1 Saksframlegg Dato: Arkivref: 12.04.2016 2014/303-13643/2016 / C45 Saksbehandler: Randi Nilsen Saksnr. Utvalg Møtedato Fylkestingets kultur-, næringsog helsekomité Fylkestinget E-BØKER TIL BIBLIOTEKENE I AGDER - EVALUERING AV PRØVEDRIFT FOR E-BOKUTLÅN 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar til etterretning evalueringen av prøvedriften for innkjøp utlån av e- bøker i bibliotekene. Prøvedriften avsluttes 31.12.2016. 2. Tilbudet om gratis lån av e-bøker i bibliotekene videreføres i samarbeid med Vest- Agder fylkeskommune fra 01.01.2017. 3. Driftsavtale med nåværende leverandør forlenges i henhold til kontrakt inngått ved anbudsbehandling i 2013. 4. Fylkeskommunene finansierer driftskostnadene for ordningen. 5. Kostnadene på 66 000 kroner pr. år innarbeides i økonomiplanen for 2017-20. 6. Det forutsettes tilsvarende vedtak i Vest-Agder fylkeskommune.
2. SAMMENDRAG Aust- og Vest-Agder fylkeskommuner igangsatte en prøveordning for utlån av e-bøker i bibliotekene i Agder i 2013, og nå har prøveordningen blitt evaluert. På bakgrunn av positive erfaringer i bibliotekene foreslår fylkesrådmannen at ordningen blir et permanent tilbud fra 2017. 3. BAKGRUNN FOR SAKEN Fylkestinget vedtok i juni 2012 (sak nr 12/94) å sette i gang en anbudsprosess for etablering av portal for utlån av e-bøker i bibliotekene i Agder. Det ble vedtatt å etablere en prøvedrift for innkjøp og utlån av e-bøker for perioden 2013-15 i samarbeid med kommunene i Agder. Fylkestinget vedtok at fylkeskommunene skulle finansiere etablering og drift av portalen, samt deler av innkjøpsutgiftene i prøveperioden. Kommunene skulle finansiere halvparten av innholdet i år to av perioden, og hele innholdet fra år tre. Kostnadsrammen for prøveperioden var 1 830 000 kroner, herav var kostnadene for Aust-Agder fylkeskommune 522 000 kroner, fordelt på årene i prøveperioden. Det ble også vedtatt at prøveordningen skulle evalueres i 2015. Da oppstarten ble noe forsinket, ble prøveperioden forlenget med ett år med samme kostnadsramme som opprinnelig vedtatt. 4. FORSLAG TIL LØSNING OG KONSEKVENSER Da prøveordningen ble igangsatt, var tilbud om gratis utlån av e-bøker i folkebibliotekene bare i sin spede begynnelse i Norge. Nasjonale føringer var ikke på plass når det gjaldt avtaler og økonomiske forutsetninger. Fylkestinget ønsket likevel å være i forkant med et slikt tilbud, da en anså det som en tidsmessig og aktuell utvikling. Bakgrunnen lå i uttalte satsinger i gjeldende planer. I saken ble det uttrykt slik: Gratis tilgang til informasjon tilgjengeliggjort gjennom folkebibliotekene er en viktig faktor i befolkningens utdannings- og læringsløp. Nyetablering av en regional e- bokportal kan på den måten bidra til å motivere til økt lese- og lærelyst og tilby regionens innbyggere lik mulighet til varierte kulturuttrykk gjennom ny teknologi. I vedtaket lå at alle bibliotekene i Agder skulle være med, både folkebibliotek, videregående skolers bibliotek og biblioteket ved Universitetet i Agder. Dette ble iverksatt, men universitetsbiblioteket måtte etter en tid trekke seg fra prøveordningen på grunn av tekniske problemer med samkjøring mellom studentkortene og lånekortene i det nasjonale bibliotekregisteret. De øvrige, til sammen om lag 50 bibliotek, har vært med i hele perioden. Prøveperioden er nå inne i sitt siste år, og det må tas stilling til om tilbudet skal videreføres som et driftstiltak, eller om prøveordningen skal avsluttes ved årsskiftet. Hvis videreføring anbefales, må det også tas stilling til om avtalen med nåværende leverandør skal videreføres, eller om ny anbudsrunde skal gjennomføres. Evalueringen vil bygge på følgende momenter: Fylkesbibliotekenes oppsummering av innsats og erfaringer i perioden, statistikk for bruken av tilbudet, bibliotekenes vurdering av tilbudet, tilgang på litteratur og vurdering av kostnader og finansiering for ordningen. Fylkesbibliotekenes oppsummering av innsats og erfaringer i perioden: Etter anbudskonkurranse ble utlånsportalen BS Weblån valgt, med Biblioteksentralen A/L som leverandør. Vest-Agder fylkesbibliotek har hatt prosjektansvar for prøveordningen, og prosjektleder har vært i løpende kontakt med leverandøren
gjennom perioden. Leverandøren har hatt problemer med å oppfylle alle krav i anbudskontrakten, og fylkeskommunene har blitt kompensert med at leverandør har avstått fra å fakturere driftsutgifter i perioden 2013-15. Innkjøpsrutinene har blitt ivaretatt av Kristiansand folkebibliotek og Arendal bibliotek. Alle bibliotekene har betalt inn et fast beløp per år til innkjøp av e-bøker, og har hatt tilgang til samlet e-bokbase. Fylkesbibliotekene har organisert to markedsføringskampanjer i perioden, der alle bibliotekene har fått tilsendt materiell og har kunnet delta etter evne. Utlånet økte merkbart under og like etter kampanjene og stabiliserte seg på nye høyder. Fylkesbibliotekene var klar over at mye var nytt og uprøvd, og at mange spørsmål var uløste (blant annet rettighetsspørsmål se under Tilgang på litteratur), da prøveperioden startet opp. I perioder har tekniske problemer, forsinkelser og forbruk av arbeidstimer overskygget tilfredsheten ved å kunne tilby en tidsriktig og etterspurt tjeneste. Da anbudet for utlånsportal ble behandlet, kom det inn tilbud fra to leverandører. En kjenner ikke til at nye leverandører har kommet til på det norske markedet i prøveperioden, og mulighetene innenfor de to konkurrerende systemene synes å være relativt uendret. Statistikk for bruk av tilbudet i perioden: Alle e-bøkene som er kjøpt inn ligger i en felles base, og er tilgjengelig for lån for alle innbyggerne i Agder (konsortiemodell). Siden alle lånere primært er knyttet til ett bibliotek (folkebibliotek og/eller vgs-bibliotek) er det mulig å telle e-bokutlån per bibliotek. Vi velger her å behandle alle tallene for konsortiet samlet. Siden det bare finnes statistikk for to hele år, tjenesten har vært i oppbygging og utvalget av litteratur har hatt begrensninger, må alle tall og sammenligninger tolkes med varsomhet og forbehold. Tallene kan bare brukes som en antydning om tendens. Ved utløpet av året 2015 var det til sammen 8 811 e-boklisenser (det vil si ebokeksemplarer ) i basen, fordelt på 2 385 titler. Utlånet av e-bøker er høyt sammenlignet med utlånet av papirbøker (p-bøker). Målt i omløpstall (gjennomsnittlig utlån per lisens/eksemplar) er tallene 1,98 for e-bøker og 0,82 for p-bøker (gjelder folkebibliotek) i 2015. Utlånet av e-bøker har økt (nær doblet seg) fra 2014 til 2015, fra 8 459 til 15 717 utlån. Andelen e-bokutlån er liten sett i forhold til p-bokutlån. For 2014 utgjør andelen e-bokutlån 1 % og i 2015 2 % av totalt utlån. Bibliotekenes vurdering av tilbudet: Bibliotekene har evaluert e-bokordningen ved å besvare et sett av spørsmål. Alle bibliotek har svart. Det er altså ikke den enkelte låner som er spurt, men hvordan bibliotekene vurderer brukerperspektivet. Her ønsket en hovedsakelig å få vite hvor fornøyde bibliotekene har vært med å kunne tilby e-bokutlån, og måle dette opp mot betalingsvilje for å kunne fortsette tilbudet. Spørsmålene var formulert i fire bolker: Funksjonalitet for E-lån Agder, Innhold og innkjøp, Bibliotekenes opplevelse av brukerperspektivet og Bibliotekenes vurdering av tilbudsprofil. Funksjonalitet: 18 % svarer at de er svært fornøyd og hele 60 % ganske fornøyd med funksjonaliteten i utlånsportalen. Bibliotekene påpeker flere svakheter ved funksjonaliteten, spesielt savnes mulighet for fornying av lån og innlevering før
lånetida er ute. Svarene kan oppsummeres i følgende kommentar fra et av bibliotekene: Selv om det mangler en del på brukervennligheten i app-en og på nettsiden er vi alt i alt ganske fornøyde. Rett og slett fordi vi kan tilby ebøker. Innhold og innkjøp: 65 % av bibliotekene svarer at de er ganske fornøyd med antall tilgjengelige titler, og drøyt 20 % svarer at de er svært fornøyd. Mange kommenterer at de savner lydbøker, noen også engelske romaner og billedbøker. Følgende kommentar kan illustrere: Sett ut fra at det er en tjeneste under oppbygging og at de har det meste nye er det bra. Bibliotekenes opplevelse av brukerperspektivet: Bibliotekene synes det er vanskelig å vurdere brukertilfredsheten, fordi det ikke har vært gjort undersøkelser. 25 % svarer at de mener brukerne er svært fornøyde med tilbudet, og drøyt 40 % svarer ganske fornøyd. Et lite utvalg kommentarer kan illustrere slik: Mange synes det er vanskelig å komme i gang med å låne bøker. Det er viktig at bibliotekene er aktive for å hjelpe publikum. Når brukerne bare er kommet i gang med å låne e-bøker er det veldig lett og greit Bibliotekenes vurdering av tilbudsprofil: På spørsmålet: Hvor viktig er det å tilby e- bøker til bibliotekets brukere? svarer hele 60 % svært viktig, og 34 % ganske viktig. Her er både folkebibliotek og vgs-bibliotek tydelige i svarene sine. På spørsmålet Hvor viktig er e-bokutlån for bibliotekets omdømme som tidsaktuelt tilbud? er tendensen enda tydeligere, med henholdsvis 64 % og 32 %. Bibliotekene har også blitt spurt om betalingsvilje for varig drift av tilbudet. Her er betalingsviljen stor når det gjelder kostnadsnivå som i 2016, men tydelig mindre dersom kostnadene skulle øke. Folkebibliotekene er villigere til å betale for tilbudet enn det vgs-bibliotekene er. Mange uttrykker bekymring for en generelt stram økonomi. Oppsummering av svar på spørreundersøkelsen: Bibliotekene er i overveiende grad fornøyde med funksjonaliteten for utlånsportalen, selv om mangler blir påpekt. Videre ser folkebibliotekene e-bokutlån som en viktig del av tilbudsprofilen, de ønsker å kunne tilby dette fortsatt, og er villige til å prioritere tilbudet økonomisk til en viss grad. Interessen er mindre i vgs-bibliotek, men også disse ønsker å kunne fortsette med tilbudet. Tilgang på litteratur i perioden, og tida framover: Den største utfordringen i prøveordningen har vært rettighetsspørsmålet knyttet til innkjøp og utlån. Gratis utlån av papirbøker er hjemlet i Lov om opphavsrett til åndsverk, mens e-bøker behandles på linje med dataprogram. Bibliotekene er derfor avhengige av avtaler med forlagene for å kunne låne ut e-bøker. I prøveperioden har det vært begrensninger, og et relativt lite utvalg bøker tilgjengelig. Alt fra starten av har det vært et ønske å låne ut lydbøker i e-bokportalen, men her har ikke avtaler kommet på plass. Nasjonalbiblioteket har etter dialog med Den norske Forleggerforening og andre relevante aktører nylig anbefalt en modell som skal gi bedre tilgang til e-bøker i norske folkebibliotek. Modellen deler tilgangen til e-bøker i en lisensperiode (det vil si innkjøp av eksemplarer ) og en klikkmodell (det vil si betaling per nedlasting). Modellen skal gjelde fra 2017 hvis partene slutter seg til. Modellen er foreslått for tre år, og skal evalueres av Nasjonalbiblioteket etter samtaler med aktørene etter ett år og tre år. Umiddelbar reaksjon fra fylkesbibliotekene i Aust- og Vest-Agder er at det er lagt opp til en modell som har begrensninger, som kan være komplisert å
administrere, og som kan bli dyrere for bibliotekene. Det er likevel en modell som gir fortsatt grunnlag for e-bokutlån, og som kan utvikles videre i årene som kommer. Kostnader og finansiering Etablering av e-bokutlån ble ved oppstart vurdert som så kostnadskrevende at hvert enkelt bibliotek ikke kunne greie det alene. Aust- og Vest-Agder fylkeskommune etablerte derfor en felles ordning, og betalte etableringskostnadene for å få med alle bibliotekene i ordningen. Driftskostnadene skulle etter kontrakt være 195 000 per år, men summen ble redusert til 165 000 da Universitetsbiblioteket trakk seg ut. De to fylkeskommunene deler kostnadene 40 / 60 %. Avtalen løper uendret i prosjektperiodens fire år, og deretter årlig til den sies opp av en av partene. Budsjettet for innkjøp av media er 380 000 kroner årlig eksklusive moms, fordelt på kommunene etter innbyggertall og for skolene etter elevtall. På grunn av innsparing av driftsutgifter vil det ved utløpet av prøveperioden være et restbeløp på 460 000 kroner i prosjektregnskapet. Det er ønskelig at beløpet overføres til videre styrking av ordningen. Bibliotekene uttrykker ønske om å videreføre ordningen, og er noe villige til eventuelt å øke utgiftene sine. Det er vanskelig å se hvilke konsekvenser den nye innkjøpsordningen vil ha, men mye kan tyde på at den vil medføre økte kostnader til innkjøp av bøker. Ett valg kan være bare å tilby de nye bøkene og legge sperre for klikklån, for å ha kontroll på utgiftene. Dette må drøftes videre med kommunene. Ut fra bibliotekenes vurdering fungerer nåværende teknisk løsning tilfredsstillende nok til at ny anbudsrunde ikke er nødvendig nå. Imidlertid kan den nye avtalen for innkjøp og utlån av media i e-bokbasen medføre nye tekniske utfordringer for systemleverandøren (klikkmodell, utlån av lydbøker dersom dette kommer på plass, o.a.). Dersom utfordringene blir for store, kan det bli nødvendig med ny anbudsprosess senere. En slik vurdering vil også bygge på de svakhetene som finnes i løsningen i dag. 5. KONKLUSJON Fylkesrådmannen konstaterer at prøveordningen for utlån av e-bøker i bibliotekene i Agderfylkene i stor grad har vært vellykket, og at det er ønskelig å videreføre tilbudet som en varig ordning. På tross av svakheter ved utlånsportalen kan ikke fylkesrådmannen se grunnlag for å ta kostnadene med en ny anbudsrunde nå, og anbefaler at driftsavtalen med Biblioteksentralen A/L videreføres. Dersom utfordringene med teknisk løsning ikke bedres, kan det bli nødvendig å vurdere ny anbudsprosess senere. Fylkeskommunens rolle er viktig for videreføring av tilbudet, både som administrator og som økonomisk bidragsyter. Kommunenes utgifter til innkjøp av e-bøker kan forventes å øke i henhold til den nye avtalen for innkjøp og utlån. For å sikre det samme tilbudet til alle innbyggerne på Agder anbefaler fylkesrådmannen derfor at fylkeskommunen fortsatt bidrar med å betale hele driftskostnaden, og at kommunene finansierer innholdet slik som nå. Kostnadene på 66 000 kroner per år, foreslås derfor innarbeidet i økonomiplanen.