Saksfremstilling Råd/utvalg Ledergruppen Møtedato 27.01.2013 Saksnummer Saksbehandler Anne Grethe Vhile Sakstittel Kompetanseregistreringsverktøy Forslag til vedtak Kompetansemodulen i Gat starter i en pilotfase ved SSHF våren 2014. Følgende organisering foreslås etter modell fra Sykehuset Østfold: 1. Prosjektgruppe nedsettes med inntil to ressurser i 50 % stilling, avhengig av hvor mange avdelinger som ønsker å starte opp. De planlegger prosjektet og får en grundigere gjennomgang ved Sykehuset Østfold. 2. Styringsgruppe opprettes overordnet ansvar og samarbeidsfora for prosjektgruppa. 3. Pilotenheter innenfor samme fagområde opprettes (2-3) Hver enhet nedsetter to personer(leder og fagansvarlig) som deltar i fokusgruppe sammen med en fra prosjektledelsen. Sammen definerer de kompetanse, samkjører kompetansekoder og innfører registrering av kompetanse i sin enhet. Når det er samme fagområde ved alle tre lokasjoner er det viktig at enhetene samkjører kompetansekodene. 4. Evaluering av prosjektet gjennomføres etter 4-6 mnd for å si noe om nytteverdi for medarbeidere og enhetsledere. I tillegg må tidsbruk dokumenteres. Bakgrunn for saken I mandatet for arbeidsgruppe 13, Kompetanseplan fram mot 2020, ble vi bedt om å vurdere behovet og muligheter for kompetanseregistrering. Arbeidsgruppen ble også bedt om å komme med en anbefaling av verktøy for kompetanseregistrering. Behovet for et kompetanseregistreringssystem vil kunne være ulikt avhengig av type avdeling, kanskje også i forhold til ulike yrkesgrupper. Det er imidlertid et behov for flere avdelinger å kunne styre ressursene på en hensiktsmessig måte og en ser at flere avdelinger i SSHF allerede har tatt kompetansemodulen i GAT i bruk og dette er et etterspurt behov ved flere avdelinger. Det vil også være overordnede behov for ledergruppen med tanke på strategisk kompetansestyring.
Innføring av kompetansemodul vil være i tråd med SSHF sitt satsningsområde Kultur for helhet ved at fagområdene på tvers vil ha felles kompetansekrav og referanserammer. Det innebærer f.eks at man kan være tydelig på hva slags kompetansekrav en sykepleier på lungeseksjonen, barneseksjonen skal kunne og hva som er spesielt for den enkelte. Dette vil man også kunne definere for merkantile medarbeidere. SSHF har de siste årene bedt enhetene/avdelingene om å utarbeide kompetanseplaner etter en ferdig mal, utarbeidet av Organisasjonsavdelingen. I denne skal enhetsleder/avdelingsleder definere hvilken kompetanse de trenger flere personer med. Vi kaller det for MÅ kompetanse. Det er ulike nivå på kompetansekartleggingen. Det er også krav til dokumentasjon av årlig intern opplæring i SSHF. Det dreier seg om: Brannvern HLR/AHLR (hjerte-lungeredning )AHLR setter krav til forberedelse, bestått kunnskapstest og praktisk øvelse. Smittevern Legemiddelhåndtering. Det inneholder både e-læringskurs og klasseromskurs. Medisinsk teknisk utstyr er delt opp i tre risikogrupper og for de apparater som er i risikogruppe tre kan opplæringen inneholde både e-læringskurs, kunnskapstest og en praktisk gjennomgang. Alle tre elementene skal være gjennomført og bestått. Variable tema innen den enkelte enhet, f.eks cystostatikabehandling krever at sykepleier deltar på kurs og får bestått kunnskapstest. Det er vanskelig å få oversikt over dette. Det føres manuelle oversikter og noen rapporter kan tas ut via Læringsportalen. Vi har med andre ord ikke noe godt system for å få oversikt over hvor mange av enhetene som gjennomfører pålagt opplæring og hvor mange av de ansatte som deltok da tilbudet var tilstede. Det er enighet om at det er behov for å kunne registrere dokumentasjon vi er pålagt å ha oversikt over, i et elektronisk system. Det er enighet i arbeidsgruppa om at en bør utnytte allerede eksisterende system og mulighetene som ligger der. Saksopplysninger Beslutning i HR direktørmøte i 2013: Helseforetakene skal i sitt videre arbeid ta utgangspunkt i eksisterende systemportefølje i forhold til videre arbeid med strategisk kompetansestyring. (Strategisk kompetansestyring kan både handle om å identifisere manglende formell kompetanse i virksomheten og legge planer for å rette på det, men like viktig er å legge til rette for kontinuerlig kompetanseutvikling og læring. Fafo 2013) Arbeidsgruppen har hatt to presentasjoner av verktøy som viser hvilke muligheter som er tilgjengelige. Den 17.12.13 presenterte Cecilie Lindvall Kristiansen fra Sykehuset Østfold kompetansemodullen i GAT. Ledergruppen 27.01.2013 Side 2/5
8.1.14 presenterte Einar Devold fra Sykehuspartner mulighetene for å registrere kompetanse i et program integrert i Personalportalen som heter Dossier. Videre presenteres de to programmene kort. Se også presentasjonene fra Devold og Kristiansen. Dossier (integrert modul i personalportalen): Programmet er systemstøtte for medarbeidersamtale og medarbeideroppfølging. Dvs løsningen som er kjøpt av HSØ, omfatter systemstøtte for gjennomføring av medarbeidersamtale, plan for individuell kompetanseutvikling, aktivitetsplaner, stillingsbeskrivelser (roller) og CV informasjon. HSØ har kjøpt dette programmet inn og det er opp til hvert enkelt HR om de vil velge å ta dette i bruk. Fordeler: Basis integrasjonsløsning med stamdata fra Lønn og Personalsystemet (Person, arbeidsforhold, fullmakts-struktur, roller) og Single sign on er etablert. Integrert som modul i Personalportalen. Konsernløsning som gjør at kode/malverk registreres sentralt for alle HF (HF velger selv bruk av koder i sitt HF). Ett globalt register. Statistikk og analysegrunnlag som kan benyttes på tvers av HF. I dette systemet kan en velge å legge inn den kompetanse som en mener er relevant. Ulemper: Redusert lokal handlingsfrihet til å lage egne registre og maler, noe som vil kreve større samhandling og mer konsensus regionalt. Programmet er ikke ferdig utviklet og det vil ta tid før kodeverk er klart til bruk. Vil kreve mye arbeid av de første HF som starter opp da ingen HF har tatt dette i bruk enda. Ressursstyringssystemet i GAT: Dette systemet har en kompetansemodul, «GAT kompetanse». Modulen er utviklet for å sikre at kompetansekravene satt til et vaktlag blir oppfylt, dvs sikre riktig kompetanse, på riktig sted til riktig tid. Sentralt i forbindelse med operativ ressursstyring. Løsningen er i dag satt opp slik at ledere på laveste nivå kan gå inn å definere egne kompetansekrav (koder) i systemet, samt legge inn medarbeideres kompetanse. Nødvendig kompetanse defineres og beskrives. Hver enkelt medarbeider registrer sin kompetanse i Min Gat og leder godkjenner medarbeideres kompetanse i kompetansemodullen i GAT. Fordeler: Sykehuset i Østfold har gjort et grundig arbeid med å definere nødvendig kompetanse og utviklet kompetansekoder som SSHF kan benytte videre Ledergruppen 27.01.2013 Side 3/5
Gir full frihet til å bygge lokale kompetanseregister og kompetanseoversikt på medarbeidere Kan raskt komme i gang med å bruke løsningen (er tilgjengelig i dag) Medarbeiderne ved SSHF er allerede godt kjent med Min Gat og bruk av programmet vil kreve lite opplæring Ulemper: Begrenset mulighet for å sammenligne kompetanse på tvers av HF Begrenset effekt i forhold til strategisk kompetanse- og virksomhetsstyring Utviklingen av kompetansekoder må samkjøres slik at kompetansekodene får samme betydning I Gat systemet må en legge inn all kompetanse Det må settes av ressurser til dette arbeidet. Ingen av de to systemene vil dekke alle behov, det vil si at ingen av de eksisterende systemene er helhetlige kompetansemoduler. Systemene dekker hver to ulike sider av kompetanseutvikling. Vurderinger Det er videre enighet om at avdelinger som ønsker å ta i bruk kompetansemodulen i GAT kan starte opp først, men at det er avgjørende at oppstart og implementering prosjektstyres slik at koder i SSHF samkjøres. Sykehuset i Østfold har opprettet fokusgrupper der hvert enkelt fagområde har definert sin spesifikke kompetanse og beskrevet innhold og hva som må dokumenteres. Leder og fagansvarlig har deltatt på møtene som har tatt maks 90 minutter. Cecilie Lindvall Kristiansen anbefalte at tilsvarende ble utført ved andre foretak som skulle i gang med kompetansemodullen. De ville dele sine koder, men likevel var det viktig at fagområdene fikk mulighet for uttalelse og evt tilføye eller endre slik at det blir mest mulig nyttig for dem som skal bruke systemet. Sykehuset i Østfold har hatt systemet i bruk i om lag et år og forteller at de har fått gode tilbakemeldinger fra sine medarbeidere på bruk av systemet, også som styringsverktøy. Systemet har vært i bruk et år og det er for tidlig til å kunne vurdere langsiktig effekt. Ledergruppen 27.01.2013 Side 4/5
19-2014 Kompetanseregistrering Personalsjef Anne Grethe Vhile deltok og presenterte saken. Det var sendt ut sakspapirer for med forslag til vedtak i forkant av møte. Arbeidet med å vurdere en modell for kompetanseregistrering inngår i arbeidsgruppe 13 i strategiplanarbeidet 2015-2017. Det var ønskelig at gruppen gjorde en vurdering av kompetanseregistrering ved SSHF og at saken ble behandlet i ledergruppen før arbeidsgruppens arbeid er ferdigstilt. Arbeidsgruppen har gjort en vurdering og leder av gruppen hadde en gjennomgang av eksisterende modeller i HSØ. Det ble gjennomgått fordeler og ulemper ved kompetansemodulen i GAT og Dossier (integrert modul i personalportalen) samt gruppens anbefaling. Vedtak: Tilslutning til forslag til vedtak. Ledergruppen 27.01.2013 Side 5/5