 6 Aktiver personlig hilsen 7 Aktiver alternativ hilsen 8 Aktiver alternativ hilsen 2 * Avslutningsmeny Meny for personlige alternativer Spill inn navnet ditt 2 Endre passord * Avslutningsmeny Alltid tilgjengelig i Spill inn langtidsfraværshilsen Spill inn personlig hilsen Spill inn alternativ hilsen Spill inn alternativ hilsen 2 * # 0 Avslutt eller avbryt Bekreft Viderekoble til sentralbord Meny for innspilling av hilsen Benytt tastaturet til å stave og velg alternativer abc def # 2 * Bekreft Spill av på nytt Spill inn på nytt Avslutt ghi 2 jkl 3 mno pqrs tuv wxyz i Den personlige hilsenen er valgfri. Du kan hoppe over dette trinnet. Spill inn personlig intern hilsen Meny for innspilling av hilsen # Bekreft Spill av på nytt 2 Spill inn på nytt * Avslutt Forklaringer: ) Standardhilsen er enten: -- Navnet ditt dersom du har spilt det inn under personlige alternativer -- Nummeret til talepostkassen din dersom du ikke har spilt inn navn -2) Valg og menyer for alternative -hilsener er kun tilgjengelig dersom -systemansvarlig har godkjent dem. -3) Langtidsfraværshilsener blir automatisk aktivert rett etter innspilling. Alle andre hilsener blir spilt inn og aktivert i forskjellige menyer. * 0 # 2 Med enerett Alcatel-Lucent 2008 Side 6

7 Grafisk brukergrensesnitt for Messaging Services Alcatel-Lucent IP Touch 4028/4038/4068 gir deg tilgang til de viktigste talemeldingsfunksjonene via et grafisk brukergrensesnitt. Du kan for eksempel: åpne og håndtere listen over talemeldinger høre på talemeldinger svare med en talemelding Tilgang til det grafiske brukergrensesnittet ringe avsender av en talemelding vise talemeldingens tittel Bruk navigasjonstastene "venstre" og "høyre" på telefonen til å åpne menysiden på displayet. Tilgang til Messaging Services er tilgjengelig fra en av hurtigtastene som befinner seg til venstre og høyre for displayet. Hvis "messaging service" ikke er synlig, bruker du navigeringstast "ned" og "opp" til å bla. Trykk på hurtigtasten "Meldinger". Høre på talemeldinger. Velg Talemeldinger. Listen over talemeldinger vises: : indikerer at meldingen har høy prioritet. : indikerer at meldingen har lav prioritet. Uleste meldinger vises med fet skrift. 2. Velg meldingen med navigeringstastene, trykk på OK for å vise en popup-meny, og velg deretter "Spill av". Telefonen din ringer. Ta telefonen, og hør på meldingen. Side 7

8 3. Mens du hører på en melding, kan du: Velge: Pause Spill av Begynn Stopp Slett Hvis du vil: avbryte avspillingen av meldingen starte avspillingen igjen etter en pause starte avspillingen på nytt stanse avspillingen av meldingen slette meldinger 4. På slutten av en melding kan du: Velge: Begynn Slett Tilbaketast Hvis du vil: starte avspillingen på nytt slette meldinger gå tilbake til listen over talemeldinger Besvare talemeldinger Det er bare mulig å svare på en talemelding når avsenderne har konto på OmniTouch 8440 Messaging Software, forutsatt at telefonen de ringer fra, gjenkjennes av systemet.. Velg Talemeldinger. 2. I meldingslisten velger du meldingen du ønsker å svare på, med navigeringstastene og trykker deretter på OK for å vise en popup-meny og velger "Svar til avsender". 3. Velg Spill inn for å starte innspillingen. Telefonen din ringer. Ta telefonen, og begynn opptaket etter pipelyden. Mens du tar opp meldingen, kan du: Velge: Spill inn Stopp Spill av Send Hvis du vil: begynne å ta opp fra begynnelsen igjen stanse innspillingen stanse opptaket og høre på meldingen stanse opptaket og sende meldingen 4. Etter at du har stanset opptaket, kan du: Side 8

9 Velg: Spill inn Stopp Spill av Send Hvis du vil: begynne å ta opp fra begynnelsen igjen Denne tasten er inaktiv i denne konteksten høre på meldingen sende meldingen Under opptak av en melding eller etter at du har stanset opptaket, kan du når som helst trykke på tilbaketasten for å gå tilbake til listen over talemeldinger. Ringe tilbake til avsender av en mottatt talepostmelding. I meldingslisten velger du meldingen du ønsker, med navigeringstastene og trykker deretter på OK for å vise en popup-meny og velger "Gjenoppringning av avsender". 2. Telefonen din ringer. Ta telefonen, og vent på at den andre telefonen svarer på oppringningen. Vise talemeldingens tittel. I meldingslisten velger du meldingen du ønsker, med navigeringstastene og trykker deretter på OK for å vise en popup-meny og velger "Meldingstittel". 2. Følgende informasjon vises: 3. Du kan: Velg: Spill av Slett a. Oppringernummer b. Dato og tidspunkt for meldingen c. Lengde på meldingen Tilbaketast Hvis du vil: høre på meldingen slette meldinger gå tilbake til listen over talemeldinger Side 9

10 Slette en talemelding I meldingslisten velger du meldingen du ønsker, med navigeringstastene og trykker deretter på OK for å vise en popup-meny og velger "Slett". Dette gjør at du automatisk kommer tilbake til listen over gjenværende meldinger. Side 0

11 Konfigurering av brukeralternativer fra webgrensesnittet Tilgang til webgrensesnittet Webgrensesnittet gir deg tilgang til konfigurering av samtlige tilgjengelige alternativer for talepostkassen. Via en nettleser kobler du deg til URL-adressen du har fått oppgitt av administrator. Standard tilkobling Oppgi brukernavn. Angi passordet ditt. Logge på for første gang Oppgi brukernavn (som du har fått av administrator). Oppgi standardpassordet du har fått av administrator. Gå til "Passord", og endre passordet. Merk: Brukernavnet og passordet for det grafiske brukergrensesnittet er vanligvis annerledes enn brukernavnet og passordet for telefonbrukergrensesnittet. Webgrensesnittet er delt inn i flere området, som er tilgjengelige fra toppen av vinduet. Hvis du beveger musen over et av ikonene, utheves det. Klikk på et ikon for å få tilgang til det tilsvarende området. I alle disse områdene er det flere tilgjengelige kommandoknapper til venstre for vinduet: Velg: Hvis du vil: lagre endringer Klikk på dette ikonet for å bruke konfigurasjonsendringene dine Oppheve endringene du har foretatt Få tilgang til online-hjelpen Logg av Tilgjengelige alternativer under "Generelt" Velg ønsket språk: o for telefonbrukergrensesnittet (TUI) Side

12 o for webgrensesnittet (visningsspråk) Velg riktig tidssone Slik sikrer du at systemet oppgir riktig mottakstidspunkt for meldinger for din tidssone Tilgjengelige alternativer under "Mine numre" Dette området er delt inn i to deler: o Jobbnumre: De fleste jobbnumrene kan ikke konfigureres av sluttbrukere. Systemansvarlig har konfigurert dem for deg. "Jobb" tilsvarer din kontortelefon. "Trådløs" tilsvarer din interne trådløse telefon, for eksempel DECTtelefonen din. "Mobil" tilsvarer GSM-telefonen din. Dette nummeret brukes for valg nummer i den personlige automatiske assistenten (se nedenfor for mer informasjon). "Talepost" tilsvarer talepostnummeret ditt. "Faks" tilsvarer faksnummeret ditt. o Personlige numre: Disse feltene er valgfrie. "Mobil" tilsvarer din personlige GSM-telefon. "Hjem" tilsvarer nummeret ditt hjemme. "Kollega" tilsvarer nummeret som brukes til valg nummer 3 i den personlige automatiske assistenten (se nedenfor for mer informasjon). Tilgjengelige alternativer under "Talemelding" Hilsener: o Håndtering av hilsener Huk av i avkrysningsboksen ved siden av hilsenen du ønsker å aktivere. Bruk telefonbrukergrensesnittet til å spille inn hilsener (se avsnittet "Håndtering av velkomsthilsener" i denne veiledningen). : o "Kun hilsen": Når dette alternativet er aktivert, kan de som ringer, høre velkomsthilsenen din, men ikke legge igjen en beskjed. o Aktiver/Deaktiver personlig automatisk assistent. Se avsnittet "Personlig automatisk assistent" for mer detaljer om denne funksjonen. o "Adressere meldinger etter navn". Når du sender en talemelding til en annen person som har en talepostkonto, kan systemet adressere meldingen etter Side 2

13 nummeret til den andre talepostkassen eller mottakerens navn. Velg det alternativet du foretrekker. o Når du logger deg inn på talepostkassen din, oppgir systemet antallet gjeldende meldinger. Alternativet "Spill av meldingsteller" aktiverer automatisk avspilling av meldinger. o Med "24-t. klokke" kan du veksle mellom "2-timers" og "24-timers" tidsformat. o Når alternativet "Bekreft ved sletting av melding" er aktivert, blir du bedt om å bekrefte hver gang du bestemmer deg for å slette en talemelding via telefonbrukergrensesnittet. Avsnitt om meldingsvarsling: Avhengig av rettighetene du har blitt tildelt av din administrator, kan du motta e-postog/eller SMS-varsel hver gang du mottar en ny talemelding. Varslinger inneholder informasjon om personen som la igjen melding, samt klokkeslett og hvordan du kontrollere talemeldingen. I tilfelle e-postvarsling, kan talemeldingen legges ved som fil. Din administrator kan gi mer informasjon om hvordan denne funksjonaliteten har blitt tilpasset til bedriftsvirksomhet og angir de funksjonene du kan bruke. o E-postvarsling aktivert Denne avkryssingsboksen gjør at du kan slå e-postvarslingen av eller på. Hvis merket av, mottar du e-postvarslinger. Din administrator kan blokkere din rett til å modifisere aktivering/deaktivering av e-postvarsling. Når dette er tilfelle, er denne avkryssingsboksen grå og kan ikke endres. o Adresse for e-postvarsling Med dette feltet kan du skrive inn adressen som e-postvarslinger må sendes til. Det er vanligvis din e-postadresse på jobb. Din administrator kan blokkere din rett til å modifisere e-postvarslingsadressen. Når dette er tilfelle, kan ikke dette feltet endres. o SMS-varsling aktivert Denne avkryssingsboksen gjør at du kan slå SMS-varslingen av eller på. Hvis merket av, mottar du SMS-varslinger. Din administrator kan blokkere din rett til å endre eller aktivere SMS-varslingen. Når dette er tilfelle, kan ikke denne avkryssingsboksen endres. o Telefonnummer for SMS-varsling Med denne nedtrekksmenyen kan du velge mobiltelefonen som SMS-varslinger sendes til. Hvis din administrator har administrert ditt jobbmobilnummer i området "Mine numre", kan du velge det. Det samme gjelder din private mobiltelefon. Velg "Annen mobiltelefon" for å bli varslet på en annen mobiltelefon, og skriv inn det korresponderende telefonnummeret i feltet som vises under nedtrekkslisten. Tilgjengelige alternativer under "Passord" Håndtere passord for telefonbrukergrensesnittet og det grafiske brukergrensesnittet. Side 3

14 Personlig automatisk assistent Funksjonen personlig automatisk assistent er bare tilgjengelig når din systemadministrator har gitt deg rett til å bruke den. Den personlige automatiske assistenten hilser innringere som ikke får tak i deg, og sender dem til din talepostkasse, hvor de får opptil tre valg:. Ring mobiltelefon Den som ringer, overføres til din mobiltelefon i henhold til din konfigurasjon av jobbnumre i "Mine numre". Hvis du ikke har skrevet inn mobiltelefonnummeret ditt, får ikke den som ringer, dette alternativet. 2. Legg igjen beskjed Den som ringer, hører din gjeldende aktiverte hilsen og kan legge igjen en talemelding. 3. Ring assistent Den som ringer, overføres til "Kollega"-nummeret som du skrev inn i personlige numre under "Mine numre". Hvis du ikke har skrevet inn et "Kollega"-nummer, får ikke den som ringer, dette alternativet. Prøv å bruke nummeret til noen i firmaet som kan hjelpe den som ringer, med nyttige opplysninger på dine vegne når du ikke er tilgjengelig. Side 4

15 Telefonen ringer En innkommende samtale til din telefon Du er tilgjengelig og legger av røret Du er ikke tilgjengelig eller direkte viderekoblet til talepostkassen Den personlige automatiske assistenten aktivert? Nei Ja Den som ringer, blir direkte v iderekoblet til postkassen din Den som ringer, får høre en velkomstmeny Personlig automatisk assistent Anropet blir viderekoblet til din mobiltelefon Ring mobiltelefon Legg igjen beskjed Ring assistent i for personlig automatisk assistent: ) Kun tilgjengelig dersom du har oppgitt mobiltelefonnummer i webgrensesnittet 2) Alltid tilgjengelig. Den som ringer, vil høre din hilsen -3) Kun tilgjengelig dersom du har oppgitt "Kollega"- telefonnummer i webgrensesnittet Den som ringer, overføres til assistenten din 3 3 Med enerett Alcatel-Lucent Alcatel, Lucent, Alcatel-Lucent og Alcatel-Lucent-logoen er registrerte varemerker som tilhører Alcatel-Lucent. Alle andre varemerker tilhører de respektive eiere. Alcatel- Lucent kan ikke holdes ansvarlig for informasjonen ovenfor, som kan endres uten varsel. Med enerett Alcatel-Lucent 20 Alcatel-Lucent-referanse: 8AL NOAC Utg.0 Side 5